Contas a Pagar da Administradora - Sami ERP++

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1 Contas a Pagar da Administradora - Sami ERP++ Este roteiro divide-se em duas partes. A primeira parte são as configurações para preparar o Sistema para utilizar o Contas a Pagar. A segunda parte são os processos de cadastro, controle e quitação das contas a pagar. 1. PRIMEIRA PARTE 1.1. Cadastro da Administradora Acesse o Módulo CONDOMÍNIO - CADASTROS - DE CONDOMÍNIOS. Este programa destina-se ao cadastro da Administradora como sendo um condomínio. Informe o código do condomínio (100, por exemplo). Efetue o cadastro da Administradora, preenchendo os seguintes códigos desta forma: Código do condomínio para receita analítica - informe o código do condomínio acrescido de mil: 1100 (para condomínio 100); Dia de vencimento do doc: 01; Desmarque o campo EMITE COBRANÇA; Desmarque o campo EMITE DEMONSTRAÇÕES CONTÁBEIS; Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

2 No quadro MULTA APÓS O VENCIMENTO, preencha-o da seguinte forma: até a data 01/01/2000 multa de 0%, após a data informada, multa de 0% Informe o Sistema que este condomínio cadastrado é a Administradora. Acesse o Módulo DIVERSOS - CADASTROS - DA EMPRESA. No campo CÓD. DA ADMINISTRADORA NO SISTEMA DE CONDOMÍNIOS PARA: CONTAS A PAGAR, informe o código do condomínio cadastrado anteriormente para que o Sistema identifique a Administradora no Contas a Pagar, do Módulo de Caixa e efetue os lançamentos contábeis gerados pelas baixas destes documentos na Contabilidade Gerencial da Empresa e não no Conta Corrente de Condomínios, como ocorre com os mesmos Cadastro do Plano de Contas da Administradora Acesse o Módulo CONTABILIDADE GERENCIAL - CADASTROS - DO PLANO DE CONTAS. Efetue o cadastramento do plano de contas da Administradora na Contabilidade Gerencial. Este programa cadastra e altera as contas contábeis no plano de contas da Empresa, bem como sua configuração no demonstrativo de resultado. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

3 Conta Nº: Informe neste campo o número da conta contábil a ser cadastrada. O plano é composto de 5 graus obrigatórios. Exemplo: Ex.: 1=Ativo, 11=Ativo Circulante, 111=Disponibilidades, 1111=Tesouraria, =Caixa.. Só receberão lançamentos, as contas de quinto grau. Para consultar as contas já cadastradas e verificar o código disponível para o cadastro de uma nova conta, clique sobre o botão. Nome: Informe neste campo o nome da conta a ser cadastrada. Grupo para acumular no Demonstrativo: Se a conta cadastrada for parte integrante do demonstrativo de resultado, informe neste campo o código do grupo a que a mesma pertence. Neste caso, o Sistema aceita contas de qualquer grau contábil. Caso não saiba o código do grupo clique sobre o botão para buscá-lo. Conta Vinculada ao centro de custo: Informe neste campo se a conta cadastrada é específica de um determinado centro de custo, ou será determinada em percentuais, para cada centro de custo. Para buscar o centro de custo previamente cadastrado, clique sobre o botão. % do Centro de Custo: Informe o percentual a que esta conta refere-se de acordo com o centro de custo informado. Após informar o percentual clique sobre o botão, para que este seja relacionado, liberando a inclusão de outros centros de custo, caso o percentual informado não seja 100%. Para remover um Centro de Custo vinculado a conta, após informar o código da conta, selecione o Centro de Custo desejado no quadro Centros de Custo Vinculados à Conta e após clique sobre o botão. Note que a soma dos percentuais de todos os Centros de Custo vinculados deve fechar 100%. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

4 1.4. Configuração do Caixa Acesse o Módulo TERMINAL DE CAIXA - CONFIGURAÇÕES - CONTABILIDADE GERENCIAL. Verifique a configuração do caixa para lançamentos da administradora. Informe o número do caixa e confirme o código da empresa para lançamentos (a empresa a ser informada é a mesma que foi cadastrado o plano de contas). 2. SEGUNDA PARTE 2.1. Entrada Contas a Pagar Acesse o Módulo FINANCEIRO - CONTAS A PAGAR - DE CONDOMÍNIO - CADASTRO/ ALTERAÇÃO/EXCLUSÃO. Este programa tem a finalidade de controlar as despesas que devemos pagar, tanto para os condomínios, como para a empresa. Além de podermos cadastrar as contas a pagar existentes, podemos efetuar as alterações e exclusões das mesmas. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

5 Para cadastrar uma nova conta, clique sobre o botão preencha os campos habilitados. e após Código do Condomínio: informe neste campo o código do condomínio (empresa) para cadastro da conta a pagar. Sub-conta: informe neste campo o código da sub-conta, para que no ato da baixa da conta a pagar, o sistema faça o lançamento também nesta sub-conta, para controles específicos. Conta contábil (reduzida): informe neste campo o número da conta contábil, para que desta forma, ao efetuar a baixa da conta a pagar, seja lançado na conta contábil destinada na Contabilidade Gerencial. Histórico Contábil: informe neste campo o número do histórico contábil, para que desta forma, ao efetuar a baixa da conta a pagar, ela seja lançada com o histórico contábil destinado na Contabilidade Gerencial. Importante: os campos Conta Contábil (reduzida) e Histórico Contábil, como padrão, ficarão desabilitados ao acessar este programa. Eles só serão habilitados, quando o código do condomínio for o mesmo configurado no módulo Diversos/ Cadastros/ Cadastro da Empresa, na aba Configurações, no campo Código da Administradora no Sistema de Condomínios para Contas a Pagar, sendo que efetuando esta configuração estaremos controlando as despesas da administradora. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

6 Histórico p/ Lcto em C/C: informe neste campo o código do histórico para lançamento em conta corrente no ato da quitação desta conta a pagar. Para acessar o programa de busca do histórico, clique sobre o botão ou tecle F2. Código do Credor: informe neste campo o código do credor a qual deve ser paga esta conta. Para acessar o programa de busca do credor, clique sobre o botão F2. ou tecle Obs.: Após a gravação do cadastro não mais será possível a alteração deste campo. Qtde. vezes: informe neste campo o número total de parcelas desta conta. Se a conta for cobrada sempre, em todos os meses, selecione a opção SP. Informe a quantidade de parcelas corretamente, pois o sistema gerará todas parcelas informadas, possibilitando a entrada consecutiva destas. Obs.: Após a gravação do cadastro, não será mais possível a alteração deste campo. Parcela Atual: Este campo será preenchido automaticamente pela primeira parcela, que ainda não tenha recebido entrada. No ato do cadastro da conta a pagar, será selecionada a parcela 001, para que se proceda a entrada da mesma. Para alterar o recebimento de uma parcela anterior a informada neste campo, selecione a parcela desejada. Consumo: informe neste campo o consumo do mês. A informação cadastrada neste campo servirá para que o usuário tenha uma base do consumo no mês anterior, com o consumo mês atual, não influenciando em nenhum outro local dentro do sistema. Tipo de Pagamento: selecione neste campo a forma em que será efetuado o pagamento desta conta: Banco cheque, Banco dinheiro, Banco Remessa, Caixa-cheque, Caixadinheiro. Nº da nota fiscal: informe neste campo o número da nota fiscal que originou esta conta a pagar. Emissão da Nota: informe neste campo a data da emissão da nota fiscal. Esta opção é para que alguns tributos como o INSS e o ISSQN de algumas regiões possam ser pagos corretamente, considerando a data da emissão da nota fiscal e não do pagamento da conta. Vencimento: informe neste campo a data de vencimento da primeira parcela da conta a pagar. Será projetada para as demais parcelas, a data de vencimento, na sequência de meses. Se o vencimento diferenciar nos demais meses, acesse posteriormente a alteração do registro e proceda a alteração do vencimento de cada parcela. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

7 Complemento: informe neste campo um complemento desta conta, para que no ato da quitação, fique mais detalhada a descrição do lançamento no Conta Corrente do Condomínio. Documento recebido: selecione esta opção ao efetuar as entradas dos documentos mensalmente ou sequencialmente, de acordo com os recebimentos dos mesmos. Este campo é responsável pelo controle de que os documentos chegaram e estão sendo provisionados pelo Departamento de Contas a pagar da Administradora; Bloquear pagamento desta conta: selecionando esta opção o sistema não permitirá a baixa no Caixa, nem a amarração de cheques para pagamento. Valor parcelado: selecione esta opção, se o total da nota fiscal for pago parceladamente ao credor. Este campo será habilitado, somente se informada a quantidade de parcelas no campo Qtde. Vezes. Vlr 1ª parcela: informe neste campo o percentual aplicado sobre o total da nota fiscal a ser pago na primeira parcela, caso esta seja diferenciada das demais. Exemplo: Total da nota fiscal = R$ 1.000,00, sendo que será pago na primeira parcela 30% deste valor, gerando o valor da primeira parcela de R$ 300,00. O valor das demais parcelas será dividido em partes iguais para a quantidade de vezes restantes, neste exemplo, a quantidade de vezes informada foi 5, logo o valor das demais parcelas será de R$ 175,00 (R$ 1.000,00 - R$ 300,00 = R$ 700,00/4 = R$ 175,00). Se não informado o percentual neste campo, o total da nota fiscal será dividido em partes iguais, inclusive para a primeira parcela, no exemplo acima, será 5 vezes de R$ 200,00. Se o Credor informado possuir tributos selecionados para cálculo, estes serão descontados na primeira parcela sobre o total da nota fiscal, conforme configurações pré-definidas. Este campo será demonstrado somente se selecionada a opção Valor parcelado. Valor Total: informe neste campo o valor total da nota fiscal. Este campo será apresentado, somente se selecionada a opção Valor parcelado e o Credor informado, não possuir tributos configurados. Serviços: informe neste campo o valor dos serviços discriminados na nota fiscal. Este campo será habilitado somente se o credor informando possuir tributos configurados em seu cadastro, com incidência sobre serviços. Total de tributos: este campo será preenchido automaticamente pelo valor dos tributos calculados, conforme configurações demonstradas no quadro Listagem de tributos. Material: informe neste campo o valor do material discriminado na nota fiscal. Este campo será habilitado somente se o credor informando possuir tributos configurados em seu cadastro com incidência sobre material. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

8 Outros Valores: informe neste campo o valor que consta na nota fiscal, sendo que não deve ser base para cálculo dos tributos relacionados ao credor. Este campo será habilitado somente se selecionado um credor que possua tributos configurados em seu cadastro. Líquido da parcela: se a conta a ser cadastrada for de um credor com tributos configurados, este campo será preenchido automaticamente pelo valor líquido da nota fiscal, não permitindo alteração. Se a conta for de um credor sem tributos configurados, este campo deverá ser preenchido obrigatoriamente com o valor líquido da nota fiscal a ser paga. Se a conta for parcelada, este campo será preenchido automaticamente pelo valor da parcela a ser paga. Listagem de tributos: nesta tabela serão relacionados todos os tributos configurados ao credor informado no cadastro desta conta a pagar, podendo ser alterado pelo usuário os percentuais de tributação e valores, caso o percentual ou valor informado na nota fiscal diferencie do cadastro do tributo. Alertamos que, caso o percentual seja alterado no ato do cadastro do provisionamento, não afetará o cadastro original do tributo, mantendo o percentual de cadastro para as demais contas cadastradas. Clique no botão para gravar as conta a pagar cadastrada. Será informado que a contas a pagar foi cadastrada com sucesso, seguido de um número (ex: 1). Este nº representa o código desta conta a pagar (neste exemplo, a conta de telefone da empresa sempre será a conta a pagar nº 1). No segundo mês em diante, quando as contas a pagar chegarem na Administradora, deve-se clicar no botão. Informe o registro da contas a pagar (ex: 1) ou clique sobre o botão ou tecle F2 para efetuar a pesquisa das contas a pagar existentes e descobrir seu nº de registro. Em seguida atualize as informações sobre esta conta a pagar (nº da nota fiscal, vencimento, complemento, valor, documento recebido) e salve. Para excluir uma conta já cadastrada, selecione-a e clique no botão. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

9 2.2 Relatório Acesse o módulo FINANCEIRO/ CONTAS À PAGAR/ CONDOMÍNIO/ RELATÓRIO. Este programa tem a finalidade de emitir o relatório das contas a pagar dos condomínios, a fim de efetuar a verificação das mesmas. Condomínio Todos: selecione esta opção para que sejam selecionados todos os condomínios cadastrados. Os campos Inicial e Final serão preenchidos e desabilitados. Inicial: informe neste campo, o código do condomínio inicial para buscar as contas cadastradas. Este campo será habilitado somente se a opção Todos, não for selecionada. Para acessar o programa de busca de condomínios, clique sobre o botão ou tecle F2. Final: informe neste campo o código do condomínio final para buscar as contas cadastradas. Este campo será habilitado somente se a opção Todos, não for selecionada. Para acessar o programa de busca de condomínios, clique sobre o botão ou tecle F2. Somente com conta vinculada: selecione esta opção para relacionar as contas dos condomínios que não possuem conta bancária própria e que estão vinculados a conta bancária da Administradora. Somente com conta própria: selecione esta opção para relacionar as contas dos condomínios que possuem conta bancária própria. Porto Alegre Florianópolis São Paulo Rio de Janeiro

10 Todos: selecione esta opção para relacionar as contas de todos os condomínios informados, independente de possuir conta bancária própria ou não. Credor Todos: selecione esta opção para que sejam selecionados todos os credores cadastrados. Os campos Inicial e Final serão preenchidos e desabilitados. Inicial: informe neste campo o código do credor inicial para buscar as contas cadastradas. Este campo será habilitado somente se a opção Todos, não for selecionada. Para acessar o programa de busca de credores, clique sobre o botão ou tecle F2. Final: informe neste campo o código do credor final para buscar as contas cadastradas. Este campo será habilitado somente se a opção Todos, não for selecionada. Para acessar o programa de busca de credores, clique sobre o botão ou tecle F2. Assessor Todos: selecione esta opção para que sejam selecionados todos os assessores cadastrados. Os campos Inicial e Final serão preenchidos e desabilitados. Inicial: informe neste campo o código do assessor inicial para buscar as contas cadastradas. Este campo será habilitado somente se a opção Todos, não for selecionada. Para acessar o programa de busca de assessores, clique sobre o botão ou tecle F2. Final: informe neste campo o código do assessor final para buscar as contas cadastradas. Este campo será habilitado somente se a opção Todos, não for selecionada. Para acessar o programa de busca de assessores, clique sobre o botão ou tecle F2. Listar contas a pagar: Quitadas: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar que já foram quitadas. Não quitadas: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar que ainda não foram quitadas. Bloqueadas para Pagamento: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar que tiveram seu pagamento bloqueado. Recebidas: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar que já foram recebidos os documentos e efetuada as devidas entradas/atualizações (teste do campo Documento Recebido no cadastro da conta). 10

11 Não recebidas: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar que não foram recebidos os documentos e não efetuada as devidas entradas/atualizações (teste do campo Documento Recebido no cadastro da conta). Tipo de Pagamento: Bco. Cheque: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar marcadas para pagamento no banco em cheque. Bco Remessa: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar marcadas para pagamento no banco através de remessa. Bco. Dinheiro: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar marcadas para pagamento no banco em dinheiro. Caixa-Cheque: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar marcadas para pagamento no caixa da administradora em cheque. Caixa-Dinheiro: selecione esta opção para relacionar somente as contas a pagar marcadas para pagamento no caixa da administradora em dinheiro. Somente Histórico: informe neste campo o código do histórico para busca específica. Para acessar o programa de busca de Históricos, clique sobre o botão. Em Ordem de: Nome: selecione esta opção para ordenar as contas a pagar pelo nome dos condomínios informados. Código: selecione esta opção para ordenar as contas a pagar pelo código dos condomínios informados. Data: selecione esta opção para ordenar as contas a pagar pela data de vencimento ou entrada, conforme configurado posteriormente. Registro: selecione esta opção para ordenar as contas a pagar pelo número do registro disponibilizado no ato do cadastro da conta. Complemento: selecione esta opção para ordenar as contas a pagar pelo complemento da conta, conforme informado no cadastro e alterações da conta. Por data de: Vencimento: selecione esta opção para relacionar as contas no relatório com data de vencimento, conforme informado nos campos De e Até. Entrada: selecione esta opção para relacionar as contas no relatório com data de entrada, conforme informado nos campos De e até. De: informe neste campo a data inicial para busca das contas a pagar, conforme configuração efetuada anteriormente. 11

12 Até: informe neste campo a data final para busca das contas a pagar, conforme configuração efetuada anteriormente. Para pesquisar as contas de um dia em específico, informe a mesma data em ambos os campos. Testar cheques: Não testar: selecione esta opção para não efetuar o teste se possui ou não cheque vinculado ao registro, na conta cadastrada. Sem cheque: selecione esta opção para relacionar no relatório somente as contas que não possuem cheque vinculado ao registro. Com cheque: selecione esta opção para relacionar no relatório somente as contas que possuem cheque vinculado ao registro. Nº do cheque inicial: informe neste campo o código do primeiro cheque já vinculado a registros de contas a pagar, para serem relacionados no relatório. Final: informe neste campo o código do último cheque já vinculado a registros de contas a pagar, para serem relacionados no relatório. Na impressão: Emitir relatório de contas a pagar de condomínios: selecione esta opção para impressão do relatório de contas a pagar. Emitir slip para pagamentos em caixa: selecione esta opção para emitir, além do relatório, um slip para cada conta a pagar, cujo tipo de pagamento está configurado em Caixa da Administradora. Emitir totais dos pagamentos por condomínio: selecione esta opção para emitir, além do relatório, a relação de condomínios com o total a ser pago, conforme contas cadastradas por condomínio. Este campo será habilitado somente se o mês informando nos campos Data inicial e Data final for o mesmo, pois neste relatório, são impressos os saldos dos condomínios selecionados. Clique no botão para iniciar a consulta das contas a pagar de condomínio. 12

13 Para impressão do relatório emitido, clique no botão Amarração Cheques Acesse o módulo FINANCEIRO/ CONTAS À PAGAR/ CONDOMÍNIO/ AMARRAÇÃO CHEQUES. Este programa efetua os processos de amarração das contas a pagar aos cheques, para que desta forma sejam gerados os cheques para posterior emissão. Amarrar cheques dos condomínios vinculados a: selecione neste campo se serão amarrados cheques vinculados a Matriz ou Filial. 13

14 Esta opção só estará disponível para seleção se no Cadastro da Empresa, módulo Diversos, houver filiais cadastradas, caso contrário virá pré-definido vinculado a Matriz. Banco: selecione o banco para geração do cheque, de acordo com o formulário a ser impresso. Serão relacionados todos os bancos cadastrados no SAMI. Conta própria do condomínio: este campo será preenchido automaticamente, caso o banco informado esteja vinculado a um condomínio, ou seja, o condomínio possui conta bancária própria, possuindo seu próprio formulário de cheque. Série: informe neste campo a série do cheque a ser gerado. Número: informe neste campo o número do cheque a ser amarrado. Caso já tenha sido utilizado o número do cheque informado neste campo, o sistema consistirá de que o cheque já foi utilizado, não podendo ser utilizado novamente. Nominal a: informe neste campo o nome do favorecido do cheque. Vencimentos: De: informe neste campo a data inicial de vencimento das contas a pagar a serem vinculadas ao cheque. A: informe neste campo a data final de vencimento das contas a pagar a serem vinculadas ao cheque. Registro: informe neste campo o código do registro a ser vinculado ao cheque, caso não devam ser relacionadas todas as contas a pagar do credor, ao selecioná-lo. Selecione os credores para amarração do cheque: neste campo, serão relacionados todos os credores que possuem contas a pagar no período de vencimentos informados. Para vincular ao cheque todas as contas do credor, com vencimento no período informado, selecione o(s) código(s) correspondente(s). Para selecionar todos os credores relacionados, clique sobre o botão clique sobre o botão, ou se todos estiverem selecionados, para desmarcar todos os Credores relacionados. Registros a compor o cheque: neste campo serão relacionadas todas as contas a pagar, conforme seleção dos credores. Para não vincular ao cheque algum registro, efetue duplo clique sobre o mesmo para excluí-lo da relação. Valor: o sistema preencherá este campo automaticamente com o valor dos registros selecionados. Clique no botão para amarrar as contas selecionadas ao cheque. 14

15 Caso queira cancelar uma contas a pagar da amarração do cheque, basta dar dois cliques em cima da mesma no quadro REGISTROS A COMPOR O CHEQUE Emissão de Cheques Acesse o módulo FINANCEIRO/ EMISSÕES/ EMISSÃO DE CHEQUES. Este programa tem a finalidade de emitir os cheques gerados nos processos efetuados nos demonstrativos de proprietários, folha de pagamento, contas a pagar de Condomínios e Locação, bem como, emitir cheques individualmente, sem que haja a integração com os outros módulos do sistema. Para emissão dos cheques, é necessário ter uma impressora Matricial instalada no microcomputador que efetuará a emissão. Emitir cheques dos condomínios vinculados a: selecione neste campo se serão emitidos cheques amarrados a Matriz ou Filial. Esta opção só estará disponível para seleção se no Cadastro da Empresa houverem filiais cadastradas, caso contrário, já estará pré-definido vinculado a Matriz. Selecione o banco: selecione neste campo o banco para emissão dos cheques. É necessário selecionar o código do banco o qual a Administradora ou Condomínio tenham a sua movimentação bancária, pois caso não seja selecionado o banco correspondente, a impressão do cheque será desposicionada. Serão relacionados todos os bancos cadastrados no SAMI através do módulo Diversos. Em aberto desde: este campo será preenchido automaticamente com a data em aberto da última geração de cheques. Caso necessite alterá-la digite a nova data. 15

16 Conta bancária própria do condomínio: este campo será preenchido automaticamente com o nome do condomínio, caso o banco informado esteja vinculado ao condomínio, ou seja, o condomínio possui conta bancária própria possuindo seu próprio formulário de cheques. Formulário da Cheques: selecione o tipo de cheque que será impresso, Contínuo (matricial) ou Folha Solta (laser). Cheques: De Proprietários: selecione esta opção para ser impresso todos os cheques gerados pela opção Geração Cheques de Proprietários, no módulo Financeiro. De Funcionários: selecione esta opção para ser impresso todos os cheques gerados pela opção Geração de cheques/ Arq. Magnético p/ Banco, no módulo de Folha de Pagamento. De contas a pagar de locação: selecione esta opção para emitir os cheques gerados na opção Contas a Pagar de Locação - Amarração/ Anulação de Cheques. Ano: Informe neste campo o ano das contas, para buscar as informações adicionais, a fim de gerar os dados na cópia de cheque. Mês de referência para busca de valores: informe neste campo o mês de referência, para buscar os valores informados nas contas, a fim de emitir estes dados na cópia de cheque. De contas a pagar de condomínio: selecione esta opção para emitir os cheques gerados na opção Contas a Pagar de Condomínios Amarração de Cheques. Individual: selecione esta opção para emitir os cheques que não tenham nenhum vínculo com os módulos do Sistema, esta opção é utilizada para emitir cheques avulsos, onde a Empresa não queira efetuar nenhum controle de automação. Preenchimento: selecione a opção Manual, Proprietário ou Credor. Nominal à: informe neste campo o favorecido do cheque a ser impresso. Série: informe o número de série do formulário do cheque a ser impresso Número: informe neste campo o número do cheque a ser impresso. Data: informe neste campo a data que deverá ser impressa no cheque. Valor do cheque: informe neste campo o valor do cheque a ser impresso. Obs. Rodapé: caso deseje, informe neste campo uma mensagem para constar no rodapé do cheque. Emitir cópia após emissão dos cheques: selecione se deseja que, após a emissão dos cheques, saia a sua devida cópia, com os dados relativos da sua impressão. Emitir cheque com canhoto: selecione esta opção se o formulário do cheque utilizado pela Empresa seja aquele que contenha o canhoto. 16

17 Relacionar as contas a pagar na cópia: selecione esta opção se na cópia de cheque deseja que seja impresso os dados relativos com as contas a pagar vinculadas ao cheque. Mostrar os cheques de todos os usuários: selecione esta opção para mostrar todos os cheques gerados por todos os usuários da empresa. Observações: Ao se efetuar a geração dos cheques, o sistema controla a emissão por usuário, desta forma só poderá emitir os cheques o usuário que gerou a amarração dos mesmos. Após configurar a emissão dos cheques, clique sobre o botão para relacionar os cheques em tela. Caso necessite reimprimir os cheques, clique no botão. Para emitir os cheques listados, insira o formulário do banco selecionado e após clique sobre o botão. Finalizada a emissão dos cheques, se selecionada a opção para emitir cópia dos cheques, o sistema consistirá a troca do formulário de cheques para emissão das cópias para controle. Para emitir o relatório dos cheques listados, clique sobre o botão. Este relatório estará disponível antes da emissão dos cheques, pois o arquivo de cheques é eliminado após a emissão definitiva para o formulário de cheques. Para cancelar a emissão dos cheques, clique sobre o botão emissão poderá ser acessada posteriormente.. A 2.5. Quitação das contas a pagar. Para efetuar o pagamento das contas a pagar, acesse o Módulo TERMINAL DE CAIXA CAIXA ABERTURA DE CAIXA. 17

18 Selecione a opção CONDOMÍNIOS - LANÇAMENTOS AUTOMÁTICOS - CONTAS A PAGAR. Esta opção é utilizada para o pagamento das despesas, de condomínio e Administradora, provisionadas no Contas a Pagar do Condomínio (baixa de Provisionamentos). 18

19 Caixa Nº: Este campo será preenchido automaticamente com o número do caixa acessado, não permitindo alteração nesta tela. Data: Este campo será preenchido automaticamente com a data do caixa acessado, não permitindo alteração nesta tela. Tipo da Baixa: Por registro: selecione esta opção para efetuar a baixa do contas a pagar individualmente. Por cheque: selecione esta opção para efetuar a baixa das contas vinculadas a um cheque. Por vencimento: selecione esta opção para efetuar a baixa das contas vinculadas a um determinado vencimento. Por vencimento/ Remessa: selecione esta opção para efetuar a baixa das contas vinculadas a um determinado vencimento ou por uma remessa. Selecionado a opção Por registro : Registro: informe neste campo o número do registro do contas a pagar a ser liquidado. Informações para baixa do contas a pagar Condomínio: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. 19

20 Credor: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Número de vezes: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Parcela atual: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Sub conta: este campo vem preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Vencimento: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Valor: este campo vem preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar efetuado anteriormente. Lançamentos contábeis (Contas a pagar da Administradora) Conta: este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar da administradora efetuado anteriormente. Histórico: Este campo será preenchido automaticamente, conforme cadastro do contas a pagar da administradora efetuado anteriormente. Selecionado a opção Por Cheque : Banco: selecione neste campo o banco ao qual o cheque foi gerado. Serão relacionados todos os bancos cadastrados no SAMI, através do módulo Diversos. Série: informe neste campo o número da série referente ao cheque a ser baixado. Cheque número: informe neste campo o número do cheque para relacionar as contas vinculadas ao mesmo. Banco vinculado ao Condomínio: Este campo será preenchido automaticamente com o nome do condomínio que possui conta bancária própria vinculada ao banco informado. Informações para baixa do cheque Baixar as despesas sem autenticar os documentos amarrados ao cheque: selecione esta opção para baixar as contas vinculadas ao cheque sem autenticar os documentos. O sistema efetua os lançamentos em conta corrente (condominio) ou na Contabilidade 20

21 Gerencial (Administradora) e na fita do caixa, como também a baixa do pagamento da conta. Vencimento: este campo será preenchido automaticamente com o vencimento das contas relacionadas, vinculadas ao cheque informado. Total do cheque: este campo será preenchido automaticamente com o valor total do cheque, conforme soma dos valores das contas relacionadas. Selecionado a opção Por Vencimento : Vencimento: informe o vencimento das contas a serem liquidadas. Informações para baixa por vencimento Baixar as despesas sem autenticar os documentos vinculados ao vencimento: selecione esta opção para baixar as contas vinculadas ao vencimento sem autenticar os documentos. O sistema efetua os lançamentos em conta corrente e na fita do caixa, como também a baixa do pagamento da conta. Total do vencimento: este campo será preenchido automaticamente com o valor total das contas vinculadas ao vencimento, conforme soma dos valores das contas relacionadas. Selecionado a opção Por Vencimento/ Remessa : Vencimento: informe o vencimento das contas a serem liquidadas. Informações para baixa por vencimento Baixar as despesas sem autenticar os documentos vinculados ao vencimento: selecione esta opção para baixar as contas vinculadas ao vencimento sem autenticar os documentos. O sistema efetua os lançamentos em conta corrente e na fita do caixa, como também a baixa do pagamento da conta. Total do vencimento: este campo será preenchido automaticamente com o valor total das contas vinculadas ao vencimento, conforme soma dos valores das contas relacionadas. Clique no botão para confirmar o lançamento. 21

22 Ao confirmar o lançamento o sistema abrirá a tela de autenticação do documento. Clique no botão SIM para o sistema autenticar a quitação e efetuar o lançamento nos demais programas do sistema. Caso seja clicado no botão NÃO, o sistema cancelará a baixa da conta a pagar. Após clicar na opção Sim e autenticar o documento o sistema permanecerá na tela de autenticação, possibilitando autenticar mais de uma vez o documento. Caso não deseje mais realizar autenticações, clique no botão Não, para retornar ao menu principal. 22