Como escolher o perfil necessário para acessar o aplicativo efatura

Transcrição

1 Portal Compras MG módulo Fornecedores Como escolher o perfil necessário para acessar o aplicativo efatura Acessar o portal de compras -> Acesse o módulo de Fornecedores. No menu Cadastro de Fornecedores, clique em Acesso ao Sistema CAGEF Realizar seu Login Solicitar Alteração de Dados. Se você não for Credenciado, solicite a Inscrição de Novos Fornecedores 1. 1 Veja o manual com passo a passo de como solicitar a inscrição de CREDENCIAMENTO no Portal de Compras, disponível em Cadastro de Fornecedores -> Orientações para Fornecedores.

2 Portal Compras MG módulo Fornecedores Na aba Dados do Representante marque o perfil Representar o fornecedor no sistema efatura - Emissor de Nota Fiscal. Finalize a solicitação.

3 Portal Compras MG módulo Fornecedores Confirme os dados digitados Visualize e imprima o documento Procuração para credenciamento do representante do fornecedor informado na solicitação (é obrigatório que seja enviada no modelo emitido pelo sistema).

4 Portal Compras MG módulo Fornecedores Confira os dados impressos na procuração inclusive o perfil desejado. Reconheça firma da assinatura do sócio/procurador responsável pelo fornecedor 1. Envie o documento para unidade credenciadora 2. Ele pode ser enviado: Pessoalmente, ou, via CORREIOS. 1 Não é necessário o reconhecimento de firma da assinatura do representante. 2 Não é necessário o reconhecimento de firma da assinatura na identidade do representante.

5 efatura Orientações para utilização do aplicativo Usuário: Fornecedor Março/2010 SEPLAG - SEF

6 SUMÁRIO Conteúdo Conteúdo... 2 Apresentação do Aplicativo efatura usuário: Fornecedor Fluxo das Informações... 3 Fornecedor - Incluir Faturamento... 3 Fornecedor - Solicitar Aprovação do Faturamento... 3 Estado - Aprovar Faturamento... 4 Fornecedor - Alterar Faturamento... 4 Fornecedor - Emitir Nota Fiscal... 5 Estado - Registrar recebimento de Produto/Serviço... 5 Acesso ao efatura Procedimentos para incluir e acompanhar Faturamentos pelo Fornecedor... 7 Incluir Novo Faturamento... 7 Faturamento com origem em NF-e... 8 Faturamento com origem em NF-e Avulsa... 9 Faturamento com origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço...9 Solicitar Aprovação do Faturamento Acompanhar aprovação do faturamento Alterar faturamento Emitir nota fiscal Acompanhar registro do recebimento Outros Procedimentos que podem ser executados pelo Fornecedor Visualizar Faturamento Editar Faturamento Cancelar Faturamento Pesquisar Faturamentos Exportar Faturamentos p/ Excel Exportar Faturamentos p/ PDF Copiar Faturamento Exportar Faturamento p/ PDF Pág. 2/15

7 Apresentação do Aplicativo efatura usuário: Fornecedor. O efatura é um aplicativo que viabiliza o acompanhamento das atividades que fazem parte do processo de Faturamento. Ele é composto por 2 módulos. Um é utilizado pelos fornecedores de produtos e serviços para o estado de MG e o outro, pelos servidores que são responsáveis por verificar as compras e liberar o pagamento referente àquelas compras. Fluxo das Informações Um Faturamento do efatura corresponde a uma nota fiscal de produtos e/ou serviços. As diversas atividades que compõem um processo completo de Faturamento são executadas de forma seqüencial; ora pelo fornecedor, ora pelo Estado através de seus servidores públicos responsáveis pela aprovação da compra e pelo recebimento dos produtos. Para saber quem deve agir e quando, foi criado um campo - situação do Faturamento - que possibilita a identificação de quem deve executar alguma atividade no momento. A seguir, apresentamos uma descrição sumária de todas as atividades. Nos próximos tópicos, detalhamos um passo a passo das atividades que são executadas pelo Fornecedor. Fornecedor - Incluir Faturamento O Faturamento é iniciado pelo Fornecedor. A cada fornecimento de mercadorias e/ou serviços para o Estado, o fornecedor registra um novo faturamento no efatura incluindo as informações da nota fiscal no aplicativo. Esse Faturamento recebe um número identificador e tem a situação = em criação Enquanto a situação for = em criação, as atividades são executadas pelo Fornecedor. Esse Faturamento pode ser alterado ou excluído. Situação final = em criação Próxima atividade: Fornecedor - Solicitar Aprovação do Faturamento Fornecedor - Solicitar Aprovação do Faturamento Pág. 3/15

8 Ao solicitar esta aprovação o fornecedor disponibiliza a minuta da NF para que o servidor responsável pela aquisição do bem ou serviço verifique a conformidade das informações nela contida com o processo de compra que a originou. Situação inicial = em criação Responsável pela atividade = Fornecedor Quando o Faturamento estiver com todas as informações, o Fornecedor deverá solicitar a aprovação do mesmo. Situação final = a aprovar Próxima atividade: Estado - Aprovar Faturamento Estado - Aprovar Faturamento Situação inicial = a aprovar ou corrigir recebedor Responsável pela atividade = Estado - Servidor aprovador A unidade aprovadora deverá, de posse do processo físico, verificar se o Faturamento enviado para aprovação está de acordo com as condições pactuadas em relação esse, com o empenho correspondente e deverá adiciona os dados do empenho e da unidade recebedora ao Faturamento ( almoxarifado). Se aprovar: Situação final = aprovado Próxima atividade = Fornecedor - Emitir Nota Fiscal Se não aprovar: Situação final = a corrigir Próxima atividade = Fornecedor - Alterar Faturamento Se reprovar: Situação final = reprovado O Faturamento é interrompido. Fica como histórico para consulta Situação final = NF emitida Os faturamentos de NF-e s que já foram autorizadas pela SEF, quando aprovados passam para situação = NF emitida. O mesmo acontece com o faturamento que retorna para correção do órgão recebedor. Ao ser corrigido, retorna para situação = NF emitida. Próxima atividade = Estado - Registrar recebimento de Produto/Serviço Fornecedor - Alterar Faturamento Pág. 4/15

9 Situação inicial = a corrigir Responsável pela atividade = Fornecedor Após fazer as alterações necessárias, solicitar a aprovação. Situação final = a aprovar Próxima atividade = Estado - Aprovar Faturamento Fornecedor - Emitir Nota Fiscal Situação inicial = aprovado Responsável pela atividade = Fornecedor Após a aprovação, o fornecedor deverá emitir a nota fiscal, registrar a emissão no efatura e enviar a mercadoria. Situação final = NF emitida Próxima atividade = Estado - Registrar recebimento de Produto/Serviço Nos casos de Nota Fiscal eletrônica ( nacional e avulsa) o DANFE deverá ser emitido pelo fornecedor e deverá acompanhar a mercadoria. Estado - Registrar recebimento de Produto/Serviço Situação inicial = NF emitida Responsável pela atividade = Servidor recebedor ( responsável pelo almoxarifado, responsável pela recepção técnica do produto, quando for o caso). Assim que a mercadoria ou o serviço for recebido pelo comprador, esse recebimento deve ser registrado no efatura. Situação final = realizado O Faturamento chegou ao final do fluxo e está apto para ser liberado para o pagamento. Situação final = corrigir recebedor Próxima atividade = Aprovar Faturamento Situação final = devolvido O Faturamento é interrompido. Fica disponível para consulta Pág. 5/15

10 Fornecedor Estado Incluir Faturamento em criação Solicitar Aprovação a corrigir a aprovar Aprovar Faturamento reprovado Alterar Faturamento a aprovar Corrigir Recebedor NF emitida aprovado Emitir NF NF emitida Recebimento Produto/ Serviço devolvido realizado Faturamento - Fluxo das Informações Pág. 6/15

11 Acesso ao efatura. O aplicativo apresenta uma tela de login para 2 perfis. Selecionar o perfil FORNECEDOR. Os funcionários ( CPF do representante do Fornecedor) e o Fornecedor (CNPJ do Fornecedor) que irão utilizar o efatura devem estar credenciados e com a liberação do perfil Emissor de Nota Fiscal no CAGEF Cadastro Geral de Fornecedores. O credenciamento para o efatura é comum ao credenciamento já realizado no modulo Fornecedores para participarem das compras sendo necessário apenas solicitar através da solicitação de credenciamento do CAGEF a inclusão do perfil de Emissor de Nota Fiscal Procedimentos para incluir e acompanhar Faturamentos pelo Fornecedor Incluir Novo Faturamento Na tela inicial clicar em Novo Faturamento Na tela seguinte informar o Órgão comprador (obrigatório), a Unidade Aprovadora (obrigatório) e o número do processo de compra. Obs.: Nos campos onde consta um *, o preenchimento é obrigatório. Selecionar o tipo de Faturamento Nessa seleção, o fornecedor vai informar o tipo da nota que deu origem ao faturamento que está sendo incluído. a) Nota Fiscal eletrônica (NF-e). Notas Fiscais controladas pela receita estadual. O fornecedor é cadastrado na SEF e já utiliza esse tipo de nota para as suas operações. b) Nota Fiscal eletrônica Avulsa (NF-e avulsa). Notas Fiscais controladas/emitidas pela receita estadual. O fornecedor, possui Inscrição Estadual e não tem autorização para Pág. 7/15

12 utilizar NF-e, mas nas vendas para o estado de Minas Gerais, utiliza NF-e avulsa (que será emitida pelo efatura). c) Nota Fiscal de Produtos/Serviço Notas Fiscais físicas, que têm a utilização controlada pela Receita Estadual. Elas podem registrar operações de Produtos e/ou Serviços. d) Nota Fiscal de Serviço Notas Fiscais físicas, que têm a utilização controlada pela Prefeitura. Registram operações de Serviços. As próximas telas apresentadas vão depender do tipo de Faturamento selecionado. Faturamento com origem em NF-e Para tipo de faturamento = NF-e, o próximo passo será informar o local onde está armazenado o arquivo XML da NF-e que dá origem àquele faturamento. Ao registrar um faturamento que tem origem em NF-e, o Fornecedor pode adotar 2 tipos de procedimento: Informar um XML de NF-e que já foi transmitida e autorizada pela SEF; Ou Informar um XML de NF-e que já está pronta, mas ainda não foi transmitida para a SEF autorizar; A vantagem de informar uma NF-e que ainda não foi transmitida é que, caso haja alguma divergência em relação ao empenho, ela poderá ser alterada. Mas haverá mais procedimentos a serem seguidos, pois, após a aprovação, a NF-e deve ser autorizada e o XML gerado deve substituir o anterior. O efatura trata as 2 formas e é o Fornecedor que faz a opção de qual procedimento vais adotar. Outra particularidade dos arquivos xml s das NF-e s, é que eles podem ter uma NF-e única ou um lote de NF-e s. O efatura também está preparado para tratar os 2 tipos de arquivos. Após informar o local onde se encontra o arquivo, clique em Carregar arquivos. Pág. 8/15

13 Se o arquivo XML informado for de um lote de NF-e s, será apresentada uma tela para o fornecedor selecionar qual a NF-e que irá gerar o novo faturamento. Na parte inferior da tela, clicar em Gravar para armazenar o novo Faturamento. Nesse momento é criado um identificador (Id) para o Faturamento. Faturamento com origem em NF-e Avulsa Para tipo de faturamento = NF-e Avulsa, o próximo passo será informar todos os dados que irão compor a nota fiscal. IMPORTANTE! A responsabilidade sobre as informações prestadas é do Fornecedor. Para preenchimento dos campos, o fornecedor deverá observar a legislação. O aplicativo não faz verificações em relação às obrigações fiscais. Ele obriga o preenchimento de alguns campos e faz algumas consistências básicas de validade de preenchimento. O fornecedor deverá acessar as abas apresentadas pelo aplicativo (Identificação, Remetente, Destinatário, Local de retirada, Local de entrega, Produtos/Serviços, Cobrança, Transporte e Informações complementares) e preencher os campos que irão gerar a NF-e avulsa. Na parte inferior da tela, clicar em Gravar para armazenar o novo Faturamento. Nesse momento é criado um identificador (Id) para o Faturamento. Faturamento com origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço Para tipo de faturamento = NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço, o próximo passo será informar todos os dados que constam na nota fiscal. A diferença entre as 2 notas é que na 1ª (NF de Produto/Serviço) há campos para informar dados de Produtos e Serviços de notas cujo Pág. 9/15

14 leiaute e utilização são controlados pela receita estadual. Nelas constam tributos estaduais e municipais. Para as NF s de Serviço só há tributos municipais. O leiaute e a utilização são controlados pela Prefeitura. Ao registrar um faturamento que tem origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço, o Fornecedor pode adotar 2 tipos de procedimento para gerar o faturamento: Antes de emitir a nota, registrar no efatura um espelho da nota; Ou Registrar no efatura uma nota fiscal já emitida; A vantagem de informar o espelho é que, caso haja alguma divergência em relação ao empenho, os dados poderão ser alterados e a nota será emitida corretamente. No caso de erro em nota já emitida, ela deverá ser cancelada e haverá a emissão de uma nova nota. O efatura trata as 2 formas e é o Fornecedor que faz a opção de qual procedimento vais adotar. O fornecedor deverá acessar as abas apresentadas pelo aplicativo e preencher os campos de acordo com a nota fiscal que dá origem ao faturamento. Na NF de Produto/Serviço, as abas são as seguinte: Identificação, Remetente, Destinatário, Local de retirada, Local de entrega, Produtos/Serviços, Cobrança, Transporte e Informações complementares. Para as NF s de Serviço, as abas são: : Identificação, Remetente, Destinatário, Serviços e Cobrança. Na parte inferior da tela, clicar em Gravar para armazenar o novo Faturamento. Nesse momento é criado um identificador (Id) para o Faturamento. Situação final = em criação Próxima atividade: Solicitar Aprovação do Faturamento Solicitar Aprovação do Faturamento Na tela inicial, selecionar o faturamento, através dos ícones de Visualizar Faturamento ou Editar Faturamento ; Clicar em Solicitar Aprovação. Pág. 10/15

15 O faturamento será disponibilizado para a unidade de compra responsável pela aprovação do Faturamento. O efatura notifica, via , o responsável pela unidade. O faturamento será verificado e o fornecedor deve aguardar o registro de Aprovação do faturamento pelo Estado. Situação final = a aprovar Próxima atividade: Acompanhar aprovação do faturamento. Acompanhar aprovação do faturamento O fornecedor pode acompanhar a fase de aprovação do faturamento pelo efatura. Na tela inicial, verifique a situação do faturamento. Enquanto for a aprovar, significa que a verificação ainda não foi finalizada. Assim que finalizar a verificação, o comprador irá registrar o resultado e o faturamento terá a situação igual à reprovado ou a corrigir ou aprovado ou NF emitida. IMPORTANTE! A aprovação do Faturamento não implica no reconhecimento da legitimidade da nota fiscal que lhe deu origem. O Fornecedor deve emitir seus documentos fiscais de acordo com as determinações da legislação. O comprador verifica somente se as informações da nota conferem com o empenho respectivo. Os próximos passos dependem da situação do Faturamento: a) Aprovado Próxima atividade: Emitir Nota Fiscal b) A corrigir Próxima atividade: Alterar Faturamento c) Reprovado Fim do fluxo. O Faturamento será armazenado no aplicativo e não poderá mais ser alterado. d) NF emitida Próxima atividade: Acompanhar registro de recebimento. Pág. 11/15

16 Alterar faturamento Quando a situação do faturamento for a corrigir, o fornecedor deverá alterálo. A alteração a ser feita depende da nota fiscal que deu origem ao faturamento. Após a alteração, a aprovação deverá ser solicitada novamente. Faturamento com origem em NF-e - O arquivo XML que corresponde a NF-e deverá ser substituído. Faturamento com origem em NF-e Avulsa - Os campos que irão gerar a NF-e avulsa e que estão com erro deverão ser corrigidos. Faturamento com origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço Se a nota ainda não foi emitida, corrigir os campos errados. Se a nota já foi emitida, substituir o número da nova nota e alterar os dados que foram informados com erro. Na tela inicial, selecionar o faturamento, através do ícone de Editar Faturamento ; Fazer alterações e gravar o faturamento; Próxima atividade: Solicitar aprovação do faturamento. Emitir nota fiscal Quando a situação do faturamento for aprovado, o fornecedor deverá emitir ou confirmar a emissão da nota fiscal. O procedimento a seguir depende da nota fiscal que deu origem ao faturamento. Faturamento com origem em NF-e - O arquivo XML que corresponde a NF-e deverá ser substituído pelo XML que contém a autorização da SEF. Na tela inicial, selecionar o faturamento, através do ícone de Editar Faturamento ; Substituir o arquivo XML e gravar; Clicar em NF-e emitida para confirmar que a NF-e já foi autorizada pela SEF. Faturamento com origem em NF-e Avulsa Na tela inicial, selecionar o faturamento, através do ícone de Editar Faturamento ; Clicar em Emitir NF-e avulsa para enviar a nota para emissão na SEF. Aguardar que o estado do faturamento mude para NF emitida. Pág. 12/15

17 Gerar o DAnfe clicando no Botão gerar DAnfe Faturamento com origem em NF de Produto/Serviço ou NF de Serviço O fornecedor deve confirmar a emissão da nota fiscal Na tela inicial, selecionar o faturamento, através do ícone de Visualizar Faturamento ; Clicar em Confirmar emissão de NF ; Próxima atividade: Acompanhar registro de recebimento. OBS: Como objetivo de complementar as informações necessárias a fase recomenda-se aos fornecedores informar os dados bancários no qual deverão ser depositados os valores empenhados. Acompanhar registro do recebimento O fornecedor pode acompanhar a fase de registro do recebimento do Produto/Serviço pelo efatura. Na tela inicial, verifique a situação do faturamento. Enquanto for NF emitida, significa que o recebimento ainda não foi finalizado. Assim que o Produto/Serviço for entregue, o recebedor irá registrar o resultado e o faturamento terá a situação igual à corrigir recebedor ou devolvido ou realizado. a) Corrigir recebedor Significa que a unidade recebedora registrada no Faturamento está errado e que o aprovador deve fazer o acerto. O fornecedor pode continuar a acompanhar o registro do recebimento. A próxima situação do faturamento, após o acerto do aprovador, será NF emitida. b) Devolvido Fluxo interrompido. O Faturamento será armazenado no aplicativo e não poderá mais ser alterado. c) Realizado Fim do fluxo. O faturamento está apto para ser liberado para o pagamento. Pág. 13/15

18 Outros Procedimentos que podem ser executados pelo Fornecedor Visualizar Faturamento Na tela inicial do efatura, clicar no ícone de Visualizar Faturamento. Será apresentada uma tela com informações do Faturamento selecionado e opções para iniciar outros procedimentos de consulta/alteração do faturamento. Editar Faturamento Na tela inicial do efatura, clicar no ícone de Editar Faturamento. Será apresentada uma tela que permite a alteração das informações do Faturamento selecionado e opções para iniciar outros procedimentos de consulta/alteração do faturamento. Cancelar Faturamento Na tela inicial do efatura, selecionar um Faturamento e clicar no ícone de Visualizar Faturamento ou no de Editar Faturamento. Selecionar a opção Cancelar Faturamento. A situação do mesmo passará para cancelado. O Faturamento será armazenado no aplicativo e não poderá mais ser alterado. Pesquisar Faturamentos O efatura disponibiliza uma pesquisa por filtro na tela inicial. Preencher os dados a serem filtrados e teclar na opção Aplicar filtro. O resultado da pesquisa é apresentado na própria tela, na parte inferior. Exportar Faturamentos p/ Excel Na parte inferior da tela inicial do efatura, teclar na função Exportar p/excel. Os faturamentos atuais serão exportados para um arquivo Excel. Exportar Faturamentos p/ PDF Na parte inferior da tela inicial do efatura, teclar na função Exportar p/pdf. Será gerado um relatório com a listagem dos faturamentos atuais, em PDF. Pág. 14/15

19 Copiar Faturamento Essa função deve ser utilizada para agilizar a digitação das informações de notas fiscais. Exemplo: Um fornecimento mensal de um determinado produto. Todo mês o fornecedor emite uma nota física para um mesmo órgão público. A única alteração que terá, de um mês para outro, será a data. Assim, o fornecedor copia o faturamento do mês anterior e altera a data de emissão da nota. Na tela inicial do efatura, clicar no ícone de Copiar Faturamento. Será apresentada uma tela para informar o Órgão comprador (obrigatório), a Unidade Aprovadora (obrigatório) e o número do processo de compra. Após preencher os campos, teclar a opção de Gravar. Será criado um novo faturamento (novo identificador) com as informações do faturamento copiado. Exportar Faturamento p/ PDF Na tela inicial do efatura, selecionar um Faturamento e clicar no ícone de Exportar para PDF. Será gerado um relatório com o Detalhamento do faturamento, em PDF. Pág. 15/15