INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº 4/2003/SCAO/AUGE

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1 INSTRUÇÃO DE SERVIÇO Nº 4/2003/SCAO/AUGE O Diretor da Superintendência Central de Auditoria Operacional SCAO/AUGE, no uso das atribuições que lhe confere o art. 7º, inc. IV, do Decreto nº , de 27/3/2003, e considerando a necessidade de disciplinar e detalhar procedimentos e padrões a serem observados pelas unidades de auditoria setoriais e seccionais do Subsistema de Auditoria Operacional, RESOLVE: 1- As unidades integrantes do Subsistema de Auditoria Operacional acompanharão, ao longo do exercício de 2003, a realização das despesas de telefonia, de modo a assegurar o cumprimento das determinações do Decreto /2003, mediante utilização do programa de auditoria constante do item 5 desta Instrução de Serviço. 2- A aferição do comportamento das despesas far-se-á por meio de consulta ao relatório SIAFI RFCAE359 Execução da Despesa a Nível de Item, referente aos valores liquidados na classificação econômica Adotar o relatório SIAFI RFCAE359 Execução da Despesa a Nível de Item do mês de abril de 2003 como data base para o cálculo da variação, considerando que as despesas com telefonia são geralmente liquidadas no mês subseqüente ao de sua referência. 4- A avaliação da observância aos incisos I a IV do art. 2º do Decreto /2003, far-se-á mediante a utilização de amostra. 5- O Programa de Auditoria mencionado no item 1, supra, consiste em: a) s prévios de Auditoria 1 Identificar e conhecer, mediante análise documental, as normas internas complementares baixadas pelo dirigente máximo do órgão ou entidade, estipulando os critérios para utilização do serviço de telefonia, nos termos do art. 3º do Decreto / Identificar e conhecer, mediante análise documental ou entrevistas, as medidas adotadas no âmbito do órgão ou entidade, com vistas à redução do custo com telefonia, nos termos do art. 1º do Decreto /2003.

2 2 3 Solicitar, aos responsáveis pela Superintendência de Planejamento, Gestão e Finanças ou unidade equivalente do órgão ou entidade: listagem de todos os números de telefone do órgão, entidade ou empresa estatal dependente, por unidade executora; o envio, mensalmente, do demonstrativo de acompanhamento da redução dos gastos com telefonia de que trata o art. 4º do Decreto / Solicitar às unidades administrativas do órgão ou entidade manifestação formal acerca de eventual prejuízo às atividades do órgão ou entidade acarretado pelo cumprimento das normas internas de redução do custo com telefonia, à luz do disposto no caput do art. 2º do Decreto n / Solicitar, ao responsável pela unidade de contabilidade do órgão ou entidade, o envio mensal, a partir de abril de 2003, do relatório SIAFI RFCAE359 Execução da Despesa a Nível de Item. b) s de auditoria relativos à aferição da redução dos custos com telefonia e observância das restrições impostas pelos inc. I a IV do art. 2º do Dec / Verificar se as normas internas complementares adotadas pelo dirigente máximo do órgão ou entidade e as medidas adotadas em seu âmbito estão em consonância com as disposições do Decreto n / Elaborar demonstrativo das despesas liquidadas mensalmente na classificação econômica , a partir dos dados do relatório SIAFI RFCAE359 Execução da Despesa a Nível de Item, apontando as variações percentuais, com vistas a verificar o cumprimento da redução estipulada no 1º do art. 1º do Decreto /2003, conforme anexo I. 3 Comparar as variações identificadas no demonstrativo a que se refere o subitem b.2 com os demonstrativos mensais de acompanhamento da redução dos gastos com telefonia de que trata o art. 4º do Decreto /2003, fornecidos pela Superintendência de Planejamento, Gestão e Finanças do órgão ou entidade, com vistas a evidenciar a consonância dos resultados obtidos.

3 3 4 Verificar o cumprimento das normas internas constantes do subitem a.1, a efetividade das medidas adotadas no âmbito do órgão, entidade ou empresa estatal dependente do Poder Executivo, a que se refere o subitem a.2, e a observância ao disposto nos incisos I a IV, do art. 2º, do Decreto /2003, ao longo do exercício de 2003, mediante: definição de amostra dos números de telefone a serem analisados, estabelecendo, em conjunto com a Coordenadoria da Diretoria Central de Auditoria DCA/SCAO, critérios compatíveis com as especificidades do órgão ou entidade; solicitação de cópia das contas de telefone referente à amostra selecionada incluindo controles complementares; realização de testes de auditoria nas contas de telefone selecionadas, observando: existência de chamadas telefônicas para aparelhos celulares; recebimentos de chamadas telefônicas a cobrar; existência de chamadas telefônicas para serviços auxiliares oferecidos pelas concessionárias; incidência de ligações interurbanas; avaliação dos controles implementados no âmbito do órgão ou entidade, certificando-se do atendimento às exigências do Decreto. 5 Avaliar as informações obtidas acerca de eventual prejuízo às atividades do órgão ou entidade acarretado pelo cumprimento das normas internas de redução do custo com telefonia. c) Emissão de Certificado de Auditoria Emitir, mensalmente, certificado de auditoria, conforme modelos constantes dos Anexos II e III desta Instrução, a ser apresentado ao dirigente máximo do órgão ou entidade, contendo manifestação conclusiva acerca do cumprimento ou não dos preceitos do Decreto n / Esta Instrução de Serviço entra em vigor nesta data. Belo Horizonte, 25 de agosto de Henrique Hermes Gomes de Morais Diretor da Superintendência Central de Auditoria Operacional

4 4 ANEXO I Referência da Despesa DEMONSTRATRIVO DA LIQUIDAÇÃO DAS DESPESAS CLASSIFICAÇÃO ECONÔMICA Mês Relatório SIAFI Valor Liquidado Variação % em relação ao relatório de abril/2003 Março Abril Abril Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Maio Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro Janeiro Nota: De acordo com o 1º do art. 1º do Decreto /2003 o órgão ou entidade deverá reduzir o custo com telefonia no mês de junho/2003 (relatório SIAFI julho/2003) em 20% e no mês de julho/2003 (relatório SIAFI agosto/2003)em 40% sobre o valor do mês de março/2003 (relatório SIAFI abril/2003).

5 5 ANEXO II MODELO DE CERTIFICADO DE AUDITORIA (a ser emitido na hipótese de conformidade) CERTIFICADO DE AUDITORIA N. Informar numeração conforme padrão da SCAO A partir de exames realizados, consoante normas e procedimentos de auditoria, e incluindo, conseqüentemente, provas em registros e documentos correspondentes na extensão das amostras selecionadas, segundo as circunstâncias, à obtenção das evidências e dos elementos de convicção sobre as ocorrências detectadas, CONCLUÍMOS PELA CONFORMIDADE quanto ao cumprimento das metas de redução de custos com telefonia em % e observância aos demais preceitos, do Decreto /2003 sem prejuízos às atividades desempenhadas, relativamente ao mês de /2003. [nome da unidade setorial ou seccional de auditoria interna], dd/ mm [por extenso]/aaaa Auditor Setorial [ou Seccional]

6 6 ANEXO III MODELO DE CERTIFICADO DE AUDITORIA (a ser emitido na hipótese de inconformidade) CERTIFICADO DE AUDITORIA N. Informar numeração conforme padrão da SCAO A partir de exames realizados, consoante normas e procedimentos de auditoria, e incluindo, conseqüentemente, provas em registros e documentos correspondentes na extensão das amostras selecionadas, segundo as circunstâncias, à obtenção das evidências e dos elementos de convicção sobre as ocorrências detectadas, CONCLUÍMOS PELA INCONFORMIDADE face a [não cumprimento das metas de redução de custos com telefonia e (ou) inobservância dos preceitos do Decreto /2003], relativamente ao mês de /2003. [nome da unidade setorial ou seccional de auditoria interna], dd/ mm [por extenso]/aaaa Auditor Setorial [ou Seccional]