Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

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1 Harmonização das Compras da ONU Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países Comitê de alto nível sobre Gerenciamento da Rede de Compras em colaboração com o Grupo das Nações Unidas para o Desenvolvimento Maio de 2013, versão 2.01

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3 Sumário Siglas e abreviaturas... iii 1. Introdução Vantagens da cooperação nas atividades de compras Modificações em relação à primeira edição Autoridade Modelos de compras em comum Introdução Oportunidades Cooperação mínima em matéria de compras em comum Uso de acordos de longo prazo ou contratos de outros organismos das Nações Unidas Processo Dificuldades Implementação e uso de acordos de longo prazo conjuntos ( organismo líder em processos de compras ) Processo Dificuldades Uso dos serviços de compras de outros organismos das Nações Unidas Processo Dificuldades Compras de outro organismo das Nações Unidas Processo Dificuldades Permitir e institucionalizar as compras em comum Normas e regulamentos financeiros e políticas de compras Compromisso da UNCT/OMT Dados sobre compras e análise das despesas Objetivos Dados necessários para fazer uma análise de alto nível Processo de compilação de dados Análise das despesas Equipe encarregada de compras em comum Processo de avaliação de compras e comitês comuns de avaliação de compras Intercâmbio de informações entre organismos Especificações comuns Intercâmbio de listas de fornecedores Avaliação e monitoramento Mensuração do impacto, das vantagens e da economia obtida...26 i Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

4 Economia de custos Redução de custos Seminários de negócios interinstitucionais Lista de verificação: permitir e institucionalizar as compras em comum...29 A. Ferramentas, modelos e exemplos...30 A.1 Compromisso da UNCT com o Processo de Compras em Comum (modelo)...30 A.2 Termos de Referência da Equipe Encarregada de Compras em Comum (CPT) (exemplo/modelo)...30 A.2.1 Objetivo da CPT...30 A.2.2 Funções e responsabilidades...30 A.3 Indicadores da Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas...31 A.4 Unidades de Compras em Comum (elementos para discussão)...31 A.5 Locais Comuns (elementos para discussão)...36 A.6 Plano de Seleção de Fornecedores (modelo) A.7 Prefácio para Contratos de Longo Prazo (LTA), Avisos de Licitação (ITB), Solicitações de Propostas (RFP) e Pedidos de Cotação (RFQ) (exemplo)...38 A.8 Processo de Compras Harmonizado das Nações Unidas (exemplo)...38 A.9 Custeio Baseado em Atividades (exemplo/modelo) versão STANDARD...38 A.9.1 Introdução e visão geral...38 A.9.2 Objetivos...39 A.9.3 Instruções...40 A.10 Custeio Baseado em Atividades (exemplo/modelo) versão EXPERT...40 A.10.1 Instruções...40 A.10.2 Conteúdo da tabela em Excel...42 A.11 Coleta de Dados sobre Compras Locais (modelos)...44 A.12 Base de Dados de Acordos de Longo Prazo Locais (modelo)...44 A.13 Modelo de Acordos de Longo Prazo Específicos de Diferentes Organismos (modelo)...44 A.14 Monitoramento de Contratos e Licitações (exemplo/modelo)...44 B. Glossário...45 C. Contatos e websites...51 D. Recursos...52 D.1 Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível...52 D.2 Website do Grupo de Desenvolvimento das Nações Unidas (UNDG)...52 D.3 Ferramental do Grupo de Desenvolvimento das Nações Unidas (UNDG)...53 D.4 Portal Mundial para os Fornecedores dos Organismos das Nações Unidas (UN Global Marketplace UNGM)...53 D.5 Websites de organismos específicos, inclusive de comunidades de prática...53 ii E. Referências...54 F. Endnotes...56 Harmonização das Compras da ONU

5 Siglas e abreviaturas ABC ACNUR BAfD CEB CoP CPAG CPT CR Diretrizes DOCO ECA ERP FAO FIDA FRRs HLCM HQ ITB JPRC KPI LTA M&E MoU MPF OIT OMM OMPI Custeio Baseado em Atividades Alto Comissariado das Nações Unidas para Refugiados Banco Africano de Desenvolvimento Conselho de Chefes Executivos para Coordenação (da ONU) Comunidade de Prática Grupo de Atividades Comuns de Compras Equipe Encarregada de Compras em Comum Coordenador Residente Diretrizes para a Harmonização das Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países Escritório de Coordenação das Operações de Desenvolvimento das Nações Unidas (UNDG) Economia de Custos Estimada Planejamento de Recursos Empresariais Organização das Nações Unidas para a Agricultura e a Alimentação Fundo Internacional de Desenvolvimento Agrícola Normas e Regulamentos Financeiros Comitê de Alto Nível sobre Gestão (da ONU) Sede Aviso de Licitação Comitê Comum de Avaliação de Compras Principais Indicadores de Desempenho Acordo de Longo Prazo Monitoramento e Avaliação Memorando de Entendimento Quadro de Políticas Modelo Organização Internacional do Trabalho Organização Meteorológica Mundia Organização Mundial de Propriedade Intelectual iii Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

6 OMS OMT ONU OPAS PMA PN PNUD PO PPV RFP RFQ SMART TCGs TCO TIC TR TTCP UIT UNCT UNDAF UNDG UNESCO UNFPA UNGM UNICEF UNOG UNOPS UNPD UNRWA WG Organização Mundial da Saúde Equipe de Gestão de Operações Organização das Nações Unidas Organização Pan-Americana da Saúde Programa Mundial de Alimentos Rede de Compras Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento Ordem de Compra Variação do Preço de Compra Solicitação de Propostas Pedido de Cotação Específico, Mensurável, Atingível, Pertinente, Oportuno (Specific, Measurable, Attainable, Relevant, Timely) Termos e Condições Gerais Custo Total de Propriedade Tecnologia da Informação e Comunicação Termos de Referência Grupo de Trabalho sobre Locais Comuns União Internacional de Telecomunicações Equipe do País das Nações Unidas Quadro de Assistência das Nações Unidas para o Desenvolvimento Grupo de Desenvolvimento das Nações Unidas Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura Fundo de População das Nações Unidas Portal Mundial para os Fornecedores dos Organismos das Nações Unidas Fundo das Nações Unidas para a Infância Escritório das Nações Unidas em Genebra Escritório das Nações Unidas de Serviços para Projetos Divisão de Compras das Nações Unidas Agência das Nações Unidas de Assistência aos Refugiados Palestinos Grupo de Trabalho iv Harmonização das Compras da ONU

7 1 Introdução Ainalidade do documento Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países (para facilitar a leitura, doravante Diretrizes ) é apoiar a cooperação na área de compras entre os organismos do sistema das Nações Unidas (ONU) em campo. Ao apoiar iniciativas de compras em comum, as Diretrizes promovem a harmonização das práticas comerciais e contribuem para o aumento da eficácia e da eficiência das atividades de compras da ONU. As Diretrizes se destinam ao pessoal da ONU encarregado de compras, mas também pode ser de interesse de outras categorias de pessoal que trabalhem no nível da Equipe de Gestão de Operações (OMT) ou das equipes dos países. Os links para o glossário ou websites foram sublinhados com uma linha tracejada em todo o documento. Opiniões, comentários e outras ideias são bem-vindos e podem ser enviados pelo endereço HLCMPN.Secretariat@one.un.org. 1.1 Vantagens da cooperação nas atividades de compras A cooperação na área de compras pode trazer vantagens monetárias e não monetárias. Estudos empíricos sobre o impacto do agrupamento das atividades de compras no setor público revelam uma economia de até 10%. 1 Essa cooperação pode resultar em vantagens em termos de economias de escala, redução do trabalho repetitivo e melhoria das relações com fornecedores. Especificamente, podem ser obtidas as seguintes vantagens: otimização dos recursos mediante a melhoria do planejamento, o agrupamento das necessidades e exigências, descontos por volume e aumento do poder de negociação; melhoria da coordenação, uniformidade e planejamento em todos os organismos; redução de processos paralelos e dos custos de transação; melhoria das relações com fornecedores, por exemplo, ao reduzir a fadiga dos licitantes ; melhoria da gestão do risco relacionado às compras; promoção do conceito de unidade de ação (One UN) entre o setor privado; intercâmbio de experiências, informações e conhecimento técnico e aprendizado em matéria de compras. Contudo, os mesmo estudos indicam que a obtenção dessas vantagens depende de uma série de fatores importantes, como: a confiança e relações abertas; a comunicação e a disposição para manterem-se mutuamente informados; 1 Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

8 a promoção de êxitos e de resultados positivos no curto prazo; a vontade de cooperar com o apoio de outros organismos; serviços de compras competentes; recursos suficientes; dedicação e compromisso claros; apoio dos quadros de chefia. As Diretrizes abrangem uma série de modelos e ferramentas para apoiar a concretização desses fatores. Contudo, as vantagens e os fatores necessários para o sucesso devem ser discutidos dentro da sua equipe do país ou da sua OMT. Exemplo Vantagens da cooperação na área de compras entre os organismos da ONU sediados em Genebra A simplificação e harmonização das atividades de compras para aumentar a eficiência e a eficácia é esse o objetivo do Grupo de Atividades Comuns de Compras (CPAG) dos organismos internacionais sediados em Genebra. Contratos de compra de grandes volumes resultam em práticas comerciais mais eficazes e coerentes, além de reduzir o custo de bens e serviços normalmente destinados aos diversos organismos. Em 2012, o CPAG está participou de 14 projetos de compras e os resultados têm sido impressionantes. Foram obtidas vantagens significativas em áreas como serviços de viagens, negociações de tarifas com as linhas aéreas, fornecimento de energia elétrica, bens e serviços de tecnologia da informação e comunicação (TIC), material de escritório, papel e diversos outros bens e serviços. O CPAG se pauta pelos seguintes princípios: promover a padronização das políticas, procedimentos e programas de formação em matéria de compras entre os organismos membros; agrupar as necessidades de compras do posto Genebra, a fim de beneficiar-se de economias de escala; promover a padronização dos bens, obras e serviços em uso nos organismos sediados em Genebra; permitir aos organismos membros beneficiar-se dos resultados das atividades de compras dos demais membros. Para mais informações, consulte < 2 Harmonização das Compras da ONU

9 1.2 Modificações em relação à primeira edição A primeira edição das Diretrizes foi publicada pela equipe do grupo de trabalho do Grupo de Desenvolvimento das Nações Unidas (UNDG) encarregada das questões de compras e serviços em comum e pela Rede de Compras (PN) do Comitê de Alto Nível sobre Gestão (HLCM), com o título Guidelines for Harmonized UN Procurement at the Country Level (Diretrizes para a Harmonização das Compras das Nações Unidas no Nível dos Países). Ele está disponível para consulta no website do UNDG desde Um estudo mundial interinstitucional sobre a cooperação nas Em quase todos atividades de compras das Nações Unidas, feito em agosto de 2011, os campos locais, constatou que essa primeira edição era pouco conhecida e usada. as organizações Apenas 36% das pessoas consultadas haviam ouvido falar das das Nações Unidas Diretrizes e 29% dos países que haviam feito compras em comum as haviam usado. Posteriormente, foram feitas sugestões sobre temas cooperam em a serem adicionados e melhorias a serem feitas. A principal sugestão compras de era que as Diretrizes deveriam ser mais práticas, voltadas para a alguma forma implementação e inclusão de ferramentas e instruções passo a passo. O relatório do estudo, assim como as entrevistas com presidentes das OMTs, está disponível no Portal Mundial para os Fornecedores dos Organismos das Nações Unidas (UNGM). 2 Mais informações podem ser consultadas no Anexo E (Referências) deste documento. O grupo de trabalho sobre a harmonização das compras em comum da HLCM PN deu início ao processo de revisão em outubro de 2011, em estreita colaboração com o Escritório de Coordenação das Operações de Desenvolvimento das Nações Unidas (DOCO). Essa revisão leva em conta as sugestões feitas pelos usuários finais e tira partido das experiências extraídas em Genebra, em Roma e nos países-piloto da iniciativa Unidade de Ação ( Delivering as One ). Novas atualizações das Diretrizes serão publicadas conforme necessário. 1.3 Autoridade O mandato para elaborar estas Diretrizes foi atribuído pelos Exames Trienais Completos da Política pela Assembleia Geral das Nações Unidas (2004 e 2007) e pelas Resoluções A/RES/ 59/250 e A/RES/62/208 da Assembleia Geral. Embora a Assembleia Geral ainda não tenha chegado a uma decisão oficial sobre o conceito de organismo líder, ela reconhece que o conceito está sendo formulado no sistema das Nações Unidas. Ademais, ela incentiva a ampliação da participação e a melhoria do nível de cooperação, coordenação e intercâmbio de informações entre os organismos da ONU com relação às atividades de compras, a fim de obter economias de escala e eliminar a duplicação de tarefas. Além disso, o subcomitê do HLCM encarregado do aumento da eficácia e das medidas de controle de custos, no âmbito do Conselho de Chefes Executivos para Coordenação (CEB), insta pela maximização do uso de acordos de longo prazo (LTAs) e pelo aumento do volume de compras dos mesmos fornecedores no caso de produtos e serviços adquiridos em comum. Esse subcomitê também solicitou que as equipes encarregadas de compras em comum se ocupassem das funções de compra, a fim de permitir consultas conjuntas para a compra de bens e serviços no âmbito das normas e procedimentos harmonizados. 3 Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

10 O relatório da missão do UNDG-HLCM sobre os gargalos nas práticas comerciais no nível dos países ( Addressing Country-Level Bottlenecks in Business Practices ) recomenda que as Diretrizes sejam implementadas nos escritórios nos países envolvidos em compras em comum. Além disso, incentivou o uso dos acordos de longo prazo já existentes tanto quanto possível. 3 Em setembro de 2011, a Rede de Compras do HLCM reconheceu a necessidade de adotar diretrizes sobre a cooperação em todos os níveis pertinentes dos quadros regulamentares dos organismos membros. Recomendou que os participantes incorporassem aos seus manuais de compras os seguintes temas: orientações sobre a cooperação dentro das Nações Unidas; acordos de longo prazo, cooperação sem restrições e operações de compras em nome de outros organismos da ONU com base nos modelos de texto fornecidos. A Rede de Compras também recomendou que os membros especificassem as condições em que uma segunda avaliação dos processos de compra pudesse ser dispensada. Em março de 2012, a HLCM PN recomendou que os membros usassem, de acordo com as suas normas e regulamentos, as modalidades do documento Common UN Procurement at the Country Level (Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países) no quadro operacional específico dos seus organismos e incentivou os organismos a aplicá-las. No espírito dessas decisões, os organismos são incentivados a usar as Diretrizes para complementar as suas políticas e procedimentos internos. Como documento de orientação, o seu conteúdo não tem caráter vinculante nem prescritivo. 4 Harmonização das Compras da ONU

11 Modelos de compras 2em comum 2.1 Introdução Este capítulo foi subdividido de forma a seguir os modelos de compras em comum apresentados na Figura 1, abaixo. Uma ilustração de cada um dos processos dos modelos descritos está disponível em Tools and Templates (Ferramentas e Modelos), no endereço < Os modelos apresentados aqui foram identificados e elaborados junto com as equipes dos países das Nações Unidas que obtiveram os melhores resultados em termos da implementação da cooperação nas atividades de compras. Outros modelos diferentes ou híbridos talvez possam ser adaptados ao seu contexto local. Ademais, normalmente não há um único modelo que abranja todas as categorias de produtos compradas no âmbito de um dado país. Assim, talvez lhe convenha escolher o modelo que mais se adapte a cada categoria de produtos. Uma tabela lhe permitirá fazer uma avaliação rápida da situação das compras em comum no seu contexto local (Anexo A.3). Além disso, recorrer a uma equipe ou unidade de compras conjunta Figura 1. Modelos de Compras em Comum Cooperação mínima ou inexistente Uso de uma equipe de compras conjunta Uso de LTAs de outros organismos da ONU Compras de outro organismo da ONU MODELOS DE COMPRAS EM COMUM Uso dos serviços de compras de outros organismos da ONU Uso de LTAs e contratos conjuntos ( organismo líder ) 5 Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

12 talvez seja a forma mais avançada de compras em comum. O Anexo A.4 oferece sugestões úteis para as suas próprias discussões. 2.2 Oportunidades Cada opção ou modelo de compras em comum oferece oportunidades específicas. Em função do modelo, será possível tirar partido de algumas ou de todas estas oportunidades: posição mais favorável dos organismos para negociar com os fornecedores (melhoria do atendimento e da relação), alavancagem do poder de mercado dos organismos perante os fornecedores (condições, preços e tarifas preferenciais, melhoria do atendimento); redução de custos administrativos ao fazer melhor uso do tempo de trabalho e das atividades do pessoal; possibilidade de evitar uma avaliação suplementar das compras, dependendo dos procedimentos de compras do seu organismo; 4 alavancagem dos conhecimentos de outro organismo nas compras de determinados bens ou serviços ou na execução de certos tipos de projeto (por ex., obras complexas de construção, como estradas ou pontes, serviços relativos a eleições, etc.) possível utilidade de alguns modelos para pequenos organismos que não contam com conhecimentos nem capacidade suficientes na área de compras nem de gestão de projetos em um determinado país; possibilidade de que algumas opções reduzam consideravelmente o prazo necessário para concluir o processo de compra (por ex., quando outro organismo das Nações Unidas dispõe dos produtos em estoque). 2.3 Cooperação mínima em matéria de compras em comum Em quase todos os postos em campo, os organismos das Nações Unidas buscam certo nível de cooperação em matéria de compras. Contudo, mesmo quando essa cooperação é mínima ou inexistente, uma série de atividades pode ser levada a cabo em conjunto a fim de reduzir custos e esforços: estabelecer o intercâmbio de informações, ainda que informal, entre funcionários da ONU envolvidos em compras, por exemplo, por meio de uma lista de discussão ou uma plataforma de informações interinstitucional (veja também a Seção 3.6); compartir especificações ou formular especificações comuns (veja também a Seção 3.7); identificação em conjunto de possíveis fornecedores e intercâmbio de listas de fornecedores (veja também a Seção 3.8); participação em seminários de negócios interinstitucionais (veja também a Seção 3.11); cooperação na compra recorrente de artigos de baixo valor e necessidade comum (veja o exemplo abaixo). 6 Harmonização das Compras da ONU

13 Exemplo Cooperação em compras de baixo valor no Uruguai No Uruguai, a equipe das Nações Unidas do país vem cooperando de maneira satisfatória em compras de baixo valor. A combinação dos volumes de compras permite obter bens e serviços a preços melhores. Por exemplo, as compras em comum de material de escritório vêm sendo feitas da seguinte maneira: a OMT formulou em conjunto a lista de exigências, ou seja, uma lista dos itens necessários, para então passar a uma relação dos possíveis fornecedores. Esses fornecedores foram convidados a apresentar uma lista de preços a serem cobrados dos organismos no país, considerando o valor total da compra pelos organismos em conjunto. O apoio do Escritório do Coordenador Residente foi fundamental no contato com os possíveis fornecedores em nome da OMT e dos respectivos organismos. A OMT selecionou o fornecedor com a maior seleção de produtos e os preços mais baixos. Uma vez feita a seleção, cada organismo tratou diretamente com o fornecedor. Para chegar a esses resultados, não foi necessário modificar os procedimentos nem os processos. Posteriormente, a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura (UNESCO) firmou um acordo de longo prazo com o fornecedor para oficializar o acordo, pois estava próxima de atingir o limite de compra de um fornecedor específico. Esse tipo de contrato também está à disposição de outros organismos da ONU, que podem recorrer a ele. Outros fornecedores também foram consultados de forma semelhante, para que considerassem a ONU como uma única entidade em vez de tratar cada organismo como um cliente individual. 2.4 Uso de acordos de longo prazo ou contratos de outros organismos das Nações Unidas Neste modelo de cooperação, os acordos de longo prazo já existentes ou os contratos celebrados por outros organismos das Nações Unidas são usados para reduzir os custos administrativos, obter preços e tarifas preferenciais já negociados e, em alguns casos, tirar partido dos conhecimentos acumulados por outros organismos na compra de certas categorias de produtos. Ao recorrer aos acordos de longo prazo já existentes, a finalidade é criar uma situação benéfica tanto para o titular do contrato, como para o outro organismo: a) o organismo que se beneficia desse arranjo pode concluir as compras mais rapidamente e, ao mesmo tempo, reduzir os custos de transações; e b) o aumento do uso de um acordo de longo prazo já existente poderia permitir obter tarifas preferenciais ou preços unitários mais baixos e, assim, otimizar os recursos de todos os participantes. Os bens e serviços destinados à administração de um escritório são, obviamente, as categorias de produtos para as quais faz mais sentido recorrer a um acordo de longo prazo de outro organismo. Este modelo costuma ser usado no nível dos países para as seguintes categorias de produtos: viagens, papel/artigos de papelaria, serviços de limpeza, segurança, equipamentos de informática, hotéis e hospedagem, serviços bancários, comunicações (telefonia fixa e móvel), impressão, serviços postais e de remessa, e material de escritório. 7 Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

14 2.4.1 Processo São duas as maneiras de usar o contrato ou o acordo de longo prazo de outro organismo: proceder efetivamente à compra no âmbito do acordo já celebrado ou usar os resultados da consulta para criar o seu próprio acordo. A Figura 2 e a Figura 3 ilustram os processos usados neste modelo de cooperação. Primeiro método (Figura 2): Uso direto do contrato ou do acordo de longo prazo de outro organismo. Figura 2. Uso de contratos ou acordos de longo prazo já celebrados por outro organismo das Nações Unidas Contrato/ LTA Org. A 1 Org. A Fornecedor Fornecedor 2 Ordem de Compra Org. B Fatura BENS SERVIÇOS Para: Org.B Org. B 3 1º etapa: Este contrato ou acordo de longo prazo já está em vigor entre o organismo A e um fornecedor, e o organismo B deseja usá-lo. Normalmente, aplicam-se os mesmos termos e condições, isto é, preços, prazos de entrega, serviços e obrigações. Antes de o contrato ou acordo de longo prazo poder ser usado, tanto o organismo A como o fornecedor precisam confirmar a viabilidade de estender as suas condições ao organismo B. Caso se preveja um aumento significativo do volume em decorrência do uso do acordo por outros organismos, A pode decidir negociar descontos suplementares, beneficiando A e B. 2º etapa: B é responsável pela avaliação interna das suas compras antes de emitir ordens de compra no âmbito do acordo de longo prazo ou do contrato. Contudo, o uso de um acordo de longo prazo já existente pode ou não exigir o controle do comitê de avaliação de compras do organismo. 5 Dependendo da política do organismo específico, B pode então emitir ordens de compra no âmbito do acordo de A. 8 3º etapa: B trata diretamente com o fornecedor todos os aspectos operacionais relacionados à sua ordem de compra (entrega, pagamento, etc.). Como titular natural, A administrará o acordo de longo prazo ou contrato em termos do desempenho do prestador, aditamentos, prorrogações e outras ações necessárias. Harmonização das Compras da ONU

15 Segundo método (Figura 3): O resultado da consulta de outro organismo é usado para estabelecer o seu próprio acordo de longo prazo ou contrato. Figura 3. Uso de acordos de longo prazo/contratos de outros organismos no sistema das Nações Unidas Reutilização de resultados de uma consulta ITB/RFP Org. A 1 Fornecedor Contrato/ LTA 2 Org. B Org. B Fornecedor 3 Fatura Para: Org.B BENS SERVIÇOS 1º etapa: O organismo B pode lançar mão de processos de consulta do organismo A se, na opinião de B, os possíveis benefícios de fazer um novo processo de consultas não justificarem os custos administrativos associados e os preços obtidos por A forem considerados suficientemente recentes. B pode então usar os resultados da consulta para estabelecer o seu próprio acordo de longo prazo ou contrato com o fornecedor sem precisar fazer um processo de consulta separado. A 2º e a 3º etapas geralmente são as mesmas que no primeiro método. Neste caso, porém, B, como titular natural, também administrará o acordo de longo prazo ou o contrato em termos do desempenho do prestador, aditamentos, prorrogações e outras ações necessárias, e emitirá as suas ordens de compra segundo os seus próprios termos e condições gerais (TCGs). 6 Observações: A partilha de acordos de longo prazo foi incentivada em todos os níveis de direção dos organismos das Nações Unidas. Ao mesmo tempo, em certos casos pode ser difícil partilhar um acordo desse tipo entre vários organismos, sobretudo se o contrato estiver ligado a objetivos ou se tiver um montante que não pode ser ultrapassado. Essas dificuldades podem ser superadas mediante o devido planejamento ou o estabelecimento de um acordo de longo prazo partilhado (veja a Seção 2.5). A participação nas aquisições no âmbito de certos acordos de longo prazo talvez não seja possível quando se tratar de bens e serviços estratégicos para um determinado organismo ou quando o contrato estiver limitado a um organismo específico. Nesses casos, podem ser considerados outros enforques colaborativos, como o uso de serviços de compras de outro organismo das Nações Unidas (veja a Seção 2.6). 9 Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

16 Não devem ser cobradas taxas pelo uso de acordos de longo prazo de outros organismos do sistema das Nações Unidas. Ao usar esse modelo (seja por um método ou pelo outro), o organismo B não tem a oportunidade de influenciar as especificações dos bens e serviços abrangidos pelo acordo de longo prazo. Assim, B deve alinhar-se com as especificações dos acordos ou contratos já existentes. Os detalhes dos acordos de longo prazo internacionais, que podem ser usados mundialmente, estão disponíveis no portal do UNGM < Além disso, os contratos locais e as informações relativas aos fornecedores também podem ser carregados nesse portal.para mais detalhes sobre plataformas para o intercâmbio de informações e sobre como transmitir os seus contratos existentes com fornecedores locais e informações sobre prestadores, queira contactar <registry@ungm.org>. Constituem boa prática para a OMT partilhar informações com todos os organismos sobre os termos e condições dos acordos de longo prazo existentes (inclusive taxas, se for o caso) e criar bases de dados locais contendo informações detalhadas sobre acordos desse tipo vigentes no país ou na região. O Anexo A.12 apresenta um modelo que pode ser usado para criar bases de dados como essas. Os acordos de longo prazo e contratos exigem uma gestão e um monitoramento contínuos para garantir a eficiência e a otimização dos recursos. Constitui boa prática incluir uma cláusula, seja no edital, seja no contrato/acordo de longo prazo, dispondo que outros organismos das Nações unidas podem beneficiar se dos mesmos mecanismos contratuais. No caso de o contratado concordar com a melhoria dos termos e condições, todos os organismos das Nações Unidas que se tornem parte desse contrato devem beneficiar-se desses novos termos e condições Dificuldades As principais dificuldades ligadas ao uso deste modelo são: O uso de acordos de longo prazo de outros organismos da ONU exige a aprovação do organismo que originou o contrato e do fornecedor. Nos casos de emergência ou grande demanda, os fornecedores podem dar prioridade ao organismo que iniciou o acordo de longo prazo/contrato. O Escritório das Nações Unidas em Genebra (UNOG), por exemplo, encontrou uma solução para contornar esse problema. O UNOG aconselhou determinados fornecedores a manter em estoque quantidades mínimas de artigos para emergências (por ex., barracas, cobertores, etc.), que poderiam ser disponibilizados em 24 a 72 horas. O UNOG incluiu esse acerto em uma cláusula dos seus contratos. Dispor de uma base de dados de acordos de longo prazo detalhada e atualizada permite conhecer e usar de forma coerente os acordos já existentes (veja um modelo no Anexo A.12). Como opção, pode-se decidir usar a funcionalidade LTA database (base de dados de acordos de longo prazo) disponível no portal do UNGM (< 2.5 Implementação e uso de acordos de longo prazo conjuntos ( organismo líder em processos de compras ) 10 Neste modelo de cooperação, os organismos das Nações Unidas colaboram por meio de um processo de consulta conjunto. Este modelo é usado para alavancar a força do grupo e obter Harmonização das Compras da ONU

17 tarifas e preços que nenhum organismo conseguiria obter individualmente. Ademais, pode ajudar também a reduzir ineficiências e a carga de trabalho no longo prazo para todos os organismos participantes. Usado com frequência no nível dos países, este modelo é comumente aplicado às seguintes categorias de produtos: viagens, segurança, papel/artigos de papelaria, serviços bancários, comunicações (telefonia fixa e móvel), hotéis e hospedagem, limpeza, serviços postais e de remessa, serviços de manutenção, impressão e combustíveis Processo Figura 4: Consulta conjunta com um organismo líder ITB/RFP Contrato/ LTA Org. A 2 3 Fornecedor Rep. do Org. A Rep. do Org. B Rep. do Org. C Rep. do Org. D 1 Especif. Conjuntas Possivelmente, avaliação financeira e técnica conjunta Org. A Fornecedor Ordem de Compra Org. B 4 TCG x Org. C Org. B Org. C Org. D Fatura BENS SERVIÇOS Org. D 5 Para: Org. A, Org. B, Org. C or Org. D 1º etapa: Devem ser estabelecidos acordos de longo prazo conjuntos para os bens e serviços requisitados com mais frequência, conforme identificados pela OMT no nível do país. Assim, recomenda-se proceder a uma análise das despesas (veja a Seção 3.3) a fim de selecionar as categorias de produtos mais apropriadas. Isso também ajudará a estabelecer o volume global de compras no âmbito do acordo de longo prazo conjunto. Quando feitos de forma conjunta, a consulta e os acordos de longo prazo também podem ser considerados parte de um plano de preparação para a aquisição de artigos talvez difíceis de obter em uma situação de emergência. Neste modelo, os organismos envolvidos normalmente escolhem entre eles um para liderar o processo de compra. Em uma primeira etapa, os participantes (aqui, A, B, C e D) chegam a um acordo quanto às necessidades, ao edital e aos critérios de avaliação (por meio de representantes delegados a um comitê conjunto, formado por todos os organismos participantes) e ao processo a ser adotado. Neste ponto, talvez lhe seja útil o modelo de Plano de Seleção de Fornecedores (Anexo A.3). 2º etapa: O organismo A conduz o processo de consulta seguindo as suas próprias políticas e procedimentos na área de compras. O edital deve indicar claramente que o acordo de longo prazo resultante será aberto a outros organismos das Nações Unidas. 11 Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

18 Outra opção nesta etapa pode ser que cada organismo venha a estabelecer o seu próprio acordo de longo prazo com o fornecedor. Neste caso, o edital deve indicar claramente se haverá apenas um ou vários desses acordos em consequência do processo de consulta. As consultas conjuntas podem estar sujeitas apenas às exigências de avaliação do organismo líder. Constitui boa prática que o organismo líder (organismo A) estipule a representação dos outros organismos participantes no comitê de avaliação das compras. O uso de um acordo de longo prazo compartido pode ou não exigir um segundo exame por um comitê de avaliação de outro organismo. 7 LTAs e contratos requerem gerenciamento de contratos e constante monitoramento 3º etapa: O organismo A fecha o processo de compra ao celebrar um acordo de longo prazo ou contrato com o fornecedor. Deve constar de um ou outro instrumento uma cláusula indicando que ele é aberto a outros organismos das Nações Unidas. Um modelo foi elaborado para esse fim (veja o Anexo A.7). Nos casos em que forem usados vários acordos de longo prazo, cada organismo fecha o processo de compra ao celebrar um acordo de longo prazo ou contrato com o fornecedor. Se for escolhida essa opção, os Termos e Condições Gerais (TCGs) de cada organismo farão parte do instrumento resultante. 4º etapa: Os organismos participantes agora podem emitir ordens de compra no âmbito do(s) acordo(s) de longo prazo/contrato(s). 5º etapa: A, B, C e D tratam diretamente com o fornecedor todos os aspectos operacionais relacionados às suas próprias ordens de compra (entrega, pagamento, etc.). Se há apenas um acordo de longo prazo ou contrato, A, como titular natural, o administrará em termos do desempenho do prestador, aditamentos e outras ações necessárias, porém o fará em consulta com os outros organismos das Nações Unidas participantes. Quando houver vários acordos de longo prazo, cada organismo será responsável pelo seu próprio acordo, inclusive por avaliar o desempenho do prestador, fazer aditamentos e tomar outras ações necessárias. De modo geral, é mais econômico celebrar apenas um acordo compartido. Observações: Os acordos de longo prazo e contratos exigem uma gestão e um monitoramento contínuos para garantir a eficiência e a otimização dos recursos. Vários acordos de longo prazo podem ser celebrados para a obtenção dos mesmos bens e serviços. Nesses casos, deve-se recorrer a uma pequena concorrência ou a uma licitação secundária para garantir a transparência e a otimização dos recursos. Cada organismo participante de uma iniciativa de compras em comum deve manter nos seus arquivos uma cópia de toda a documentação Dificuldades 12 As principais dificuldades ligadas ao uso deste modelo são: indicar um organismo líder quem conduzirá o processo de compras e assumirá a carga de trabalho? Essa dificuldade pode ser resolvida ao equilibrar a carga de trabalho, distribuindo as diversas categorias de Harmonização das Compras da ONU

19 produtos entre vários organismos no caso de múltiplas oportunidades de consulta conjunta, ou repartindo o trabalho (consulta, avaliação, etc.) entre os organismos participantes no caso de consulta individual. Chegar a um acordo sobre as especificações comuns, a consulta conjunta e os processos de avaliação exige um investimento inicial significativo de tempo e recursos. Dispor de uma base de dados de acordos de longo prazo detalhada e atualizada permite conhecer e usar de forma coerente os acordos existentes (veja um modelo no Anexo A.12). Como opção, pode-se decidir usar a funcionalidade LTA database (base de dados de acordos de longo prazo) disponível no portal do UNGM (< 2.6 Uso dos serviços de compras de outros organismos das Nações Unidas Em determinadas circunstâncias, talvez seja conveniente ou necessário solicitar que outro organismo das Nações Unidas se encarregue de determinadas atividades de compras em seu nome. Essa abordagem pode ser especialmente vantajosa na compra de produtos ligados a um programa. Na verdade, muitos organismos da ONU que oferecem esses serviços se concentram em áreas diretamente ligadas à sua missão, ou seja, aquelas em que têm uma vantagem competitiva em termos de conhecimentos técnicos. Esse modelo de cooperação pode ser considerado em situações como: Conhecimento: Quando o seu organismo reconhece os conhecimentos especiais de outro organismo na compra de bens, obras ou serviços específicos. Capacidade em matéria de compras: Quando outro organismo dispõe da capacidade necessária em matéria de compras de que o seu organismo não dispõe em um determinado local. Capacidade administrativa: Quando, em um determinado país, o seu organismo não dispõe da capacidade administrativa nem em matéria de compras, as operações de compras podem ser feitas em nome do seu organismo ou por outro organismo que disponha dessas capacidades. Serviços compartidos: Em um determinado local, pode-se celebrar um acordo para que um único organismo preste determinados serviços administrativos a todos os organismos parceiros, por meio de um memorando de entendimento ou instrumento semelhante. O acordo pode abranger serviços relacionados a finanças, recursos humanos, gestão de viagens, compras e gestão de ativos. Uma alta porcentagem de organizações no Sistema das Nações Unidas compartilham ou dão acesso aos seus LTAs para Existem dois modelos para esse tipo de operação de compra: serviços de viagem 1) serviços de compras para uma operação específica (pontual ou repetida) e 2) serviços de compras no quadro de um projeto completo e mais voltado para a gestão de um projeto global, o que compreenderia uma ou mais operações de compras como parte da execução do projeto. Esses dois modelos são apresentados em mais detalhes nas seções a seguir. 13 Cooperação nas Atividades de Compras das Nações Unidas no Nível dos Países

20 2.6.1 Processo Uso de serviços de compras para uma operação específica 1º etapa: Como primeiro passo, um memorando de entendimento ou acordo semelhante deve ser estabelecido entre os organismos que desejam adotar este modelo de cooperação. O memorando estipulará o objeto e os termos e condições, detalhando as possíveis taxas de serviço, as condições de pagamento e a duração. O processo de implementação e renovação desse memorando deve ser planejado dentro do devido prazo, ou seja, anualmente ou de acordo com a duração específica da cooperação. 2º etapa: Quando surge uma necessidade de compra específica nos termos do memorando de entendimento, o organismo B emite um pedido especificando os detalhes da compra solicitada a A. O organismo A submete à aprovação de B uma estimativa de custo, refletindo os custos estimados e uma taxa de administração e outras cobranças eventuais, conforme o caso. Após a aceitação de B, os recursos normalmente são transferidos de B para A antes que se dê início à compra, salvo acordo em contrário. Figura 5: Uso dos serviços de compras de outros organismos das Nações Unidas para uma operação específica 1 MoU 3 ITB/RFP Org. B 2 Solicitação Execute a operação de compra Org. A 4 Contrato/ LTA Fornecedor TCG Org. A Fornecedor 5 BENS SERVIÇOS Fatura Fatura 7 Para: Org. B, com taxa de serviço 6 Para: Org.A 3º etapa: O organismo A se encarregará do serviço de compras solicitado, por exemplo, a aquisição de determinados bens ou serviços, por meio de um processo de consulta. Esse processo normalmente é realizado dentro dos regulamentos, normas e políticas de compra de A. 4º etapa: O organismo A conduz o processo de compra ao celebrar ou usar um acordo de longo prazo ou contrato já existente com o fornecedor e emitir a ordem de compra, normalmente seguindo os seus TCGs, salvo no caso de disposições especiais terem sido incluídas no memorando de entendimento. 14 5º etapa: O fornecedor (ou A) providencia a entrega a B dos bens ou serviços solicitados. 6º etapa: O fornecedor envia a A uma fatura pelo bens e serviços entregues. 7º etapa: O organismo A emite uma fatura para B. Harmonização das Compras da ONU