Bom Dia ou Boa Tarde. O nosso atual PDI é de 10 anos o está dentro da conformidade de horizonte de planejamento colocada pelo Secretário Executivo do

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1 Bom Dia ou Boa Tarde. O nosso atual PDI é de 10 anos o está dentro da conformidade de horizonte de planejamento colocada pelo Secretário Executivo do MEC, Professor Luiz Cláudio. O processo do PDI anterior possibilitou aprendizado o que permitiu a incorporação de algumas melhorias no atual processo do PDI. A este processo foi incorporado os componentes dos modelos formais de planejamento estratégico e os requisitos de alguns órgãos direcionadores das universidades. Isto não quer dizer que este processo esteja totalmente perfeito, porque nós sempre teremos o que aprender. Pelo menos buscamos fazer um processo que pode ser repetido e governável. Acreditamos que é um processo que vai ser bastante aberto e participativo, e que vai contribuir muito para o futuro da UFRGS. 1

2 Nesta palestra vamos começar dando um contexto de como foi pensado esse PDI, depois falar sobre o processo formal que será desenvolvido,a seguir vamos destacar o formulário de consulta pública que já está disponível para toda a comunidade, seguido das dinâmicas sugeridas para a construção das colaborações individuais e coletivas. Na sequência vamos mostrar o que vai ser feito com as propostasobtidas e o futuro do PDI. Como o Prof Perez falou rem sua palestra, o PDI não deve ficar engavetado, mas sim ser executado e monitorado. Por fim, abriremos para perguntas e discussão dos temas. 2

3 O contexto deste PDI é de 10 anos. Portanto, ele vai englobar dois planos de gestão e meio assim como os planos de unidades. Isto mostra o DPI como um processo estratégico de longo prazo de onde serão derivadas ações ou projetos mais táticos e operacionais que deverão ser executados pelos planos de gestão e de unidades. 3

4 O processo de planejamento deste PDI está baseado em modelos de autores consagrados, principalmente aqueles que trabalham com organizações sem fins lucrativos e aqueles que trabalham especificamente com universidades. Basicamente, o que temos de componentes conceituais. O processo tem duas grandes etapas - esta de formulação e diagnóstico onde forma revisados e definidos os componentes missão, visão, valores e as partes envolvidas. A seguir, foram analisados vários ambientes externos que mostraram as oportunidades e ameaças. Com relação aos pontos fortes e fracos, os mesmos foram obtidos através da avaliação do PDI anterior realizada no ano passado obtendo a percepção de toda comunidade UFRGS. Estes componentes permitiram a obtenção dos grandes temas para discussão para obtenção dos objetivos estratégicos. 4

5 A segunda etapa do processo de planejamento estratégico é aquela onde deverão ser determinados os elementos que integrarão o painel de controle que permitirá o monitoramento das ações estratégicas e na visão mais micro das ações estratégicas derivadas em ações dos planos de gestão e de unidades. Ao longo do processo de monitoramento é importante verificar o que deve ser ajustado seja em ações e em orçamento. Outro ponto muito importante é a comunicação constante do andamento das ações que será feita através do painel de controle que é um conjunto de informações organizadas em perspectivas o que vai permitir transparência do processo todo. 5

6 Por fim, vale destacar a formalidade, governança e transparência do processo que permitirá replicar e melhorar o mesmo nos próximos PDIs. Um diferencial importante é a participação de toda comunidade interna e externa que se dá através do formulário enviado por ou disponibilizado no site do PDI 6

7 Como falei antes, o formulário mostra alguns dos principaiselementos que deverão estar em mente ao ser feita a proposição de ações estratégicas par 10 anos. Vale destacar que estratégias não são problemas pontuais como os pontos fracos apontados no processo de avaliação. Estratégias de 10 anos são ações macro.. Dois elementos importantes a considerar são a missão e os valores da UFRGS. A missão é a que conta no estatuto da UFRSG, tendo sido foi revisada mas não alterada. Os valores são aqueles elementos de responsabilidade irrevogável da UFRGS. 7

8 A seguir, o formulário apresenta uma figura que busca evidenciar o processo de pensamento para a obtenção das proposições. Temos uma linha de tempo e o questionamento do que precisamos fazer para chegarmos lá 2-16 atentando para a visão. Para tanto, as oportunidades, ameaças, pontos fortes e fracos listados permitaramelencar 10 temas para discussão os quais podem gerar ações estratégicas para a UFRGS. Todos os temas convergem para as 3 atividades fins da universidade ensino, pesquisa e extensão. Um fator importante a destacar é a transversalidade deste PDI. Não estamos pensando ações isoladas para a graduação, ações para o pósgraduação, etc. mas sim, ações de inovação em ensino que tanto podem ser executadas pela graduação, pelo pós e pela extensão. 8

9 O formulário também apresenta duas possibilidades de preenchimento: individual e coletiva. O que pode ser um coletivo? Podem ser grupos de trabalho de Unidades, Comissões, Departamentos ou Divisões, Grupos de pesquisa, grupos de alunos, DCE, Sindicatos, etc. Para estes grupos, a pesquisa é não anônima pois é importante que os grupos se identifiquem. Sendo assim, o software exige que o grupo seja cadastrado com um nome, sobrenome (pode repetir o nome do grupo) e um de contato. Porque isto? Porque estamos assumindo que nem todos os grupos estão cadastrados em nossas bases de dados para enviarmos s automáticos. 9

10 A outraopção são as proposições individuais que podem ser anônimas ou não. Para permanecer anônimo, basta deixar em branco os campos de identificação da figura acima. 10

11 Após a inscrição no software ou a entrada no formulário através do link que foi enviado por para cada pessoa cadastrada em nossa base de dados, será permitido o acesso aos demais campos do formulário. Vocês podem imprimir a tela do formulário para trabalhar off-line com o grupo ou sozinho. Se for em grupo, no final das proposições, alguém do grupo deve se responsabilizar por preencher o formulário online e clicar em Enviar enviando a versão final para o sistema. Caso você queira preencher alguma coisa e depois continuar em outro dia, vocês tem as orientações para utilização dos botões Continuar mais tarde e Carregar questionário não concluído. CUIDADO quando clicar em Enviar porque aí não será mais possível acesso ao formulário. 11

12 Estas são as orientações que vocês terão no formulário on-line. Estes slides estarão disponíveis no site do PDI para consulta, incluindo o texto da palestra para que seja relembrado e sirva de orientação. 12

13 Para cada um dos temas do formulário foi colocado um frase contendo exemplos de itens que podem compor o tema. A segunda frase contém uma ação estratégica de exemplo. 13

14 O preenchimento das ações pode ser em itens como exemplificado ou então em formato descritivo. Muito importante é manter a visão em mente enquanto estiverem elaborando as ações estratégicas e lembrar que devem ser ações estratégicas e não problemas pontuais. 14

15 Vale mostrar a vocês uma possibilidade de dinâmica para os grupos de trabalho... Ler o que está no slide e salientar que a chamada para a contribuição pode ser por um convite formal da direção ou do coordenador ou do chefe de departamento, entre outros. Vale destacar que temos um corpo técnico que poderá auxiliar com palestras ilustrativas. Encaminhe seu pedido para o Estamos preparando FAQs e no link Links e Arquivos termos sugestões que já estão sendo enviados que podem auxiliar nas proposições que possam gerar dúvidas ao serem discutidas. 15

16 Da mesma forma, também pode ser feita uma dinâmica para as contribuições individuais. Ler o slide... 16

17 O que faremos com o conjunto de proposições recebidas? Serão utilizados procedimentos estatísticos de análise qualitativa para obter as ações. Muitas ações de vocês poderá não aparecer no PDI ipses literes, mas com certeza estarão incluídas em alguma macro ação. O software cria árvores de convergências em palavras chaves que representem o tema. Com isto, uma ampla gama de proposições serão atendidas. O objetivo é que no PDI constem as ações de longo prazo 17

18 Porém, as proposições que convergem para grandes elementos chaves dentro de cada tema através dos relacionamentos formados pelo NVIVO, poderão ser executadas pelos planos de gestão e de unidades. Vejam a representação de ações táticas e operacionais de médio e curto prazo executadas pelos planos de gestão de unidades que convergem para uma grande ação macro de longo que estará no PDI. Esta é a derivação mostrada no primeiro slide de contexto do PDI só que representando a execução e monitoramento. 18

19 Como resultado, termos um relatório do novo PDI que deverá ser apresentado ao CONSUN. Com as ações macro de longo prazo aprovadas, será criada uma estrutura de derivação das macro ações em grandes projetos estratégicos com as metas para monitoramento. A seguir, serão criados indicadores para este monitoramento e um modelo de painel de controle (ou dashboard). Em cada plano de gestão e de unidades, os projetos estratégicos devem derivar em sub projetos que permitam atingir partes do projeto estratégico maior de forma que no último perpiododo PDI, possam ser atingidos 100% ou pelo menos quase 100%, o maior múmero de projetos estratégicos. 19

20 Agradecemos a atenção de todos e abrimos para perguntas e discussão. Nós temos slides com cada tema aberto na sua composição e em um exemplo para o caso de vocês quererem discutir todos aou alguns deles em detalhes. 20

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