Plano de Atividades. Relatório de Atividades Centro de Atividades Ocupacionais

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1 Plano de Atividades Relatório de Atividades Mod221/V01.PG01 ( ) Página 1 de 14 Página 1 de 14 OUTUBRO 2013 A DEZEMBRO 2014 Elaborado: Carla Moreira Data: Aprovado: Direção Data:

2 Página 2 de 14 ÍNDICE Introdução 3 Monitorização dos Objetivos 4 Análise da Atividade do Serviço 8 Análise do Plano de Atividades de Inserção 8 Descrição das Atividades Anuais 9 Análise dos indicadores de execução 10 Considerações Finais 14

3 Página 3 de 14 Introdução Este relatório reporta-se ao período de Outubro de 2013 a Dezembro de 2014, traduzindo os resultados e reflexões da análise do Plano de Atividades 2013/2014 e tendo como base as linhas orientadoras da Cercima O período a que se reporta este relatório é mais longo uma vez que houve uma reorganização desta resposta que se passou a reger por ano civil em vez de ano letivo. No presente período esta Resposta Social apoiou 67 clientes, sendo que no fim do mês de Dezembro estavam integrados 63 clientes, uma vez que três saíram do CAO por motivos pessoais e um por inserção no mercado de trabalho. Importa referir que se encontram em lista de espera 26 potenciais clientes.

4 Página 4 de 14 Monitorização dos Objetivos PROMOVER A PARTICIPAÇÃO DOS CLIENTES Aumentar a participação dos clientes na elaboração dos Planos Individuais e Plano de Atividades de Inclusão Meta: 50% dos formulários preenchidos Taxa de execução: 100% Foram elaborados os questionários de avaliação dos apoios e atividades que foram aplicados trimestralmente durante o ano 2014 e onde foram avaliadas as Atividades de sala, os Apoios Terapêuticos e Desportivos e Outras Atividades Em média 38 clientes responderam, atingindo-se assim o objetivo proposto Aumentar a participação dos clientes nas sugestões e/ou melhorias Meta: 2 sugestões e/ou melhorias Taxa de execução: 0 A grande atividade para que este objetivo fosse atingido partia da constituição de um segundo grupo de auto-representantes da Cercima que só foi conseguido em Setembro de 2014, sendo que as características dos elementos do grupo ainda não permitiram que houvesse sugestões e/ou melhorias. No momento o grupo está mais focado em se dar a conhecer à equipa da Cercima e aos colegas MELHORAR A EXECUÇÃO DOS PLANOS DE INTERVENÇÃO INDIVIDUAL Cumprir o Plano de Intervenção Individual Meta: 75% de taxa de cumprimento dos objetivos de intervenção Taxa de execução: 100% Durante o período em análise foram realizadas13 reuniões de equipa e 37 reuniões de gestores de processo, havendo uma cuidada avaliação do Registo mensal de atividades e ocorrências onde se pode constatar e analisar o progresso dos objetivos de intervenção dos Planos de Intervenção Individual, assim como realizar uma monitorização dos mesmos, sendo que 86% dos objetivos de intervenção delineados foram cumpridos. Este objetivo foi assim atingido em 100%, sendo que no gráfico seguinte se pode verificar a evolução do cumprimento dos objetivos de intervenção por cada grupo.

5 Página 5 de 14 MELHORAR A ARTICULAÇÃO COM OS FAMILIARES DOS CLIENTES Aumentar a participação dos significativos dos clientes do CAO em atividades da Cercima e/ou da Resposta Social Meta: 80% de participação dos significativos Taxa de execução: 100% No período em analise participaram 61 famílias nas várias atividades da Cercima e/ou da resposta social, embora muitas destas famílias tenham repetido a sua participação nas diversas atividades organizadas, sendo este objetivo atingido em 100%. Participaram nas várias Caminhadas pela Saúde realizadas ao longo do ano, no evento Cercima Portas Abertas em 2013 e 2014, na Festa de Natal, no Encontro de Pais/Dia da Família, na X Prova de Carrinhos de Rolamentos, lançamento da Campanha do Pirilampo Mágico, Arraial de Verão da Cercima e no Churrasco de Verão. Aumentar a participação dos significativos na elaboração dos Planos Individuais e Plano de Atividades de Inclusão Meta: 50% dos formulários preenchidos Taxa de execução: 100% Embora os significativos participem na elaboração Planos Individuais e Plano de Atividades de Inclusão aquando das reuniões de pais, foi aplicado nos 2 semestres um questionário de avaliação das atividades e apoios, onde foram avaliadas: Satisfação global pelas atividades de sala Satisfação global pelos apoios terapêuticos/desportivos Satisfação global pelas atividades sócio culturais Adequação das atividades de sala e socio culturais às capacidades dos clientes

6 Página 6 de 14 Apreciação do desenvolvimento do cliente no serviço do CAO Satisfação global no serviço do CAO No ultimo semestre das 63 avaliações das atividades e apoios entregues aos significativos, apenas foram devolvidas 48, sendo que destas, 3 significativos não responderam e 1 não respondeu corretamente. Relativamente à satisfação global pelas atividades de sala, 3 significativos referem que as atividades satisfazem pouco, 15 satisfaz, 19 atribuem uma pontuação de bom e 8 de muito bom. No que diz respeito à satisfação global pelos apoios terapêuticos/desportivos, 2 significativos referem que não satisfaz, 3 satisfaz pouco, 12 satisfaz, 14 atribuem a pontuação de bom e 13 de muito bom. Na satisfação global pelas atividades socio culturais, 2 significativos referem que satisfaz pouco, 1 satisfaz, 20 atribuem a pontuação de bom e 9 de muito bom. No que diz respeito à apreciação das atividades de sala e socio culturais às capacidades do cliente, 1 significativo atribui a pontuação de não satisfaz, 5 de satisfaz pouco, 6 satisfaz, 19 bom e 9 muito bom. Relativamente à satisfação global no serviço CAO, 1 significativo refere que não satisfaz, 4 satisfaz pouco, 6 satisfaz, 24 atribuem a pontuação de bom e 7 de muito bom Alguns significativos sugerem que sejam realizadas atividades conjuntas entre famílias, clientes e colaboradores da Cercima. Este objetivo foi assim atingido, uma vez que foram preenchidos 48 questionários de avaliação das atividades e apoios. Aumentar a taxa de satisfação dos clientes/significativos Meta: Grau médio de satisfação de 85% Taxa de execução: 99.1% Foram distribuídos 62 questionários de Avaliação da Satisfação dos Clientes, e foram recolhidos 49, foram recolhidos mais 20 do que no ano anterior. (Recolhidos 79% dos questionários distribuídos) 85% dos clientes de uma forma geral encontram-se satisfeitos com o serviço prestado. 91,8% dos clientes recomendam o serviço (mais 2,2% do que no ano anterior) e 87,8% mesmo que pudessem não mudariam de instituição (mais 6,3% do que no ano anterior) 46,7% dos clientes inscreveu-se na CERCIMA porque o conjunto dos serviços oferecidos responde às suas necessidades (mais 12,4% do que no ano anterior). 19 Questionários foram respondidos pelos clientes com ajuda, 6 respondidos pelos próprios e 24 foram respondidos pelos Encarregados de Educação Relativamente à média das questões, a questão com uma média mais baixa foi a questão Conheço o Regulamento Interno e as normas de funcionamento do serviço (2,71). As questões com uma maior média (3,59) foram Ajudo a planear as atividades que faço e Os colaboradores são simpáticos e educados

7 Página 7 de 14 Relativamente aos Missing Values, 22 clientes responderam Não se Aplica na questão Os cuidados relativos à medicação são os adequados, uma vez que não usufruem desse serviço. 7 clientes em ex-áqueo responderam Não Sabe às questões Conheço o meu Plano Individual ; Nas decisões sobre o Plano Individual digo o que penso e participo e A família/significativos participam na elaboração/avaliação do Plano Individual. Podemos assim constatar que este objetivo não foi atingido por apenas 0.7%, uma vez que a taxa de satisfação dos clientes/significativos foi de 84.3% PROMOVER O ESPÍRITO DE EQUIPA DOS COLABORADORES DO CAO Realizar atividades de relaxamento/lúdicas e dinâmicas para a equipa Meta: Participação de 90% dos colaboradores nas atividades (em média 17 colaboradores por atividade) Taxa de execução: 100% No período em análise foram realizadas várias atividades de relaxamento/lúdicas e dinâmicas de equipa onde participaram em média 18 colaboradores, sendo assim este objetivo alcançado. Os colaboradores participaram nas várias dinâmicas realizadas nas reuniões de equipa, nos almoços e jantares temáticos e na atividade de Terapia do Riso MELHORAR A AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DOS COLABORADORES Aumentar o nível de desempenho dos colaboradores Meta: Taxa média da avaliação de desempenho de 85% Taxa de execução: 100% Da análise da avaliação de desempenho dos colaboradores, podemos verificar que 8 colaboradores se inserem na escala de MUITO BOM, e 8 colaboradores na escala de BOM. Só um colaborador de CAO desceu na avaliação de desempenho, havendo um acréscimo de avaliações superiores a 80%, e de número de colaboradores a obterem a nota de Muito Bom. Salienta-se ainda que relativamente ao ano de 2013, este ano não houve nenhum colaborador a obter a nota de suficiente. Dos 19 colaboradores deste serviço, 13 atingiram em 80% ou mais os objetivos delineados, sendo 66% o valor mais baixo atingido por um colaborador, sendo a taxa média da avaliação de desempenho de 87.3% O grau de cumprimento dos 5 objetivos definidos pela equipa e desenvolvidos ao longo deste ano foi de 87.4%

8 Página 8 de 14 Análise da Atividade do Serviço Análise do Plano de Atividades de Inserção Relativamente à análise do Plano de Atividades de Inserção podemos concluir que pelo menos 4 grupos do CAO realizaram Atividades Estritamente Ocupacionais, abrangendo uma média de 43 clientes envolvidos nesta atividade. No que concerne às Actividades de Desenvolvimento Pessoal e Social, podemos concluir que todos os clientes usufruíram desta atividade, assim como nas Atividades Sócio Culturais, realizando visitas a vários espaços da comunidade e participando em diversos eventos. 39 clientes participaram tanto nas Atividades Socialmente Úteis, sendo que destes 39 clientes, 8 participaram tanto nas ASU S em Estrutura da Comunidade como nas inerentes à atividade da Cercima. No que diz respeito às Atividades Lúdico Terapêuticas podemos concluir que 24 clientes tiveram apoio de Adaptação ao Meio Aquático (AMA), 4 de Natação, 40 clientes usufruíram do apoio de psicomotricidade (Multiatividades, Psicomotricidade individual e Psicomotricidade de grupo). 10 clientes tiveram o apoio de fisioterapia, 8 de Expressão dramática, 9 de Karaté, 12 de Equitação/ Hipoterapia, 7 na atividade de Boccia e 10 na de Dança adaptada, conforme espelhado no gráfico seguinte

9 Página 9 de 14 Descrição das Atividades Anuais Atividades Festa de S. Martinho Apresentação de uma peça de dança e teatro na festa de Natal Participação no espectáculo próximo destino Desfile e concurso de máscaras de carnaval Participação na festa da Francofonia, com a peça À procura Caça ao ovo, na comemoração da Páscoa Apresentação de uma peça de dança, e caminhada para o lançamento da campanha do Pirilampo Mágico Apresentação de uma peça de dança e demonstração de Boccia na semana da saúde e desporto Dia da Família X Prova de Carrinhos de Rolamentos Gincana Final de Hipoterapia Atividades de Verão Piquenique de Verão Apresentação da peça "Retrato da Vida" na Festa Sabores do Mundo Festa de S. Martinho Descrição Realizada no mês de Novembro de 2013 com lanche de castanhas Realizada no dia 19 de dezembro de 2013, na sociedade dos Unidos do Montijo. Realizou-se no dia 25 de Janeiro de 2014, no cineteatro Joaquim d Almeida. Realizou-se no dia 28 de Fevereiro de 2014, na CERCIMA. Realizou-se no dia 20 de março de 2014, no instituto Francoportuguês de Lisboa. Realizou-se no dia 16 de Abril de 2014, na CERCIMA. Realizou-se no dia 05 de maio de 2014, na Praça da República. Realizou-se no dia 06 de maio de 2014, na escola profissional do Montijo. Realizou-se no dia 24 de maio de 2014, na CERCIMA. Realizou-se no dia 30 de Maio, na Atalaia Realizada no dia 29 de junho no picadeiro da Atalaia. Entre 07 e 18 de julho foram realizadas as atividades de verão que ocorreram na Cercima e em outros espaços da comunidade Realizado dia 30 de Julho no Parque de Merendas do Samouco Realizado em Setembro, em Alcochete Realizada no mês de Novembro de 2014 com lanche de castanhas Apresentação do espetáculo "À Na inauguração do 15ª Festa do Cinema Francês, realizado no Cinema Procura" S. Jorge, no dia 02 de Outubro de ª Prova Equitação S.O Realizado em 16 de Outubro, no Picadeiro João Cardiga Torneio Natação Adaptada Almada Realizado no dia 22 de Outubro de 2014 Festa de Halloween Festa de Natal Visitas temáticas Realizada no dia 31 de Outubro com desfile Realizada no 10 de Dezembro, nos Bombeiros do Montijo com apresentação de várias atividades realizadas pelos grupos Foram realizadas ao longo deste período vários passeios e visitas: Casa do Ambiente (sessões temáticas sobre o ambiente) Galeria Municipal do Montijo Museu Agrícola Exposições

10 Página 10 de 14 Análise dos indicadores de execução Indicador Meta Resultado Atingido Nº de Clientes Taxa de cumprimento dos objetivos dos Planos de intervenção individual 75% 100% Nº de sugestões e/ou melhorias sugeridas pelos clientes 2 0 Nº de participações dos significativos em atividades da Cercima e/ou do CAO % Nº de parcerias operacionais 2 8 Nº de clientes envolvidos nas parcerias operacionais 12 8 Grau de satisfação dos clientes 100% 99.1% Nº de clientes em lista de espera Nº de colaboradores Grau de satisfação dos colaboradores 85% 90.75% Nº de colaboradores que participam nas atividades de relaxamento/lúdicas e dinâmicas de grupo Taxa média da avaliação de desempenho dos colaboradores 85% 87.3% Taxa de realização das reuniões de equipa 90% 90% Nº de reclamações 0 0 Relativamente às Parcerias Operacionais podemos concluir que 8 empresas participaram na integração de 8 clientes em Atividades Socialmente Úteis em Estruturas de Atendimento No que diz respeito aos restantes indicadores de execução estão todos analisados ao longo deste documento. Satisfação Colaboradores Foram distribuídos 19 questionários de avaliação de satisfação dos colaboradores e recolhidos 16. O questionário é composto por 31 questões, das quais 30 são cotadas de 1 a 4 (1- Discordo Totalmente; 2- Discordo; 3- Concordo; 4 Concordo Totalmente). A Taxa de satisfação dos colaboradores do CAO é de 90,75%, mais 13,15% relativamente ao ano anterior (77,60%). Taxa de recomendação dos colaboradores foi de 85%, mais 31,20% do que no ano anterior. 68,8% dos inquiridos respondeu que só sairia se tivesse uma razão que os obrigasse.

11 Página 11 de 14 Relativamente à média das questões Gráfico 3 - A questão com maior média (4,0) é P11 Sei quem é o meu responsável direto. A questão com média mais baixa (2,93) é a P5 Sou pago(a) de acordo com as minhas responsabilidades. Níveis de absentismo dos colaboradores Relativamente ao período em análise a taxa de absentismo anual dos colaboradores do CAO é de 1.25%, havendo em média 1 colaborador que falta por mês. Dos 19 colaboradores afetos ao CAO, 15 têm horas negativas para compensar, em banco de horas, perfazendo um total de 222h, numa média de 12 horas por colaborador. Nº de horas de formação De Outubro de 2013 a Dezembro de 2014, foram realizadas 123 horas de formação interna nas áreas da Melhoria da Qualidade, Ética Profissional, Comportamentos Disruptivos, Gestão de Equipas, Combate a Incêndios, Evacuação Teórica e Pratica, Socorrismo Pratico, e Leitura Fácil, onde participaram todos os colaboradores do, numa média de 29 horas de formação cada. As áreas de formação realizaram-se de acordo com os temas sugeridos pelos colaboradores e de acordo com o Plano Anual de Formação Interna Consulta aos trabalhadores No mês de Dezembro de 2014 foram aplicados questionários aos trabalhadores para auferir a sua opinião acerca do Ambiente e Condições de Higiene, Saúde e Segurança no Trabalho. Esta consulta foi realizada por serviço, auscultando todos os colaboradores respetivamente afetos. Pode-se verificar que as questões que são afirmadas como mais pertinentes são as relacionadas com a segurança no pavimento, sugerindo-se a necessidade de piso antiderrapante nas zonas circundantes à cozinha e na rampa de acesso aos transportes. Importa referir que uma das medidas tomadas foi solicitar informação acerca da utilidade das fitas antiderrapantes para estes situações e se possível colocá-las nas zonas consideradas. Avaliação Psicossocial Em Março de 2014 foi realizada a avaliação psicossocial dos colaboradores do Centro de atividades Ocupacionais tendo como objetivo avaliar os aspetos identificados pelos elementos da equipa como potenciais riscos psicossocias. Segundo o relatório desta avaliação, pode-se concluir que a equipa tem perceção que a violência laboral está relacionada a situações ocorridas de agressão física e verbal por parte dos clientes. A equipa reconhece existir flexibilidade e compreensão devido a atrasos ou mesmo faltas tendo por origem problemas familiares.

12 Página 12 de 14 A avaliação que os técnicos fazem da sua saúde em geral indica a identificação sobretudo de desgaste inteletual devido à natureza das funções exercidas. Os sintomas de stress com maior expressão a nível emocional são a ansiedade, desanimo ev tristeza. Como sintomas fisiológicos, surgem o cansaço, dores de cabeça e rigidez muscular e a nível cognitivo são a preocupação excessiva e os esquecimentos frequentes. Perante os dados observados as linhas de intervenção sugeridas abrangem os domínios INDIVIDUAL Desenvolvimento de competências a nível de gestão de stress Desenvolvimento de competências de gestão da agressão física e verbal com pessoas com deficiência grave Facilitar pratica de atividade física EQUIPA Ações de teambuilding facilitadoras do desenvolvimento do espírito de equipa ORGANIZACIONAL Desenvolver a redução deos fatores indutores de stress e o continuo investimento no aperfeiçoamento profissional e pessoal dos colaboradores Satisfação dos parceiros Foram aplicados 2 Questionários de avaliação da Satisfação dos Parceiros que colaboraram nas Atividades Socialmente Úteis, do durante o ano de 2014, os parceiros protocolados para outras atividades não foram contemplados na avaliação uma vez que dois não entregaram os questionários dentro do prazo e um deles o protocolo foi rescindido antes da avaliação. O questionário é composto por 10 questões, das quais 9 são cotadas de 1 a 4 (1- Discordo Totalmente; 2- Discordo; 3- Concordo; 4 Concordo Totalmente). A taxa de satisfação dos parceiros avaliados é de 90,2% e 100% dos inquiridos pretende continuar com a parceria. Benchmarking No dia 6 de Novembro realizou-se um encontro na CerciBeja que se traduziu num momento de reflexão entre organizações, sobre as atividades desenvolvidas no CAO, as suas dinâmicas, os públicos que atende e a experiencia de cada uma. Deste encontro decidiu-se por unanimidade que se irão realizar 2 encontros de partilha de experiencias no ano de 2015, sendo que um se irá realizar na Cercima em Abril de 2015 e outro na Cercisiago em Outubro de A Cercima estabeleceu uma parceria de benchmarking, com uma entidade congénere ao nível da comparação de resultados de avaliação de satisfação de clientes onde se pode verificar que o grau de

13 Página 13 de 14 satisfação dos clientes alcançou uma classificação positiva, não se verificando nenhum valor inferior a 3,75, destacando-se como pontos fortes, o grau de satisfação com a organização (4,39), a participação no planeamento dos serviços (4,23), as reclamações são ouvidas e respondidas (4,23) e como pontos fracos, a simpatia, educação e atenção dos colaboradores (3,87), a disponibilidade dos colaboradores para apoio (3,75) De salientar que os questionários de avaliação das duas entidades não são exatamente iguais embora os itens de avaliação sejam os mesmos. Desempenho ambiental A Cercima segue uma política ambiental definida no Manual de Politica Ambiental. Além de reutilizar vários materiais para realização de trabalhos, existem grupos responsáveis pela recolha de material reciclado. No ano 2014, recolhemos 238Kgs de metal, 26 kgs de garrafas de plástico, 58 kgs de papel, 80l de óleo e 920 kgs de tampas de plástico, sendo toda esta matéria objeto de reciclagem. Impacto na Comunidade A Cercima é parceira no CLASS Conselho Local de Acção Social e de Saúde cujas competências passam pela dinamização e articulação das Comissões Sociais e de Saúde de Freguesia (CSSF), a apreciação dos problemas e propostas que sejam apresentados pelas CSSF, o encaminhamento para a Segurança Social de problemas que precisem da respectiva intervenção e a emissão de pareceres sobre a cobertura equitativa e adequada do Concelho por serviços e equipamentos sociais. Presidido pela Presidente da Câmara Municipal de Montijo e com a presença de todos os parceiros Públicos e Privados sem fins lucrativos, reúne-se em Plenário trimestralmente. De modo a permitir aos desempregados o exercício de actividades socialmente úteis, promover a melhoria das suas competências sócio -profissionais e o contacto com o mercado de trabalho e consequentemente ser realizado um maior e melhor apoio no exercício das funções do Centro de Atividades Ocupacionais e na instituição regularmente é realizada candidatura à medida Contrato Emprego Inserção. No ano de 2014 foram integrados 10 desempregados ao abrigo desta medida. As atividades da Cercima são divulgadas nas redes sociais e na página Web, onde a comunidade envolvente poderá dar também a sua opinião acerca de todas as respostas sociais da Cercima. De referir que ao longo do ano são também realizadas atividades dentro e fora das instalações da Cercima de modo a envolver a participação da comunidade.

14 Página 14 de 14 Auditorias internas e externas Durante o período em avaliação foram realizadas 2 auditorias internas e 1 externa. Na auditoria interna realizada em 27 de Março foi detetada 1 Oportunidades de Melhoria, identificandose como pontos fortes o domínio do Sistema de Gestão da Qualidade, e a evidencia da consistência do sistema Relativamente à auditoria interna realizada a 24 de Setembro não foram verificadas Não Conformidades, verificando-se que as NC s e OM s identificadas pela Auditoria Externa de 12 e 13 de Dezembro de 2013 se encontravam implementadas e avaliadas. Da auditoria externa de acompanhamento realizada pela empresa APCER em Outubro de 2014, foram detetadas no, 10 Oportunidades de Melhoria, apresentando a equipa auditora como pontos fortes as infraestruturas da instituição e as boas práticas de higiene e salubridade, competência Técnica de todos os auditados, envolvimento e motivação dos colaboradores auditados Acompanhamento Técnico Na sequência da ação de acompanhamento técnico realizado ao realizado pelo Centro Distrital de Segurança Social de Setúbal no dia 29 de Maio e segundo o relatório enviado pelo mesmo serviço, este conclui que o trabalho desenvolvido com os clientes está planeado de acordo com as necessidades e capacidades funcionais, tendo em atenção as características e problemáticas, bem como a organização dos grupos. Tem vindo a ser desenvolvido um trabalho focado na qualidade dos serviços prestados. Considerações Finais Partindo da avaliação e análise de todo este documento deverão ser tidas em conta as seguintes reflexões aquando da elaboração do próximo plano de atividades: Continuação do enfoque no cliente e seus significativos, envolvendo-os e incentivando a sua participação como agentes ativos no processo Aumentar a participação dos clientes na planificação e organização de atividades Promover ações para aumentar o grau de satisfação dos clientes do Centro de Atividades Ocupacionais Continuar a promover o espírito de equipa dos colaboradores do CAO Promover ações de partilha de experiencias entre instituições congéneres