Criatividade, Processos e Tecnologia: a arte de viabilizar projetos

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1 Criatividade, Processos e Tecnologia: a arte de viabilizar projetos

2 Resumo 1. A Fiotec. 2. O problema: demandas que conferem valor agregado ao projeto, mas que fogem ao padrão de apoio. 3. O ambiente: cultura organizacional e equipes de apoio com alta capacidade. 4. A busca da solução: soluções internas e ótica de processos. 5. Caso de sucesso: Provab. 6. Conclusões

3 1. A Fiotec Missão Nossa missão é prestar serviços de apoio logístico, administrativo e gestão financeira aos projetos desenvolvidos pela Fiocruz, nos campos da ciência, tecnologia e inovação, e como Organização Social (OS) em projetos que abrangem atendimento básico e promoção à saúde, aprendizagem e gestão hospitalar, em parcerias da Fiocruz com órgãos de Governo. Visão Superar, a cada dia, a qualidade de nossas atividades, processos e competências e atingir a excelência como fundação de apoio, de modo a viabilizar a inovação tecnológica em saúde e a capacitação dos recursos humanos envolvidos, contribuindo para a melhoria da qualidade de vida na sociedade. Valores Integridade, Transparência, Eficiência e Ética.

4 1. A Fiotec Atuação A Fiotec desenvolveu a competência necessária para oferecer: Transparência e credibilidade: dados precisos e atualizados dos projetos a parceiros; além disso, a instituição é auditada anualmente pelo Ministério Público. Gerenciamento de projetos personalizado: trabalha com as questões mais atuais em campos variados como: serviços de saúde pública, pesquisa e desenvolvimento em saúde e em doenças negligenciadas, e a promoção do acesso universal à saúde, adaptando-se às necessidades de cada parceria. Equipe profissional, especializada no gerenciamento de projetos: oferecendo uma estrutura confiável e adequada para nossos parceiros atuarem em seus projetos. Autonomia administrativa e financeira: agilidade essencial no gerenciamento e na execução financeira de projetos. A contribuição da Fiotec para a realização de projetos desenvolvidos pela Fiocruz abrange todo o espectro de ações nas áreas de: ensino e pesquisa; produção de bens e insumos para a saúde; serviços de referência em saúde; informação em saúde; desenvolvimento institucional; e promoção de eventos técnico-científicos.

5 1. A Fiotec Equipe A Fiotec é composta por um Conselho Curador, com sete membros, e por um Conselho Fiscal, com três membros. A administração é executada pela Diretoria Executiva, composta por quatro diretores Executivo, Administrativo, Financeiro e Técnico, apoiados por uma Gerência Geral e pelas gerências de diversos setores administrativos e técnicos. A equipe de colaboradores conta com aproximadamente 270 profissionais de distintos níveis de formação nas esferas de análise e gerência de projetos, assessoria jurídica e técnica, recursos humanos, suprimentos, finanças, contabilidade, informática, administração geral, comunicação e arquivo. Além disso, há cerca de profissionais contratados diretamente para atuação nos projetos apoiados.

6 2. O problema Ocasionalmente, uma fundação de apoio como a Fiotec se depara com situações em que é necessário ir além de seus habituais processos de trabalho. Essas situações, em geral, conferem um valor agregado ao projeto que está sendo apoiado, sendo indispensável em determinadas situações. Nesses momentos, onde as pessoas são instadas a saírem de sua zona de conforto para atender essas demandas, os dilemas se apresentam. Como fazer para que as demandas que conferem valor agregado aos projetos, e que fogem ao padrão de apoio, possam ser absorvidas pela instituição?

7 3. O ambiente Um requisito importante para que uma instituição consiga resolver problemas, principalmente aqueles que fogem do padrão, é ter um ambiente propício. Mas, o que é um ambiente propício para resolver problemas e assimilar atividades que saem fora do padrão de apoio?

8 3. O ambiente Um ambiente propício é aquele onde a cultura organizacional está alicerçada na criatividade, na resiliência,...

9 3. O ambiente Um ambiente propício é aquele onde a cultura organizacional estimula a inovação,...

10 3. O ambiente Um ambiente propício é aquele onde a cultura organizacional tem foco na EXCELÊNCIA.

11 3. O ambiente As equipes de apoio que fazem parte desse ambiente precisam ter alta capacidade tecnológica e de pessoal.

12 4. A busca da solução A solução de problemas, em particular aqueles que conferem um valor agregado aos projetos apoiados, muitas vezes depende da obtenção de artefatos com uma finalidade específica. Esses artefatos podem ser construídos ou comprados.

13 4. A busca da solução Artefatos podem ser sistemas, Artefatos podem ser sistemas, relatórios, equipamentos, serviços e outros elementos tangíveis ou intangíveis.

14 4. A busca da solução Todo e qualquer artefato obtido altera a ordem pré-estabelecida e acaba influenciando os processos da instituição. Consequentemente, a busca da solução passa sempre pela abordagem a partir da ótica dos processos.

15 5. Caso de sucesso: Provab O Provab é um programa do governo federal que busca criar incentivos a médicos, enfermeiros e cirurgiões-dentistas para que eles atuem na Atenção Básica de saúde em municípios com carência de profissionais em áreas de extrema pobreza e periferias das regiões metropolitanas. O programa conta com a participação dos seguintes entes: a) Ministério da Saúde: responsável pela seleção dos profissionais, coordenação da supervisão dos profissionais e instituições e instalação dos núcleos de Telessaúde; b) Instituições de ensino superior: responsáveis pela supervisão dos profissionais contratados, ofertando apoio presencial e à distância; c) Municípios: contratação e remuneração dos profissionais, custeio de moradia quando houver necessidade.

16 5. Caso de sucesso: Provab Coube à Fiocruz o papel de apoiar a implantação do programa e gerenciar os deslocamentos necessários às atividades desenvolvidas no âmbito desse programa. A Fiotec, como fundação de apoio à Fiocruz, participou e participa da gestão administrativo-financeira dessa parte do projeto, assim como faz com os demais projetos sob sua responsabilidade. Porém, a Fiocruz solicitou à Fiotec que fosse um pouco além nesse apoio, incrementando o rol de atividades de apoio que a Fiotec tradicionalmente executa.

17 5. Caso de sucesso: Provab Identificação da demanda A demanda era a identificação de um sistema que permitisse aos usuários do programa que solicitassem passagens e diárias. Essas solicitações seriam submetidas a um fluxo de aprovações, que envolveriam inclusive o Ministério da Saúde, e que se integrariam ao sistema da Fiotec, o SAP.

18 5. Caso de sucesso: Provab Identificação da demanda Aliada à complexidade da demanda, alguns requisitos dificultavam o cenário: a) As centenas de usuários que usariam esse módulo estavam cadastrados no sistema da Unasus; b) As solicitações de passagens aéreas deveriam ser direcionadas à agência de turismo que atende à Fiotec automaticamente; c) Os usuários precisavam ter um manual de uso eficiente, pois estavam espalhados pelo Brasil e em constante mudança; d) O tempo de entrada em produção deveria ser de dois meses.

19 5. Caso de sucesso: Provab Tomada de decisão Após várias reuniões, optou-se pela aquisição de um sistema de Selfbooking como solução para o problema. Porém, o tempo de implantação seria demasiado longo e, por isso, decidiu-se pela construção de um sistema específico para o projeto. É importante observar que: a) Ter como opção a construção de um sistema foi possível porque havia equipe competente para tanto; b) Os impactos que resultariam em qualquer opção escolhida foram analisados à luz dos processos existentes e mapeados; c) Os riscos também foram mapeados, pois novamente, os processos eram conhecidos; d) As equipes da Fiotec envolvidas estavam abertas à inovação.

20 5. Caso de sucesso: Provab A execução: parceria entre processos e sistemas Todo trabalho de levantamento de requisitos, identificação das mudanças necessárias em processos e a interlocução com os usuários ficou ao encargo da área de processos da Fiotec. Essa estratégia foi crucial para que se pudesse atingir os objetivos do projeto, pois os analistas de sistemas conseguiram se concentrar nas questões técnicas, sem se preocuparem com as minúcias dos levantamentos de requisitos.

21 5. Caso de sucesso: Provab A execução: parceria entre processos e sistemas Além do tempo, ganhou-se em qualidade de documentação, alinhamento com os processos existentes e gestão da mudança.

22 5. Caso de sucesso: Provab A entrega O projeto foi entregue praticamente no prazo, com um atraso de poucos dias, mas teve um resultado excelente, com poucos incidentes documentados.

23 5. Caso de sucesso: Provab A entrega Os dados produzidos no sistema são fundamentais para os controles do projeto. Como todo projeto, esse deixou grandes lições que contribuíram para o aprimoramento de alguns processos estabelecidos.

24 6. Conclusões Lições aprendidas e legado O sistema construído foi base para a construção de novos sistemas em projetos com demandas similares.

25 6. Conclusões Lições aprendidas e legado Os tutoriais e a documentação de sistemas passaram a ter um padrão mais bem definido e claro.

26 6. Conclusões Lições aprendidas e legado O modelo de parceria entre a área de sistemas e de processos foi incorporado à metodologia utilizada em TI (V-model), passando a ser utilizada em todos os projetos. Fases PLANEJAMENTO EXECUÇÃO TESTES IMPLANTAÇÃO PLAN DO CHECK - ACT V-MODEL Requisit os Validação Análise Verificação Desenh o Codificaç ão Testes Verificaç ão Homologaç ão Implantaç ão Produção Fluxo de Documentos FIOTEC Qualidade Sistemas Requisitos de Negócio Mapa de Riscos da RN Mapa de Riscos da FN Especificação Funcional Plano de Testes Plano de Testes Verificado Material de Treinamento Interno Plano de Testes Homologado Material de Treinamento Externo Manual do Usuário Proposta de Melhoria Contínua Levantamento de Incidentes e Problemas IT Delive ry Center Especificação Técnica Projeto Código-fonte Manual de Instalação e Configuração

27 Evandro Maroni Gonçalves e Luanara Damasceno (Gerentes na Fiotec) Para saber mais sobre a nossa história e nossas atividades, acesse