Guia do produto GFI. Guia de avaliação do GFI Archiver

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1 Guia do produto GFI Guia de avaliação do GFI Archiver

2 As informações e o conteúdo deste documento são apenas informativos e fornecidos "no estado em que se encontram" sem nenhuma garantia de qualquer tipo, expressa ou implícita, incluindo, sem limitação, as garantias de comercialização, adequação a uma finalidade específica e não violação. A GFI Software não se responsabiliza por danos de qualquer natureza, incluindo danos indiretos, resultantes do uso deste documento. As informações foram obtidas de fontes disponíveis ao público. Apesar do razoável esforço para garantir a precisão dos dados fornecidos, a GFI não alega, promete ou garante que as informações sejam íntegras, precisas, recentes ou adequadas, e não se responsabiliza por falhas na impressão, informações desatualizadas ou outros erros. A GFI não oferece garantia expressa ou implícita e não assume obrigação ou responsabilidade legal pela precisão ou integridade das informações contidas neste documento. Se você acredita que este documento contenha erros efetivos, entre em contato conosco. Analisaremos a questão assim que possível. Todos os nomes de produtos e empresas aqui mencionados podem ser marcas de seus respectivos proprietários. Microsoft e Windows são marcas registradas ou marcas comerciais registradas da Microsoft Corporation nos Estados Unidos e em outros países. Os direitos autorais sobre o GFI Archiver pertencem à GFI SOFTWARE Ltd GFI Software Ltd. Todos os direitos reservados. Versão do documento: V Última atualização (dia/mês/ano): 10/12/2014

3 1 Introdução Sobre o GFI Archiver Porquê arquivar s? Recomendações para a avaliação 4 2 Fases da avaliação Fase 1: Funcionamento inicial Instalação e configuração inicial Fase 2: Políticas organizacionais Controle de acesso Políticas de retenção Implantar o Outlook Connector Acesso remoto O que é possível alcançar com o GFI Archiver Fase 3: Maximizar os benefícios para seu negócio Configurar relatórios do MailInsights 10 3 Resumo 12

4 1 Introdução Parabéns por baixar a versão de teste de 30 dias do GFI Archiver. Está a poucos passos de uma solução completa para o arquivamento, gerenciamento e necessidades de conformidade de seus s. Durante esta versão de teste, receberá s para ajudá-lo a maximizar o GFI Archiver para as necessidades de sua organização, com links úteis para assistência durante a versão de teste e como entrar em contato conosco. Este guia também ajudará você a aproveitar o máximo de sua versão teste do GFI Archiver desde o início. Destacamos os benefícios do arquivamento de s, recomendamos como configurar o software e ajudamos você a entender como usar seus vários recursos para alcançar imediatamente benefícios para seu negócio. 1.1 Sobre o GFI Archiver O GFI Archiver é uma solução de arquivamento de s sofisticada e fácil de usar que ajuda você a arquivar s internos e externos em um armazenamento do arquivo morto central. É possível gerenciar facilmente os armazenamentos do arquivo morto de s a partir da interface da Web do GFI Archiver, que também permite aos usuários procurar e pesquisar s arquivados. 1.2 Porquê arquivar s? Os s são, provavelmente, a maior e mais importante fonte de informações da sua empresa; arquivar ajuda a manter as informações seguras, organizadas e acessíveis sempre que necessitar delas. Obtenha um processamento de s mais rápido, reduza a duração de backup e restauro ao descarregar s do Microsoft Exchange. Elimine as dores de cabeça associadas ao gerenciamento de arquivos PST. Forneça aos usuários uma caixa de correio virtualmente ilimitada mantendo as cotas e forneça um acesso fácil a s antigos a qualquer momento. Reduza os custos de armazenamento de s e rastreie seu histórico de s evitando o armazenamento ineficaz de s e anexos em arquivos PST ou no Microsoft Exchange. O arquivamento permite uma única cópia comprimida de cada no armazenamento central. Evite responsabilidades legais e ajude no cumprimento dos requisitos de conformidade e e-discovery mantendo um repositório centralizado, seguro, totalmente pesquisável e exportável de mensagens de (incluindo anexos). Tome decisões mais inteligentes minando e analisando os dados armazenados no seu . Por exemplo, ao reportar seu histórico de , é possível mitigar riscos legais, detectar vazamentos de dados e abordar problemas de Recursos humanos monitorando, ao mesmo tempo, s da empresa para vazamentos de dados e comportamento inadequado. 1.3 Recomendações para a avaliação Embora possa desejar executar o GFI Archiver em toda a sua infraestrutura de desde o início da versão de teste, recomendamos que primeiro se familiarize com o produto, seus requisitos de capacidade de armazenamento e o hardware adequado para suas políticas de retenção de s e fluxo de s. GFI Archiver 1 Introdução 4

5 Siga as diretrizes abaixo para ajudar a garantir que sua versão de teste é bem-sucedida: RECOMENDAÇÃO Usuários de teste Máquinas virtuais Conheça seu fluxo de s DESCRIÇÃO Comece por usar o GFI Archiver para selecionar alguns usuários. O GFI Archiver suporta Active Directory para que possa adicionar grupos inteiros tão facilmente como usuários individuais. O GFI Archiver é completamente transparente para usuários, por isso não existirá qualquer perturbação nos negócios. O GFI Archiver usa o registro no diário de s para recuperar s do Microsoft Exchange. Isto requer alterações mínimas no seu ambiente e não apresenta qualquer risco para sua infraestrutura de . O GFI Archiver funciona muito bem em um ambiente de máquina virtual com recursos adequados. Não existe necessidade de instalar sua versão de teste do GFI Archiver no Microsoft SBS ou Exchange Server. Instalar o GFI Archiver em uma máquina virtual é uma forma rápida de avaliar o produto. Necessitará de atribuir recursos de hardware e armazenamento adequados para garantir que o GFI Archiver pode gerenciar o fluxo de s da sua empresa (o volume de s que envia e recebe). O GFI Archiver foi concebido para ser o menos invasivo possível e requer alterações mínimas em sua infraestrutura de , tornando mais fácil avaliá-lo e removê-lo quando terminar a versão de teste. GFI Archiver 1 Introdução 5

6 2 Fases da avaliação Recomendamos que avalie o GFI Archiver em três fases: FASE Fase 1: Funcionamento inicial Fase 2: Definir políticas Fase 3: Maximizar os benefícios para seu negócio DESCRIÇÃO Configure o GFI Archiver e inicie o arquivamento de s. Assim que estiver funcionando, é possível começar a personalizar o GFI Archiver para que este cumpra as políticas organizacionais e ajude a gerenciar caixas de correio. O arquivamento não é somente armazenar s. Descubra formas de analisar os dados armazenados em s para tomar decisões de negócio mais inteligentes. 2.1 Fase 1: Funcionamento inicial O GFI Archiver é fácil de configurar e ajustar e somente é necessário efetuar pequenas alterações à sua infraestrutura de existente. A única informação importante de que necessitará antes de começar é o número médio de s diários que deseja arquivar. Esta informação é usada para determinar o hardware e software necessários. Estão listados mais detalhes nos requisitos sugeridos na Guia do administradorgfi Archiver do disponível aqui Instalação e configuração inicial Instalar o GFI Archiver corretamente é fundamental para um teste bem-sucedido. Para instalar o GFI Archiver: 1. Determine os requisitos de hardware e software e garanta que estes são cumpridos tal como listado na Guia do administrador do GFI Archiver. 2. Instale o GFI Archiver. É possível efetuar a instalação no Microsoft Exchange ou no próprio servidor SBS, em um servidor separado ou em uma máquina virtual. Recomendamos o uso de uma máquina virtual para a versão de teste do GFI Archiver. 3. Configure seu armazenamento de . O GFI Archiver 2012 gerencia os Archive Stores em seu nome. Por exemplo, quando são recebidos novos s, novos Archive Stores são automaticamente criados. Se um Archive Store estiver cheio, será automaticamente criado um novo. 4. Configure a forma como são criados armazenamentos do arquivo morto. Siga o assistente simples para definir o tipo de banco de dados que o GFI Archiver usará para configurar novos armazenamentos do arquivo morto. Se deseja somente avaliar o produto, sugerimos que selecione o banco de dados do GFI Archiver. Porém, na maioria das opções de implantação reais, o Microsoft SQL Server Express é recomendado. 5. Configure o Microsoft Exchange. Dependendo do ambiente de , o GFI Archiver poderá configurar automaticamente o Microsoft Exchange por você como parte do Post Install Wizard. 6. Selecione contas de teste para arquivamento. 7. Revise o painel do GFI Archiver para ver uma visão geral de sua configuração. A partir daqui, é possível verificar os armazenamentos do arquivo morto individuais para confirmar se o está realmente arquivado. GFI Archiver 2 Fases da avaliação 6

7 Para mais detalhes sobre a instalação e configuração do GFI Archiver, consulte o Guia do administrador disponível para download no link: DownloadDocumentation. Nossa equipe de suporte técnico está sempre pronta para ajudá-lo com qualquer problema ou responder a qualquer questão que tenha ao instalar e usar o produto: 2.2 Fase 2: Políticas organizacionais O GFI Archiver está agora configurado e arquivando s para os usuários selecionados. Neste momento, é possível começar a estabelecer as regras de acesso de usuários e as políticas de arquivamento de forma a satisfazer suas necessidades Controle de acesso O acesso de usuários às caixas de correio arquivadas pode ser configurado conforme sua configuração organizacional existente. A página Access Control acessível a partir da guia Configuration permite configurar os usuários ou grupos do Active Directory (AD) que têm acesso às caixas de correio. Captura de tela 1: Página Access Control Aqui está um exemplo que poderá experimentar: É possível começar por permitir a um usuário o acesso à caixa de correio de outro usuário. Esta situação é comum; atribuir a caixa de correio de um funcionário anterior a outro funcionário, por exemplo. Para configurar este acesso: 1. Acesse Configuration > Access Control. 2. Clique em Configure User Access Control e insira o nome de usuário no Active Directory (AD) do usuário que receberá acesso e, em seguida, o usuário do AD que terá sua caixa de correio acessada. 3. Para confirmar que o acesso foi concedido, efetue logon no GFI Archiver como esse usuário e, na guia Archive, adicione a caixa de correio de outro usuário a partir do campo Search mailbox to add. Igualmente, é possível configurar o GFI Archiver para fornecer a um gerenciador o acesso às caixas de correio de um grupo ou departamento inteiro Políticas de retenção As políticas de retenção podem ser usadas para ajudar a controlar os custos de armazenamento. Também são ferramentas importantes para ajudar sua organização a cumprir as leis e regulamentos de retenção e proteção de dados. As políticas de retenção podem se basear em alguns critérios diferentes, incluindo a idade da mensagem, o remetente, destinatário, conteúdo da mensagem e tipo de anexo. O GFI Archiver também oferece o que é conhecido como "Legal Hold" garante que nenhum é excluído durante a retenção caso algum precise ser recuperado Implantar o Outlook Connector Uma das principais razões para encontrar uma solução de arquivamento de s é a necessidade de excluir arquivos PST, mas garantir que os usuários têm acesso a s antigos. O GFI Archiver soluciona este problema permitindo que os usuários acessem seus s arquivados via uma interface da Web ou a partir do Microsoft Outlook usando o Outlook Connector. GFI Archiver 2 Fases da avaliação 7

8 Durante a versão de teste, é possível implantar o Outlook Connector em usuários de teste selecionados manualmente, usando a Política de grupo ou uma ferramenta de implantação de aplicativo de terceiros, como o GFI LanGuard. Captura de tela 2: Guia Outlook Connector Assim que o Outlook Connector tiver sido implantado, os s arquivados serão claramente visíveis no Outlook e aparecerão tal como em outra caixa de correio ou pasta, por isso será pouco necessário o treinamento do usuário final quando tudo estiver funcionando. Com o Outlook Connector instalado, os usuários podem ver os s arquivados conforme a idade configurada. Os s arquivados podem ser abertos, respondidos e arrastados e soltos na caixa de correio tal como os s normais Acesso remoto O GFI Archiver fornece aos usuários três formas de acessar s arquivados: Interface do usuário da Web (UI) do GFI Archiver, acessível a partir de qualquer navegador moderno. GFI Archiver 2 Fases da avaliação 8

9 Outlook Connector para integração nativa do Outlook. A partir de qualquer cliente/dispositivo habilitado por IMAP. O servidor IMAP deve ser habilitado na página de configuração do GFI Archiver para usar este recurso. Todos os métodos permitem o acesso a usuários na rede interna e fora do firewall. Para usuários internos: A URL para a UI da Web do GFI Archiver precisa ser publicada e deve estar acessível a partir de qualquer endereço IP da rede interna. O Outlook Connector precisa ser implantado nos desktops dos usuários onde o Microsoft Outlook está instalado. Para conexões IMAP, o usuário pode configurar o cliente IMAP navegando para a página Client Access na interface do usuário da Web do GFI Archiver e seguindo as instruções na tela. Para que usuários externos acessem a UI do GFI Archiver, o Outlook Connector ou para usar IMAP, é necessário configurar o firewall para permitir acesso externo à URL interna do GFI Archiver O que é possível alcançar com o GFI Archiver Assim que tiver instalado o GFI Archiver, é possível começar a usar o produto imediatamente. Aqui estão algumas coisas que poderá experimentar. OPÇÃO Arquivar de forma seletiva os s dos usuários Pesquisar todos os s e anexos Rotular s automática ou manualmente para efeitos legais ou outros Conectar o GFI Archiver ao Microsoft Outlook e integrar seu arquivo facilmente com seus s existentes Entender como o GFI Archiver pode funcionar usando o SQL Express e NTFS Eliminar as dores de cabeça associadas ao gerenciamento de arquivos PST Usar o recurso Access Control para reter informações valiosas Tomar decisões mais inteligentes minando e analisando os dados armazenados no seu DESCRIÇÃO Decida que s gostaria de arquivar e quais não gostaria de manter. Por exemplo, pode escolher não arquivar s de notificação enviados automaticamente por seus sistemas centrais, ao passo que gostaria de manter todos os s recebidos de seus parceiros de negócios. Experimente usar palavras-chave diferentes e veja como é fácil encontrar s antigos. Para anexos, o GFI Archiver suporta mais de 140 formatos de arquivo diferentes. É possível rotular s por nome de projeto, departamento da empresa ou outra convenção de nomenclatura adequada à sua organização. Mostre aos usuários como é fácil encontrar seus s arquivados. Veja como todos os s e anexos são eficazmente armazenados em uma localização central. Mostre aos usuários como é fácil e rápido pesquisar e restaurar um excluído. Considere o tamanho do seu negócio e fluxo de s para determinar se necessitará das dispendiosas licenças do SQL Server. Veja como pode manter as suas cotas existentes da caixa de correio Exchange fornecendo aos usuários uma caixa de correio virtualmente ilimitada sem o problema do armazenamento e desempenho de arquivos PST. Atribua a caixa de correio de arquivamento a outro usuário de forma a retêla no caso de o funcionário abandonar a organização. Use os relatórios do MailInsights para monitorar os s da empresa e aumentar a eficiência de sua força de trabalho. GFI Archiver 2 Fases da avaliação 9

10 2.3 Fase 3: Maximizar os benefícios para seu negócio Assim que o GFI Archiver estiver funcionando e armazenando eficientemente seu corporativo, a etapa seguinte é usar a informação contida no arquivo de s para ajudar você a gerenciar o negócio. Um componente integral do GFI Archiver é a ferramenta de relatórios do MailInsights, que o ajuda a identificar possíveis falhas de segurança, riscos legais e problemas de produtividade, extraindo dados importantes do seu arquivo de s Configurar relatórios do MailInsights Os relatórios do MailInsights ajudam a identificar problemas de negócio ao extrair dados valiosos de seu arquivo de s. É possível criar uma amostra de relatório ou preparar relatórios com base nos dados gerados por sua própria versão de teste. Clique apenas nas opções de relatório no painel MailInsights. Aqui você tem acesso a vários relatórios pré-configurados. Os relatórios disponíveis são: NOME DO RELATÓRIO Fluxo de comunicação WebMail Use Responsiveness Uso dos armazenamentos Contas inativas Palavras inadequadas Remetentes de spam interno Fora do horário de atendimento Detecção de vazamento de dados Pesquisa de emprego Pesquisa de frases User Traffic DESCRIÇÃO Monitore os padrões de comunicação do usuário/grupo dentro e fora da organização. Identifique os usuários principais trocando com serviços de webmail. Identifica possíveis vazamentos de dados e uso inapropriado de s. Tenha uma melhor percepção do tempo médio que um usuário demora a responder a s internos e externos. Entenda o impacto dos anexos nos custos de armazenamento de s. Crie políticas de retenção adequadas para controlar o espaço relacionado ao armazenamento de s. Apresenta uma lista de contas de usuários que receberam s, mas que não responderam dentro do tempo especificado. Rastreie linguagem inadequada em s que viole as políticas da empresa. Descubra que usuários internos têm tendência a incluir demasiados destinatários nos campos Para/CC/CCO. Apresenta uma lista de contas de interno com a atividade de envios fora do horário de atendimento. Detecte comportamentos que poderão necessitar de mais investigação. Identifique s com números de cartão de crédito grandes e números da segurança social americanos ou outros documentos e informações confidenciais. Identifique s enviados e recebidos que contenham currículos ou que sejam endereçados a sites de pesquisa de emprego. Pesquise termos ou frases específicos nos s arquivados. Veja o número de s trocados entre usuários selecionados ou grupos e respectivos contatos. GFI Archiver 2 Fases da avaliação 10

11 NOME DO RELATÓRIO Topics Performance Indicators Relatório de s grandes DESCRIÇÃO Lista temas e palavras comuns encontradas nos s trocados entre usuários selecionados ou grupos e respectivos contatos. Analise s enviados e recebidos para classificar a produtividade dos usuários de acordo com um conjunto de indicadores de desempenho predefinidos. Identifique s grandes que possam estar ocupando espaço indesejado em seu arquivo. Os anexos de são classificados conforme categorias específicas. Siga estas etapas simples para configurar seus próprios relatórios do MailInsights: 1. Selecione a guia MailInsights. 2. Clique no relatório que gostaria de executar. 3. Selecione o período de tempo, grupos de usuários e destinatários do relatório. 4. Clique para enviar ou selecionar os critérios de agendamento. OBS. Poderá saber mais sobre os relatórios do MailInsights em IMPORTANTE É possível desativar este módulo em países (como a Alemanha) que estão vinculados por leis de privacidade e proteção de dados que restringem o acesso a comunicações de . GFI Archiver 2 Fases da avaliação 11

12 3 Resumo Neste guia, apresentamos a forma mais fácil e rápida de instalar e executar sua versão de teste do GFI Archiver, com cenários para demonstrar como resolver desafios de negócio específicos. O GFI Archiver automatiza o processo de instalação e configuração onde possível. Instalar o aplicativo em um ambiente virtual, possivelmente isolado do seu ambiente real, garante que sua versão de teste será executada adequadamente, será transparente para os usuários finais e não constituirá qualquer risco para a sua infraestrutura existente. Se tiver alguma questão ou procurar suporte adicional durante sua versão de teste, entre em contato conosco em: ou ligue para um dos números abaixo. GFI Archiver 3 Resumo 12

13 EUA, CANADÁ E AMÉRICA DO SUL E CENTRAL 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, EUA Telefone: +1 (888) Fax: +1 (919) REINO UNIDO E REPÚBLICA DA IRLANDA Magna House, London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, Reino Unido Telefone: +44 (0) Fax: +44 (0) EUROPA, ORIENTE MÉDIO E ÁFRICA GFI House, Territorials Street, Mriehel, BKR 3000, Malta Telefone: Fax: AUSTRÁLIA E NOVA ZELÂNDIA 83 King William Road, Unley 5061, Austrália do Sul Telefone: Fax:

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