PROCESSO ELETRÔNICO TCE-RS

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1 PROCESSO ELETRÔNICO 2013 TCE-RS

2 PROCESSO ELETRÔNICO NO TCE-RS: UMA REALIDADE A implantação do processo eletrônico no Tribunal de Contas do Estado (TCE-RS) é uma das ações estratégicas adotadas pela instituição com o objetivo de contribuir para a promoção da garantia constitucional da duração razoável do processo e da celeridade da sua tramitação. A virtualização terá reflexos também na redução de custos, na área ambiental e nas atividades burocráticas. Além disso, a medida irá possibilitar a alocação de servidores hoje na área-meio do TCE-RS para as atividades de controle e fiscalização. Ao permitir a comunicação eletrônica entre o Tribunal e seus jurisdicionados, através da Internet, o sistema promove a agilização dos atos processuais, contribuindo para a redução do trânsito de documentos em papel e para maior segurança na tramitação dos processos. A diminuição das rotinas formais contribuirá decisivamente para que se aperfeiçõe a análise desenvolvida em cada expediente que tramita na Casa. Com a implantação do processo eletrônico, o Tribunal de Contas pretende aproximar, integrar e inserir todos os agentes e órgãos ligados à sua atuação (administradores públicos, advogados, terceiros interessados, Ministério Público de Contas, procuradorias e outros), visando à máxima efetividade do controle externo. O e-tcers será acessado pela Internet, no endereço eletrônico - 2

3 Vantagens do e-tcers. celeridade a fim de se assegurar a garantia constitucional da duração razoável do processo. aumento da velocidade de comunicação dos atos processuais. redução de custos e de impactos ambientais. desenvolvimento de atividades em ambiente único de trabalho. possibilidade de acesso remoto. acesso compartilhado e atuação concomitante na instrução de processos

4 Certificado Digital Os documentos eletrônicos produzidos no TCE-RS têm garantia de autenticidade, integridade e autoria assegurada mediante utilização de assinatura digital baseada em certificado digital e carimbo de tempo. Todos os documentos assinados no ambiente do e-tcers recebem carimbo de tempo emitido por equipamento de protocolo eletrônico sincronizado com o Observatório Nacional. Os atos e termos do processo produzidos por meio eletrônico são admitidos mediante uso de assinatura digital, sendo obrigatório o cadastramento prévio do usuário externo no TCE-RS. - 4

5 Cadastramento O cadastramento é ato pessoal, realizado mediante procedimento que assegura a adequada identificação do interessado e de seu procurador, se houver. Ao cadastrado, é atribuído registro e meio de acesso ao sistema, preservando o sigilo, a identificação e a autenticidade de suas comunicações. A autorização do cadastramento e a consequente liberação dos serviços disponíveis no e-tcers dependem de prévia aprovação por parte do Tribunal de Contas, a qual será concedida após análise do atendimento dos requisitos necessários ao cadastramento e da verificação da legitimidade do usuário externo para acessar o serviço solicitado. O cadastramento pode ser realizado por meio do SISCAD, ou pessoalmente no Serviço de Suporte. O SISCAD é o sistema através do qual o administrador, ou o agente público por ele designado, gerenciará o cadastro de pessoas vinculadas ao órgão ou à entidade pela qual é responsável, inclusive em relação às permissões de acesso aos sistemas de controle externo do TCE-RS.

6 Intimação dos atos processuais As intimações dos membros do Ministério Público junto ao Tribunal de Contas e dos usuários externos cadastrados serão feitas de forma eletrônica, à exceção de situações que, por lei, exigirem tratamento diferenciado. Após a publicação no Diário Eletrônico, os interessados, advogados e membros do Ministério Público junto ao Tribunal de Contas serão obrigatoriamente intimados por meio eletrônico. A intimação será considerada realizada no dia em que o respectivo agente efetivar a consulta eletrônica ao teor do documento, certificando-se nos autos a ocorrência do evento. Quando a consulta eletrônica ocorrer em dia não útil, a intimação será tida como realizada no primeiro dia útil seguinte. Caso a consulta eletrônica não se efetive em até dez dias corridos, contados da data de seu envio pelo TCE-RS, a intimação será considerada automaticamente realizada. - 6

7 Comunicação por e SMS Em caráter complementar, o TCE-RS enviará correspondência eletrônica e/ou Short Message Service SMS, comunicando o envio da intimação e a abertura automática do prazo processual, aos usuários externos que tiverem manifestado interesse pelos serviços. Quando, por motivo técnico, for inviável o uso do meio eletrônico para a realização de intimação, ou nos casos em que a lei exigir intimação por meio de comunicação postal com aviso de recebimento, será procedida a digitalização do documento físico e a respectiva autenticação, mediante assinatura digital. Consideramse realizados os atos processuais por meio eletrônico no dia e hora do seu envio ao e-protocolo, com a emissão do respectivo recibo.

8 Envio de documentos por meio eletrônico Os documentos e petições enviados pelo usuário externo por meio eletrônico serão preliminarmente avaliados pelo Setor de Expedição e Protocolo SEP, que poderá: rejeitá-los, quando não se tratar de documentação pertinente ao TCE-RS; ou solicitar o seu reenvio, no prazo de cinco dias, renovável por igual período. No caso de reenvio de documentos, será considerada a data da primeira remessa, para efeitos legais. Quando a petição eletrônica for enviada para atender ao prazo regimental, serão consideradas tempestivas as petições transmitidas até as 24 (vinte e quatro) horas do último dia do prazo, ressalvada a ocorrência de eventuais indisponibilidades técnicas do sistema e-tcers. - 8

9 Indisponibilidade técnica do sistema A hipótese de indisponibilidade técnica do sistema e-tcers, devidamente atestada pelo TCE-RS, implica a prorrogação automática do término do prazo regimental para o primeiro dia útil seguinte à resolução do problema, em consonância com o 2º do artigo 10 da Lei Federal nº , de Havendo indisponibilidade do serviço de protocolo eletrônico e-protocolo no Portal do TCE-RS, devem ser adotadas as seguintes providências: - nas interrupções programadas e determinadas por autoridade competente do TCE-RS, as medidas indicadas no ato que as anunciar; e nos demais casos, o registro da ocorrência no Portal TCE-RS, com a indicação da data e hora do início e do término da indisponibilidade técnica; - não é considerada indisponibilidade técnica a impossibilidade de acesso ao protocolo eletrônico e-protocolo no Portal TCE que decorrer de falha nos equipamentos e nas soluções de tecnologia de informática dos usuários externos ou em suas conexões com a Internet;

10 - a petição ou documento em papel poderão ser recebidos no Tribunal pelo setor competente, sendo posteriormente digitalizados e inseridos no sistema pela unidade protocoladora (ver pág. 16). O TCE-RS manterá equipamentos de digitalização e de acesso à rede mundial de computadores à disposição dos usuários externos, para entrega de documentos e peças processuais. Etapas de funcionamento Os documentos serão recebidos pelo TCE- RS preferencialmente em meio eletrônico e devem atender aos requisitos de autenticidade, integridade, temporalidade e validade jurídica preconizados pela ICP-Brasil, bem como outros que venham a ser indicados pelo próprio Tribunal. O processo eletrônico será formado a partir da autuação eletrônica de documentos enviados pelos jurisdicionados, documentos resultantes do envio de dados e informações recebidos pelo TCE-RS por meio dos seus sistemas corporativos, documentos digitalizados e documentos produzidos eletronicamente e inseridos pelo próprio Tribunal. - 10

11 Quando o interessado comparecer diretamente ao Setor de Expedição e Protocolo SEP, os documentos serão digitalizados e assinados por usuário interno que lhes garantirá fé pública, atestando sua autenticidade, integridade e validade jurídica (ver pág. 16). Os documentos produzidos em meio eletrônico, assinados digitalmente e juntados aos autos em qualquer etapa do processo, serão considerados originais, para todos os efeitos legais. Os documentos digitalizados e certificados digitalmente, quando juntados aos autos, têm a mesma força probante dos originais, salvo alegação fundamentada de adulteração, ocorrida antes ou durante o processo de digitalização, na forma da lei processual em vigor. Requisitos do processo eletrônico São requisitos do processo eletrõnico: ser integralmente eletrônico, ressalvada a existência de documentos físicos vinculados ao processo, nos termos do artigo 22 desta Resolução;

12 ser formado de maneira cronológica e sequencial, com numeração contínua de peças, não cabendo o desdobramento em volumes; possibilitar a consulta a conjuntos segregados de peças processuais; permitir a vinculação entre processos, em casos de recursos, apensamentos, monitoramentos e outras situações que requeiram autuação de novo processo a partir de um processo de origem, possibilitando a consulta a partir de qualquer deles; ter atos processuais realizados preferencialmente em meio eletrônico, com autenticação assegurada por assinatura digital, realizada com certificado digital válido, expedido por autoridade certificadora vinculada à ICP- Brasil e com temporalidade garantida mediante carimbo de tempo fornecido por equipamento de protocolo eletrônico sincronizado com o Observatório Nacional; permitir a inserção de documentos digitalizados, com autenticação garantida mediante assinatura digital; e propiciar consulta a arquivos eletrônicos que originaram peça processual, desde que disponíveis para o TCE-RS, de modo a possibilitar a utilização de suas funcionalidades, observado o grau de confidencialidade atribuído às informações, em consonância com as normativas do Tribunal. - 12

13 Como enviar um protocolo eletrônico O usuário, no momento da solicitação de protocolo, deverá: preencher os campos obrigatórios contidos no e-protocolo; fornecer sua qualificação e, se for o caso, de seu advogado; realizar o acompanhamento da divulgação no endereço eletrônico do TCE-RS, nos períodos em que o serviço não estiver disponível; enviar, sob pena de rejeição, as peças essenciais do respectivo processo e documentos complementares. Requisitos para o envio de documentos Os documentos a serem enviados devem observar as seguintes características: - estar em arquivos distintos no formato PDF de, no máximo, 3 MB (três megabytes); - obedecer à ordem em que deverão aparecer no processo; - não conter vírus ou ameaças que possam comprometer a confidencialidade, disponibilidade e integridade do sistema e-tcers.

14 O e-protocolo fornecerá recibo eletrônico dos documentos e atos processuais praticados pelas partes ou pelos peticionários, o qual conterá informações relativas à data e à hora da prática do ato, à sua natureza, à identificação do processo, se houver, e às particularidades de cada arquivo eletrônico enviado. Os documentos protocolados no Serviço de Expedição e Protocolo SEP por quem não seja parte ou advogado habilitado a atuar no processo serão convertidos para meio eletrônico e submetidos à apreciação do conselheiro relator, o qual poderá determinar sua juntada. O apensamento de processo em papel a autos eletrônicos deve ser precedido da conversão do processo para meio eletrônico. Os originais de documentos e objetos convertidos em arquivos eletrônicos registrados no e-tcers permanecerão arquivados e preservados até o trânsito em julgado da decisão, devendo estar acessíveis aos interessados quando solicitados. Vencido o prazo, será dada ciência aos interessados de que os documentos e objetos deverão ser retirados em trinta dias. Não sendo retirados, o TCE-RS fica autorizado a eliminar documentos e objetos que tenham ficado sob sua guarda, sendo vedada sua remessa ao Setor de Arquivo SEARQ, salvo se esses revestirem-se de valor histórico. - 14

15 Juntada de documentos Os pedidos de juntada de documentos e de desentranhamento de peça processual dos autos eletrônicos serão realizados: mediante requerimento do interessado ou de unidade do TCE-RS, com autorização do conselheiro relator; por determinação do Presidente ou do conselheiro relator, nos processos de suas respectivas competências. A juntada e o desentranhamento de peças implicam registro eletrônico. Consulta aos documentos A consulta à íntegra dos autos de processos eletrônicos pelo Portal do TCE-RS poderá ser realizada pelos usuários externos devidamente cadastrados. O Tribunal de Contas manterá registro eletrônico de todas as consultas realizadas por meio do sistema e-tcers, devendo constar a identificação do usuário, data e hora.

16 Encerrado o processo, os autos serão saneados e arquivados eletronicamente em banco de dados. A consulta aos autos eletrônicos arquivados se dará da mesma forma como se estivessem em movimento e sua reativação será feita de ofício ou mediante petição dos usuários externos, sem despesas de desarquivamento. Os autos eletrônicos arquivados ficarão sujeitos aos procedimentos de gestão documental, incluindo eliminação depois de cumpridos os requisitos estabelecidos em normativa do TCE-RS. O atendimento às solicitações de informações ou de cópias e o pedido de certidões serão realizados preferencialmente por meio eletrônico. - 16

17 Prazo Após 1º de janeiro de 2015, nenhum documento encaminhado pelos jurisdicionados será recebido em meio físico. A conversão de processo físico para o meio eletrônico observará os requisitos de segurança da informação necessários à garantia da fidedignidade da versão eletrônica das peças processuais digitalizadas. Processos convertidos Após o trânsito em julgado da última decisão proferida nos processos convertidos, poderão ser extraídas cópias em papel do respectivo conteúdo eletrônico, as quais serão anexadas ao processo físico e, assim, encaminhadas para a destinação final, se a natureza dos mesmos assim o exigir. Recuperação de informações A Supervisão de Informática (SINF) do TCE-RS irá assegurar meios de recuperação, em caso de perda de informação, e a preservação integral de documentos e processos eletrônicos, incluindo cópias de segurança.

18 Glossário Assinatura Digital: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com o objetivo de assinar determinado documento. Autoridade Certificadora: entidade autorizada a emitir, suspender, renovar ou revogar certificados digitais, bem como a emitir lista de certificados revogados, estando obrigada a manter registro de suas operações. Carimbo de Tempo: mecanismo que indica, em todo e qualquer documento e/ou transação eletrônica, o momento em que o evento ocorreu, baseando-se na hora oficial brasileira fornecida pelo Observatório Nacional. Certificado Digital: arquivo eletrônico que contém dados individuais de pessoa ou de instituição e um par de chaves criptográficas utilizados para comprovar identidade em ambiente computacional. Certificado Digital do tipo A3: certificado em que a geração e o armazenamento das chaves criptográficas são feitos em mídias do tipo cartão inteligente ou token, observando-se que as mídias devem ter capacidade de geração de chaves e ser protegidas por senha ou hardware criptográfico aprovado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira ICP-Brasil. - 18

19 Certificação Digital: conjunto de procedimentos que asseguram a integridade das informações e a autoria das ações realizadas em meio eletrônico, mediante assinatura digital. Cópia Eletrônica: o documento eletrônico resultante da digitalização de documento físico. Conversão de Autos Processuais em Papel para Meio Eletrônico: execução de procedimento que envolve a digitalização do processo objeto da conversão, a inclusão dos arquivos resultantes da digitalização como peças do respectivo processo e a inserção, tanto na versão papel quanto na versão eletrônica, de termo que ateste a fidedignidade da versão eletrônica. Documento Eletrônico: documento armazenado sob a forma de arquivo eletrônico, inclusive aquele resultante de digitalização, devendo conter, quando cabível, a respectiva assinatura digital. e-comunicações: módulo do e-tcers que gerencia as comunicações eletrônicas entre o TCE-RS e os usuários externos. e-doc: módulo do e-tcers que gerencia os documentos eletrônicos de origem externa enquanto estiverem sendo apreciados pelo Tribunal.

20 e-proc: módulo do e-tcers que gerencia os processos eletrônicos de controle externo. e-protocolo: módulo do e-tcers que tem por finalidade receber documentos físicos ou eletrônicos via Internet ou no Setor de Expedição e Protocolo SEP do TCE-RS e disponibilizá-los ao e-doc, quando for o caso. Gerente de Sistema: servidor do TCE-RS responsável por definições relativas a processos de trabalho, regras de negócio, requisitos e utilização de determinada solução de tecnologia da informação. Gestão Documental: conjunto de procedimentos que objetiva garantir a produção, manutenção e preservação, ao longo do tempo, de documentos fidedignos, autênticos, acessíveis e compreensíveis, independentemente da forma ou do suporte no qual a informação tenha sido armazenada. Indisponibilidade Técnica: interrupção de acesso ao protocolo eletrônico (e-protocolo), certificada pelo administrador do sistema no Portal do TCE-RS, decorrente de manutenção programada, de falha nos equipamentos ou nos serviços de tecnologia da informação TI providos pelo Tribunal ou, ainda, de falha na conexão do Tribunal com a Internet. - 20

21 Mesa de Trabalho: módulo do e-tcers que gerencia, de forma centralizada, o acesso e a execução de operações relativas aos objetos do processo eletrônico. Mídia de Armazenamento do Certificado Digital: dispositivos portáteis, como os tokens, que contêm certificado digital e são inseridos no computador para efetivar a assinatura digital. Processo Eletrônico: conjunto de entradas, saídas e movimentações de documentos em formato eletrônico com validação por intermédio de certificação digital, arquivados em banco de dados corporativo com identificação única. Unidade Competente: serviço com competência para tratar o documento. Usuário Externo: qualquer pessoa física ou jurídica que tenha acesso, de forma autorizada, mediante cadastramento prévio, a informações produzidas ou custodiadas pelo TCE-RS e que não seja caracterizada como usuário interno. Usuário Interno: todo aquele que, por força de suas atribuições funcionais, tenha acesso, de forma autorizada, a informações produzidas ou custodiadas pelo TCE-RS.

22 Equipe do Processo Eletrônico TCE-RS Conselho Deliberativo Cristina Assmann Tarcísio Franco Dal Ri Luís Carlos Carvalho Valtuir Pereira Nunes Victor Luiz Hofmeister Sandro Correa de Borba Roberto Carlos Sasso Ponsi Sandro Trescastro Bergue Frederico Goldshmidt Neto Verônica Gularte e Souza Comissão Executiva Cesar Correa Becker Luis Carlos Carvalho Regina Helena A.S. Frank Equipe de Normatização Ana Lucia Pereira Elenis Bazacas Correa Marilucia Rodrigues Equipe da Infraestrutura Alexandre Porto Debeluck Ricardo Menna Barreto Valdir Rossi Belmonte Filho Equipe Aspectos Técnicos do Sistema Felipe Pereira Silveira Gabriel Lühers Graça José Olavo S.Borges da Costa Luis Henrique G. de Oliveira Equipe de Comunicação Priscila Pinto Oliveira Tatiana Rodrigues da Costa Caren Letícia Giacomelli Equipe de Capacitação Interna e Externa Adriana Sefrin F. da Silva Carina M de L. Franceschini Eduardo Machado Macalão Equipe de Acervo Eduviges Rogerio de Souza Denize Acauan Pizzato Marília Catarina V. Santos Equipe de Construção do Sistema Alexandre Porto Debeluck Jairo Pivetta Flavio Franco Knob - 22

23 - TRIBUNAL DE CONTAS DO ESTADO - RS Sede - Palácio Flores da Cunha Rua Sete de Setembro, 388 Anexo - Prédio Hercílio Domingues Rua Bento Martins, Centro Histórico Fone: (51) Fax protocolo: (51) Porto Alegre - RS

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