SPED CONTÁBIL. Documento. Versão Liberada em Abril/2015

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1 Documento SPED CONTÁBIL Versão Liberada em Abril/205 SPED CONTÁBIL O SPED Contábil visa à substituição da emissão de livros contábeis (Diário e Razão) em papel pela sua existência apenas digital. Os livros Diário e Razão serão representados por um mesmo conjunto de informações. A fim de atender as exigências da legislação vigente no Brasil, o ERP Pirâmide irá proporcionar a geração deste arquivo digital a ser enviado para a Receita Federal. Desta forma, este documento tem por objetivo detalhar as implementações realizadas no ERP Pirâmide; como também esclarecer os procedimentos a serem tomados para proporcionar a geração do arquivo digital.

2 SUMÁRIO SPED Contábil...3 Procedimentos para Configuração...3 Configurações no Módulo Contábil SPED Contábil...3 Conta Contábil...3 Demonstrações Contábeis...20 Geração do Registro J800 - Outras Informações do SPED Contábil...36 Procedimentos para a geração e envio do arquivo do SPED Contábil...36 Validador do SPED Contábil

3 SPED Contábil O SPED Contábil é um processo que permite a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes arquivos digitais. O Sistema Público de Escrituração Digital SPED exige o envio digital dos seguintes livros: Diário, Razão, Balancetes Diários, Balanços, Fichas de Lançamento e Auxiliares. No ERP Pirâmide, as informações contábeis serão geradas mediante utilização do Exportador de Dados no Módulo Administrador, onde será gerado um arquivo texto no formato especificado no anexo único à Instrução Normativa. O arquivo gerado será submetido ao Programa Validador e Assinador PVA fornecido pela Receita Federal. Para a utilização do SPED Contábil, o usuário deverá realizar configurações no Módulo Contábil e Administrador e proceder com a geração do arquivo no Exportador de Dados, denominado SPED SPED Contábil (menu: Módulo Administrador Importação/Exportação Pré-Definidas Exportador de Dados). Este tópico do manual tem como finalidade explicar os procedimentos para a realização do processo de configuração e geração das informações contábeis para o SPED. A estrutura do arquivo será composta pelos blocos 0 Abertura, Identificação e Referências, I Lançamentos Contábeis, J Demonstrações Contábeis e 9 Controle e Encerramento do Arquivo Digital. Procedimentos para Configuração A seguir serão mencionados os procedimentos para a configuração das informações necessárias para a geração do arquivo do SPED. Importante destacar que além das instruções contidas neste manual é necessário também que o usuário utilize o Manual de Orientação do Layout da Escrituração Contábil Digital, disponível no site da Receita Federal ( Configurações no Módulo Contábil SPED Contábil Conta Contábil As contas contábeis fazem parte do registro I050(Plano de Contas) no SPED Contábil para gerar o arquivo texto, assim, para atender este registro deverá ser realizado o preenchimento do campo Natureza da Operação no Cadastro de Contas (menu: Módulo Financeiro Contabilidade Cadastros Contábeis Planos de Contas Contas Botão ). 3

4 Figura - Janela Inclusão da Conta As Naturezas das Operações reconhecidas pelo SPED são: 0 Contas de ativo, 02 Contas de passivo, 03 Patrimônio líquido, 04 Contas de resultado, 05 Contas de compensação, 09 Outras. O preenchimento deste campo deverá ser feito de forma coerente para evitar críticas na validação do arquivo. A informação do Grupo e Natureza da subconta deve ser preenchida de acordo com a forma existente na empresa. Exemplo: Conta contábil...0: contas do ativo : contas do ativo : contas de compensação, neste caso a natureza correta é Contas de ativo. Informações Importantes: O preenchimento do campo Natureza da Operação poderá ser feito via banco de dados através de um script; 4

5 Abaixo segue um exemplo para uma empresa que possui os seguintes grupos de contas contábeis: - Ativo, 2 - Passivo, Patrimônio Líquido, 3 - Receitas, 4 Despesas, 5 Resultado. update contas set cod_nat= 0 where conta like % ; update contas set cod_nat= 02 where conta like 2% ; update contas set cod_nat= 03 where conta like 2.4% ; update contas set cod_nat= 04 where conta like 3% ; update contas set cod_nat= 04 where conta like 4% ; update contas set cod_nat= 04 where conta like 5%. Como cada empresa possui o seu plano de contas, o script deverá ser ajustado para atender a sua classificação contábil. Plano Referencial O plano referencial trata-se de um plano de contas padrão, disponibilizado pela Receita Federal, com base na DIPJ para que as empresas, se assim desejarem, por não ser um registro obrigatório, efetuem a associação das suas contas contábeis analíticas às contas do plano referencial. Refere-se ao registro I05 (Plano de Contas Referencial) no arquivo texto. Entidade de Controle O usuário deverá verificar se a entidade responsável pela arrecadação está cadastrada (Banco Central do Brasil), caso contrário, realizar a inclusão da Entidade Responsável pela Atualização do Plano de Contas Referencial (menu: Cadastros Contábeis Plano de Contas Plano Referencial Entidade de Controle). A entidade responsável pelo plano de contas das informações solicitadas pelo SPED Contábil será carregada automaticamente após a migração. Vale ressaltar que a última entrega referente o Ano de 203, a responsabilidade era da Secretaria da Receita Federal. Figura 2 - Janela Entidade responsável pela manutenção do plano de contas referencial Plano de Contas Na tela abaixo serão exibidas as contas do plano referencial, que estão em conformidade com a última alteração liberada pela Receita Federal no ano de 2009, na qual as contas passaram a ter período de vigência. Para atender a vigência das contas na atualização do sistema as contas 5

6 vigentes passaram a ter como data de Validade Inicial 0/0/2008 e Validade Final 3/2/2050 e as vencidas 0/0/2008 e 3/2/2008. Além disso, disso será possível consultar uma(s) conta(s) específica(s) por meio do plano referencial desejado(s) preenchendo os campos de filtros Tab. Ref. Inicial e/ou Final. Para realizar atualizações/manutenções no Plano de Contas Referencial da entidade de controle, o usuário deverá acessar a tela Plano de Contas Referencial (menu: Módulo Contábil Cadastros Contábeis Plano de Contas Plano Referencial Plano de Conta). Essa tabela deve ser associada ao Plano de contas Referencial, de acordo com o segmento de cada empresa. Quebrando por dois grupos de Contas as contas que irão compor o Balanço Patrimonial e as que farão parte do Demonstrativo do Resultado do Exercício. Figura 3 - Janela Plano de Contas Referencial 6

7 Na tela abaixo será possível incluir e/ou alterar novas contas, no caso de mudanças no plano, bem como efetuar a associação das contas contábeis da empresa às contas do plano referencial através da (menu: Módulo Financeiro - Contabilidade Cadastros Contábeis Plano de Contas Plano Referencial Plano de Conta). Para que o arquivo texto do SPED Contábil apresente nos registros I05 e I55 a conta vinculada a tabela referencial, deverá ser configurada tal tabela no campo Tab. Referencial no momento da inclusão da conta referencial. E também marcar a variável COD_TABELA Código da Tabela do Plano de Contas Referencial' e informar a referida tabela na coluna Valor como, por exemplo, L00A referente ao balanço patrimonial da empresa (menu: Módulo Administrador Importação/Exportação Configuráveis Exportador de Dados). Vale ressaltar que uma vez informada a tabela referencial, não haverá a possibilidade de alteração uma vez que o campo ficará desabilitado. Nesta tela deverão ser informadas as contas contábeis da empresa condizentes com a referencial. Clicando no botão o sistema liberará a linha para edição. Quando a conta contábil exigir centro de custo, todos deverão ser informadas, desta forma, as contas contábeis serão repetidas quantas vezes for necessárias. No campo Orientações constam as informações das contas que poderão ser associadas, de acordo com o layout oficial do SPED Contábil. Figura 4 - Janela Alteração da Contas Referencial Informações Importantes: Só será preciso associar as contas contábeis analíticas; 7

8 O arquivo texto é gerado com as contas contábeis que possuem movimento. Porém, para evitar problemas futuros no processo de validação do arquivo como, por exemplo, conta contábil não associada, centro de custo não associado, é aconselhável que todas as contas contábeis analíticas sejam associadas bem como os seus centros de custos; Uma conta contábil só pode ser associada a uma conta no plano referencial. Se a conta contábil exigir centro de custo, ela poderá ser associada a mais de uma conta no plano referencial desde que os centros de custos não sejam repetidos; A exclusão de uma associação é feita pela tela de alteração, na qual é preciso marcar com X a conta contábil a ser desassociada e clicar no botão gravar. Associação de Plano Referencial Na tela Associação do Plano de Contas Pirâmide com o Plano de Contas Referencial, deverá ser realizada a associação das contas contábeis do plano referencial às contas do plano de contas utilizado pela empresa. Não é necessário realizar a associação das contas sintéticas (menu: Cadastros Contábeis Plano de Contas Plano Referencial Associação Plano Referencial Botão ). Serão apresentados o período de vigência da associação das contas contábeis às contas do plano referencial. Na atualização do sistema para atender o prazo de vigência das contas do plano referencial, quando a empresa possuir associação de alguma conta contábil à conta do plano referencial, o período de associação 0/0/2008 a 3/2/2008 será criado automaticamente. Se a empresa não possuir associação, um período precisará ser criado, e para isto basta associar uma única conta através da tela Alteração da Contas Referencial. Destacando que poderá ser consultada a tabela referencial do plano de contas nesta tela. Figura 5 - Janela Associação do plano de contas pirâmide com o plano de contas referencial 8

9 Ao término do prazo de vigência um novo período de associação deverá ser criado. Para tanto, deve-se selecionar o último período e clicar no botão, assim o sistema exibirá a tela: Figura 6 - Janela Cópia de Associação Na qual o novo período deverá ser informado, como por exemplo, 0/0/206 a 3/2/206. Ao clicar no botão será exibida a mensagem: Desta forma, o sistema passará a ter uma nova associação, que poderá ser alterada, no caso de necessidade, através do botão. Manutenção- Associação do Plano de Contas Pirâmide com o Plano de Contas Referencial Na tela Manutenção - Associação do Plano de Contas Pirâmide com o Plano de Contas Referencial será permitido realizar a associação das contas contábeis da empresa ao plano de contas referencial de forma mais rápida. As contas contábeis da empresa são exibidas na tela ao clicar no botão. Através dos filtros contidos na tela o usuário poderá restringir as informações que serão exibidas. Os centros de custos também poderão ser exibidos na tela, para tanto é preciso marcar a opção Exibe do campo Centro de Custos. Assim, abaixo das contas contábeis analíticas 9

10 que exigem centros de custos, serão exibidos todos os seus centros de custos (código e descrição). Ao invés do código do centro de custo pode ser exibida a sua hierarquia ao marcar a opção Hierarquia. Na tela será exibida a tabela referencial do plano de conta. Onde também deverá ser realizado dois grupos de associações de contas contábeis, um para compor o Balanço Patrimonial e outro DRE. Figura 7 - Janela Manutenção-Associação do plano de contas pirâmide com o plano de conta referencial Para associar a conta contábil da empresa à conta do plano referencial, o usuário deverá realizar o seguinte procedimento: Selecionar a conta contábil do tipo analítica; Clicar na linha com o botão esquerdo do mouse; Segurar e arrastar para a referida conta referencial. Informações Importantes: Quando a conta contábil exige centros de custos, para que eles também sejam associados, a opção Exibe deve estar marcada, para que ao associar a conta analítica os seus centros de custos sejam associados automaticamente; O botão Exibe também permite que os centros de custo das contas associadas sejam visualizados no plano de contas referencial; Não deverá ser associada uma conta contábil a mais de uma do plano referencial, exceto quando a conta exige centro de custo, desde que não haja repetição na associação do mesmo. Ex: Conta Contábil A / Centro de custo, 3 - Conta referencial X Conta Contábil A / Centro de custo 2, 4, 5 - Conta referencial Y A opção Sem Relacionamento permite que somente as contas não associadas ao plano referencial sejam exibidas na tela; 0

11 Para desfazer a associação de uma conta, deverá ser selecionada no plano referencial e o botão acionado; As contas do plano referencial vencidas aparecem na cor vermelha, a fim de facilitar a sua identificação. Elas podem ser filtradas pela opção Exibir só contas vencidas, e as associações existentes poderão ser desfeitas através do botão. Tipo de Lançamento O usuário deverá incluir um tipo de lançamento com o código EF-Encerramento Fiscal uma vez que este será utilizado obrigatoriamente no encerramento do exercício do período (menu: Módulo Financeiro Contabilidade Cadastros Contábeis Tipo de Lançamento). É importante informar que caso o encerramento do período tenha sido feito com o tipo de lançamento C (contábil) este deverá ser alterado para o tipo de lançamento EF (encerramento fiscal) para que possa atender o SPED Contábil. Através do comando: update lancamento set ctipo='ef' where codorigem='62' and ctipo='c', executado no banco de dados, o usuário poderá estar realizando a alteração do tipo de lançamento. Figura 8 - Janela Tipo de Lançamento Período de Apuração O período de apuração é informado conforme o tipo de encerramento contábil realizado pela empresa se Anual ou Trimestral. Esta informação será usada pelo sistema na geração dos registros I50/I55 (Saldos Periódicos/ Detalhe dos Saldos Periódicos) e I350/I355 (Saldos das contas de resultado antes do encerramento/ Detalhes dos Saldos das contas de resultado antes do encerramento). (menu: Módulo Financeiro Contabilidade Cadastros Contábeis Período de Apuração).

12 Figura 9 - Janela Período de Apuração Configuração Gerencial Para o envio das Demonstrações Contábeis é preciso incluir os gerenciais referentes ao Balanço Patrimonial e DRE específicos para o SPED Contábil. Figura 0 - Janela Configuração Gerencial Para realizar o cadastro gerencial o usuário deverá fazer o seguinte procedimento: Usar somente as linhas do tipo Fórmula e Base; Informar o Grupo de Demonstração; Informar a endentação; Definir se a linha será impressa, ou seja, se vai aparecer no arquivo texto; Informar o código de referência, que será informado no registro I052, código de aglutinação, e servirá de base para validação dos valores apresentados nos registros J00 (Balanço 2

13 Linh a Patrimonial) e J50 (DRE). O tamanho máximo do código de referência deverá ser de 5 caracteres numéricos. Informações Importantes: O código de referência não pode ser repetido para linhas a serem impressas; A repetição é permitida quando a linha a ser impressa (Imprime S), é o somatório de outras linhas, que devem ser informadas logo abaixo da linha totalizadora e com indicador de impressão N. No exemplo do balanço observar os códigos de referência 40, 220 e 250; Abaixo segue um exemplo de um Balanço Patrimonial e DRE. Balanço Patrimonial Tip o Descrição Emp. Versã o Conta Contábil Endentaçã o Fórmula F S F S F CAIXA E BANCOS S 00 4 B CAIXAS N 00 5 B BANCOS CONTA MOVIMENTO N 00 6 B NUMERARIOS E TITULOS A BA N 00 7 F APLICACOES FINANCEIRAS S 0 8 B BANCOS COM APLICACAO FINA N 0 9 B BANCOS COM DEPOSITOS N 0 VINC 0 F CONTAS A RECEBER CLIENTES S 20 B CONTAS A REBER-CLIENTES C N 20 Imprim e Código Referênci a 2 F ADINTAMENTOS A S 30 FORNECEDORES 3 B ADIANTAMENTOS A N 30 FORNECEDO 4 F OUTROS CREDDITOS S 40 5 B OUTROS CREDITOS N 40 8 F ADIANTAMENTOS A FUNCIONARIOS 9 B ADIANTAMENTOS A FUNCIONAR N N F CONTA CORRENTE N 40 COOPERATIVA 23 B CONTA CORRENTE N 40 COOPERATIV 6 F DEVEDORESP/TRABSF. DE S 50 CREDITOS 7 B DEVEDORES P/TRANSF. DE CR N F IMPOSTOS A RECUPERAR S 70 2 B IMPOSTOS A RECUPERAR N F PEDIDOS RESSARCIMENTO I P I S B PEDIDOS RESSARCIMEWNTO I N F PEDIDOS COMPENSACAO I P I S B PEDIDOS COMPENSACAO I P I N 200 3

14 28 F TERMOS TRANSACAO ICMS L.6444/0 S B TERMOS TRANSACAO ICMS L N F ESTOQUES S B ESTOQUES DE PRODUTOS N 220 ACAB 32 B ESTOQUE DE MATERIA-PRIMA N B ESTOQUES DE MAT. INSUMOS N B MERCADORIAS EM TRANSITOS N F DESPESAS DE EXERCICIOS SE S B DEPESAS DE EXERCICIOS SEG N F (-) CONTAS RETIFICADORAS DO S 240 AC 38 B PROV. P/ AJUSTE DO EST. A N B PROV. P/AJUSTE AO VALOR P N B OUTRAS CONTAS N 240 RETIFICADOR 3 4 F NAO S F REALIZAVEL A LONGO PRAZXO S 43 F DEPOSITOS JUDICIAIS E OUT S B EMPRESTIMOS COMPULSO N F DEPOSITOS JUDICIAIS N B DEPOSITOS JUDICIAIS N F INVESTIMENTOS EM NOVA N 20 UNI 54 B INVESTIMENTOIS EM NO N F TERMO TRANSACAO ICMS N 20 L B TERMO TTRANSACAO N 20 ICM 47 F INVESTIMOENTOS S 230 TEMPORARIO 48 B INVESTIMENTOS TEMPOR N F EMPRESTIMOS A ACIONISTAS S B EMPRESTIMOS A ACIONI N F IMOVEIS DESTINADOS A VEND S B IMOVEIS DESTINADOS A N F DEVEDORES CREDITOS IPI S B DEVEDORES DIVERSOS N F PEDIDOS RESSARCIMENTO S 290 CRE 60 B PEIDOS RESSARCIMENTO N F PEDIDOS DE COMPENSACAO S 2200 CR 62 B PEDIDOS COMPENSACAO N F INVESTIMENTOS S B INVESTIMENTOS N F IMOBILIZADO S B IMOBILIZADO N B PLANTIO DE CANA N F S

15 69 S F EMPRESTIMOS E S 200 FINANCIAMENTOS 7 B EMPRESTIMOS E N 200 FINANCIAMEN 72 F COOPERATIVA CONTA CORRENTE S B CONTA CORRENTE N 20 COOPERATIV 74 F FORNECEDORES MAT. SERVICOS S B TITULOS E OBRIGACOES N B (-) DESP. FINANC N F FORNECEDORES DE CANA-DE- S 230 ACUCAR 78 B FORNECEDORES DE CANA N F OBRIGACOES FISCAIS S 80 B N B N B N B N B N B N B N F OBRIGACOES S B B B B B B B B B B B B N N N N N N N N N N N N 250 5

16 00 B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N F CONTAS A S B N B N B N B N B N B N B N F S F EMPRESTIMOS E S B B B N N N

17 32 B N B N B N B N B N B N F FINANCIAMENTO VIA CO S B N F CREDITOS FISCAIS NHOMOLOG S B N B N F OBRIGACOES FISCAIS S B N B N B N B N F OBRIGACOES SOCIAIS S B N B N F DEBITOS DE PESSOAS LIGADAS S B N F PATRIMONIO S F CAPITAL SOCIAL S B CAPITAL SOCIAL N F RESERVAS DE REAVALIACAO S B RESERVAS DE CAPITAL N B RESERVAS DE REAVALIACOA D N F PREJUZOS ACUMULADOS S B OUTRAS RESERVAS N 2320 DRE Linh a Tip o Descrição Emp. Versã o Conta Contábil C. Custo Endentaçã o Fórmula Imprim e F RECEITA BRUTA DE S F RECEITAS MERCADO INTERNO 3 B B F RECEITA MERCADO EXTERNO Código Referênci a fsoma(3, 4 ) S N N 3000 fsoma(6, 6 ) S

18 6 B N F DEDUCOES DA RECEITA S F DEVOLUCOES E fsoma(9,0 ) S 300 ABATIMENTOS 9 B N B N F IMPOSTOS INCIDENTES fsoma(2, 6 ) S 3200 SOBRE 2 B N B N B N B N B N F RECEITA S F CUSTOS DOS PRODUTOS fsoma(9, 2 ) S VENDID 9 B N B N B N F LUCRO S F DESPESAS S F DESPESAS COMERCIAIS fsoma(25, 55 ) S B B B B B B B B B B B B B B B B N N N N N N N N N N N N N N N N

19 4 B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N F DESPESAS fsoma( 57, 67 )-@68 S ADMINISTRATIVAS 57 B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N B N F DESPESAS TRIBUTARIAS fsoma( 69, 69 ) S B N F RECEITAS (MENOS) S FINANCE 7 F RECEITAS FINANCEIRAS fsoma(72, 76 ) S B N B N B N B N B N F DESPESAS FINANCEIRAS fsoma( 78, 82 ) S B N B N

20 2 80 B N B N B N F OUTRAS RECEITAS fsoma( 84, 85 ) S B N B N F RESULTADO S F VARIACOES S 3800 LIQUIDAS 6 88 F VARIACOES MONETARIA fsoma( 89, 90 ) S 380 ATIVA 89 B N B N F VARIACOES CAMBIAIS fsoma( 92, 92 ) S 3820 ATIVA 92 B N F VARIACOES MONETARIAS fsoma( 94, 95 ) S 3830 PASS 94 B N B N F VARIACOES CAMBIAIS fsoma( 97, 97 ) S 3840 PASSIV 97 B N F RESULTADO ANTES S IR/CSSL 99 F PROVISAO PARA I R fsoma( 00, 00 ) S B N F PROVISAO PARA C S S L L fsoma( 02, 02 ) S B N F RESULTADO DO S Demonstrações Contábeis Por meio dos cadastros vinculados as Demonstrações Contábeis no ERP Pirâmide, o SPED contemplará os dados inseridos nestes cadastros em alguns registros do bloco J, ou seja, J200 - Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido, J20 - DLPA Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados/DMPL - Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido e 25 - Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido. Segundo o Código Civil, o Balanço e a Demonstração do Resultado Econômico devem elaborados no encerramento do exercício social e ser transcritos no Diário. Outras normas estabelecem prazos diferentes. O Banco Central, por exemplo, estabelece que as demonstrações são semestrais. Como a escrituração contábil digital pode ser mensal, pode ocorrer de a empresa não ter elaborado as demonstrações naquele mês. Além disso, o PVA do Sped Contábil 20

21 não tem como saber a data do encerramento de exercício social. Estes aspectos impossibilitam estabelecer, no PVA do Sped Contábil, a obrigatoriedade de tais registros. Assim, as demonstrações são obrigatórias, mas podem não estar no livro, quando ele não contenha a data a que se referem. A legislação do imposto de renda determina que as demonstrações devam ser elaboradas (e transcritas na escrituração) na data da ocorrência do fato gerador. Assim, se a apuração for trimestral, elas também serão trimestrais. Respeitados os limites de tamanho do arquivo, o mesmo livro pode conter várias demonstrações, desde que o período seja distinto. Assim, um mesmo livro pode conter 4 demonstrações trimestrais, 2 semestrais e uma anual. As demonstrações contábeis serão exibidas na mesma ordem em que as linhas foram inseridas no arquivo. Pelo registro I052 Indicação dos Códigos de Aglutinação é feita uma correlação entre as linhas das demonstrações contábeis com as contas analíticas do Plano de Contas (registro I050). O PVA do Sped Contábil totaliza os registros de saldos periódicos (registro I55), na data do balanço, com base no código de aglutinação (registro I052). O valor assim obtido é confrontado com as informações constantes do Balanço Patrimonial (registro J00). O mesmo procedimento é adotado para conferência dos valores lançados na Demonstração do Resultado do Exercício (registro J50). Contudo, nessa situação, os valores totalizados são obtidos dos saldos das contas de resultado antes do encerramento (registro I355). Havendo divergência, é emitido um aviso. Cabe ao titular da escrituração verificar se o aviso corresponde a um erro e se deve fazer alguma correção na ECD. Cadastro da Aglutinação das Contas do Patrimônio Líquido Acessar no Módulo Financeiro o menu: Contabilidade Cadastro de Demonstração Contábil Aglutinação de Conta, e realizar o cadastramento dos códigos de Aglutinação das Contas do Patrimônio Líquido que serão utilizados na tela de Demonstrações Contábeis - Inclusão, menu: Contabilidade Cadastro de Demonstração Contábil Demonstração Contábil. A informação do código da aglutinação será exibido no registro I052 - Indicação dos Códigos de Aglutinação do arquivo texto do SPED. 2

22 Cadastro do Histórico de Fatos Contábeis O usuário deverá cadastrar os Históricos de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido (menu: Módulo Financeiro Contabilidade Cadastro de Demonstração Contábil Aglutinação de Conta.Os códigos cadastrados serão utilizados na tela de Demonstrações Contábeis, menu: Contabilidade Cadastro de Demonstração Contábil Demonstração Contábil. A informação deste cadastro será apresentada no registro J200 - Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido arquivo texto do SPED. Consulta do Cadastro das Demonstrações Contábeis Na tela a seguir poderão ser consultadas as Demonstrações Contábeis já cadastradas pelo usuário, além de poder realizar os cadastros de novas demonstrações, e as operações de alteração, detalhamento e exclusão das existentes (menu: Módulo Financeiro Contabilidade Cadastro de Demonstração Contábil). 22

23 Cadastro das Demonstrações Contábeis Para cadastrar as Demonstrações que serão apresentadas nos registros J20 - DLPA Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados/DMPL - Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido e 25 - Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido, o usuário deverá informar o período da Demonstração de acordo com o período de geração do SPED Contábil, além de preencher as tabela DLPA e Fato Contábil. 23

24 As informações da tabela de dados DLPA - Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados/DMPL - Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido, corresponde a Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados ou a Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido. Informações Importantes: O usuário deverá verificar as informações dos campos a seguir e preencher conforme dados existentes do sistema. Código Aglutinação e Descrição Conta Versão Tipo Saldo inicial Situação Saldo Inicial Saldo Final Situação Saldo Final Deverá ser informado o código e a descrição de aglutinação das contas do patrimônio líquido, atribuído pela empresa. Informar o código da conta contábil Informar o código da Versão do Plano de Contas Selecionar o indicador do tipo da demonstração que poderá ser: 0 DLPA Demonstração de Lucro ou Prejuízos Acumulados ou DMPL Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido Informar o saldo inicial do código de aglutinação na demonstração do período informado Indicador da situação do saldo inicial. Valores possíveis: D - Devedor e C - Credor Informar o saldo final do código de aglutinação na demonstração do período informado Indicador da situação do saldo final. Valores possíveis: D - Devedor e C - Credor Os dados da tabela Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido, são referentes aos fatos contábeis que alteram a conta Lucros Acumulados ou a conta Prejuízos Acumulados ou quaisquer outras contas do Patrimônio Líquido. Código Histórico Descrição Valor Fato O usuário deverá informar o código do histórico do fato contábil Informar a descrição do histórico do fato contábil Informar o valor do fato contábil Situação Indicador de situação do saldo informado no campo Valor do Fato. Valores possíveis: D Devedor, C Credor, P Subtotal ou total positivo e N Subtotal ou total negativo 24

25 Configurações no Módulo Administrador SPED Contábil Cadastro de Empresa A partir do cadastro da empresa serão obtidas as informações sobre a empresa no preenchimento do registro 0000 e dos assinantes (contador e responsável) no preenchimento do registro J930 (Identificação dos Signatários da Escrituração) no arquivo de texto gerado (menu: Módulo Administrador Cadastro Empresa - Cadastro). Além do citado acima a partir de março de 204, o registro 0035 Identificação de Sociedade em Conta de Participação passou a ser obrigatório na entrega do SPED, para isto, o usuário deverá informar na aba SCP as empresas sócias, porém essa informação só será disponível pelo ERP Pirâmide a partir da liberação do migrador 57 da versão Ou seja, o sistema ainda não está contemplando no arquivo texto a identificação das SCP. Figura - Janela Inclusão/Alteração de Empresa Aba Empresa Figura 2 - Janela Inclusão/Alteração de Empresa - Aba Contador 25

26 Figura 3 Janela Inclusão/Alteração de Empresa - Aba SCP A informação da SCP servirá para as empresas que desejam gerar os registros opcionais: 050-Tabela de Cadastro do Participante; (Informação do cadastro de empresa). 080-Identificação do Relacionamento com o Participante; (Informação do cadastro de empresa). Tabelas Adicionais O arquivo do exportador de dados SPED Contábil será gerado por empresa, desta forma, as informações do arquivo referem-se às movimentações da empresa matriz e de suas filiais. O sistema entenderá de qual empresa e filiais ele obterá as informações através da tabela adicional GRF-Grupo de Filiais (menu: Módulo Administrador Cadastros Tabelas Adicionais). Aba Tabelas Figura 4 - Janela Tabelas Adicionais Aba Tabelas 26

27 Aba Registros - Tabela GRF- Grupo de Filiais Figura 5 - Janela Tabelas Adicionais - Aba Registros Informações Importantes: Para que os dados de uma filial não sejam enviados para o SPED, o seu código deverá ser excluído da tabela Grupo de Filiais; Se uma nova empresa ou filial forem incluídas no sistema, os seus códigos devem ser informados na tabela. Aba Registros Tabela OIC - Inscrições cadastrais do empresário Nesta tabela deve(m) ser informada(s) a(s) UF(s) e o(s) CNPJ da(s) empresa(s) que poderá(ão) ter acesso à sua escrituração contábil enviada à Receita Federal. Esta informação refere-se ao registro 0007 Outras inscrições cadastrais no arquivo texto. Informação extraída do layout do SPED Contábil: Devem ser incluídas as inscrições cadastrais do empresário ou sociedade empresária que, legalmente, tenham direito de acesso ao livro contábil digital, exceto as informadas no registro (Redação dada pela IN RFB nº 926/09). Existindo mais de uma filial numa mesma UF, fica a critério do empresário/sociedade empresária informar mais de uma. Figura 6 - Janela Tabela Adicionais - Aba Registros 27

28 Aba Registros Tabela IAI - SPED Contábil-J935-Auditor Independente O usuário deverá configurar essa tabela para que os dados apresentados nela sejam contemplados no registro J935 - Identificação dos Auditores Independentes,entretanto, deverá ser marcado também o referido na aba registros da tela do Exportador de Dados (menu: Módulo Administrador - Importação/Exportação - Configuráveis - Exportador de Dados). Figura 7 - Janela Tabela Adicionais - Aba Registros Informações Importantes: O registro 0007 Outras inscrições cadastrais é obrigatório em todos os tipos de escrituração, se a empresa não tem filial e não faz parte de outra sociedade, na tabela OIC estão sendo informados o CNPJ e a UF da empresa (mesma informação do registro 0000). Configuração do Exportador de Dados A geração do arquivo para o SPED Contábil será realizado a partir da tela abaixo. Acessar a função Exportador de Dados (menu: Módulo Administrador Importação/exportação Configuráveis Exportador de Dados) e selecionar o exportador SPED Contábil. Figura 8 - Janela Configurador de Consultas de Exportação. Para efetuar ajustes no exportador de dados o usuário deverá acionar o botão ; 2. As opções Gerar Arquivo Texto, Gerar Arquivo Texto com Tamanho Variável e Usa Totalizador Geral Pré-Processado deverão estar assinaladas; 3. O exportador SPED Contábil realizará a geração das informações contábeis por empresa, desta forma os campos Por e Filial se apresentarão desabilitados. O sistema oferece a 28

29 possibilidade de definir as filiais da empresa, cujas informações contábeis serão enviadas para a Receita Federal, através da Tabela Adicional GRF Grupo de Filiais (menu: Módulo Administrador Cadastros Tabelas Adicionais). Após a migração na Aba Registros, serão automaticamente exibidas todas as filiais vinculadas a empresa. Caso o usuário deseje desconsiderar as informações de alguma(s) filial(ais) para a geração do arquivo, deverá excluí-la(s) em seguida acionar o botão ; 4. A configuração dos registros e das variáveis ficará armazenada no exportados de dados da empresa; 5. Na Aba Registro, o usuário irá assinalar os registros que deverão ser gerados no arquivo do SPED Contábil, na coluna Gerar Registro (menu: Importação/Exportação Pré-Definidas Exportador de Dados Aba Registros). Figura 9 Janela Configurador de Consultas de Exportação Informações Importantes: Quando o modelo de escrituração da empresa for do tipo Z, é obrigatória a marcação dos registros I500, I50 e I550. O sistema irá considerar o layout do Livro Razão Auxiliar LRA para a geração desses registros. Abaixo segue a maneira correta de como a tabela LRA do registro I550 deverá ser preenchida: Nome do Campo, sem espaço em branco Descrição Tipo do Campo (N, C) Tamanho do Campo Quantidade de casa decimal CONTA Conta do Lançamento C DATA_LANCAMENTO Data do Lançamento C NUMERO_LANCAMENTO Número do Lançamento C COD_ARQ Código do Arquivo do Lançamento C CENTRO_CUSTO Centro de Custo C CONTA_AUXILIAR Conta Auxiliar C HISTORICO Histórico C VAL_CREDITO Valor a Crédito N VAL_DEBITO Valor a Débito N Largura da coluna do relatório 29

30 Quando os registros 050 e 080 estiverem assinalados é necessário que o usuário realize o preenchimento dos campos associados ao Relacionamento do Participante no Cadastro de Empresa (menu: Módulo Administrador Cadastros Empresa Cadastro Aba Dados Adicionais) para todas as filiais que estiverem configuradas na tabela adicional GRF Grupo de Filiais; Quando o registro 050 estiver assinalado é imprescindível que o registro 080 também esteja. Caso contrário o Programa Validador irá exibir uma crítica, isto porque hierarquicamente o registro 080 é filho do registro 050; Para a geração do registro J00 é necessário que o usuário informe na coluna Grupo Demonstração da tela Configuração Gerencial a natureza das contas incluídas no Relatório Gerencial (menu: Módulo Contábil Gerencial Configuração). A geração do registro J00 irá considerar o sinal do valor do saldo por tipo de linha, ou seja, se ativo o sinal do saldo é invertido, e se diferente de ativo o sinal do saldo será o mesmo. O código de aglutinação passará a ser o mesmo código de referência da Configuração do Gerencial, o nível de aglutinação será a coluna de endentação do gerencial configurado mais, o indicador de devedor ou credor observará o valor do saldo e irá compara a natureza da conta para definir se será credora ou devedora; O registro J50 terá os dados similares ao J00 a não ser pela indicação do valor que verificará o valor informado na linha do gerencial e dependendo do sinal do saldo considerará o inverso dessa indicação ou a própria indicação; O registro I052 passará a ter como o código de aglutinação, o código de referência da Configuração do Gerencial referente ao Balanço Patrimonial. Somente exibirá os registros I052 para contas que estejam no gerencial indicado como Balanço Patrimonial e estas linhas sejam do tipo Base (B) e com a indicação Imprime selecionada (menu: Módulo Contábil Contabilidade Gerencial Configuração); Para lançamentos contábeis cuja suas operações sejam mútuas entre empresas, para o SPED Contábil. No caso de empresas que possuem o relacionamento de controladora ou controlada com outra(s) empresa(s), será preciso informar os seguintes registros: e I250 para que os mesmos possam ser gerados. Existem duas tabelas adicionais: RLE - Relacionamento entre empresas e CRL - Contas Contábeis Relacionadas entre Empresas (menu: Módulo Administrador - Cadastros - Tabelas Adicionais). Na tabela adicional RLE o usuário informará as empresas relacionadas, o tipo de relacionamento e o período do relacionamento (data inicial e final). E na tabela adicional CRL na qual deverão ser preenchidos os dados do lançamento contábil realizado entre as empresas (as empresas relacionadas, conta contábil e conta auxiliar). 6. As Abas Parâmetros, Parâmetros Restrições, Configuração e Abrangências não precisam ser configuradas, pois o layout do arquivo já está definido de acordo com as exigências da Secretaria da Receita Federal. Os dados das abas Parâmetros, Parâmetros-Restrições e Configuração não devem ser modificados. 30

31 Figura 20 Janela Configurador de Consultas de Exportação 7. Na Aba Variáveis, realizar o preenchimento das variáveis de acordo com as exigências relacionadas ao tipo de escrituração contábil adotado pela empresa. O responsável pela contabilidade é quem deverá identificar o modelo de escrituração adequado para a empresa, de acordo com o Manual de Orientação do Layout da Escrituração Contábil Digital. As explicações de preenchimento de cada variável encontram-se detalhadas a seguir. PREENCHIMENTO DOS CAMPOS O usuário deverá preencher a coluna Valor com as informações relacionadas a cada variável de acordo com a necessidade do seu modelo de escrituração. Observar que os registros a seguir terão preenchimento automático de acordo com cadastro no ERP Pirâmide ou preenchimento manual feito pelo usuário na respectiva variável. I052-Indicação dos Códigos de Aglutinação; (Preenchido automaticamente) J005-Demonstrações Contábeis; (Preenchido Automaticamente) J00-Balanço Patrimonial (COD_GER_BP) J50-Demonstração do Resultado do Exercício (COD_GER_DRE) J200- Tabela de Histórico de Fatos Contábeis que Modificam a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido (Preenchido Automaticamente) 3

32 J20- DLPA Demonstração de Lucros ou Prejuízos Acumulados/DMPL Demonstração de Mutações do Patrimônio Líquido (Preenchido Automaticamente) J25- Fato Contábil que Altera a Conta Lucros Acumulados ou a Conta Prejuízos Acumulados ou Todo o Patrimônio Líquido (Preenchido Automaticamente) I053- Subcontas Correlatas (Preenchido Automaticamente) I075- Tabela de Histórico Padronizado (Preenchido Automaticamente) CAB_DEM COD_ASSIM COD_ASSIM_SOC COD_EMPRESA COD_ENT_REF COD_GER_BP COD_GER_DRE COD_HASH_AUX COD_VER_LC DELIMITADOR DTA_ATUAL DT_ARQ DT_ARQ_CONV DT_FIN_ARQUIVO DT_INI_ARQUIVO Permite informar um título ou introdução explicativa para as demonstrações que serão geradas no arquivo com até caracteres. Informar o código da função do responsável habilitado pelos registros contábeis da empresa, de acordo com a tabela do Departamento Nacional de Registro do Comércio-DNRC, disponível no site (Tabela de Qualificação dos Assinantes). Informar o código da função do segundo responsável habilitado pelos registros contábeis da empresa, de acordo com a tabela do Departamento Nacional de Registro do Comércio-DNRC, disponível no site (Tabela de Qualificação dos Assinantes). Informar o código da empresa matriz cadastrada no ERP Pirâmide, para a qual será gerado o arquivo do SPED, ou seja, o sistema irá considerar todas as informações que estiverem vinculadas matriz informada para a geração do arquivo. Informar o código da instituição responsável pela manutenção do Plano de Contas Referencial no ERP Pirâmide (menu: Módulo Contábil Cadastros Contábeis Plano de Contas Plano Referencial Entidade de Controle). Esta variável deverá ser preenchida apenas quando os registros J50, J00, J005 e I052 estiverem assinalados na Aba Registros. O usuário deverá informar o código do Relatório Gerencial correspondente ao Balanço Patrimonial da empresa (menu: Módulo Contábil Gerencial Configuração). Esta variável deverá ser preenchida apenas quando os registros J50, J00, J005 e I052 estiverem assinalados na Aba Registros. O usuário deverá informar o código do Relatório Gerencial correspondente ao Demonstrativo do Resultado do Exercício da empresa (menu: Módulo Contábil Gerencial Configuração). Esta variável é exclusiva para as empresas que necessitam gerar o Livro Auxiliar ao Diário. Corresponde ao código da assinatura digital realizado no arquivo gerado. O usuário deverá informar o código da versão do layout utilizado para a geração do arquivo do SPED, conforme o Manual de Orientação do Layout da Escrituração Contábil Digital deverá ser preenchido.00. De acordo com os Dados Técnicos de Geração do Arquivo localizados no Manual de Orientação do Layout da Escrituração Contábil Digital, o início do registro e o final de cada campo do arquivo irão conter o caractere delimitador Pipe obrigatoriamente. Informar a data da última manutenção realizada no cadastro de centro de custos ou plano de contas no formato ddmmaaaa. Informar a data em que se realizou o contrato social da empresa (nascimento), perante a Junta Comercial no formato ddmmaaaa. Informar a data da conversão/alteração da sociedade simples em sociedade empresária, no órgão competente pelo registro do contrato social no formato ddmmaaaa. Informar a data de final do período de apuração das informações contidas no arquivo no formato ddmmaaaa. Informar a data inicial do período de apuração das informações contidas no arquivo no 32

33 IDENT_QUALIF formato ddmmaaaa. Informar a descrição do responsável habilitado pelos registros contábeis da empresa, informado anteriormente na variável COD_ASSIM de acordo com a tabela do Departamento Nacional de Registro do Comércio-DNRC, disponível no site (Tabela de Qualificação dos Assinantes). IDENT_QUALIF_SOC Informar a descrição do segundo responsável habilitado pelos registros contábeis da empresa, informado anteriormente na variável COD_ASSIM_SOC de acordo com a tabela do Departamento Nacional de Registro do Comércio-DNRC, disponível no site (Tabela de Qualificação dos Assinantes). ID_DEM IND_DAD IND_ESC IND_SIT_ESP NAT_LIVR NIRE NUM_ORD QTD_LIN TAM_FONTE TIPO_ESC COD_TABELA Esta variável deverá ser preenchida apenas quando o registro J005 estiver assinalado na Aba Registros. Informar o código de identificação das demonstrações contábeis geradas no arquivo: - Demonstrações contábeis do empresário ou sociedade empresária a que se refere a escrituração; 2 Demonstrações consolidadas ou de outros empresários ou sociedades empresárias. O usuário não deverá alterar a informação desta variável, pois ela já está preenchida de acordo com o padrão do layout para a geração do arquivo do SPED. 0 Bloco com dados informados Bloco sem dados informados. Informar qual o tipo de escrituração contábil exigido para a empresa. O responsável pela contabilidade da empresa deverá identificar e informar o modelo de escrituração adequado, de acordo com o Manual de Orientação do Layout da Escrituração Contábil Digital. G Livro Diário (completo, sem escrituração auxiliar), R Livro Diário com Escrituração Resumida (com escrituração auxiliar), A Livro Diário Auxiliar ao Diário com Escrituração Resumida, B Livro Balancetes Diários e Balanços e Z Razão Auxiliar (Livro Contábil Auxiliar). Informar o código indicativo da situação da empresa de acordo com o Manual de Orientação do Layout da Escrituração Contábil Digital: 0 Abertura, Cisão, 2 Fusão, 3 Incorporação 4 Extinção. Descrever a finalidade e a natureza de emissão do livro com até 80 caracteres, esta informação será apresentada no termo de abertura do registro do arquivo. Informar o Número de Identificação do Registro de Empresas da Junta Comercial. Corresponde ao número de ordem da emissão do livro. O usuário NÃO deverá alterar a informação desta variável ( AABBCCDDEEFF). Após a geração do arquivo o sistema irá substituir automaticamente esta informação pela quantidade de registros gerados no arquivo. Informar o tamanho da fonte do arquivo. Importante que o usuário considere que o livro será impresso/visualizado em papel A4, com orientação paisagem. Nesta variável o usuário irá informar se os dados da escrituração dos Livros Auxiliares foram feitos através do arquivo do SPED (forma digital) ou de outra forma, de acordo com o Manual de Orientação do Layout da Escrituração Contábil Digital: 0 Incluso no SPED Outros Informar o código da tabela do plano de conta referencial para que seja apresentada a conta 33

34 nos registros I05 e I55 do arquivo texto. Essa não precisa ser gerada no SPEDCNT3 SPED Contábil até exercício 203. Na coluna Exibe Geração o usuário irá determinar quais variáveis serão exibidas na tela Geração de Arquivos (menu: Módulo Administrador Importação/Exportação Configuráveis Exportador de Dados Botão ). Durante a geração do arquivo texto haverá a possibilidade de alterar e preencher as variáveis previamente configuradas, com outro valor a cada geração de arquivo, sem alterar a configuração padrão do exportador. 34

35 Registros obrigatórios: Bloco 0 - Abertura, Identificação e Referências 0000 Abertura do Arquivo Digital e Identificação do Empresário ou da Sociedade Empresária A informação desse registro é considerado pelo sistema das informações do cadastro da empresa, município e variável IND_SIT_ESP do exportador (Indicador de situação especial (conforme tabela publicada pelo Sped que poderá ser: - Cisão 2 - Fusão 3 - Incorporação 4 - Extinção 5 - Transformação 6 - Transferência de Sede 000 Abertura do Bloco 0 A informação desse registro é automática e abre o bloco 0 indicando se há ou não há dados informados no bloco Outras inscrições cadastrais da Pessoa Jurídica. Essa informação é obrigatória em todos os tipos de escrituração, se a empresa não faz parte de outra sociedade. Na tabela OIC estão sendo informados o CNPJ e a UF da própria empresa (mesma informação do registro 0000) e o ERP Pirâmide considerar as informações da tabela adicional IOC Inscrições Cadastrais do Empresário (menu: Módulo Administrador Cadastros Tabelas Adicionais Aba Registros) Encerramento do Bloco 0 Essa informação encerra o bloco 0 e indica o total de linhas e também deve ser considerado no total de linhas do bloco. 35