Academia Lactogal - Gestão de Conteúdos. Referência Visual para Operações Frequentes

Transcrição

1 Academia Lactogal - Gestão de Conteúdos Referência Visual para Operações Frequentes

2 Agenda FORMAÇÃO 1. Conceitos Gerais 2. Gestão de Conteúdos Textuais 3. Gestão de Listas de Registos 4. Criação de uma Nova Página 5. Estrutura da Academia Lactogal 6. Criação de um novo Curso de Formação 7. Configuração do novo Curso de Formação 8. Configuração das permissões do novo Curso de Formação 9. Assignar sessão de formação 10. Iniciar actividade de formação 11. Mover actividades de formação para arquivo 2

3 Elementos principais de gestão da Academia Lactogal Cada uma das páginas é composta por uma colecção de componentes. Existem dois tipos de componentes; Conteúdos Editáveis na própria página (A) e Listagens de Registos designadas por Web Parts (B) Componentes do Tipo A normalmente são constituídos por textos, imagens e links que são editados na própria página por um colaborador com responsabilidades de edição, e que tem esse texto a seu cargo. Para serem alterados, tem de se colocar primeiro a página no modo de edição. Os espaço onde o conteúdo é colocado os place-holders são fixos e não podem ser alterados. Componentes do Tipo B são constituídos por listagens de registos designadas Web Parts (no exemplo listagens de áreas e de notas internas, entre outros). A adição de novos registos é feita por quem tiver privilégios adequados. Editando a página é possível alterar as propriedades do serviço por exemplo o aspecto O número e tipo de Web Parts disponíveis numa página é dinâmico e podem ser adicionadas quantas se quiserem, cada uma delas assumindo uma função específica (ex: Lista de notícias, Lista de FAQs, Calendário de Eventos, etc.) 3

4 Elementos principais de gestão da Academia Lactogal A opção Acções do Site dá acesso às ferramentas de edição e gestão da página. As opções disponíveis dependem do nível de privilégios do utilizador. Botão Acções do Site A disponibilidade do botão e as sub-opções disponíveis dependem dos privilégios do utilizador Coloca a página em modo de Edição Permite criar uma nova página neste site Permite criar um sub-site dentro deste site Permite visualizar todas as listas e livrarias do site 4

5 Elementos principais de gestão da Academia Lactogal A opção Acções do Site dá acesso às ferramentas de edição e gestão da página. As opções disponíveis dependem do nível de privilégios do utilizador. Barra de Edição da Página Permite aceder às opções de gestão da página e dos seus componentes Colocar a página em modo de edição Permite fazer o Check-in das alterações realizadas para que outros gestores possam visualizar Pode publicar a página alterada, tornando-a visível a todos os colaboradores 5

6 Elementos principais de gestão da Academia Lactogal A modificação da disposição das Web Part numa página realiza-se por simples Drag&Drop As Web Part podem ser realocadas na página por simples Drag&Drop. Para tal, após colocar a página no modo de edição [Utilizando o MS Internet Explorer] (Acções do Site -> Editar Página) basta agarrar na Web Part que se pretende movimentar (clicando no título do serviço) e arrastar para o local pretendido (dentro das áreas de Web Part disponíveis nessa página). No exemplo ilustrado, movimenta-se a Web Part de estrutura de conteúdos para cima da Web Part de Título ou para o lado direito da página (alterando a ordem ou forma de apresentação dos serviços na página). 6

7 FORMAÇÃO Gestão de Conteúdos Textuais 7

8 Gestão de Conteúdos Textuais Alterar um Texto 1 2 Navegar até a página onde se encontra o conteúdo que se pretende alterar. No botão Acções do Site, escolher a opção Editar Página, para colocar a página em modo de edição. 8

9 Gestão de Conteúdos Textuais Alterar um Texto 3 4 Clicar no Place-holder onde o texto se encontra e proceder a alteração do texto, usando a barra de formatação para enriquecer a formatação e o conteúdo. A barra de formatação permite executar as operações mais familiares incluindo a introdução de uma imagem no texto. Clicando no botão Editar Imagem ou no botão correspondente da barra de ferramentas (pode variar em função do tipo de componente) tem-se acesso a duas caixas (a ordem de apresentação varia consoante estamos a adicionar ou a alterar) uma com as propriedades da imagem (tamanho, border, alinhamento, etc.) e outra que permite aceder à lista de imagens disponíveis (repositório disponível). Se a imagem ainda não existir aí, terá que ser adicionada com o botão Carregar. 9

10 Gestão de Conteúdos Textuais Alterar um Texto 6 Depois das alterações terem sido realizadas, poderá publicar a página de modo a que fique visível aos restantes colaboradores (opção Publicar). Poderá apenas gravar e continuar as alterações mais tarde, ou fazer o Check-in para que os outros gestores de conteúdos vejam o seu trabalho. 10

11 FORMAÇÃO Gestão de Listas de Registos 11

12 Gestão de Listas de Registos As listas de registos são colecções de registos, compostos por colunas de informação que caracterizam o registo, e assumem na Academia Lactogal diferentes funções (Calendário, Bibliotecas de Documentos, Listas de Links, etc.). As Listagens de Registos são componentes Web Part 1 2 Permite criar novo registo Navegar até a página onde a listagem se encontra. No exemplo o calendário é uma listagem de eventos Os botões que permitem realizar operações sobre cada um dos registos (editar, apagar, adicionar um novo) são disponibilizadas em função dos privilégios do utilizador e do objectivo que se pretende dar ao serviço. Se estas funções não são disponibilizadas aqui, clique no título do Serviço para ir para a página específica do serviço. Aqui, em função dos seus privilégios, terá acesso às funções de gestão de cada registo. 12

13 3 Gestão de Listas de Registos As listas de registos são colecções de registos, compostos por colunas de informação que caracterizam o registo, e assumem na Academia Lactogal diferentes funções (Notícias, Bibliotecas de Documentos, Listas de Links, etc). As Listagens de Registos são componentes Web Part Se na listagem não estiverem disponíveis as opções sobre cada registo, clicando no mesmo e acedendo ao detalhe de um registo permite ter acesso às funções de Edição e Remoção. Um utilizador com privilégios para o efeito pode ainda regular o acesso a este registo em concreto (i.e., indicando quem pode ver ou alterar este registo em concreto). Todos os registos memorizam o utilizador e a data de criação do registo e da sua última alteração (assinalado na imagem). 13

14 4 Gestão de Listas de Registos As listas de registos são colecções de registos, compostos por colunas de informação que caracterizam o registo, e assumem na Academia Lactogal diferentes funções (Listas de Objectivos, Bibliotecas de Documentos, Listas de Links, etc). As Listagens de Registos são componentes Web Part 5 As listagens comportam-se como listagens de registos numa folha de Excel. Nesse sentido, podem ser feitas operações de exportação e de copy-paste entre as listagens e folhas de Excel ou base de dados Access. A listagem de registos (Notícias Academia Lactogal no exemplo) podem ser colocadas no modo de DataSheet e exportadas para Excel ou Access - através do menu Actions. As listagens podem conter um ou mais Vistas. Uma Vista é um modo de apresentar a informação disponível. Pode mostrar apenas uma parte dos registos obedecendo a um determinado critério, pode ter uma apresentação dos dados diferentes, etc. O utilizador pode seleccionar a Vista que pretende usar na combo-box do canto direito da listagem. 14

15 6 Gestão de Listas de Registos As listas de registos são colecções de registos, compostos por colunas de informação que caracterizam o registo, e assumem na Academia Lactogal diferentes funções (Objectivos, Bibliotecas de Documentos, Listas de Links, etc). As Listagens de Registos são componentes Web Part No caso especial das Bibliotecas de Documentos (são também uma listagem) pode estar disponível a Vista Explorer View que permite ver a biblioteca como uma pasta de rede. Podem ser realizadas as operações de copy-paste de ficheiros normais no Windows, e ser mapeada como uma pasta de rede (para acesso à biblioteca sem ter de entrar na Academia Lactogal) 15

16 FORMAÇÃO Criação de uma Nova Página 16

17 Criação de uma Nova Página A Criação de novas Áreas na Academia Lactogal é realizada através das Opções Criar Página e Criar Site do menu Acções do Site. O Criar Site permite criar estruturas complexas e cabe aos Donos das Áreas executarem essas tarefas (não abordado neste documento). O Criar Página permite criar uma única página, simples, para colocar conteúdo que se entenda ficar melhor organizado em página autónoma, como por exemplo novas Notícias da Academia. Em função das responsabilidades atribuídas a cada colaborador, a criação de páginas poderá ficar no âmbito das equipas responsáveis pela gestão de conteúdos. Para tal, poderá utilizar uma das duas opções aí disponíveis: (Criar página) no menu SharePoint ou (link para criação da página) dentro do conteúdo da página de listagem de notícias. 17

18 Criação de uma Nova Página Após a criação da página deve ser tida em conta a navegação para a mesma. Se na área onde foi criada a página não existe um navegador para páginas deverá solicitar a criação junto do responsável da área. 1 2 Exemplo do Layout do modelo Modelos Disponíveis Navegar até a área do site onde pretendemos criar uma nova página (essa página aparece no menu de navegação lateral esquerdo ou o utilizador poderá colocar um link num texto, por exemplo) que aponte para esta nova página. No menu Acções do Site, escolher a opção Criar Página. Dar um título para a página, uma descrição, e um URL Name para a página. Escolher o modelo mais adequado de acordo com o objectivo da página. Estes modelos são layouts com combinações de Placeholders para conteúdo e espaço para Web-Parts. Carregar em Criar. A sua página está criada. Usar o exemplo da Gestão de Texto para inserir o conteúdo. 18

19 FORMAÇÃO Estrutura da Academia Lactogal 19

20 Estrutura da Academia Lactogal A Academia Lactogal tem definida uma estrutura que privilegia a facilidade de utilização, o acesso à informação relevante a cada utilizador, independentemente de ele ser Formador ou Formando. 20

21 Estrutura da Academia Lactogal Ao aceder à HomePage, o utilizador tem logo ao seu dispor uma série de ferramentas informativas fulcrais à utilização da plataforma, como por exemplo: Plano de Formação; Calendário Formativo; Notícias sobre a Academia; Biblioteca de documentos; Questões Frequentes Indicadores. 21

22 Estrutura da Academia Lactogal Assim como acesso às duas áreas de Formação: e-learning (On-line) In-formação (Presencial) As respectivas áreas de formação estão organizadas por temáticas. Sempre que se pretendam criar novos cursos de formação, a actividade de criação deverá ocorrer dentro da respectiva área temática. 22

23 FORMAÇÃO Criação de um novo Curso de Formação 23

24 Criação de um novo Curso de Formação Pretendemos agora criar um novo curso de formação designado por CAE, na temática Industrial. O Administrador da Academia Lactogal deverá aceder à respectiva área, conforme apresentado na imagem ao lado. Depois de acedermos a essa área, iremos visualizar os cursos aí já criados, neste caso A3 FLEX e Linhas de Produção. 24

25 Criação de um novo Curso de Formação O Administrador da Academia Lactogal deverá aceder ao menu acções do Site e seleccionar a opção novo site. Depois de executar a referida operação, é disponibilizada uma janela de configuração em pop-up, na qual deverá ser seleccionada a opção Em branco e personalizados, de forma a ser seleccionado o Template adequado às necessidades específicas do curso de formação em causa. 25

26 Criação de um novo Curso de Formação Neste exemplo, como pretendemos criar uma área de formação on-line, deverá ser seleccionado o Template adequado às sessões de e-learning, neste caso Template_Site_Formacao_E_Learning. Caso estivéssemos numa qualquer área formativa das acções de formação presenciais, deveríamos utilizar o Template Template_Site_Formacao_Presencial. 26

27 Criação de um novo Curso de Formação Após a selecção do template adequado, é-nos solicitada a identificação do novo site (Nome e URL)*. Sugerimos que seja utilizada a opção Mais Opções de forma a poder detalhar a descrição do site de formação e o modo de navegação. * NOTA: Sugerimos que no campo URL não sejam utilizados caracteres especiais nem espaços. 27

28 Criação de um novo Curso de Formação Sugerimos que sejam preenchidos os campos Descrição e alterada a Herança de Navegação de Não para Sim. Após a criação do novo site de formação, somos direccionados para a homepage do novo curso de formação CAE, ainda sem o layout standard da Academia Lactogal. As próximas actividades estão relacionadas com a alteração do Layout e com a criação da biblioteca do Formador e permissões de acesso à mesma, assim como a definição/configuração do Formador e dos Formandos 28

29 FORMAÇÃO Configuração do novo Curso de Formação 29

30 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador Após a criação do Site, devemos agora alterar o Layout. Aceder ao menu Acções do Site e seleccionar a opção Definições do Site É-nos apresentado o seguinte ecrã. Seleccionar a opção Gerir funcionalidades do Site dentro do grupo Acções do Site Neste ecrã, é fundamental que se altere a opção de publicação do Site, activando a funcionalidade Publicação do SharePoint Server 30

31 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador Após a activação o layout do Site passa a ser o standard definido para a Academia Lactogal. Agora, o Administrador necessita de alterar as permissões de acesso ao site. Aceder às permissões do Site, conforme imagem. Quebrar herança através da selecção da opção Deixar de Herdar Permissões. 31

32 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador Seleccionar grupos: Designers Restricted readers SLK members SLK visitors Style resources readers Viewers Remover permissões (aos grupos seleccionados). Confirmar remoção no próximo ecrã. 32

33 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador Agora é necessário conceder permissões aos formandos, directamente dentro do SLK. Seleccionar botão conceder permissões. No nosso exemplo, vamos identificar o utilizador I9IntraDevLearner como formador slk (conforme imagem). No conceder permissões, seleccionar a opção Conceder permissões aos utilizadores directamente e seleccionar SLK Learner ; 33

34 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador Agora é necessário conceder permissões aos formandos, directamente dentro do SLK. Seleccionar botão conceder permissões. No nosso exemplo, vamos identificar o utilizador I9IntraDevLearner como formador slk (conforme imagem). No conceder permissões, seleccionar a opção Conceder permissões aos utilizadores directamente e seleccionar SLK Learner e também a opção read ; Seguidamente, é-nos apresentado o ecrã de permissões já com o formando configurado como slk learner, e reader. Deve ser efectuado o mesmo procedimento para identificar o(s) formador(es), mas nesse caso colocando-os como SLK Instructor. 34

35 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador Agora, o Administrador necessita de alterar as permissões de acesso à biblioteca do Formador. Para isso, aceder à Biblioteca do Formador e de seguida seleccionar Definições da Biblioteca. Seleccionar a Opção Permissões para esta biblioteca de documentos dentro do grupo Permissões e Gestão. 35

36 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador É-nos passada a informação que a biblioteca herda permissões do respectivo principal. (neste caso a Academia Lactogal). Devemos portante quebrar essa herança de permissões e através do botão presente na ribbon. Para limitar o acesso a esta biblioteca por parte dos formadores, necessita de retirar todos os users listados a seguir: (Designers, Learners, Restricted Readers, SharePoint Learning Kit Members, SharePoint Learning Kit Visitors, Style Resource Readers, Viewers) 36

37 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador Confirmar a remoção das permissões, conforme imagem. Após a execução dos passos anteriores, e se regressarmos à pagina de e-learning da Academia, verificamos que o Site de formação CAE já se encontra disponível na área Industrial. 37

38 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador Agora, o Administrador necessita de alterar as permissões de acesso ao forum. Aqui, os formandos devem estar configurados como contributers. Assim, aceder ao Forum e de seguida seleccionar Definições da Lista. Seleccionar a Opção Permissões para esta painel de debate dentro do grupo Permissões e Gestão. 38

39 Configuração do novo Curso de Formação Layout e Biblioteca do Formador É-nos passada a informação que a lista herda permissões do respectivo principal. (neste caso a Academia Lactogal). Devemos portante quebrar essa herança de permissões e através do botão presente na ribbon. Para conceder o acesso de contribuinte a esta lista por parte dos formandos, necessitamos de conceder o nível contributer para as pessoas designadas como formandos deste curso de formação (no exemplo learner e learner2). 39

40 FORMAÇÃO Configuração das permissões do novo Curso de Formação 40

41 Configuração das permissões do novo Curso de Formação Necessitamos agora de configurar os acessos (permissões de acesso) ao novo site de formação, neste caso designado como CAE. Aceder ao menu Acções do Site e seleccionar a opção Permissões do Site 41

42 Configuração das permissões do novo Curso de Formação Somos direccionados para o seguinte ecran, onde deveremos seleccionar o opção Deixar de Herdar Permissões. É-nos apresentada a mensagem Está prestes a criar permissões exclusivas para este Web site. As alterações efectuadas às permissões do Web site principal deixarão de afectar este Web site. Para gerir alterações às permissões de vários Web sites, recomendamos a utilização de grupos., aceitamos optando pelo botão OK. 42

43 Configuração das permissões do novo Curso de Formação Seleccionar o grupo SharePoint Learning Kit Members e adicionar ao mesmo os Formandos. Posteriormente, deverá ser seleccionado o grupo SharePoint Learning Kit Owners e adicionar o(s) formador(es). Para ambos os casos, deverá ser seleccionada a opção Novo, adicionar Utilizadores 43

44 Configuração das permissões do novo Curso de Formação encontrar os colaboradores na lista telefónica (livro de endereços). Adicionar os utilizadores à medida que vão sendo encontrados através da pesquisa. A partir deste momento, o curso de formação on-line de e-learning designado por CAE está pronto a ser utilizado, e a receber os conteúdos (Objectivos, Agenda, Lista de Participantes, Forum, Actividades SCORM, Documentos de Apoio e demais links úteis), para uso exclusivo dos participantes / formandos e formadores. 44

45 Configuração das permissões do novo Curso de Formação 45

46 Configuração das permissões do novo Curso de Formação Finalmente, e para que os conteúdos SLK fiquem configurados para os utilizadores adequados, necessitamos de conceder permissões directas a este nível (SLK). Aceder novamente ao menu Acções do Site e seleccionar a opção Permissões do Site 46

47 Configuração das permissões do novo Curso de Formação Seleccionar a opção Conceder Permissões e associar, um a um, todos os formandos do curso de formação. O mesmo procedimento deve ser seguido para o(s) formador(es), ele(s) têm de estar associados directamente ao grupo SLK Instructor. 47

48 Configuração das permissões do novo Curso de Formação A Partir deste momento, já podemos assignar conteúdos formativos (scrom ou outros) aos formandos. Esta última actividade de configuração teve como objectivo associar à Lista de Distribuição SLK do actual site formativo as correctas permissões dos formadores e dos formandos 48

49 FORMAÇÃO Assignar sessão de formação 49

50 Assignar sessão de formação Após a efectivação das permissões, e quando se justificar a criação de actividades formativas aos formandos, o processo seguinte consiste no atribuir actividades / sessões formativas aos formandos. O Formador deve aceder à biblioteca do Formador. No ficheiro / conteúdo SCORM pretendido, deve clicar com o botão direito do rato e seleccionar a opção E-Learning Actions 50

51 Assignar sessão de formação Neste novo ecrã, o formador deve seleccionar o site para o qual pretende colocar o conteúdo formativo activo. No caso do exemplo, o site é o CAE. Após a selecção do Site, o formador é encaminhado para um ecrã de selecção das opções relativas à sessão de formação, como a identificação do título da sessão de formação*, descrição*, Avaliação total*, data de inicio e de conclusão da sessão de formação, formadores** e formandos*** que devem efectuar a sessão. NOTAS: * - Valores pré-definidos de acordo com o conteúdo SCORM seleccionado. Contudo, o formador poder sempre alterar estes parâmetros nesta fase da associação da actividade. ** - Por defeito, fica seleccionado o formador que está a criar a actividade, contudo é sempre possível alterar para qualquer um dos restantes formadores pré-configurados na área de formação em causa, neste exemplo o site formativo CAE ; *** - É possível seleccionar um ou vários, dos préconfigurados na área de formação em causa, neste exemplo o site formativo CAE. 51

52 Assignar sessão de formação Após a configuração, somos remetidos para a seguinte página, que nos resume a actividade formativa Quando o formador regressa ao site CAE, já consegue visualizar as actividades entretanto associadas aos formandos. 52

53 Assignar sessão de formação Quando o formador regressa ao site CAE, já consegue visualizar as actividades entretanto associadas aos formandos. Actividades Propostas: Esta webpart do SLK tem duas funções. Para o formador, permite visualizar o estado da execução das tarefas por parte dos formandos. Para os alunos, lista todas as actividades de formação que têm de completar na referida classe. 53

54 FORMAÇÃO Iniciar actividade de formação 54

55 Iniciar actividade de formação Formandos: Ao aceder à página, o formando visualiza não só as actividades que lhe foram agendadas pelo formador, assim como as actividades já finalizadas assim como a respectiva avaliação (score) das mesmas. 55

56 Iniciar actividade de formação Para iniciar a actividade de formação, o aluno deverá seleccionar a mesma. O Sistema irá encaminha-lo para a pagina da actividade, onde poderá visualizar informações como a descrição da actividade, data pretendida para a execução, assim como a avaliação final possível. Para iniciarem a actividade, os alunos devem seleccionar a opção Begin Assignment. 56

57 Iniciar actividade de formação A partir desse momento, o formando passa a executar a actividade (no exemplo apresentado é um conteúdo SCORM sobre a Adágio) O Formando deverá seguir todos os passos do conteúdo formativo, podendo contudo suspender e retomar o mesmo, sempre que pretenda, desde que cumpra o calendário definido para a execução do mesmo. (utilizar a opção Save & Close, disponível no topo). 57

58 Iniciar actividade de formação Caso o formando suspenda temporariamente a actividade, é-lhe apresentado o seguinte ecrã, que lhe permite retomar o mesmo. 58

59 Iniciar actividade de formação Caso a formador aceda à plataforma durante a suspensão da actividade por parte dos formandos, ele consegue ver esse mesmo estado a partir do ecrã de report. Poderá, aqui também, enviar mensagens aos formadores. 59

60 Iniciar actividade de formação Quando o formando chega ao fim da actividade, é-lhe solicitado que envie o seu resultado para a plataforma e consequentemente para o formador. Após confirmação de envio, é- lhe apresentado o ecrã de actividade concluída, e a consequente pontuação obtida. 60

61 Iniciar actividade de formação O formador, à imagem do que fez no passado, poderá a qualquer momento rever o estado das actividades formativas, conforme ilustração. 61

62 ARQUIVO Mover actividades de formação para arquivo 62

63 Mover actividades de formação para arquivo Sempre que se pretenda retirar determinada actividade da Academia, o Administrador da mesma deverá mover o site para uma zona de Backup criada para o efeito! Para isso, deverá seleccionar a opção Gerir Conteúdo e Estrutura Dentro da Academia Lactogal, deve ser criado um site designado por Backup, e subpastas por ano, neste caso vamos criar uma referente ao ano 2012! 63

64 Mover actividades de formação para arquivo Para o exemplo em causa, vamos mover o curso ABC da Poupança já leccionado, para o arquivo No gerir conteúdo e estrutura, seleccionar o curso em causa e efectuar mover. Seleccionar como pasta destino o ano 2012 dentro da pasta backup. Quando regressarmos à academia Lactogal, o curso em causa já não estará disponível dentro das opções do e- learning. 64

65