Solicitação de compras web

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1 Solicitação de compras web Guia Rápido Módulo Compras Web Nesta Edição 1 Introdução 2 Finalidade 3 Acessando o sistema compras web 4 Acessando o modulo de solicitações 5 Cadastrando uma solicitação Trabalhando com o módulo Compras Web Solicitação de materiais e serviços.

2 PÁGINA 2 Introdução O objetivo desse Guia é fornecer informações específicas e em forma detalhada de como funciona o Módulo Solicitação de Compras Web. Finalidade O Módulo Solicitação de Compras Web faz parte do pacote de Módulos quem compõem o Compras Web. Ele permite que qualquer departamento realize todos os procedimentos necessários para a solicitação de materiais/serviços ao departamento de compras/licitação ou departamento de almoxarifado conforme suas necessidades. A solicitação é feita através do Sistema web, que salva tudo em um Banco de Dados, facilitando a organização e localização de cada solicitação realizada. Acessando o sistema Compras Web O sistema pode ser acessado através do browser (navegador de sua preferência, Internet Explorer, Firefox Mozilla, Chrome) informando o endereço web conforme configurado na entidade. Cada entidade tem a sua particularidade de configuração, portanto o endereço pode ser retirado com o responsável do CPD, TI ou representante do sistema. Veja um exemplo mostrado na imagem abaixo: Ao informar o endereço web será apresentada a tela de acesso ao sistema, onde devera ser informado o usuário, senha e o exercício conforme cadastrados antecipadamente. Veja a tela de acesso ao sistema conforme mostrado na imagem abaixo:

3 PÁGINA 3 Abaixo temos a tela principal do sistema: Acessando o modulo de solicitação Para acessar a tela de solicitações clique em Processo de Compras e em seguida em Solicitação de Materiais / Serviços conforme mostrado na imagem abaixo: Será apresentado conforme mostrado na imagem abaixo:

4 PÁGINA 4 Cadastrando uma solicitação Esta é a etapa em que cada departamento insere as solicitações desejadas no sistema para que o departamento responsável possa dar inicio ao processo licitatório/compra. Assim como o almoxarifado possa realizar as saídas dos mesmos para o departamento solicitante. No topo da tela de solicitação encontram-se os botões de Inserir, Alterar, Excluir, Localizar, Imprimir, Fichas e Importar, conforme mostrada na imagem abaixo: Inserir: Criar Novo: Permite realizar uma nova solicitação. Copiar Existente: Permite realizar uma nova solicitação copiando todos os dados de uma solicitação já existente. Estes dados podem ser alterados. Localize a solicitação que deseja copiar as informações e clique em confirmar. Criar Nova por Registro de Preço: Permite realizar uma nova solicitação a partir de um registro de preço já realizado.

5 PÁGINA 5 realizados. O sistema traz uma tela de pesquisa de registro de preço, onde constam todos os registros de preço

6 PÁGINA 6 Selecione um registro de preço, o proponente e os itens que deseja solicitar referente ao proponente ganhador e clique em confirmar. Alterar: Permite alterar os dados de uma solicitação realizada, desde que a mesma não tenha sido aprovada, cotada, licitada ou gerada uma requisição de saída. Excluir: Permite excluir uma solicitação realizada, desde que a mesma não tenha sido aprovada, cotada, licitada ou gerada uma requisição de saída. Localizar: Permite localizar uma solicitação realizada, independente do estão dela (aprovada, cotada, licitada ou gerada uma requisição de saída) através dos filtros de pesquisa. Conforme a imagem abaixo: Imprimir: Permite imprimir uma solicitação realizada, independente do estão dela (aprovada, cotada, licitada ou gerada uma requisição de saída) através dos filtros de pesquisa. Conforme a imagem abaixo: Imprimir Solicitação: Imprime a solicitação que seguirá todos os tramites para realizar uma compras. Imprimir Solicitação ao Estoque: Imprime a solicitação que seguirá ao almoxarifado para retirada de um produto já adquirido. Fichas: Permite consultar as fichas de despesas reservada ao centro de custo informado, podendo inserir ela no campo observação (justificativa) da solicitação. Estas fichas são definidas no cadastro de centro de custo ao informar o poder, órgão e unidade, assim como parametrizado no sistema, no modulo contas habilitando a classificação de fichas no modulo compras.

7 PÁGINA 7 Importar: Permite importar uma solicitação realizada no exercício anterior, desde que parametrizado no sistema, no modulo compras, habilitando a importação de solicitações dos exercícios anteriores. Campo Centro de Custo: É o departamento que esta solicitando os materiais ou serviços. Este campo pode ser informado pelo código ou utilizando a lupa ao lado para localizar o departamento solicitante previamente cadastrado no sistema, como mostra a imagem abaixo: Campo Data: É a data em que esta sendo solicitados os materiais ou serviços. Campo Responsável: É o responsável que assina pelo centro de custo. Responsável do departamento. Ele é preenchido automaticamente desde que previamente cadastrado no sistema, mas pode alterado. Campo Prioridade: É o grau de urgência da solicitação. Campo Descrição: Devera ser informada uma breve descrição sobre o que esta sendo solicitado. Campo Direta para o Almoxarifado: Marcando esta opção, a solicitação será encaminhada direto para o almoxarifado para realizar uma saída de materiais para o centro de custo que esta solicitando. Campo Observação: Utilize este campo para descrever a justificativa pela qual esta sendo solicitado o material ou serviço para o centro de custo. Campo Código: Neste campo poderá ser informado diretamente o código do produto ou serviço, ou utilizar a lupa ao lado para localizar o produto ou serviço desejado. Para auxiliar a pesquisa poderá utilizar os filtros de pesquisa, conforme mostra a imagem abaixo:

8 PÁGINA 8 Campo Quantidade: É a quantidade que deseja solicitado sobre o item que esta sendo informado. Campo Centro de Custo: É o departamento que esta solicitando os materiais ou serviços. Este campo pode ser informado pelo código ou utilizando a lupa ao lado para localizar o departamento solicitante previamente cadastrado no sistema. Este centro de custo pode ser o mesmo preenchido acima Botão Inserir: Insere o produto ou serviço informado à sua solicitação. Caso deseja excluir um item que já foi inserido à solicitação, utilize o botão excluir ao lado de cada item inserido, como mostrado na imagem:. Caso deseja alterar um item que já foi inserido à solicitação, utilize o botão alterar ao lado de cada item inserido, como mostrado na imagem:. o Botão Alterar Item: Confirma a alteração do item selecionado. o Botão Cancelar: Cancela a alteração do item selecionado.

9 PÁGINA 9 Botão OK: Confirma o cadastro ou alteração da solicitação. Se for uma nova solicitação será gerado um novo numero seqüencial, se for uma alteração em uma solicitação já existente será mantida o mesmo numero. Botão Cancelar: Cancela o cadastro ou alteração da solicitação. Botão Sair: Fecha a tela de cadastro de solicitação voltando à tela principal do modulo compras web.

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