Manual prático de compras e cotações no sistema MerchFórmula

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1 Manual prático de compras e cotações no sistema MerchFórmula 1 passo: Ir até o Menu Estoque / Compras e Cotações conforme imagem abaixo: 2 passo: Deve-se criar uma nova cotação ou editar uma existente, conforme imagem abaixo:

2 3 passo: Fazendo uma nova cotação, iremos para a seleção dos itens que queremos cotar, podemos selecionar os itens manualmente ou clicar no botão Sel. Automática, onde o sistema faz o cálculo de compras de 4 maneiras. Observar imagens abaixo: Se clicarmos no botão Sel. Automática o sistema mostrará as seguintes opções de cálculo:

3 4 passo: Escolher a maneira que deseja que o sistema calcule o que deve ser comprado: Abaixo uma explicação de cada forma de cálculo: a) Faltas: Essa forma de cálculo, o sistema manda repor todas as quantidades que foram vendidas em um período. Exemplo: Vendi 10g de Omeprazol, ele manda repor essas 10g, sem considerar o que tem em estoque no momento. Funciona como uma reposição de estoque, saiu uma unidade o sistema manda repor. b) Consumo médio: Nessa forma de cálculo, o sistema leva em consideração apenas os dias que tiveram movimentação no período selecionado. Com essa quantidade de dias, o sistema verifica a quantidade vendida e faz o seguinte cálculo: Comprar = (Qtd vendida / qtd. dias com movimentação) * nº de dias informado Lembrando que o sistema só manda comprar as matérias-primas/embalagens que estão com o estoque atual inferior a quantidade a comprar calculada. Exemplo: Vendi de 01/01/2011 até 07/01/ g de fluoxetina, se o estoque for menor que essas 20g, o sistema mandará comprar o produto, caso o estoque seja maior o sistema entende que para aquela quantidade de dias ainda há quantidade em estoque. c) Entradas: Nessa forma de cálculo, o sistema leva em consideração somente as entradas por Notas Fiscais. É calculada a média da quantidade que entrou por nota fiscal no período informado. Se essa média for maior que a quantidade informada, a cotação é gerada. d) Estoque Ideal: Nessa forma de cálculo, é necessário ter um parâmetro maior que '0', informado no cadastro de MP's para que seja possível o sistema gerar por o relatório de compras por estoque ideal. Abaixo a imagem do cadastro de MP s com o campo estoque ideal.

4 5 passo: Vamos dar um exemplo que eu escolha a forma de cálculo consumo médio: O sistema pedirá para escolhermos um período de movimentação, conforme a imagem abaixo: Após isso, será necessário informar o número de dias que queremos ter os produtos em estoque, conforme imagem abaixo:

5 O sistema gerará a quantidade necessária para ter em estoque para os dias informados anteriormente. Observe imagem abaixo: O sistema lista os itens, MP s em preto e embalagens em laranja, depois existem 2 colunas a direita, uma com a quantidade livre em estoque e a outra com a quantidade sugerida. Ainda é possível imprimir essa lista para fazer alguma anotação. A impressão fica dessa maneira:

6 6 passo: Após isso, vamos continuar a nossa cotação. Devemos clicar no botão Avançar. Nessa parte iremos informar os valores cotados no fornecedor, seja uma lista enviada por ou que tenha sido cotado por telefone. Veja imagem abaixo: Na parte esquerda, temos os fornecedores cadastrados no sistema, na parte a direita jogamos os fornecedores que queremos cotar. Dando 2 cliques no fornecedor desejado, os itens para a compra são listados na parte inferior do formulário. Veja imagem abaixo:

7 Selecionando um item e clicando na tecla ENTER, podemos informar o valor de custo cotado pelo fornecedor. Veja imagem abaixo: 7 passo: Após fazer isso, clicamos no botão Avançar novamente. Agora estamos perto de finalizar a nossa cotação de compra. No próximo formulário, o sistema mostrará todos os itens que foram atribuídos algum valor. Visualize a imagem abaixo:

8 Marcando nos check-box os produtos, o sistema mostra total da compra no rodapé do formulário. Clicando no botão Sel. Automática o MerchFórmula nos dá a opção de escolhermos se quer que ele escolha o fornecedor que cada produto está mais barato. Segue imagens abaixo para demonstração. Clicando no botão Sel. Automática o MerchFórmula perguntará se queremos escolher por Fabricante (fornecedor) mais barato ou pelos produtos mais baratos.

9 Escolhendo uma das opções, o sistema deixará em verde os valores de custo dos produtos escolhidos automaticamente. Ver imagem abaixo: 8 passo: Agora devemos concluir a nossa cotação de compra, para poder imprimir a Ordem de Compra e enviar ao fornecedor. É só clicarmos no botão Concluir conforme imagem abaixo:

10 9 passo Podemos imprimir essa cotação e enviá-la a cada fornecedor que teve algum item cotado. Segue imagem abaixo:

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