REVOLUÇÃO EM TECNOLOGIA DE PAGAMENTO

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1 REVOLUÇÃO EM TECNOLOGIA DE PAGAMENTO CARTÕES VIRTUAIS Com as expectativas dos viajantes cada vez mais altas, e uma variedade de forças distintas trabalhando para aumentar os custos e as complexidades de gerir um programa de viagens eficientemente, não é nenhuma surpresa que os gestores de viagem estejam sob forte pressão para atingir as metas do programa sem deixar de proporcionar uma experiência positiva aos viajantes. Conforme o papel do gestor de viagem continua a evoluir para vencer estes novos desafios, a tecnologia tem um papel importante neste cenário. REVOLUÇÃO EM TECNOLOGIA DE PAGAMENTO Os cartões virtuais são uma revolução em tecnologia de pagamento e estão ajudando a reduzir os custos e a complexidade associados ao programa de pagamento corporativo. Eles representam uma mudança dramática no modo como as pessoas pagam umas às outras, similar à introdução dos cheques no século 17 ou dos cartões de crédito no século 20. Os cartões virtuais funcionam da mesma maneira que os cartões de crédito tradicionais funcionam, mas com recursos adicionais para melhorar a adesão à política, o controle, a segurança e o processo de conciliação automático. Eles têm um número exclusivo obtido eletronicamente (com data de validade e código de segurança) e são emitidos para uma viagem/ reserva específica. Depois que um cartão virtual é emitido, as restrições de pagamento asseguram que aquele número possa ser utilizado somente para um valor especificado, e dentro de um determinado período. Após seu uso, o número torna-se obsoleto e a transação e os dados da reserva são automaticamente conciliados. 1

2 O PROCESSO DE CARTÃO VIRTUAL É O MESMO DOS CARTÕES DE CRÉDITO TRADICIONAIS Cada vez mais os cartões virtuais estão sendo adotados como método de pagamento padrão dentro da indústria do turismo e, pelo que os números indicam, numa velocidade muito mais rápida do que se pode imaginar. De acordo com uma pesquisa divulgada pela GBTA Foundation em junho de , o uso de cartões virtuais por consumidores de viagem cresceu 7 pontos percentuais ano após ano, até alcançar os 20%. Dentre os consumidores entrevistados que não eram usuários, 39% disseram estar familiarizados ou bem familiarizados com este tipo de conta, ante os 23% de Ao serem questionados no estudo Travel Manager 2020, conduzido pela GBTA Foundation e patrocinado pelo Sabre, dois terços dos gestores de viagem esperam que formas de pagamento virtuais passem a ter maior e crescente prioridade, sendo que 77% destes gestores que reportam ao departamento financeiro acreditam que tecnologias de pagamento serão especialmente importantes no futuro³. PORTANTO QUAIS SÃO OS MOTIVOS LEVANDO À ADOÇÃO DOS CARTÕES VIRTUAIS? Economia de tempo com conciliação automática A conciliação de relatórios de despesas de viagem e de outros dados de pagamento pode ser um processo muito demorado para os gestores de viagem. Eles relatam gastar uma média de 40 horas de recursos internos todos os meses nesta tediosa tarefa 4. Os cartões virtuais têm características que permitem que o processo de conciliação seja mais automatizado se comparado a formas de pagamento físicas, como com cartões corporativos, o que pode eliminar os esforços manuais necessários para casar transações com os dados da reserva. Com os cartões virtuais, um número exclusivo é gerado no ponto de venda; isso significa que a reserva e o pagamento são inerentemente conciliados assim que o pagamento é feito. 2

3 Como resultado, gastos administrativos são eliminados, o tempo que se leva para concluir o processo de conciliação é reduzido, pagamentos mais oportunos podem ser feitos para fornecedores preferenciais, além de ser mais fácil identificar viajantes que não estejam seguindo a política de viagem corporativa. Muitas empresas pegam os relatórios de conciliação e importam os dados em sistemas contábeis ou outros sistemas offline, possibilitando que a informação flua perfeitamente através de processos existentes. Simplifique a adesão à política De acordo com a pesquisa anual do consumidor encarregada pela Business Travel Show6, consumidores europeus de viagens a negócios relacionaram Controle de Custos e Gerenciamento de Despesas e Cumprimento e Adesão da Política entre suas 3 principais preocupações em Um cartão virtual é utilizado durante o processo de reserva e envia instruções e restrições de pagamento ao fornecedor da viagem. Isso garante que fornecedores preferenciais sejam utilizados e que componentes da política de viagem sejam impostos regularmente por toda a empresa. Além disso, uma categoria de comercialização é colocada em cada cartão, limitando seu uso a uma categoria específica de viagem, como um hotel ou uma companhia aérea. Diga adeus às viagens arriscadas Em uma era digital, onde a violação de dados pode comprometer a vida financeira dos clientes, segurança é uma das principais preocupações. Substitua os cartões de plástico por cartões virtuais que tenham controles sob medida, desenvolvidos especialmente para otimizar a segurança do viajante. Eliminando os cartões tradicionais e emitindo cartões virtuais com limites de crédito, controles de categoria do fornecedor e restrições de data, você pode ter a certeza de que seu pagamento está protegido. Os gastos envolvendo despesas fraudulentas ou fora da política custam às empresas centenas de milhares de dólares todos os anos5. O uso de cartões virtuais reduz instantaneamente a exposição a fraudes com a aplicação de simples controles de despesas. Um cartão de crédito corre o risco de ser perdido ou roubado ou, se o funcionário ainda tiver o cartão, o número pode ser gravado e utilizado indevidamente por terceiros. A fraude com cartões virtuais é quase impossível, uma vez que cada número é exclusivo, atribuído para uma ocasião de viagem específica, limitado a localidades aprovadas, e somente para o valor pré-autorizado. MAS AS EMPRESAS TÊM MUITO MAIS A GANHAR COM O USO DE CARTÕES VIRTUAIS: Gerencie todos os viajantes Há cenários nos quais cartões corporativos não são providenciados a todos que viajam pela empresa; exemplos incluem terceirizados, contratados temporários e funcionários que não viajam com frequência. Também pode haver situações nas quais o pagamento para a viagem de não funcionários é necessário, como, por exemplo, reuniões com clientes e recrutamento. O Sabre apresentou recentemente um webinar da GBTA intitulado From Plastic to Virtually Painless, onde a mudança do cenário de pagamentos envolvendo cartões virtuais entre gestores de viagem foi discutido. Durante este webinar, 37% dos participantes responderam que o maior desafio relacionado a pagamentos que eles enfrentavam atualmente era gerenciar viajantes sem um cartão de crédito.8 Cartões virtuais são uma solução eficiente para pagar por todos estes viajantes, sem procedimentos complexos de faturamento ou exposição desnecessária a fraudes. 3

4 Ganhe uma solução de pagamento universal Cartões virtuais são aceitos em qualquer país onde cartões de plástico são aceitos, por milhões de provedores de serviço e fornecedores em um grande número de moedas 1. Se um fornecedor já aceita pagamentos com cartão de crédito, não há nenhum novo processo para os cartões virtuais. Os fornecedores receberão o recibo dos pagamentos mais rápido, e o impacto em seu fluxo de caixa pode ser significativo. Além disso, pagamentos com cartões virtuais são mais baratos do que transações com cheque e ACH 9. Para maximizar os benefícios de se utilizar cartões virtuais com seus fornecedores, tão logo adote esta prática compartilhe suas experiências e ajude a divulgar seu uso! Melhore o gerenciamento de relatórios de despesas As despesas de viagem são contabilizadas no ponto de venda, eliminando o tempo gasto com relatórios/recibos pós-viagem e otimizando significativamente a experiência do viajante 7. Os cartões virtuais são incluídos no processo de reserva somente quando todos os dados obrigatórios determinados por sua empresa estiverem presentes, assegurando o cumprimento da política e melhorando a contabilidade. QUAL A DIFERENÇA ENTRE OS CARTÕES VIRTUAIS PRÉ-PAGOS E DE CRÉDITO? Quando utilizar a tecnologia de cartões virtuais, você pode optar por abrir uma conta de crédito ou pré-paga, dependendo de suas necessidades comerciais e circunstâncias financeiras. Com uma conta de crédito, você pode aproveitar os benefícios do capital de giro utilizando os termos de pagamento e o período do extrato. Com uma conta pré-paga, você transfere fundos antes da transação de pagamento para que consultas de crédito sejam desnecessárias. O FUTURO É HOJE Como você pode constatar neste artigo, existem muitos motivos convincentes atribuídos ao uso da tecnologia do cartão virtual. Como resultado, os cartões virtuais estão virando a nova regra em pagamentos corporativos e, segundo entrevista recente entre Phocuswright e MasterCard, eles irão, com o passar do tempo, eliminar a necessidade de levar cartões em sua carteira, por serem um método muito mais inteligente de administrar pagamentos. 7 Entre em contato conosco para saber mais sobre a solução Sabre Virtual Payment e comece a emitir seus cartões virtuais hoje mesmo. 4

5 1. Guia do Consultor de Viagem Conferma 2. Perspectiva do Consumidor e do Fornecedor sobre Soluções de Pagamento Virtual GBTA 3. Travel Manager 2020 Mudanças Fundamentais no Papel do Gestor de Viagens, GBTA Foundation 4. Perspectiva do Consumidor e do Fornecedor sobre Soluções de Pagamento Virtual GBTA 5. Os 3 Maiores Problemas em Programas de Despesas Corporativos, apresentado pela Oversight 6. Pesquisa anual do consumidor encarregada pela Business Travel Show 7. Phocuswright e MasterCard Virtual Cards: Pronto para a Decolagem? Episódio 4 8. Webinar From Plastic to Virtually Painless GBTA 9. Promoting Virtual Cards Among Your Suppliers WEX Corporate Payment Insights 6