Serviços Auxiliares 1

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1 Serviços Auxiliares 1

2 Direção-Geral Diretor-Geral: Bel. Omar Jacques Amorim Gabinete De acordo com o previsto no art. 59 do Regimento Interno, ao Diretor-Geral compete a coordenação e a supervisão das atividades exercidas pelas Direções Administrativa, Judiciária e Financeira, pelo Departamento de Informática e, também, a supervisão da tramitação administrativa dos precatórios. No ano 2009 houve intensa participação nas negociações junto à Secretaria de Coordenação e Planejamento e, após, à Assembléia Legislativa do Estado, por ocasião da confecção da Proposta Orçamentária e da aprovação da Lei Orçamentária Anual, respectivamente. Ainda, na mesma linha de atuação junto a entes externos, cabe salientar a efetiva representação do Poder Judiciário nas audiências públicas bimestrais promovidas pela Comissão de Finanças, Planejamento, Fiscalização e Controle da Assembléia Legislativa do Estado, no sentido de demonstrar o comportamento das receitas e despesas orçamentárias e o atingimento das metas previstas para o ano. Além do apoio e coordenação das atividades estabelecidas por conta da celebração de Termo de Convênio com a Qualidade RS (PGQP) Programa de Melhoria da Gestão na Administração Pública e da consultoria prestada pelo Instituto de Desenvolvimento Gerencial S/A, foi negociada e firmada a segunda fase com o projeto Auxiliando o Poder Judiciário do Rio Grande do Sul a Realizar sua Visão Estratégica, em desenvolvimento desde outubro de 2009, através da implementação das etapas: Formulação e Planejamento Estratégico do PJRS, Reestruturação Organizacional e de Processos e Diagnóstico ERP. Merece destaque o trabalho de implantação de sistema informatizado para fins de gerenciamento dos estagiários de 1º e de 2º Graus de Jurisdição, permitindo a economia dos valores hoje despendidos a título de taxa de administração, bem como de ampliação da criação de novas vagas de acordo com as necessidades verificadas. Foi mantido o envolvimento nas avaliações e sugestões quanto às demandas regionais apresentadas pelos Juízes Diretores de Foros por meio do Projeto Planejando o Judiciário, coordenado pelo Conselho de Administração, Planejamento e Gestão. Por fim, visando ao atingimento das metas prioritárias da Presidência do Tribunal de Justiça, houve o contínuo direcionamento e acompanhamento das diversas matérias, em especial junto às Diretorias do Tribunal. Serviços Auxiliares 2

3 Departamento de Informática Diretor: Bel. Luis Felipe Schneider Após importante etapa de preparação de sua infraestrutura e de sua equipe, conduzida durante 2008, em 2009 o Departamento de Informática implantou o novo Portal do Poder Judiciário. Baseado em modernas tecnologias de gestão de conteúdo, o novo Portal é produto de um trabalho de reengenharia da informação, além de apresentar projeto gráfico mais moderno, incluindo novas ferramentas de acessibilidade e de personalização do conteúdo, bem como mecanismo de pesquisa que entrega novos patamares de desempenho, flexibilidade e qualidade aos resultados. Utilizando tecnologia fornecida pela empresa Google, as pesquisas executam em frações de segundo e correlacionam diferentes informações. Ao efetuar uma pesquisa sobre o inteiro teor de acórdãos e decisões monocráticas, por exemplo, o usuário receberá também informações sobre a legislação federal, estadual e municipal relacionada à matéria, além das páginas do Diário da Justiça em que aparecem as expressões da pesquisa ou suas variações. Futuramente, o serviço será complementado com a pesquisa sobre o inteiro teor das sentenças de 1º Grau e sobre os dados dos processos. Os objetivos do novo Portal não se limitaram apenas a tornar a experiência do usuário mais simples, agradável e rica: foram disponibilizadas as primeiras ferramentas de operação com processos judiciais eletrônicos. Para tanto, ele abriga o Portal do Advogado. Através dele, os advogados podem acompanhar o andamento de seus processos, incluindo aqueles sob segredo de justiça, a partir de uma visão integrada de todas as comarcas e do Tribunal de Justiça. É possível encaminhar petições eletrônicas sem a necessidade de remessa posterior do original, conforme preceitua a Lei Federal nº /06. Inicialmente serão recebidos apenas certos tipos de petições, para juntada em processos de um conjunto limitado de classes processuais, no Tribunal de Justiça e em comarcas-piloto. Progressivamente, este conjunto será ampliado até atingir a totalidade dos processos. Nesta primeira fase são admitidas, por exemplo, petições intermediárias em processos que tramitam nas comarcas-piloto. Serviços Auxiliares 3

4 O Departamento de Informática trabalhou, ainda, na integração de seu Portal com os sistemas do Superior Tribunal de Justiça STJ, a fim de permitir o recebimento de agravos de instrumento sobre recursos especiais. Diferentemente de outros Tribunais, que digitalizam as petições de agravo recebidas, sistemática dispendiosa e sujeita a falhas, no Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul elas já são recebidas e remetidas à Corte Superior na forma digital, com sensível economia de custos e de tempo. Por fim, ainda no que concerne ao Portal, é fundamental destacar que mais do que as melhorias gerais e a disponibilização dos primeiros serviços relacionados ao processo eletrônico, foi de suma importância a capacitação da equipe do Departamento de Informática nas novas tecnologias e a constituição de uma infraestrutura resiliente e escalável para suportar a expansão do projeto nos próximos anos. Paralelamente ao desenvolvimento do novo Portal, o Departamento de Informática conduziu diversos outros projetos, sempre procurando orientá-los à convergência de documentos para o meio eletrônico, incluindo documentos em texto, registros em áudio e vídeo digital, os quais poderão compor os autos dos processos judiciais eletrônicos. Entre os de maior impacto, destaca-se a construção de salas de audiência equipadas com tecnologia de videoconferência de alta resolução, interligando o Fórum Central e o Presídio Central da Capital. Com elas, poderão ser conduzidas, a partir de janeiro de 2010, audiências com réus presos sem que eles tenham que se deslocar até o fórum. Nesta mesma linha, foram adquiridas 450 estações de gravação de vídeo digital, que serão implantadas nas comarcas em 2010, evoluindo a atual sistemática de gravação de áudio digital, já em operação em 300 salas. Também foi firmado novo contrato com a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos ECT, prevendo a utilização de Aviso de Recebimento (AR) Eletrônico. Por esta sistemática, os documentos, incluindo intimações e citações, são gerados no Sistema Themis e enviados eletronicamente para a ECT, que realiza a impressão, o envelopamento e a entrega. O comprovante do AR, cumprido ou não, é digitalizado pela ECT e remetido eletronicamente para o Tribunal de Justiça, que poderá juntá-lo aos autos dos processos judiciais eletrônicos. Desta forma, os cartórios e as Secretarias de Câmaras deixarão de realizar diversas tarefas manuais, além de deixar de consumir insumos de impressão neste caso. Não bastasse a economia de tempo e de insumos de impressão, o valor do AR Eletrônico ainda é inferior ao do AR comum: para um documento de uma página, o valor do AR comum era de R$ 6,26, enquanto o AR Eletrônico custará R$ 6,18, incluindo a digitalização e a remessa do comprovante. Na esfera administrativa, foi realizada a atualização completa do sistema de controle de materiais e gestão de processos de aquisição, com base no redesenho do processo conduzido pelas Direções Administrativa e Financeira com apoio do Instituto de Desenvolvimento Gerencial INDG. Tais providências redundarão em sensível economia de tempo e redução de custos. Também foi desenvolvido e implantado o Banco de Práticas de Gestão, projeto também apoiado pelo INDG e que integra as iniciativas de melhoria dos processos de gestão do Poder Judiciário. Este sistema visa a registrar, avaliar e disseminar as práticas bem-sucedidas adotadas pelas unidades organizacionais do Poder Judiciário gaúcho, incluindo o Tribunal de Justiça e as comarcas. Serviços Auxiliares 4

5 Ao todo, em 2009, o Departamento de Informática desenvolveu, projetou, implantou e manteve 90 sistemas e subsistemas, bem como conduziu 35 novos processos de contratação, incluindo equipamentos, softwares e serviços, e gerenciou outros 49 contratos em andamento. Para viabilizar a condução de todos estes projetos, foram realizados investimentos e contratações que totalizaram aproximadamente 32,2 milhões de reais. INVESTIMENTOS EM INFORMÁTICA Como resultado, a qualidade do trabalho desenvolvido pelo Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul vem sendo reconhecida externamente. Em 2009, foi firmado convênio com o Tribunal de Justiça da Bahia cedendo o conhecimento, a tecnologia e os códigos-fonte do Sistema Themis de 2º Grau àquela Corte. Na mesma linha, está agendada para janeiro de 2010 a assinatura de convênio nos mesmos moldes com o Tribunal de Justiça de Minas Gerais. Sistemas de Informação Dos 90 sistemas e subsistemas desenvolvidos, projetados, implantados e mantidos pelo Departamento de Informática durante 2009, 79 o foram pela equipe própria com apoio de técnicos terceirizados, e 11 por empresas terceirizadas, em sua maioria aqueles destinados ao apoio às atividades administrativas. Serviços Auxiliares 5

6 Área Desenvolvimento Projeto Implantação Manutenção Total 1º Grau º Grau Processo Judicial Eletrônico Administrativa Financeira Governança Internet e Intranet Processos Internos de Tecnologia da Informação Total Novos subsistemas foram desenvolvidos para a área jurisdicional, incluindo a emissão de Guias de Depósito Judicial via Internet por órgãos como o IPE e a SEFAZ, já em operação, e o módulo de emissão de Alvará Eletrônico para levantamento de depósitos judiciais, operando de forma integrada com o Banrisul e trazendo total segurança para o processo, pelo uso de assinatura digital, que será implantado em Entre as implantações, destaca-se a do Módulo do Juizado da Infância e da Juventude, que passou a operar em mais 150 comarcas, completando as 164 comarcas do Estado. O Módulo de Execuções Criminais foi implantado em 142 comarcas, restando apenas 19 comarcas que o receberão até abril de Já o Sistema Themis Administrativo, para controle de processos administrativos, com novo módulo de redação de documentos, foi implantado em todos os gabinetes de Desembargadores e na Corregedoria-Geral da Justiça. Dando continuidade à troca de experiências com outros órgãos públicos, o Sistema de Gerência de Estágios SGE, desenvolvido pelo Ministério Público do Estado, que utiliza o Themis de 2º Grau para intimação eletrônica dos Procuradores, foi implantado no Tribunal de Justiça e permitirá uma economia anual de aproximadamente 1 milhão em 2010, já que passará a realizar o processamento da folha de pagamento, atualmente terceirizado. Entre as principais atividades de manutenção de sistemas executadas durante o ano, destaca-se a adaptação dos Sistemas Themis de 1º e de 2º Graus à nova classificação e ao novo padrão de numeração processual, ambos definidos pelo Conselho Nacional de Justiça CNJ. Ainda, no Sistema Themis de 2º Grau, foram inseridas novas funcionalidades, como a assinatura digital de ofícios pelo gabinete, relatórios de localização de autos e de produtividade dos gabinetes e acesso às informações sobre custas pagas em processos de 1º Grau. No Themis de 1º Grau, foi implantada a assinatura digital em sentenças e despachos, disponibilizando-se certificados digitais para todos os magistrados de 1º Grau, além de outros ajustes para melhoria de sua funcionalidade e correções de erros. Já o sistema de gestão do Arquivo Judicial Centralizado e do Centro de Memória foi adequado, a fim de adaptá-lo à Resolução nº 617/07-COMAG, o que possibilitará a eliminação de processos dos Juizados Especiais Cíveis e Criminais arquivados. Serviços Auxiliares 6

7 Sítio da Internet Os acessos ao sítio do Tribunal de Justiça na Internet, conforme o sítio de estatísticas Alexa ( correspondem a 64% dos acessos realizados a todos os sítios dos órgãos públicos estaduais no Rio Grande do Sul. Em 2009, foram servidos aproximadamente 12 terabytes de informações, correspondendo a cerca de 55 milhões de páginas por mês para uma média mensal de 534 mil visitantes únicos 1. Além do lançamento do novo Portal e das atividades permanentes de atualização de conteúdo a cargo do Departamento de Informática e da Imprensa, foram desenvolvidos os seguintes produtos para o sítio da Internet: Projeto Doar é Legal. Justiça Gaúcha na TV. Sítio Transparência do Poder Judiciário. Inscrição e acompanhamento do Concurso de Juiz de Direito Substituto. Atualização on-line dos dados cadastrais dos servidores pelos próprios usuários. Infraestrutura de Tecnologia da Informação O Tribunal de Justiça do Rio Grande do Sul possui uma das maiores infraestruturas de Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado. São microcomputadores e 287 equipamentos servidores em utilização, distribuídos em 188 prédios interligados, em 165 cidades. Em 2009 foram conduzidos inúmeros projetos visando a ampliar e tornar a infraestrutura mais estável e tolerante a falhas. Entre estes, cabe destacar: Realização de diagnóstico de maturidade das rotinas de gestão de infraestrutura de Tecnologia da Informação e Comunicação, conforme conjunto de melhores práticas do ITIL (Information Technology Infrastructure Library), preparando para o completo redesenho do funcionamento do Departamento de Informática. Implantação de um segundo datacenter no prédio do Palácio da Justiça, interligando-o ao do Tribunal de Justiça por meio de anel de fibras ópticas e replicando entre eles, em tempo real, todos os dados dos Sistemas Themis de 2º Grau, Themis de 1º Grau de Porto Alegre e sistemas administrativos. Instalação da infraestrutura para suporte ao novo Portal e ao Processo Judicial Eletrônico, composta por 10 equipamentos servidores de grande porte e diversos softwares livres. Ampliação da capacidade de armazenamento do banco de dados de sistemas, totalizando 8 equipamentos redundantes para sistemas jurisdicionais e 3 para sistemas administrativos. Implantação de ferramenta de automatização do processo de extração, transformação e carga de dados das comarcas para consolidação na Capital, com o desenvolvimento de soluções para o Processo Judicial Eletrônico, Agravo de Instrumento para o STJ e índices do mecanismo de pesquisas do novo Portal. Instalação de 70 novos equipamentos servidores nas comarcas do interior do Estado. Consolidação de diversos equipamentos servidores físicos em solução de virtualização, com decorrente economia de espaço, energia e custos de administração. Conclusão da instalação da solução de equipamentos servidores de alta densidade (blades). 1 Considera-se visitante único cada endereço de Internet diferente que tiver realizado pelo menos uma visita no mês. Serviços Auxiliares 7

8 Ampliação da velocidade dos canais de acesso à Internet. Conclusão do projeto de ampliação da velocidade de todos os links de comunicação de dados das comarcas do interior do Estado. Instalação de rede sem fio no Palácio da Justiça, a exemplo do que já existe no Tribunal de Justiça e no Fórum Central desde Instalação de equipamento de segurança de acesso à Internet, que realiza a filtragem das páginas que podem ou não ser acessadas, bloqueando as que representam riscos ou possuem conteúdo impróprio. Atualização dos equipamentos de proteção interna e externa da rede de computadores. Aquisição de ferramenta de gerência de históricos (logs) de equipamentos, softwares básicos e sistemas, que permitirá a prevenção de falhas e, caso ocorram, a descoberta de suas causas. Atualização da ferramenta de cópias de segurança, instalação de nova biblioteca robotizada de fitas e de biblioteca de fitas virtuais, ampliando a capacidade total de 28 terabytes para mais de 200 terabytes. Instalação de ferramenta de arquivamento automático de s, que permitirá ampliar o tamanho das caixas postais para patamares similares aos de serviços como o Gmail, do Google. Atualização da versão do repositório de usuários e permissões de acesso e aquisição de ferramenta para automatização do provisionamento (cadastro e bloqueio de usuários e concessão de permissões). Instalação de novo banco de dados de alta disponibilidade para soluções de infraestrutura. Atendimento aos Usuários O atendimento aos usuários dos serviços de Tecnologia da Informação e Comunicações do Poder Judiciário é prestado por técnicos e estagiários próprios, além de empresas terceirizadas. A Central de Atendimento telefônico opera 24 horas por dia, incluindo sábados, domingos e feriados. Durante o horário normal de funcionamento do Poder Judiciário são mantidas em paralelo até 28 posições de atendimento telefônico, bem como equipes residentes nos prédios do Tribunal, do Palácio da Justiça e do Fórum Central de Porto Alegre. Existem, ainda, equipes volantes para atendimento aos demais prédios da Capital e nas comarcas-sede de 13 regiões do interior do Estado, a partir das quais são atendidas as demais cidades de cada região. Durante 2009 foi atendida a uma média mensal de ligações telefônicas, originadas por magistrados, servidores e serventias extrajudiciais, representando uma redução de 10% em relação a 2008, o que revela uma melhoria da disponibilidade dos sistemas e serviços, mesmo se considerado o aumento da demanda. O Departamento de Informática conta, ainda, com Equipe de Atendimento Especializado formada por 14 técnicos próprios, com formações que vão desde Ciências Jurídicas e Sociais até Administração de Empresas. Esta Equipe é responsável pela resolução de dúvidas e de problemas que não podem ser resolvidos pelo atendimento convencional. Serviços Auxiliares 8

9 Direção Administrativa Diretora Administrativa: Belª Liliana Maria Giora Gabinete No ano 2009, a Direção Administrativa deu continuidade ao trabalho de gestão iniciado no ano anterior, coordenando e supervisionando seus Departamentos, Unidades e Núcleos. Visando à perfeita integração entre eles, realizou reuniões com suas Chefias, aproximando, desta forma, os diversos grupos de trabalho e fortalecendo o espírito de equipe. A Direção Administrativa deu seguimento a sua atuação na gerência de pessoal, projetos e processos, coordenando os Departamentos subordinados: Recursos Humanos; Magistrados e Outros Juízes; Engenharia, Arquitetura e Manutenção; Material e Patrimônio; Artes Gráficas; Médico Judiciário e Unidade de Protocolo, Arquivo Administrativo e Equipes de Segurança, Transporte e Zeladoria de Prédio. Destacam-se alguns atos relevantes afetos a essa Direção: A implementação do projeto de reestruturação do processo de compras do Poder Judiciário está sendo concluída. Iniciada em meados de março do corrente ano, constituindo-se em uma das etapas do Projeto de Melhoria da Gestão na Administração Pública. A meta principal é otimizar o processo de compras, reduzindo substancialmente os prazos para sua concretização. Uma das primeiras ações implementadas, do total de 252 previstas em todo o Projeto, foi a centralização dos processos de compras, até então subdivididos entre duas áreas distintas o então Departamento de Licitações e Contratos (licitações) e o Departamento de Material e Patrimônio (cotações de preços e dispensas de licitações). Assim, a partir de , foi promovida a unificação das áreas responsáveis por tais atividades, com o embrião do agora Departamento de Compras do Poder Judiciário DEC, conforme mudança estrutural nos Serviços Auxiliares do Tribunal de Justiça determinada pelo Ato nº 04/09, publicado no Diário da Justiça Eletrônico de , passando o Departamento de Compras a ser subordinado à Direção Administrativa. Ressalta-se que tais modificações não acarretaram aumento de despesa para a Administração, pois não houve a criação de nenhuma nova função. Estima-se que a unificação, por si só, já tenha acarretado uma redução e otimização no fluxo de compras, uma vez que, doravante, será desnecessário o trâmite dos processos por vários quilômetros, desde o DMP (localizado no extremo leste da cidade) e o DEC (sediado na área central). Sob outro ângulo, a reestruturação do processo de compras, conforme diagnóstico já realizado, sob a consultoria do INDG, está estritamente vinculada e dependente da integração de sistemas de informática, uma vez que, atualmente, para a concretização das aquisições de bens e serviços do Poder Judiciário, é necessária a operação de 08 programas que funcionam isoladamente, implicando retrabalho e morosidade. Diante de tal quadro, foi aprimorado o software de gerenciamento das compras, buscando-se a integração aos demais sistemas, o que está sendo implementado, estando em estágio bastante avançado. Destaca-se, por fim, a necessidade de uma mudança cultural em todo o processo de aquisição. Desta forma, uma das principais diretrizes do projeto é que todos os pedidos obedeçam ao disposto na Ordem de Serviço nº 04/09-DG, publicada no Diário da Justiça Eletrônico de , que dispõe sobre a forma e documentação necessária à formulação de solicitações de aquisições de bens e serviços. Houve uma reestruturação no Departamento de Material e Patrimônio, onde foram criados o Serviço de Gestão de Materiais e o Serviço de Gestão de Patrimônio, agregando novas atribuições e tipos de controles, os quais começaram a ser utilizados com a implementação na área de software (troca do Sistema Pólis para o novo Sistema Thema), visando a melhorias tanto nas atividades operacionais quanto estratégicas do controle Serviços Auxiliares 9

10 de estoques, bem como início do planejamento para realização de auditorias dos bens inventariados nas unidades do Tribunal de Justiça a partir do ano vindouro. Constante suporte técnico às serventias no que tange ao gerenciamento do Orçamento Matricial Acompanhado (Gerenciamento Matricial de Despesa GMD) e ativa participação na Comissão de Reestruturação do Processo de Compras. O Departamento de Recursos Humanos implementou, diante da adesão do Poder Judiciário Estadual ao Projeto RHE, com o início da implantação em agosto de 2009, procedimentos visando a uma migração segura de dados ao novo sistema de gerenciamento de pessoal, sendo promovido o recadastramento dos servidores ativos, revisão nos dados de cadastro já existentes e nas regras de averbação de tempo de serviço, etapas que estão sendo cumpridas, em atendimento ao cronograma do Projeto. O novo Sistema, com previsão de implantação final em quinze meses, foi desenvolvido especialmente para atender as necessidades do setor público e trará modernidade, eficiência e agilidade na compilação de dados que envolvem os recursos humanos. O Departamento Médico Judiciário foi o responsável pela execução do projeto-piloto Paternidade Legal, elaborado pela CGJ, e que prevê a coleta de material genético para exame de DNA durante a audiência de conciliação nas ações judiciais de investigação de paternidade nas Comarcas de Porto Alegre (incluindo os Foros Regionais), Santa Maria, Caxias do Sul, Passo Fundo, Rio Grande e Pelotas, num total de 563 exames realizados. Além disto, a realização dos exames periódicos dos funcionários celetistas foi estendida ao 1º Grau na Capital. Com os recursos disponíveis, foi estabelecido um acompanhamento estatístico das licenças concedidas pelo DMJ e o Serviço Médico do Foro Central, com o objetivo de determinar as moléstias que geram a maior incidência de afastamentos, visando ao estabelecimento de medidas de prevenção e controle. Ainda, em razão do surto de Febre Amarela ocorrido no primeiro semestre do ano, foi realizada, nos meses de maio e junho, campanha de vacinação abrangendo os prédios do Tribunal e do Palácio da Justiça, do Foro Central e dos Departamentos de Artes Gráficas e de Material e Patrimônio, totalizando servidores vacinados. O Departamento de Artes Gráficas, além das tarefas rotineiramente executadas, recebeu importantes incumbências, no ano 2009, tais como a compilação, editoração e produção de compêndios jurídicos, que totalizaram volumes, correspondendo a um incremento de 233% em relação à produção de Obras Jurídicas ocorrida em 2008, publicações que encontraram grande aceitação, pois representam fundamental importância para o sistema jurídico, como apoio a magistrados e servidores no desempenho da prestação jurisdicional; a produção, com agilidade e de forma segura, do material necessário à aplicação das Provas Objetiva, Dissertativa e de Sentença, para o concurso para Juiz de Direito Substituto, totalizando Cadernos de Questões e de Respostas, e a editoração e produção de 07 volumes da Coleção Administração Judiciária, perfazendo um total de exemplares, a qual divulga os trabalhos de dissertação de magistrados que participaram do Programa de Mestrado Profissionalizante em Poder Judiciário da Escola de Direito do Rio de Janeiro da Fundação Getúlio Vargas, no sentido da busca de uma maior compreensão quanto à estrutura e à dinâmica do Poder Judiciário. Dentre as inúmeras atribuições do Departamento de Engenharia e Arquitetura, merece destaque especial, em 2009, os 24 mil metros quadrados de área construída, em virtude da inauguração das novas sedes de comarcas, bem como o mobiliário planejado para os respectivos ambientes. O trabalho em equipe com os Departamentos de Engenharia, de Compras, Assessoria Especial Administrativa e as Direções Geral, Administrativa e Financeira tornou possível o cumprimento de importantes licitações: obras, climatizações, central telefônica, alarme, mobiliário e elevadores. A Diretora Administrativa prosseguiu atuando efetivamente junto à Comissão de Avaliação Especial, analisando questões relativas ao ingresso no Poder Judiciário de pessoas portadoras de deficiência, objetivando sua melhor adequação aos cargos. Desenvolveu, ademais, suas atribuições na Comissão de Promoções, examinando as avaliações de merecimento e títulos dos servidores de carreira da Secretaria do Tribunal de Justiça, para fins de progressão funcional. Serviços Auxiliares 10

11 Até a metade do mês de dezembro, foram analisados e despachados processos administrativos relativos a vantagens, promoções, confirmações no estágio probatório, substituições, efetividade e aposentadorias de servidores do 1º e do 2º Graus, bem como expedição de notas de expedientes referentes às decisões do Presidente e do 2º Vice-Presidente. Além disso, tramitaram na Direção Administrativa expedientes relativos ao provimento de cargos do 1º Grau, por remoção, e nomeações de cargos do 2º Grau decorrentes de aprovação em concurso público. Foram efetuadas análises de pagamentos de diárias dos servidores do 1º Grau e magistrados. Documento Presidente 1º Vice- -Presidente 2º Vice- -Presidente Diretora Administrativa Despachos Ofícios Memorandos 170 Notas de Expediente 44 Informações Administrativas Eletrônicas TABELA DE ATIVIDADES Enviados à Assessoria Especial 195 Total Serviços Auxiliares 11

12 Unidade de Apoio e Serviços Gerais EQUIPE DE REPROGRAFIA Gestora: Belª Jusselaine Gomes Porto A Equipe de Reprografia, membro da Unidade de Apoio e Serviços Gerais, vinculada à Direção Administrativa, desempenhou suas atividades durante o ano 2009, funcionalmente, em duas etapas. Até o mês de maio, as cópias realizadas para o público interno e o externo eram feitas por máquinas copiadoras locadas pelo Tribunal de Justiça, centralizadas no 5º andar, sala 526 do TJ, com 5 servidores e 15 estagiários de nível médio, distribuídos em dois turnos, sendo um estagiário disponibilizado para a Assessoria da Presidência, para realizar cópias; na Biblioteca, 3º andar, uma copiadora operada por um servidor do TJ; e no Foro Central, 8º andar, sala 800, copiadoras operadas por servidores do Foro. O controle de cópias do Foro Regional da Tristeza era feito pela Reprografia do Tribunal de Justiça até maio, sendo que os outros Foros da Capital passaram a prestar contas diretamente ao Departamento de Receita do Tribunal, pelo uso de máquinas multifuncionais desde o início de Mesmo diante das dificuldades enfrentadas durante esse período em relação à manutenção das máquinas copiadoras, devido ao desgaste de uso contínuo das mesmas, foram cumpridos os prazos dos pedidos de cópias, tanto externos como internos, com segurança e celeridade, tais como as cópias individuais das provas e dos recursos do concurso para Juiz de Direito Substituto, solicitadas pelo Selap; cópias de processos sigilosos de grandes volumes, solicitadas pelas Câmaras; e encadernações para o Projeto Formando Gerações, do Memorial do Judiciário. RELATÓRIO DE CÓPIAS DE JANEIRO A MAIO Mês Central Cópias TJ Central Cópias FC Biblioteca TJ Foro Regional Tristeza Total Produzido Mês Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Em , após estudos de custos/benefícios, foi realizada licitação, sendo a Reprografia terceirizada, assumindo a empresa Almaq Equipamentos para Escritório, de Curitiba-PR, com 16 máquinas copiadoras de alta capacidade e recursos e 25 funcionários, distribuídos entre o Tribunal de Justiça e o Foro Central, buscando, desta forma, otimizar despesas, em razão do crescimento da demanda, minimizando a forma de controle e a carência de servidores. As cópias internas do Tribunal de Justiça e as conveniadas com o Ministério Público, a Defensoria Pública e a Procuradoria-Geral de Justiça, feitas pela Almaq, são registradas no sistema informatizado, criado pelo Tribunal de Justiça, com identificação e cadastramento dos autorizadores e solicitantes, ou seja, magistrados ou servidores, com a emissão de comprovantes assinados e revisados pela Gestora, assim como todo o trabalho executado pela empresa terceirizada Almaq, de acordo com o contrato firmado entre a empresa e o Tribunal de Justiça, na busca da qualidade do trabalho realizado tanto pela empresa Almaq como a melhoria da imagem ao usuário da Reprografia. Serviços Auxiliares 12

13 TOTAL DE CÓPIAS EXTRAÍDAS PELA ALMAQ, DE JUNHO A DEZEMBRO Mês Central Central Total Biblioteca TJ Cópias TJ Cópias FC Produzido Mês Junho Julho Agosto Setembro Outubro Novembro Dezembro PRODUÇÃO DE CÓPIAS ALMAQ Serviços Auxiliares 13

14 EQUIPE DE SEGURANÇA Chefe de Equipe: Bel. Antônio César Carré A Equipe de Segurança é constituída por 186 servidores, incluída a Chefia, com atribuições de policiamento ostensivo e armado, durante as 24 horas do dia, para garantir a integridade física dos magistrados, dos funcionários e dos clientes externos, a vigilância do patrimônio do Judiciário, o fornecimento de informações ao público, monitoramento de alarmes dos foros das comarcas do interior do Estado e da Capital (assessoria em segurança) e investigações de interesse do Órgão, com atuações em todos os prédios do Poder Judiciário na Capital, nos foros do interior e Justiça Instantânea. Ao longo do ano foram realizados alguns cursos de aperfeiçoamento para os seguranças, ministrados pela Brigada Militar, com ênfase nas técnicas de manuseio e prática de tiro, defesa pessoal e palestras referentes à legislação aplicada à função, gerenciamento de situações de risco, primeiros socorros, prevenção e combate a incêndio e Programa Nacional de Proteção ao Conhecimento Sensível. Foram realizadas escoltas, por seguranças devidamente treinados, aos Juízes da Vara de Execuções Criminais e outros, quando em visitas aos presídios da Capital e interior. Gerenciamento da segurança terceirizada no Foro Central e Foros Regionais. Supervisão e fiscalização pela chefia dos plantões da segurança nos diversos postos, através de rondas diurnas, atendendo a uma determinação da Administração, para tanto, contando com a colaboração da Equipe de Transportes na cedência de um automóvel. A Equipe de Segurança monitora nas 24 horas do dia, pelo Sistema de Alarmes Inteligentes, os foros das comarcas do interior, que agora já são 163, mais 06 Foros Regionais da Capital, o Arquivo Centralizado, o Departamento de Material e Patrimônio, o Arquivo Judicial e o Departamento de Artes Gráficas, realizado pelos seguranças do Centro de Operações no Tribunal de Justiça, sendo que a Capital conta, também, com a Equipe de Ronda Noturna. Total de atividades executadas nos prédios do Poder Judiciário na Capital: Número Aproximado de Pessoas que circularam nos Prédios Armas Retidas Prisões Realizadas 111 Pessoas Identificadas no Palácio da Justiça, Tribunal de Justiça e DAG Segurança em Audiências Realizadas nos Foros Regionais Segurança em Juizados Especiais nos Foros Regionais Segurança em Sessões do Tribunal de Justiça Segurança em Sessões de Júri no Foro Central 363 Serviços Auxiliares 14

15 EQUIPE DE TRANSPORTES Chefe de Equipe: Sr. Valdomiro Elias de Miranda Ferreira A Equipe é responsável pelos deslocamentos a serviço dos setores do Tribunal de Justiça, tais como: serviço de malotes, no qual é feita a coleta e entrega dos respectivos volumes, efetuando, assim, a correspondência entre os magistrados e as Câmaras; serviço de manutenção predial e telefônica; serviço de informática e outros; e também a serviço da Justiça de 1º Grau. Para tanto, conta com o apoio dos 97 colaboradores lotados na Equipe, os quais se utilizam dos 95 veículos que, somados a outros 07, que se encontram distribuídos em comarcas do interior, além dos 03 cedidos a órgãos do Estado, compõem a frota, que totaliza 105 veículos. Durante este ano, foram efetuados pela Equipe atendimentos entre viagens e serviços anteriormente citados, percorrendo um total de km. Mês Gasolina Diesel Álcool Gasolina Aditivada Deslocamentos Viagens Consertos Lavagens Janeiro 8.535, , Fevereiro 3.721, , Março 7.436, ,90 184, Abril , ,52 158,46 50, Maio , ,12 207,06 62, Junho , ,00 122,48 37, Julho , ,96 60, Agosto , ,83 111, Setembro , ,57 288, Outubro , ,67 133, Novembro , ,71 377,38 91, Dezembro 7.760, , Total , , ,98 242, Serviços Auxiliares 15

16 Unidade de Protocolo e Arquivo Administrativo Coordenadora: Belª Tamara Robinson No decorrer de 2009, a Unidade de Protocolo e Arquivo Administrativo desenvolveu suas atividades entre o Protocolo Administrativo, o Arquivo e a Microfilmagem. O Protocolo Administrativo foi responsável pela análise e protocolização de documentos administrativos circulantes no âmbito do Poder Judiciário, oriundos do interior e da Capital. Procedeu à autuação no Sistema de Protocolo Integrado (SPI PROCERGS) e no Sistema Themis Administrativo, devendo-se a inclusão no SPI à necessidade de remessa a outros órgãos do Estado que utilizam o mesmo Sistema, tendo sido autuados expedientes, entre eles precatórios, pagamentos diversos, aberturas de licitações, prestações de contas, empenhos prévios, ajudas de custo, bem como assentamentos funcionais e pensões vitalícias de magistrados e servidores; no Sistema Themis Administrativo de 2º Grau, foram autuados um total de 700 processos. Prestou atendimento ao público, de forma direta ou via telefônica, assim como realizou desarquivamentos a fim de proceder a alterações e a juntadas de documentos nos processos já existentes, somando pesquisas nos Sistemas SPI e Themis. No que respeita ao Arquivo, que conta com aproximadamente processos, a Unidade efetuou sua manutenção e reorganização, sinalizando aqueles referentes à vida funcional dos servidores (assentamento funcional), para sua melhor identificação. A Microfilmagem deu prosseguimento ao trabalho de digitalização e de armazenagem eletrônica dos documentos enviados, para tal fim, pelas diversas Diretorias do Tribunal de Justiça. Incumbiu-se de manter e de conservar, adequadamente organizado, o arquivo de toda a matéria microfilmada dos anos de 1973 a 1993, que contém informações funcionais de magistrados e de servidores ativos e inativos de 1º e 2º Graus, no sentido de possibilitar a consulta e a extração de cópias, em atendimento às solicitações diárias de setores internos e ao público externo. A Unidade de Protocolo e Arquivo Administrativo buscando dar continuidade à racionalização de custos com expedientes cadastrados no Sistema de Protocolo Integrado e valendo-se da Resolução nº 764/09, do Conselho da Magistratura, que instituiu a Tabela de Temporalidade de Processos Administrativos deu início à digitalização de processos provenientes do Departamento de Engenharia, Arquitetura e Manutenção (DEAM), os quais, após armazenados digitalmente, devem ser eliminados. Solicitou à PROCERGS adesão ao módulo de eliminação de expedientes, com o intuito de reduzir os valores relativos aos registros mantidos em cadastro de processos remetidos para trituração. Serviços Auxiliares 16

17 Departamento de Artes Gráficas Diretora: Luci Geny Gonçalves O Departamento de Artes Gráficas é o órgão responsável pelas atividades relativas às publicações oficiais, por intermédio da editoração do Diário da Justiça Eletrônico e sua disponibilização na Intranet, e demais publicações e trabalhos gráficos de interesse do Judiciário. Compete-lhe, ainda, a execução e o controle das atividades relativas à Central de Correspondência do Poder Judiciário, por meio do recebimento, triagem e envio dos malotes contendo processos e documentos a todo o Judiciário Estadual. As diversas publicações produzidas no Departamento têm como objetivo principal dar suporte a magistrados e servidores como importante instrumento de trabalho. Também, a produção de folders, cartazes, cartilhas, convites, certificados, etc. e a criação de layouts são de fundamental importância na divulgação de serviços, campanhas e eventos promovidos pelo Judiciário. Foram editadas 14 publicações periódicas e 18 obras avulsas com circulação nacional, além de Argentina, Portugal e Estados Unidos. Além do ingresso de receita com a venda de obras, também são convertidos em renda a favor do Poder Judiciário valores originários do repasse dos resíduos de produção gráfica para empresa de reciclagem. Ao findar o ano em que o DAG comemorou 40 anos de atividades, além da produção gráfica anual, merecem destaque a publicação, por iniciativa da Comissão de Biblioteca e de Jurisprudência e do Conselho Editorial da Revista de Jurisprudência do Tribunal de Justiça, da atualização das três Obras Jurídicas editadas em 2008 (Constituição Federal e Constituição Estadual; Código Civil e Código de Processo Civil; e Código Penal e Código de Processo Penal), bem como de mais quatro novas compilações jurídicas, contendo: Leis Federais Especiais Leis Codificadas, Leis Penais e Estatutos; Leis Federais Especiais Leis Civis; Leis Estaduais, Regimentos e Estatutos; e Súmulas. O total de volumes impressos foi de exemplares. As Obras Jurídicas, cujas matérias foram baixadas dos sites e ofereceram um compêndio de leis esparsas, entre as mais consultadas e de aplicação mais constante, como ferramentas essenciais e imprescindíveis à execução das tarefas atinentes a magistrados e servidores do Poder Judiciário. O custo com insumos gráficos, por exemplar, foi de: R$ 2,84 Constituição Federal e Constituição Estadual; R$ 3,59 Código Civil e Código de Processo Civil; R$ 2,19 Código Penal e Código de Processo Penal; R$ 4,43 Leis Federais Especiais Leis Codificadas, Leis Penais e Estatutos; R$ 4,38 Leis Federais Especiais Leis Civis; R$ 3,95 Leis Estaduais, Regimentos e Estatutos; R$ 1,48 Súmulas. Em 2009, foi dada continuidade à Coleção Administração Judiciária, por proposição do Exmo. Sr. Des. Luiz Felipe Brasil Santos, Corregedor-Geral da Justiça, tendo sido publicados os volumes de II a VII, totalizando exemplares, compostos por dissertações de um grupo de Juízes gaúchos que participaram Serviços Auxiliares 17

18 do Programa de Mestrado Profissionalizante em Poder Judiciário da Escola de Direito do Rio de Janeiro da Fundação Getúlio Vargas. O Departamento de Artes Gráficas foi o responsável pela impressão do material necessário à aplicação das provas Objetiva, Dissertativa e de Sentença para o concurso para Juiz de Direito Substituto, perfazendo uma produção total de cadernos de Questões e de Respostas e de cadernos de rascunho. Com o apoio da 3ª Vice-Presidência, da Comissão de Biblioteca e de Jurisprudência e do Conselho Editorial da Revista de Jurisprudência, foram retomadas as correções (ainda em andamento) do Sistema CRPUB, o qual possibilitará à Administração um efetivo controle das publicações, viabilizando a otimização das tarefas relativas à distribuição das obras, tendo em vista que, desde 2008, o Departamento passou a produzir e a distribuir, além das obras rotineiras, compilações jurídicas a todos os magistrados do Estado e a todas as unidades setoriais do Poder Judiciário. Considerando periódicos, foram impressos exemplares, tendo sido editados: Revistas de Jurisprudência n os 269, 270, 271 e 272; do Juizado da Infância e da Juventude n os 15 e 16; Índice Geral da RJ nº 26; Multijuris nº 7; de Jurisprudência Militar n os e ; Relatório Anual 2008; Lista de Antiguidade 2009; Agendas 2010 dos Tribunais de Justiça e de Justiça Militar; Coleção Administração Judiciária, volumes II a VII; além das sete Obras Jurídicas acima citadas. Entre as obras avulsas foram editados: Revista Justiça & História, vol. 7, nº 13 (500 exemplares); Ecos de Liberdade FAESP (1.000 exemplares); Cadernos de Memória, vols. I e II (2.000 exemplares); cartilha Só pra Causar Dor a Quem se Ama, do Projeto Formando Gerações, (5.000 exemplares); apostilas Curso Fortalecimento à Mediação (1.340 exemplares); Manual de Redação de Portarias e Ordens de Serviço (2.000 exemplares); apostila Projeto Poupança (500 exemplares); cartilha FALA Formando Adolescentes na Luta Antiviolência (2.505 exemplares); cartilha Depoimento Sem Dano (2.000 exemplares); Manual de Tratamento de Resíduos Sólidos (1.000 exemplares); apostila Manual de Instruções de Uso Sistema de Acompanhamento Virtual Themis1G (700 exemplares) e apostila Roteiro de Inspeção (150 exemplares), totalizando exemplares. A produção de impressos padronizados (PJs e TJMs) utilizados pelas Justiças de 1º e 2º Graus e Justiça Militar alcançou unidades. Já pelo terceiro ano consecutivo, a produção das Agendas TJ e TJM e do Calendário do Poder Judiciário foi totalmente realizada pelo Departamento. Acrescente-se a esta produção a impressão de folders, 475 capas e rótulos para CDs, 14 carteiras de magistrados, cartões de visitas, cartões sociais, cartazes, certificados/diplomas/certidões, convites/ingressos para solenidades. Além desses impressos, também foram produzidos marcadores de página, crachás, informativos, boletins de avaliação, capas, cédulas para sorteio de jurados, etiquetas/adesivos, pastas para cursos, etc. Também foram fornecidas à Direção do Foro Central folhas de papel A4 perfuradas. Conjuntamente com o Departamento de Biblioteca e de Jurisprudência, foram promovidas alterações para que o envio de matérias ao Departamento de Artes Gráficas para fins de publicação na Revista de Jurisprudência do Tribunal de Justiça passassem a ser feitas por meio eletrônico, suprimindo-se o envio de matérias impressas. A arrecadação decorrente da venda de obras, impressos padronizados e sucatas, além da reprodução de cópias totalizou R$ ,44 no período de dezembro de 2008 até novembro de As publicações no Diário da Justiça Eletrônico, com pagamento no ato, alcançaram R$ ,28 e, em relação às publicações sujeitas a eventual cobrança posterior, ,06 URCs, até , o que representou o montante de R$ ,79, tomando-se por base o valor da URC do mês de dezembro de Foi cancelada a aquisição, autorizada em 2008, de sistema para recebimento de matérias advindas do 1º e do 2º Graus, editais e matérias administrativas, respectivamente, a serem disponibilizadas no Diário da Justiça Eletrônico, o qual alcança a média diária de 810 páginas. O sistema propiciaria o recebimento, a classi- Serviços Auxiliares 18

19 ficação e o ordenamento, embasado na estrutura organizacional do Poder Judiciário, das matérias e possibilitaria o controle destas publicações no que tange a prazos processuais e à contagem exata de caracteres, necessária à aferição de valores para fins de cobrança. Quantitativo do Diário da Justiça Eletrônico 1. Número de Edições Número de Páginas Publicadas Total de Matérias Publicadas 2º Grau Tribunal de Justiça (Administrativo) Notas de Expediente Editais de Julgamento Turmas Recursais Departamento Processual Tribunal de Justiça Militar Total de Matérias Publicadas 1º Grau Foros Central e Regionais Comarcas do Interior Editais da Capital Editais do Interior Total de Matérias Publicadas Obs.: Levantamento relativo ao período de a Conforme dados disponíveis em de dezembro de 2008 a novembro de 2009, foram acessadas páginas e baixados cadernos do Diário da Justiça Eletrônico. A aquisição, concluída em 2009, de equipamentos necessários à execução de tarefas de acabamento na confecção de apostilas, manuais, agendas, calendários, etc., já apresentou resultados, propiciando redução do tempo de acabamento da produção gráfica, economicidade e qualidade dos trabalhos, também considerando o atendimento a trabalhos de impressão e de acabamento antes executados pelo Setor de Cópias existente no prédio do Tribunal de Justiça. Trata-se de três equipamentos gráficos: perfuradeira para espiral e para duplo anel/wire-o e colocadoras de espiral e de duplo anel/wire-o. Visando à prevenção de acidentes, foram substituídas três peças do mobiliário auxiliares às impressoras Roland e ABDick, oferecendo, assim, maior segurança no ambiente de trabalho. Relativamente a rotinas e procedimentos de segurança e de prevenção de acidentes laborais, foram atendidas as exigências legais quanto à sinalização, com faixas de segurança amarelas, no entorno dos diversos equipamentos gráficos, tais como impressoras, guilhotinas, etc. Também, deu-se início à adequação às normas brasileiras de segurança do trabalho quanto à instalação de proteção em três guilhotinas industriais, objetivando o funcionamento seguro dos equipamentos e em cumprimento à legislação vigente. Serviços Auxiliares 19

20 Na 9ª Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho SIPAT, promovida pela CIPA/DAG Gestão , realizada de 05 a 09 de outubro, foram exitosamente abordados os seguintes temas: AIDS Diagnóstico, Prevenção e Tratamento; Segurança do Trabalho Utilização de Equipamentos de Proteção Individual EPIs; Os Benefícios da Ginástica Laboral LER/DORT; Prevenção de Incêndios e Primeiros Socorros; e Gestão de Resíduos Sólidos. Permanece, desde 2008, em fase de avaliação a proposição formulada pelo Departamento no sentido da emissão de normativa única que discipline a movimentação de processos, correspondências e outros documentos, via Central de Correspondências do Poder Judiciário, visando a eliminar a ocorrência de eventuais extravios, diante do elevado volume de documentos que circulam no âmbito do Poder Judiciário, considerando critérios de economicidade, razoabilidade e eficiência, a ocorrência de encaminhamento de determinadas correspondências em desacordo com as normas existentes, bem como a necessidade de padronização dos procedimentos relativos ao uso do malote. Relativamente às dependências do Departamento de Artes Gráficas, no intuito de otimizar espaços, foi acolhida proposição do Departamento para doação ao Pão dos Pobres de Santo Antônio, entidade filantrópica situada em Porto Alegre, de equipamentos de pré-impressão não mais compatíveis com os processos de produção gráfica desenvolvidos no Poder Judiciário. No ano 2009, foi dada continuidade à implementação, iniciada em 2008, das rotinas de controle e gerenciamento das tarefas que chegam à Seção de Arte e Composição, setor pelo qual a totalidade de trabalhos gráficos, somente à exceção das matérias do Diário da Justiça Eletrônico, são iniciados no âmbito do Departamento, utilizando rotinas de recebimento, registro e arquivamento. Tais procedimentos viabilizam, sempre que são reeditados trabalhos, o resgate de dados referentes à execução daquela publicação, imprimindo-lhe rapidez e eficiência. Serviços Auxiliares 20