uma inovação única na tecnologia de envio de remessas FedEx World Shipping Software Guia do Usuário

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1 FDS-049A InsidePagesPort 2/8/00 2:59 PM Page 60 uma inovação única na tecnologia de envio de remessas k c Ba r e v Co FedEx World Shipping Software Guia do Usuário

2 LIMITES DE RESPONSABILIDADE Este Guia do Usuário é publicado pela FedEx para fins de referência alos seus clientes e funcionários. Os serviços proporcionados pela FedEx estão sujeitos aos termos e condições do Conhecimento de Transporte Aéreo Internacional FedEx e/ou quaisquer outras condições, tarifas e termos incidentes no serviço de transporte aéreo expresso. O presente documento não deve ser considerado como oferta ou proposta alguma e não oferece nenhuma garantia ou representação referente à performance do sistema. Para maiores informações, leia a Licença de Uso do software FedEx World TM. A FedEx reserva-se o direito de alterar o conteúdo deste Guia a qualquer momento, sem aviso prévio. As seguintes marcas são de propriedade da Federal Express Corporation e estão registradas no escritório de Marcas e Patentes dos Estados Unidos e outros países: Federal Express, o "logo" Federal Express, FedEx, o "logo" FedEx, FedEx World. Copyright 1999 by Federal Express Corporation.

3 Conteúdo Capítulo 1 Instalação e Configuração 3 Configuração 6 Entrada de Dados do Remetente 11 Configuração Avançada 12 Tela de Logon 13 Configuração das Impressoras 13 Capítulo 2 Preparando Remessas 15 Remetente 15 Destinatário 15 Dados da Remessa 15 Descrição do Conteúdo 16 Serviço FedEx 16 Dados da Remessa 17 Dados á Alfândega 18 Salvar Remessa 18 Etiquetar Remessas 19 Função Fechar Dia 20 Padrões de Remessa 20 Capítulo 3 Controle 21 Status da Remessa 21 Selecione uma Remessa 22 Visualizar, Modificar e Copiar Remessas 23 Apagar Remessas 23 Imprimir/Re-imprimir Documentação de Remessa 23 Capítulo 4 Rastreamento 25 Capítulo 5 Relatórios 26 Capítulo 6 Banco de Dados 27 Capítulo 7 Coletar 28 Capítulo 8 Fechar Dia 29 Conteúdo 1

4 FedEx World Shipping Software Uma inovação em tecnologia para processamento de envios FedEx World é um software para ambiente Windows, que permite processar envios rapidamente, fazer or rastreamento de remessas e emitir relatórios das suas atividades diárias de envios. FedEx World matém um inventário das remessas enviadas através do sistema, permitindo copiar, modificar, apagar e rastrear remessas, criar um banco de dados de destinatários, remetentes e mercadorias, agilizando o processo de envio. Requisitos Mínimos do Programa: PC IBM compatível CPU Pentium 75 Mhz ou superior 16 MB de RAM 15 MB livres no disco rígido Unidade de disquete de 3,5 ou CD-Rom Impressora compatível Mouse Modem Para iniciar a utilização do FedEx World, execute os processos de instalação e configuração descritos a seguir. Capítulo 1 Instalação e Configuração Instalação Para Windows 95/98/NT Instalação com disquetes. Os disquetes contem a versão do FedEx World para Windows 95/98 somente. Para instalar, por favor siga as instruções abaixo. 1. Selecione <INICIAR>, <EXECUTAR>, clique em <ABRIR> e selecione o drive A:/. Prossiga com o passo 3. Instalação com CD-ROM. O CD-ROM contem as versões Windows 95/98 e Windows NT do FedEx World Shipping Software. Para instalar, por favor insira o CD-ROM e siga as instruções abaixo: 1. Selecione <INICIAR>, <EXECUTAR>, clique em <ABRIR> e selecione o CD drive. 2. Clique duas vezes no diretório que contem a versão do seu sistema operacional ( Win95_98 or Win_NT ). 3. Clique no arquivo Install.exe. 4. Selecione o idioma para instalação e clique OK. Selecione a linguagem para instalação e clique OK. 2 Instalação e Configuração 3

5 5. Na tela abaixo, clique Avançar para continuar. 8. A seguinte tela aparecerá. Clique Avançar. 6. Clique Avançar para instalar o FedEx World no diretório padrão. 9. Esta tela será mostrada sempre que for necessário inserir o próximo disquete de instalação. Insira o próximo disquete de instalação e clique OK. 7. Na próxima tela clique Sim para criar uma novo diretório para o FedEx World. 10. Quando a instalação for completada, a próxima tela será mostrada. Clique em Concluir para finalizar. 4 Instalação e Configuração 5

6 Configuração 1. Após completada a instalação, clique no botão Iniciar (Start) na barra de tarefas e selecione Programas. Então, selecione FedEx World Shipping Software e clique em FedEx World. 2. A próxima tela será mostrada. Clique em Avançar Dados da Instalação Na tela Configurações, serão mostradas seis seções com campos que deverão ser preenchidos. País de instalação Clique na seta do lado direito do campo. Selecione o país onde o FedEx World está sendo instalado. Clique em Selecionar. ID Estação Informe o ID da estação FedEx mais próxima. Este ID determina a rota dos envios e deve ser informado corretamente. Nota: Digite o ID Estação sem espaços. 6 Configuração 7

7 2. Identificação ID FedEx World Informe o ID FedEx World TM informado previamente pela FedEx. Caso não tenha este número, entre em contato com o Suporte Técnico. Este é um número único, composto por cinco dígitos e só poderá ser utilizado para uma instalação. Funciona como uma licença de utilização. Número de conta FedEx Digite o número de conta FedEx a ser utilizado. O número de conta FedEx deve ter 9 dígitos. Um número de ID FedEx World só poderá ser utilizado em uma instalação. Para instalar o FedEx World em mais de um computador, será necessário um novo número para cada instalação 3. Impressora Para selecionar a impressora a ser utilizada, clique no botão Iniciar (Start) do Windows. Selecione Configurações (Settings), então selecione Impressoras (Printers). Selecione a impressora a ser utilizada e escolha Impressora Padrão (Set as default). O FedEx World utiliza duas impressoras: Uma é configurada através da Tela de Configuração do FedEx World. A outra é configurada através de Tela de Configuração de Impressoras do Windows. Impressora de AWB Clique na seta do lado direito do campo para visualizar a janela de impressoras disponíveis. Selecione a impressora a ser utilizada para imprimir os conhecimentos aéreos. Impressora Padrão do Windows Outros documentos (fatura comercial, relatórios, etc.) são impressos na impresora padrão do Windows, que deve ser configurada no Windows. Veja o exemplo a seguir: Para checar qual é a impressora padrão do Windows, clique no botão Iniciar (Start) da barra de tarefas. Selecione Configurações (Settings), e depois Impressoras(Printers). Mova o cursor para a impressora que você quer selecionar e clique com o botão direito do mouse. Será mostrado um menu de opções. Selecione Impressora Padrão e a fatura comercial e relatórios serão impressos por esta impressora. 4. Comunicação Nesta seção serão informados os dados necessários para a conexão com o sistema da FedEx. Cidade Clique na seta do lado direito do campo. Uma lista de cidades será mostrada. Selecione a cidade onde está sendo feita a instalação. Caso não estaja na lista, selecione Território Nacional - T. Número do telefone O número do telefone será selecionado automaticamente. Prefixo Digite o código necessário para conectar uma linha externa (ex.: 0 ou 9) e coloque uma vírgula após. Caso a linha seja direta, deixe este campo em branco. 8 Configuração 9

8 5. Modem Entrada de dados do Remetente Taxa de bauds Taxa de bauds é a velocidade de conexão do modem. Selecione a velocidade do modem instalado. Caso não esteja na lista, selecione um valor aproximado. Nota: Quanto menor a velocidade do modem, menor a chance de ocorrência de erros, apesar do processo de transferência de dados demorar mais. Caso muitos erros de conexão aconteçam, selecione a velocidade de Tipo do modem Clique na seta do lado direito do campo. Uma tela mostrará o modem instalado no equipamento. Selecione o modem. Nota: O FedEx World apenas funcionará com um modem instalado localmente. Em caso de modem compartilhado em rede, haverá a necessidade de instalação de um modem local. String de inicialização A string aparecerá automaticamente no momento da seleção do modem. Caso ocorra erro de conexão, substitua a string automatica por AT&FX3&M0&C1&D2S0=0. Caso o erro persista, tente ainda ATZ ou AT&F. Sistema telefônico Selecione o sistema de telefonia utilizado pela linha conectada no modem, Tom ou Pulse. Porta Selecione a porta de comunicação onde o modem está conectado. Siga as instruções abaixo: Clique no botão Iniciar (Start), selecione Configurações (Settings) e clique em Painel de Controle (Control Panel). Clique duas vezes no ícone Modem e depois em Propriedades para verificar em qual porta está instalado o modem. 6. Download de Informações Todas as informações necessárias para a configuração do FedEx World já foram digitadas. Clique no ícone do Telefone na Seção de Download. Se as configurações estiverem corretas, ocorrerá o download dos seguintes dados: Números de Conhecimento Aéreo (AWB) Tabelas de países e serviços FedEx Tabela de rotas Na Tela de Entrada de Dados do Remetente serão informados os dados a serem impressos na seção Remetente do conhecimento aéreo (AWB) utilizado em seus envios. Código Empresa: Digite um código único para identificar a sua Empresa (OBS.: use um código diferente para cada remetente cadastrado). Se a empresa não tem um código próprio, digite um à sua escolha. Nome Empresa: Digite o nome da Empresa remetente. O nome será impresso nos seus documentos de remessa. Endereço: Digite o endereço completo da Empresa remetente. Cidade: Digite a cidade onde está situada a empresa. País: Selecione o código do país onde está situada a empresa. Código postal: Digite o código postal da empresa. Digite somente os 5 primeiros dígitos do CEP. Número de I.V.A., Número comercial, Conta bancária: Não são utilizados no Brasil. Nome de contato: Digite o seu nome ou o nome da pessoa que pode ser contatada pela FedEx para informações sobre as remessas. Número da conta: Digite o número de conta FedEx da empresa. Este número deve ter 9 dígitos, e não deve conter nenhum espaço. Telefone (1): Digite o número do telefone onde você, ou outra pessoa da empresa, possa ser contatado. 10 Configuração 11

9 Telefone (2): Opcional. Digite o número do telefone onde você, ou outra pessoa da empresa, possa ser contatado. Fax: Digite o número do fax onde você, ou outra pessoa da empresa, possa ser contatado. Assinatura do remetente: Digite o nome do remetente para que este seja impresso no campo Assinatura do conhecimento aéreo FedEx. (correio eletrônico) é um campo opcional. Ao terminar de inserir os dados, clique Avançar. ID FedEx World: Campo informativo. Indica o código do sistema instalado. Seção de Conta: Campo informativo. Indica o número da conta FedEx para a qual o sistema está habilitado. É a conta padrão do sistema. Padrão: Campo informativo. Tela de Logon Configuração Avançada A tela de Configuração Avançada do FedEx World permite que algumas configurações importantes do sistema sejam efetuadas. Clique no botão Iniciar (Start) do Windows, selecione Programas (Programs), selecione Fedex World TM Shipping Software e então Advanced Configuration. A seguinte tela aparecerá. Opção de Multi-Sender: Desativado O sistema permitirá a inclusão de um Remetente. Ativado A função multi-sender será ativada, permitindo o cadastramento de diversos Remetentes e diversas contas. Opção de Multi-Impressora: Desativado O sistema permitirá a utilização de uma impressora. Ativado O sistema permitirá a configuração e utilização de várias impressoras. Opção Executar a Função Fechar Dia Quando Sair: Desativado Quando a saída do sistema for solicitada, será permitido optar entre processar a Função Fechar Dia ou não. Ativado A função Fechar Dia será processada automaticamente no momento em que a saída do sistema for solicitada. Opção Remessa Ativa Mais Antiga: Indica o número de dias que o sistema armazenará as informações dos envios. O número de dias mínimo é 32 e máximo é Cada usuário (identificação) cadastrado terá sua própria configuração de Padrões do sistema. Ao iniciar o programa FedEx World, será mostrada a tela de Logon. Cód. Usuário No campo Cód. usuário digite a identificação (primeiro nome ou apelido) do usuário que vai utilizar o programa. Clicar em Aceitar. Importante: Cada usuário (identificação) cadastrado terá sua própria configuração de Padrões do sistema. Idioma Não é necessário escolher o idioma. Esta opção foi efetuada no momento da instalação do sistema. Configuração das Impressoras Após ter configurado o padrão de utilização de impressoras na tela Configuração Avançada, devese configurar qual ou quais as impressoras onde a documentação das remessas será impressa. Clique no menu Configuração e depois no menu Impressoras. Opção de Multi-Impressora - Desativado Se na tela de Configuração Avançada foi escolhido o "status" Desativado para a opção de multi-impressoras, a seguinte tela aparecerá: Configuração 13

10 Capítulo 2 Preparando Remessas Remetente 1. Clique no botão Remessa para preencher os dados do envio. Impressora de etiquetas AWB Clique na seta do lado direito do campo para selecionar a impressora a ser utilizada. Clique em Selecionar. Nota: Neste caso, o FedEx World TM só permitirá o envio de documentos. O conhecimento aéreo e os relatórios serão impressos em impressora laser ou jato de tinta. Opção de Multi-Impressora - Ativado Se na tela de Configuração Avançada foi escolhido o "status" Ativado para a opção de multi-impressoras, a seguinte tela aparecerá: 2. Informe os dados do remetente. Clique na seta do lado direito do campo para selecionar o remetente. Caso o remetente desejado não esteja cadastrado, clique no botão Novo e proceda de acordo com a seção Entrada de dados do Remetente. Clique na seta do lado direito do campo para selecionar o destinario cadastrado no banco de dados. Para adicionar um novo destinatário, clique em Novo preencha os dados requistados. Destinatário Informe os dados do destinatário. Clique na seta do lado direito do campo para selecionar o destinatário. Caso o destinatário desejado não esteja cadastrado, clique no botão Novo e preencha os dados requisitados. B. Dados da Remessa Impressora de AWB multi-vias Selecione o modelo do formulário de conhecimento aéreo a ser utilizado. Selecione a porta na qual a impressora matricial está conectada. Impressora Térmica Selecione a porta na qual a impressora térmica está conectada (Apenas para sistema PowerShip). Caso não tenha impressora térmica, selecione Nenhum. Impressora de AWB laser Selecione a impressora para a impressão de conhecimentos aéreos para envio de documentos. Documento Impressora para Master Selecione Laser. Impressora para MPS Selecione Laser. Mercadoria Impressora para Master Selecione Multi-Vias. Impressora para MPS Selecione Laser. Clique em Aceitar. 14 Informe a quantidade de pacotes e o peso total. Nesta seção, deverão ser informados a quantidade de pacotes e o peso total. Para o envio de um pacote, basta completar o campo Volumes com 01. Para o envio de múltiplos pacotes, clique na seta do lado direito do campo Volumes. A tela mostrada permitirá informar a quantidade de pacotes e o respectivo peso. Preparando Remessas 15

11 C. Descrição do Conteúdo Selecione Documento ou Mercadoria Informe a descrição do conteúdo da remessa digitando as informações no campo Descrição do conteúdo ou selecionando informações, como segue: Documentos: Clique na seta do lado direito do campo Descrição do conteúdo para obter uma lista de diversos tipos de documentos. Para selecionar um tipo de documento, clique no campo do lado esquerdo do campo e clique em Aceitar. Não documentos (mercadoria): Clique na seta do lado direito do campo Descrição do conteúdo para selecionar mercadorias cadastradas no banco de dados. Para selecionar uma mercadoria cadastrada, basta selecioná-la e clicar no botão Selecionar. FedEx Letter: Capacidade: 30 folhas tamanho carta, aproximadamente. Peso máximo: 226 gr. Dimensões: 24cm de altura, 32cm de largura. FedEx 10kg Box: Caixas reforçadas e impermeáveis para manter sua remessa segura até seu destino. Tarifa especial fixa por caixa. Pagamento deve ser efetuado pelo remetente. Dimensões: 25cm de altura x 41cm de largura x 33cm de profundidade. FedEx 25kg Box: Caixas reforçadas e impermeáveis para manter sua remessa segura até seu destino. Tarifa especial fixa por caixa. Pagamento deve ser efetuado pelo remetente. Dimensões: 33cm de altura x 51cm de largura x 43cm de profundidade. E. Dados da Remessa D. Serviço FedEx Selecione o Serviço FedEx. Clique na seta do lado direito do campo Serviços para obter uma lista dos serviços disponíveis para a remessa. Selecione o Serviço e clique em Selecionar. FedEx International Priority: Serviço porta a porta para mais de 210 países, com tempo de trânsito definido e liberação alfandegária para remessas urgentes de até 68 kg. Entrega normalmente em 1 a 4 dias úteis, dependendo do destino, com garantia de reembolso de frete. FedEx Pak: Para documentos volumosos ou artigos pequenos. Peso máximo: 2.5 kg. Dimensões: 30,4 cm de altura, 39,3cm de largura. Data Remessa A data do sistema aparece automaticamente neste campo. Para remessas futuras, informe a data do envio. Número Remessa Número gerado automaticamente pelo sistema. Não poderá ser alterado. Referência Remessa Informação adicional sobre a remessa. O preenchimento deste campo é opcional e os dados digitados serão impressos no Conhecimento Aéreo. Notas Departamento Este campo permite a entrada de informações sobre a remessa, para controle interno. Os dados digitados não serão impressos no Conhecimento Aéreo. 16 Preparando Remessas 17

12 F. Dados à Alfândega 4. Imprimir Remessa Informe os dados à Alfândega. País de fabricação Indica o país de fabricação da mercadoria. Clique na seta do lado direito do campo, selecione o país e clique no botão Selecionar. Valor declarado O valor declarado é a quantia máxima da responsabilidade cível da FedEx em caso de perda, dano ou atraso da remessa. Nota: O valor declarado não pode ser maior do que o valor à alfândega. Valor à Alfândega O valor de alfândega é o preço de venda ou o custo referente à substituição de uma mercadoria. Nota: O valor de alfândega deve ser igual ou maior do que o valor declarado. Moeda Digite a moeda usada para o valor de alfândega. Insira o código de duas letras ou clique a tecla para selecionar um código da lista. Nota: A moeda não tem que ser necessariamente a mesma que a usada no seu país. Por exemplo, se um destinatário se encontra em Hong Kong, é possível que utilize dólares de Hong Kong para determinar o valor de alfândega. Custos Selecione o responsável pelo pagamento dos custos de envio (frete) e dos custos de alfândega (taxas e impostos). 3. Salvar Remessa Para salvar a Remessa. Se você ainda não está pronto para imprimir os documentos da remessa, clique em Salvar para arquivar a remessa. Em seguida escolha Rascunho ou Modelo. Para remessas modelo, digite um nome ou uma descrição do pacote para identificar uma remessa. Um exemplo de nome de remessa é Pagamento Mensal. Uma Remessa Rascunho permanecerá na lista de controle de remessas até você imprimir os documentos ou remover a remessa. Uma remessa rascunho pode ser finalizada, copiada, modificada ou removida. Uma Remessa Modelo é um modelo que pode ser usado para enviar novamente o mesmo tipo de remessa. Para enviar uma remessa modelo, selecione a remessa na tela Controle de Remessas e clique o botão Imprimir. Também é possível copiar, modificar ou remover uma remessa modelo. 18 Imprimir documentação da remessa. Depois de todos os dados da remessa terem sido digitados, clique no ícone Imprimir para que a documentação seja impressa automaticamente: 3 vias de Conhecimento Aéreo (para documentos) ou Formulário FedEx para mercadoria. Relatorio VISA Manifest. Fatura Comercial (caso tenha sido preenchida). Conhecimento Aéreo O FedEx World prepara os Conhecimentos Aéreos internacionais para cada remessa enviada. Para remessa de documentos, o conhecimento aéreo é impresso em quatro vias, sendo três para a FedEx e uma cópia para controle do Remetente. Para o envio de não documentos (mercadoria, amostras, etc) será utilizado o formulário da FedEx compatível com o software. Quando houver mais de um pacote no mesmo envio, será impresso um conhecimento aéreo adicional para cada pacote. O Conhecimento Aéreo principal é chamado de Master. Relatório VISA Manifest O Relatório VISA Manifest é um resumo dos dados da remessa que será enviado à Alfândega. Fatura Comercial A Fatura Comercial é um documento exigido pela Alfândega para o envio de não-documentos (mercadoria, amostras, etc). Etiquetar Remessas O FedEx World preparará um conhecimento aéreo internacional (AWB) para cada remessa que você inserir. Além disso, preparará uma fatura comercial, caso selecionada, e um Relatório Visa Manifest. Você poderá imprimir estes documentos ao preencher a tela Dados Remessa. Além disso você poderá imprimir ou reimprimir estes documentos a partir da tela Controle de Remessas. Para a remessa de documentos, deverão ser impressas 3 cópias do conhecimento aéreo internacional (AWB). Para a remessa de mercadorias, deverá ser utilizado o formulário padrão FedEx. Quando houver mais do que um pacote em uma remessa, será impresso um conhecimento extra para cada pacote. Nos referiremos ao primeiro conhecimento como conhecimento aéreo internacional (AWB) mestre. Preparando Remessas 19

13 Capítulo 3 Controle 1. Coloque as vias do Conhecimento Aéreo no bolso de plástico do pacote, conforme segue: Documentos - 3 vias Mercadorias - vias do formulário padrão FedEx 2. Dobre e coloque no bolso de plástico as vias da Fatura Comercial: 4 vias. 3. O Relatório VISA Manifest também deverá ser colocado no bolso de plástico. Nota: Alguns países não aceitam Conhecimentos Aéreos impressos em impressora laser/jato de tinta. No momento do preenchimento dos dados da remessa, será mostrada uma mensagem. O envio deverá então ser feito através do formulário padrão FedEx. Função Fechar Dia Execute a função Fechar Dia Quando todas as remessas do dia tiverem sido preparadas, a Função Fechar Dia deverá ser executada. Clicando no botão Fechar Dia, será feita uma conexão via modem com a FedEx e todos os dados das remessas serão transmitidos. Executar esta Função é a garantia que todos os dados informados chegarão íntegros à FedEx e à Alfândega. Relatório do Courier Após executar a Função Fechar Dia, o FedEx World irá imprimir automaticamente o Relatório do Courier, contendo um resumo de todas as remessas enviadas no dia. Entregue este relatório ao Courier que atende sua empresa. Padrões de Remessa Controle de Remessas é um gerenciador on-line que mantém um inventário atualizado das suas remessas. Para visualizar a tela Controle de Remessas, clique o botão Controle de Remessas, na parte superior da tela. A tela Controle de Remessas mostra cada remessa digitada no seu sistema FedEx World. Isto permite imprimir relatórios mensais. A função Controle de Remessas permite a administração das remessas em tempo menor e com mais facilidade. Com as possibilidades indicadas abaixo, não há trabalho duplo, pois os relatórios não precisam ser refeitos. Ver remessas on-line Modificar remessas Copiar remessas Imprimir/Re-imprimir documentos Remover remessas Remessas modelo As funções que podem ser usadas dependem do status em que a remessa se encontra. O status deverá estar indicado à direita de cada remessa. Status da Remessa Para acelerar o processo de preenchimento de dados da remessa, o FedEx World permite que sejam informados padrões para os envios, mantendo as mesmas informações para todos os envios posteriores. Veja abaixo alguns exemplos: Número de cópias padrão Permite que seja configurado o número de cópias para o envio de documentos. Como foi informado anteriormente, o número de cópias exigido pela FedEx é três. Tipo de pesagem Poderá ser selecionado KGS para remessas pesadas em quilos. Custos de transporte Quando o pagamento dos custos de transporte é sempre efetuado pelo Remetente, deve ser selecionada a opção Remetente. 20 Remessa rascunho: Uma remessa que não tem documentos impressos. Quando você expede um pacote, pode salvar os detalhes e deixá-los como rascunho para usar mais tarde. Poderá então modificar, copiar ou completar a remessa e imprimir os documentos destas remessas. Você poderá também remover uma remessa rascunho. Remessa modelo: Uma remessa modelo é como um template de remessa. Contém os dados necessários para você enviar remessas com informações repetitivas, com poucas alterações. Para enviar uma remessa modelo, selecione a remessa na tela Controle de Remessas e clique o botão Imprimir. Você pode também modificar, copiar ou remover uma remessa modelo. Controle 21

14 Remessa pendente: Uma remessa cujos documentos estão pendentes porque a impressão foi interrompida. Para reimprimir, selecione a remessa e clique Imprimir. Você pode modificar, copiar ou remover uma remessa pendente. Remessa impressa: Uma remessa que tem documentos impressos mas não foi processada. Você pode modificar, copiar ou remover uma remessa impressa na tela Controle de Remessas. Se você modificar a informação de uma remessa impressa, é importante reimprimir os documentos e usar estes novos documentos para etiquetar a remessa. Remessa processada: Uma remessa cujos documentos foram impressos e que foi despachada para ser recolhida pela FedEx. Uma vez processada, a remessa somente pode ser copiada ou vista. Uma vez selecionada uma remessa, você voltará à tela Controle de Remessas, ou será mostrada uma lista de opções. Você poderá então modificar ou terminar a remessa. Nota: Existem algumas restrições no que se refere às funções que você pode usar. Não é possível, por exemplo, remover uma remessa processada. Selecione uma Remessa 1. Se a remessa a ser selecionada aparece na Tela Controle de Remessa. Clique na caixa do lado esquerdo do número da remessa e clique no botão Selecionar. Se a remessa escolhida não aparecer na próxima tela, siga para o próximo passo. 2. Se a remessa escolhida não aparecer na tela de Controle de Remessa. Existem várias formas de localizar uma remessa, através das opções abaixo. Data da remessa Se a data de envio da remessa for conhecida, informe-a no campo Data da Remessa. País de destino Se o país de destino for conhecido, digite as duas letras da sigla correspondente ao país. 3. Após informar o critério, clique no botão Selecionar. 4. Selecione a remessa e clique em Selecionar, na parte de baixo da tela. Visualizar, Modificar e Copiar Remessas 1. Visualizar uma Remessa Se o critério escolhido for Visualizar, a informação será mostrada mas não poderá ser modificada. 2. Modificar uma Remessa Se o critério escolhido for Modificar, a informação da remessa será mostrada e alterações poderão ser feitas. A remessa poderá ser salva ou impressa. 3. Copiar uma Remessa Se o critério escolhido for Copiar, a informação da remessa será mostrada e um novo número de conhecimento aéreo aparecerá. Quando uma remessa é copiada cria-se um novo envio automaticamente. A mesma informação será utilizada mas, com um novo número de conhecimento aéreo. Apagar Remessas 1. Para apagar uma remessa, selecione-a na tela Controle de Remessas. 2. Clique no botão Remover. O FedEx World vai mostrar a informação do envio. 3. Clique no botão Aceitar. Será solicitada uma confirmação. 4. Clique Sim para remover. Clique Não para manter a informação. Imprimir e Re-imprimir Documentação de Remessa FedEx World permite a impressão dos seguintes documentos: Conhecimento aéreo internacional O documento de remessa utilizado pela FedEx para entregar as suas remessas. O FedEx World prepara um conhecimento aéreo internacional para cada remessa que você envia. Fatura Comercial A fatura comercial é usada pela alfândega para liberar as remessas de um país a outro e é obrigatória para a remessa de mercadorias. Relatório Visa Manifest Relatório usado pela FedEx para despachar as suas remessas pela alfândega. O relatório é impresso automaticamente quando você imprime documentos de cada remessa. É importante que entregue o Visa Manifest ao courier FedEx. 22 Controle 23

15 Capítulo 4 Rastreamento Imprimindo documentação de Remessa 1. Para imprimir documentos, clique em Controle de Remessas, na parte superior da tela, e selecione uma remessa que necessita documentação. Se a remessa não aparecer na tela, siga os passos do ítem Visualizar Remessas, página Depois de selecionar uma remessa, clique em Imprimir. Aparecerá então uma tela de seleção. Selecione os documentos que deseja imprimir. 3. Para imprimir todos os documentos, escolha Todos nas duas seções da tela de seleção e clique OK para começar a imprimir. 4. Se não deseja imprimir todos os documentos, veja o ítem anterior e selecione a documentação que deseja imprimir. Como Rastrear uma Remessa: 1. Clique no botão Rastrear. 2. Todas as remessas efetuadas através do FedEx World ficam armazenadas no sistema e são mostradas nesta Tela. 3. Selecione as remessas a serem rastreadas clicando no campo do lado esquerdo do número do envio. 4. Para selecionar todas as remessas, clique no botão X no alto da caixa com os números das remessas. 5. Para rastrear remessas que não apareçam na tela, clique em Adicionar. 6. Digite o número do Conhecimento Aéreo e clique em Selecionar. O FedEx World permite que mais de um número seja incluído. 7. Clique em Aceitar. 8. Clique no ícone do telefone. O FedEx World vai iniciar uma comunicação via modem com a FedEx e trazer as informações sobre os pacotes selecionados. Como Imprimir o Relatório de Rastreamento Detalhado Depois de selecionar todos os pacotes, clique o botão Relatório para iniciar a impressão. 1. Ao terminar o rastreamento de pacotes, deve aparecer a tela Lista de remessas. Os pacotes que foram rastreados devem estar selecionados na tela. 2. Selecione na tela Lista de Remessas os pacotes que você deseja incluir no relatório ou clique o botão X, no topo esquerdo da tela, para selecionar todos os pacotes. 3. Clique o botão Relatório, na parte inferior da tela. FedEx World imprimirá o Relatório de Rastreamento. 4. Para remover números de AWB do relatório, clique Remover. Clique no botão à esquerda do número de AWB. 24 Rastreamento 25

16 Capítulo 5 Relatórios Como Imprimir Relatórios 1. Clique o botão Relatórios na parte superior da tela. Aparecerá a tela Relatórios. Capítulo 6 Banco de Dados Para adicionar, editar ou apagar informações do banco de dados, siga as instruções abaixo: Destinatários 1. Para adicionar, editar ou apagar informações de Destinatários, clique no ícone Destinatários. Será mostrada uma lista de todos os destinatários já cadastrados. 2. Clique sobre um título ou descrição de relatório e em seguida clique o botão Selecionar. 3. Clique um dos seguintes botões para indicar onde você deseja imprimir (ou criar) o relatório. Impressora: Relatório será impresso na impressora padrão do Windows. Tela: Relatório aparecerá na tela do computador. Arquivar: Relatório será salvo em um arquivo com o mesmo formato que o relatório impresso. Exportar: Relatório será salvo em um arquivo de texto que pode ser exportado para outros aplicativos. Critérios de Classificação de Relatórios Clique no botão Critérios, na parte inferior da tela Relatórios. Escolha uma função: critérios de data, critérios de dados ou critérios de classificação. Clique no botão Aceitar. Siga os passos do ítem Como imprimir Relatórios. Critérios de data Ao especificar uma data ou o período de tempo, o relatório incluirá remessas processadas dentro do período de tempo especificado. Ao selecionar datas de remessa, escolha uma das opções abaixo. Diário: Remessas processadas hoje. Semanal: Remessas processadas a partir do primeiro dia da semana até a data tual. Mensal: Remessas processadas desde o primeiro dia do mês até a data atual. Número de dias: Remessas processadas num determinado número de dias até a data atual. Por exemplo, se hoje é 15 de janeiro e o número de dias é 10, o relatório inclui remessas de 5 de janeiro a 15 de janeiro. Data ou período: Para incluir remessas dentro de um período, digite as datas nos campos A partir de e Até. Para incluir remessas para uma só data, digite a mesma data para os campos A partir de e Até. Critérios de dados Use Critérios de dados para definir uma informação específica que queira incluir no seu relatório. Ao inserir critérios de dados, o relatório incluirá somente a informação que satisfaz os seus critérios (ou descrição). Critérios de classificação Use critérios de classificação para especificar a ordem na qual você deseja que as informações apareçam no relatório. Para classificar relatórios, pode-se escolher um ou mais campos Para ordenar o banco de dados de Destinatários, clique no cabeçalho da coluna pela qual deseja ordenar. Clique uma vez para ordenar em ordem ascendente (A, B, C) e duas vezes para ordenar em ordem descendente (C, B, A). 3. Para adicionar um Destinatário ao banco de dados, clique em Novo. 4. Para modificar as informações de um Destinatário, clique em Editar. 5. Para remover um destinatário, clique em Remover. 6. Para sair da tela de Destinatários, clique em Cancelar. Depois, clique em OK para sair da tela do Banco de Dados. Mercadorias 1. Para adicionar, editar ou apagar informações de mercadorias, clique no ícone Mercadorias. Será mostrada uma lista de todas as mercadorias já cadastradas. 2. Para ordenar o banco de dados de Mercadorias, clique no cabeçalho da coluna pela qual deseja ordenar. Clique uma vez para ordenar em order ascendente (A, B, C) e duas vezes para ordenar em ordem descendente (C, B, A). 3. Para adicionar uma mercadoria ao banco de dados, clique no botão Novo. 4. Para modificar informações cadastradas de uma mercadoria, clique em Editar. 5. Para apagar uma mercadoria, clique em Remover. 6. Para sair da tela de Mercadorias, clique em Cancelar. Depois, Relatórios Banco de Dados 27 clique em OK para sair da tela do Banco de Dados.

17 Capítulo 7 Coletar Capítulo 8 Fechar Dia FedEx World permite reserva de coleta via sistema. A função Coletar conecta o seu computador à rede FedEx para um serviço imediato. Ao solicitar uma coleta, aparecerá na tela o número de reserva para os pacotes selecionados para a coleta. Para coletar remessas, o seu computador usa os valores padrão introduzidos durante a instalação. Ao utilizar a função Coletar, estes valores são ativados de modo a evitar a necessidade de informá-los novamente. Os valores padrão incluem o endereço de coleta, a hora de fechamento e números de telefone. Ao solicitar uma coleta, informa-se a hora em que os pacotes estarão prontos para coleta. Deste modo a FedEx fica informada a partir de quando os seus pacotes estarão prontos para serem recolhidos. A função fechar dia executa o envio automático dos dados dos conhecimentos aéreos efetuados no dia para a FedEx, através de uma ligação telefônica via Embratel. Após o encerramento da transmissão, será impresso um relatório que deverá ser entregue ao courier juntamente com os pacotes. O modem será desconectado e o programa encerrado. 1. Clique no botão Fechar Dia. A seguinte mensagem aparecerá. A seguinte mensagem aparecerá. A função fechar dia executa o envio automático dos dados dos conhecimentos aéreos efetuados no dia para a FedEx, através de uma ligação telefônica via Embratel. 2. Clique Sim para executar a rotina Fechar Dia. As informações das remessas serão transmitidas para a FedEx e o relátorio Courier Report, contendo dados refrentes aos envios do dia será impresso. Como Despachar Remessas 1. Clique em Coletar. Aparecerá a tela Coleta de Remessa. 2. Selecione os pacotes a serem recolhidos. Para selecionar pacotes individuais, clique no campo à frente do número de Conhecimento Aéreo (AWB). 3. Clique Aceitar na parte inferior da tela. Aparecerá a tela Reservar Coleta. 4. Na tela Reservar Coleta, digite a hora em que os pacotes estarão prontos para coleta o momento a partir do qual a FedEx pode recolher os seus pacotes. Verifique também a informação referente à coleta e o endereço na tela. 5. Clique o ícone do telefone. 6. O seu computador será então ligado à rede FedEx. Quando isto estiver pronto, aparecerá na tela o número de reserva. Este número de reserva é o mesmo para todos os pacotes selecionados para uma determinada coleta. Ajuda ao usuário O Departamento de Tecnologia do Cliente colocou a sua disposição um serviço de suporte ao cliente FedEx. Entre em contato através dos telefones: (gratuito para todo o Brasil) 28 Coletar Fechar Dia 29

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