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1 Página Plano de Gestão Sustentável do IFDR 2010 Energia Poupança Boas Práticas Reciclagem Dezembro de 2010

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3 Energia Poupança Página Reciclagem Boas Práticas Índice 1. Enquadramento 5 2. Objectivos 5 3. Operacionalização 6 4. Proposta de Medidas e respectivas Iniciativas 6 5. Divulgação/ Comunicação Interna 7 6. Plano de Comunicação Interna Calendário Geral 13

4 Página FICHA TÉCNICA Editor Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP R. São Julião, LISBOA Título Plano de Gestão Sustentável 2010 Concepção Joana do Ó (Coordenação) Mariana do Canto e Castro Paulo Emerenciano Implementação Margarida Cabral (Coordenação) Maria João Figueiredo Paulo Emerenciano Cristina Santos Data de publicação 3 de Dezembro de 2010

5 Página 1. Enquadramento A integração do conceito de gestão sustentável no modelo de gestão da Administração Pública mostra-se fundamental face às exigências da sociedade em que actualmente vivemos. Este novo modelo pressupõe uma atitude de responsabilidade e de responsabilização quer perante os colaboradores quer perante a sociedade na procura de soluções mais eficientes na gestão dos recursos naturais mas também dos recursos financeiros de que a administração dispõe. O Plano Gestão Sustentável do IFDR pretende, assim, promover a adopção de um modelo de gestão que corrija e diminua impactos negativos gerados na actividade quotidiana, mediante a utilização eficiente dos recursos naturais, financeiros e humanos. Torna-se assim imprescindível a adopção, também pelos organismos públicos, de uma postura responsável em relação à sociedade e ao ambiente e a implementação de práticas internas orientadas para a economia dos recursos e para a racionalidade dos consumos. No actual contexto e num quadro de restrição da despesa pública, o CD do IFDR já antes tinha lançado um conjunto de iniciativas de contenção, através do envio aos colaboradores de recomendações e medidas a adoptar, que agora vêm culminar na adopção do actual Plano, que resulta numa abordagem mais integrada e robusta. Ao promover práticas que reforcem a eficácia e eficiência dos investimentos será possível gerar ganhos que revertem, em primeira instância, a favor do IFDR e de todos os seus colaboradores. 2. Objectivos O presente plano tem como principais objectivos: Promover hábitos de consumo sustentável e de poupança de recursos; Estimular e difundir boas práticas e hábitos muitas vezes já instituídos por alguns colaboradores ou unidades orgânicas a todo o IFDR; Promover o envolvimento de todos os colaboradores nas iniciativas a lançar. Reforçar os valores de consciência ecológica e solidariedade;

6 Página 6 3. Operacionalização O Plano de Gestão Sustentável, aprovado por Deliberação do Conselho Directivo, deverá ser divulgado por todos os trabalhadores do IFDR, podendo a Gestão Sustentável vir a constituir um Valor IFDR no âmbito da aprovação da carta de valores deste Organismo. Atendendo à sua importância no âmbito da estratégia definida para o organismo, a implementação deste Plano constitui um dos indicadores do QUAR do IFDR para 2010, tendo como meta a execução de 25 % das Iniciativas previstas até 31 Dezembro. A revisão do Plano será efectuada anualmente mediante as conclusões da sua monitorização, também anual, sendo ambas as tarefas da responsabilidade do Grupo de Trabalho para a Gestão Sustentável. 4. Proposta de Medidas e Iniciativas Âmbito Medida Iniciativas 1. Diminuição do consumo energético - Instalação de lâmpadas de baixo consumo; - Elaboração de Manual de boas práticas. Boas Práticas de Gestão 2. Promoção de hábitos de poupança de recursos - Elaboração do Manual de Impressão. 3. Reciclagem de Materiais - Elaboração do Plano de Reciclagem. 4. Monitorização dos custos de Economato 5. Campanha de Sinalética - Implementação de procedimentos de controlo de consumos por Unidade Orgânica. - Instalação de pequenos cartazes alusivos à poupança de energia, papel, etc. Sensibilização 6. Concurso de ideias - Concurso de ideias para novas iniciativas. 7. Campanha de sensibilização ecológica - Divulgação periódica por (ou via portal QCA) de sugestões de consumo sustentável.

7 Página 7 5. Iniciativas, Calendarização, Responsáveis Boas Práticas de Gestão Medida 1. Diminuição do consumo energético Iniciativas Calendarização Responsável - Instalação de lâmpadas de baixo consumo: - Inventário do tipo de lâmpadas existentes nas 3 instalações do IFDR; - Apuramento das lâmpadas de modelo de baixo consumo já instaladas; - Substituição progressiva das restantes. Dezembro 2010 UAGI - Elaboração de Guia de boas práticas: - Identificação de procedimentos; - Preparação e divulgação do Guia através dos meios disponíveis (portal interno do IFDR, Todos IFDR). Dezembro 2010 NAI

8 Página Medida 2. Promoção de hábitos de poupança de recursos Iniciativas Calendarização Responsável Elaboração de Guia de Impressão: - Definição de uma política de impressão (diminuir impressões a cores, utilizar folhas de rascunho para novas impressões, imprimir frente e verso, etc.); - Implementação das medidas propostas. Dezembro 2011 NAI Medida 3. Reciclagem de materiais Iniciativas Calendarização Responsável Elaboração do Manual de Reciclagem: - Definição de uma política de reciclagem de papel, tinteiros, material electrónico, mobiliário de escritório, etc. - Definição das condições de execução e dos intervenientes; - Identificação do número e tipo de recipientes necessários, bem como dos locais de colocação; - Parceria com entidade própria; - Colocação dos recipientes. Junho 2011 UAGI

9 Página 9 Medida 4. Monitorização dos custos de economato Iniciativas Calendarização Responsável - Implementar a prática de controlo mensal dos consumos de economato a implementar pelas várias UO; - Promover a elaboração de relatórios trimestrais, da responsabilidade dos vários secretariados, que evidencie os consumos de cada UO e permita uma gestão e monitorização dos mesmos pelo respectivo responsável: - Definição do formato padrão dos relatórios; - Implementação do procedimento pelas UO; - Afixação dos relatórios em local público. Março 2011 UAGI / Todas UO Medida 5. Campanha de sinalética 1 Iniciativas Calendarização Responsável - Instalação de pequenos cartazes chamando a atenção para a necessidade de desligar luzes e o ar condicionado ao sair das salas e casas de banho, etc.: - Concepção da Campanha; - Execução da campanha nas 3 Instalações do IFDR. Março 2011 NC Todo o material seria concebido e produzido exclusivamente com recursos internos e cumprindo as regras definidas pela própria campanha.

10 Página 10 Medida 6. Envolvimento dos colaboradores Iniciativas Calendarização Responsável - Concurso de ideias para novas iniciativas: - Convite aos colaboradores para participarem no concurso (através do todos IFDR); - Recolha de propostas dos colaboradores do IFDR sobre novas iniciativas a desenvolver e integrar numa nova versão de Plano, bem como novas ideias de poupança/diminuição de custos no serviço; - Avaliação das propostas recebidas e selecção das melhores; - Selecção da melhor ideia pelo CD, à qual seria atribuído um prémio simbólico. Fevereiro 2011 Março 2011 Abril 2011 NC NC CD Medida 7. Campanha de sensibilização ecológica Iniciativas Calendarização Responsável - Concepção da campanha; - Divulgação periódica de (ou via portal IFDR) de sugestões de consumo sustentável; - Criação de mecanismo (electrónico) de recolha de sugestões/ideias de consumo sustentável; - Selecção da melhor sugestão/ideia pelo CD, à qual seria atribuído um prémio simbólico. Junho 2011 Julho 2011 Dezembro 2011 NC USI CD

11 Página 11 Medida 8. Monitorização do Plano Iniciativas Calendarização Responsável - Definição de indicadores de monitorização - Emissão de um boletim dos indicadores de impacto Janeiro 2011 Abril 2011 EP UAGI/NC 6. Plano de Comunicação Interna A comunicação constitui um elemento indispensável para o sucesso da execução do Plano de Gestão Sustentável, tendo como objectivos: A mobilização dos colaboradores para as medidas do Plano de Gestão Sustentável do IFDR; Sensibilização e criação de uma consciência ecológica. Para o efeito deverá ser preparado um Plano de Comunicação, equacionando o(s) meio(s) a utilizar na divulgação da informação relativa a esta matéria, de modo a garantir uma explicação aprofundada dos objectivos que se pretendem alcançar e dos resultados que se vão atingindo, por forma a que todos os colaboradores do IFDR se revejam no presente plano e adoptem as práticas que se pretendem implementar. A estratégia de comunicação desdobra-se em três níveis: Comunicação do Plano em si: conhecimento do Plano e dos seus resultados Comunicação das medidas: divulgação de boas práticas de gestão Medidas do Plano que são de comunicação: sensibilização.

12 Página 12 Âmbito Medida Comunicação Calendário Criação de um sender de e de uma caixa de correio electrónico específicos ao Plano para divulgação de mensagens através do «Todos.IFDR», recepção de sugestões, operacionalização de medidas; Conhecimento do Plano Divulgação Interna do Plano e dos seus objectivos Utilização do menu de notícias do Portal Interno para divulgação do Plano; Nota do Presidente a «Todos.IFDR», quando da deliberação tomada pelo CD; ver Calendário Geral Criação de um cartaz sobre o Plano, a colocar nos átrios; Apresentação do «Plano de Gestão Sustentável» numa sessão de «Conversas ao Almoço». Diminuição do consumo energético Divulgar uma nota por «Todos.IFDR» sobre a Instalação de lâmpadas de baixo consumo; Preparação gráfica e divulgação por «Todos.IFDR» do «Guia de Boas Práticas de Consumo Energético». ver Calendário Geral Preparação gráfica e divulgação do «Guia de Impressão», por «Todos.IFDR» e no Portal Interno; Boas Práticas de Gestão Promoção de hábitos de poupança de recursos Divulgação dos novos procedimentos para marcação de viagens por «Todos.IFDR» e no Portal Interno; ver Calendário Geral Divulgação por «Todos.IFDR» da medida «de utilização das vídeo-conferências em detrimento das deslocações constantes em território nacional e estrangeiro»; Reciclagem de Materiais Lançamento por e por portal interno do Plano de Reciclagem/5 medidas de reciclagem; Divulgação de resultados dos procedimentos de controlo de consumos por Unidade Orgânica, por «Todos.IFDR» e Portal interno. ver Calendário Geral

13 Página 13 Âmbito Medida Comunicação Calendário Campanha Sinalética Preparação e instalação de pequenos cartazes alusivos à poupança de energia, papel, etc. em locais estratégicos: WC, entrada de cada corredor 2 ver Calendário Geral Sensibilização Concurso de ideias Lançamento de Concurso de ideias de novas iniciativas a desenvolver no ano seguinte, por «Todos.IFDR». ver Calendário Geral Campanha de sensibilização ecológica Divulgação semanal por e via portal interno de sugestões de consumo sustentável, durante dois meses. ver Calendário Geral 7. Calendário Geral I. Medidas do Plano DZ JN FV MR AB MA JN JL AG ST OT NV DZ 1. Diminuição do consumo energético - Instalação de lâmpadas de baixo consumo: - Inventário do tipo de lâmpadas existentes nas 3 instalações do IFDR; - Apuramento das lâmpadas de modelo de baixo consumo já instaladas; - Substituição progressiva das restantes. - Comunicação: Divulgar uma nota por «Todos.IFDR» sobre a Instalação de lâmpadas de baixo consumo. - Elaboração de Guia de boas práticas: - Identificação de procedimentos; - Comunicação: Preparação gráfica do Guia de Boas Práticas de Consumo Energético e divulgação nos meios disponíveis (portal interno do IFDR, «Todos.IFDR», etc.). 2 Todo o material seria concebido e produzido exclusivamente com recursos internos e cumprindo as regras definidas pela própria campanha

14 Página 14 I. Medidas do Plano 2. Promoção de hábitos de poupança de recursos - Elaboração de Guia de Impressão: DZ JN FV MR AB MA JN JL AG ST OT NV DZ - Definição de uma política de impressão (diminuir impressões a cores, utilizar folhas de rascunho para novas impressões, imprimir frente e verso, etc.). - Comunicação: Preparação gráfica e divulgação do Guia de Impressão, em «Todos.IFDR» e no Portal Interno. 3. Reciclagem de Materiais - Elaboração de Manual de Reciclagem: - Definição de uma política de reciclagem de papel, tinteiros, material electrónico, mobiliário de escritório, etc. - Definição das condições de execução e dos intervenientes; - Identificação do número e tipo de recipientes necessários, bem como dos locais de colocação; - Parceria com entidade própria; - Colocação dos recipientes. - Comunicação: Preparação gráfica e divulgação do Manual de Reciclagem, em «Todos. IFDR» e no Portal Interno 4. Monitorização dos custos de Economato: - Implementar a prática de controlo mensal dos consumos de economato nas várias UO. - Promover a elaboração de relatórios trimestrais, da responsabilidade dos vários secretariados, que evidencie os consumos de cada UO e permita uma gestão e monitorização dos mesmos pelo respectivo responsável: - Definição do formato padrão dos relatórios; - Implementação do procedimento pelas UO; - Afixação dos relatórios em local público. - Comunicação: Divulgação regular de resultados através de «Todos.IFDR»); 5. Campanha Sinalética - Instalação de pequenos cartazes chamando a atenção para a necessidade de desligar luzes e o ar condicionado ao sair das salas e casas de banho, etc.: - Comunicação: Concepção da Campanha - Execução da campanha nas três instalações do IFDR 6. Concurso de ideias - Concurso de ideias de novas iniciativas a desenvolver no ano seguinte: - Comunicação: Convite aos colaboradores para participarem no concurso (através de «Todos.IFDR»); - Recolha de propostas dos colaboradores do IFDR sobre novas iniciativas a desenvolver e integrar numa nova versão de Plano, b em como novas ideias de poupança/diminuição de custos no serviço - Avaliação das propostas recebidas e selecção das melhores; - Selecção da melhor ideia pelo CD, à qual seria atribuído um prémio simbólico. - Comunicação: Divulgação aos colaboradores dos resultados do concurso através de «Todos.IFDR»);

15 Página 15 I. Medidas do Plano 7. Campanha de sensibilização ecológica DZ JN FV MR AB MA JN JL AG ST OT NV DZ - Comunicação: Concepção da campanha; - Comunicação: Divulgação periódica por «Todos.IFDR» (ou via portal IFDR) de sugestões de consumo sustentável; - Criação de mecanismo (electrónico) de recolha de sugestões/ideias de consumo sustentável; - Selecção da melhor sugestão/ideia pelo CD, à qual seria atribuído um prémio simbólico. 8. Monitorização do Plano - Definição de indicadores de monitorização; - Emissão de um boletim dos indicadores de impacto II. Comunicação do Plano de Gestão Sustentável - Divulgação Interna do Plano e dos seus objectivos - Criação de uma caixa de correio electrónico específicos para este Plano para divulgação de mensagens através de «Todos.IFDR» e recepção de sugestões. - Utilização do menu de notícias do Portal Interno para divulgação do Plano. - Nota do Presidente por «Todos.IFDR», aquando da deliberação tomada pelo CD - Criação de um cartaz sobre o Plano, a colocar nos átrios - Apresentação do «Plano de Gestão Sustentável» numa sessão de «Conversas ao Almoço»; - Distribuir o Guia de Boas Práticas, na véspera de lançamento a título de teaser

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