POLÍTICA DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS

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1 POLÍTICA DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS 1

2 INDICE POLÍTICA DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS... 1 INDICE Responsabilidade Legal e Social Processo de Contratação de Terceiros Categorias de Risco dos Fornecedores Agentes e Representantes Prestadores de Serviço Governamentais Parceiros de Negócio Joint Venture e Teaming Partners Determinados Contratados e Subcontratados Determinados Fornecedores Fornecedores de Risco Elevado Fornecedores de Baixo Risco

3 1. Responsabilidade Legal e Social As empresas com as quais a Euromedic negoceia podem ter um impacto importante na Euromedic, quer a nível legal quer a nível de reputação. Por este motivo, a política comercial da Euromedic com terceiros é alvo de uma regulamentação específica. A prática corruptiva constitui um exemplo importante do impacto que uma empresa terceira pode ter na Euromedic. Algumas leis internacionais proíbem práticas de corrupção como, por exemplo, a oferta de qualquer item de valor a funcionários públicos ou a colaboradores de outras empresas privadas com o objectivo de influenciar ilegitimamente o seu trabalho e conseguir assim a obtenção de serviços ou benefícios para a Euromedic. Algumas leis proíbem igualmente a oferta de qualquer valor (por exemplo, um pagamento) a qualquer pessoa, sabendo que todo, ou parte, desse valor se destina a outra pessoa no sentido de a influenciar e obter, por esta via, serviços ou benefícios. Por regra, a Euromedic não deverá fazer algo, por intermédio de terceiros agindo em seu nome (intermediário), que a própria Euromedic não poderia fazer em nome próprio. A Euromedic poderá assim ser responsabilizada pelos actos dos seus intermediários mesmo desconhecendo que esses intermediários pagam subornos. As autoridades legais podem assumir que o intermediário está, com o seu conhecimento, a pagar subornos quando: (a) (b) Existe, da sua parte, consciência da possibilidade de pagamentos de subornos pelo intermediário, e Não acredita de facto, de boa fé e após a realização de uma Due Diligence (investigação rigorosa das actividades), que não haja prática de subornos por parte desse intermediário. Os Intermediários são um dos canais mais utilizados para o pagamento de subornos. Este pode ocorrer por diversas vias: (a) (b) Intencionalmente, quando uma empresa ou um colaborador seu recorre a intermediários para canalizar pagamentos impróprios ou outras vantagens ilegítimas e, dessa forma, tentar contornar as leis anti-suborno. Sem o conhecimento e sem a aprovação da empresa contratante do intermediário; estes, por sua própria iniciativa, procuram atingir os seus objectivos com base na utilização de práticas corruptas. Para além do risco legal, a Euromedic pretende igualmente evitar negociar com qualquer empresa que conduza os seus negócios de forma não ética, ou seja, considerada como inaceitável face aos padrões da Euromedic. Os exemplos de conduta não ética nos negócios podem variar, desde as más condições de trabalho atribuídas aos colaboradores e utilização de trabalho infantil, até à origem de graves danos ambientais ou outras violações da lei aplicável em vigor. Por estes motivos, a Euromedic realiza uma Due Diligence (Investigação das actividades), tal como descrita abaixo, de forma a assegurar que os eventuais terceiros a contratar, que 3

4 são parte importante das suas operações de negócio, aderem ao Código de Conduta da Euromedic. Caso a Euromedic tome conhecimento de qualquer tipo de conduta negocial não ética por parte de qualquer outro fornecedor ou prestador de serviços, será por ela realizada uma pesquisa de informação mais aprofundada e, se for constatada uma conduta considerada como inaceitável pela Euromedic, a relação em questão será descontinuada. 2. Processo de Contratação de Terceiros Todos os pedidos de utilização comum de fornecedores ou prestadores de serviços (por exemplo economato) deverão ser canalizados pelos colaboradores para o Departamento de Logística, o qual é responsável pela gestão da base de dados de fornecedores da Euromedic. Caso o requisitante recomende que aquisição seja feita a um fornecedor específico, não constante da lista actual de fornecedores da Euromedic, o Departamento de Logística deverá pedir por escrito informações que especifiquem: (a) (b) (c) (d) (e) Nome do Fornecedor; Natureza dos bens e serviços; Localização do Fornecedor proposto; Local para onde o Fornecedor deverá fornecer os bens ou serviços; Qualquer conhecimento da ligação do fornecedor a uma entidade estatal. O Departamento de Logística será responsável pela análise do pedido e pela classificação do Fornecedor numa das categorias seguintes, e que serão mais detalhadamente explicadas na secção 3: (i) (ii) (iii) (iv) (v) Agentes/Representantes; Prestadores de Serviços Estatais (ex. agentes alfandegários, responsáveis por licenças de trabalho, agências de licenciamento, etc.); Parceiros de Negócios (e.g. parceiros em Joint Ventures, parceiros de negócio ocasionais, grandes subcontratados e acordos similares); Fornecedores de Alto Risco (fornecedores alvo de preocupações específicas, incluindo a sua reputação ou experiência anterior, risco geográfico, riscos sugeridos pela informação pública sobre anti-corrupção ou riscos emanados do controlo estatal do fornecedor, ou associação deste a entidades terceiras); ou Fornecedores de Baixo Risco (fornecedores normais, sem preocupações específicas) Caso o Fornecedor seja incluído nas categorias (i) a (iv), será realizada uma Due Diligence pelo Responsável da Due Diligence e sujeito à aprovação do Departamento de Ética da Euromedic Internacional. Se aprovado, o intermediário será incluído na Base de Dados de Fornecedores. Se o Fornecedor for classificado como fornecedor de Baixo Risco, o Departamento de Logística deverá propô-lo para inclusão na base de dados, proposta esta que será alvo de análise e aprovação pelo responsável da Due Diligence. 4

5 3. Categorias de Risco dos Fornecedores Quando o Departamento de Logística recebe um pedido de aprovação para um novo Fornecedor enviado por uma unidade de negócios, este será alvo de análise pelo Departamento de Logística que proporá a sua inclusão numas das seguintes categorias de risco: (a) (b) (c) (d) (e) Agentes e Representantes; Prestadores de Serviço Governamentais; Parceiros de Negócio; Fornecedores de Alto Risco; Fornecedores de Baixo Risco. A inclusão numa destas categorias de risco determinará a necessidade, ou não, de realização de uma Due Diligence e, em caso afirmativo, a extensão da mesma. Em termos gerais, a inclusão numa das categorias de risco basear-se-á num dos seguintes parâmetros: 3.1. Agentes e Representantes Um Agente é qualquer intermediário, consultor, patrocinador ou outra entidade terceira contratado pela Euromedic para (a) negociar ou renegociar em qualquer circunstância, incluindo através de uma outra parte em seu nome ou (b) representar a Euromedic em qualquer negociação com Entidades Estatais e Privadas. Um Representante é qualquer indivíduo ou entidade contratada pela Euromedic para actuar com toda a liberdade em nome da Euromedic, num país onde a Euromedic não esteja fisicamente presente, incluindo uma Terceira Parte em nome desse indivíduo ou entidade Prestadores de Serviço Governamentais Os Fornecedores de Serviços Governamentais são indivíduos ou entidades que prestam serviços à Euromedic que impliquem negociar, ou interagir, de forma directa ou indirecta, com entidades governamentais. Como exemplos de Fornecedores de Serviços Governamentais estão os indivíduos ou entidades cujas responsabilidades podem passar por agendar reuniões com entidades governamentais; desalfandegar produtos; obter e processar licenças e autorizações de permanência; obter e processar visas e autorizações de trabalho; obter aprovações regulamentares; negociar com entidades governamentais relativamente ao pagamento, reclamações e auditorias de impostos; e obter e processar autorizações necessárias ou denúncia de contratos por parte das entidades governamentais Parceiros de Negócio Parceiros de Negócio são geralmente indivíduos ou entidades que assumem uma parte importante nas operações negociais da Euromedic. Entre os Parceiros de Negócio incluem-se normalmente as parcerias, co-operações, as joint ventures, teaming partners e outro tipo de associações em qualquer projecto da Euromedic, 5

6 subsidiária ou afiliada, bem como determinados contratados e sub-contratatos ou fornecedores Joint Venture e Teaming Partners Um acordo de Joint Venture ou de Teaming é um acordo de participação conjunta com a Euromedic num determinado projecto ou transacção, com partilha dos lucros. Podendo a Euromedic ser legalmente responsável pelos actos realizados pelas Joint Ventures e Teaming Partners, torna-se necessária a realização de uma Due Diligence antes de qualquer acordo de participação com tais parceiros. [Para além disso, os parceiros de Joint Venture ou Teaming Partner terão de adoptar e implementar o Código de Conduta da Euromedic no que se refere à relação da Euromedic com a Joint Venture] Determinados Contratados e Subcontratados Os contratados e subcontratados são indivíduos ou entidades contratadas pela Euromedic com o objectivo de ajudarem na realização de uma parte de um determinado projecto que, por razões diversas (por exemplo falta de capacidade ou de especialização), a Euromedic não deseja desenvolver por si só. Ao executarem o trabalho para a Euromedic estas subcontratadas actuam como uma extensão sua. No que se refere à parte do trabalho que envolva um contacto regular com o cliente, são consideradas como Parceiros de Negócio. Do mesmo modo, mesmo quando estes subcontratados não têm um contacto regular com o cliente, a sua parte no trabalho relativo a um determinado projecto pode ser tão substancial que o seu status e importância para a Euromedic os distinguem dos fornecedores habituais. Também nestes casos, a Euromedic considera os subcontratados como Parceiros de Negócio Determinados Fornecedores Do mesmo modo, determinados fornecedores, por fornecerem grandes volumes de mercadoria, constituindo uma parte substancial do valor total do projecto, os seus fornecimentos assumem importância crucial para esse projecto. Também nestes casos, a Euromedic quer saber com quem está a trabalhar, pelo que tais fornecedores são considerados como Parceiros de Negócio Fornecedores de Risco Elevado Um Fornecedor de Risco Elevado é um fornecedor que, não sendo um Agente, Representante, Fornecedores de Serviços Governamentais ou Parceiro de Negócio, levanta certas preocupações que conduzem a uma análise mais detalhada antes da realização de um contrato. Entre os indicadores de preocupações especiais podem estar: Reputação e Experiência Anterior Quando o fornecedor tem uma reputação sugestiva da possibilidade de práticas ilegais, ou a sua experiência anterior com a Euromedic sugere a possibilidade de incorrer em práticas negociais corruptivas ou 6

7 questionáveis, é absolutamente necessária a realização de uma Due Diligence Risco Geográfico O nível de risco de uma contratada pode ser agravado (ou atenuado) em função do país onde esta opera. Quando um Fornecedor opera num país ou região com elevados índices de corrupção, pode ser necessária uma Due Dilligence adicional. Existem duas preocupações de ordem geográfica: (i) onde os bens/serviços são produzidos e/ou a sua proveniência; e (ii) para onde os bens/serviços irão ser prestados ou expedidos Informação Pública Disponível Analisar a informação pública disponível para determinar se o fornecedor esteve sob investigação formal/informal, se foi acusado, indiciado, condenado, etc, em tribunal por actividades relacionadas com corrupção e se o fornecedor está incluído em alguma lista de bloqueio por corrupção ou de boicote Controlo ou Associação Estatal A negociação com fornecedores que sejam controlados ou geridos por entidades públicas pode gerar, em algumas circunstâncias, a suspeição de que pode haver benefícios ilicítos para essas entidades devendo, por isso, os colaboradores da Euromedic estar atentos e precaver-se contra este aspecto. Se bem que a Euromedic possa não ter informação sobre quem controla todo e cada um dos seus fornecedores, é importante que o Departamento de Logística, e outras pessoas envolvidas, estejam na posse de toda a informação possível. Pede-se pois ao requisitante de um fornecedor que se informe se esse mesmo fornecedor tem alguma participação estatal, ou qualquer outra ligação ao Estado, ou se existem razões para assumir a probabilidade da existência de tal participação ou ligação. Caso exista associação ou controlo formal desse fornecedor pelo Estado, pode ser necessária uma Due Diligence adicional. 3.5 Fornecedores de Baixo Risco Um Fornecedor de Baixo Risco é aquele que não é Agente, Representante, Fornecedores de Serviços Governamentais ou Parceiro de Negócio e não levanta preocupações semelhantes às anteriormente descritas Due Diligence ( Investigação das Actividades) Quando um Fornecedor é indicado para uma Due Diligence pelo responsável do Departamento de Logística antes da sua aprovação, essa Due Diligence poderá ser levada a cabo pelo Grupo de Due Diligence da Euromedic, com apoio da unidade de negócio requisitante desse Fornecedor. A Due Diligence deve acompanhar o nível de risco apresentado por tal relação. A Due Diligence indicada deverá ser implementada antes de quaisquer discussões concretas, ou ligação contratual, resultante do acordo escrito ou oral entre a Euromedic e o eventual Fornecedor. A Due Diligence não tem um padrão científico ou 7

8 exacto. O nível de Due Diligence apropriado e aceitável para um determinado Fornecedor pode ser insuficiente para outro Fornecedor com classificação semelhante. Como foi realçado, a Due Diligence deverá ser conduzida de forma apropriada à natureza particular do negócio e às estruturas corporativas do Fornecedor, bem como aos riscos que se possam apresentar. Alguns Fornecedores, mesmo quando pertencentes ao mesmo grupo, podem requerer uma Due Diligence completa, enquanto outros podem requerer uma investigação apenas a uma determinada área das suas actividades. A realização de uma ou de outra destas investigações basear-se-á na ponderação do Responsável pela Due Diligence, apoiado pelo Departamento de Ética da Euromedic Internacional sempre que apropriado. A escolha da Due Diligence mais apropriada varia em função de diversos factores, incluindo, mas não se limitando a, o facto do Fornecedor (i) se localizar, ou operar num país de risco elevado; (2) estar associado, ou ter sido recomendado ou requisitado por uma autoridade estatal ou seu representante; (3) estar actualmente em investigação, sujeito a acusação legal ou ter sido recentemente condenado por violação da lei, nomeadamente por actividades de corrupção; ou (4), se se tratar de uma multinacional de renome, com um sistema exemplar de controlo interno, sem qualquer investigação ou condenação recente por corrupção ou que tenha tomado medidas correctivas relativamente a tais condutas. Embora existam algumas tarefas de investigação que tenham sempre de ser realizadas, outras poderão ser implementadas de forma mais ligeira e delimitada em função dos riscos que se apresentem. O Grupo Euromedic para a Due Diligence tem as orientações necessárias para a realização da Due Diligence em função das diferentes categorias de risco dos Fornecedores. 8

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