PROGRAMA COMPLIANCE VC

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1 Seguir as leis e regulamentos é ótimo para você e para todos.

2 Caro Colega, É com satisfação que compartilho esta cartilha do Programa Compliance VC. Elaborado com base no nosso Código de Conduta, Valores e Crenças, tem como principais objetivos: direcionar nossos esforços pela busca da conformidade, garantindo o cumprimento de Leis e Regulamentos e dos compromissos assumidos nos Contratos e Acordos assinados; orientar a obtenção de Licenças, Autorizações e Certificações necessárias para as nossas operações; garantir a qualidade e veracidade de todos os Relatórios Externos que emitimos, e representar nosso compromisso com a Defesa da Concorrência/Antitruste, prevenção a fraudes e à corrupção. Este programa faz parte do novo ciclo de geração de valor para a Votorantim Cimentos, que busca promover o alinhamento estratégico global, a integração das políticas da VC e a implantação das melhores práticas existentes em toda a organização. Essa jornada começou com a criação do movimento One Team, One Company um só time, uma única empresa em 2013, com o objetivo de implantar processos globais de governança e buscar maior integração e sinergia entre todos os negócios e países onde a VC atua. Todas estas mudanças estão sendo guiadas pelo nosso Norte, direcionador estratégico que passou a orientar nossas ações a partir de Queremos ser a empresa de materiais de construção comprometida com o sucesso do cliente por meio da excelência, baseada em quatro pilares: foco no cliente, gente com autonomia, excelência operacional e práticas sustentáveis. Cabe a cada um de nós estar sempre em conformidade e agir segundo os padrões éticos de conduta da VC. A equipe de Compliance nos apoiará na gestão da conformidade, reforçando processos e políticas, desenvolvendo treinamentos, fortalecendo os canais de comunicação e evoluindo no monitoramento dessas questões. Conto com o seu compromisso de implementar e garantir a aderência às diretrizes de Compliance, presentes neste material. Um abraço, Walter Dissinger Diretor-presidente

3 NOSSO COMPROMISSO A Votorantim Cimentos respeita todas as leis relacionadas aos seus negócios e mantém um compromisso ético na realização de cada uma das suas atividades. Em resumo, podemos dizer que o nosso objetivo é manter uma conduta empresarial responsável e ética em todas as circunstâncias. A Votorantim Cimentos tem o compromisso de conduzir seus negócios com integridade e com base nos mais altos padrões éticos. Esse mesmo comprometimento também é exigido de nós, funcionários, e parceiros. Assim, é muito importante que todos saibam que a Votorantim Cimentos não tolera desvios de conduta e descumprimento de obrigações legais ou de normas internas. Lembre-se que o nosso Código de Conduta, inspirado nos Valores e nas Crenças de Gestão da Votorantim, deve ser sempre respeitado em suas ações e decisões do dia a dia, e também deve servir de referência para os nossos parceiros. Seguindo esse princípio, você deve rejeitar ou cancelar um negócio sempre que for identificada alguma situação antiética ou ilegal. O que significa Compliance? A palavra Compliance vem do inglês to comply que significa cumprir. Como não temos em português uma palavra que traduza bem o significado que o termo ganhou nos últimos anos, decidimos adotá-lo por ser amplamente utilizado e compreendido pelas empresas e governos em diversos países. Quando falamos em Compliance, estamos nos referindo a cumprir as normas legais, as políticas e os padrões estabelecidos para o negócio e para as atividades da empresa. Compliance é basicamente fazer o que é correto, de acordo com os nossos Valores, Crenças e Código de Conduta.

4 NOSSO PROGRAMA DE COMPLIANCE A Votorantim Cimentos criou uma gerência geral cuja principal responsabilidade é garantir que o Programa de Compliance seja aplicado em toda a empresa, dando o suporte necessário às áreas de negócio para que elas atuem de acordo com as leis e regulamentos e, assim, possam realizar suas atividades de forma íntegra e ética. O Programa reúne as funções de Compliance ao mesmo tempo em que define os principais temas acompanhados pela área. E o que é o Programa de Compliance da VC? As ações do Programa são realizadas pelas áreas de negócio com o suporte e supervisão da área de Compliance, que atua muito próxima ao Jurídico, Gestão de Riscos, Controles Internos, Gente & Gestão, Auditoria Interna e Ouvidoria.

5 NOSSO PROGRAMA DE COMPLIANCE FUNÇÕES PILARES INSTRUMENTOS Captura de Leis e Normas Gestão de Documentos Críticos Aculturamento Linhas de Comunicação Monitoramento LEIS E REGULAMENTOS LICENÇAS, AUTORIZAÇÕES E CERTIFICAÇÕES CONTRATOS E ACORDOS RELATÓRIOS EXTERNOS DEFESA DA CONCORRÊNCIA / ANTITRUSTE PREVENÇÃO A PERDAS E FRAUDES PREVENÇÃO À CORRUPÇÃO Arcabouço Legal e Regulatório Políticas e Procedimentos Educação e Treinamento Canal de Ouvidoria Sistema de Monitoramento de Obrigações Gestão de Consequência Orientações Disciplinares e Medidas Corretivas CÓDIGO DE CONDUTA VALORES CRENÇAS Os Pilares do Programa Compliance servem para orientar todos os funcionários na busca pela conformidade. Eles representam temas importantes para a Votorantim Cimentos e recebem a atenção especial dos nossos líderes, que devem atuar com suas equipes para garantir: O cumprimento de Leis e Regulamentos e dos compromissos assumidos em Contratos e Acordos assinados; A obtenção das Licenças, Autorizações e Certificações necessárias para nossas operações; A qualidade e veracidade de todos os Relatórios Externos que emitimos; A Defesa da Concorrência, a Prevenção à Fraude e à Corrupção.

6 O PROGRAMA ANTICORRUPÇÃO A Votorantim Cimentos não tolera qualquer prática de corrupção e incentiva todos os funcionários, colaboradores, executivos, representantes e agentes a relatarem qualquer tipo de suspeita de atos ilícitos. Possuímos uma Política Global Anticorrupção que deve ser a base dos nossos negócios, fazendo com que cada atividade seja conduzida com a mais alta integridade. O Jurídico é o guardião desta política e deve sempre ser consultado em caso de dúvida. A Votorantim Cimentos conduz seus negócios com a mais alta integridade e espera o mesmo compromisso de todos os funcionários e parceiros. O Programa Anticorrupção foi desenvolvido e dividido em seis grandes frentes (apresentadas na página seguinte), seguindo as melhores práticas de mercado e as diretrizes das autoridades brasileiras e norte-americanas.

7 O PROGRAMA ANTICORRUPÇÃO Valorização e incentivos Comunicação Gestão da Consequência Aculturamento de compliance Exemplos Patrocínio da liderança Canal de denúncias MEDIDAS CORRETIVAS TONE AT THE TOP Código de conduta Investigações internas INVESTIGAÇÕES REPORTES COMPLIANCE ANTICORRUPÇÃO DIRETRIZES Política e manual anticorrupção Reportes independentes MONITORAMENTO TREINAMENTO ORIENTAÇÃO Políticas e procedimentos críticos Risk assessment Due-diligence Controles Consultoria, orientação e dúvidas Treinamento em todos os níveis da organização Treinamentos Periodicamente são realizados treinamentos para que você possa compreender, se atualizar e esclarecer possíveis dúvidas relacionadas às práticas anticorrupção da Votorantim Cimentos. Sempre que houver um treinamento disponível para a sua área, é muito importante que você participe, questione, entenda e coloque o que aprendeu em prática. Lembre-se: zelar pelas práticas anticorrupção é um dever de todos.

8 O QUE É ESPERADO DE CADA UM DE NÓS? Cada funcionário é responsável por garantir a conformidade com todas as obrigações relacionadas às atividades de sua função, o que inclui identificar, administrar a situação e comunicar qualquer violação de conformidade. Todos devem obedecer as leis e normas internas da Votorantim Cimentos. O desconhecimento de uma obrigação não é defesa contra as possíveis consequências de desvios de conduta. Os funcionários da Votorantim Cimentos devem ser um exemplo de boa conduta e, além disso, tomar medidas para assegurar que todos os demais conduzam suas atividades de forma ética e de acordo com as determinações legais e regulatórias. RESPONSABILIDADE INDIVIDUAL DOS FUNCIONÁRIOS É obrigação de todo funcionário da Votorantim Cimentos conhecer o Código de Conduta na íntegra. Os funcionários devem participar de todas as atividades de educação e treinamento oferecidas pelas áreas competentes. Caso precise de qualquer esclarecimento ou ajuda, você pode procurar o seu gestor e a área de Compliance. O Compliance é responsabilidade de todos na Votorantim Cimentos, independentemente da posição que ocupa na empresa. Todos nós devemos agir em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis às nossas atribuições, bem como seguir o Código de Conduta, os Valores e as Crenças da Votorantim.

9 O QUE É ESPERADO DE CADA UM DE NÓS? RESPONSABILIDADES DA LIDERANÇA Cada gestor é responsável por garantir que todas as obrigações legais associadas às atividades de sua posição sejam cumpridas. Isso inclui identificar, elaborar relatórios e gerenciar qualquer violação de conformidade. Para tornar o assunto mais claro, veja abaixo algumas ações importantes que devem ser tomadas pela liderança da Votorantim Cimentos: Implementar e garantir a obediência às diretrizes de Compliance; Organizar a sua área para garantir que sejam seguidas as regras da empresa e a legislação aplicável, promovendo um ambiente de gestão da conformidade e do controle; Reforçar e incentivar, com o apoio das área de Compliance e Gente & Gestão, o compromisso com a conformidade de sua equipe; Certificar-se que violações identificadas são compartilhadas com a equipe de Compliance; Incentivar o debate sobre o Código de Conduta e explicar aos seus funcionários a importância de cumprir todas as suas orientações, além de responder todas as preocupações levantadas pela equipe; Proteger membros de sua equipe contra represálias caso eles relatem, em boa-fé, ações que acreditem violar a lei ou as normas internas; Garantir que o cumprimento das obrigações esteja contemplado nas descrições de cargos e seja considerado nos processos de gestão de desempenho da equipe; Fazer com que a sua equipe esteja devidamente treinada em relação às obrigações relativas à sua área.

10 CANAIS DE COMUNICAÇÃO Sempre que você observar um comportamento que considera inadequado ou que viole o nosso Código de Conduta, leis, regulamentos, políticas e procedimentos internos, deverá comunicar o fato o mais rápido possível. Esta é a maneira mais eficaz de evitar problemas futuros. Em condições ideais, você deve expor as suas preocupações e dúvidas diretamente ao seu gestor ou a outro membro da equipe administrativa. A área de Compliance e o Jurídico também poderão auxiliá-lo neste processo. Caso não se sinta à vontade para comunicar um problema de maneira aberta, fale por meio da Ouvidoria Votorantim, pois esta área tem o dever de preservar o anonimato de qualquer denúncia realizada. Telefone: Site: Saiba que é possível entrar em contato com a Ouvidoria Votorantim tanto para esclarecer dúvidas relativas à interpretação do Código de Conduta como para fazer denúncias, como por exemplo, suspeitas de corrupção ou qualquer outra conduta ou procedimento antiético.

11 NOSSA CULTURA Nossa cultura sempre foi baseada na ética e nossos Valores e Crenças refletem o compromisso de todos que fazem parte da Votorantim, de agir em concordância com as leis e normas internas. Essa é a Votorantim Cimentos em que acreditamos e que estamos construindo! SOLIDEZ Buscar crescimento sustentável com geração de valor ÉTICA Atuar de forma responsável e transparente RESPEITO Respeitoàs pessoas e disposição para aprender EMPREENDEDORISMO Crescer com coragem para fazer, inovar e investir UNIÃO O todo é mais forte CULTIVO DE TALENTOS Acreditamos e confiamos nas pessoas, e por isso investimos tempo e recursos cultivando nossos talentos. MERITOCRACIA Acreditamos que as pessoas são únicas e por isso merecem ser valorizadas de forma justa e de acordo com suas entregas. EXCELÊNCIA Acreditamos que podemos fazer sempre mais e melhor, superando os desafios com disciplina, humildade e simplicidade. PRAGMATISMO Acreditamos ser essencial dedicarmos esforços ao que é relevante, com objetividade e sem perder a visão do todo e do futuro. DIÁLOGO ABERTO Acreditamos que um ambiente de confiança propicia diálogo aberto e espaço para falar e ser ouvido, onde a diversidade de opiniões constrói melhores soluções. ALIANÇA Acreditamos que nosso sucesso é fruto da construção conjunta, fortalecido por relações e alianças genuínas onde todos ganham. SENSO DE DONO Acreditamos naqueles que assumem responsabilidades, que trabalham com paixão e lideram pelo exemplo, comemorando as conquistas e transformando erros em aprendizados.

12 DIÁLOGO ABERTO Caso tenha alguma dúvida ou comentário sobre esta cartilha, entre em contato com a área de Compliance:

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