Guia de Compliance da Siemens sobre Anticorrupção

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1 Guia de Compliance da Siemens sobre Anticorrupção

2 2 Conseqüências Apoio Políticas Compliance Importância Este guia Nossas normas

3 3 Prezados Colegas, A Siemens está altamente empenhada em atingir o nível de excelência em Compliance. Por isso desenvolveu um Programa Global de Compliance fundamentado em três pilares: Prevenir, Detectar e Responder, cujo foco principal, obviamente, está na prevenção, com ações fortes em comunicação, treinamento e definição de políticas, entre outras. Entendemos que Compliance é mais que um conjunto de regras. É uma questão de atitude e, como parte do Programa, um dos tópicos mais importantes é a aplicação dos princípios anticorrupção em todas as áreas de atuação da empresa. Assim, com o intuito de ajudar nossos colaboradores, parceiros, clientes e demais partes interessadas, foi elaborado o Guia de Compliance da Siemens sobre Anticorrupção. Este Guia foi desenvolvido para auxiliar as pessoas a entenderem nossas políticas anticorrupção: o que significa corrupção, como ela pode afetar negativamente a imagem da empresa e nossos negócios, as conseqüências para condutas inadequadas e o que deve ser feito para combater e evitar a corrupção. Mostra também, de forma objetiva e de fácil compreensão, como uma política anticorrupção pode ser inserida no cotidiano da empresa e explica o que é preciso saber para ter uma conduta adequada do ponto de vista de Compliance. Este Guia, entretanto, não pretende esgotar o assunto é apenas mais uma ferramenta, entre várias, que a Siemens está disponibilizando para os seus diversos públicos. Entre as ações já realizadas, merecem destaque: a realização de treinamentos específicos para cada público relevante; a ferramenta Ask Us do Compliance HelpDesk que já está funcionando e permite aos colaboradores esclarecer dúvidas com relação às políticas, procedimentos e atitudes; a ferramenta Tell Us que é um canal aberto também para o público externo e oferece a todos um meio de comunicarem eventuais casos de condutas inapropriadas. No momento, há grande mobilização no sentido de se estabelecer atividades sistêmicas em toda a empresa para sedimentar um Programa de Compliance eficiente e uniforme em todos os países onde a Siemens está presente. Desejo a você uma boa leitura e que esse guia seja útil! Wagner Giovanini Regional Compliance Officer

4 4 Índice Conseqüências Apoio Políticas Compliance Importância Este guia Nossas normas

5 5 1. Quais são as normas da Siemens? 6 2. Como utilizar este guia? 8 3. Por que a anticorrupção é tão importante? O que significa Compliance na prática? Como lidar com: Presentes e hospitalidade Pagamentos por atos de rotina (proibidos) Contribuições políticas da empresa (proibidas) Doações filantrópicas da empresa Patrocínios Intermediários Manutenção de registros e contabilização precisa Aquisições, joint ventures e participações minoritárias Qual apoio de Compliance está disponível? Conseqüências de condutas inadequadas 46

6 6 Nossas normas 1. Quais são as normas da Siemens?

7 7 Siemens não tolera comportamento não-compliant Quando ingressei na Siemens, disse que a cultura de liderança, estrutura organizacional e Compliance estariam entre minhas principais áreas de foco. Vejo estas como sendo vitais para restaurar a confiança do público em nossa empresa. Há um antigo ditado que diz que nos negócios a sua reputação é o seu maior patrimônio. A reputação da Siemens foi construída durante 160 anos, e agora temos a responsabilidade de assegurar que ela seja protegida e aperfeiçoada. Nenhuma tratativa de negócios jamais poderá pôr em risco essa situação. A corrupção é contra a lei e é o extremo oposto de tudo o que defendemos. A Siemens não tolera a corrupção, e eu cuidarei para que essa abordagem seja aplicada não só por meio de medidas enérgicas, mas com uma mudança comportamental a ser impulsionada pelo exemplo que vem de cima. Isso, juntamente com toda a ajuda e apoio necessários, permitirão que todos executem suas funções de uma maneira que a lei seja cumprida. Este Guia de Compliance ajuda a entender como esta mensagem está inserida em nossas políticas empresariais e se traduz na prática em nossa vida no trabalho. Ele é escrito de maneira simples e fácil e diz o que você pode e não pode fazer e a quem deve se dirigir para obter apoio quando enfrenta questões de Compliance. Trata-se de uma ferramenta importante, elaborada para ajudar todos a ter segurança ao ir ao mercado e realizar negócios sem violação das leis. Como viajo para muitos escritórios da Siemens em todo o mundo, gostaria de receber seus comentários sobre como este guia está sendo útil para você. Acredito que a integridade está no centro de tudo o que fazemos, porque sem ela nosso nome nada significa. Integridade significa ater-se aos Nossos Valores, realizar negócios de forma responsável, transparente e ética. Trabalhando juntos, podemos assegurar que a reputação da Siemens continue a permanecer sólida ao longo das futuras décadas. Peter Loescher Presidente e CEO da Siemens AG

8 8 Este guia 2. Como utilizar este guia?

9 9 Este guia foi projetado para ajudar a administração da Siemens e seus colaboradores a cumprir com as nossas normas de anticorrupção. Ele descreve o que se entende como corrupção, como ela afeta nosso negócio e o que estamos fazendo para combatê-la. Em especial, mostra como nossas políticas se traduzem em processos e procedimentos práticos, e explica o que precisa ser feito para cumpri-los. O Capítulo 5 comenta cada política em detalhe, o que é permitido, quando são necessárias outras aprovações e a quem se dirigir para buscar ajuda. A função da Organização de Compliance é explicada no Capítulo 6, e as conseqüências das violações de Compliance, no Capítulo 7. No guia, referimos a como entrar em contato, como obter aprovação de seu Compliance Officer local. Pode ser que a aprovação ou a consulta tenha de ser feita em um nível mais elevado dentro da Organização, mas eles poderão orientá-lo em um primeiro momento. Leis locais: Este guia não pode cobrir todas as questões levantadas pelas exigências legais locais, que podem ser mais restritivas do que as normas globais da Siemens por isso, as leis locais serão contempladas a cada capítulo. Além disso, seus Compliance Officers fornecerão orientação suplementar sobre onde estas leis locais têm precedência. Em todo este guia você verá caixas de texto com mais informações. é utilizada para destacar determinados pontos ou direcioná-lo a lugares onde obter mais informações é utilizada para fornecer definições Lembre-se que este guia não tem a intenção de tratar de cada uma das situações com as quais você pode se deparar em seu trabalho diário, nem é um substituto da leitura das próprias políticas. No entanto, ele deverá fornecer-lhe informações suficientes para tratar da maioria das questões que você provavelmente encontrará. A principal mensagem é que você não está sozinho e que deve utilizar o apoio disponibilizado por seus supervisores, pelo seu Compliance Officer, pelo Compliance HelpDesk a função Ask Us, e pelo website do Corporate Compliance da Siemens. As informações que obterá são coordenadas com o Departamento Jurídico, que garante que todos os aspectos legais sejam considerados.

10 10 Importância 3. Por que a anticorrupção é tão importante?

11 11 Qual é o problema? Corrupção é a disposição de agir de maneira desonesta em troca de dinheiro ou ganho pessoal e é um aspecto do comportamento humano que existe há muito tempo. Por esse motivo, pode ser fácil esquecer os danos que a corrupção causa ao beneficiar de maneira errada algumas pessoas que abusam de seu poder ou posição, cria a concorrência desleal, prejudica a inovação e mina a integridade. Devido aos danos que a corrupção causa ao bem público, ela é ilegal em quase todo o mundo. No Brasil, somente se carcterizará crime tipificado no ordenamento jurídico quando o suborno for oferecido para ou solicitado por um funcionário público, nacional ou estrangeiro. Caso contrário, tal conduta será antiética e imoral, mas não ilegal. Cada país tem suas próprias leis de anticorrupção, as quais têm de ser seguidas. Além disso, as atividades da Siemens em todo o mundo estão sujeitas aos sistemas jurídicos dos países em que suas ações estão listadas. Dois deles, Alemanha e EUA, têm algumas das leis mais rigorosas sobre anticorrupção, e as penalidades por violação são especialmente severas. Onde estão os riscos? A corrupção pode ocorrer quando tratamos com parceiros comerciais ou com autoridades governamentais. Embora algumas leis anti-suborno foquem suborno governamental, para efeitos das Políticas da Siemens, os princípios são igualmente aplicáveis ao setor privado. Por exemplo, ambas as formas de corrupção são ilegais na Alemanha, com sanções contra a empresa infratora e a pessoa física. Na Siemens, nossas políticas anticorrupção são aplicáveis tanto para o setor público quanto para o privado. No entanto, como os riscos são diferentes, nossas políticas, procedimentos e controles de Compliance algumas vezes fazem uma distinção entre esses dois setores.

12 12 Por que a anticorrupção é importante? Políticas Compliance Importância Este guia Nossas normas O que a Siemens está fazendo a respeito? Os princípios básicos de comportamento são estabelecidos em nossas Diretrizes de Conduta Profissional. Além disso, diversas de nossas políticas tratam das áreas mais importantes da legislação anticorrupção. Essas políticas são globalmente aplicáveis para a administração e os colaboradores da Siemens AG e suas empresas afiliadas. Os princípios e proibições gerais também se aplicam a consultores e terceiros que trabalham em nome da Siemens, bem como a fornecedores, parceiros e outros com quem fazemos negócios. Para garantir que essas políticas funcionem de maneira adequada em todos os nossos negócios, bem como para fornecer apoio e assessoria para todos, a Siemens expandiu seu Programa de Compliance. Embora alguns dos requisitos possam parecer um fardo pesado, pelo menos a princípio, eles foram projetados para proteger você e a empresa. Negócios que respeitam a lei permitem que a força da marca Siemens fale por si só. Como parte da expansão de nosso Programa de Compliance, estamos fornecendo treinamento para todos os colaboradores mais afetados por nossas políticas. A assistência no dia-a-dia está disponível por intermédio da Organização de Compliance central ou localmente, que fornece apoio geral em todas as questões de Compliance, autoriza as aprovações necessárias relacionadas a Compliance e ajuda a garantir que os procedimentos corretos sejam observados. Ademais, o Compliance HelpDesk função Ask Us está à disposição, caso você tenha perguntas detalhadas e específicas ou não tenha certeza de como determinada política é aplicada na prática. Conseqüências Apoio

13 13 Também implementamos o novo Compliance HelpDesk global função Tell Us para situações em que você queira comunicar algo que acha que possa ter violado as políticas de Compliance da empresa ou a lei. Sua confidencialidade está protegida por este processo, e você tem o compromisso da Siemens de que suas denúncias e preocupações receberão o acompanhamento adequado. Por fim, e talvez o mais importante, é a mensagem que vem de cima. Você viu, pela introdução assinada por Peter Loescher, o quanto isso é importante. Estamos pedindo a toda a nossa administração/gerência que garanta que esses processos e procedimentos sejam aplicados de maneira consistente e que os seus princípios sejam incorporados nos negócios do dia-a-dia em todas as nossas empresas. É nossa intenção provar que nossas ações falam mais alto do que as palavras. Programa de Compliance da Siemens Prevenir Detectar Responder Exemplo que vem de cima Organização de Compliance Políticas e procedimentos Juridicamente e parte Comunicação do Programa das auditorias normais Centralização Análises de Compliance Treinamento Controles de Compliance Compliance Helpdesk (incl. função global do ombudsman) Conseqüências para a conduta inadequada Rastreamento global de casos reportados Efetividade do monitoramento Integração com processos de pessoal Melhoria contínua Políticas claras, programas de treinamento e apoio Sistema abrangente de controle Conseqüências claras e resposta sem ambigüidade

14 14 Compliance 4. O que significa Compliance na prática?

15 15 Para uma cultura de Compliance funcionar, é importante que cada pessoa dentro da organização tome decisões comerciais éticas e garanta que suas ações sejam coerentes com a lei e as políticas pertinentes da Siemens, o que significa entender as políticas (orientação detalhada é oferecida no Capítulo 5) e os princípios que elas representam. Também significa que quando uma questão ou problema ocorrer, as pessoas os respondam cuidadosamente, em vez de ignorar o assunto ou simplesmente adivinhar. No entanto, a cultura de Compliance vai muito além disso. Significa comunicar preocupações e se certificar de que comportamentos suspeitos não avancem sem contestação. Todos precisam levar Compliance a sério e incentivar os outros a fazer o mesmo. É vital seguir os processos e procedimentos para tratar de situações arriscadas e envolver sua Organização de Compliance desde o início quando há um problema. Em caso de dúvida, pergunte! Isso também significa, talvez de maneira menos óbvia, assegurar que seus registros e documentação são exatos e completos. Em geral, isso quer dizer que você precisa se certificar de que está em conformidade com os procedimentos anticorrupção, por exemplo ao tratar com intermediários de vendas ou registrar gastos de hospitalidade, que os mesmos tenham sido registrados de maneira adequada e que existem documentos demonstrando as aprovações necessárias. Manutenção de registros: O teste é simples será que uma pessoa independente entenderia qual foi a operação, com quem foi feita, quem se beneficiou dela e por quê? Deixar de manter registros precisos pode levar à acusação criminal.

16 16 Políticas 5. Como lidar com: 5.1. Presentes e hospitalidade 5.2. Pagamentos por atos de rotina (proibidos) 5.3. Contribuições políticas da empresa (proibidas) 5.4. Doações filantrópicas da empresa 5.5. Patrocínios 5.6. Intermediários 5.7. Manutenção de registros e contabilização precisa 5.8. Aquisições, joint ventures e participações minoritárias

17 17

18 18 Como lidar com: Nossas normas Este guia Índice 5.1. Presentes e hospitalidade 5.2. Pagamentos por atos de rotina (proibidos) 5.3. Contribuições políticas da empresa (proibidas) 5.4. Doações filantrópicas da empresa Importância Compliance 5.5. Patrocínios 5.6. Intermediários 5.7. Manutenção de registros e contabilização precisa 5.8. Aquisições, joint ventures e participações minoritárias Conseqüências Apoio Políticas

19 19 Conforme as Diretrizes de Conduta Profissional da Siemens: Nenhum colaborador poderá oferecer, prometer, conceder ou autorizar, direta ou indiretamente, a doação de dinheiro ou qualquer outra coisa de valor a qualquer pessoa relacionada com tratativas de negócios, a fim de obter uma vantagem imprópria. Nossas políticas anticorrupção são projetadas para traduzir este princípio na prática, e esta seção apresenta as informações que você precisa para entender como aplicá-las. Todas as políticas relevantes publicadas atualmente são tratadas neste capítulo, com foco naquelas que afetam a maioria das pessoas em suas tratativas normais de negócios. Embora este guia o ajude a lidar com muitas situações do dia-a-dia, lê-lo não substitui a necessidade de leitura das políticas pertinentes. Se tiver quaisquer perguntas sobre o guia ou as políticas, por favor, fale com seu Compliance Officer ou com o Compliance HelpDesk função Ask Us. Qualquer coisa de valor cobre praticamente qualquer forma de benefício. Mesmo situações como: efetuar upgrade para tarifas de primeira classe, viagens extras para hotéis de lazer e entretenimento, ou contratar membro da família para trabalho temporário nas férias poderiam ser tratadas como suborno. Refeições, entretenimento, ingressos gratuitos ou com descontos para eventos, viagem ou uso de instalações são áreas comuns de problemas, mas a empresa também está correndo riscos ao fornecer seus bens e serviços sem custos. Vantagens impróprias incluem ações tais como influenciar uma pessoa a agir violando suas obrigações. Mesmo que essa não tenha sido a intenção, a percepção de impropriedade tem de ser evitada.

20 20 Presentes e hospitalidade Conseqüências Apoio Políticas Compliance Importância Este guia Nossas normas A definição de autoridade governamental é muito ampla. Ela abrange qualquer pessoa que trabalhe para uma entidade governamental, bem como qualquer pessoa tratada como autoridade governamental de acordo com as leis locais. Para efeitos das Políticas da Siemens, também serão consideradas autoridades governamentais os candidatos a cargos políticos ou alguém associado com partidos políticos. A definição de entidade governamental é também mais ampla do que pode parecer. Uma entidade governamental inclui não só governos ou departamentos nacionais, estaduais ou municipais, mas também: empresas comerciais pertencentes ou controladas pelo governo (tais como uma petrolífera estatal ou hospital público); órgãos ou agências controladas ou dirigidas pelo governo; organizações públicas internacionais (que possuem dois ou mais governos como membros); e para efeitos das Políticas da Siemens, os partidos políticos. Para mais informações sobre a Circular de Anticorrupção Pública, acesse siemens.com/compliance 5.1 Presentes e hospitalidade Do que se trata e por que é um problema? Dar presentes e conceder hospitalidade (refeições, viagens, entretenimento) é, com freqüência, considerada uma forma de cortesia e é comum nos negócios diários de empresas em muitos países. No entanto, as leis anticorrupção proíbem oferecer ou dar qualquer coisa de valor, inclusive presentes e hospitalidade a terceiros a fim de obter vantagens impróprias ou influenciar de maneira injustificada a ação de uma autoridade. Além disso, a aceitação de presentes e hospitalidade está especificamente regulamentada em muitos países porque é vista como uma das formas mais óbvias de suborno. Preocupações específicas surgem quando tal aceitação está de alguma forma associada com uma transação comercial potencial ou aprovação regulatória. Em geral, considera-se que os gastos relacionados a autoridades governamentais criam riscos específicos. Alguns países podem ter leis que são ainda mais rigorosas do que as políticas da Siemens. Se esse for o caso, as leis mais rigorosas prevalecem. O seu Compliance Officer responsável pode lhe ajudar a identificar tais situações.

21 21 Qual é a política da Siemens? Quaisquer presentes ou hospitalidades, concedidos, oferecidos ou recebidos, devem obedecer aos seguintes Princípios Obrigatórios: não deve ser oferecido para obter vantagem imprópria nem para influenciar a ação de uma autoridade; deve ser permitido pela lei local; o valor deve ser razoável e adequado ao cargo ocupado pelo beneficiário, às circunstâncias e à ocasião, para que não passe a impressão de má-fé ou impropriedade nem possa ser mal interpretado pelo destinatário ou terceiros como suborno; a freqüência dos presentes ou hospitalidade fornecida ao mesmo beneficiário não deve aparentar impropriedade; deve ser registrado de maneira correta e precisa nos livros e registros da Siemens. Se o beneficiário tiver responsabilidade direta ou indireta na tomada de decisões previstas ou pendentes que afetarão os interesses da Siemens, então será necessária atenção especial. Decisões previstas ou pendentes que afetarão os interesses da Siemens incluem: propostas de projetos; alterações na legislação ou na regulamentação; contratos comerciais; concessão de licença. Aplicabilidade: A política aplica-se a todos os presentes e hospitalidade oferecidos ou fornecidos, bem como presentes e hospitalidade oferecidos ou fornecidos por consultores, agentes e outros intermediários que trabalhem em nome da Siemens. O que dizem as regras da Siemens Brasil? Adicionalmente à política da Siemens AG, os seguintes tópicos devem ser cumpridos localmente: Todas as pré-aprovações e autorizações para a oferta e/ou aquisição de brindes e presentes, refeições, entretenimento, viagem e hospedagem devem ser solicitadas e/ou realizadas de acordo com os níveis de poder definidos pela Norma de Poderes Internos. As pré-aprovações devem ser solicitadas por meio de formulário específico. Todos os casos de presentes e hospitalidade que requerem a aprovação devem ser registrados pelas suas respectivas unidades de negócios/ áreas centrais, em formulário de controle específico, bem como pelo

22 22 Presentes e hospitalidade Conseqüências Apoio Políticas Compliance Importância Este guia Nossas normas Presentes em dinheiro: Em geral, são proibidos. Com a aprovação prévia, por escrito, do Regional Compliance Officer, as diretrizes locais poderão permitir presentes em dinheiro se forem costumeiros e socialmente exigidos. Seu Compliance Officer poderá lhe dizer se as diretrizes locais permitem tais presentes. O que dizem as regras da Siemens Brasil? A empresa definiu que é proibida a oferta de presentes em dinheiro. Valor nominal Significa que o presente/ brinde é pequeno o suficiente para não ser visto como tentativa de induzir alguém a fazer mau uso de sua posição, tais como cesta de frutas, flores, um livro ou enfeites modestos para a mesa. Regional Compliance Office (quando a aprovação do RCO é exigida), tenham sido aprovadas ou não, e arquivados com toda a documentação. Da mesma forma, todos os casos de presentes e hospitalidades que não requerem aprovação, também devem ser registrados pelas unidades de negócios/áreas centrais em formulário de controle específico, conforme definições existentes nos comunicados locais. O que isto significa na prática? Presentes Dar pequenos presentes pessoais é, com freqüência, parte da cultura local. Um presente não monetário é permitido sem aprovação prévia se: os Princípios Obrigatórios forem atendidos, e o presente é de valor nominal. Se você quiser dar um presente que seja acima do valor nominal, é exigida a aprovação prévia por escrito de seu supervisor. Se quiser dar dois ou mais presentes que exijam aprovação prévia para o mesmo beneficiário num período de seis meses, você precisará de aprovação prévia do Compliance Officer responsável. Não é aconselhável fornecer presentes (mesmo de valor nominal) a autoridades governamentais mais do que uma vez durante um período de seis meses. O que dizem as regras da Siemens Brasil? A legislação brasileira estabelece que oficiais do governo não podem aceitar presentes de valor superior a R$ 100,00. No Brasil, a empresa definiu o limite máximo de R$ 100,00 para a oferta de brindes permitidos ou chamados de valor nominal (tais como

23 23 brindes que contenham o logo da Siemens e respeitem as condições estabelecidas na Política de Presentes e Hospitalidade da Siemens). A oferta de brindes ou presentes de valor superior a R$ 100,00 requer a pré-aprovação do superior imediato ou do Regional Compliance Officer, conforme as condições estabelecidas na política mencionada acima. Refeições Tratar de negócios durante uma refeição é prática costumeira em todo o mundo. Uma refeição poderá ser oferecida para terceiros, sem aprovação prévia, se todos os pontos abaixo tiverem sido atendidos: os Princípios Obrigatórios forem satisfeitos e a refeição estiver relacionada a negócios (acontece no decorrer de uma reunião ou outra ocasião, cujo propósito seja discutir negócios); o valor é equivalente a uma refeição normal de negócios de acordo com os padrões locais (vinhos caros e pratos refinados/iguarias devem ser evitados); em geral, a refeição de negócios não inclui o cônjuge ou outros convidados do convidado. Em casos excepcionais, tais como convites espontâneos que ocorram durante a realização de reuniões não planejadas (por exemplo, em uma feira de negócios ou congresso organizado por terceiros), as pessoas que estão acompanhando o convidado podem ser convidadas sem aprovação prévia, se for considerado inaceitável excluí-las. Se o convidado proposto tem poder para influenciar uma decisão governamental ou de negócio, somente devem ser oferecidas refeições modestas, que estejam relacionadas a uma reunião ou atividade necessária. Convidados do convidado: Exemplos onde a participação de convidados pode ser apropriada incluem uma recepção pública num evento patrocinado pela Siemens ou, por exemplo, no evento de um jantar anual para clientes. Preservação dos registros: É exigido que a Siemens mantenha um registro das aprovações de presentes e hospitalidade. Alem disso, o mesmo registro deve ser mantido para todos os presentes e hospitalidades fornecidos para representantes do governo que não requerem aprovação. Tais registros devem mencionar quem é o beneficiário, o motivo, data, valor da transação, entre outras informações. É exigida a aprovação prévia por escrito de seu supervisor se a refeição: for de um valor superior ao de uma refeição de trabalho normal de acordo com os padrões locais ou outros aplicáveis; incluir o cônjuge ou convidados do convidado; não estiver diretamente relacionada com os negócios.

24 24 Presentes e hospitalidade Políticas Compliance Importância Este guia Nossas normas Num período de seis meses, a oferta de um segundo convite para refeição, que exija aprovação de supervisor, terá de ser aprovada previamente pelo respectivo Compliance Officer. O que dizem as regras da Siemens Brasil? No Brasil, a empresa definiu o limite máximo de R$ 150,00 (por pessoa) para refeições permitidas, desde que respeitadas todas as condições estabelecidas na Política de Presentes e Hospitalidade da Siemens. O limite de R$ 150,00 por pessoa não se aplica aos membros da Diretoria (Poder A). Entretenimento Convites para eventos de entretenimento (por exemplo, peças de teatro, concertos ou eventos esportivos) tendem a ter importância direta limitada em relação aos negócios e, portanto, podem criar a aparência de impropriedade. Por esse motivo, os convites para entretenimento, salvo determinados eventos da Siemens, necessitam de pré-aprovação do Compliance Officer responsável. Normalmente, a aprovação será concedida se todas as seguintes condições forem contempladas: Apoio Conseqüências os Princípios Obrigatórios são atendidos; o convidado não tem autoridade para optar sobre decisões pendentes ou previstas que afetem os interesses da Siemens; o entretenimento serve a um propósito de negócios legítimo; não serão utilizados ingressos adquiridos no mercado paralelo ou de cambistas; cônjuges ou convidados do convidado proposto não serão chamados a participar (exceto em casos excepcionais).

25 25 Os convites para eventos da Siemens, em que o objetivo seja disseminar informações técnicas ou científicas (por exemplo, congressos de usuários, seminários, eventos com a imprensa, visitas a fábricas) ou que são parte de uma série regular de eventos sobre tópicos culturais ou políticos são permitidos sem aprovação prévia, desde que: os Princípios Obrigatórios sejam atendidos; as informações disseminadas sejam úteis para o convidado; o serviço de refeições esteja limitado a petiscos e sucos/refrigerantes; haja conexão com as atividades comerciais da Siemens; não seja oferecido nenhum entretenimento ou benefício adicional considerado inapropriado em relação ao evento (exemplos de benefícios permitidos incluem um pen drive com uma apresentação ou uma música de fundo tocada por um DJ ou por músicos). O que dizem as regras da Siemens Brasil? Não há aspectos locais a serem adicionados à regulamentação já definida pela Siemens mundial. Viagem e hospedagem Eventualmente poderá ser necessário pagar as despesas de viagem e hospedagem de terceiros por exemplo, para participar em congressos relacionados à Siemens. A política da Siemens faz diferenciação entre viagem local e de longa distância. Viagem local não necessita de aprovação adicional do Compliance Officer. Viagens de longa distância São viagens além das fronteiras do país ou que necessitam mais de quatro horas de viagem por avião, trem ou carro, de porta a porta. Viagens locais são todas as restantes. Distância e duração justificadas Isso significa que a viagem é necessária e suficiente para alcançar um propósito comercial. Um exemplo poderia ser quando o cliente solicita uma visita à produção de uma fábrica. Caso mais de uma localidade esteja disponível, escolha aquela que seja mais fácil de visitar não aquela localizada no local mais atraente ou exótico. Todas as viagens e hospedagens de longa distância requerem aprovação prévia e por escrito pelo Compliance Officer responsável, inclusive viagens para congressos, seminários ou reuniões de negócios com vários dias de duração, relacionadas à Siemens, bem como propostas relacionadas a entretenimento incidental.

26 26 Viagem e hospedagem Compliance Importância Este guia Nossas normas Normalmente, a aprovação será concedida se todas as seguintes condições forem atendidas: o convite atende aos Princípios Obrigatórios; está diretamente relacionado com a promoção, demonstração ou explicação de produtos ou serviços da Siemens ou ao cumprimento de um contrato; A distância da viagem e a duração da estadia são justificadas por motivos comerciais de boa-fé, tais como a localização de uma fábrica, reunião de todos os especialistas pertinentes em uma feira comercial, disponibilidade de vôos etc.; o objetivo comercial não poderia ser atingido de maneira eficaz e a um melhor custo sem a viagem ou viajando para um local mais próximo. As diretrizes de viagem e hospedagem aplicáveis aos colaboradores da Siemens são igualmente válidas para seus convidados, tanto para viagens locais quanto para as de longa distância. Políticas Apoio Conseqüências O que dizem as regras da Siemens Brasil? No Brasil, todas as viagens e hospedagens oferecidas e/ou autorizadas para contrapartes comerciais privadas e representantes do governo, nacionais e/ou internacionais, requerem pré-aprovação do Regional Compliance Office e autorização de acordo com os níveis de poderes definidos na Norma de Poderes Internos. Hospitalidade exigida por contrato Sempre que possível, deverão ser evitadas as disposições contratuais relativas à hospitalidade. Elas jamais deverão ser oferecidas com a finalidade de ganhar um contrato ou obter outras vantagens indevidas. Quando um contrato exige que a Siemens arque com despesas de viagem e hospedagem para reuniões associadas ao cumprimento de um contrato

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