SISTEMA DE GESTÃO DA UC - ENQUADRAMENTO -

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Júlio di Castro Barbosa
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2 O que é o Sistema de Gestão da UC? É o conjunto de todos os documentos, procedimentos, sistemas de informação e outras ferramentas de apoio ao planeamento, execução, monitorização e melhoria contínua das atividades desenvolvidas na Universidade de Coimbra, com vista à satisfação global das diferentes partes interessadas, e tendo como principal objetivo a excelência da instituição em todas as áreas de atuação.

apoio ao planeamento, execução, monitorização e melhoria contínua das atividades desenvolvidas na

3 Qual é o âmbito do Sistema de Gestão da UC? O âmbito do SG é representado através dos macroprocessos que cobrem todas as áreas de atuação da UC e que são os seguintes: Gestão de Atividades de Relações Internacionais (P013); Gestão Académica (P026); Gestão de Recursos Humanos (P061); Gestão, Manutenção e Melhoria do Sistema de Gestão (P062); Planeamento e Avaliação (P063); Apoio à Gestão do Conhecimento na UC (P064); Gestão de Eventos (P065); Gestão Financeira (P066); Gestão do Edificado, Segurança, e Ambiente (P068); Gestão de Sistemas e Infraestruturas de Informação e Comunicação (P070); Apoio à Comunidade Universitária (P074); Promoção e Avaliação da Atividade Científica e Tecnológica (P077); Gestão da Qualidade Pedagógica (P078); Gestão de Imagem, Media e Comunicação (P080); Gestão de Projetos (P100); Gestão das Atividades Técnico-Jurídicas (P185).

(P026); Gestão de Recursos Humanos (P061); Gestão, Manutenção e Melhoria do Sistema de Gestão (P062); Planeamento e Avaliação (P063); Apoio à Gestão do Conhecimento na UC (P064); Gestão de Eventos

4 Qual é o âmbito do Sistema de Gestão da UC? (continuação) Estes macroprocessos desdobram-se em procedimentos que orientam o funcionamento da UC, definindo o quê, quem, quando e como. Numa fase inicial o Sistema de Gestão (SG) começou por ser implementado apenas ao nível da Administração da UC. Atualmente, e sobretudo desde 2011, o SG abrange todas as áreas de atuação da UC, desde as missões (investigação, ensino e transferências de conhecimento) aos recursos (pessoas, economico-financeiros, infraestruturas, organizacionais), ainda que com diferentes níveis de implementação.

Numa fase inicial o Sistema de Gestão (SG) começou por ser implementado apenas ao nível da Administração da UC.

5 Como está organizado o SG da UC?

6 Como está organizado o SG da UC?

7 Como está organizado o SG da UC? (continuação) O SG da UC está organizado de acordo com as diferentes etapas do ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act). A imagem anterior mostra cada um dos macroprocessos, bem como alguns procedimentos, integrados nas diferentes etapas do ciclo PDCA ou ciclo de melhoria contínua. Quais os principais documentos orientadores do SG? O SG tem como principais documentos orientadores o Plano Estratégico e de Ação da UC (que se desdobra em Planos de Ação das UO/UECAF/Serviços) e o Manual do Sistema de Gestão. Este último inclui informação sobre o âmbito, macroprocessos, política da qualidade, estruturas responsáveis pela gestão estratégica e operacional do SG, etc.

Quais os principais documentos orientadores do SG?

8 Quais são as principais ferramentas do SG? Plano estratégico e de ação Macroprocessos, procedimentos, instruções de trabalho, guias de orientação e impressos (disponíveis na área privada da UC / menu documentos) Sistemas de Informação de apoio à gestão administrativa dos processos e à sua monitorização p.ex. Lugus; SAP; Nónio Plataforma SIM@UC plataforma eletrónica para submissão e tramitação de elogios/sugestões/reclamações Auditorias internas da qualidade Inquéritos à satisfação dos utilizadores dos serviços Inquéritos pedagógicos Reflexão dos docentes Relatórios de autoavaliação dos cursos Relatório da UO Estudos de benchmarking (por exemplo acompanhamento de rankings universitários internacionais)

de Informação de apoio à gestão administrativa dos processos e à sua monitorização p.ex.

9 A implementação e avaliação do sistema de gestão da UC é importante? SIM, porque é um requisito legal [RJIES art. 147º; RJAES art. 17º, 18º, 19º; Diplomas de modernização administrativa; ] Potencia e estimula os processos de melhoria contínua da instituição Promove os processos de comunicação interna Promove o envolvimento de todas as partes interessadas Financeiramente é um processo muito mais vantajoso do que a acreditação de cada um dos ciclos de estudo em funcionamento É, cada vez mais, uma questão estratégica e fator de competitividade

os processos de comunicação interna Promove o envolvimento de todas as partes interessadas Financeiramente é um processo muito mais

10 Quais são os próximos passos? Continuar a preparar a avaliação do SG pela A3ES (processo que não se esgota com a visita dos dias 10, 11 e 12 de nov.) considerando os referenciais para sistemas internos de garantia da qualidade Dar continuidade à identificação e implementação de oportunidades de melhoria E de forma global Melhorar a articulação entre Subsistemas UO/UECAF/Serviços S G U C

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