POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL NA UNIVERSIDADE FEDERAL DE RIO GRANDE (FURG)

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1 POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS PARA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE ARQUIVOS E GESTÃO DOCUMENTAL NA UNIVERSIDADE FEDERAL DE RIO GRANDE (FURG) Rita de Cássia Portela da Silva1 Andrea Gonçalves dos Santos2 Tatiane Vedoin Viero3 A Universidade Federal do Rio Grande (FURG), fundada em 1969, destaca-se entre as demais instituições brasileiras de ensino superior pela produção, organização e disseminação do conhecimento relacionado ao Ecossistema Costeiro. Atualmente, a Universidade busca consolidar sua imagem nos cenários nacional e internacional através da qualificação de seus servidores e do fortalecimento das atividades de ensino, pesquisa e extensão. Concomitantemente, atua em benefício do desenvolvimento da região, por meio da adoção de medidas que contemplem as necessidades da comunidade local como a criação de novos cursos de formação e/ou atualização profissional. A criação do Curso de Arquivologia da Furg, cujo primeiro vestibular ocorreu em 2008, é uma ação que evidencia traços desta visão institucional e constitui-se em incentivo para o desenvolvimento de políticas com o propósito de implantar um sistema de arquivos e gestão documental. O estabelecimento de políticas arquivísticas na FURG visam tanto à concretização dos objetivos institucionais que dizem respeito à modernização administrativa e otimização de recursos, quanto aos que estão vinculados à preservação da memória organizacional. Do ponto de vista das normas e diretrizes arquivísticas nacionais, trabalha-se com as diretrizes estabelecidas pelo Arquivo Nacional no Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo SIGA. Diante do exposto, o presente trabalho aborda os desafios e oportunidades identificadas no processo de projeção das políticas arquivísticas da FURG, relatando as estratégias adotadas e as ações realizadas até o presente momento. Palavras-chave: sistema de arquivo, gestão documental, arquivo universitário. 1 Docente do Instituto de Ciências Humanas e da Informação (ICHI) da Universidade Federal do Rio Grande (FURG). 2 Arquivista da Universidade Federal do Rio Grande (FURG). 3 Arquivista da Universidade Federal do Rio Grande (FURG).

2 INTRODUÇÃO Acredita-se que todo movimento, da projeção à implementação de sistemas de arquivo e gestão documental, deve ser concebido em seu contexto político, além do entendimento orgânico e funcional da realidade em que o conjunto documental está inserido. Partindo-se deste princípio, apresenta-se um breve histórico da organização e funcionamento da FURG, seguido da contextualização das políticas públicas de arquivo para os órgãos da administração pública federal. For fim, apresenta-se um relato dos primeiros passos do trabalho realizado na Universidade, acompanhado das considerações finais. 1. UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE (FURG) Em 1953 foi instituída a Fundação Cidade do Rio Grande, visando dinamizar o projeto de criação da primeira instituição de ensino superior da cidade, a Escola de Engenharia do Rio Grande devido ao elevado número de profissionais na área e pelo parque industrial que existia na época. Até o ano de 1961, a Escola teve seu funcionamento autorizado, reconhecido e federalizado. A Fundação Cidade do Rio Grande adquiriu o terreno e realizou a construção do prédio próprio para esta escola, no local onde atualmente está instalado o Campus Cidade. A partir disto, novas necessidades já impulsionavam o surgimento de outras unidades de ensino superior. A Fundação Universidade do Rio Grande Furg foi criada pelo Decreto n 774, de 20/08/1969, entidade jurídica de direito privado, sem fins lucrativos, mantenedora da Universidade do Rio Grande URG. Na década de 1970 foram criados os cursos de Oceanologia, Medicina e Engenharia Civil. A estrutura organizacional da Universidade foi modificada, passando a existir cinco centros: Centro de Ciências Exatas e Tecnológicas, Centro de Ciências Humanas e Sociais, Centro de Letras e Artes, Centro de Ciências do Mar e Centro de Ciências Biológicas e da Saúde. Também foi implantado o Projeto Atlântico, cujo principal objetivo era o desenvolvimento da pesquisa tecnológica na região oceânica sul-

3 brasileira. Na época, a Furg recebeu da Fundação Cidade do Rio Grande o Museu Oceanográfico. No final da década de 70, por meio de nova re-estruturação foram extintos os centros e criados departamentos ligados diretamente à Sub-Reitoria de Ensino e Pesquisa. Também foram inaugurados os primeiros prédios da Base Oceanográfica Atlântica e implementados os cursos de Engenharia de Alimentos e o Mestrado em Oceanografia Biológica, primeiro curso de pós-graduação stricto sensu da instituição. A década de 80 foi marcada pela implantação de cursos na cidade de Santa Vitória do Palmar; pelo reconhecimento da condição de Fundação Púbica da FURG (com seu funcionamento custeado por recursos da União Federal) e pela inauguração da Rádio Universidade do Rio Grande, a FM Educativa. Na década de 90, foram concluídas as obras referentes à construção de salas de aula no Campus Carreiros e de diversos departamentos (Física, Matemática, Letras e Artes, Matemática, Biologia, Química Engenharia Civil e Engenharia Mecânica). Foi instalada a UTI Pediátrica e a UTI Cirúrgica do Hospital Universitário, e criado o Ambulatório Geral (na periferia, em convênio com o Hospital Espírita Guaíba Rache). Neste processo de crescimento foi implementado o Curso de Doutorado em Oceanografia Biológica (primeiro curso de doutorado da instituição), foi concluído o Centro de Educação e Formação Ambiental Marinha (CEFAM) junto ao prédio do Museu Oceanográfico, e também foram inaugurados o Centro de Atendimento Integral à Criança e ao Adolescente e a área acadêmica do Hospital Universitário, melhorando significativamente as condições dos cursos de graduação de Medicina e Enfermagem. Em 1997 foi reestruturada a administração superior, com a criação das PróReitorias de: Graduação (PROGRAD), Assuntos Comunitários e Estudantis (PROACE), Pesquisa e Pós-Graduação (PROPESP), de Administração (PROAD) e, de Planejamento e Desenvolvimento (PROPLAN). Em 20 de agosto é inaugurada a TV FURG, operando o canal universitário na rede de TV a cabo. Até o final da década começam a ser oferecidos cursos seqüenciais. No ano 2000 o crescimento da Furg foi evidenciado pela ampliação significativa do número de vagas oferecidas no vestibular. A instituição aprovou seu novo estatuto e passa a denominar-se Fundação Universidade Federal do Rio Grande, através da Portaria nº. 783/99 do Ministério da Educação e Cultura. foram

4 criados cursos de graduação e novos programas de mestrado e doutorado. Também passaram a ser oferecidos cursos na modalidade de ensino a distancia. Atualmente, a Universidade passa por nova re-estruturação. A Portaria n 1469 de 13 de agosto de 2008, criou 13 Unidades Acadêmicas: Escola de Química e Alimentos; Instituto de Letras e Artes; Instituto de Oceanografia; Instituto de Ciências Econômicas, Administrativas e Contábeis; Instituto de Educação; Instituto de Ciências Biológicas; Instituto de Ciências Humanas e da Informação; Instituto de Matemática, Estatística e Física; Escola de Engenharia; Faculdade de Medicina; Centro de Ciências Computacionais; Escola de Enfermagem; Faculdade de Direito. A organização da Reitoria também foi modificada a partir da promulgação da Resolução n 35 do Conselho Universitário, e passou a ser constituída pelas PróReitorias de: Graduação (PROGRAD); Pesquisa e Pós-Graduação (PROPESP); Extensão e Cultura (PROEXC); Assuntos Estudantis (PRAE); Infra-estrutura (PROINFRA); Planejamento e Administração (PROPLAD); Gestão e Desenvolvimento de Pessoas (PROGEP). 2. POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS PARA SISTEMAS DE ARQUIVO E GESTÃO DOCUMENTAL NOS ÓRGÃOS DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA DO BRASIL A informação é um elemento de extremo valor para as organizações, cujo acesso, por seus usuários internos e/ou externos, pode ser requerido em curto, médio e longo prazo, motivado pelas mais variadas razões. É considerada como

5 recurso estratégico... tão vital para a empresa como os recursos humanos, materiais ou financeiros sem os quais ela não conseguiria viver. Como qualquer outro recurso, a informação deve ser gerida eficazmente, o que necessita, como corolário, de um reconhecimento oficial da empresa, e até de uma formalização estrutural que vá tão longe quanto a que é geralmente concedida aos outros recursos. (ROUSSEAU E COUTURE, 1998, p. 63). Esta premissa também se aplica as informações registradas nos conjuntos documentais arquivísticos produzidos pelos órgãos da administração pública federal brasileira onde a gestão eficiente além de um ponto estratégico, está diretamente relacionada à comprovação da idoneidade dos administrativos4 e a cidadania. Mais precisamente, em se tratando de cidadania, o acesso à informação é um direito assegurado ao cidadão Brasileiro pela Constituição Federativa do Brasil, segundo a qual Cabe à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem (BRASIL, Constituição, 1988, Art. 216, 2º). Nesta perspectiva, o Arquivo Nacional e o Conarq constituem-se nas instituições oficialmente reconhecidas e incumbidas de idealizar e implantar a política nacional de arquivos garantindo, desta forma, a preservação e o acesso às informações arquivísticas da administração pública federal. A criação do Arquivo Nacional, prevista na Constituição de 1824, ocorreu de fato em 1838, dezesseis anos após o processo de independência do Brasil de Portugal, oficialmente reconhecida em sete de setembro de Quando fundado, denominava-se Arquivo Público do Império e tinha a responsabilidade de guardar os documentos públicos organizados nas seções Administrativa (em responsável pelos documentos dos poderes Executivo e Moderador), Legislativa (incumbida da guarda dos documentos produzidos pelo Poder Legislativo) e Histórica. Em sua trajetória5 mudou de nome duas vezes. A primeira, em 1893, quatro anos após a proclamação e instauração do regime republicano no país. Neste ano, passou também por uma reorganização, passando a se constituir das seções Legislativa e Administrativa e, Judiciária e Histórica. Em 1911, além de passar a 4 Neste ponto, convém a leitura de obra Transparência e opacidade do estado no Brasil: usos e desusos da informação governamental de José Maria Jardim. 5 No site do Arquivo Nacional, disponível no em na seção Histórico, encontram-se informações detalhadas sobre mudanças relacionadas a organização e funcionamento do Arquivo Nacional e do CONARQ.

6 denominar-se Arquivo Nacional, o novo regulamento interno define, novamente, três seções: Administrativa, Histórica, e Legislativa e Judiciária. Atualmente o Arquivo Nacional faz parte da Casa Civil da Presidência da República e está diretamente subordinado à Secretaria-Executiva, e responsável por implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do País, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter políticoadministrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural (Arquivo Nacional, acesso em 09 jul. 2009) De acordo com JARDIM (1995)6 o Arquivo Nacional vivenciou três tentativas de projetos de sistema de arquivos ao longo dos últimos 47. A primeira, em 1962, não chegou a se consolidar legalmente. A segunda instituiu o Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), mas também não foi viabilizada. A terceira vigente até hoje, foi instituída em Pode-se afirmar que a configuração atual do SINAR tem suas raízes firmadas na Lei 81597, mais precisamente, no artigo 26 onde fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), órgão vinculado ao Arquivo Nacional, que definirá a política nacional de arquivos, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). A Lei foi regulamentada pelo Decreto 4.703, que entre outras definições, estabelece a organização, estrutura e competências do CONARQ e as finalidades do SINAR. O Decreto regulamenta as diretrizes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) da administração pública federal, estruturando os mecanismos necessários para gestão e recolhimento (ao Arquivo Nacional) e acesso (pela administração pública e demais usuários externos) dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal. Diante do exposto, o cenário atual para tratamento dos documentos arquivísticos em âmbito federal (FIGURA 1) é constituído pelo CONARQ, órgão central do SINAR, que define a política nacional de arquivos e; o Arquivo Nacional, órgão central do SIGA, responsável por implementar e acompanhar as políticas estabelecidas pelo CONARQ. 6 Na obra Sistemas e políticas públicas de arquivos no Brasil encontra-se uma análise detalhada dos três projetos. 7 Também conhecida como Lei dos Arquivos, foi promulgada em 8 de janeiro de 1991, e dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências.

7 CONARQ SINAR Arquivo Nacional SIGA FIGURA 1: A política nacional de arquivos brasileiros O SIGA é dirigido pela Comissão de Coordenação Central que propõe políticas, diretrizes e normas relativas à gestão de documentos de arquivo; sugere alterações ou adaptações necessárias ao aperfeiçoamento dos mecanismos de gestão de documentos de arquivo e; avalia os resultados obtidos com a aplicação das normas propondo, quando necessário ajustamentos. As Subcomissões de Coordenação, instituídas nos Ministérios e órgão equivalentes, atuam na identificação de necessidades e no alinhamento das proposições à Comissão de Coordenação Central. A FURG, instituição pública federal de ensino está vinculada à Subcomissão do Ministério de Educação (MEC), conhecida como SIGA MEC. É neste cenário que o Arquivo Nacional, juntamente com o Conarq, realiza a gestão, o recolhimento, e o tratamento técnico, possibilitando a preservação e a divulgação do patrimônio documental do País. Com isto garante-se apoio às decisões governamentais de caráter político-administrativo, os direitos dos cidadãos de acesso à informação, e o incentivo a produção de conhecimento científico e cultural. 3. POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS DA FURG Ao longo de seus 55 anos8 a FURG não contou com políticas arquivísticas que contemplassem o conjunto de ações e procedimentos necessários ao tratamento de seus documentos. A partir de 2008, com a criação e implantação do Curso de Arquivologia e contratação de arquivistas para o quadro de servidores da instituição, esta realidade começou a mudar, dando-se inicio aos primeiros movimentos para a estruturação do 8 Considerando-se desde a origem da Universidade com a criação da Fundação Cidade do Rio Grande (1953), passando pela criação da Fundação Universidade do Rio Grande Furg (1969) e sua transformação em Fundação Universidade Federal do Rio Grande (1999) por meio da Portaria nº 783/99 do Ministério da Educação e Cultura.

8 sistema de arquivos e gestão documental da FURG, alinhado com a política nacional de arquivos, alicerçado nas teorias, princípios e métodos arquivísticos e pautado pela realização de um diagnóstico minimalista (FIGURA 2). POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVOS SISTEMA DE ARQUIVOS SISTEMA DE GESTÃO DOCUMENTAL Conjunto de arquivos que, independentemente da posição que ocupam nas respectivas estruturas administrativas, funcionam de modo integrado e articulado na persecução de objetivos comuns Conjunto de procedimentos e operações técnicas cuja interação permite a eficiência e a eficácia na produção, tramitação, uso, avaliação, arquivamento e destinação de documentos. POLÍTICAS ARQUIVÍSTICAS DA FURG SINAR SIGA DIAGNÓSTICO MINIMALISTA TEORIAS, PRINCÍPIOS E MÉTODOS ARQUIVÍSTICOS Figura 2: Políticas arquivísticas para a estruturação de um sistema de arquivos e gestão documental na FURG O diagnóstico é essencial ao trabalho arquivístico. Segundo PAES (1986; 2004) a organização dos arquivos prevê a operacionalização de quatro fazes: coleta de dados, diagnóstico, planejamento e implantação e acompanhamento. Neste artigo, o método sugerido pela autora é complementado pelas proposições de LOPES (1997) e as reflexões de SANTOS (1997). Segundo LOPES (1997, p. 33) o diagnóstico minimalista possibilita a analise de uma situação por meio da observação dos problemas arquivísticos das organizações, no estudo de caso e na procura de se constituírem objetos de pesquisa e se proporem soluções para os problemas detectados. Segundo o autor, o diagnóstico pressupõe a realização de uma pesquisa organizacional9, baseada em métodos científicos, cujos resultados permitirão a análise criteriosa dos problemas enfrentados no tratamento da informação orgânica. Esta análise, quando submetida ao produtor de documentos constitui-se em importante subsidio para o diálogo e a proposta de mudanças. 9 Equivalente ao que PAES (1986; 2004) denomina coleta de dados.

9 SANTOS (2007), por sua vez, caracteriza o levantamento de dados e sua análise como uma importante atividade de apoio à gestão do conhecimento pois o diagnóstico resultante apresenta a matriz hierárquica da instituição e suas inter-relações internas e externas, incluindo sua evolução histórica, identificação e descrição de seus objetivos, funções, atividades e tarefas subordinadas seja no âmbito formal, seja na execução informal e das responsabilidades pela realização de cada uma delas, bem como os processos principais envolvidos, além da relação contextual entre os documentos produzidos e as atividades de competência da instituição. (SANTOS et al, 2007, p. 204) Partindo-se destes pressupostos, as primeiras iniciativas para estruturação de um sistema de arquivos e gestão documental constituíram-se no desenvolvimento de um formulário para levantamento de dados (ANEXO A), fortemente inspirado no trabalho desenvolvido pelo Arquivo Nacional, presente manual de identificação de acervos documentais para transferência e/ou recolhimento aos arquivos públicos. O formulário foi concebido de tal forma que sua aplicação auxilie a realização de entrevistas nas diferentes unidades que compõe a estrutura organizacional da FURG. Os questionamentos foram dispostos em três blocos: contexto de produção documental: questões relacionadas ao histórico, trajetória, organização, funções e atividades, e instrumentos legais da unidade em estudo; serviços de arquivo: questões relacionadas aos critérios de arquivamento, hábitos relacionados ao descarte de documentos, estado de conservação e dificuldades enfrentadas; produção documental: questões relacionadas ao volume, usos e características dos documentos. O registro de informações relevantes e não contempladas pelo formulário, originadas na entrevista ou pela observação pessoal in loco, podem ser registradas no espaço destinado as observações. A realização de entrevistas é complementada pelo levantamento fotográfico das unidades e seus respectivos setores. Paralelo à realização de entrevistas, utiliza-se da técnica de pesquisa documental para complementar o levantamento de informações. Neste ponto, enfrenta-se um desafio: a desatualização de documentos constitutivos (estatuto, regulamento e organograma) em virtude da re-estruturação organizacional recente da Universidade. A realização das entrevistas pode ser acompanhada no ANEXO B. Vale

10 destacar que o organograma apresentado não é oficial, constitui-se na percepção das arquivistas e atende a necessidade de controle desta fase do trabalho. Uma vez concluído, o levantamento fornecerá subsídios para a análise da situação dos arquivos, identificação dos problemas enfrentados, indicação de soluções e definição de prioridades. Porém, desde já as informações obtidas revelam a existência de arquivos setoriais congestionados e massas documentais acumuladas (ANEXO C) sem qualquer monitoramento. 4. CONSIDERAÇÕES FINAIS A criação de sistemas de arquivos e de gestão documental é fundamental para a racionalização da produção documental e uso imediato e mediado das informações contidas no acervo. O levantamento ainda não foi concluído, mas possivelmente o diagnóstico resultará em apontamentos relacionados à: identificação dos fundos documentais e sua ordenação interna, elaboração de instrumentos de gestão para os documentos (plano de classificação e tabela de temporalidade); construção de manuais, procedimentos e instruções de trabalho; uso adequado de ferramentas de Tecnologia da Informação (TI) para tratamento das informações. Paralelamente ao levantamento, trabalha-se no entendimento das definições estabelecidas pela Subcomissão do MEC (SIGA-MEC), onde se observam inúmeras discussões que suscitam reflexões, desencadeiam estudos e, provavelmente, a comunicações de trabalhos. Futuramente, estabelecidas as diretrizes para tratamento dos acervos em sua, será possível estabelecer políticas que privilegiem o usuário externo. REFERÊNCIAS ARQUIVO NACIONAL (BRASIL). Manual de identificação de acervos documentais para transferência e/ ou recolhimento aos arquivos públicos / Arquivo Nacional. Rio de Janeiro : Arquivo Nacional, ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005 (Publicações técnicas, 51).

11 BRASIL. Constituição Federativa do Brasil, São Paulo: Saraiva, BRASIL. Arquivo Nacional. Conarq. Disponível em <www.arquivonacional. gov.br/conarq>. Acesso em: 10 fev BRASIL. Arquivo Nacional. Conarq. Disponível em <www.arquivonacional. gov.br/conarq>. Acesso em: 10 fev BRASIL. Diário Oficial da União. Decreto Lei n 774, de 20/08/1969 que autoriza o funcionamento da Universidade do Rio Grande, RS, e dá outras providências. Disponível em: Acesso em 30 de jul de BRASIL. Lei n , de 8 de janeiro de Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências. Disponível em acesso em 09 jul BRASIL. Decreto n , de 3 de janeiro de regulamenta a Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Disponível em acesso em acesso em 09 jul BRASIL. Decreto n de 12 de dezembro de Dispõe sobre o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo - SIGA, da administração pública federal, e dá outras providências. Disponível em acensso em em BRASIL. Constituição Federativa do Brasil, São Paulo: Saraiva, CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS. Legislação brasileira de arquivos. Rio de Janeiro. JARDIM, José Maria. Sistemas e políticas públicas de arquivos no Brasil. Niterói: EDUFF, JARDIM, José Maria. Transparência e opacidade do estado no Brasil: usos e desusos da informação governamental. Niterói: EdUFF, LOPES, Luís Carlos. A gestão da informação: as organizações, os arquivos e a informática aplicada. Rio de Janeiro : Arquivo Público do Rio de Janeiro, PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. Rio de Janeiro : Editora FGV, ROUSSEAU, Jean-Yves; COUTU RE, Carol. Os fundamentos da disciplina arquivística. Lisboa, Portugal: Nova Enciclopédia, SANTOS, V. B; INNARELLI, H. C; SOUSA, R. T. B. Arquivística: temas contemporâneos. Brasília : Editora Senac-DF, UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE FURG. Portaria n 1469, de 13 de agosto de Disponível em: Acesso em 30 de jul de UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE FURG. Resolução n 35 do Conselho Universitário que Dispõe sobre as alterações na estrutura organizacional da Reitoria. Disponível em: Acesso em 30 de jul de UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE FURG. Estatuto. Disponível em: Acesso em 30 de jul de UNIVERSIDADE FEDERAL DO RIO GRANDE FURG. Histórico. Disponível em: Acesso em 30 de jul de 2009

12 ANEXO A Formulário para coleta de dados

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14

15 ANEXO B Levantamento de dados realização das entrevistas

16 ANEXO C Coleta de dados: levantamento fotográfico massa documental acumulada Documentos em container Documentos em container - infestação de insetos

17 Acervo pertencente à Divisão de Registro e Controle Acadêmico (DRA) Acervo pertencente à Pró-Reitoria de Planejamento e Administração da FURG

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