-Folha de Pagamento - MANAD: Manual de Arquivos Digitais - GFIP - HomologNet

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1 -Folha de Pagamento - MANAD: Manual de Arquivos Digitais - GFIP - HomologNet Por Dr. Jairo Guadagnini VERITAE Belo Horizonte,

2 LEGISLAÇÃO FUNDAMENTAL Constituição Federal de 1988 Leis nº e 8.213/91 - Custeio e Benefícios-Previdência Social Lei /2003 Art. 8º - Utilização do Sistema de Processamento Eletrônico da Dados pelas Empresas Decreto nº 3.048/99 - Regulamento da Previdência Social Portaria SRP n 58/2005 MANAD Procedimentos Instrução Normativa SRP nº 12/2006 DOU: Aprova a versão do MANAD e o Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos digitais - SVA 2

3 Instrução Normativa RFB 900/2008 Compensação e Restituição Instrução Normativa RFB 971/2009 e Instrução Normativa INSS nº45/2010 Normatizam a Arrecadação e Benefícios, respectivamente Normas Regulamentadoras de SST Portaria MTB 3.214/78 e alterações posteriores Manual da GFIP em Vigor IN RFB 880/2008 Acesse as Íntegras no site em Legislação (Sislex) Instruções e Manuais no site em LEX e em Matérias 3

4 OBRIGAÇÕES ACESSÓRIAS (Art. 32 Lei 8.212/91 e Art. 46 e segs. da IN RFB 971/09) Inscrição dos segurados Elaboração de folha de pagamento mensal por estabelecimento, por obra e por tomador de serviços, contendo todos os segurados e verbas, destacadas as parcelas integrantes e não integrantes da remuneração e os descontos Contabilização das contribuições das empresas, dos segurados e das retenções Fornecimento do Comprovante de Pagamento ao Contribuinte Individual 4

5 Informações através da GFIP de todos os fatos geradores de contribuição, emitida por estabelecimento, com informações distintas por tomador e obra de construção civil Matrícula CEI Comunicação de acidente do trabalho Elaboração de LTCAT - Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho, sobre agentes nocivos Elaboração de PPP - Perfil Profissiográfico Previdenciário Elaboração e manutenção atualizada das demonstrações ambientais 5

6 FOLHA DE PAGAMENTO - REQUISITOS Art. 32, Lei nº 8.212/91 e 9º do art. 225, Dec. nº /99 A folha de pagamento deve ser elaborada mensalmente discriminando os segurados, agrupados por categorias, assim entendidas: segurados empregados, trabalhadores avulsos, contribuintes individuais, relacionados coletivamente por estabelecimento da empresa, por obra de construção civil e por tomador de serviço, com a correspondente totalização, deverá discriminar: a) o nome, o cargo, função ou serviço prestados pelos segurados: b) as parcelas integrantes da remuneração; c) as parcelas não integrantes da remuneração d) os descontos legais; e) as seguradas em gozo de salário maternidade; e f) o número de quotas de salário família cabível a cada empregado ou trabalhador..

7 CONTRIBUIÇÕES DAS EMPRESAS A Lei nº /91, art. 22 define as alíquotas e base de cálculo das contribuições da empresas da seguinte forma. a) 20% sobre o total das remunerações pagas aos segurados empregados e trabalhador avulso, que lhe prestem serviços; b) 1%, 2% ou 3% para o RAT x FAP = RAT AJUSTADO c) 12%, 9% ou 6% para financiamento da aposentadoria especial (Anexo V do Dec. nº /99 - RPS); d) 20% sobre o total da remuneração dos contribuintes individuais (autônomos e empresários) e) 15% sobre o valor bruto pago à cooperativa de trabalho;

8 CONTRIBUIÇÃO DO SEGURADO EMPREGADO A contribuição do segurado empregado é definida pelo seu salário de contribuição, entendendo-se como o total da remuneração recebida de uma ou mais empresas no decorrer do mês destinados a retribuir os serviço prestado. Sobre o salário de contribuição será aplicada as alíquotas (tabela vigente a partir de julho/2011) Até 1.107,52 8% De 1.107,53 até 1.845,87 9% De 1.845,88 até 3.691,74 11%

9 CONTRIBUIÇÃO DO SEGURADO EMPREGADO Algumas parcelas que compõe a remuneração do empregado não integram o salário de contribuição. Esta parcelas estão relacionadas no art. 28, 9º da Lei nº /91 e no art. 214, 9º do Dec. nº /99 que aprova o RPS. Como exemplo podemos citar: 1) Férias indenizadas, remuneração em dobro das férias; 2) Ajuda de custo em parcela única transferência definitiva do empregado; 3) Diárias para viagem que não excedam a 50% do salário; 4) O ressarcimento de despesas pelo uso de veículo do empregado, quando devidamente comprovadas; 5) Assistência médico ou odontológico, próprio da empresa ou com ela conveniado, inclusive o reembolso de despesas com medicamentos, óculos, aparelhos ortopédicos, despesas médico-hospitalares e outras similares, desde que a cobertura abranja a totalidade dos empregados dirigentes da empresa

10 CONTRIBUIÇÃO DO SEGURADO CONTRIBUINTE INDIVIDUAL A contribuição social previdenciária do segurado contribuinte individual cooperado é: a) 20% incidente sobre: a retribuição do cooperado, quando prestar serviços a pessoas físicas e a entidade beneficente em gozo de isenção da cota patronal, por intermédio da cooperativa de trabalho; b) 11% em face da dedução prevista no 4º, Art. 30, Lei nº 8.212/91, incidente sobre: a retribuição do cooperado quando prestar serviços a empresas em geral e equiparados a empresa, por intermédio de cooperativa de trabalho; 10

11 Obrigações das Empresas e do Contribuinte Individual Artigos 67 ao 70 da IN/RFB nº 971/2009 A empresa: deve fornecer um comprovante de pagamento pelo serviço prestado consignando: a) valor da remuneração e respectivo desconto; b) sua identificação completa / CNPJ; c) número de inscrição do contribuinte individual. O contribuinte individual: que prestar de serviço a mais de uma empresa: Para efeito de controle do limite de contribuição (teto) o contribuinte deverá informar as empresas quando a remuneração total recebida no mês ultrapassar o teto do salário de contribuição mediante apresentação de: a) comprovantes de pagamento; ou b) declaração por ele emitida, sob as penas da lei, consignando o valor sobre o qual já sofreu o desconto naquele mês ou identificando a empresa que efetuará, naquela competência, desconto sobre o valor máximo do salário-de-contribuição.

12 GFIP /SEFIP 8.4 Obrigatoriedade: Art. 32, IV, Lei nº 8.212/91 Manual de preenchimento IN/RFB nº 880/2008. GFIP: A sigla significa Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, SEFIP versão 8.4: A sigla significa Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (é o programa gerador da GFIP/GRF) Criada pela Lei nº 9.528/97 Desde Janeiro/1999 há obrigatoriedade das empresas prestarem informações relacionadas aos fatos geradores de contribuição previdenciária e outros dados de interesse do INSS 12

13 O QUE DEVE SER INFORMADO NA GFIP/SEFIP? 1) Dados cadastrais do empregador/contribuinte, dos trabalhadores e tomadores/obras. 2) Bases de incidência do FGTS e das contribuições previdenciárias, compreendendo: a) remunerações dos trabalhadores; b) comercialização da produção; c) receita de espetáculos desportivos/patrocínio; d) pagamento a cooperativa de trabalho. 3) Outras informações: a) movimentação de trabalhador (afastamentos e retornos); b) salário-família; c) salário-maternidade; d) compensação; e) retenção sobre nota fiscal/fatura; f) exposição a agentes nocivos/múltiplos vínculos; g) valor da contribuição do segurado, nas situações em que não for calculado pelo SEFIP (múltiplos vínculos/múltiplas fontes, trabalhador avulso, código 650); h) valor das faturas emitidas para o tomador (no código 211). 13

14 SERVIÇOS DE COOPERATIVA DE TRABALHO Bases de Cálculo Especial Art. 217 a 221 da IN/RFB nº 971/2009: I) Cooperativa Médica: a) contrato com pagto. por valor predeterminado: 1ª) pequeno risco (consultório) 60% 2ª) grande risco (consultório e hospital) 30% b) contrato com pagto. após o atendimento: total do valor dos serviços realizados pelos cooperados II) Cooperativa Odontológica 60% III) Cooperativa de Transporte 20% 14

15 SERVIÇOS DE COOPERATIVA DE TRABALHO Informações na GFIP/SEFIP do Tomador de Serviços 1º) Em Movimento de Empresa 15

16 SERVIÇOS DE COOPERATIVA DE TRABALHO Informações na GFIP/SEFIP da Cooperativa 2º) Em Movimento de Tomador/Obra 16

17 COOPERADOS - APOSENTADORIA ESPECIAL FINANCIAMENTO TEMPO DE ATIVIDADE EMPREGADO E AVULSO Lei 9.732/98 COOPERADO PRODUÇÃO Lei /03 COOPERADO TRABALHO Lei nº /03 Base de Cálculo Base de Cálculo Base de Cálculo S.C. S.C. Nota Fiscal 15 ANOS 12% 12% 9% 20 ANOS 9% 9% 7% 25 ANOS 6% 6% 5% Lei 9.032/95 CATEGORIA PROFISSIONAL EFETIVA EXPOSIÇÃO 17

18 APOSENTADORIA ESPECIAL NA GFIP Informações na GFIP/SEFIP: Em Cadastro do Trabalhador - campo Ocorrências : Para os trabalhadores com apenas um vínculo empregatício (ou uma fonte pagadora), informar os códigos a seguir : (em branco) - Sem exposição a agente nocivo. Trabalhador nunca esteve exposto Não exposição a agente nocivo. Trabalhador já esteve exposto Exposição a agente nocivo (15 anos); 03 - Exposição a agente nocivo (20 anos); 04 - Exposição a agente nocivo (25 anos). Para os trabalhadores com mais de um vínculo empregatício (ou mais de uma fonte pagadora), informar os códigos a seguir: 05 - Não exposto a agente nocivo; 06 - Exposição a agente nocivo (15 anos); 07 - Exposição a agente nocivo (20 anos); 08 - Exposição a agente nocivo (25 anos) 18

19 APOSENTADORIA ESPECIAL NA FOLHA DE PAGAMENTO E GFIP/SEFP VISUALIZANDO: 19

20 UTILIZAÇÃO DE SISTEMA ELETRÔNICO DE DADOS Art. 8º, Lei /2003 e Artigos 48 ao 50 da IN RFB 971/09 A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária está obrigada a arquivar e a armazenar, certificados, os respectivos arquivos e sistemas, em meio digital ou assemelhado, mantendo-os à disposição da RFB, pelo prazo decadencial previsto na legislação tributária. A certificação de arquivos e sistemas é definida e normatizada nos termos do art. 4º da Medida Provisória nº , de 24 de agosto de Ficam dispensadas do cumprimento da obrigação as empresas optantes pelo Sistema Integrado de Pagamento de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte - SIMPLES, de que trata a Lei nº 9.317/

21 A pessoa jurídica que utilizar os sistemas referidos quando intimada pela fiscalização da RFB, deverá apresentar, no prazo estipulado na intimação, a documentação técnica completa e atualizada dos sistemas e arquivos solicitados. Quando do recebimento dos arquivos solicitados, os mesmos serão autenticados pelo Auditor-Fiscal da Receita Federal do Brasil (AFRFB), na presença do representante legal da empresa ou pessoa autorizada mediante procuração pública ou particular, por sistema de autenticação de arquivos, disponível no sítio da RFB na Internet, no endereço 21

22 MANAD INSTRUÇÃO NORMATIVA SRP nº 12/2006 DOU: Aprova a versão do Manual Normativo de Arquivos Digitais e o Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos digitais - SVA. 22

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24 INFORMAÇÕES GERAIS - MANAD Os arquivos digitais referentes ao período anterior a 01 de julho de 2003 poderão, por opção da pessoa jurídica, ser apresentados na forma de arquivo Manad. As empresas sob o regime de Direito Privado, as informações de que trata o Art. 1º da Portaria MPS/SRP Nº 58/2005 deverão ser apresentadas em arquivo digital padronizado conforme o manual Manad, com o seguinte conteúdo: a) Informações Fiscais I - fornecedores e clientes; II - documentos fiscais; III - comércio exterior; IV - relação insumo/produto. 24

25 INFORMAÇÕES GERAIS - MANAD b) Informações Contábeis I - lançamentos contábeis; II - demonstrações contábeis. c) Informações Patrimoniais I - controle de estoque e registro de inventário; II - controle patrimonial. d) Informações dos Trabalhadores I - segurados empregados; II - contribuintes individuais e avulsos; 25

26 Meio de entrega:dvd; CD; Pen Drive etc. e poderá ser validado diretamente nestas mídias sem a necessidade de copiar os arquivos para o disco rígido As empresas relacionadas no art. 1º da Portaria MPS/SRP nº 58, de 28 de janeiro de 2005, deverão submeter previamente os arquivos digitais ao Sistema de Validação e Autenticação de Arquivos Digitais - SVA, antes de fornecê-los ao Auditor-Fiscal requisitante, para verificar se os arquivos estão em conformidade com o padrão estabelecido no MANAD e, se for o caso, corrigir todos os erros e eventuais divergências apontadas pelo referido sistema. 26

27 Valores de Multas PORTARIA INTERMINISTERIAL MF/MPS nº 407/2011 O valor da multa pela infração a qualquer dispositivo do RPS, para a qual não haja penalidade expressamente cominada (art. 283), varia, conforme a gravidade da infração, de R$1.524,43 a R$ ,63 27

28 HOMOLOGNET Instituição Portaria MTE /2010 e 1.621/2010 Finalidade: A ferramenta foi criada para ajudar empresas e empregados no cálculo das indenizações devidas na rescisão de contrato de trabalho, firmados há mais de 1 ano. Funcionalidades e Vantagens: a) Permite ao empregador o cadastro (inclusão, alteração e exclusão) das informações referentes à rescisão de contrato de trabalho, realiza crítica, faz cálculos e gera o TRCT b) Possibilita o trabalhador consultar informações sobre sua rescisão de contrato de trabalho, dando tranqüilidade de saber que as indenizações devidas na demissão serão calculadas por um sistema confiável e garantido pelo MTE. c) Dá suporte ao MTE nos procedimentos de assistência à rescisão de contrato de trabalho 28

29 HOMOLOGNET Implantação: utilizado gradualmente, conforme sua implantação nas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, Gerências Regionais do Trabalho e Emprego e Agências Regionais. Em 15/07/2010 foi implantado, no âmbito do MTE., nos seguintes Estados: 1. Distrito Federal DF; 2. Paraíba PB; 3. Rio de Janeiro RJ; 4. Santa Catarina SC; e 5. Tocantins TO. A partir de 18/11/2010 nos demais Estados (nacionalmente) no âmbito do MTE. 29

30 HOMOLOGNET Homolognet nas Entidades Sindicais: Para que as entidades sindicais possam utilizar o Homolognet nas assistências é necessário o desenvolvimento de um novo e específico módulo. Tal módulo fará uso de Certificação Digital 30

31 HOMOLOGNET Obrigatoriedade: A utilização do HomologNet é facultativa. Documentos gerados pelo HomologNet Portaria MTE. nº 1.621/ Anexos I Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho - Anexo II; II Termo de Homologação sem ressalvas - Anexo III; III Termo de Homologação com ressalvas - Anexo IV; 31

32 HOMOLOGNET IV Termo de Comparecimento de uma das partes; V Termo de Comparecimento de ambas as partes, sem homologação da rescisão em face de discordância quanto aos valores constantes no TRCT; e VI Termo de Compromisso de Retificação do TRCT. Nas rescisões contratuais sem necessidade de assistência e homologação, bem como naquelas em que não for utilizado o HomologNet, será utilizado o TRCT previsto no Anexo I da Portaria 1.621/2010. Até o dia 31/12/2010 foi permitida a utilização do TRCT aprovado pela Portaria nº 302, de 26/06/

33 HOMOLOGNET O empregador, ao utilizar o HomologNet, deverá acessar o Sistema por meio do portal do MTE na internet: cadastrar-se previamente e: I incluir os dados relativos ao contrato de trabalho e demais dados solicitados pelo Sistema; II informar-se com o órgão local do MTE, para verificar o agendamento da homologação; e III dirigir-se ao órgão local do MTE, munido dos documentos necessários a homologação. 33

34 ACESSANDO O HOMOLOGNET Acesse o site Clicar na imagem A seguir tanto a empresa quanto o trabalhador podem acessar o HomologNet, mediante os seguintes atalhos: a) Para a empresa elaborar a rescisão, clique no link abaixo: Sistema HomologNet b) Para o trabalhador consultar a rescisão, clique no link abaixo: Consulta Rescisão Trabalhador 34

35 CADASTRO DO EMPREGADOR NO HOMOLOGNET Na Página de Autenticação clica-se em Cadastre-se 35

36 CADASTRO DO EMPREGADOR NO HOMOLOGNET A seguinte tela será apresentada: A tela seguinte é apresentada ao clicar no botão 36

37 CADASTRO DO EMPREGADOR NO HOMOLOGNET Quando informado Vinculado ao Escritório de Contabilidade as informações abaixo são requeridas para inclusão: 37

38 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Duas formas de cadastro (inclusão, alteração e exclusão) das informações: 1) Módulo Internet: Digitação de dados diretamente no sistema. Possibilita o preenchimento dos dados on line, rescisão por rescisão, por meio da utilização das seguintes janelas: Empregador; Empregado; Contrato de Trabalho; Movimentações que ocorrem durante o contrato; Férias; 13º Salário; Dados Financeiros; Dados Auxiliares e Descontos. Após a digitação das informações necessárias, o usuário pode gerar o TRCT, uma vez que os cálculos foram realizados pelo HomologNet; e 2) Módulo Offline: permite a exportação do arquivo XML gerado pelo software de folha de pagamento para a base de dados do MTE. 38

39 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET O acesso ao Módulo Offline se dá a partir do Módulo Internet acessando a funcionalidade Transmissão de Arquivo 39

40 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Na interface Exportar Arquivo são solicitadas algumas informações que devem ser comuns a todas as rescisões incluídas no arquivo a ser exportado. Por exemplo, é solicitado informar se a jornada de trabalho da semana foi cumprida integralmente. A resposta sim ou não deve valer para todas as rescisões incluídas no arquivo. Se houver conflito, devem ser enviadas em arquivos distintos. 40

41 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet 41

42 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Abas para Preenchimento 42

43 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Aba Contrato 43

44 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Aba Movimentação 44

45 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Aba Férias 45

46 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Aba 13º Salário 46

47 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Aba Financeiro 47

48 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Aba Financeiro 48

49 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Aba Dados Auxiliares 49

50 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Aba Descontos 50

51 CADASTRAMENTO DE INFORMAÇÕES DA RESCISÃO NO HOMOLOGNET Módulo Internet Aba Descontos 51

52 (11) VERITAE Orientador Empresarial Trabalho Previdência Social Segurança e Saúde no Trabalho