ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS

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1 1/34 ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS 1 OBJETO 1.1 O objeto da presente licitação é a contratação de empresa para implantação e processamento das rotinas de Administração de Pessoal, contemplando as atividades que envolvam folha de pagamento, controle de frequência, pagamento e controle de benefícios, controle cadastral, rescisão de contrato, homologação, medicina e segurança do trabalho, bem como os desdobramentos dessas atividades. 1.2 Para fins de logística, implantação do sistema, execução do programa e até para a formação do preço, os licitantes deverão considerar que, atualmente, o SESC/ARRJ e o SENAC/ARRJ possuem funcionários e 200 estagiários (3.500 funcionários + 50 estagiários do SENAC/ARRJ e funcionário estagiários do SESC/ARRJ), sendo certo que esta quantidade do SENAC é variável e que mais de 70% dessa quantidade é de funcionários/instrutores, que trabalham de acordo com os horários das turmas, ou seja, tem horário de trabalho diferenciado. 2 REQUISITOS TÉCNICOS OBS.: Seguem abaixo os requisitos técnicos que o licitante vencedor deverá garantir 2.1 Requisitos Técnicos para Execução da Aplicação A aplicação deverá ser compatível e suportar estações com os seguintes sistemas operacionais: Windows98, Windows 7, Windows XP, Windows Vista, Android 2.2 ou superior, Mac OS X.5 ou superior A aplicação deverá suportar os seguintes browsers: Internet Explorer 6.0 ou superior, Google Chrome, Safari, Mozilla Firefox A aplicação deverá possibilitar a geração de relatórios nos formatos: TXT, XLS, CSV e PDF É requisito imprescindível que a solução seja WEB BASED (nativa). 2.2 Requisitos Técnicos para Operação da Aplicação A aplicação deverá ser multi-empresa e multi-unidade A aplicação deverá dispor de calendário com tratamentos de datas por município A aplicação deverá prover help online para esclarecimentos operacionais e funcionais ao usuário A aplicação deverá permitir agendamento de lançamentos com data futura A aplicação deverá permitir o processamento de cálculos individual e coletivo, por empresa, por unidade, e centros de custos (departamentos / áreas). Página 1 de 34

2 2/ O Consumo de banda em KB para consulta por usuário, deve obedecer a qualificação de menor consumo, maior nota, conforme abaixo Tabela dos Requisitos Técnicos, constantes do Anexo II do Edital. 2.3 Requisitos de Acesso Todos os acessos aos serviços contratados deverão se dar através de ambiente web (intranet e internet) Deverá disponibilizar firewall que permita a configuração de regras para acesso remoto de funcionários do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ ao ambiente de folha. 2.4 Requisitos de Segurança Lógica Deverá garantir que haja a segregação dos ambientes de desenvolvimento, homologação e produção Deverá garantir que haja monitoramento dos acessos ao ambiente de produção, com detecção de intrusos e aplicação periódica de testes de invasão Deverá possibilitar que todos os acessos ao ambiente de produção sejam logados e que estes logs fiquem disponíveis para serem auditados pelo SESC/ARRJ e pelo SENAC/ARRJ Acesso internet com certificação de acesso a site seguro através de certificadores especializados e registrados (Certisign, Verisign, Serasa, etc). 2.5 Requisitos de Segurança Física Garantir a execução de Backup de todo o ambiente de produção onde são processadas e armazenadas as informações do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ, com guarda as cópias em locais seguros fisicamente apartados do Data-Center Garantir que o processo de backup seja diário, com retenções semanais, mensais e anuais, pelo período do Contrato,que poderá ser prorrogado pelo prazo máximo de 05 (cinco) anos Garantir que o Data-Center onde são processados os serviços esteja com a qualificação mínima TIER 3, com disponibilidade mínima de 99,8% da infraestrutura de hardware e down-time anual de no máximo 2hs. 2.6 Requisitos para Manutenções Evolutivas Garantir que alterações funcionais no ambiente de processamento dos serviços contratados pelo SESC/ARRJ e pelo SENAC/ARRJ, sejam documentados e publicados em produção, somente se previamente aprovados pelo owner do serviço no SESC/ARRJ e no SENAC/ARRJ Considera-se Manutenção Evolutiva novas funcionalidades que não podem ser obtidas através de parametrizações da aplicação e que foram previamente requeridas pelo SESC/ARRJ e pelo SENAC/ARRJ ao fornecedor. Página 2 de 34

3 2.7 Requisitos para Manutenção do Serviço de Sistemas ANEXO II 3/ Garantir que os serviços contínuos de manutenção corretiva e/ou legal sejam aplicados no sistema durante toda a vigência do contrato Considera-se Manutenção corretiva: Ação decorrente de falhas da aplicação, problemas de funcionalidades detectados pelo usuário com relação às telas, regras de negócio, relatórios e interfaces com outros sistemas. O desempenho do sistema é considerado item de manutenção corretiva e será classificado como crítico, devendo ser corrigido nos mesmos prazos Considera-se Manutenção legal: Ação decorrente de mudança na legislação, banco de dados, sistemas operacionais, entre outros, será elaborada uma programação para atendimento às mudanças ocorridas, sem prejuízos à operação do sistema Para o ANS de manutenção / recuperação de falhas, deverão ser considerados os prazos estabelecidos conforme tabela abaixo: PRAZOS MÁXIMOS PARA ATENDIMENTO DAS OCORRÊNCIAS (A PARTIR DO REGISTRO DA OCORRÊNCIA) PRIORIDADE TEMPO PARA PRIMEIRO CONTATO SOLUÇÃO DO CONTORNO SOLUÇÃO DO PROBLEMA 0 1 hora útil 4 horas úteis 12 horas úteis 1 1 hora útil 8 horas úteis 24 horas úteis 2 1 hora útil 16 horas úteis 36 horas úteis Consideram-se, para efeito de prioridades as seguintes qualificações: a) Prioridade 0 (zero) - Ocorrência de alto impacto, com aplicação instável e indisponível, ou durante o período de fechamento da folha de pagamento. b) Prioridade 1 (um) - Ocorrência de médio impacto, com aplicação instável ou parcialmente indisponível. c) Prioridade 2 (dois) - Ocorrência de baixo impacto, coma aplicação disponível, porém necessitando verificação do problema. 2.8 Requisitos de Continuidade O prestador deverá apresentar os procedimentos formalizados que são adotados por ele que garanta a continuidade dos serviços contratados em casos de exceção (greves, epidemias, desastres físicos, etc). Página 3 de 34

4 4/ O prestador deverá garantir a aplicação de testes periódicos de recuperação e continuidade da operação, com apresentação dos resultados ao SESC/ARRJ e ao SENAC/ARRJ. 2.9 Requisitos de Auditoria O prestador deverá disponibilizar todos os logs existentes e parametrizados na aplicação para os representantes nomeados pelo SESC/ARRJ e pelo SENAC/ARRJ O prestador deverá disponibilizar todos os fluxos operacionais dos serviços operados por ele ao SESC/ARRJ e ao SENAC/ARRJ Apresentação do Relatório SAS70 atualizado. 3 REQUISITOS FUNCIONAIS OBS.: Seguem abaixo os requisitos técnicos que o licitante vencedor deverá garantir 3.1 Serviços Gerais de Folha de Pagamento ADMISSÃO: dentro do macro processo de Admissão a solução deverá minimamente processar e prover: Ficha registro eletrônica com a Foto digitalizada do funcionário, com disponibilização via web de acordo com a permissão do usuário Checklist eletrônico da documentação requerida no processo de admissão Emissão do Contrato de Trabalho Emissão do Termo de Compromisso, Termo de Confidencialidade e demais documentos necessários, conforme formatação SESC/ARRJ e SENAC/ARRJ Emissão de etiqueta para registro na CTPS considerando informação de no mínimo quatro salários conforme categoria, cargo e recibo de entrega da CTPS Controle dos tipos de contratos com início, renovação e término Disponibilização de abertura de campos específicos obrigatórios ao processo de admissão SESC/ARRJ e SENAC/ARRJ como Titulações, experiência profissional, corporativo e pessoal e penalidades Encaminhamento automático aos gestores do formulário do Aviso vencimento de contrato de experiência Aviso automático do candidato que foi Prestador de Serviços; (Período a ser Parametrizado) Aviso automático para o gestor de Requisição de Pessoal Aprovada Aviso de nova Admissão concluída para as seguintes áreas: infraestrutura - TI, Recrutamento e Seleção, Educação e Gestores. Página 4 de 34

5 5/ Workflow para aprovação de solicitação de Vale Transporte para o funcionário admitido Integrações por interface com as prestadoras de planos de saúde, plano odontológico, Federação de transportes, Requisição de Crachás e Sistema Acadêmico do SESCARRJ e do SENAC/ARRJ Contratos simultâneos para o mesmo funcionário Disponibilização de abertura de campos para cadastro de mais de um contrato, cargo e salário por funcionário Emissão de relatórios de controle e gestão do macro processo de Admissão Disponibilização de abertura de campos específicos para código de cargo, Grade e Salário Na implantação do novo funcionário, sinalizar relação de parentesco com funcionários já cadastrados, através de filiação Comunicação automática de funcionário admitido em cargo de confiança para emissão de portaria DEMISSÃO: dentro do macro processo de Demissão a solução deverá minimamente processar e prover: Checklist automatizado para todas as etapas do desligamento (exame demissional, entrevista de desligamento, homologação da rescisão, material corporativo e seguro de vida em caso de morte) Verificação pelo Gestor de estabilidade para solicitação de desligamento Workflow para comunicação automatizados para pedidos de desligamento pelo funcionário ou pelo gestor e aviso de vencimento de contratos Bloqueio automático de acessos sistêmicos na efetivação do desligamento Fechamento de apontamentos de banco de horas Exclusão por interface com as prestadoras de planos de Saúde, plano Odontológico e outros Apuração de todas as Verbas Rescisórias, com Demonstrativos de médias e de cálculo da Rescisão Emissão dos documentos inerentes ao processo rescisório como Requerimento de pedido de Demissão, Carta de Demissão, GRRF, Seguro Desemprego e outros Emissão de relatórios de controle e gestão do macro processo de demissão. Página 5 de 34

6 6/ Interface com a contabilidade para informação de débito existente por funcionário Cálculo de rescisão de estagiário considerando o recesso FÉRIAS: Dentro do macro processo de férias a solução deverá minimamente processar e prover: Função de planejamento de férias para o funcionário com os devidos fluxos de aprovação Programação automática de férias conforme o planejamento realizado Controle da reprogramação de férias com tratamento de bloqueio conforme normas internas Programação e controle de férias Coletivas Controle automatizado para impedir que ocorram férias em dobro Opção no aviso de férias para que o empregado informe o valor do empréstimo de férias desejado, limitado a 01 (um) salário base e o número de parcelas limitado a Suspensão automática de benefícios para funcionários que estejam em período de férias conforme acordo coletivo Fluxos automatizados para emissão de aviso e recibo de férias Comunicação automática para TI para bloqueio de acessos sistêmicos na efetivação das férias Comunicação automática do período de férias dos funcionários com cargo de confiança para emissão de portaria Emissão de relatórios de controle e gestão do macro processo de Férias Pagamento de 01 (um) dia de salário aos empregados que gozarem férias em mês de 31 (trinta e um) dias Cálculo de IRRF deverá considerar a dedução do valor da Previdência Privada proporcionalmente aos dias de férias Integração do empréstimo de férias e o número de parcelas diretamente na folha de pagamento Bloquear o sistema para nova solicitação de empréstimo de férias quando o anterior não estiver quitado Reserva de valores ou percentual para pagamento de despesas mensais de benefícios. Página 6 de 34

7 7/ BENEFÍCIOS: Dentro do macro processo de Benefícios a solução deverá minimamente processar e prover: Checklist automatizado de documentação para todos os Benefícios Emissão de aviso automático para área de benefícios na inclusão da condição de invalidez para seguro de vida Workflow para manutenção de benefícios (Inclusão, alteração e exclusão) Tratamento diferenciado de benefícios por categoria sindical, tipo de contrato (mensalista, horista, temporário, estagiário e jovem aprendiz) Controle de compensações para apuração e reembolso de benefícios (VT, Auxílio creche, Auxilio alimentação, etc.) Permitir lançamentos de benefícios entre unidades, por matrícula, independente da Unidade de Lotação Identificar no relatório de conferência, a unidade que efetuou o lançamento de benefícios Integração por interface com os prestadores de serviços de benefícios ao SESC/ARRJ e ao SENAC/ARRJ Vale Transporte para contratos simultâneos deverão ser calculados separadamente Workflow de comunicação para benefícios (expiração, renovação, reajustes, mudança de categoria e etc) Emissão de relatórios de controle e gestão de apontamentos e apuração do macro processo de Benefícios Verificação de margem para empréstimo consignado, férias e outros Conciliação do Vale Transporte, Auxilio Alimentação com a compra Conciliação das faturas do plano de saúde e odontológico com a folha de pagamento Garantir aos funcionários o pagamento de 21 (vinte e um) tickets de VA quando o número de dias trabalhados no mês for inferior a 21 (vinte e um) dias, e desde que ele trabalhe no mínimo 05 (cinco) dias na semana com carga horária igual ou superior a 6 (seis) horas Controlar e informar em contracheque número de parcelas quitadas mensalmente, para benefícios internos Cálculo automático de auxílio creche/babá criticando idade do menor, salário do funcionário e o valor, conforme acordo coletivo. Página 7 de 34

8 8/ Cálculo automático de auxílio necessidades especiais, salário do funcionário e o valor, conforme acordo coletivo FREQUÊNCIA: Dentro do macro processo de Frequência a solução deverá minimamente processar e prover: Tratamento de Jornadas de trabalho com funções de manutenção de horários Tratamento de Jornadas por escala permitindo revezamento Tratamento de Isenção de marcação de ponto a pedido Tratamento de Isenção de marcação de ponto automática para os Cargos de Confiança Tratamento de Calendários com feriados Municipais, Estaduais e Federais individualizados por unidade, em dia ou hora Workflow para justificativa e validação das exceções do ponto Emissão de aviso ao Gestor que não tenha fechado o ponto no prazo prédefinido Bloqueio do sistema para tratamento do ponto após data limite pré-definida Fechamento de Banco de Horas conforme Acordo Coletivo Consulta do Banco de Horas em Tempo Real Integração de Medicina do Trabalho com Frequência Emissão de aviso automático para o Gestor, do intervalo de interjornada menor que 11 horas Demonstrativo das horas extras até e/ou acima de 02 (duas) horas por área de trabalho, com gráficos Demonstrativo de interjornada inferior a 11 (onze) horas por área de trabalho com gráficos Emissão de comunicados de penalidades pelos gestores, para aplicação aos funcionários que realizarem horas extras acima de 02 (duas) horas sem autorização e/ou interjornada inferior a 11 (onze) horas, conforme critérios/escala definida em política interna Comparativo entre as penalidades emitidas x cadastro das mesmas, Demonstrativo das penalidades aplicadas, por área de trabalho Geração de relatórios específicos de horário de trabalho e cartão de ponto. Página 8 de 34

9 9/ Emissão de relatórios de controle e gestão de apontamentos e apuração do macro processo de Controle de Frequência para RH e gestores de pessoas Diferenciar e Identificar as horas extras de ponte das horas extras normais Controle de horas para pagamento de ponte de recesso PRESTADOR DE SERVIÇOS AUTÔNOMOS: Dentro do macro processo de Prestador de Serviços autônomos a solução deverá minimamente processar e prover: Inclusão das Informações do Contrato do Prestador de Serviço descentralizado por Estabelecimento e Unidade de Negocio Liberação por Usuário para Inclusão do Contrato do Prestador de Serviço por Estabelecimento e Unidade de Negocio Aviso automático do Prestador de Serviços que foi Funcionário; (Período a ser Parametrizado) Controle automático da numeração sequencial do Contrato do Prestador de Serviço (Docente e Administrativo) por Estabelecimento e Unidade de Negocio Controle de quantidades de horas e dias por categoria (Instrutor e Administrativo) Controle de intervalo de contratos por categoria (instrutor e Administrativo) Bloqueio do sistema na data limite para inclusão do Pagamento Prestador de Serviços Controle do valor do Contrato x Pagamento do Prestador de Serviços Controle de Centro de custos ativos Disponibilizar senha Máster para inclusão do Contrato do Prestador de Serviços sem criticas Disponibilizar senha Máster para alteração do valor do pagamento do Prestador de Serviços sem criticas Disponibilizar integração com o Sistema Educacional para a descrição das disciplinas no Contrato do Prestador de Serviços Permitir a inclusão de tabela padrão com cargos e funções possíveis para contratação de Prestador de serviço Emissão do Contrato de Trabalho com o nome do responsável pela assinatura do contrato e testemunhas Emissão do recibo de Pagamento do Prestador de Serviço, conforme formulário desenvolvido pelo SESC/ARRJ e pelo SENAC/ARRJ. Página 9 de 34

10 / Controle do IRF do Prestador de Serviços que tenha realizado serviços em unidades diferentes Controle do INSS do Prestador de Serviços que tenha realizado serviços em unidades diferentes Emissão de relatórios de controle do macro processo de Controle de Pagamento do Prestador de Serviço Autônomo para RH e Gerentes Criticar os campos de PIS, CPF e CBO no cadastro de prestador de serviço; bloqueando em caso de inconsistência APONTAMENTOS GERAIS: dentro do macro processo de Apontamentos Gerais, a solução deverá minimamente processar e prover: Workflow para atualizações Cadastrais de funcionários, dependentes e outros beneficiários, de forma automática, para atualização do sistema após validação do RH Interfaces com prestadores e fornecedores de serviços Workflow de solicitação, comunicação e registro para realização de movimentação de pessoal Workflow de solicitação de licença sem vencimento, e comunicação e registro demais licenças Workflow de solicitação de declarações Geração de Interfaces diárias para utilização dos demais sistemas do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ Emissão de aviso à área responsável para emissão de Portaria quando funcionário, com cargo de confiança, for transferido ou promovido APURAÇÃO E CÁLCULO: dentro do macro processo de apuração e cálculo da Folha de Pagamento, a solução deverá minimamente processar e prover: Checklist automatizado de execução de todos os processos de carga e interfaces (benefícios, frequência, remuneração, recrutamento e seleção, rescisão, férias) para Apuração de Folha Parametrização das Verbas de Folha, conforme necessidade Rateio por Estabelecimento, Unidade de Negocio e Centro de Custo Cálculo apartado para mensalistas, horistas, estagiários e jovem aprendiz Os cálculos do INSS e IRF deverão considerar os contratos simultâneos para o mesmo funcionário com matrículas diferenciadas, conforme legislação pertinente. Página de 34

11 11/ Contracheques, avisos e recibo de férias, recisões deverão ser emitidos por matrícula nos casos de contrato simultâneo Geração de Prévias de Cálculo de Pagamento para folha mensal, 13º, Férias e Rescisão, conforme cronograma Apuração de Encargos e outros tributos de Folha, com geração de arquivos de interface e relatórios legais Interfaces da folha para pagamento com o(s) Banco(s) Calculo de múltiplos vínculos Emissão de relatórios de controle do macro processo da Folha de Pagamento e Encargos Comparativo de líquido de folha do mês atual x mês anterior Cálculo de folha educacional para funcionário com no mínimo 04 (quatro) salários diferenciados, conforme categoria Integração do sistema educacional por categoria para a folha de pagamento Integração do sistema de acompanhamento de apontamento do instrutor com a folha de pagamento (adicional noturno, atividade acadêmica, coordenação, rateio, repouso remunerado, ensino a distância (ED, VT e Auxílio Alimentação) Cálculo de insalubridade, Periculosidade, Previdência Privada, Complementação de Auxílio Doença Cálculo automático de VA e VT proporcional aos dias trabalhados nos casos de admissão para pagamento em espécie Cálculo automático de abono alimentação, conforme categoria (mensalista / horista) nos casos de férias e licença INSS escalonado conforme acordo coletivo Garantir ao instrutor, 05 (cinco) vezes do menor nível da tabela salarial de Formação Inicial e Continuada (FIC), quando ele não estiver em nenhum projeto Cálculo de estagiário, incluindo alimentação e transporte para pagamento em espécie, conforme carga horária Cálculo de recesso de estagiário Cálculo retroativo de folha, férias, benefícios, rescisão, sempre que necessário Elaboração de arquivo bancário para pagamento complementar de folha e rescisão. Página 11 de 34

12 12/ Interface da área de Remuneração com a folha de pagamento nos casos de movimentação de pessoal e reajuste da tabela salarial INTEGRAÇÃO CONTÁBIL: dentro do macro processo de contabilização de folha, a solução deverá minimamente processar e prover: Parametrização dos critérios de rateio de verbas por centro de custos Geração de Provisão por regime de competência Geração de Provisão de Férias e 13º salário (horistas e mensalistas) Detalhamento dos valores apontados na integração Interfaces analíticas e sintéticas por unidade Relatórios de controle e conferencia dos lotes contábeis x verbas de folha Relatório por conta contábil, com opção de analítico ou sintético, considerando saldo anterior Relatórios de Provisão de Férias e 13º salário (mensal e acumulada) Disponibilização para a Equipe Contábil de consulta e extração de relatórios referente ao Demonstrativo Contábil com flexibilidade de parâmetros Elaboração de relatório apontando diferenças entre folha e contabilização MEDICINA E SEGURANÇA DO TRABALHO: Dentro do macro processo de Medicina e Segurança do trabalho, a solução deverá minimamente processar e prover: Ferramentas para o gerenciamento e controle dos programas de Segurança e Medicina do Trabalho, conforme requerido pela legislação (CIPA, Brigada de Incêndio, PPP, LTCAT, PPRA, PCMSO) Agendamento de consultas e exames médicos por área funcional Controle de vencimentos de exames de acordo com parâmetros previamente definidos Controle de Licenças e Afastamentos Ficha médica do funcionário com registros e históricos de todos os exames médicos e complementares, de doenças e atestados Controle dos atestados médicos de acordo com parâmetros previamente definidos Apontamento das licenças por tipo ou especialidade, por área de trabalho com gráficos, conforme normas internas. Página 12 de 34

13 13/ Emissão de aviso à área responsável para elaboração de Portaria, quando o funcionário, com cargo de confiança estiver em licença Previdenciária ou Maternidade Emissão de relatórios operacionais e de gestão Interface com a empresa prestadora de serviço de medicina e segurança do trabalho Emissão de aviso automático ao gestor dos funcionários em licença Previdenciária ou Maternidade com período de permanência INTERFACES: Os serviços de processamento e operação dos processos de folha de pagamento deverão prover interfaces no padrão TXT ou XML para: Sistemas utilizados pelo SESC/ARRJ e SENAC/ARRJ (ERP Acadêmico, ERP Adm / Financeiro, MIS, Intranet, Ponto, e outros) Bancos (Processos de abertura de conta corrente, pagamentos, empréstimos consignados, recolhimento GPS) Prestadores de serviços (Vale Transporte, Vales Alimentação e Refeição, Previdência Privada, Prestadoras de Planos de Saúde e Dental, Seguradoras) Legais (PIS, GRRF, CAGED, RAIS, DIRF (Informação do plano de saúde e odontológico por CPF), DCTF, SEFIP,) e demais Para todas as interfaces deverá ser possível a emissão de relatórios e espelhos sumarizados Ferramentas que permitam o controle de geração e acompanhamento das interfaces Avaliação de competências (sistema externo) x folha de pagamento Avaliação de desempenho (sistema externo) x folha de pagamento Recrutamento e Seleção (sistema externo) x folha de pagamento. 3.2 PORTAL DE ATENDIMENTO WEB: O acesso aos serviços através da intranet ou internet do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ com estabelecimento de relação de confiança oferecendo minimamente: Funções de controle e acompanhamento dos processos de pagamento para os Gestores de Administração de Pessoal do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ (Perfis de acesso) Funções que permitam os gestores do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ a efetuarem o controle e acompanhamento de suas equipes (Banco de horas, salário, afastamentos, penalidades, e outros). Página 13 de 34

14 14/ Funções de aviso e comunicação com os funcionários de forma coletiva ou individual) Funções de auto-serviço para os funcionários (atualização cadastral, declarações, planejamento de férias, banco de horas, informe de rendimentos, Contracheques, Solicitação de inclusão, exclusão ou alteração de Benefícios, ficha de atualização de CTPS, Inclusão de Salário Família e dependente de IRRF, e outros). 3.3 WORKFLOW Implantação de fluxos automatizados para controlar e autorizar os processos de administração de pessoal (admissão, movimentações, reajustes, alterações contratuais, transferências, férias, medicina e segurança do trabalho, benefícios e rescisões), contemplando minimamente: Mapeamento dos fluxos, conforme necessidade Mapeamento dos critérios de atualização e níveis de alçadas requeridos para cada fluxo; Implementação dos fluxos; Configuração da aplicação; Permissão de inclusão de documentos comprobatórios com arquivo informatizados dos documentos; Acompanhamento da finalização do processo. 4 SOBRE O PROJETO 4.1 ESCOPO BPO Terceirização de todos os processos operacionais da área de Administração de Pessoal do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ com recursos do prestador para atendimento geral, execução e administração operacional. O escopo básico do projeto para este BPO deverá contemplar minimamente: Mapeamento de todos os processos atuais; Desenho e Certificação do novo modelo de operação; Estabelecimento dos processos de conferência, pontos de controle e acompanhamento; Capacitação da equipe de Gestão Operacional de Administração de Pessoal SESC/ARRJ e SENAC/ARRJ; Implantação e acompanhamento do novo modelo de operação; Página 14 de 34

15 15/ Processamento da folha: Terceirização de todo o processamento de folha de pagamento com todas as obrigações legais e acessórias, apuração de encargos, provisões, rescisões, Férias, benefícios, controle de frequência e demais apontamentos, ficha financeira, contabilização e integração com os sistemas SESC/ARRJ e SENAC/ARRJ. Geração de interfaces bancárias, legais, internas e provedores de serviço. O processamento deverá se dar para os funcionários horistas, mensalistas, estagiários, jovens aprendizes e prestadores. Deverão ser considerados processamentos de folha de pagamento mensal, anual, férias, rescisão e PLR. O processamento deverá contemplar a geração de prévias para conferencia. O escopo básico do projeto para o processamento deverá contemplar minimamente: Mapeamento de todas as verbas e suas regras, dos critérios de rateio e provisão adotados, dos processos a serem logados; Migração da base do atual sistema de Folha de Pagamento do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ com as conversões que se fizerem necessárias; Configuração da solução para Apontamentos de Pessoal, Segurança e Medicina do Trabalho, Processamentos de folha e Segurança; Desenvolvimento de Interfaces para: Banco(s), Prestadores de Benefícios, Sistemas municipais, estaduais e federais, Sistemas internos (Acadêmico, Intranet, Contabilidade, Contas a Pagar); Implantação, acompanhamento e manutenção até o término da homologação no SESC/ARRJ e no SENAC/ARRJ; Manutenção dos procedimentos legais após o término da implantação Atualização do sistema sempre que necessário Capacitação da equipe de Gestão Operacional de Administração de Pessoal do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ; Workflow: Implantação de fluxos automatizados para controlar e autorizar os processos de administração de pessoal (Admissão, movimentações, reajustes, alterações contratuais, transferências, alterações de cargo, férias, medicina do trabalho, rescisões). O escopo básico do projeto para implantar os fluxos deverá contemplar minimamente: Mapeamento dos fluxos atuais; Mapeamento dos Critérios de Autorização e Níveis de Alçada requeridos para cada fluxo; Implementação dos fluxos; Configuração da aplicação; Implantação, acompanhamento e manutenção até o término da homologação no SESC/ARRJ e no SENAC/ARRJ; Página 15 de 34

16 16/ Capacitação da equipe de Gestão Operacional de Administração de Pessoal SESC/ARRJ e SENAC/ARRJ; Auto Serviços: Disponibilização de portal Web a ser acessado pelos funcionários, estagiários, jovem aprendiz do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ para utilização dos diversos serviços de pessoal e instrumentos de Administração e controle de pessoal para os gestores do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ. O escopo básico do projeto para implantar o Portal de Auto Serviços deverá contemplar minimamente: Mapear com Administração de Pessoal, os serviços que devem ser descentralizados no portal; Mapear e desenhar os perfis e os processos que serão disponibilizados para funcionários, para gestores de RH e para os demais gestores da companhia; Configuração do Portal de Auto Serviços; Implantação, acompanhamento e manutenção até o término da homologação no SESC/ARRJ e no SENAC/ARRJ; Capacitação da equipe de Gestão Operacional de Administração de Pessoal SESC/ARRJ e SENAC/ARRJ Implantação e acompanhamento; 4.2 PRÉ-REQUISITOS PLANO DE PROJETO O prestador deverá apresentar plano de projeto, com cronograma detalhado das atividades que contemple as etapas definidas a seguir. O cronograma deverá estabelecer pontos de controle que possibilitem o efetivo acompanhamento e evolução do projeto O Plano de projeto deverá prever a implantação de um piloto da folha de pagamento para que sejam efetuados os ajustes nos processos a serem terceirizados O Projeto deverá contemplar um processo de processamento paralelo da folha por no mínimo 02 (dois) ciclos de pagamento O prestador deverá prover equipe técnica com comprovada competência técnica em gerenciamento e implantação de projetos. 4.3 ORGANIZAÇÃO DO PROJETO O responsável pelo projeto deverá ser definido pelo SESC/ARRJ e pelo SENAC/ARRJ. A estrutura proposta prevê que o prestador de serviço deverá nomear um gerente que será o focal técnico e funcional do projeto. Caberá a ele conduzir e reportar ao SESC/ARRJ e ao SENAC/ARRJ a evolução de todas as etapas do projeto. Página 16 de 34

17 4.3.2 Segue abaixo organograma proposto para o Projeto: ANEXO II 17/34 OBS.: Onde está mencionado o SENAC, considerar também o SESC. Página 17 de 34

18 18/ ETAPAS DO PROJETO Seguem abaixo as etapas mínimas que deverão ser contempladas no plano de projeto: OBS.: Onde está mencionado o SENAC, considerar também o SESC. Página 18 de 34

19 5 CRONOGRAMA FÍSICO-FINANCEIRO ANEXO II 19/34 ETAPAS DATA DE PAGAMENTO PAGAMENTO 30 dias após a assinatura do contrato (20%) R$ IMPLANTAÇÃO 60 dias após a assinatura do contrato (%) R$ (no prazo máximo de 90 dias após a assinatura do contrato (%) R$ 8 meses incluída 120 dias após a assinatura do contrato (%) R$ operação assistida com 150 dias após a assinatura do contrato (%) R$ treinamento dos 180 dias após a assinatura do contrato (%) R$ funcionários) Após término e o aceite formal do projeto (30%) R$ SERVIÇO CONTINUADO (processamento das rotinas de administração de pessoal) Observações: - O percentual previsto acima na coluna pagamento se refere ao valor total da implantação. 6 TABELA DE QUALIFICAÇÃO TÉCNICA Início após o aceite formal da implantação e até o fim da vigência do contrato. Previsão mensal para funcionários. R$ TABELA A CRITERIOS QUALITATIVOS TÓPICOS Comprovação através de ATESTADO DE CAPACIDADE TÉCNICA fornecido por pessoa jurídica pública ou privada, da implantação com êxito de um Projeto com características, prazos e volumes compatíveis (no mínimo funcionários) com o projeto objeto desta licitação. Devem constar no atestado as informações de quantidade de horas de customização e quantidade de usuários atendidos pela solução. Será considerada como uma implantação, para efeito desta exigência, a entrega do sistema desenvolvido em ambiente de produção e disponível para uso pelos usuários. A cada atestado validado serão contabilizados 500 pontos, limitado ao máximo de pontos. No caso de atestado validado, comprovando a implantação do projeto em empresa/instituição educacional com, no mínimo, instrutores/docentes empregados, serão contabilizados 700 pontos, limitado ao máximo de pontos. OBS.: Não serão considerados atestados fornecidos por empresas do mesmo grupo econômico das empresas licitantes EXIGÊNCIA Comprovação de implantação de projetos através de Atestado de Capacidade Técnica. Página 19 de 34

20 7 TABELA DE ITENS FUNCIONAIS E TECNOLÓGICOS 7.1 Tabela de Itens Funcionais ANEXO II 20/34 ITEM Requisito Funcional NOTA PESO 1 Módulo de Admissão 1.1 Ficha de registro eletrônica com a Foto digitalizada do funcionário, com disponibilização via web de acordo com a permissão do usuário. 1.2 Checklist eletrônico da documentação requerida no processo de admissão Emissão do Contrato de Trabalho. 1.4 Emissão do Termo de Compromisso, Termo de Confidencialidade e demais documentos necessários, conforme formatação SESC/ARRJ e SENAC/ARRJ. 1.5 Emissão de etiqueta para registro na CTPS considerando informação de no mínimo 04 (quatro) salários conforme categoria, cargo e recibo de entrega da CTPS. 1.6 Controle dos tipos de contratos com início, renovação e término Disponibilização de abertura de campos específicos obrigatórios ao processo de admissão SESC/ARRJ e SENAC/ARRJ, como Titulações, experiência profissional, corporativo e pessoal e penalidades. Encaminhamento automático aos gestores do formulário do Aviso vencimento de contrato de experiência. Aviso automático do candidato que foi Prestador de Serviços; (Período a ser Parametrizado). 1. Aviso automático para o gestor de Requisição de Pessoal Aprovada. Aviso de nova Admissão concluída para as seguintes áreas: 1.11 infraestrutura TI, Recrutamento e Seleção, Educação e Gestores. Workflow para aprovação de solicitação de Vale Transporte para o 1.12 funcionário admitido Integrações por interface com as prestadoras de planos de saúde, plano odontológico, Federação de transportes, Requisição de Crachás e Sistema Acadêmico do SESC/ARRJ e do SENAC/ARRJ Contratos simultâneos para o mesmo funcionário. Disponibilização de abertura de campos para cadastro de mais de 1.15 um contrato, cargo e salário por funcionário. Emissão de relatórios de controle e gestão do macro processo de 1.16 Admissão. Disponibilização de abertura de campos específicos para código de 1.17 cargo, Grade e Salário. Na implantação do novo funcionário, sinalizar relação de 1.18 parentesco com funcionários já cadastrados, através de filiação. Comunicação automática de funcionário admitido em cargo de 1.19 confiança para emissão de portaria. 07 Página 20 de 34

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