MANUAL DO SISTEMA DE DISPONIBILIZAÇÃO DE REFERÊNCIAS (SIREF) REFERÊNCIAS, DADOS DE PRODUÇÃO e GERAÇÃO DE EXTRATOS.

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1 MANUAL DO SISTEMA DE DISPONIBILIZAÇÃO DE REFERÊNCIAS (SIREF) REFERÊNCIAS, DADOS DE PRODUÇÃO e GERAÇÃO DE EXTRATOS. 1

2 Sumário 1 - Introdução: Objetivo: Como utilizar as referências de custos de produção publicitária no SIREF2: Acessando o sistema: Para acessar as referências: Buscando por SERVIÇO: Buscando por DECUPAGEM: Como gerar EXTRATO de consultas realizadas no SIREF2: EXEMPLOS DE EXTRATO: Como verificar os dados de produção das ações encaminhadas para o SIREF2 (funcionalidade restrita a usuários da SECOM): Consultando a aba de Ações: Pesquisando a aba de produção: Itens da produção: Avaliação da aba de produção: Verificando o descritivo da Ação: Avaliando custos detalhados: Aba de pendência da Ação: Inserindo uma pendência na Ação: Preenchendo os campos disponíveis na pendência: Baixando a pendência:

3 Breve histórico do Sistema de Disponibilização de Referências 1 - Introdução: Em novembro de 2005, com o objetivo de reduzir os custos de produção das ações de publicidade, a Secretaria de Comunicação Social da Presidência da República (SECOM), iniciou o desenvolvimento de uma ferramenta que permitisse o compartilhamento, no âmbito do Governo Federal, das experiências de contratação de serviços publicitários, com o intuito de proporcionar aos integrantes do SISTEMA DE COMUNICAÇÃO DE GOVERNO DO PODER EXECUTIVO FEDERAL (SICOM), parâmetros de negociação junto às agências de publicidade. Por essa razão, foi desenvolvida exclusivamente para acesso por usuários de Órgãos/Entidades. Tal acesso não se estende as agências. Para tanto, foi firmado acordo de cooperação técnica entre a SECOM e a Caixa Econômica Federal (CEF), tendo como responsável a equipe da Agência Click, contratada pela CEF. Sua especificação foi iniciada em março de 2006, após o desenvolvimento pela Agência Click, foi liberada uma primeira versão para homologação em junho de As primeiras cargas que já vinham sendo recebidas começaram a ser disponibilizadas via aplicativo Web já a partir do segundo semestre de Em 2006 o Tribunal de Contas da União, reconheceu o SIREF como instrumento de parâmetro de preços de produção publicitária, por meio do Acordão 2062/ TCU cumpra o disposto no artigo 8º, 1º e 2º, da IN/SG/PR 2/2006, exigindo dos integrantes do Sistema de Comunicação de Governo do Poder Executivo Federal SICOM o encaminhamento à SECOM/SG-PR, juntamente com a proposta de ação das informações sobre os custos de produção dos serviços de publicidade para comporem banco de dados, o qual deve efetivamente ser utilizado como referência de preço desses serviços. Em setembro de 2007, iniciou-se o projeto piloto com a participação do Ministério da Educação, Caixa Econômica Federal, Banco do Brasil, Ministério do Desenvolvimento Social e Combate a fome e da Petrobras. Em dezembro de 2007, foi ampliado para os demais Órgãos/Entidades que compõem o SICOM. Em 04 de março de 2008 a SECOM encaminhou o Oficio-Circular nº 12/2008/SUBX/SECOM-PR, materializando o preceito enunciado no art. 8º da Instrução Normativa nº 02, de 20 de fevereiro de 2006, e sancionado pela determinação expressa no item do Acordão nº2062/2066 TCU Plenário. Em julho de 2009, visando a melhoria do sistema, foram iniciados os trabalhos para migração dos dados do SIREF para uma nova plataforma (SIREF2). De setembro de 2009 a janeiro de 2010, foi desenvolvida a primeira versão e teve inicio a sua homologação. No decorrer do ano de 2010 o sistema sofreu alterações para atender a adaptações necessárias à Lei , dentre elas, a inclusão do cadastro de fornecedores. 3

4 Entre agosto e outubro de 2010 a homologação e os testes foram finalizados e em novembro foram ministrados treinamentos para as agências e para os Órgãos/Entidades, e esses foram orientados quanto ao cadastro de fornecedores. Essa nova versão ampliou o conceito do SIREF contemplando os seguintes módulos: PAC Plano Anual de Comunicação; Cadastro de Fornecedores; Inclusão, validação e aprovação de ações de produção publicitária, no que tange ao conteúdo, e alimentação das bases de produção; Referências de Produção Publicitária que contempla, além dos dados tradicionais da primeira versão, os custos detalhados de peças complexas, a exemplo de filmes, trilhas e fotos e ainda permite a geração de extratos das consultas realizadas no sistema. Em 08 de dezembro de 2010 a SECOM enviou um Oficio Circular nº 85/2010/SGCN-PR, informando sobre o caráter experimental do SIREF2 no mês de dezembro e sua definitiva implantação em 1º de janeiro de O sistema foi efetivamente implantado em 2011 e encontra-se em pleno funcionamento. Com a finalidade promover o constante aperfeiçoamento da utilização do sistema, entre eles, a excelência da consistência do banco de dados de referências, ao longo do funcionamento do SIREF2, a SECOM vem avaliando, por amostragem, os dados de produção das planilhas encaminhadas pelo SICOM, inclusive a aba de detalhamento dos custos. Nessa análise é possível inserir pendências nas ações devolvendo-as aos Órgãos para correção dos eventuais erros observados e reenvio. No período de 2001 até o final de 2012, a SECOM ministrou reuniões de treinamento, com diversos usuários das Agências e dos Órgãos/Entidades integrantes do SICOM. 2 - Objetivo: O objetivo deste material é facilitar a utilização do SIREF2 no que tange a consulta de referências, avaliação dos dados de produção e a geração de extratos de consulta. Com ele você terá condições acompanhar as principais funcionalidades do modulo de referências, poderá entender as principais características para o correto preenchimento dos dados da aba de produção e gerar os extratos de consulta para inserção nos processos internos. Este documento trata especificamente do processo de consulta de referencias, dos dados de produção e geração de extratos. 4

5 3 - Como utilizar as referências de custos de produção publicitária no SIREF2: Consultar referências: 3.1 Acessando o sistema: Utiliza-se o login e senha, para acessar o sistema no endereço eletrônico: Para acessar as referências: No sistema, clicar na aba Referências, onde estarão disponíveis três itens: serviços, decupagem e extratos gerados. A partir de agora, as referências encaminhadas poderão ser consultadas tanto para serviços quanto para decupagens. Além disso, será possível gerar extratos para inclusão nos processos internos dos órgãos/entidades com as referências consultadas. 5

6 3.3 Buscando por SERVIÇO: Para consultar um serviço de produção gráfica, por exemplo, deve-se clicar em serviço e utilizar as diversas opções de filtros disponíveis, conforme abaixo: No exemplo acima, para pesquisar um serviço de produção gráfica referente à confecção de três banners, utilizam-se os seguintes filtros: palavra chave, finalidade do serviço, finalidade da peça, quantidade inicial (2) e quantidade final (3). Em seguida clica-se em buscar. Nessa situação pode-se utilizar outros filtros: peça, cidade/uf, entre outros. Dica importante: na busca por referências, deve-se procurar no SIREF, características semelhantes ao serviço a ser executado pelo órgão/entidade. Exemplo: para serviço gráfico, deve-se observar o material (papel, lona, adesivo etc.), gramatura, formatos, cores, acabamentos, número de páginas, quantidade, entre outros. 6

7 A tela abaixo contém exemplos de resultados para a pesquisa exemplificada no item 3.3. Para ter acesso a maiores detalhes dos serviços, clica-se na área destacada em vermelho (serviço: AQUISIÇÃO OU PRODUÇÃO/CONFECÇÃO), 7

8 Tela de detalhamento: 8

9 No exemplo abaixo, para pesquisar um serviço de áudio e vídeo, referente à produção de um filme em HDTV de 30 segundos, utiliza-se os seguintes filtros: finalidade do serviço, finalidade da peça, peça, serviço e tempo. Em seguida clica-se em buscar. Dependendo da necessidade, pode-se utilizar outros filtros: quantidade, palavra chave, entre outros. Dica importante: na busca por referências, deve-se procurar no SIREF, características semelhantes ao serviço a ser executado. Exemplo: para serviço de áudio e vídeo (filme), deve-se observar, o formato do filme (35mm, 16mm, HDTV, animação, vídeo e etc.) e se há compra de imagem, equipe, equipamento, transporte, hospedagem, diárias, imagens aéreas, figuração, elenco, locações, computação gráfica, áudio descrição, tradução, entre outros. 9

10 A tela abaixo também traz alguns exemplos de resultados possíveis para a pesquisa. Da mesma forma, ao clicar na área destacada em vermelho (serviço: PRODUÇÃO/CONFECÇÃO), pode-se ter acesso a maiores detalhes dos serviços, inclusive ao orçamento detalhado. 10

11 Tela de detalhamento: 11

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15 3.4 Buscando por DECUPAGEM: Para consultar um item de decupagem de áudio e vídeo, por exemplo, deve-se clicar em decupagem e utilizar as diversas opções de filtros disponíveis, conforme abaixo. Dica importante: nesta aba, pode-se buscar a referência especifica de determinado item do orçamento detalhado do trabalho a ser executado. No exemplo abaixo, para pesquisar o cachê de um diretor de cena envolvido na produção de um filme em HDTV, utilizam-se os seguintes filtros: finalidade do serviço, finalidade da peça, peça e o item Diretor de cena. Em seguida clica-se em buscar. Nessa situação podese utilizar outros filtros, como serviço, quantidade e etc. 15

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17 A tela abaixo traz alguns exemplos de resultados para a pesquisa: Observar que na tela acima existe a opção de marcar o extrato, isto é, pode-se marcar as consultas realizadas no SIREF e no final gerar um extrato que pode ser anexado aos processos internos dos órgãos/entidades. 17

18 3.5 Como gerar EXTRATO de consultas realizadas no SIREF2: Para gerar um extrato, basta marcar as referências para extrato e em seguida clicar em exibir extrato. A ferramenta pode ser utilizada tanto na aba serviço, como na aba decupagem. 18

19 Tela de resultado para as referências acima selecionadas: Agora, basta clica-se em concluir e em seguida sim. O extrato poderá ser impresso e inserido no processo para formalizar a consulta. 19

20 EXEMPLOS DE EXTRATO: Extrato de decupagem impresso (Diretor de cena): 20

21 Extrato de material gráfica impresso (banner): 21

22 Dica importante1: o filtro palavra chave pode ser utilizado também para termos pouco comuns. Este filtro pode ser bastante útil para localizar referências com termos específicos. Dica importante2: Na figura abaixo os itens marcados em vermelho são opções de classificação das referências. Exemplo: para classificar a referencia por data, clica-se na Data Emissão, para após escolher a classificação crescente ou decrescente. O mesmo vale para todos os itens destacados em vermelho. Dica importante: Conforme figura abaixo, no final de cada página, tem-se a opção de navegar pelas páginas, clicando em anterior/próxima, primeira/última ou escolhendo o número de uma página especifica e selecionando o botão ok. 22

23 4 - Como verificar os dados de produção das ações encaminhadas para o SIREF2 (funcionalidade restrita a usuários da SECOM): 4.1 Consultando a aba de Ações: Verificar as ações que estão na caixa de entrada para avaliação ou consultar as ações que demanda avaliação de dados de produção. Selecionando o filtro analisar dados de produção e clicando em buscar, o sistema trará todas as ações a serem avaliadas, no que se refere aos dados de produção. A partir daí, é necessário a avaliação dos dados referentes à aba de produção. 23

24 4.2 Pesquisando a aba de produção: Clicando na ação o sistema disponibilizará a aba de produção. de agora, as referências encaminhadas poderão ser consultadas tanto para serviços quanto para decupagens. Além disso será possível extrair extratos para inclusão nos processos internos do órgão/entidades com as referências consultadas. SERVIÇO - Para consultar um serviço de produção gráfica, por exemplo, você deve clicar em serviço e utilizar as diversas opções de filtros disponíveis, conforme abaixo. 24

25 4.3 Itens da produção: Clicando na aba de produção o sistema trará as informações necessárias para avaliação. 4.4 Avaliação da aba de produção: Todos os itens destacados em vermelho devem estar retratando a produção do serviço contido na ação. Finalidade/Ação, Quantidade, Descritivo e Peça. Dica importante 1: um dos erros mais comuns é a falta de consistência entre a informações acima. Exemplos: a finalidade refere-se a uma produção e o descritivo trata de adaptação. A quantidade inserida é 1 (um), e o descritivo relaciona 3 (três). A peça descreve um banner e o descritivo refere-se a folder. Dica importante 2: o descritivo deve conter informações mínimas para que o serviço possa torna-se referência consistente. Exemplos: material gráfico deve conter os formatos aberto, fechado, papel, gramatura, número de páginas e possíveis acabamentos. Áudio e vídeo, equipe, equipamento, diárias, deslocamentos, figuração, locução, legendagem, imagens aéreas, o período de veiculação, mídias e praças. Dica importante 3: serviços com formatos, e características diferentes devem estar separados. Exemplo: um banner 2x1m deve estar em um serviço e um banner de 2x2m em outro, caso façam parte da mesma ação. O que vale para as diversas finalidades do sistema. 25

26 4.5 Verificando o descritivo da Ação: Clicando no descritivo da ação, o sistema apresenta a aba de dados básicos e a aba de valores/fornecedores. Ao clicar em valores/fornecedores o sistema apresenta as seguintes informações, onde podemos verificar se os três fornecedores estão relacionados, ou em caso contrário, se existe a justificativa para a não cotação com três empresas: 26

27 4.6 Avaliando custos detalhados: Caso o serviço demande custos detalhados (exemplos: filme, foto, spot, trilha e etc.), clicando no descritivo da ação, além dos dados básicos e valores/fornecedores, aparecerá a aba de decupagem, onde o detalhamento poderá ser avaliado, no que diz respeito aos itens que compõem a produção (item, quantidade, valor unitário, valor total e descritivo): 27

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36 4.7 Aba de pendência da Ação: Caso seja observada alguma inconsistência, tanto nos dados de produção, como na decupagem, a aba de pendência poderá ser selecionada. 36

37 4.8 Inserindo uma pendência na Ação: Uma pendência poderá ser inserida, conforme abaixo: 37

38 4.9 Preenchendo os campos disponíveis na pendência: Os campos devem ser selecionados e o descritivo da pendência deve ser preenchido conforme o caso. Ao clicar em salvar, a ocorrência será encaminhada para Órgão/Entidade, via sistema. 38

39 4.10 Baixando a pendência: Após a solução da pendência a ocorrência poderá será baixada. Quando a Ação for novamente encaminhada para avaliação, clicando na aba de pendências (marcado em vermelho), poderemos ter acesso a pendência: 39

40 Clicando sob a pendência, será aberta a caixa para baixa da pendência: Na caixa da pendência, se a ocorrência estiver solucionada, basta clicar em baixar; 40

41 A caixa de diálogo pedirá confirmação, apertando em sim a pendência será baixada no sistema. Destacado em vermelho o sistema mostra a situação de pendência baixada: 41