Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais

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1 Eduardo Batman Júnior Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais Adaptada por Alexandre Fernando de Almeida (setembro/2012)

2 APRESENTAÇÃO É com satisfação que a Unisa Digital oferece a você, aluno(a), esta apostila de Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais, parte integrante de um conjunto de materiais de pesquisa voltado ao aprendizado dinâmico e autônomo que a educação a distância exige. O principal objetivo desta apostila é propiciar aos(às) alunos(as) uma apresentação do conteúdo básico da disciplina. A Unisa Digital oferece outras formas de solidificar seu aprendizado, por meio de recursos multidisciplinares, como chats, fóruns, aulas web, material de apoio e . Para enriquecer o seu aprendizado, você ainda pode contar com a Biblioteca Virtual: a Biblioteca Central da Unisa, juntamente às bibliotecas setoriais, que fornecem acervo digital e impresso, bem como acesso a redes de informação e documentação. Nesse contexto, os recursos disponíveis e necessários para apoiá-lo(a) no seu estudo são o suplemento que a Unisa Digital oferece, tornando seu aprendizado eficiente e prazeroso, concorrendo para uma formação completa, na qual o conteúdo aprendido influencia sua vida profissional e pessoal. A Unisa Digital é assim para você: Universidade a qualquer hora e em qualquer lugar! Unisa Digital

3 SUMÁRIO INTRODUÇÃO EVOLUÇÃO E CONCEITOS DA ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Funções e Objetivos Fluxo Interno e Externo de Recursos Administração do Patrimônio Resumo do Capítulo Atividades Propostas PLANO DE NECESSIDADES: PRODUÇÃO E COMPRAS Informática Aplicada ao Controle de Materiais A Função Compras Relacionamento com Fornecedores Novas Formas de Comprar Ética em Compras Verticalização Horizontalização Decisão: Fabricar ou Comprar Técnicas Japonesas: Just in Time Aplicado a Suprimentos Resumo do Capítulo Atividades Propostas ARMAZENAMENTO E MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS Locais para Armazenamento A Importância do Layout para Armazenagem Movimentação de Materiais Entrada de Materiais Recebimento de Materiais Inspeção de Recebimento Resumo do Capítulo Atividades Propostas O PAPEL DOS ESTOQUES NAS EMPRESAS A Importância dos Estoques Normalização, Padronização e Codificação Resumo do Capítulo Atividades Propostas TRANSPORTE E DISTRIBUIÇÃO Resumo do Capítulo Atividades Propostas...44

4 6 LOGÍSTICA INTEGRADA Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos Resposta Rápida ao Consumidor (Ecr Efficient Consumer Response) Resumo do Capítulo Atividades Propostas CONSIDERAÇÕES FINAIS RESPOSTAS COMENTADAS DAS ATIVIDADES PROPOSTAS REFERÊNCIAS ANEXO... 59

5 INTRODUÇÃO Esta apostila não tem a pretensão de encerrar o assunto, mas servirá como introdução e guia para o estudo da disciplina Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais. Deverá ser complementada pelas aulas web, pelas aulas via satélite, pelos materiais de apoio disponibilizados pelo professor e, para quem pretende se aprofundar no assunto, em livros e artigos sobre o tema. O objetivo desta apostila é apresentar os conceitos básicos da administração dos recursos materiais e patrimoniais, estudar o papel dos estoques nas empresas, a logística empresarial, a gestão de compras e o gerenciamento da cadeia de suprimentos, além de instrumentar você na solução de problemas relacionados aos temas. Toda empresa necessita de recursos materiais, recursos patrimoniais, humanos, tecnológicos e de capital para sua operação. Nesta apostila daremos atenção especial aos dois primeiros. Os recursos materiais podem ser considerados como os estoques da empresa e se dividem em matérias-primas, materiais auxiliares, produtos em processo e produtos acabados. Os recursos patrimoniais podem ser considerados como as instalações da empresa e podem ser divididos em equipamentos (máquinas, ferramentas, móveis, automóveis etc.) e imóveis (terrenos, galpões e prédios). A cada ano que passa os custos das matérias-primas e materiais auxiliares ocupam uma porcentagem maior no preço final dos produtos, tornando a Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais cada vez mais importante para a eficiência das empresas, melhorando a sua competitividade num mercado globalizado e voraz. Bom estudo! Prof. Eduardo Batman Jr. 5

6 1 EVOLUÇÃO E CONCEITOS DA ADMINISTRAÇÃO DE RECURSOS MATERIAIS E PATRIMONIAIS Caro(a) aluno(a), de acordo Francischini e Gurgel (2002), a evolução da Administração de Materiais processou-se em quatro fases: nos primórdios, a administração dos materiais era realizada pelo proprietário da empresa, pois uma boa compra era a alma do negócio; posteriormente as compras serviram somente como apoio às atividades de produção e foram integradas à área de produção; mais tarde foi incorporada à gestão dos serviços envolvendo materiais, iniciando com o planejamento das matérias- -primas e terminando com a entrega de produtos acabados, em um setor fora da área produtiva; finalmente foi anexada à área de logística. Atualmente, com os processos automatizados e as modernas técnicas de gestão, os excessos de produção são cada vez menos importantes e uma boa Administração de Materiais é fundamental para manter o equilíbrio dos estoques, para que não falte matéria-prima e nem sobre produtos acabados. Vejamos a definição de administração dos recursos materiais, segundo: Martins e Alt (2006, p. 4): A administração dos recursos materiais engloba a sequência de operações que tem seu início na identificação do fornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, finalmente, em sua distribuição ao consumidor final. A administração de recursos patrimoniais trata da sequência de operações que, assim como na administração dos recursos materiais, tem início na identificação do fornecedor, passando pela compra e recebimento do bem, para depois lidar com sua conservação, manutenção ou, quando for o caso, alienação. Martins e Laugeni (1998, p. 262): As necessidades dos clientes, tanto internos como externos, devem ser analisadas para que a empresa avalie se poderá atendê-las a partir dos estoques existentes ou se terá de iniciar um processo de reposição de material por meio de compra, em se tratando de produtos fornecidos por terceiros, ou de produção, no caso de produtos fabricados internamente pela empresa. O recebimento dos produtos pedidos pode envolver diversas atividades, relativas às áreas fiscal e contábil, da qualidade, de verificação de quantidades entregues e atividades necessárias ao registro dos materiais entregues nos sistemas de materiais da empresa. O armazenamento de materiais é uma atividade especializada e consiste em armazenar adequadamente os materiais para que seja possível sua rápida recuperação e a manutenção dos níveis de qualidade e para que a entrega seja facilitada. A logística de distribuição visa à entrega dos materiais no ponto certo, ao menor custo possível 7

7 Eduardo Batman Júnior e no menor prazo exequível, sem alterar suas melhores condições de qualidade. A administração de materiais tem impacto direto na lucratividade da empresa e na qualidade dos produtos, havendo necessidade de uma gestão, o mais possível, just-in-time, com o objetivo de reduzir estoques e manter o cliente satisfeito. (MARTINS; LAUGENI, 1998, p. 262). 1.1 Funções e Objetivos Caro(a) aluno(a), veremos agora as funções e objetivos da administração dos recursos materiais e patrimoniais. As funções básicas são as atividades de compras, estocagem e movimentação, interligadas pela atividade de planejamento e controle. Atenção O objetivo geral da administração dos recursos materiais e patrimoniais é suprir os diversos setores da empresa com os materiais de que necessitam com a qualidade requerida, na quantidade correta, no instante adequado, no local apropriado, ao mínimo custo e otimizando o resultado da organização. Recursos que chegam antes do tempo certo ocasionam aumento dos estoques, sem necessidade. Recursos que chegam após o tempo certo ocasionam falta de material para atender às necessidades daquele momento. Recursos que chegam além da quantidade necessária representam estoques desnecessários, que ocasionam custos. Recursos que chegam sem a qualidade necessária geram maiores custos por retrabalho e refugo. Recursos que chegam com quantidade menor que a necessária ocasionam estoques insuficientes. Podemos ainda citar os principais objetivos específicos: minimizar o investimento em estoques; prever necessidades e disponibilidades de materiais; prever as condições de mercado; manter contato permanente com fornecedores, tanto atuais quanto em potencial, verificando preços, qualidade e outros fatores que tenham influência no material e nas condições de fornecimento; pesquisar continuamente novos materiais, novas técnicas administrativas, novos equipamentos e novos fornecedores; padronizar materiais, embalagens e fornecedores; controlar disponibilidades de materiais e situação dos pedidos, tanto em relação a fornecedores quanto em relação à produção da empresa; obter segurança de fornecimento; armazenar matérias-primas, ferramentas e produtos acabados e semiacabados; movimentar os materiais, entregando- -os nos locais onde forem necessários; organizar a disposição de móveis, máquinas e equipamentos para facilitar a estocagem e a movimentação; obter preços mínimos de compra; dar suporte à otimização do processo produtivo e à otimização de vendas; melhorar a competitividade da empresa. 8

8 Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais 1.2 Fluxo Interno e Externo de Recursos De acordo com Martins e Alt (2006, p. 2), o fluxo interno e externo de recursos obedece, genericamente, a Figura 1: Figura 1 Fluxo interno e externo de recursos. Fonte: Martins e Alt (2006, p. 2). 9

9 Eduardo Batman Júnior Agora vamos definir o que são recursos. Entendemos por recurso tudo aquilo que gera ou tem a capacidade de gerar riqueza, no sentido econômico do termo. Recursos materiais são os itens ou componentes que uma empresa utiliza nas suas operações do dia a dia, na elaboração do seu produto ou serviço final. Exemplos de recursos materiais são as matérias-primas e os materiais auxiliares. Recursos patrimoniais são as instalações utilizadas nas operações do dia a dia da empresa. Exemplos de recursos patrimoniais são os terrenos, prédios, móveis, equipamentos, máquinas e veículos. Recursos financeiros ou capital, geralmente, são uma referência à riqueza financeira, especialmente àquela necessária para iniciar ou manter um negócio. Na gestão organizacional, chamamos de recursos humanos o conjunto dos empregados ou dos colaboradores dessa «organização». Recursos tecnológicos são os que envolvem o conhecimento técnico e científico e as ferramentas, processos e materiais criados e/ou utilizados a partir de tal conhecimento. Como já vimos, os principais recursos disponíveis em uma empresa são: recursos materiais, recursos patrimoniais, recursos financeiros ou capital, recursos humanos e recursos tecnológicos. Mas neste curso vamos contemplar apenas os recursos materiais e patrimoniais, deixando os outros recursos para serem vistos por suas respectivas disciplinas. Os recursos materiais são compostos basicamente pelos estoques. Os estoques são compostos por materiais auxiliares, que podem ser definidos como materiais que não compõem o produto final, mas que são usados na sua produção, como, por exemplo, o querosene usado para lavar uma peça metálica durante seu processo de fabricação ele não faz parte do produto final, mas é usado em sua fabricação. As matérias-primas são os itens que compõem o produto final. Os produtos em processo, também conhecidos como semiacabados, são os produtos que já entraram na linha de produção, mas ainda não estão prontos. Por último, os produtos acabados, ou seja, prontos para serem vendidos, completam os estoques. Os recursos patrimoniais são compostos pelas instalações. Estas se dividem em equipamentos, que são as máquinas, utensílios, móveis, veículos, entre outros, e em imóveis, que são os terrenos, galpões, prédios etc. O fluxo desses recursos será de responsabilidade de três departamentos: o primeiro, de compras, será responsável por comprar materiais auxiliares, matérias-primas, equipamentos e finalmente imóveis. Atente para que os produtos em processo e produtos acabados já foram comprados em forma de matéria-prima e materiais auxiliares. O segundo, logística interna, será responsável pela estocagem e movimentação de materiais auxiliares, matérias-primas, produtos em processo, produtos acabados e pela disposição de equipamentos e imóveis. O terceiro, logística externa, será responsável pela movimentação e transporte dos produtos acabados. Para completar o ciclo só faltam os fornecedores e clientes. O departamento de compras irá adquirir os itens de fornecedores. O departamento de logística interna fará sua interface também com os fornecedores. Para finalizar, o departamento de logística externa será responsável por levar os produtos acabados até os clientes. 1.3 Administração do Patrimônio Prezado(a) aluno(a), conforme Martins e Alt (2006, p. 2), pode-se conceituar patrimônio como o conjunto de bens, valores, direitos e obrigações de uma pessoa física ou jurídica que possa ser avaliado monetariamente e que seja utilizado na realização de seus objetivos sociais. Os bens patrimoniais podem ser entendidos como as instalações, prédios, terrenos, jazidas, 10

10 Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais equipamentos em geral e veículos da empresa. Uma vez implantada uma instalação ou instalado um equipamento, é preciso administrá-lo da melhor forma possível, pois são os fatores de produção da empresa e, portanto, devem contribuir para o resultado operacional da mesma. Segundo Martins e Alt (2006), administrar o patrimônio significa gerir os direitos e obrigações, ou, de outra forma, os ativos e passivos da empresa. Saiba mais Em contabilidade, o passivo corresponde ao saldo das obrigações devidas, enquanto o ativo representa os bens e direitos que pertencem a uma determinada entidade. O patrimônio de uma empresa é constituído pela diferença entre seu ativo e seu passivo. Quando o passivo de uma empresa é maior que o ativo, ocorre o que se denomina patrimônio líquido negativo. 1.4 Resumo do Capítulo Neste capítulo vimos a evolução da Administração de Materiais em quatro fases: quando ainda era realizada pelo proprietário da empresa; posteriormente as compras foram sendo integradas à área de produção; depois, incorporadas à gestão dos serviços; e, finalmente, anexada à área de logística. Hoje é fundamental manter o equilíbrio dos estoques, praticando a boa administração dos recursos materiais e patrimoniais. Portanto, não podemos esquecer o objetivo geral da administração dos recursos materiais e patrimoniais: suprir os setores da empresa na quantidade correta, no tempo e locais adequados com o mínimo de custo exigido para a instituição. 1.5 Atividades Propostas 1. Qual é o objetivo geral da administração dos recursos materiais e patrimoniais? 2. Cite 5 objetivos específicos da administração dos recursos materiais e patrimoniais. 3. O que são bens patrimoniais? 11

11 2 PLANO DE NECESSIDADES: PRODUÇÃO E COMPRAS Prezado(a) aluno(a), o planejamento das necessidades de materiais pode ser feito por meio de softwares MRP (Material Requirements Planning), que são sistemas de planejamento baseados na explosão da estrutura dos produtos, surgidos na década de 1960 (segundo definiu a American Production and Inventory Control Society APICS); em 1992, a estrutura de produto (BOM Bill Of Material) é uma lista de todas as submontagens, componentes intermediários, matérias- -primas e itens comprados que são utilizados na fabricação e/ou montagem de um produto, mostrando as relações de precedência e quantidade de cada item necessário, visando a controlar as necessidades de materiais com o uso do computador (SIMCSIK, 1992). As representações de estruturas de produtos (BOM), também conhecidas como árvores de produto, auxiliam a responder questões importantes sobre quais são os componentes necessários à produção do produto ou quanto e quando devemos produzir ou comprar. A lógica central do MRP é programar as compras e a produção para o momento certo de modo a minimizar os estoques da empresa. Na Figura 2, temos um exemplo de estrutura de produto (BOM). Figura 2 Exemplo de estrutura de produto. Fonte: O autor. Segundo Castiglioni (2007, p. 63), o Plano Mestre de Produção (PMP) é, provavelmente, a etapa mais importante do processo de planejamento. É no momento de sua execução que a capacidade de produção, estoques disponíveis e demandas são compatibilizados. Um plano mestre bem elaborado proporciona a tranquilidade necessária para a produção, bem como fornece ao setor de vendas e/ ou marketing uma ferramenta de negociação de prazos, para o setor de compras uma visibilidade de consumo de material e para a produção uma visibilidade do que produzir. O plano mestre é fundamental para a produção, pois gera as OPs (ordens de produção) que serão produzidas. Com as OPs ajustadas à capacidade, fica mais simples ter os componentes e a matéria-prima na data de seu uso. 13

12 Eduardo Batman Júnior Figura 3 Esquema de um MRP. Fonte: Martins e Alt (2006, p. 119). Caro(a) aluno(a), a partir de meados dos anos 1980, o conceito do MRP (Material Requirements Planning) se ampliou do planejamento das necessidades de materiais, assumindo o conceito de Planejamento de Recursos de Manufatura (Manufacturing Resource Planning), ou MRP II, permitindo que as empresas avaliem as implicações da futura demanda nas áreas financeiras (necessidades de recursos financeiros) e de engenharia (equipamentos, pessoal, máquinas), assim como as relativas às necessidades de materiais. Saiba mais Na década de 1990, o MRP II foi ampliado para cobrir, na totalidade, áreas de engenharia, finanças, vendas, suprimentos, empreendimentos e recursos humanos, denominando-se ERP, sigla de Enterprise Resource Planning, ou, em português, Planejamento dos Recursos da Empresa. 2.1 Informática Aplicada ao Controle de Materiais A Tecnologia da Informação (TI) é o conjunto de recursos não humanos utilizado para armazenar, processar e comunicar a informação, e a maneira como esses recursos estão organizados num sistema capacita a execução de um conjunto de tarefas e auxilia a logística das empresas para que esta se torne cada vez mais eficiente, permitindo a execução das funções com maior rapidez, menor desperdício de materiais e menores custos. A Tecnologia da Informação propicia às empresas maior exatidão nas decisões de compras. O controle dos níveis de estoques através de sistemas informatizados é essencial, principalmente em se tratando do comércio varejista, que trabalha com uma quantidade grande de itens. O acompanhamento 14

13 Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais manual é praticamente impossível de ser realizado. Esse controle informatizado, além de proporcionar maior acurácia (grandeza que indica o quanto algo está acurado, feito com cuidado e perfeição), pode contribuir para a previsão de vendas. A percepção e a previsão da demanda influem diretamente na decisão de quanto material comprar, por parte da empresa. A centralização da aquisição de materiais de uma empresa fica mais eficiente quando a empresa utiliza a tecnologia da informação a seu favor. Atualmente o comprador passou a ter a função de analista de suprimentos e negociador, muito diferente da visão anterior de operador que apenas realizava e acompanhava os pedidos. Com o advento da Tecnologia da Informação, o acompanhamento dos pedidos é realizado de maneira mais fácil, rápida e exata. A Tecnologia da Informação também permite maior exatidão no controle de vendas e melhor acompanhamento dos níveis de estoques colaborando muito para que estes possam ser reduzidos. A Tecnologia da Informação proporciona às empresas softwares desenvolvidos para planejar, otimizar e gerenciar os setores, para monitoramento em tempo real, para confecção de mapas interativos, roteiros, alertas inteligentes, rastreamento de carga, indicadores de desempenho e apoio ao gerenciamento de riscos e segurança. Alguns exemplos de vantagens do uso de softwares específicos para controle de compras, estoque e transporte e distribuição são: Compras: softwares que permitem o cadastramento do processo de compras; efetuam as licitações ou dispensas; registram as propostas dos fornecedores; definem a contratação do fornecedor; formalizam a compra e a emissão da Autorização de Fornecimento; possibilitam a consulta e acompanhamento do andamento dos processos e disponibilizam a consulta das últimas compras efetuadas e seus respectivos valores contratados. Estoques: softwares que possibilitam eficiente controle do fluxo das mercadorias (entrada e saída); favorecem uma visão global dos itens estocáveis em termos físicos e financeiros, de materiais, produtos em processo, acabados e em consignação; e evitam compras desnecessárias e perdas de venda, pois os mesmos oferecem informações exatas para que se possa desenvolver uma correta administração das mercadorias em estoques. Transporte e Distribuição: softwares que gerenciam a execução do transporte no ciclo completo, desde o pedido até a entrega para o cliente final; roteirização e montagem de cargas com maximização das capacidades de utilização dos veículos; emitem relatórios padronizados para avaliação do desempenho dos serviços de transporte contratados; entre outros benefícios para a empresa. 2.2 A Função Compras Veremos agora a função compras e uma empresa. Para Chaves (2002), a atividade de compras consiste em obter do ambiente externo à empresa os materiais, produtos e os serviços necessários ao seu total funcionamento, nas quantidades e prazos estabelecidos, respeitando os níveis de qualidade e ao menor preço que seja possível no mercado. Para Moncza, Trent e Handfield (1998), o termo compras refere-se ao gerenciamento das atividades diárias do fluxo de materiais. Para Baily et al. (2000), a atividade de compras é o processo pelo qual as empresas definem os itens que deverão ser adquiridos, identificam e confrontam os fornecedores disponíveis, negociam com as fontes de suprimentos, firmam contratos, 15

14 Eduardo Batman Júnior produzem ordens de compras, e recebem e pagam os bens e serviços comprados. Entre as principais atividades de compras, podemos destacar: selecionar e qualificar fornecedores; avaliar o desempenho dos fornecedores; negociar contratos; comparar preços, qualidade e serviços; programar as compras; estabelecer os termos das vendas; prever mudanças de preços, serviços e demanda; especificar a forma em que os produtos devem ser recebidos; promover um fluxo ininterrupto de materiais e serviços necessários à operação da empresa; manter o investimento em estoque e desperdício em um nível mínimo; melhorar o posicionamento competitivo da organização; manter um padrão de qualidade adequado; conseguir os menores preços. Até o final da década de 1970, os setores de aquisição de bens e serviços estavam limitados a um papel operacional dentro das empresas. A função básica do departamento de compras era comprar materiais e serviços de fornecedores para atender às necessidades dos outros departamentos internos. Porém, com o passar do tempo e o aumento do volume de transações, o departamento de compras limitou-se a processar pedidos de compras. Grande número de fornecedores, alto número de atividades que não agregavam valor e processos altamente padronizados originaram um grande número de atividades burocráticas, que impediram a existência de um pensamento estratégico sobre o negócio da empresa. (SANTOS apud RIGGS; ROBBINS, 2001, p ). De acordo com Santos R. V., a partir da década de 1980, sob a influência da filosofia japonesa Just in time, originada na empresa Toyota, que tem como um dos preceitos o uso mínimo possível de estoques, muitas empresas norte-americanas e brasileiras começaram a adotar a compra em pequenos lotes. A partir da década de 1990, a globalização, a reengenharia de atividades, a elevação da concorrência e por consequência os imperativos econômicos de redução de custos fizeram com que o foco das empresas fosse concentrado na área de Compras. A importância da área de compras pode ser entendida pela Figura 4. Figura 4 Formação do preço de venda. Fonte: Adaptado de Martins e Alt (2006, p. 173). 16

15 Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais O preço de venda de um produto é composto, basicamente, de três elementos: Material direto (aqui representado pelas letras MD), ou seja, todo material que se integra ao produto acabado e que possa ser incluído diretamente no cálculo do custo do produto. Ex.: matéria-prima, insumos secundários, material de embalagens. Mão de obra direta (aqui representada por MOD), ou seja, é o custo de qualquer trabalho executado no produto alterando a forma e natureza do material de que se compõe. Ex.: gasto total com salários e encargos com a mão de obra apropriável diretamente ao produto. Gastos indiretos de fabricação (GIF), ou seja, os outros demais custos necessários para a operação da fábrica, porém genéricos demais para serem apropriados diretamente ao produto. Ex.: materiais indiretos, mão de obra indireta, energia elétrica, seguro e aluguel da fábrica, depreciação de máquinas. Como podemos observar na Figura 4, hoje, na composição do preço de venda, os gastos indiretos de fabricação e a mão de obra direta estão diminuindo, enquanto os materiais diretos estão aumentando sua participação. Outra coisa que podemos observar é que com a concorrência globalizada e com as tecnologias de fabricação, os preços dos produtos, de uma maneira geral, estão diminuindo. No futuro, a tendência é que os materiais diretos ocupem um lugar ainda maior na composição dos preços dos produtos e por isso a administração dos materiais e, principalmente, a área de compras serão tão importantes. 2.3 Relacionamento com Fornecedores Conforme Hughes (2005), os novos departamentos de compras devem atuar junto aos fornecedores para garantir inovação constante, desenvolver novos produtos e criar uma verdadeira vantagem em compras. A fim de criar uma tipologia de relacionamentos com os fornecedores, a empresa de consultoria Booz-Allen e Hamilton (LASERTE, 1998), identificou quatro tipos de relações: abordagem darwiniana: clientes e fornecedores são vistos como adversários. O ponto negativo dessa abordagem é a geração de instabilidade nos fornecedores, que não são estimulados a cooperar (LASERTE, 1998); relacionamento de confiança com os fornecedores: as empresas acreditam que os fornecedores podem conceder maior valor aos clientes. Ponto negativo: uma vez que ela assume que o fornecedor já atingiu os objetivos esperados, não estimula melhorias e gera um tipo de confiança cega (LASERTE, 1998); abordagem não alavancagem dos fornecedores: tipo de relacionamento que pressupõe a inexistência de negociações com fornecedores e reflete o antigo papel do comprador, de tirador de pedidos (LASERTE, 1998); balanced sourcing: pressupõe a existência balanceada de relação de confiança e preços competitivos. A otimização da base de fornecedores, a criação de um sistema de medição de desempenho de fornecedores e a criação de relacionamentos de longo prazo são alguns dos instrumentos utilizados nesse tipo de relacionamento (LASERTE, 1998). 17

16 Eduardo Batman Júnior De acordo com o novo papel do comprador, as diferenças básicas entre compra reativa e compra proativa são as apresentadas no Quadro 1. Quadro 1 Compras reativas x compras proativas. COMPRA REATIVA Compras é um centro de custo Subordina-se à finança ou produção Respondem às condições de mercado Problema: responsabilidade do fornecedor Preço é variável-chave Ênfase no hoje Sistema independente de fornecedores Negociação ganha-perde Muitos fornecedores = segurança Estoque excessivo = segurança Informação é poder COMPRA PROATIVA Compra pode adicionar valor Compra é importante função gerencial Compra contribui para o mercado Os problemas são compartilhados O custo total e o valor são importantes Ênfase estratégica Os sistemas são integrados Negociação ganha-ganha Muitos fornecedores = perda de oportunidade Estoque excessivo = desperdício Informação é valiosa se compartilhada Fonte: Baily et al. (2000). Dicionário Proativo: adj. Que pensa e age antecipadamente. Que, por antecipação, adota medidas para evitar ou resolver futuros problemas. Fonte: 2.4 Novas Formas de Comprar O fenômeno da globalização, como não poderia deixar de ser, tem trazido grande impacto na forma como as compras são efetuadas. Os avanços crescentes em Tecnologia de Informação (TI) têm possibilitado uma genuína revolução na maneira como as instituições têm realizado seus negócios. Os meios de comunicação têm aumentado sobremaneira a velocidade e a exatidão no fluxo de informações entre parceiros comerciais. Algumas novas formas na maneira das empresas adquirirem seus bens e serviços são: EDI (Eletronic Data Interchange): uma das formas de compras que mais cresce atualmente é uma tecnologia para transmissão de dados eletronicamente, um software específico para comunicação e tradução de documentos eletrônicos. As ordens ou pedidos de compra, como também outros documentos padronizados, são enviados sem a utilização de papel. Internet: o já é utilizado como meio de transação comercial. Também há muitos sites que realizam o e-commerce (comércio eletrônico). Quando 18

17 Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais ligados a um provedor de acesso, temos toda a www (World Wide Web) ao nosso alcance, a todo o tempo. Todo o mundo pode ser acessado e a comunicação bilateral estabelecida. Exemplo: livraria virtual, supermercado virtual, floricultura virtual, shopping virtual etc. As vantagens em relação ao EDI, segundo Martins e Alt (2006), são: investimento inicial é bem mais baixo; atende praticamente a todos na cadeia de suprimentos; pode ser operada praticamente em tempo real; permite a transação máquina-máquina e também homem-máquina; Maior flexibilidade nos tipos de transações. Leilões: as empresas solicitam via internet ou edital os materiais ou serviços que pretendem adquirir e fornecedores destes disponibilizarão seus preços e prazos de entrega. A partir daí a empresa compradora escolhe a melhor condição para ela e elege o fornecedor. As vantagens desse processo, segundo Martins e Alt (2006), são: transparência do processo de compra; permite a entrada de novos fornecedores com novas metodologias produtivas e/ou novas tecnologias. 2.5 Ética em Compras Caro(a) aluno(a), quando pensamos em ética temos que levar em conta o comportamento das pessoas em seu ambiente de trabalho. Em algumas profissões a conduta ética tem um peso maior, não obstante que em todas as profissões a ética é fundamental. Dessa forma, os princípios legais e morais são muito importantes para os profissionais de compras, visto que muitas empresas elaboram um código de ética próprio para seus compradores, com o propósito de demarcar limites aos funcionários. A fim de coibir práticas que afrontem a ética, as empresas devem: quando detectar alguma irregularidade, investigar e, se for o caso, punir exemplarmente; publicar suas políticas; promover palestras e debates sobre o assunto. O CBEC (Conselho Brasileiro dos Executivos de Compras) possui um código de ética em compras que está disponível no Anexo desta apostila e pode ser encontrado em br/etica_responsabilidade_social_normas.asp. estar sempre informada sobre tudo o que se relacionar a compras, assim como manter seus funcionários informados a respeito dos padrões éticos; fiscalizar de forma intensiva; 19

18 Eduardo Batman Júnior 2.6 Verticalização É a opção da empresa de produzir intramuros suas matérias-primas ou componentes para montagem de seu produto final. O exemplo clássico é o da Ford, que produzia o aço, o vidro, centenas de componentes, pneus e até a borracha para a fabricação dos seus automóveis. A experiência da plantação de seringueiras no Brasil, na Fordlândia no Amazonas, até hoje é citada como exemplo. (MARTINS; ALT, 2006, p. 94). As vantagens e desvantagens da verticalização são apresentadas no Quadro 2. Quadro 2 Vantagens e desvantagens da verticalização. Verticalização Vantagens Desvantagens Independência de terceiros Maiores lucros Maior autonomia Domínio sobre tecnologia própria Maior investimento Menor flexibilidade (perda de foco) Aumento da estrutura da empresa Fonte: Martins e Alt (2006, p. 94). 2.7 Horizontalização Ainda segundo Martins e Alt (2006), a horizontalização consiste na opção de comprar de fornecedores o máximo possível suas matérias- -primas ou os itens que compõem o produto final ou ainda os serviços de que necessita. Atualmente as empresas preferem muito mais horizontalização, tanto que um dos setores de maior expansão foi o de terceirização e parcerias. As vantagens e desvantagens da horizontalização são apresentadas no Quadro 3. 20

19 Administração de Recursos Materiais e Patrimoniais Quadro 3 Vantagens e desvantagens da horizontalização. Horizontalização Vantagens Redução de custos Maior flexibilidade e eficiência Incorporação de novas tecnologias Foco no negócio principal da empresa Desvantagens Menor controle tecnológico Maior exposição Deixa de auferir o lucro do fornecedor Fonte: Martins e Alt (2006, p. 95). Tudo o que não é o negócio principal da empresa, como limpeza, portaria, vigilância, manutenção e, às vezes, até as compras, está sendo terceirizado. Atenção Um determinado componente é um candidato para a produção própria se a empresa tiver capacidade tanto quanto necessária e se o valor deste for alto o bastante para cobrir todos os custos variáveis de produção e ainda cooperar com o pagamento dos custos fixos. 2.8 Decisão: Fabricar ou Comprar Prezado(a) aluno(a), veremos agora como tomar a melhor decisão, comprar ou fabricar determinado item que compõe o produto final, baseado em uma estratégia de menor custo. A definição de uma estratégia correta de compras pode dar à empresa uma grande vantagem competitiva. Se por um lado ela decidir produzir mais internamente, ganha independência, mas perde flexibilidade. Por outro lado, se decidir comprar mais de terceiros em detrimento de fabricação própria, pode tornar-se dependente. Nesse caso, deve decidir também o grau de relacionamento que deseja com seus parceiros. Componentes que são vitais para o produto final eram sempre fabricados internamente. Essa concepção está mudando com o desenvolvimento de parcerias estratégicas nos negócios. (MARTINS; ALT, 2006, p. 93). A fabricação dos materiais necessários para a empresa pode ser a melhor alternativa quando se tem uma demanda alta e estável. Segundo Martins e Alt (2006), fundamentalmente pode-se ter duas estratégias de aquisição de bens materiais, a verticalização e a horizontalização. Para descobrir qual é a melhor estratégia utilizamos as fórmulas a seguir e comparamos os resultados. A estratégia escolhida será a que apresentar menor custo total. A Figura 5, a seguir, nos mostra o ponto de equilíbrio entre comprar e fabricar determinado item. 21

20 Eduardo Batman Júnior Figura 5 Ponto de equilíbrio. Utilizamos as fórmulas abaixo para calcular o custo total nas possibilidades de compra e fabricação de um componente, onde: CT: Custo Total CV: Custo Variável Q: Quantidade CF: Custo Fixo Para comprar: CT = CV x Q Para fabricar: CT = CV x Q + CF Exemplo: Uma empresa fabrica motores elétricos. Ela desenvolveu um novo modelo de motor, com maior desempenho. O diretor de projetos quer decidir entre comprar ou fabricar a bobina do novo motor. Observe a tabela abaixo e responda: Dados Processo de fabricação X Produzir internamente Processo de fabricação Y Comprar Volume (unid./ano) Custo fixo ($/ano) , ,00 - Custo variável ($/unid.) 4,50 4,00 5,00 Fonte: Adaptado de Martins e Alt (2006, p. 96). a) A empresa deve utilizar o processo X, processo Y ou comprar? b) A que volume de produção anual deve deixar de comprar e passar a fabricar utilizando o processo X? c) A que volume de produção anual deve mudar do processo X para o processo Y? 22

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