GUIA PRÁTICO DO SISTEMA INTEGRADO DE PROTOCOLO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO UPO

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1 GOVERNO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO SECRETARIA DE ESTADO DA DEFESA CIVIL SUBSECRETARIA ADJUNTA ADMINISTRATIVA GUIA PRÁTICO DO SISTEMA INTEGRADO DE PROTOCOLO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO UPO ELABORADO POR: TEN CEL BM QOC/91 JOÃO LUIZ OLIVEIRA DE MORAES - SUSAD/SEDEC JUNHO/2006

2 SUMÁRIO PAG. Introdução... 3 Sobre o Sistema Integrado de Protocolo - UPO Acessando o Sistema Integrado de Protocolo UPO Utilizando os Dez Menus Existentes Inclusão Inclusão de Processo do Órgão Inclusão de Processo de Outro Órgão Inclusão de Documento Gerador Transação de Processos/Documentos Carga Alteração de Processo/Documento Alteração de Carga de Processo/Documento Anexação de Processo/Documento Desanexação de Processo/Documento Exclusão de Processo/Documento Transação de Documentos Geradores Carga de Documento Gerador Alteração de Documento Gerador Alteração de Carga de Documento Gerador Anexação de Documento Gerador Desanexação de Documento Gerador Exclusão de Documento Gerador Transformação de Documento em Processo Guia via Internet Emissão de Guia de Remessa - Processo/Documento Emissão de Guia de Remessa - Documento Gerador Emissão de Guia de Remessa - Órgão Reemissão de Guia de Remessa Tarefas Administrativas Relatórios Tabelas Estatísticas Gerenciais Administração Guia Eletrônica Consulta Consulta por Processo/Documento Consulta por Documento Gerador Consulta por Matrícula Consulta por Interessado Consulta por Ficha Nominal Consulta por Todas as Tramitações Consulta por código de Assuntos Consulta por Palavra-Chave Consulta por Processo/Documento - Faixa Numérica Consulta por Tramitação no Órgão Consulta por Recebimento por Processo Consulta por Tramitações Efetuadas pelo Órgão Portal Sair Ajuda Imprimir Tela Principal

3 Introdução 3 A utilização do UPO, operando modernamente via internet, é obrigatória para a administração pública direta e indireta do Estado do Rio de Janeiro, conforme o que estabelece o Decreto Estadual nº , de 06/08/2002. A Subsecretaria Adjunta Administrativa (SUSAD), organismo da Secretaria de Estado da Defesa Civil (SEDEC), com o objetivo de facilitar a orientação e dirimir possíveis dúvidas dos operadores do Sistema de Controle de Processos e Documentos UPO (assim identificado no menu de ajuda do Portal Corporativo do PRODERJ) e, também, denominado Sistema Integrado de Protocolo UPO (Decreto Estadual nº , de 06/08/02), apresenta este conjunto de instruções, organizadas como guia para os usuários do sistema UPO, que se encontram no menu Ajuda (daquele sistema). A vantagem deste guia prático para os servidores é a possibilidade de operar o sistema e, ao mesmo tempo, afastar as dúvidas que surjam sem necessidade de abrir a tela da Ajuda, o que, certamente, para a maioria dos que venham a operálo, representaria dificuldade. Como todo trabalho que se presta à facilitação do uso de um sistema, deve-se considerar o princípio do dinamismo, isto é, este guia prático poderá ser melhorado. Para tanto, além dos Oficiais colaboradores à sua feitura, pertencentes a esta SUSAD Ten Cel BM Roberto Marinho, Ten Cel BM Fumaux, Ten Cel BM De Moraes e Maj BM Carlos Godoy, contamos com o auxílio dos operadores visando o aperfeiçoamento desta ferramenta. Para efeitos deste guia, utilizar-se-á a denominação Sistema Integrado de Protocolo UPO ou simplesmente UPO. ADENIL RIBEIRO DA SILVA Cel BM Subsecretário Adjunto Administrativo da SEDEC

4 Sobre o Sistema Integrado de Protocolo UPO 4 O UPO foi desenvolvido no final da década de 80, em ADABAS/NATURAL, sendo executado no mainframe. No início do ano 2000, o sistema sofreu uma reestruturação evolutiva atendendo novas demandas de modernização do Estado. A partir de outubro de 2001, recebeu interface gráfica resguardando todo o investimento anterior, mantendo a integridade, confiabilidade e segurança dos dados. O UPO foi pioneiro na América Latina na utilização de uma solução que aproveita toda a estrutura de da plataforma original, disponibilizando-a no ambiente WEB. O UPO permite o gerenciamento de processos e documentos da administração pública, desde a formação até o arquivamento, possibilitando a integração dos órgãos da administração direta e indireta do poder executivo do Estado do Rio de Janeiro. O Sistema UPO representa, desde sua implantação, a melhoria no atendimento ao cidadão e a otimização dos procedimentos administrativos, possibilitando a transparência das ações governamentais para a sociedade e para os parceiros do governo em seus negócios. O controle e a tramitação de processos administrativos e documentos são executados cada vez que um funcionário de um dos órgãos estaduais cria, altera ou movimenta um expediente. Isso representa, por mês, milhares de acessos ao sistema. O Sistema Integrado de Protocolo - UPO proporciona a execução de uma série grande de procedimentos referentes ao cadastro, controle e pesquisa dos diversos tipos de expedientes (documentos e processos), tanto os produzidos pelos órgãos do Governo do Estado do Rio de Janeiro, como aqueles recebidos de outras esferas de governo. Dentre as vantagens que o sistema oferece, podemos citar: 1 - Localização de todo tipo de expediente (documentos oficiais e processos administrativos) que esteja com carga para um determinado departamento, divisão, coordenação, coordenadoria, seção ou servidor militar ou civil de um órgão da estrutura do Governo do Estado do Rio de Janeiro ou fora dela; 2 - Conhecimento e controle da quantidade e a relação dos expedientes em processamento, em determinado momento e em qualquer órgão; 3 - Verificação da última providência adotada quanto à determinada matéria; 4 - Facilitação na localização de um expediente, mesmo desconhecidos seu número, espécie e órgão gerador, através de qualquer das palavras-chave ou da matrícula ou nome do interessado ou do assunto; 5 - Indicação da desnecessidade da produção de expediente sobre matéria já tratada em outro regularmente cadastrado no sistema, possibilitando adoção de providências incontroversas;

5 6 - Substituição dos livros de registro de tramitação de documentos oficiais e processos administrativos, exceto quando expressamente previstos em lei, reduzindo os recorrentes erros que dão causa à morosidade, quando da adoção das providências necessárias aos fins da Administração; 7 - Substituição dos arquivos e sistemas de controle de expedientes, os quais, por mais bem elaborados que sejam, não oferecerem as vantagens do UPO e não concorrem para a uniformização dos procedimentos de controle da tramitação; 8 - Envio e recebimento de expedientes através da ferramenta guia eletrônica, economizando papel e tinta, por dispensar o uso das vias da guia impressa; e 9 - Impressão de relatórios de recebimento e remessa de expedientes, por guia eletrônica ou impressa, com a freqüência adequada ao órgão (diária, semanal, mensal etc). São objetivos do UPO: Fornecer aos órgãos estaduais o controle de processos e documentos, de forma rápida, precisa e segura a partir de uma base de dados integrados. Possibilitar a atualização de dados, consultas, emissão de relatórios e gerência operacional; e Adequar as normas e rotinas de tramitação de processos e documentos à legislação em vigor (Decreto nº , de 20/09/2002). Graças à incorporação da guia de remessa eletrônica, feita em outubro de 2004, o registro do aceite dos expedientes que tramitam no âmbito do governo estadual poderá ser feito eletronicamente. A perspectiva de economia para o estado com material e impressão é grande: calcula-se que, com o uso pleno da guia eletrônica por todos os clientes do UPO, cerca de 90 mil folhas de papel deixarão de ser impressas mensalmente. Além de oferecer aos órgãos estaduais formas personalizadas de consulta ao sistema, o UPO também permite melhorar o atendimento ao cidadão, que pode acompanhar a movimentação de processos relativos à aposentadoria ou multas de trânsito, por exemplo através de mensagens automáticas enviadas para a conta de cadastrada pelo usuário. MUITO IMPORTANTE: Todas as operações realizadas no UPO têm a assinatura eletrônica do operador. 5 Portanto, ao se afastar do computador, desligue-se do UPO a fim de impedir que cadastros, alterações, remessas e recebimentos de expedientes sejam feitos por outra pessoa com as suas senhas.

6 1 Acessando o Sistema Integrado de Protocolo UPO: 6 Este item versa os fundamentos básicos de como acessar o portal do PRODERJ e o Sistema de Integrado de Protocolo - UPO. 1º Passo O acesso ao UPO é feito pelo do portal do PRODERJ. Para tanto, o operador acessará o portal digitando o endereço (http://www.proderj.rj.gov.br) na barra de endereços da tela do navegador da internet. 2º Passo O operador clicará com o cursor em Portal Corporativo. Surgirá uma janela de alerta de segurança; clique no ícone Sim para continuar o acesso. 3º Passo Na tela que será aberta, serão inseridos o código do usuário, que é definido pelo PRODERJ, e a senha escolhida pelo servidor.

7 Atenção: Na primeira vez que o operador entrar no sistema, utilizará a senha INICIAL, devendo, logo em seguida, trocá-la por questões de segurança. O servidor escolherá uma senha de 4 a 8 caracteres, nunca começando por um número. O campo Nova Senha será utilizado somente quando o usuário quiser trocar a senha. No campo Grupo será mantido a opção Clientes, como aparece na tela. Em seguida, tecle em Confirmar. 7 4º Passo Após a confirmação da identificação, aparecerá uma outra tela onde o operador clicará na palavra UPO ou no texto ao seu lado. 5º Passo Na tela aberta, serão inseridos: 1 O órgão (SEDEC ou CBMERJ), 2 O protocolo (órgão ao qual pertence o servidor: Por exemplo: GABSEDEC, SUSAD, DGF, CHEMG, etc.); 3 O Operador, definido pelo PRODERJ no cadastramento; e 4 A senha numérica, composta de três números, escolhida no cadastramento. ATENÇÃO: Na primeira vez que o operador entrar no sistema, utilizará a senha numérica 000, devendo, logo em seguida, trocá-la por questões de segurança.

8 Após o preenchimento dos dados acima, abrir-se-á uma tela em que o usuário poderá navegar utilizando os seguintes menus: Utilizando os Dez Menus Existentes: Nesta tela o usuário poderá utilizar os dez menus existentes para realizar o trabalho solicitado, a saber da esquerda para a direita: Imprimir Tela Principal (desenho de uma impressora), Guia via Internet, Tarefas Administrativas, Consulta, Inclusão, Trans. Proc/Doc, Trans. Doc. Gerador, Portal, Sair e Ajuda. A fim de possibilitar melhor didática no aprendizado e esclarecimento, será descrita a ordem em que as guias aparecerão neste guia rápido: Inclusão; Transação com Processos/Documentos; Transação com Documentos Geradores; Guia via Internet; Tarefas Administrativas; Consulta; Portal; Sair; Ajuda; e Imprimir tela principal (desenho de uma impressora) Inclusão: Este menu de função disponibiliza ao usuário telas para inclusão de dados referentes aos processos e documentos produzidos na administração pública estadual e em outras esferas de governo, que são remetidos a órgãos estaduais Inclusão de Processo do Órgão: Esta função do sistema objetiva registrar todas as informações necessárias para o gerenciamento eletrônico dos processos produzidos pelos órgãos do Estado. O preenchimento correto dos campos implicará na eficiência e na transparência das informações neles contidas. Mova o cursor até o item Inclusão da barra de tarefas do UPO e aparecerá uma janela com 3 (três) opções. Clique no item Processo do Órgão com o botão esquerdo do mouse e preencha os campos. Processo O campo Processo é composto dos seguintes sub-campos: código de origem, número do processo, complemento e ano. Preencher com número original do processo e, opcionalmente, o complemento. Caso seja necessário o usuário poderá alterar o código de origem e o ano.

9 9 Documento Gerador Sigilo Data de Abertura Interessado Matrícula Assunto Consulta pelo Índice da Tabela de Assuntos Observações e Complemento Palavras-Chave Destino Gera Guia Despacho Data Hora Número da Guia Órgão Gerador O campo Documento Gerador é composto dos seguintes sub-campos: tipo de documento, órgão de origem, setor de protocolo, número e ano. Preencher com o número correspondente ao tipo de documento (clique no botão para ver a Tabela de Tipos de Documentos), o número original do documento. Caso necessário altere o órgão de origem, setor de protocolo e ano. Selecionar a opção correspondente ao caráter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formação do processo constante na capa do processo. Preencher com o nome do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o número da matrícula do interessado. Preencher com o código de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (código ). Este campo deverá ser utilizado em caso de dúvida quanto a aplicação do código de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os códigos dos assuntos correspondentes. Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando até seis palavras que identifiquem o registro. Ex: número de CPF, demonstrativo, fatura e etc. O campo Destino é composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do órgão de destino. Preencher com a sigla correspondente ao órgão (clique no botão para ver Tabela de Órgãos), para órgãos não existentes na Tabela, informe a sigla e o informe o literal do órgão. Selecione a opção "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, será disponibilizada uma opção para impressão automática da guia. Preenchimento opcional para informar a situação do processo facilitando seu acompanhamento. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O número da guia será gerado automaticamente caso o usuário tenha selecionado a opção "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opção "Não" no campo Gera Guia. Sigla do órgão responsável pela produção do registro. O preenchimento é opcional e visa saber a carga do processo a cada movimentação efetuada Inclusão de Processo de Outro Órgão: Esta função do sistema objetiva registrar as informações de processos que apesar de estarem em tramitação, não tenham sido cadastrados no sistema pelo órgão de

10 origem. O preenchimento correto dos campos implicará na eficiência e na transparência das informações neles contidas. Mova o cursor até o menu Inclusão e aparecerá uma janela com 3 (três) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Processo de Outro Órgão e aparecerá uma caixa para preenchimento do órgão. 10 Órgão Informe a sigla do órgão gerador do processo (clique no botão para ver Tabela de Órgãos) e clique no botão para proceder a inclusão. Processo Documento Gerador Sigilo Data de Abertura Interessado Matrícula Assunto Consulta pelo Índice da Tabela de Assuntos Observações e Complemento Palavras-Chave Destino Gera Guia O campo Processo é composto dos seguintes sub-campos: código de origem, número do processo, complemento e ano. Preencher com número original do processo e, opcionalmente, o complemento. Caso seja necessário o usuário poderá alterar o código de origem e o ano. Veja o exemplo. O campo Documento Gerador é composto dos seguintes sub-campos: tipo de documento, órgão de origem, setor de protocolo, número e ano. Preencher com o número correspondente ao tipo de documento (clique no botão para ver a Tabela de Tipos de Documentos), o número original do documento. Caso necessário altere o órgão de origem, setor de protocolo e ano. Selecionar a opção correspondente ao caráter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formação do processo constante na capa do processo. Preencher com o nome do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o número da matrícula do interessado. Preencher com o código de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (código ). Este campo deverá ser utilizado em caso de dúvida quanto a aplicação do código de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os códigos dos assuntos correspondentes. Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando até seis palavras que identifiquem o registro. Ex: número de CPF, demonstrativo, fatura e etc. O campo Destino é composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do órgão de destino. Preencher com a sigla correspondente ao órgão (clique no botão para ver Tabela de Órgãos), para órgãos não existentes na Tabela, informe a sigla e o informe o literal do órgão. Selecione a opção "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, será

11 11 Despacho Data Hora Número da Guia Órgão Gerador disponibilizada uma opção para impressão automática da guia. Preenchimento opcional para informar a situação do processo facilitando seu acompanhamento. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O número da guia será gerado automaticamente caso o usuário tenha selecionado a opção "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opção "Não" no campo Gera Guia. Sigla do órgão responsável pela produção do registro. O preenchimento é opcional e visa saber a carga do processo a cada movimentação efetuada Inclusão de Documento Gerador: Esta função do sistema objetiva registrar todas as informações necessárias para o gerenciamento eletrônico dos documentos recebidos pelos órgãos do Estado. O preenchimento correto dos campos implicará na eficiência e na transparência das informações neles contidas. Mova o cursor até o menu Inclusão e aparecerá uma janela com 3 (três) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Documento e aparecerá uma caixa para preenchimento do tipo de documento. Documento Informe o tipo do documento (clique no botão para ver Tabela de Tipos de Documentos) e clique no botão para proceder a inclusão. Documento Gerador Sigilo Data de Abertura Interessado Matrícula Assunto O campo Documento Gerador é composto dos seguintes sub-campos: tipo de documento, órgão de origem, setor de protocolo, número e ano. Preencher com o número correspondente ao tipo de documento (clique no botão para ver a Tabela de Tipos de Documentos), o número original do documento. Caso necessário altere o órgão de origem, setor de protocolo e ano. Selecionar a opção correspondente ao caráter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formação do processo constante na capa do processo. Preencher com o nome do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o número da matrícula do interessado. Preencher com o código de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (código ).

12 12 Consulta pelo Índice da Tabela de Assuntos Observações e Complemento Palavras-Chave Destino Gera Guia Despacho Data Hora Número da Guia Órgão Gerador Este campo deverá ser utilizado em caso de dúvida quanto a aplicação do código de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os códigos dos assuntos correspondentes. Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando até seis palavras que identifiquem o registro. Ex: número de CPF, demonstrativo, fatura e etc. O campo Destino é composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do órgão de destino. Preencher com a sigla correspondente ao órgão (clique no botão para ver Tabela de Órgãos), para órgãos não existentes na Tabela, informe a sigla e o informe o literal do órgão. Selecione a opção "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, será disponibilizada uma opção para impressão automática da guia. Preenchimento opcional para informar a situação do processo facilitando seu acompanhamento. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O número da guia será gerado automaticamente caso o usuário tenha selecionado a opção "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opção "Não" no campo Gera Guia. Sigla do órgão responsável pela produção do registro. O preenchimento é opcional e visa saber a carga do processo a cada movimentação efetuada Transação de Processos/Documentos: Esta função objetiva cadastrar a carga dos processos nos diversos órgãos do Estado, bem como alterar alguns dos seus dados, alterar dados da carga efetuada, anexar, desanexar e excluir processos Carga: Esta função objetiva cadastrar a tramitação dos processos nos diversos órgãos do Estado. Mova o cursor até o menu Trans. Proc/Doc e aparecerá uma janela com 6 (seis) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Carga e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser movimentado.

13 13 Tipo Origem Numero Complemento Ano Selecionar processo. Este campo não permite a seleção de documento. Preencher com o código correspondente ao órgão gerador do registro. Preencher com o número do processo. opcional. Utilizado apenas por alguns órgãos que possuem faixa numérica. Referente ao ano de abertura do processo. Após o preenchimento dos dados acima descritos, informe os dados da tramitação. Órgão Data Hora Número da Guia Órgão Gerador Gera Guia Despacho O campo Órgão é composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do órgão de destino. Preencher com a sigla correspondente, para órgãos não existentes na Tabela, informe a sigla e o literal do órgão. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O número da guia será gerado automaticamente caso o usuário tenha selecionado a opção "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opção "Não" no campo Gera Guia. Sigla do órgão responsável pela produção do registro. Selecione a opção "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, será disponibilizada uma opção para impressão automática da guia. Preenchimento opcional para informar a situação do processo facilitando seu acompanhamento. Mostra os campos Observações e Complemento. Mostra a relação dos processos ou documentos anexados Alteração de Processo/Documento: Esta função do sistema objetiva alterar parcialmente as informações dos processos cadastrados no sistema. Mova o cursor até o menu Trans. Proc/Doc e aparecerá uma janela com 6 (seis) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Alteração e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser alterado.

14 14 Tipo Origem Numero Complemento Ano Selecionar processo. Este campo não permite a seleção de documento. Preencher com o código correspondente ao órgão gerador do registro. Preencher com o número do processo. opcional. Utilizado apenas por alguns órgãos que possuem faixa numérica. Referente ao ano de abertura do processo. Após o preenchimento dos dados acima descritos, informe os campos para alteração. Sigilo Data Interessado Matrícula Assunto Consulta pelo Índice da Tabela de Assuntos Selecionar a opção correspondente ao caráter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formação do processo constante na capa do processo. Preencher com os dados do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o número da matrícula do interessado. Preencher com o código de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (código ). Este campo deverá ser utilizado em caso de dúvida quanto à aplicação do código de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os códigos dos assuntos correspondentes.

15 15 Observações e Complemento Palavras-Chave Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando até seis palavras que identifiquem o registro. Ex: número de CPF, demonstrativo, fatura e etc Alteração de Carga de Processo/Documento: Esta função objetiva alterar a tramitação cadastrada dos processos nos diversos órgãos do Estado. Mova o cursor até o menu Trans. Proc/Doc e aparecerá uma janela com 6 (seis) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Alteração de carga e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados da alteração da carga. Atenção: Se já tiver sido gerada a guia de remessa, não poderá ser feita a alteração da carga. O operador dará uma nova carga e o número da guia de remessa emitida será desconsiderado pelo próprio Sistema e atribuída numeração subseqüente. Tipo Origem Numero Complemento Ano Selecionar processo. Este campo não permite a seleção de documento. Preencher com o código correspondente ao órgão gerador do registro. Preencher com o número do processo. opcional. Utilizado apenas por alguns órgãos que possuem faixa numérica. Referente ao ano de abertura do processo. Informe os dados da tramitação a serem alterados.

16 16 Órgão Data Hora Gera Guia Despacho O campo Órgão é composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do órgão de destino. Preencher com a sigla correspondente, para órgãos não existentes na Tabela, informe a sigla e o literal do órgão. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. preenchido com a hora atual podendo ser alterado. Selecione a opção "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, será disponibilizada uma opção para impressão automática da guia. Preenchimento opcional para informar a situação do processo facilitando seu acompanhamento. Aparecerá uma tela informando que a transação foi realizada com sucesso. Clique em OK Anexação de Processo/Documento: Esta função objetiva associar processos complementares através das operações de apensar e de juntar. Mova o cursor até o menu Trans. Proc/Doc e aparecerá uma janela com 6 (seis) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Anexação e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser anexado. Tipo Origem Numero Complemento Ano Tipo de Operação Tipo de Registro Selecionar processo. Este campo não permite a seleção de documento. Preencher com o código correspondente ao órgão gerador do registro. Preencher com o número do processo a ser anexado. opcional utilizado apenas por alguns órgãos que possuem faixa numérica. Referente ao ano de abertura do processo. Selecionar "Juntar" ou "Apensar". Selecionar entre as opções: processo, documento ou documento gerador.

17 17 Informe os dados da anexação. Observações e Complemento Informações da Anexação Data da Apensação Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. Informe a qual processo será anexado. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Em seguida, aparecerá uma tela informando que a anexação foi realizada com sucesso. Clique em OK Desanexação de Processo/Documento: Esta função objetiva separar processos que tenham sido anexados. Mova o cursor até o menu Trans. Proc/Doc e aparecerá uma janela com 6 (seis) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Desanexação e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser anexado. Tipo Origem Numero Complemento Ano Selecionar processo. Este campo não permite a seleção de documento. Preencher com o código correspondente ao órgão gerador do registro. Preencher com o número do processo a ser desanexado. opcional utilizado apenas por alguns órgãos que possuem faixa numérica. Referente ao ano de abertura do processo.

18 Informe os dados da desanexação. Observações e Complemento Data da Separação Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. 18 Em seguida, aparecerá uma tela informando que a desanexação foi realizada com sucesso. Clique em OK Exclusão de Processo/Documento: Esta função objetiva excluir processos que tenham sido incorretamente cadastrados e que possuam até duas tramitações. Mova o cursor até o menu Trans. Proc/Doc e aparecerá uma janela com 6 (seis) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Exclusão e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do processo a ser anexado. Tipo Origem Numero Complemento Ano Selecionar processo. Este campo não permite a seleção de documento. Preencher com o código correspondente ao órgão gerador do registro. Preencher com o número do processo. opcional utilizado apenas por alguns órgãos. Referente ao ano de abertura do processo. Atenção: Os processos com até duas tramitações e que não tenham gerado guia de remessa, serão totalmente EXCLUÍDOS e SOMENTE terão seus números LIBERADOS para REUTILIZAÇÃO após CANCELADOS pela DT-II do PRODERJ. Esta função efetiva a exclusão de processos.

19 19 Observações e Complemento opcional podendo ser utilizado para informar o motivo da exclusão. Após o preenchimento dos campos acima, aparecerá a mensagem Confirma a exclusão do Processo/Documento?. Ao clicar em confirmar, aparecerá a caixa exclusão efetuada com sucesso Transação de Documento Gerador: Esta função objetiva cadastrar a carga de documentos nos diversos órgãos do Estado, bem como alterar alguns dos seus dados, alterar dados da carga efetuada, anexar, desanexar, excluir e transformá-los posteriormente em processos Carga de Documento Gerador: Esta função objetiva cadastrar a tramitação de documentos nos diversos órgãos do Estado. Mova o cursor até o menu Trans. Doc. Gerador e aparecerá uma janela com 7 (sete) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Carga e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. Tipo Órgão Setor Número Ano Preencher com o número correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dúvida clique no botão para visualização da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usuário podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usuário está cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o número do documento. Referente a data de abertura do documento.

20 20 Após o preenchimento dos dados acima descritos, informe os dados da tramitação. Órgão Data Hora Número da Guia Órgão Gerador Gera Guia Despacho O campo Órgão é composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do órgão de destino. Preencher com a sigla correspondente, para órgãos não existentes na Tabela, informe a sigla e o literal do órgão. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. preenchido com a hora atual podendo ser alterado. O número da guia será gerado automaticamente caso o usuário tenha selecionado a opção "Sim" no campo Gera Guia. Para gerar a guia manualmente selecionar a opção "Não" no campo Gera Guia. Sigla do órgão responsável pela produção do registro. Selecione a opção "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, será disponibilizada uma opção para impressão automática da guia. Preenchimento opcional para informar a situação do processo facilitando seu acompanhamento. Mostra os campos Observações e Complemento. Mostra a relação dos processos ou documentos anexados Alteração de Documento Gerador: Esta função do sistema objetiva alterar parcialmente as informações dos documentos geradores cadastrados no sistema. Mova o cursor até o menu Trans. Doc. Gerador e aparecerá uma janela com 7 (sete) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Alteração e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.

21 21 Tipo Órgão Setor Número Ano Preencher com o número correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dúvida clique no botão para visualização da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usuário podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usuário está cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o número do documento. Referente a data de abertura do documento. Após o preenchimento dos dados acima descritos, informe os campos para alteração. Sigilo Data Interessado Matrícula Assunto Consulta pelo Índice da Tabela de Assuntos Observações e Complemento Selecionar a opção correspondente ao caráter de confidencialidade do documento. Preencher com a data de formação do documento constante no mesmo. Preencher com os dados do interessado constante no documento. Preenchimento opcional com o número da matrícula do interessado. Preencher com o código de assunto referente ao documento. Ex: aposentadoria (código ). Este campo deverá ser utilizado em caso de dúvida quanto à aplicação do código de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os códigos dos assuntos correspondentes. Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao documento. Ex: em caso de documento de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de documento de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. Palavras-Chave Preenchimento opcional utilizando até seis palavras que identifiquem o registro. Ex: número de CPF, demonstrativo, fatura e etc Alteração de Carga de Documento Gerador: Esta função objetiva alterar a tramitação cadastrada dos documentos geradores nos diversos órgãos do Estado. Mova o cursor até o menu Trans. Doc. Gerador e aparecerá uma janela com 7 (sete) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Alteração de Carga

22 e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. Atenção: Se já tiver sido gerada a guia de remessa, não poderá ser feita a alteração da carga. O operador dará nova carga e o número da guia de remessa emitida será desconsiderado pelo próprio Sistema e atribuída numeração subseqüente. 22 Tipo Órgão Setor Número Ano Preencher com o número correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dúvida clique no botão para visualização da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usuário podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usuário está cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o número do documento. Referente a data de abertura do documento. Informe os dados da tramitação a serem alterados. Órgão Data Hora Gera Guia Despacho O campo Órgão é composto dos seguintes sub campos: sigla e literal do órgão de destino. Preencher com a sigla correspondente, para órgãos não existentes na Tabela, informe a sigla e o literal do órgão. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. preenchido com a hora atual podendo ser alterado. Selecione a opção "Sim" caso queira gerar guia de remessa. Neste caso, será disponibilizada uma opção para impressão automática da guia. Preenchimento opcional para informar a situação do processo facilitando seu acompanhamento.

23 23 Aparecerá uma tela informando que a transação foi realizada com sucesso. Clique em OK Anexação de Documento Gerador: Esta função objetiva associar documentos geradores complementares através das operações apensar e juntar. Mova o cursor até o menu Trans. Doc. Gerador e aparecerá uma janela com 7 (sete) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Anexação e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. Tipo Órgão Setor Número Ano Tipo de Operação Tipo de Registro Preencher com o número correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dúvida clique no botão para visualização da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usuário podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usuário está cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o número do documento. Referente a data de abertura do documento. Selecionar "Juntar" ou "Apensar". Selecionar entre as opções: processo, documento ou documento gerador. Informe os dados da anexação. Observações e Complemento Informações da Anexação Data da Apensação Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao documento. Ex: em caso de documento de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de documento de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. Informe os campos Processo ou Documento Gerador. preenchido com a data corrente podendo ser alterado.

24 24 Em seguida, aparecerá uma tela informando que a anexação foi realizada com sucesso. Clique em OK Desanexação de Documento Gerador: Esta função objetiva separar documentos geradores que tenham sido anexados. Mova o cursor até o menu Trans. Doc. Gerador e aparecerá uma janela com 7 (sete) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Desanexação e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. Tipo Órgão Setor Número Ano Preencher com o número correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dúvida clique no botão para visualização da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usuário podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usuário está cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o número do documento. Referente ao ano da data de abertura do documento. Informe os dados da desanexação. Observações e Complemento Data da Separação Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Em seguida, aparecerá uma tela informando que a desanexação foi realizada com sucesso. Clique em OK Exclusão de Documento Gerador:

25 Esta função objetiva excluir documentos geradores que tenham sido incorretamente cadastrados que possuam até duas tramitações. Mova o cursor até o menu Trans. Doc. Gerador e aparecerá uma janela com 7 (sete) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Exclusão e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. 25 Tipo Órgão Setor Número Ano Preencher com o número correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dúvida clique no botão para visualização da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usuário podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usuário está cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o número do documento. Referente a data de abertura do documento. Atenção: Os documentos com até duas tramitações e que não tenham gerado guia de remessa, serão totalmente EXCLUÍDOS e SOMENTE terão seus números LIBERADOS para REUTILIZAÇÃO após CANCELADOS pela DT-II do PRODERJ. Esta função efetiva a exclusão de documentos. Observações e Complemento opcional podendo ser utilizado para informar o motivo da exclusão. Após o preenchimento dos campos acima, aparecerá a mensagem Confirma a exclusão do Processo/Documento?. Ao clicar em confirmar, aparecerá a caixa exclusão efetuada com sucesso.

26 Transformação de Documento em Processo: Esta função objetiva transformar um documento gerador cadastrado no sistema em um processo. Mova o cursor até o menu Trans. Doc. Gerador e aparecerá uma janela com 7 (sete) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Transformação de Documento em Processo e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. 26 Tipo Órgão Setor Número Ano Preencher com o número correspondente ao tipo de documento observando a Tabela. Em caso de dúvida clique no botão para visualização da tabela. Selecione o Tipo de Documento clicando sobre o item escolhido. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usuário podendo ser alterado. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usuário está cadastrado, podendo ser alterado. Preencher com o número do documento. Referente a data de abertura do documento. Informe os dados do processo. s O campo Processo é composto dos seguintes sub campos: código de origem, número do processo, complemento e ano. Preencher com número original do Processo processo e, opcionalmente, o complemento. Caso seja necessário o usuário poderá alterar o código de origem e o ano. Data de Transformação Sigilo Data de Abertura Interessado Matrícula Assunto preenchido com a data corrente podendo ser alterado. Selecionar a opção correspondente ao caráter de confidencialidade do processo. Preencher com a data de formação do processo constante na capa do processo. Preencher com o nome do interessado constante na capa do processo. Preenchimento opcional com o número da matrícula do interessado. Preencher com o código de assunto referente ao processo. Ex: aposentadoria (código ).

27 27 Consulta pelo Índice da Tabela de Assuntos Observações e Complemento Palavras-Chave Este campo deverá ser utilizado em caso de dúvida quanto a aplicação do código de assuntos. Preencher com uma palavra relacionada ao assunto do processo para visualizar a Tabela com os códigos dos assuntos correspondentes. Este campo é opcional e deve ser utilizado para complementar as informações referentes ao processo. Ex: em caso de processo de contratação de serviços, informe os nomes das empresas contratadas; em caso de processo de menor com direito a pensão, informe o nome do procurador. Preenchimento opcional utilizando até seis palavras que identifiquem o registro. Ex: número de CPF, demonstrativo, fatura e etc Guia via Internet: Esta função foi alçada à condição de menu na barra de tarefas, a fim de facilitar e agilizar a operação de impressão da guia de remessa. Os seus itens também se encontram no menu Tarefas Administrativas, na opção Relatórios, nos itens Guia de Remessa e Impressão via Internet. Este menu divide-se em 04 (quatro) opções, a saber: emissão da guia de remessa processo/documento, emissão da guia de remessa documento gerador, emissão da guia de remessa órgão e reemissão da guia de remessa Emissão da Guia de Remessa - Processo/Documento: Esta função objetiva gerar e imprimir a guia de remessa de um processo que esteja com esta pendência. Mova o cursor até o menu Guia Via Internet e aparecerá uma janela com 4 (quatro) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Emissão Processo/Documento e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. Tipo Tipo de Impressão Origem Número Complemento Ano Código Impressora Selecionar processo. Este campo não permite a seleção de documento. Selecione entre impressa ou eletrônica. Preencher com o código correspondente ao órgão gerador do registro. Preencher com o número do processo. opcional, utilizado apenas por alguns órgãos. Referente ao ano de abertura do processo. Não é mais utilizado.

28 28 Número de Vias Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - deverá ser preenchida quando a caixa de impressão do sistema operacional do computador aparecer na tela. Ao aparecer a tela de Impressão de Guia de Remessa, o usuário deverá configurar o seu browser para a correta impressão da guia. Para saber quais são as medidas corretas para aplicação, basta clicar no primeiro ícone da esquerda para a direita que está sinalizado pela seta vermelha. Ao efetuar o clique, abrir-se-á a tela abaixo indicando as medidas a serem inseridas no menu arquivo, tarefa configurar página... que está localiza no canto superior esquerdo da tela do programa Microsoft Word. Após a inserção dos valores, clique em OK e, logo em seguir, em Imprimir. Após a execução dos procedimentos supracitados, aparecerão duas telas parcialmente sobrepostas uma a outra, quais sejam: a tela contendo a guia de

29 remessa a ser impressa originada pelo sistema UPO (ao fundo) e a outra, originada pelo sistema operacional do computador perguntando, dentre outras coisas, o número de vias a serem impressas. Após configurar a tela de cima, clicar em Imprimir. 29 Atenção: CADA GUIA de remessa comporta no MÁXIMO 30 (trinta) PROCESSOS. A partir daí, será gerada outra guia de remessa com a numeração subseqüente Emissão da Guia de Remessa - Documento Gerador: Esta função objetiva gerar e imprimir a guia de remessa de um documento gerador que esteja com esta pendência. Mova o cursor até o menu Guia Via Internet e aparecerá uma janela com 4 (quatro) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Emissão - Documento Gerador e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado.

30 30 Tipo Tipo de Emissão Órgão Unidade Administrativa Número Ano Código Impressora Número de Vias Informe o tipo do documento (clique no botão Documentos) e clique no botão Selecione entre impressa ou eletrônica. para ver Tabela de Tipos de para proceder a emissão. Este campo aparece preenchido de acordo com a senha do usuário podendo ser alterado para consulta de documentos de outros órgãos. Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usuário está cadastrado. Preencher com o número do documento. Referente ao ano da data de abertura do documento. Não é mais utilizado. Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - deverá ser preenchida quando a caixa de impressão do sistema operacional do computador aparecer na tela. Atenção: Cada guia de remessa comporta no máximo 30 (trinta) documentos. A partir daí, será gerada outra guia de remessa com a numeração subseqüente. Atenção: Os procedimentos a partir daqui são iguais ao item Emissão da Guia de Remessa - Órgão: Esta função objetiva gerar e imprimir as guias de remessa separadas por órgão. Mova o cursor até o menu Guia Via Internet e aparecerá uma janela com 4 (quatro) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Emissão - Órgão e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. Órgão Tipo de Emissão Código Impressora Número de Vias Selecionando um órgão serão impressas as guias de remessa pendentes daquele órgão. Digitando a palavra "TUDO" o sistema emitirá todas as guias de remessa pendentes separadas por órgão. Selecione entre impressa ou eletrônica. Não é mais utilizado. Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - deverá ser preenchida quando a caixa de impressão do sistema operacional do computador aparecer na tela. Atenção: Os procedimentos a partir daqui são iguais ao item

31 Reemissão da Guia de Remessa: Esta função objetiva imprimir a cópia de uma guia de remessa que já tenha sido gerada. Mova o cursor até o menu Guia Via Internet e aparecerá uma janela com 4 (quatro) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Reemissão e aparecerá uma caixa para preenchimento dos dados do documento gerador a ser movimentado. Protocolo da Guia Número da Guia Ano da Guia Código Impressora Número de Vias Este campo aparece preenchido de acordo com o Setor do Protocolo onde o usuário está cadastrado. Preencher com o número da guia de remessa. Referente ao ano da data de emissão da guia de remessa. Não é mais utilizado. Deixar o algarismo 1 preenchido na caixa. A quantidade de vias normalmente duas - deverá ser preenchida quando a caixa de impressão do sistema operacional do computador aparecer na tela. Atenção: Os procedimentos a partir daqui são iguais ao item Tarefas Administrativas: Este menu divide-se em 5 (cinco) opções, a saber: relatórios, tabelas, estatísticas/gerenciais, administração e guia eletrônica Relatórios: Ao clicar neste item, abrir-se-ão 08 (oito) sub-itens, a saber: etiquetas número do processo, listagem números de processos, etiquetas da capa dos processos, guia de remessa, histórico, impressão de etiquetas (internet) e tramitações efetuadas pelo órgão Etiquetas - Número do Processo: (Esta função não está funcionando no momento). Esta função objetiva imprimir etiquetas com o número do processo para serem fixadas nas folhas do corpo do processo. Mova o cursor até o menu Tarefas Administrativas e aparecerá uma janela com 5 (cinco) opções. Clique com o botão esquerdo do mouse no item Relatórios e logo

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