Análise Gerencial. Senhor Chefe da CGU-Regional/MA,

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1 Unidade Auditada: SEBRAE/MA Exercício: 2012 Processo: Município: São Luís - MA Relatório nº: UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO MARANHÃO Análise Gerencial Senhor Chefe da CGU-Regional/MA, Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º , e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pelo (a) SEBRAE/MA. 1. Introdução Os trabalhos de campo conclusivos foram realizados no período de 03/06/2013 a 21/06/2013, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela unidade auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal. Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames. 2. Resultados dos trabalhos Verificamos na Prestação de Contas da Unidade a não conformidade com o inteiro teor das peças e respectivos conteúdos exigidos pela IN-TCU-63/2010 e pelas DN TCU 119/2012 e 124/2012, tendo sido adotadas, por ocasião dos trabalhos de auditoria 1

2 #/Fato# conduzidos junto à Unidade, providências que estão tratadas em itens específicos deste relatório de auditoria. Em acordo com o que estabelece o Anexo IV da DN-TCU-124/2012, e em face dos exames realizados, efetuamos as seguintes análises: 2.1 Avaliação da Conformidade das Peças A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas, nesse item consideraram-se as seguintes questões de auditoria: (i) A unidade jurisdicionada elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de referência? (ii) As peças contemplam os formatos e conteúdos obrigatórios nos termos da DN TCU nº 119/2012, da DN TCU nº 124/2012? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise censitária de todos os itens que compõem o Relatório de Gestão e as peças complementares. Com objetivo de avaliar a conformidade das peças do processo de contas do SEBRAE/MA foi analisado o processo nº 299/2013 e constatado que a Unidade, inicialmente, não elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de Contas da União para o exercício de 2012, haja vista a não apresentação de informações requisitadas. Sob alegação de que não estaria obrigada, a Unidade não apresentou o Parecer da Unidade de Auditoria Interna. Após solicitação da CGU o SEBRAE/MA encaminhou as seguintes informações: i) o Rol de Responsáveis ajustado; ii) a evolução histórica do consumo, em valores monetários, de energia elétrica e água no âmbito das unidades que compõem o relatório de gestão; e iii) o número correto dos convênios vigentes no exercício de Essas informações foram anexadas ao processo de contas da Unidade. 2.2 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas, no que tange a avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos alcançados pela Unidade no exercício de 2012, formularam-se as questões de auditoria: (i) Os resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto à eficácia e eficiência dos objetivos e metas físicas e financeiras planejadas ou pactuadas para o exercício, foram cumpridos? No âmbito do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas, os Programas Nacionais são propostos e coordenados pelo SEBRAE/NA e executados pelos SEBRAE/UF. São elaborados para atender prioridades nacionais e contribuiriam para alcançar os objetivos estratégicos do SEBRAE/MA definidos no PPA

3 Em 2012 o SEBRAE/MA executou 05 (cinco) Programas Nacionais. Para a investigação das questões de auditoria definidas, foi utilizada como estratégia metodológica a análise documental dos programas de maior materialidade da Unidade Jurisdicionada (responsável por 77% da execução financeira). Os Programas definidos foram: PROGRAMA Agentes Locais de Inovação ALI Atendimento Negócio a Negócio Territórios da Cidadania OBJETIVO Promover a inovação utilizando o trabalho dos Agentes, com perfil multidisciplinar, que incentivam a aproximação entre as empresas e provedores de soluções para suas demandas. Tem o papel de sensibilizar, facilitar, orientar e buscar soluções para as necessidades das MPE, além de acompanhar a implantação dessas soluções, que são moldadas de acordo com as características de cada empresa. O programa contribui para o alcance da Meta Mobilizadora 3: ampliar a quantidade de empresas atendidas pelo Sebrae com soluções específicas de inovação. Contribuir para o alcance da Meta Mobilizadora 1: ampliar o número de empresas atendidas. Operacionalizado por meio de visitas às empresas realizadas pelos Agentes de Orientação Empresarial que ajudam os empreendedores a identificar os pontos fracos da gestão e a alavancar o negócio. Promover o atendimento aos pequenos negócios nos municípios que compõem os 120 territórios delineados pelo Governo Federal no Plano Brasil sem Miséria, conjugando esforços do Governo Federal com entidades públicas e privadas e da sociedade contribuindo com iniciativas para fortalecimento e desenvolvimento e a redução das diferenças socioeconômicas existentes no Brasil. Nesse contexto, o resultado dos exames evidenciou a seguinte situação: SEBRAE/MA AGENTES LOCAIS DE INOVAÇÃO - ALI Meta Física (nº de empresas atendidas) Previsão Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas Fonte: Sistema de Monitoramento Estratégico (SME) do SEBRAE/MA, relatório extraído em 24/06/2013. Relatório de Gestão 2012 SEBRAE/MA AGENTES LOCAIS DE INOVAÇÃO - ALI Despesa Prevista (R$) Meta Financeira Despesa Executada (R$) Desp. Executada/Prevista (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas ,

4 Fonte: Sistema de Monitoramento Estratégico (SME) do SEBRAE/MA, relatório extraído em 24/06/2013. Relatório de Gestão 2012 Observa-se que o número previsto para a meta física revelou-se conservador, haja vista que a UJ não executou totalmente a despesa prevista, mas ainda assim superou a meta inicialmente definida. SEBRAE/MA ATENDIMENTO NEGÓCIO A NEGÓCIO Meta Física (nº de empresas atendidas) Previsão Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas ,9 - - Fonte: Sistema de Monitoramento Estratégico (SME) do SEBRAE/MA, relatório extraído em 24/06/2013. Relatório de Gestão 2012 SEBRAE/MA ATENDIMENTO NEGÓCIO A NEGÓCIO Despesa Prevista (R$) Meta Financeira Despesa Executada (R$) Desp. Executada/Prevista (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas ,42 Vide abaixo. - Fonte: Sistema de Monitoramento Estratégico (SME) do SEBRAE/MA, relatório extraído em 24/06/2013. Relatório de Gestão 2012 A respeito da baixa execução da despesa em relação ao previsto, o SEBRAE/MA esclareceu que o projeto, em função de problemas técnicos, somente foi estruturado em maio de Dessa forma, o edital da licitação para contratação das empresas executoras foi concluído em junho do mesmo ano. Em razão disso finalizou o exercício de 2012 executando 80,42% do orçamento previsto. O percentual de execução financeira ratifica que a meta física prevista (11.181) situou-se num patamar aquém das possibilidades da UJ, visto que, embora não tenha aplicado todo o recurso previsto, conseguiu superar a meta em 30,9%. 4

5 SEBRAE/MA TERRITÓRIOS DA CIDADANIA Meta Física (nº de empresas atendidas) Previsão Execução Execução/Previsão (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas , Fonte: Sistema de Monitoramento Estratégico (SME) do SEBRAE/MA, relatório extraído em 24/06/2013. Relatório de Gestão 2012 SEBRAE/MA TERRITÓRIOS DA CIDADANIA Despesa Prevista (R$) Meta Financeira Despesa Executada (R$) Desp. Executada/Prevista (%) Atos e Fatos que prejudicaram o desempenho Providências Adotadas , Fonte: Sistema de Monitoramento Estratégico (SME) do SEBRAE/MA, relatório extraído em 24/06/2013. Relatório de Gestão 2012 Assim como verificado nos dois outros programas, constata-se também no Territórios da Cidadania o subdimensionamento da meta física prevista. No que diz respeito aos controles internos administrativos vinculados à área dos resultados quantitativos e qualitativos destaca-se o seguinte: a) Atividades e procedimentos relacionados à avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos: O órgão responsável pela coordenação das pesquisas de mensuração do alcance de resultados dos projetos contemplados no PPA e pelo monitoramento e avaliação dos resultados é a Unidade de Estratégias e Diretrizes, por meio de suas Coordenações de Monitoramento e de Pesquisa; b) Normativos internos que determinem os responsáveis pela avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão: De acordo com a documentação apresentada pela UJ, as Portarias DISUP nº 67/2008 e 62/2012 designaram as pessoas responsáveis pela coordenação de monitoramento e pesquisa; c) Instrumentos utilizados para identificação de riscos/pontos críticos e medidas de prevenção: O SEBRAE/MA adota as seguintes ferramentas: o Sistema de Monitoramento Estratégico (SME) e os Relatórios de Monitoramento Estratégico. O 5

6 SME é um sistema informatizado que faz a gestão do PPA. Nele são inseridos todos os dados financeiros e físicos dos programas. É possível a partir desse sistema a extração de informações sobre a execução dos programas a cargo do SEBRAE/MA. Teve-se acesso ao SME, de onde foram extraídos os dados de execução financeira e física registrados nos quadros acima. A UJ também disponibilizou um relatório de monitoramento emitido para o 1º trimestre de 2012; d) Priorização para atividade(s)/procedimento(s) relacionadas à avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão que seja(m) mais sensível(eis), em termos de relevância, criticidade, materialidade: Segundo o SEBRAE/MA, o Plano Plurianual é o instrumento que reflete e sistematiza a estratégia do Sistema SEBRAE na forma de programas, projetos e ações. O documento Diretrizes para a Elaboração do Plano Plurianual 2012/2015 e Orçamento 2012 do Sistema SEBRAE estabelece como premissa para a Gestão do Plano Plurianual 2012/2015 a necessidade de avaliação sistemática do alcance dos resultados para aperfeiçoar a atuação do Sistema: a avaliação do alcance das metas e dos resultados dos projetos é o método para medir a eficiência, a eficácia e a efetividade da atuação do Sistema SEBRAE, proposição de medidas corretivas e preventivas, e propiciar uma aprendizagem contínua e sistemática. As atividades relacionadas à Mensuração de Resultados e à Avaliação dos Projetos são críticas para a interpretação sistemática e objetiva do grau de obtenção dos resultados previstos nos projetos e, segundo definido na metodologia GEOR Gestão Orientada para Resultados, estão contempladas no escopo de todos os projetos de atendimento do SEBRAE/MA ; e) Rotina usada para assegurar que as atividades/procedimentos sensíveis sejam feitas tempestivamente: A esse respeito, a UJ esclareceu o seguinte: A Unidade de Estratégias e Diretrizes, através de sua Coordenação de Monitoramento elabora mensalmente o Boletim de Monitoramento Estratégico, um documento resultante do sistema de monitoramento das estratégias, objetivos e resultados institucionais do SEBRAE/MA contidos no Plano Seu objetivo é externar a implementação do plano, gerando informações importantes e necessárias para o acompanhamento da evolução das realizações ao longo do ano de 2012, buscando assegurar o seu cumprimento nos prazos e planejamento estabelecidos, em atendimento à premissa definida pelas Diretrizes para a Elaboração do Plano Plurianual 2012/2015 e Orçamento 2012 do Sistema SEBRAE. Os Manuais GEOR Projetos Coletivos e Execução de Mensurações em Projetos orientam quanto à execução das atividades de Mensuração de Resultados e Avaliação dos Projetos. f) Identificação de inconformidades nas atividades/procedimentos, rotina usada para assegurar que as providências sejam adequadas e tempestivas (rotinas estabelecidas como check-list ou instrução normativa etc.): Segundo o SEBRAE/MA, os gestores orientam ou estabelecem medidas de gestão caso seja identificada alguma inconformidade nas atividades/procedimentos relacionados à avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão: revisão de relatórios, boletim de desempenho, medida de gestão etc. A Instrução Normativa - IN nº 001/2009, encaminhada à CGU, tem por objetivo estabelecer procedimentos para a realização das Pesquisas de 6

7 #/Fato# Mensuração de Resultados dos projetos de atendimento, em todas as suas etapas, até o registro no sistema SGE Sistema de Gestão Estratégica, bem como a definição de outras políticas de gestão, tomando por base as diretrizes estabelecidas no Manual GEOR. A motivação para sua elaboração foi decorrente de problemas identificados na execução das atividades de pesquisa de resultados, e como providência foi assim elaborada a IN. A partir dos números alcançados pela UJ no que diz respeito às metas financeiras e físicas dos programas elencados acima, em que pese o fato de algumas metas físicas previstas terem se revelado conservadoras, tendo em vista a superação dos números inicialmente pactuados, mesmo com uma execução financeira inferior à prevista, tem-se que os recursos, no âmbito desses programas, foram bem geridos. Não foram evidenciados gastos incompatíveis com a finalidade dos programas. 2.3 Avaliação dos Indicadores de Gestão da UJ Com a finalidade de avaliar os indicadores instituídos pelo SEBRAE/MA para aferir o desempenho de sua gestão, presentes no Relatório de Gestão de 2012, bem como atender ao estabelecido pela Corte de Contas por meio da Decisão Normativa nº 124/2012, formularam-se as seguintes questões de auditoria: Os indicadores da unidade jurisdicionada atendem aos seguintes critérios: a) completude (capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão)? b) comparabilidade (capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por intermédio de séries históricas)? c) confiabilidade (confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador, avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à unidade)? d) acessibilidade (facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos resultados pelo público em geral)? e) economicidade (razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a melhoria da gestão da unidade)? Ressalta-se que a metodologia adotada pela equipe de auditoria foi baseada em análise documental, mediante solicitação de informações à Unidade acerca dos indicadores instituídos para aferir o desempenho da gestão no exercício de Foram analisados os indicadores relacionados no quadro seguinte: 7

8 #/Fato# Nome do Indicador Taxa de MPE Atendidas Imagem do SEBRAE junto à sociedade Área da Gestão Resultados Quantitativos e Qualitativos Resultados Quantitativos e Qualitativos Relacionado ao Macroprocesso Finalístico Sim Sim Índice de Turn Over Gestão de Pessoal Não Índice de Eficácia na Seleção Gestão de Pessoal Não Descrição do Indicador Mede o número de MPE atendidas em determinado período. Indica o grau de satisfação da sociedade maranhense com o SEBRAE/MA. Indica o percentual de rotatividade de pessoal no ano. Indica o percentual de colaboradores que permanecem no SEBRAE/MA após o primeiro ano de contrato. Fórmula de Cálculo Relação entre as MPE atendidas e o número de MPE existentes no Estado. Média das notas de 0 a 10, atribuída ao SEBRAE/MA pela sociedade maranhense. (Total de admitidos no ano + total de demitidos no ano) 2) (quadro de funcionários do ano anterior) x 100 (nº de colaboradores admitidos no ano que completaram um ano ou mais de atividade) (nº de colaboradores admitidos no ano) x 100. Avalia-se que os indicadores acima expostos atendem aos critérios considerados pela Equipe de Auditoria: completude, comparabilidade, acessibilidade, confiabilidade e economicidade. Em relação aos indicadores Taxa de MPE Atendidas e Imagem do SEBRAE junto à sociedade, verificou-se que ambos constam dos documentos de planejamento estratégico da Unidade, a saber: Diretrizes para a Elaboração do Plano Plurianual 2012/2015 e Orçamento 2012 do Sistema SEBRAE e Indicadores e Metas do PPA Neste último, inserem-se as propostas, para todas as Unidades SEBRAE, das metas de resultados institucionais. Esse documento ainda traz o resultado que o indicador apontou para o ano anterior o que permite ao gestor estabelecer uma comparação, além de ser possível conhecer a posição de sua Unidade frente às metas e resultados alcançados pelas outras UJ. Quanto ao indicador Eficácia na Seleção, ressalta-se que ele foi apurado ao final do exercício de Dessa maneira, não foi utilizado pelo gestor para tomada de decisões gerenciais. 2.4 Avaliação da Gestão de Pessoas A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas, no item relacionado à avaliação da gestão de pessoas na unidade regional do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas-SEBRAE/MA, durante exercício de 2012, consideraram-se as seguintes questões de auditoria: a) A força de trabalho existente atende às necessidades da UJ? b) Houve ganho/perda da força de trabalho no decorrer do exercício? c) Os setores responsáveis observaram a legislação aplicável à admissão de pessoal? d) Os registros pertinentes no sistema contábil e demais sistemas corporativos são fidedignos? 8

9 e) Os registros de sistemas contábeis e financeiros refletem o quantitativo da força de trabalho (quadro de empregados) da UJ? f) Os setores responsáveis observaram a legislação aplicável à remuneração de pessoal? g) Está sendo efetuado pagamento indevido de Participação nos Lucros/Resultados da Entidade aos empregados da UJ? h) Os controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas são consistentes? Na avaliação dessa questão, utilizaram-se as seguintes subquestões de auditoria: i. Há definição dos papéis a serem desempenhados pelos responsáveis e colaboradores do processo? ii. Existem mecanismos para identificar as fragilidades e potenciais riscos no desempenho da gestão de pessoas? iii. Há ponderação das distintas opções normativas à luz dos resultados da avaliação de risco? iv. Há seleção e aplicação das possíveis medidas de controle apropriadas, incluídas as medidas regulamentares para gerenciamento do risco? v. Há fluxo de informações e opiniões sobre os riscos entre os responsáveis por avaliálos, gerenciá-los e outras partes interessadas? vi. As ocorrências relacionadas à gestão de pessoas são repassadas à alta administração e são respondidas? vii. Existem indicadores de gestão para o processo avaliado? viii. As recomendações da Auditoria Interna, CGU e TCU são atendidas? A metodologia da equipe de auditoria foi diferenciada conforme o item. Quanto à força de trabalho, confirmaram-se as informações prestadas no Relatório de Gestão 2012 da Unidade com a subsequente análise. Quanto à remuneração de pessoal, foi realizada uma análise censitária a partir das informações prestadas pelo gestor em resposta à Solicitação de Auditoria. Quanto à admissão de pessoal, não houve, no período em exame, realização de processo seletivo para preenchimento de vagas do quadro de pessoal da Unidade, nem outras formas previstas de acréscimo da força de trabalho. Quanto aos registros no sistema corporativo, foi realizada uma análise do universo dos registros de pagamentos fornecidos pelo gestor. Força de Trabalho Com base nas informações extraídas do Relatório de Gestão 2012 e naquelas fornecidas pelo Gestor em resposta à Solicitação de Auditoria, as quais foram consideradas consistentes pela equipe de auditoria, verificou-se que o quadro de pessoal do SEBRAE/MA estava assim constituído no final do exercício de 2012: Lotação Efetiva Ingressos em Egressos em Empregados Remuneração de pessoal à luz da legislação e Sistema Contábil Durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2012, constataram-se apenas falhas de natureza formal na gestão de recursos humanos, notadamente quanto aos quantitativos registrados no Relatório de Gestão 2012, sem impacto na gestão da Unidade. 9

10 #/Fato# Sistema Corporativo Quanto à atuação na gestão de pessoal, observou-se que a Unidade cumpriu todas as formalidades de registro no Sistema Corporativo de administração de pessoal. Admissão de pessoal à luz da legislação Durante os trabalhos de auditoria anual de contas do exercício de 2012, verificou-se que a Unidade não realizou processo seletivo para admissão de analistas e assistentes. Portanto, não foi analisado o cumprimento das formalidades legais na admissão de recursos humanos, notadamente quanto ao processo de seleção, vis a vis as regras estabelecidas na regulamentação interna de admissão de pessoal, como também as normas legais. Controles Internos Administrativos Os controles administrativos do SEBRAE/MA são razoáveis, pois, além dos normativos, estrutura administrativa e rotinas definidas, as ações de controle da Unidade observam a identificação e correção de riscos, a comunicação e intercomunicação entre os componentes da estrutura hierárquica e os indicadores de avaliação da gestão. 2.5 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas, no item relacionado à avaliação da gestão das transferências de recursos financeiros promovidas pelo Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas-SEBRAE/MA, durante o exercício de 2012, consideraram-se as seguintes questões de auditoria: (i) a gestão das Transferências garante o alcance dos objetivos definidos nos respectivos instrumentos? (ii) o concedente / repassador dos recursos analisou as prestações de contas tempestivamente? Em caso de identificação de inconformidades nas análises, houve a adoção de providências? (iii) a fiscalização da execução do objeto da avença está sendo feita regular e adequadamente? (iv) as estruturas de pessoal e tecnológica para a gestão das transferências são consideradas razoavelmente suficientes, tanto pelo gestor quanto pela equipe de auditoria? (v) os Controles Internos Administrativos relacionados à gestão das transferências da UJ estão instituídos de forma a garantir o atingimento dos objetivos? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na análise das transferências concedidas pela Unidade cujos termos de parceria tinham vigência durante a gestão Na amostra, observaram-se a materialidade, relevância e criticidade dos termos de parceria. Objetivo do convênio Quantidade total transferências concedidas exercício Volume de de recursos total Quantidade de transferências avaliada no concedidas no exercício Volume de Quantidade recursos avaliados que (inclusive as transferências vigentes em 2012) detectada alguma irregularidade Volume dos em recursos em que foi foi detectada alguma irregularidade , , Fiscalização física e presencial Quantidade de Transferências Quantidade de Transferências que Quantidade de Transferências vigentes em que havia a previsão de foram fiscalizadas de forma física e no exercício fiscalização presencial 10

11 #/Fato# Observou-se que a Unidade não possui plano de fiscalização. Além disso, constatou-se que as fiscalizações foram realizadas sem levar em consideração a avaliação de risco (materialidade ou criticidade da entidade beneficiária ou do objeto). Prestação de contas Qtde Qtde de Qtde de trans. transf. Qtde total de transf. com a Qtde de transf. com a situação Qtde de transf. contas transf. situação com aguardando com a situação na vigentes no prestação de a situação prestação de aprovadas omissão exercício contas em desaprovadas contas prestar análise contas de cujas estão situação de Diante do exposto, observa-se a ocorrência de três transferências na situação omissão de prestar contas. Porém, mediante comprovação documental, a Unidade demonstrou que tal situação foi regularizada no exercício de Avaliação das prestações de contas Quantidade de Prestações de Contas Vigentes Quantidade de Prestações de Contas Avaliadas Quantidade de Prestações de Contas em que foi detectada irregularidade pela equipe Nos termos de parceria firmados, foram examinadas seis prestações de contas, nas quais não foram detectadas inconsistências relevantes que comprometessem a execução do objeto. Controles Internos Administrativos da Gestão de Transferências (estrutura de pessoal e tecnológica) Verificou-se que a Unidade dispõe de procedimentos administrativos razoáveis quanto à celebração e ao acompanhamento da execução dos termos de parceria em vigência no período em exame. O SEBRAE/MA, conforme os seus normativos interno a respeito do acompanhamento das transferências, designa um gestor com a finalidade de acompanhar toda a execução da transferência. 2.6 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ A análise dos processos licitatórios realizados pela SEBRAE/MA no exercício de 2012 teve por objetivo avaliar a gestão de compras e contratações de acordo com as seguintes diretrizes: regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por inexigibilidade e dispensa de licitação; utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras; e qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e contratações. Nesse contexto, foram utilizados os critérios de materialidade, relevância e criticidade como metodologia para escolha da amostra, resultando em uma amostragem não probabilística, a qual não possibilita a extrapolação das conclusões obtidas a partir dos 11

12 processos analisados para o universo das contratações realizadas pelo SEBRAE/MA no exercício em análise. Nesse sentido, conforme informações prestadas pela Unidade, a quantidade e o montante contratados no exercício de 2012 estão demonstrados nas tabelas a seguir: a) Licitação - Geral Quantidade total Processos Licitatórios Volume total de recursos dos processos licitatórios (R$) Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade , ,00 0 0,00 Volume dos recursos em que foi detectada alguma irregularidade b) Dispensa de Licitação Quantidade total Dispensas Volume total de recursos de dispensas (R$) Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade Volume dos recursos em que foi detectada alguma irregularidade , , ,35 Neste ponto vale destacar que da análise dos processos de dispensa foi detectado fracionamento de despesas aliado a superfaturamento, além de impropriedades tais como ausência comprovante de realização de pesquisa de preços de mercado a fim de subsidiar o valor estimado para contratação; ausência de comprovante de realização do evento; ausência de documento fiscal comprobatório da execução dos serviços; processo de dispensa com cotação junto a empresas pertencentes a um grupo familiar; e contratação de empresas ligadas a Conselheiro da UJ. No âmbito do Sistema de Gestão de Credenciados (SGC) do Sistema SEBRAE, verificou-se a contratação de empresas cujos sócios detêm vínculos de cônjuge com empregados do SEBRAE/MA. c) Inexigibilidade de Licitação Quantidade total Inexigibilidades Volume total de recursos de Inexigibilidades (R$) Quantidade avaliada Volume de recursos avaliados (R$) Quantidade em que foi detectada alguma irregularidade Volume dos recursos em que foi detectada alguma irregularidade , , ,00 Aqui importa registrar que no único processo analisado foi detectada contratação de professor com dedicação exclusiva para realização de consultoria em horários coincidentes com aulas ministradas, com potencial prejuízo à Unidade examinada. 12

13 #/Fato# d) Compras sustentáveis Área Quantidade de processos de compra na gestão 2012 Quantidade de processos de compra selecionados para avaliação Quantidade de processos (dos avaliados) em dispensados de aplicar a legislação de compras sustentáveis Quantidade de processos (dos avaliados) em conformidade com a legislação de compras sustentáveis TI Obras Materiais Quantidade de processos (dos avaliados) em desconformidade com a legislação de compras sustentáveis Com base em informação apresentada pela Unidade, foi constatado que não houve utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e na contratação de serviços e obras. Portanto, pode-se concluir que o SEBRAE/MA não tem observado os critérios de sustentabilidade ambiental nas aquisições de bens e serviços e não está adotando providências com objetivo de conseguir maior aderência às normas regulamentadoras da matéria. e) Controles Internos Administrativos da Gestão de Compras A avaliação quanto à estrutura de controles internos da Unidade Jurisdicionada com vistas a garantir a regularidade das contratações foi realizada e encontra-se consignada na análise presente no item 5 avaliação dos controles internos deste relatório. Face ao exposto, a análise da amostra permite concluir pela inadequação parcial dos procedimentos adotados pelo SEBRAE/MA nos certames analisados, com relação à regularidade dos procedimentos de contratação, evidenciando a necessidade de aprimoramento dos controles internos aos ditames legais, com vistas a conseguir maior aderência às disposições contidas no Regulamento de Licitações e Contratos da Entidade e na jurisprudência do Tribunal de Contas da União. 2.7 Avaliação da Gestão de Tecnologia da Informação A avaliação da gestão de Tecnologia da Informação - TI está estruturada a partir da abordagem dos seguintes aspectos: definição de um planejamento estratégico de TI e de uma política de Segurança da Informação; existência de um comitê diretivo de TI formalmente designado e atuante; estrutura de pessoal envolvida com TI; adequação dos procedimentos e capacidade para o desenvolvimento e produção de sistemas; e adequação dos procedimentos para contratação e gestão de bens e serviços adquiridos. Para cada tema, estabeleceu-se a seguinte metodologia de análise constante no quadro a seguir, considerando inclusive os resultados já obtidos no Acompanhamento Permanente da Gestão 2012: Tema PDTI Recursos Humanos Política de Segurança da Informação Metodologia Análise documental do PDTI ou documento equivalente, das listas das ações de TI de Análise documental das informações disponibilizadas referente a distribuição da força de trabalho relacionado à TI e do plano de cargos e salários da UJ. Avaliação da política de Segurança da Informação e Comunicação e/ou outros documentos correlatos; e de documentos que comprovassem a participação da alta direção nas decisões relacionadas a POSIC. (Atas, s, memorandos) 13

14 #/Fato# Desenvolvimento de Software Contratações de TI Análise documental do Plano Estratégico de TI; descrição detalhada do processo de desenvolvimento; documentos contendo gestão de acordos de níveis de serviços das soluções de TI. Avaliação dos processos de formalização e de pagamento das contratações realizadas pela UJ no exercício em análise, e do documento contendo processo de trabalho formalizado para contratação de bens e serviços de TI. A partir dos registros constantes no tópico "Achados de Auditoria" pode-se chegar às seguintes conclusões por tema. I) Planejamento Estratégico de TI A Entidade não dispõe de um Plano Estratégico de Tecnologia da Informação, formalmente elaborado e publicado, mas um planejamento financeiro e um documento descritivo das ações previstas para 2012, denominado PROPOSTA DE TRABALHO UNTI II) Política de Segurança da Informação A política de segurança encontra-se regulamentada na Instrução Normativa nº 015/04-01, que trata da segurança de acesso à rede e sistemas aplicativos, dispondo sobre as regras a serem observadas por todos os funcionários, prestadores de serviços, estagiários e demais usuários dos recursos de Tecnologia da Informação TI, equipamento(s), sistema(s) operacional (is), software(s) e aplicativo(s), disponibilizado(s) pelo SEBRAE/MA, para a execução de suas atividades. Este normativo encontra-se disponível para consulta na intranet da Unidade e é norteadora de ações e processos utilizados pelo SEBRAE/MA e que, no decorrer de seu texto, remete à Unidade de Tecnologia e Informação algumas atribuições e responsabilidades. III) Recursos Humanos de TI A força de trabalho do SEBRAE/MA relacionada com a Tecnologia da Informação é composta por oito pessoas, sendo três funcionários e cinco contratados, em que se verifica que todos têm graduação ou cursam curso superior em áreas afeitas ao tema em análise. IV) Desenvolvimento e Produção de Sistemas A maior parte dos sistemas utilizados no SEBRAE/MA são corporativos, desenvolvidos e mantidos pela organização ou adquiridos de empresas do mercado, ficando apenas para desenvolvimento da equipe do SEBRAE/MA as aplicações menos complexas ou geradores de relatórios gerenciais. V) Contratação e Gestão de Bens e Serviços de TI As contratações da Unidade de Tecnologia da Informação seguem as regras estabelecidas na Instrução Normativa 03/01 de Regulamento de Licitações e Contratos do Sistema SEBRAE. Não foram identificadas contratações dessa natureza no exercício de

15 2.8 Avaliação da Gestão do Patrimônio Imobiliário A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas, no item relacionado à avaliação da gestão do patrimônio imobiliário na unidade regional do Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas-SEBRAE/MA, durante o exercício de 2012, consideraram-se as seguintes questões de auditoria: a) Os processos de locação ou compra/venda de imóveis são formalizados e os preços contratuais das compras/vendas ou dos aluguéis são compatíveis com os valores de mercado? b) Os gastos com benfeitorias necessárias e úteis realizadas pela Unidade nos imóveis locados de terceiros durante o exercício fiscal foram indenizadas pelos locadores nos termos na Lei 8245/1991? c) Os contratos de serviços terceirizados (vigilância ostensiva; limpeza e conservação) foram celebrados em consonância com o Regulamento de Licitações e Contratos da Entidade? d) As licenças e alvarás de funcionamento dos imóveis são válidos e em conformidade com a legislação local? e) Há rotinas de controle definidas, inclusive quanto à designação de funcionário responsável pela gestão dos bens imóveis próprios e locados de terceiros sob responsabilidade da Unidade? f) Existe identificação de riscos no que concerne à gestão dos bens imóveis próprios e locados de terceiros sob responsabilidade da Unidade? g) São tomadas medidas compatíveis conforme a avalição dos riscos do processo (Procedimento de Controle)? h) Existem indicadores de gestão que monitorem o processo? i) As recomendações da Auditoria Interna, CGU e TCU, referentes ao processo, foram atendidas? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na avaliação por amostragem não aleatória depois de realizado o levantamento de todos os bens imóveis existentes, bem como dos gastos com manutenção, locação e benfeitorias. Utilizou-se no levantamento informações do inventário de bens imóveis da Unidade. Levantamento dos Imóveis Localização Quantitativo de bens imobiliários Quantidade total de imóveis sob a responsabilidade da UJ Próprio Locado Próprio Locado Brasil Exterior Total Avaliação dos gastos com manutenção de imóveis, bens locados de terceiros e ressarcimento de benfeitorias úteis. Valor/percentual Gastos com benfeitorias em bens imóveis Gastos realizados com benfeitorias de imóveis Próprio Locado de terceiros Valores totais , ,87 Percentual sobre o total 91,17% 8,83% 15

16 #/Fato# Observa-se que a Unidade realizou gastos considerados materialmente irrelevantes com benfeitorias em imóveis de terceiros, com apenas 8,83% do dispêndio total, em que pese eles representarem 69,23% do quantitativo dos imóveis utilizados pelo SEBRAE/MA (próprios e locados). Qtde Existente Gastos com locação de imóveis de terceiros Qtde Avaliada Qtde em que foi detectada irregularidade (preço contratado superior ao preço de mercado) Observa-se que, dos imóveis locados, não foram detectados valores de alugueis fora da realidade de mercado onde estão localizados às unidades regionais do SEBRAE/MA. Qtde Existente em que houve benfeitorias Gastos com manutenção de imóveis Qtde Avaliada Qtde em que foi detectada irregularidade (não foi providenciada a indenização) Observa-se que houve gastos com manutenção em apenas um imóvel locado, porém não ocorreu o ressarcimento da despesa por ressalva em cláusula. Essa última análise combinada com as duas anteriores indica que houve uma gestão do patrimônio imobiliário razoável, sem ocorrência de dano financeiro à Unidade. Qtde Existente em que houve benfeitorias Validade dos alvarás dos imóveis Qtde Avaliada Qtde em que foi detectada irregularidade (falta de alvará ou alvará com validade vencida) Dos treze alvarás das unidades do SEBRAE/MA todas as licenças para localização e funcionamento estavam dentro do prazo de validade, sem comprometimento da continuidade dos serviços oferecidos pelas unidades central e regionais. Controles Internos Administrativos da Gestão do Patrimônio Imobiliário (estrutura de pessoal e tecnológica) A gestão do patrimônio imobiliário mostrou-se razoável, contribuindo para não ocorrência de irregularidades que ocasionassem prejuízo ao patrimônio próprio da Unidade. 2.9 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do cumprimento dos acórdãos para a Unidade considerando a seguinte questão de auditoria: caso haja uma determinação específica do TCU à CGU para ser verificada na AAC junto à Unidade, a mesma foi atendida? 16

17 #/Fato# #/Fato# #/Fato# A metodologia consistiu no levantamento de todos os acórdãos que haja determinação para a Unidade e seja citada a CGU com posterior verificação do atendimento do mesmo. Nas pesquisas realizadas no site do TCU, constatou-se que em 2012 não foram expedidas determinações ao SEBRAE/MA Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU O órgão de controle interno optou por incluir a avaliação do cumprimento das recomendações emitidas por ele considerando a seguinte questão de auditoria: A Unidade mantém uma rotina de acompanhamento e atendimento das recomendações emanadas pela CGU, especialmente quanto: à instauração de TCE, à apuração de responsabilidade, ao fortalecimento do controle interno administrativo? A metodologia consistiu no levantamento de todas as determinações existentes e emitidas durante a gestão 2012 com posterior verificação de seu atendimento. Segundo pesquisa prévia das ações de controle realizadas, constatou-se que no exercício de 2012 não existem determinações pendentes nem há recomendações expedidas pelas Unidades de Controle Interno da CGU para o SEBRAE/MA Avaliação do Parecer da Auditoria Interna O SEBRAE/MA possui órgão de auditoria interna constituído. A Unidade não apresentou, no processo de prestação de contas, o parecer da unidade de auditoria interna. Instada a se manifestar, por meio da Nota de Auditoria nº /001, a UJ, mediante o Ofício DIREX nº 003/2013, de 24/06/2013, respondeu que a inclusão do parecer não se aplicaria ao SEBRAE/MA por não haver tal exigência em seus atos constitutivos Avaliação dos Controles Internos Administrativos A fim de atender ao estabelecido pela Corte de Contas nesse item, considerou-se a seguinte questão de auditoria: (i) Os controles internos administrativos instituídos garantem o atingimento dos objetivos estratégicos? A metodologia da equipe de auditoria consistiu na avaliação de todas as áreas de gestão auditadas (já avaliadas nos itens anteriores) e dos principais macroprocessos finalísticos. A partir da avaliação comparada entre os controles internos por área de gestão e os macroprocessos finalísticos, emitiu-se uma opinião sobre os componentes: ambiente de controle, avaliação de risco, procedimentos de controle, informação e comunicação, monitoramento. Relação entre os Macroprocessos Finalísticos (objetivos estratégicos) e Controles Internos Administrativos: Conforme destacado no Relatório de Gestão 2012, o SEBRAE/MA apontou cinco Macroprocessos Finalísticos que foram priorizados para alcançar os objetivos institucionais da Unidade: Promover a inovação nas MPE maranhenses; Potencializar a conquista e ampliação de mercados; Orientar e capacitar em gestão, tecnologia e processos; Fortalecer a cultura do empreendedorismo; e Fomentar o desenvolvimento territorial e de sistemas produtivos locais. 17

18 #/Fato# O desempenho do SEBRAE/MA na execução de sua estratégia é monitorado por meio de indicadores denominados Resultados Institucionais, Metas Mobilizadoras e Metas de Atendimento. Das áreas analisadas pela equipe de auditoria, verificou-se que Resultados Quantitativos e Qualitativos e Gestão de Compras e Contratações estão relacionadas aos principais macroprocessos finalísticos da Unidade. A respeito das estruturas de controles internos administrativos no âmbito do SEBRAE/MA, o quadro abaixo esboça a comparação entre os dados informados pelo Gestor no Relatório de Gestão 2012 e a avaliação realizada pela Equipe de Auditoria, condensada na Planilha de Avaliação dos Controles Internos do SEBRAE/MA. Aspecto da Estrutura de Controle Interno Posição da UJ Avaliação da Equipe de Auditoria Ambiente de Controle Parcialmente válida Parcialmente válida Avaliação de Risco Parcialmente válida Parcialmente inválida Procedimentos de Controle Parcialmente válida Parcialmente válida Informação e Comunicação Totalmente Válida Parcialmente inválida Monitoramento Parcialmente válida Neutra No que se refere às áreas analisadas, verificou-se que em Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão os controles internos administrativos estão adequadamente estruturados, boa parte em função dos sistemas informatizados (Sistema de Monitoramento Estratégico e Sistema de Gestão Estratégica) que acompanham e monitoram a execução dos programas finalísticos da Unidade. Nas áreas de Gestão de Pessoas e Gestão de Transferências, observou-se que os controles administrativos são razoáveis. Quanto à área referente à Gestão de Compras e Contratações, a partir das análises realizadas, observaram-se fragilidades nos procedimentos de controle adotados pela UJ nos procedimentos licitatórios. Há necessidade, portanto, de que os controles internos sejam aprimorados, a fim de que a Unidade consiga maior aderência às disposições contidas no Regulamento de Licitações e Contratos da Entidade e na jurisprudência do Tribunal de Contas da União. Diante do exposto, pode-se afirmar que os controles internos estão parcialmente adequados para o atingimento dos objetivos estratégicos da Entidade Ocorrências com dano ou prejuízo Entre as constatações identificadas pela equipe, aquelas nas quais foi estimada ocorrência de dano ao erário são as seguintes: Impropriedades em processos de contratação de bens e serviços: não realização de pesquisa de preços de mercado; não apresentação de CND da Fazenda Estadual; não comprovação de realização do evento; contratações acima dos valores estimados; contratação de fornecimento de lanches para o dobro de pessoas estimadas em eventos; 18

19 ausência de documento fiscal comprobatório da execução dos serviços; contratação de professor com dedicação exclusiva para realização de consultoria em horários coincidentes com aulas ministradas; processo de dispensa com cotação junto a empresas pertencentes a um grupo familiar; dispensa de licitação com pagamentos por serviços diferentes dos cotados Superfaturamento na contratação de fornecimento de lanches/coquetéis/coffee breaks em eventos realizados pelo SEBRAE/MA. 3. Conclusão Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria. São Luís/MA, 23 de Setembro de

20 #/Fato# Achados da Auditoria - nº CONTROLES DA GESTÃO 1.1 CONTROLES INTERNOS AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS INFORMAÇÃO Ausência de Informações no Relatório de Gestão. Fato No processo de contas do exercício de 2012, o SEBRAE/MA, vinculado ao Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, deixou de apresentar a informação abaixo relacionada, mesmo sendo instado a fazê-lo: INFORMAÇÃO NÃO APRESENTADA Parecer da Unidade de Auditoria Interna PEÇA Peças Complementares ao Relatório de Gestão 2012 ITEM/NORMATIVO Anexo III - DN TCU 124/2012 Sobre o Parecer da Unidade de Auditoria Interna, do anexo III, da DN TCU n 124, de 05/12/2012, a UJ, por meio do Ofício DIREX nº 003/2013, de 24/06/2013, informou que a peça não se aplica à Unidade de Auditoria do SEBRAE/MA. Alegou que tal exigência somente deve ser requerida aos órgãos, entidades ou instâncias que devam se manifestar por exigência legal ou de seus atos constitutivos. Dessa forma, o SEBRAE/MA entende não ser aplicável a exigência de apresentação de Parecer da Unidade de Auditoria Interna constante no item acima mencionado INFORMAÇÃO Informações complementadas às apresentadas originalmente no Relatório de Gestão. Fato No processo de contas do exercício de 2012, o SEBRAE/MA, vinculado ao Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, incluiu as informações a seguir relacionadas em complementação às apresentadas originalmente e em atendimento à Nota de Auditoria (NA) nº /001 e Solicitações de Fiscalização (SF) nº /008 e /010. As informações complementares foram anexadas ao processo de contas da Unidade. INFORMAÇÃO PEÇA ITEM/NORMATIVO COMPLEMENTADA Rol de Responsáveis Peças Complementares ao Relatório de Gestão 2012 Capítulo III do título II da IN TCU nº 63/2010 e reforçado no art. 2º da DN TCU nº 124/2012. Evolução histórica do Relatório de Gestão 2012 Item iii do subitem 9.2. da 20

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