InterCall Online Como programar reuniões de Reservationless-Plus

Transcrição

1 M A N U A L D O U S U Á R I O InterCall Online Como programar reuniões de Reservationless-Plus Através do uso de InterCall Online, você pode programar reuniões de Reservationless-Plus pela Internet. O benefício principal de programar sua reunião através da InterCall Online é sua capacidade para enviar convites automáticos e lembretes por correio eletrônico aos participantes de sua reunião. Logo depois de iniciar sessão, será levado a sua página principal individual. Sua página principal é o lugar no qual encontrará um resumo de todas as características e ferramentas disponíveis que estão configuradas em seu perfil do titular da conta. Se sua empresa decidir assim, essa página pode incluir a marca de sua empresa, e também anúncios especiais sobre novas funções e serviços. Como programar uma reunião Neste manual do usuário encontrará instruções passo a passo para: Programar uma reunião Iniciar uma reunião não programada Iniciar uma reunião programada Pode programar uma reunião diretamente da sua página principal ou da aba reuniões. 1. Clique em Schedule a Meeting (Programar uma reunião) de qualquer um destes lugares. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

2 2. Escolha Reservationless-Plus abaixo de Select Audio Option (Selecionar opção de áudio) na seção New Meeting Setup (Configuração de nova reunião) para criar o tipo de reunião que deseja programar (nesta tela encontrará descrições completas de cada serviço habilitado em seu perfil) ou selecione um modelo existente na seção Use a Call Template (Usar um modelo de chamada) e em seguida clique em Continue (Continuar). Selecione sus números de acesso em Dial-In Numbers. Escolha se deseja incluir números de acesso internacional no seu convite de boas-vindas através da opção Include international dial-in numbers on my welcome invite. Só deve marcar esta opção se já selecionou os países que serão mostrados na visualização de detalhes do produto, a qual pode ser acessada de Products Detail (Detalhe de produtos) dentro de Manage My Account (Administrar minha conta) ou veja Product Detail (Detalhe de produtos) na seção Quick Links (Links rápidos). Quando marque o quadro Include (Incluir), serão mostrados os números de acesso para os países que selecionou na confirmação por correio eletrônico que receberá para esta chamada. 3. Complete a seção Meeting Information (Informação da reunião). Selecione a data de sua reunião onde diz Date, clicando no ícone do calendário. Selecione a hora de sua reunião onde diz Time usando o menu deslizante. Selecione a zona horária de sua reunião onde diz Time Zone usando o menu deslizante. A zona horária será, por predeterminação, a que estiver salva em seu perfil de titular da conta. Especifique a duração de sua reunião em horas e minutos onde diz Duration. Sua data de finalização será calculada automaticamente. Especifique a quantidade de participantes de sua reunião onde diz Number of Participants. Necessitará calcular a quantidade de participantes que ligarão para sua linha tarifada e a quantidade que ligarão para sua linha gratuita. Se a quantidade calculada de participantes que ligam a seu número tarifado supera 100 ou se a quantidade de participantes que ligam para sua linha gratuita supera 500, deve programar sua reunião ligando a nosso departamento de reservas. 4. Embora não seja obrigatório, é útil incluir um assunto (onde diz Topic) para distinguir esta reunião de outra. Selecione Yes ou No, se você é quem programa a reunão. Se programa a reunião em nome de outra pessoa, forneça sua informação neste lugar para que um coordenador da conferência tenha um ponto de contato, caso surja alguma pergunta. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

3 Selecione Yes ou No, se você é a pessoa que lidera a reunião. Se não é o líder da reunião, forneça a informação solicitada nesta área. Lista de participantes A lista de participantes é uma função de segurança utilizada para garantir que só os participantes convidados tenham licença da operadora da conferência para ingressar a mesma. Pode escolher que a operadora da conferência chame a um participante ou indicar ao participante que ligue para ingressar a chamada. Esta função também pode ser usada para comunicar detalhes da reunião aos participantes. 1. Seleccione Add Participant from list (Adicionar participante da lista) para selecionar os participantes de uma lista salva (ver agenda de endereços), destacando seus nomes e clicando em Add Selected Participant to Meeting (Adicionar participante selecionado à reunião). Sua tela se atualizará ao adicionar isso. Ou Selecione Add Participant (Adicionar participante) para adicionar participantes novos à reunião. Complete a tabela com seus detalhes e clique em Save Participant (Salvar participante). A tela se atualizará para mostrar uma lista dos participantes de sua chamada. 2. Para editar os participantes na lista, clique na flecha à esquerda do nome e escolha edit ou delete. Ao selecionar edit, será enviada a tela Add/Edit participant (Adicionar/Editar participante). Ao selecionar delete (apagar) você será solicitado a confirmar se deseja eliminar este participante de sua reunião. 3. Se deseja realizar alguma seleção opcional para sua reunião, clique na aba adequada. Do contrário, clique em Save (Salvar) para reservar sua chamada. INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

4 Como iniciar sua reunião Você tem a opção de inicar uma reunião não programada ou previamente programada em InterCall Online e acessar o administrador de chamadas de Reservationless-Plus. Reunião não programada 1. Selecione Instant Meeting (Reunião instantânea) da seção Today s Upcoming Meetings (Próximas reuniões de hoje) em sua página de Início ou em sua página de Reuniões 2. Selecione Reservationless-Plus e logo Start (Iniciar). 3. O administrador de chamadas de Reservationless-Plus se abrirá em outra janela Reunião previamente programada 1. Se já programou previamente uma reunião Reservationless-Plus na InterCall Online, escolha uma das conferências da lista na seção Today s Meetings (Reuniões de hoje) na sua página de Início ou na sua página de Reuniões, selecionando-a no menú da flecha direita e clicando em Start Meeting (Iniciar reunião). INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM

5 2. O administrador de chamadas de Reservationless-Plus se abrirá em outra janela Atendimento ao cliente Suporte técnico e atendimento ao cliente Suporte técnico Atendimento em Inglês (24 horas): Argentina Brasil Chile Colombia Costa Rica México Panamá Perú Uruguai EUA Venezuela conferencias@intercall.com Perguntas sobre faturamento e contas Atendimento em Português (8 às 17 do Brasil): Brasil Treinamento e recursos Página da InterCall em Português Recursos online, manual do usuário e treinamentos gratuitos INFO@INTERCALL.COM INTERCALL.COM