2. Implantação de sistemas integrados de gestão

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1 Arquitetura de Integração de Sistemas: Aspectos e Considerações Renata Seldin (UFRJ) renata@gpi.ufrj.br Renato Flórido Cameira (UFRJ) cameira@gpi.ufrj.br Resumo: Este trabalho visa levantar alguns aspectos relevantes para a análise dos sistemas legados de uma empresa em processo de aquisição e entrada em funcionamento de um Sistema Integrado de Gestão (SIG). Além disso, salienta a importância da aderência entre os processos de negócio e os sistemas de uma organização, fazendo menção a outros componentes que devem ser avaliados durante a definição de uma Arquitetura Integrada de Sistemas(AIS). 1. Introdução A introdução, nas organizações, de Sistemas Integrados de Gestão (SIG) como ERP (Enterprise Resource Planning), SCM (Supply Chain Management), CRM (Customer Relationship Management) e outros torna necessária uma revisão dos sistemas legados e de desenvolvimento próprio previamente existentes, além de uma análise dos dados de cada um deles e um levantamento de quais sistemas ou partes de sistemas ainda serão importantes para a empresa e quais sistemas serão substituídos ou descartados. Este artigo visa abordar alguns aspectos que facilitem a construção de um modelo de análise da Arquitetura Integrada de Sistemas (AIS) de organizações, com vistas à integração de plataformas em aquisição e os sistemas remanescentes. 2. Implantação de sistemas integrados de gestão O contexto crescentemente competitivo e global da atuação das organizações tem levado a uma focalização da atuação nas competências centrais e a conexão a outras organizações (fornecedores ou clientes, por exemplo, que, como sugere Cameira et al. (2002) se tornam colaboradores e/ou parceiros devido aos interesses de negócios em comum e a interdependência entre os atores), com competências centrais distintas, mas necessárias. Neste contexto, a manutenção da vantagem competitiva requer uma visão o mais completa e no menor tempo quanto possível, de forma a prover a tomada de decisões em tempo hábil, frente à concorrência. A tecnologia da informação (incluindo telecomunicações) atua como habilitadora dessa conexão e dessa gestão da informação, permitindo a integração entre as áreas funcionais de uma empresa (e seus sistemas de informação), entre a matriz e sucursais, e entre clientes e fornecedores, ao longo da cadeia de valor. Os Sistemas Integrados de Gestão permitem, em grau que varia com a completitude e alcance, casado, de suas implantações, a visão integrada mencionada anteriormente, auxiliando a tomada de decisões mais rápida e com maior probabilidade de sucesso.

2 A introdução destes sistemas na organização, no entanto, é um processo complexo que passa pela seleção do pacote (antes, a decisão por adquirir pronto ou desenvolver), planejamento da implantação, desenho da solução, implantação, e acompanhamento pósimplantação (COLAGENO FILHO, 2001). Neste artigo serão focados os principais aspectos do desenho da solução. Para tal, tornase necessária uma revisão dos sistemas legados (adquiridos ou desenvolvidos internamente) pré-existentes ao estudo de viabilidade da implantação, a análise dos dados de cada um deles e um levantamento do que ainda será importante para a empresa e quais sistemas serão substituídos/ descartados. Além disso, é necessário avaliar os possíveis desenvolvimentos futuros a serem realizados de modo a atender uma expansão da abrangência de atuação dos SIGs, voltadas portanto para a continuidade da expansão das fronteiras de atuação destes sistemas, fazendo uso da infra-estrutura de hardware (equipamentos, redes de comunicação) e software complementar (banco de dados, sistemas operacionais de rede, sistemas de backoffice, etc.) disponível e também em constante evolução (CAMEIRA, 1999). 3. Análise dos sistemas pré-existentes Para se realizar uma análise dos aplicativos e sistemas pré-existentes é necessário que se tenha feito, antes, uma análise dos processos de negócios da organização (esta análise é importante para testar a adequação dos sistemas às tarefas que devem ser realizadas por eles). Supondo-se que o mapeamento dos processos de negócio foi concluído, é necessário fazer um levantamento de todos os sistemas existentes antes da implantação do Sistema Integrado de Gestão. Este levantamento deve levar em consideração a plataforma de desenvolvimento do sistema, seus dados e quais processos são suportados por ele. Uma segunda análise deve ser feita, comparando os sistemas existentes com as funcionalidades do sistema integrado, verificando quais serão atendidas pelo novo pacote (e, portanto, o aplicativo atual pode ser descartado) ou sistema a ser desenvolvido e quais ainda necessitarão dos sistemas existentes. Cabe ressaltar que existem funcionalidades que podem ser atendidas por pacotes de sistemas integrados, mas que, por vezes, podem ter bom, ou melhor, desempenho quando feitas através de sistemas já existentes e por isso estes sistemas devem ser considerados na nova arquitetura. O conjunto de sistemas restante deve passar por uma análise técnica, sendo avaliado por funcionários de Tecnologia da Informação em características como: - esforço de manutenção evolutiva; - grau de atualização da informação; - confiabilidade da informação; - confiabilidade do aplicativo; - freqüência de manutenção corretiva; - facilidade de utilização;

3 - controle de acesso; - resistência às falhas; - facilidade de parametrização e customização; - manutenção adaptativa/ evolutiva do sistema, etc. Os sistemas deverão, ainda passar por uma análise funcional, feita pelos usuários do sistema (que informarão a adequação funcional, facilidade de utilização, facilidade de autoaprendizado, confiabilidade da informação, performance, confiabilidade, grau de atualização do aplicativo, etc.). Ambas as análises devem conter uma avaliação geral do aplicativo, levantamento dos pontos de melhoria e dos benefícios trazidos pelo mesmo. O desenvolvimento ou utilização de um método que permita a tabulação dos resultados da análise, por exemplo, matemático, atribuindo pesos para cada uma das características analisadas de forma a combinar as avaliações e classificar os aplicativos de acordo com sua aderência ao processo ao qual deve atender e sua qualidade técnica, é importante. Essa avaliação comparativa irá permitir alocar os sistemas numa lógica cartesiana: aderência processual x qualidade técnica, como mostra a Figura 1. Figura 1 - Aderência Processual X Qualidade Técnica De acordo com a figura, os aplicativos que tenham baixa aderência processual e pouca qualidade técnica podem ser os primeiros candidatos à substituição. Àqueles que têm baixa aderência processual, mas alta qualidade técnica sugere-se a revisão de forma a atender de forma mais eficaz aos processos que suportam. Para os sistemas que têm alta aderência processual, mas apresentam pouca qualidade, priorizam-se as melhorias no âmbito técnico, até que estejam de acordo com os padrões da nova arquitetura a ser estabelecida.

4 Os dois quadrantes anteriores permitem identificar melhorias preliminares, com foco no atendimento de requisitos básicos tais como funcionalidade, integração, confiabilidade, auditabilidade, segurança, facilidade de uso, entre outras. Por fim, aqueles sistemas que têm aderência processual e muita qualidade técnica devem ser os sistemas com menor prioridade de substituição, sendo, a princípio, mantidos e considerados no mapeamento da Arquitetura Integrada de Sistemas final. 4. Sistemas integrados e sistemas complementares Após a análise dos sistemas existentes deve-se realizar uma análise sob a ótica dos processos de negócios da empresa. A princípio, essa análise se dá alocando os sistemas a cada processo mapeado, identificando assim possíveis gaps (processos sem nenhum apoio de sistemas) e redundâncias (processos apoiados por diversos sistemas que criam duplicidade de dados ao invés de funcionarem de forma integrada e complementar). Para Cameira et al. (2003), a aderência dos sistemas aos processos de negócios suportados por eles vem crescendo e hoje, com o desenvolvimento da componentização de sistemas norteada pela componentização de processos, ao modificar-se o processo, no instante imediatemente seguinte se ajustaria o sistema que o suporta; no sentido inverso, uma eventual modificação do sistema, automaticamente ajustaria os componentes do processo a estes sistemas referenciados, alterando os modelos de negócio da organização e da cadeia aonde esta organização opera. Uma segunda etapa consiste no levantamento de necessidades e de iniciativas em andamento (desenvolvimento de soluções, estudos de viabilidade econômica de compras de outros pacotes, etc) dentro da organização de forma a completar a arquitetura com as novas aquisições/desenvolvimentos. Cabe ainda, identificar alternativas de mercado (pacotes) que possam atender aos requisitos ressltados no levantamento dos gaps de apoio aos processos de negócios, caso não se tenha uma solução caseira já adotada, além de identificar obstáculos e riscos à implantação da nova arquitetura e definir os devidos planos de tratamento dos riscos. Por fim, é importante ressaltar que a evolução dos Sistemas Integrados de Gestão acontece cada vez mais rapidamente, sendo por isso necessário montar uma Arquitetura Integrada de Sistemas mais complexa que preveja e antecipe upgrades e manutenções. Para diminuir essa complexidade, Cameira (1999) salienta o alinhamento dos estudos das tentativas promovidas pela alteração estrutural dos sistemas e daquelas associadas ao melhor entendimento e gestão dos modelos de negócios de forma central à definição e a configuração dos sistemas, visando dotar estes sistemas de flexibilidade e melhor adequabilidade à organização. A visão da Arquitetura Integrada de Sistemas, com seus Sistemas Integrados de Gestão e seus sistemas de bases de dados mantidos não está completa sem as redes de comunicação (que também devem ser planejadas para atender as demandas da nova AIS) e da EAI - Integração dos Aplicativos Empresariais (do inglês Enterprise Application Integration).

5 A EAI, para Ruh et al., é a criação de soluções de negócio baseadas na combinação de aplicativos usando um middleware comum, ou seja, a plataforma que permite a real conexão entre os plug-ins dos Sistemas Integrados de Gestão. 5. Conclusões Através do método apresentado, é possível elaborar uma Arquitetura Integrada de Sistemas que inclua os sistemas pré-existentes considerados adequados à estratégia de negócio e que apoiam seus processos de forma satisfatória; aqueles pré-existentes que foram modificados (seja em questões técnicas ou de aderência processual) para encaixar na nova arquitetura; novos aplicativos (de desenvolvimento in-house ou pacotes prontos) que venham substituir antigos sistemas; e aplicativos de integração entre os sistemas selecionados, de forma a maximizar a eficiência da arquitetura como um todo, através de compartilhamento de dados e/ou funções. O mapa da arquitetura final não deve, no entanto, conter apenas os sistemas, mas também incluir um plano das ações necessárias para atingi-lo (como prazos, esforço estimado, capacitações necessárias, etc). É importante lembrar que os sistemas de uma organização devem ser aderentes aos processos de negócios que suportam sua estratégia e que os avanços tecnológicos já permitem esta aderência de forma que uma mudança em um processo altere um procedimento ou tarefa relacionado ao sistema, da mesma maneira que uma atualização ou manutenção no sistema impacte no processo, diminuindo, assim as necessidades de adaptação na Arquitetura Integrada de Sistemas. Referências CAMEIRA, R.F. (1999) - Sistemas Integrados de Gestão - Perspectivas de Evolução e Questões Associadas. XIX ENEGEP - Encontro Nacional de Engenharia de Produção. Rio de Janeiro, Brasil. CAMEIRA, R. F. et alli. (2002) Componentized Integrated Systems Architecture and Business Process Engineering: Methodological Aspects. VIII ICIEOM - International Conference on Industrial Engineering an Operations Management. Curitiba, Brasil. CAMEIRA, R., CAULLIRAUX, H., PAIM, R. e SCIAMMARELLA, L. (2003) - Componentização de Processos e de Sistemas: Impactos Metodológicos na Implantação de Sistemas Orientados por Processos. XXIII ENEGEP - Encontro Nacional de Engenharia de Produção. Ouro Preto, Brasil. COLAGENO FILHO, L. (2001) - Implantação de Sistemas ERP: um Enfoque de Longo Prazo. São Paulo: Editora Atlas. RUH, W.; MAGINNIS, F. and BROWN, W (2001) - Enterprise Application Integration. New York, USA: John Wiley & Sons, Inc.