WorkFlow do processo de pagamento

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1 Rev.01 PÁG. 1/43 SOFTEXPERT WORLDWIDE WorkFlow do processo de pagamento PÁG. 1/43

2 Rev.01 PÁG. 2/43 1. LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Tela de login do SE Suite Figura 2 - Tela inicial do SE Suite Figura 3 - Tela de dados do usuário Figura 4 - Tela de dados do usuário Figura 5 - Tela de dados do usuário Figura 6 Layout da tela de WorkFlow Figura 7 Anexando informações ao problema Figura 8 Fluxo Figura 9 Menu de registro Figura 10 Tela de dados iniciais Figura 11 Tela Registrar RCA/RCI Figura 12 Grid Notas Fiscais Figura 13 Cadastro de notas fiscais Figura 14 botões de save Figura 15 Visualização das notas fiscais preenchidas Figura 16 Execução do fluxo Figura 17 Atividade Aprovar Termo de Recebimento Figura 18 Atividade Aprovar Termo de Recebimento, menu Anexo Figura 19 Desassociando atividade do usuários Figura 20 Atividade Emitir nota extra orçamentaria no IPM Figura 21 Executado atividade Emitir nota extra orçamentaria no IPM Figura 22 Tela da atividade Preencher e aprovar termo de recebimento definitivo Figura 23 Desassociando atividade do usuários Figura 24 Atividade Aprovar termo de recebimento (2) Figura 25 Atividade Aprovar termo de recebimento (presidente) Figura 26 Atividade Definir número patrimonial Figura 27 Grid Patrimônio Figura 28 Cadastro de patrimônio Figura 29 botões de save Figura 30 Visualização dos patrimônios inseridos Figura 31 Execução do fluxo Figura 32 Atividade preencher certidão de regularidade Figura 33 Campos da certidão Figura 34 Executando atividade Figura 35 Executando atividade de aprovação da certidão de regularidade Figura 36 Atividade analise e aprovação de processo Figura 37 Justificativa de retorno Figura 38 Atividade de validação do processo Figura 39 Justificativa de retorno Figura 40 Tela de consulta Figura 41 Tela de consulta avançada PÁG. 2/43

3 Rev.01 PÁG. 3/43 2. SUMÁRIO 1. Lista de figuras Sumário Componentes SE Processo SE WorkFlow Conhecendo o sistema Acessando o sistema Detalhamento da tela inicial Principais botões do sistema Funções genéricas Pendências Layout da tela de WorkFlow Anexo Entendendo o fluxo Iniciação do processo Atividade: Preencher Termo de Recebimento e anexar documentos e NF Campos chaves Preenchendo Informações sobre as notas fiscais Aprovar termo de recebimento Emitir nota extra-orçamentaria no ipm Aprovar e preencher termo de recebimento definitivo Aprovar termo de recebimento (2) Aprovar termo de recebimento (presidente) Definir número patrimonial Preenchendo numeração do patrimônio Preencher certidão de regularidade Aprovar certidão de regularidade (Diretor E Secretário) Analisa e aprova processo? Valida processo? Consulta PÁG. 3/43

4 Rev.01 PÁG. 4/43 3. COMPONENTES 3.1. SE Processo Todo negócio é essencialmente um conjunto de processos - estratégicos, táticos e operacionais - independente do tamanho ou indústria onde opera. No clima econômico desafiador de hoje, as organizações estão buscando meios para aprimorar a eficiência dos processos que possuem impacto positivo sobre o desempenho financeiro. Processos de negócio eficazes possibilitam à organização entregar produtos e serviços para os clientes de maneira mais rápida em relação aos competidores e responder prontamente às mudanças exigidas pelo mercado. A fim de gerenciar seus processos de negócio, as empresas devem primeiro capturá-los e desenhá-los. Esses processos devem ser documentados por meio de uma linguagem comum e fácil de usar, em um formato compreensível. A ferramenta de modelagem deve ainda, permitir que pessoas de negócio facilmente descrevam e documentem seus processos. O SE Process é um poderoso modelador de processos 100% web, ideal para dar início a uma completa gestão por processos. Com sua arquitetura RIA (Rich Internet Application) e interface Web 2.0 aprimorada, o SE Process permite que, até mesmo usuários sem conhecimento técnico, modelem processos de negócio profissionais. O SE Process é focado nos usuários de negócio e é uma ferramenta perfeita para organizações que desejam implementar uma solução ampla, que permita definir, modelar, simular, publicar e otimizar seus processos de negócio. O SE Process possibilita a criação de qualquer tipo de processo por meio do simples drag and drop (arrastar e soltar) de elementos do processo para dentro de suas swimlanes (raias). Isto inclui a navegação na estrutura organizacional e mapeamento de pessoas para papéis funcionais. O SE Process oferece um conjunto integrado de recursos que habilitam usuários não técnicos a escrever lógicas de negócio, conectar aplicações existentes e construir interfaces de usuário para interação humana. O SE Process armazena os modelos de processo em um repositório central, permitindo que múltiplos modeladores trabalhem simultaneamente no desenvolvimento e manutenção dos modelos de processo. Além disso, a distribuição baseada em web torna o conhecimento relacionado aos processos permanentemente acessível para os usuários. Este repositório de processos corporativo garante simples navegação através de múltiplos níveis de uma hierarquia de processos. PÁG. 4/43

5 Rev.01 PÁG. 5/43 O SE Process oferece também, um simulador integrado de processos que possibilita aos usuários de negócio definir atributos como, duração de atividades, custos, utilização de recursos, executores, tempos de ciclo e outras variáveis dentro dos cenários propostos. O simulador provê ainda, um potente recurso de animação, permitindo análises do desempenho dos processos, em tempo real. Os conceitos e funcionalidades fornecidos pelo SE Process cumprem todos os requisitos estabelecidos pelos padrões e regulamentações internacionais, tais como, ISO 9000, ISO 14000, OHSAS 18000, ISO/TS 16949, BPMM, Six Sigma, FDA 21 CFR Part 11, FDA 21 CFR Part 820, SOX, ISO [HACCP], ISO [ITIL], COBIT, BSC, entre outros. PÁG. 5/43

6 Rev.01 PÁG. 6/ SE WorkFlow O SE Workflow oferece às organizações uma solução 100% web e de rápida implementação para automação de processos de negócio complexos que envolvam pessoas e documentos. Devido a sua arquitetura flexível, o SE Workflow acelera a velocidade do negócio, assegurando completa visibilidade e controle sobre o que acontece na empresa, quando acontece e quem está envolvido em fazer acontecer. O SE Workflow auxilia a unificar pessoas, processos e conteúdo que movem workflows, provendo ferramentas para automatizar, monitorar e analisar os processos de negócio. Com o seu motor de execução dinâmico, o SE Workflow permite que pessoas e sistemas de TI trabalhem em paralelo, integrando os processos de negócio do dia-a-dia com as aplicações empresariais. O SE Workflow é uma ferramenta para automação de processos de negócio que permite encaminhar tarefas e documentos aos usuários apropriados, assegurando que o trabalho seja encaminhado conforme o prazo estabelecido e realizado corretamente por cada executor. O sistema fornece para os usuários acesso fácil e direto às suas listas de tarefas pendentes. Essas listas são disponibilizadas a partir de um repositório de tarefas centralizado para garantir a distribuição e conclusão efetiva das tarefas pendentes. O SE Workflow provê um editor gráfico de workflows que possibilita a modelagem das instâncias de processo em tempo de execução ( in-flight modeling). O sistema ainda oferece biblioteca de objetos reutilizáveis, atribuição de tarefas por papel, tratamento de exceções (deadlines) e automação de tarefas, de forma que, mesmo processos de negócio complexos possam ser automatizados sem necessidade de programação. O SE Workflow também inclui o SE BI (Business Intelligence), uma ferramenta poderosa para elaboração de análises por linhas de negócio e detecção de ineficiências dos processos. O SE Workflow minimiza a transferência de tarefas, reduzindo assim, os tempos de ciclo. O sistema garante, não somente, produtividade aprimorada, mas também, que todas as instâncias de processo sigam as mesmas regras e estejam de acordo com o modelo do processo. Por meio do SE Workflow, as empresas podem obter a capacidade para implementar, automatizar e controlar seus processos de negócio, garantindo que os processos sejam executados da maneira que deveriam. PÁG. 6/43

7 Rev.01 PÁG. 7/43 4. CONHECENDO O SISTEMA 4.1. Acessando o sistema Para entrar no sistema, abra seu navegador de internet (internet explorer, google chrome ou mozilla firefox) e acesse o link: Ambiente de testes: Ambiente de produção: Em seguida insira seu usuário e senha, conforme figura 1. Figura 1 - Tela de login do SE Suite. PÁG. 7/43

8 Rev.01 PÁG. 8/ Detalhamento da tela inicial A figura 2 apresenta a tela inicial do SE Suite, após realizado o login com sucesso. Em destaque o a barra dos componentes e suas funcionalidades. Figura 2 - Tela inicial do SE Suite. A barra de menu integrado é apresentada na lateral esquerda da tela principal e nela estão os componentes disponíveis para o usuário conectado. Logo abaixo, encontra-se um filtro que permite localizar o menu desejado com mais facilidade. Basta informar o nome do menu e pressionar a tecla [ENTER] do teclado, que a pesquisa será efetuada automaticamente. Além disso, estão disponíveis os seguintes botões: Contrair tudo: Permite contrair a estrutura de menus automaticamente, desde que esteja expandida. Expandir tudo: Permite expandir a estrutura de menus automaticamente, desde que esteja contraída. PÁG. 8/43

9 Rev.01 PÁG. 9/43 Além disso, na faixa inferior do menu lateral, o usuário tem acesso às seguintes operações: Componentes: Quando acionado, apresenta todos os componentes nos quais o usuário conectado possui permissão de acesso. Ao clicar sobre determinado componente, será expandida a respectiva relação de menus. Meu menu: Quando acionado o botão deste menu, permite que o usuário configure a lista de menus, para melhor atender as suas necessidades. Veja mais detalhes na documentação específica do recurso. Atalhos: Quando acionado o botão atalhos configurados pelo usuário. deste menu, são apresentados os Pendências: Quando acionado, apresenta todas as pendências do usuário conectado, agrupadas nos respectivos componentes. Selecione o componente desejado para acompanhamento e execução das pendências. Veja mais detalhes na respectiva seção deste manual. Dashboards: Nesta faixa, acione o botão para abrir o Dashboard Designer, onde será possível configurar as abas e os componentes que serão apresentados no dashboard do usuário. Veja mais detalhes na documentação específica do recurso. Workplace: Quando acionado, apresenta a tela principal do SE Workplace e nesta tela é possível abrir o Workplace Designer por meio do botão, onde será possível configurar as abas e os componentes que serão apresentados no workplace do usuário. Veja mais detalhes na documentação específica do recurso. Na figura 2 temos em destaque em preto a barra do usuário, onde é possível de maneira fácil visualizar os dados do usuário conectado. Figura 3 - Tela de dados do usuário. PÁG. 9/43

10 Rev.01 PÁG. 10/ Principais botões do sistema As telas do sistema possuem a mesma forma de trabalhar, ou seja, todas possuem barras de ferramentas que permitem manipular os dados. A seguir, serão descritos alguns dos principais botões que compõem estas barras. Incluir Alterar Excluir Alterar situação Atualizar Salvar & Adicionar Salvar Salvar & Sair Pesquisar Limpar Visualizar Legenda Ajuda Quando acionado, abre a tela de dados, por meio da qual é efetuada a entrada de informações no sistema. Todas as informações devem ser salvas para serem armazenadas no banco de dados. Quando acionado, abre a tela de dados para que os dados já registrados no sistema possam ser alterados. Após qualquer alteração é necessário salvar o registro. Quando acionado, é possível excluir registros armazenados no banco de dados. Antes de excluir, é enviada a mensagem de confirmação: "Deseja realmente excluir?", para que não sejam apagadas informações por descuido. Os registros relacionados a outros registros não poderão ser excluídos. Quando acionado, ativa/desativa do sistema, o registro que está selecionado na tela. Quando acionado, faz com que as informações apresentadas na tela sejam atualizadas. Quando acionado, salva as informações registradas e limpa a tela para que novas informações sejam registradas no sistema. Quando acionado, salva as informações registradas na tela de dados que estiver sendo utilizada. Quando acionado, salva as informações registradas e fecha a tela de dados. Quando acionado, lista na tela todos os registros buscados por meio de uma pesquisa. Quando acionado, limpa as informações dos filtros de pesquisa. Quando acionado, abre a tela de dados do registro selecionado apenas para visualização. Quando acionado, apresenta uma tela contendo a legenda dos símbolos utilizados no decorrer do sistema. Quando acionado, apresenta o arquivo de ajuda conforme a funcionalidade que está sendo acessada. PÁG. 10/43

11 Rev.01 PÁG. 11/43 5. FUNÇÕES GENÉRICAS Funções genéricas são comuns a qualquer evento dentro do SE SUITE Pendências Por meio deste recurso, o usuário tem conhecimento de todos os registros pendentes que estão sob sua responsabilidade. Estas pendências devem ser executadas dentro dos prazos que foram estabelecidos, para que não fiquem atrasadas e comprometam alguma etapa do fluxo de utilização do sistema. botão Para ter acesso às pendências, é necessário navegar até o menu lateral do sistema e acionar o, como mostra o exemplo: Figura 4 - Tela de dados do usuário. Serão apresentados todos os componentes em que o usuário conectado possui registros pendentes. Selecione, então, o componente desejado e aguarde enquanto as pendências são carregadas na tela principal (figura 5). PÁG. 11/43

12 Rev.01 PÁG. 12/43 Figura 5 - Tela de dados do usuário. As pendências sempre serão classificadas por tipo, no exemplo da figura 5, temos dois tipos de pendência, onde; Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Execução de atividades Usuário(s) definido(s), no SE Processo, como executor(es) da atividade. Assim que, no fluxo do processo, chega a vez da atividade ser executada. Alertar os responsáveis de que existem atividades a serem executadas. Pendência: Quem recebe: Acompanhamento de processos Usuário que iniciou o processo. Quando: Assim que o processo é iniciado por meio do menu Processo Inicialização. Finalidade: Permitir que o iniciador acompanhe seus processos que estão em andamento. A forma de execução das pendências são muito semelhantes, basta localizar e selecionar a pendência em questão e acionar o botão executar, localizado na barra de botões. PÁG. 12/43

13 Rev.01 PÁG. 13/ Layout da tela de WorkFlow Layout é um esboço ao qual é mostrado a distribuição física juntamente com os tamanhos de elementos como texto, gráficos ou figuras em um determinado espaço. Figura 6 Layout da tela de WorkFlow. Destacado em azul, ficam as informações do WorkFlow, como o nome do processo, a atividade que o mesmo se encontra, identificador e descrição. Destacado em vermelho, ficam as funcionalidades do WorkFlow, como formulários, comentários e anexos. Destacado em verde, fica a area de trabalho, a mesma muda de acordo com a funcionalidade selecionada, por padrão o sistema sempre trará o formulário padrão. PÁG. 13/43

14 Rev.01 PÁG. 14/ Anexo No SE Suite é possível anexar qualquer tipo de documento a qualquer atividade do fluxo, para anexar basta selecionar a aba geral e localizar o seguinte quadrante (figura abaixo); antes de efetuar a associação de anexos, é necessário selecionar uma das seguintes opções no campo [Nível], localizado na parte superior deste painel (veja a figura logo a seguir): Atividade corrente: Permite associar anexos ao processo em questão, além de visualizar aqueles que já foram associados à atividade. Processo corrente: Permite associar anexos ao processo em questão, além de visualizar aqueles que já foram associados. A associação de anexos, no entanto, deve ser feita através do seguinte botão da lateral direita da tela : Figura 7 Anexando informações ao problema Após anexar os arquivos, é possível editar os dados de cada um acionando o botão. A tela de dados do anexo será aberta e basta seguir o procedimento de Incluir novos anexos documentado nesta seção. PÁG. 14/43

15 Rev.01 PÁG. 15/43 6. ENTENDENDO O FLUXO Figura 8 Fluxo. PÁG. 15/43

16 Rev.01 PÁG. 16/43 7. INICIAÇÃO DO PROCESSO Para realizar a abertura de uma nova instancia, o usuário deverá estar logado no sistema e ter permissão para criar um novo registro. O usuário deverá acessar o menu lateral, selecionar o componente WorkFlow, menu Processo, Sub-menu Inicialização, conforme figura abaixo: Figura 9 Menu de registro. Após selecionar o processo de pagamento, o usuário deverá acionar o botão incluir demonstrado na figura acima (passo 3º). A Seguinte tela será disposta;, como Figura 10 Tela de dados iniciais. Nessa tela é possível alterar o campo descrição, por padrão o sistema já traz preenchido com data hora usuário, uma vez preenchido deve-se acionar o botão de salvar e sair iniciado o fluxo, sendo que a primeira atividade vamos abordar no tópico a 8.. Com isso é PÁG. 16/43

17 Rev.01 PÁG. 17/43 8. ATIVIDADE: PREENCHER TERMO DE RECEBIMENTO E ANEXAR DOCUMENTOS E NF Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Como executar: Execução de atividades N/A N/A Preencher as informações necessárias para o pagamento Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências Figura 11 Tela Preencher Termo de Recebimento e anexar docs e NF. Nessa tela deve-se preencher o formulário, onde os campos serão habilitados em função da resposta do primeiro campo Tipo, que está demonstrado em verde na figura 11. Uma vez preenchido o tipo, é possível preencher o restante dos campos referentes a atividade em questão. Nessa atividade deve-se também anexar todos os documentos pertinentes ao processo, para recordar como é feita a anexação de documentos acesse o tópico 5.3. PÁG. 17/43

18 Rev.01 PÁG. 18/ Campos chaves Campos chaves são campos que determinam alguma regra ou eventos dentro do fluxo. 1º) Tipo Em função do tipo preenchido o formulário apresenta campos distintos a serem informados, também em função desse campo o sistema decide qual a rota será tomada. Se Tipo = Serviço E INSS = 0: O fluxo segue unicamente para a atividade denominada Aprovar Termo de Recebimento, essa sendo executada pelo fiscal do contrato. Se Tipo = Serviço E INSS > 0: O fluxo segue para a atividade denominada Aprovar Termo de Recebimento, essa sendo executada pelo fiscal do contrato e também para atividade denominada Emitir Nota extra-orçamentária no IPM, essa sendo executada pelo DELOG. Se Tipo = Aquisição de Bens E Comissão = Sim: O fluxo segue unicamente para a atividade denominada Preencher e aprovar Termo de Recebimento definitivo, essa sendo executada pela Comissão de Recebimento. Se Tipo = Aquisição de Bens E Comissão = Não: O fluxo segue unicamente para a atividade denominada Aprovar Termo de Recebimento, essa sendo executada pelo fiscal do contrato. Se Tipo = Indenização, restituições ou sentenças: O fluxo segue em paralelo para 2 atividades de aprovações, essas denominadas Aprovar Certidão de Regularidade, tendo como executores o Diretor e o Secretário. 2º) Certidão Em função do tipo preenchido o formulário apresenta campos distintos a serem informados. PÁG. 18/43

19 Rev.01 PÁG. 19/ Preenchendo Informações sobre as notas fiscais Para preencher as notas fiscais, deve-se localizar no formulário a grid notas fiscais como demonstrado na figura 12, e selecionar o botão será apresentada (figura 13)., uma vez acionado esse botão a seguinte tela Figura 12 Grid Notas Fiscais. Figura 13 Cadastro de notas fiscais. PÁG. 19/43

20 Rev.01 PÁG. 20/43 Nessa tela preenchemos as informações sobre a Nota Fiscal, uma vez preenchido as informações requeridas devemos acionar o botão de calcular, e logo após algum dos botões de salvar. Figura 14 botões de save. Pode-se preencher uma ou mais notas fiscais, na figura (15) vemos como ficam dispostas essas informações no formulário principal. Figura 15 Visualização das notas fiscais preenchidas. Após o preenchimento do formulário, o usuário poderá executar a atividade e enviar o processo para a próxima etapa acionando o botão executar, conforme indicado abaixo: Figura 16 Execução do fluxo Ao finalizar a atividade o sistema automaticamente encaminha o fluxo para a próxima etapa e enviará notificação por para o responsável da próxima atividade. PÁG. 20/43

21 Rev.01 PÁG. 21/43 9. APROVAR TERMO DE RECEBIMENTO Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Como executar: Execução de atividades Fiscal do Contrato Assim que a atividade anterior for executada Aprovar o Termo de Recebimento Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências Essa atividade é executada pelo fiscal de contrato, esse selecionado na atividade anterior, uma vez que essa atividade seja habilitada o mesmo receberá uma notificação via e também uma pendência no sistema para sua execução. Figura 17 Atividade Aprovar Termo de Recebimento. O objetivo dessa atividade é aprovar o que foi preenchido na atividade anterior, ou seja, aprovar o Termo de Recebimento, por isso todos os campos estão fechados para edição (apenas consulta). O executor dessa atividade tem duas possibilidades (destacado em vermelho na figura 17); PÁG. 21/43

22 Rev.01 PÁG. 22/43 1º) Selecionar a ação Enviar para Aprovação Se escolhida essa ação, o fluxo é enviado para a aprovação do diretor e secretário. 2º) Selecionar a ação Resolver problemas Se escolhida essa ação, o fluxo é enviado para atividade Resolver problemas, essa enviada para o próprio executor. Tem como finalidade resolver possíveis problemas antes de enviar para a aprovação. Lembrado apenas que é possível nessa atividade inserir ou visualizar os anexos incluídos anteriormente, através do menu Anexo, demonstrado na figura abaixo. Figura 18 Atividade Aprovar Termo de Recebimento, menu Anexo. PÁG. 22/43

23 Rev.01 PÁG. 23/ EMITIR NOTA EXTRA-ORÇAMENTARIA NO IPM Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Como executar: Execução de atividades Papel funcional DELOG Após a execução da primeira atividade do fluxo Emitir nota extra-orçamentária no IPM Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências Como essa atividade é de responsabilidade de um papel funcional (grupo de pessoas), no momento em que é habilitada, todos usuários do papel funcional são notificados e todos recebem a mesma pendência, porem apenas um pode executá-la, no momento em que alguém assume essa pendência, ela some para os demais. Após selecionada a opção para executar a pendência, o sistema retorna um pop-up perguntando se deseja associar a atividade ao seu usuário, o mesmo deverá informar que sim para que a atividade seja vinculada ao usuário. Caso o usuário tenha associado a atividade por engano, ou queira retornar a atividade para o papel funcional, poderá desassociar selecionando a pendência e em seguida o botão desassociar atividade do usuário, conforme figura abaixo: Figura 19 Desassociando atividade do usuários. O objetivo dessa atividade é emitir a nota extra orçamentaria no sistema IPM, ao executar essa atividade é possível consultar o formulário principal, e informar obrigatoriamente no formulário secundário o valor dessa nota e seu número, como demonstrado na figura abaixo; PÁG. 23/43

24 Rev.01 PÁG. 24/43 Figura 20 Atividade Emitir nota extra orçamentaria no IPM. Campos obrigatórios para executar a atividade Número da Nota Extra Orçamentaria Valor da Nota Extra Após Preencher esses campos, é possível executar a atividade acionando botão Executar. Figura 21 Executado atividade Emitir nota extra orçamentaria no IPM. PÁG. 24/43

25 Rev.01 PÁG. 25/ APROVAR E PREENCHER TERMO DE RECEBIMENTO DEFINITIVO Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Como executar Execução de atividades Iniciador do processo Após a execução da primeira atividade Emitir Termo de Recebimento Definitivo Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências Essa atividade é executada pelo iniciador do processo, uma vez que essa atividade seja habilitada o mesmo receberá uma pendência no sistema para sua execução. O objetivo dessa atividade é preencher os demais campos do Termo de Recebimento definitivo, após preenchimento basta executar a atividade, como demonstrado na figura abaixo; podendo ter 2 saídas, enviar para a resolução de problemas Inconformidade ou para as demais aprovações. Figura 22 Tela da atividade Preencher e aprovar Termo de Recebimento definitivo. PÁG. 25/43

26 Rev.01 PÁG. 26/ APROVAR TERMO DE RECEBIMENTO (2) Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Como executar: Execução de atividades Papel funcional Comissão de Recebimento Após a execução da atividade Aprovar e Preencher Termo de Recebimento definitivo Aprovação do Termo de Recebimento pelo 2º membro da Comissão de Recebimento Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências Como essa atividade é de responsabilidade de um papel funcional (grupo de pessoas), no momento em que é habilitada, todos os usuários do papel funcional são notificados e todos recebem a mesma pendência, porem apenas um pode executá-la, no momento em que alguém assume essa pendência, ela some para os demais. Após selecionada a opção para executar a pendência, o sistema retorna um pop-up perguntando se deseja associar a atividade ao seu usuário, o mesmo deverá informar que sim para que a atividade seja vinculada ao usuário. Caso o usuário tenha associado a atividade por engano, ou queira retornar a atividade para o papel funcional, poderá desassociar selecionando a pendência e em seguida o botão desassociar atividade do usuário, conforme figura abaixo: Figura 23 Desassociando atividade do usuários. O objetivo dessa atividade é Aprovar o Termo de Recebimento, ao executar essa atividade é possível consultar o formulário principal, e também todos os anexos que foram inseridos no sistema até o momento. PÁG. 26/43

27 Rev.01 PÁG. 27/43 Após a conferência das informações o executor da atividade deve acionar o botão Executar, dando como aprovado de sua parte. Após essa aprovação o fluxo segue para a próxima atividade que é a aprovação do presidente da Comissão de Recebimento. Figura 24 Atividade Aprovar Termo de Recebimento (2). PÁG. 27/43

28 Rev.01 PÁG. 28/ APROVAR TERMO DE RECEBIMENTO (PRESIDENTE) Pendência: Quem recebe: Execução de atividades Presidente da Comissão de Recebimento Quando: Após a execução da atividade Aprovar Termo de Recebimento (2) Finalidade: Como executar: Aprovação do Termo de Recebimento pelo Presidente da Comissão de Recebimento Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências O objetivo dessa atividade é Aprovar o Termo de Recebimento, ao executar essa atividade é possível consultar o formulário principal, e também todos os anexos que foram inseridos no sistema até o momento. Após a conferência das informações o executor da atividade deve acionar o botão Executar, dando como aprovado de sua parte. Figura 25 Atividade Aprovar Termo de Recebimento (presidente). PÁG. 28/43

29 Rev.01 PÁG. 29/ DEFINIR NÚMERO PATRIMONIAL Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Como executar: Execução de atividades Papel funcional Patrimônio Após a execução da atividade Aprovar Termo de Recebimento (presidente) se for Bem Permanente Inserção da numeração do patrimônio Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências O objetivo dessa atividade é inserir a numeração referente ao patrimônio, ao executar essa atividade é possível consultar o formulário principal, e também todos os anexos que foram inseridos no sistema até o momento. Após a consulta das informações o executor da atividade deve selecionar o formulário do processo, como demonstrado na figura abaixo; Figura 26 Atividade Definir número patrimonial. PÁG. 29/43

30 Rev.01 PÁG. 30/ Preenchendo numeração do patrimônio Para preencher a numeração do patrimônio, deve-se localizar no formulário a grid Patrimônio como demonstrado na figura 27, e selecionar o botão tela será apresentada (figura 28)., uma vez acionado esse botão a seguinte Figura 27 Grid Patrimônio. Figura 28 Cadastro de patrimônio. PÁG. 30/43

31 Rev.01 PÁG. 31/43 Nessa tela preenchemos as informações sobre o patrimônio, uma vez preenchido as informações requeridas devemos acionar algum dos botões de salvar. Figura 29 botões de save. Pode-se preencher um ou mais patrimônios, na figura (30) vemos como ficam dispostas essas informações no formulário principal. Figura 30 Visualização dos patrimônios inseridos. Após o preenchimento do formulário, o usuário poderá executar a atividade e enviar o processo para a próxima etapa acionando o botão executar, conforme indicado abaixo: Figura 31 Execução do fluxo Ao finalizar a atividade o sistema automaticamente encaminha o fluxo para a próxima etapa e enviará notificação por para o responsável da próxima atividade. PÁG. 31/43

32 Rev.01 PÁG. 32/ PREENCHER CERTIDÃO DE REGULARIDADE Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Como executar: Execução de atividades Papel funcional DELOG Após a execução da atividade Aprovar Termo de Recebimento (presidente) Preenchimento da Certidão de Regularidade Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências O objetivo dessa atividade é preencher a Certidão de Regularidade (no caso de Bens), quando habilitada essa atividade é requerido inicialmente preencher no formulário o tipo de certidão, como demonstrado na figura abaixo; Figura 32 Atividade preencher Certidão de Regularidade. PÁG. 32/43

33 Rev.01 PÁG. 33/43 Uma vez preenchido o tipo de certidão, no final do formulário são habilitados os campos referentes a Certidão de Regularidade selecionada, como demonstrado na figura abaixo; Figura 33 Campos da certidão. Após o preenchimento dos campos referentes a Certidão de Regularidade, deve-se executar a atividade, como demonstrado na figura abaixo; Figura 34 Executando atividade. PÁG. 33/43

34 Rev.01 PÁG. 34/ APROVAR CERTIDÃO DE REGULARIDADE (DIRETOR E SECRETÁRIO) Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Execução de atividades Diretor e Secretário Quando tipo = Aquisição de Bens, após execução da atividade Preencher Certidão de Regularidade Quando tipo = Serviço, após execução da atividade Aprovar Termo de Recebimento Quando tipo = Indenização, após a primeira atividade do fluxo. Aprovar a Certidão de Regularidade Como executar: Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências O objetivo dessa atividade é Aprovar a Certidão de Regularidade, quando habilitada é possível consultar o formulário preenchido (apenas para consulta) e também todos os anexos inseridos até o momento. Após análise basta executar a atividade, como demonstrado na figura abaixo: Figura 35 Executando atividade de Aprovação da Certidão de Regularidade. PÁG. 34/43

35 Rev.01 PÁG. 35/ ANALISA E APROVA PROCESSO? Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Execução de atividades Papel funcional - DEFIN Após a aprovação do diretor e do Secretário Analisar o processo de pagamento, aplicar check-list e aprovar para permitir a Liquidação no IPM Como executar: Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências O objetivo dessa atividade é efetuar a análise do processo e aplicar check-list específico visando à aprovação do processo como um todo, de modo a permitir a Liquidação da despesa no IPM. Quando habilitada é possível consultar o formulário preenchido (apenas para consulta) e também todos os anexos inseridos até o momento. Após análise basta executar a atividade, como demonstrado na figura abaixo: Figura 36 Atividade de Análise para Liquidação e Aprovação do Processo. PÁG. 35/43

36 Rev.01 PÁG. 36/43 Caso o processo esteja conforme, basta acionar a ação Aprovado e em seguida efetuar a Liquidação da Despesa no IPM. Caso seja encontrada alguma não conformidade deve-se acionar a ação Não aprovado (Retornar para iniciador do processo), nesse caso o sistema retorna uma tela solicitando obrigatoriamente uma justificativa para o retorno, como demonstrado na figura abaixo: Figura 37 Justificativa de retorno. PÁG. 36/43

37 Rev.01 PÁG. 37/ VALIDA PROCESSO? Pendência: Quem recebe: Quando: Finalidade: Execução de atividades Gilberto (Gerente de Análise e Liquidação de Pagamento) Após a execução da atividade de análise e aprovação do processo Validar o processo com um todo para encerramento da instância. Como executar: Clique aqui 5.1 para relembrar como são executadas as pendências Dead Line Atividade possui dead line de 24 horas, caso não seja executada dentro desse período, o próprio sistema executa a atividade automaticamente. O objetivo dessa atividade é proporcionar ao Gerente da GEALP a oportunidade de executar uma última verificação nos processos que julgar necessário. Quando habilitada é possível consultar o formulário preenchido (apenas para consulta) e também todos os anexos inseridos até o momento, bem como a própria aprovação realizada anteriormente pela Equipe da GEALP. Após tal análise basta executar a atividade, como demonstrado na figura abaixo: Figura 38 Atividade de validação do processo. PÁG. 37/43

38 Rev.01 PÁG. 38/43 Se a ação for Sim o processo é encerrado, caso a ação for Não o processo retorna para a atividade anterior Analisa e Aprova processo?, sendo que para essa opção o campo Justificativa é obrigatório, como demonstrado na figura abaixo: Figura 39 Justificativa de retorno. PÁG. 38/43

39 Rev.01 PÁG. 39/ CONSULTA Figura 40 Tela de consulta. Para efetuar uma consulta devemos acionar o menu Consulta > Processo > selecionar o processo em questão Processo de pagamento (IN21). Na aba Navegar é apresentada a hierarquia dos tipos que classificam os objetos. Utilize o filtro da parte superior desta aba para localizar algum registro específico na hierarquia. Utilize os seguintes botões disponíveis nesta aba: Quando acionado, limpa o filtro de pesquisa. Quando acionado, efetua a pesquisa com base na informação preenchida. Quando acionado, exibe no resultado da consulta, os registros dos níveis abaixo da opção selecionada na hierarquia. Quando acionado, permite alterar a hierarquia de objetos exibida. Estarão disponíveis todos os navegadores dinâmicos registrados. PÁG. 39/43

40 Rev.01 PÁG. 40/43 Na aba Pesquisar estão disponíveis os filtros que permitem buscar no sistema algum objeto já registrado através de informações específicas. Para exibir os filtros de cada painel, basta acionar o botão presente em cada uma das faixas. Botão Específico: Acione a seta, localizada no lado direito do botão, para visualizar o tipo e/ou os dados do processo que está selecionado na tela principal. Quando acionado, exibe o fluxograma do processo que está selecionado. Veja mais detalhes na seção Fluxograma dos processos. Quando acionado, abre a tela com o histórico do processo que está selecionado. Acione a seta, localizada ao lado direito do botão, para emitir as possíveis opções de relatórios disponíveis. Acione a seta, localizada no lado direito do botão, para selecionar a visão desejada para montagem do cubo: processos, atividades ou histórico. Neste momento, o SE Business Intelligence será carregado para análise das informações. Acione a seta, localizada no lado direito do botão, para exibir a tela principal dividida em 2 ou 3 quadrantes. Lembrando que a tela dividida em 3 quadrantes possibilita a visualização do fluxograma do processo que está selecionado. Figura 41 Tela de consulta avançada. PÁG. 40/43