SGPAT WORKFLOW: ARCHITECTURAL PROPOSAL FOR A SYSTEM PLATFORM AUTOMATION FOR INSTITUTIONAL TECHNICAL DOCUMENTS

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1 DOI: / CONTECSI/PS-3166 SGPAT WORKFLOW: ARCHITECTURAL PROPOSAL FOR A SYSTEM PLATFORM AUTOMATION FOR INSTITUTIONAL TECHNICAL DOCUMENTS Thiago Andrade da Paixão (Universidade de São Paulo, São Paulo, SP) thiago.apaixao@gmail.com Sérgio Luiz Hoeflich (Universidade de São Paulo, São Paulo, SP) hoeflich@usp.br Mauricio Fontoura Blos (Universidade de São Paulo, São Paulo, SP) - blos31@hotmail.com Eduardo Mário Dias (Universidade de São Paulo, São Paulo, SP) - emdias@pea.usp.br This article aims to conduct a study of the processes involving the production of academic papers and present an architectural proposal for a system platform automation information for editing, project management with control of production flow of institutional technical documents. To achieve this goal, was carried out a mapping of processes involving the production of completion of course work and production of scholarly articles for scientific journals and conferences. It also presents the functional technical and methodologies of analysis within the risk management perspective, as well as a breakdown of technological tools, systems and standards that make up the architecture of the proposed platform. Keywords: management, documents, projects, automation, risk SGPAT WORKFLOW: PROPOSTA DE UMA PLATAFORMA TECNOLÓGICA PARA AUTOMAÇÃO DE DOCUMENTOS TÉCNICOS INSTITUCIONAIS O presente trabalho tem por objetivo realizar um estudo dos processos que envolvem a produção de trabalhos acadêmicos e apresentar uma proposta de arquitetura de uma plataforma de sistema da informação de automação para edição, gerenciamento de projeto com controle do fluxo de produção de documentos técnicos institucionais. Para alcançar tal objetivo, foi realizado um mapeamento dos processos que envolvem a produção de trabalhos de conclusão de curso e produção de artigos acadêmicos para periódicos científicos e congressos. Também são apresentados os requisitos funcionais, técnicos e metodologias de análises dentro da perspectiva de gestão de riscos, assim como o detalhamento das ferramentas tecnológicas, sistemas e padrões que compõem a arquitetura da plataforma proposta. Palavras-chaves: gestão, documentos, projetos, automação, riscos. 5140

2 Introdução Este trabalho apresenta a proposta de uma plataforma de gestão de documentos e outros conteúdos aplicados à produção de artigos científicos e Trabalhos de Conclusão de Cursos (TCC s). O estudo foi motivado por ter sido identificado pela Nature Journal (noticiado por Leite, R. C. C.,2015) e confirmado pelo estudo de Sampaio, M. I. C., 2013, onde foi identificada a baixa qualidade dos artigos produzidos e a dificuldade dos orientadores de gerenciar os projetos de pesquisa pelo limitado acesso às bases de dados das referências e fontes utilizadas na produção de trabalhos de conclusão de cursos, seja nos cursos de graduação, como também nos de pósgraduação lato senso que se utilizam na sua maioria de fontes não indexadas nas suas referências bibliográficas. O processo de desenvolvimento de TCC s compartilha os mesmos desafios da produção dos artigos científicos. Entre os quais demandam maior esforço, se encontram as exigências de adequação e diagramação de seu conteúdo aos mais diversos padrões editoriais (ex.: Associação Brasileira de Normas Técnicas - ABNT e American Psychological - APA), assim como as regras específicas exigidas em cada um dos eventos (simpósios, congressos, conferências,) e publicações científicas (revistas e jornais). Cenário atual e contextualização As fontes utilizadas na gestão do conhecimento aplicado ao gerenciamento de produções acadêmicas são de variadas origens e de validação não uniforme. Por se utilizar de fontes de referências que transpassam diversas áreas do conhecimento humano, utilizam-se taxonomias e definições terminológicas oriundas de áreas científicas tão distintas quanto à filosofia, passando pelo direito e chegando aos mais sofisticados modelos estatísticos e matemáticos. As certificações profissionais se estendem, desde a área de projetos, até as metodologias de conformidade e governança. Entre as diversas opções de ferramentas disponíveis para gerenciamento de projetos e documentos, não é identificada uma solução que integre de maneira satisfatória todas as ferramentas 5141

3 necessárias à gestão de conhecimento aplicado à produção de conteúdo em equipe. Entre os registros desta produção pode-se citar: documentos técnicos, artigos científicos, TCC s, livros, entre outros documentos não indexados. No tocante à produção e a gestão de produção acadêmica foi identificado, através de um questionário de pesquisa (Pesquisa01, 2015), a gravidade dos riscos envolvidos no gerenciamento dos projetos de produção de artigos e TCC s, identificado tanto por seus respectivos avaliadores, como por seus orientadores durante o processo de produção. Os riscos podem ser mitigados tendo catalogado para acesso rápido e fácil as métricas e os indicadores, assim como as ferramentas que permitam maior controle e monitoramento do cumprimento de prazos além das regras estabelecidas segundo a hierarquia determinada pelas instituições, departamentos, orientadores, entre outros. Ainda ao que se refere à produção acadêmica, acrescenta-se o grande esforço desprendido na formatação dos padrões estabelecidos para as diversas publicações, assim como gestão e indexação das bibliografias para referencias. Podemos encontrar diversas ferramentas para auxiliar na diagramação e formatação de tais produções. Em sua grande maioria utiliza-se da linguagem macro conhecida como LaTex (Almeida, 1998). A grande dificuldade para o uso pleno de ferramentas baseadas em LaTex é sua curva de aprendizagem, pois demanda o conhecimento do uso de uma linguagem macro específica, a qual a maior parte dos usuários não está familiarizada a usar, na produção de textos. Para compilação de fontes de referências bibliográficas, encontram-se mais uma dezena de ferramentas, pagas e gratuitas. Entre as ferramentas gratuitas, podem-se destacar o Google Scholar, como uma das mais populares. Apesar de bastante útil na busca e compilação de bibliotecas públicas, é bem limitada em suas opções, e não possui integração com um editor e sistema de gerenciamento de documentos e projetos. Análise de necessidades e descrição do problema A plataforma integrada para a gestão do conhecimento e produção de documentos técnicos acadêmicos proposta nesse trabalho espera atender as demandas na produção de artigos técnicos e 5142

4 TCC s, que exigem referências bibliográficas para as suas produções. Para isso, deve contemplar um amplo espectro de ferramentas, preferencialmente de código aberto, processos e regras de negócios do workflow dessas produções, respeitando as flexibilizações de tais regras, segundo os interesses e autonomia permitida das partes ou atores envolvidos. Para atender tais necessidades, a plataforma deve permitir a edição de documentos de texto de forma colaborativa, versionada, e com autoformatação nos padrões mais comuns para publicações técnicas e cientificas. Deve permitir ainda, a compilação e indexação das bibliotecas de pesquisas utilizadas para referências, a automação no gerenciamento do projeto da produção de artigos e TCC s, contemplando gestão de prazos, assim como atribuição, controle e monitoramento das atividades. A automação no gerenciamento de documentos, exigirá a definição de regras e permissões de uso, além da elaboração de um workflow que defina a plataforma desde o planejamento e produção, até avaliação e publicação do produto final. O armazenamento de arquivos deve permitir diversos formatos, em um repositório fechado e com opção de ser público, para uso como recurso na produção. Por fim, deve viabilizar a comunicação das partes envolvidas, com a possibilidade de armazenamento do histórico para consultas posteriores. A plataforma do Sistema de Gestão de Produção de Artigos e Trabalhos de Conclusão de Cursos (SGPAT), também deve disponibilizar ferramentas de análise de interesse e produtividade, com base no histórico de buscas e cumprimento das metas estabelecidas no planejamento dos projetos. A avaliação do volume de tráfego de consultas aos conteúdos das bibliotecas e referências aos temas pesquisados estabelece um ranking de temas de interesse e seu respectivo grau de impacto. O sistema contempla a oferta de um amplo espectro de filtros de seleção para atender às especificações do solicitante de referências técnicas, metodologias, certificações, acreditações de profissionais especializados, além de oferecer recursos de algoritmos e certificações em conformidade com as demandas. Uma das características mais relevantes do sistema é ter entre seus ferramentais, sistemas envolvidos trabalhando de maneira integrada, permitindo inclusive a interação com sistemas de terceiros. Desta forma, é prevista a integração com as mais populares 5143

5 redes sociais e sistemas acadêmicos como, por exemplo, o Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment (Moodle), plataforma Lattes e rede social de profissionais como o Linkedin. Área de atuação da plataforma proposta A plataforma proposta tem como objetivo oferecer em forma de um sistema de informação, ferramentas de trabalho em grupo (workgroup), para produção, planejamento e gerenciamento, destinado à produção de ampla gama de documentação técnica, acadêmica ou não, que necessite atender a uma metodologia e o fluxo de trabalho (workflow) de uma equipe de produção, estabelecida e mantida por uma organização, podendo ser esta organização pública ou privada, empresarial ou acadêmica. Desta forma, o escopo deste trabalho foi definido para ter foco no detalhamento e estudos dos processos e entidades destinadas à aplicação de produção acadêmica de artigos e TCC s, sem que outras potencialidades de aplicações futuras do sistema sejam comprometidas. Metodologia No presente trabalho usa-se de metodologia de cunho exploratório a fim de detalhar os macros processos com foco nos estudos dos processos e entidades destinadas à aplicação de produção acadêmica de artigos e Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC s). Propondo então por meio da programação à geração do SGPAT. Para tanto, passa-se a descrever os elementos que compõem o sistema, Elementos intervenientes (stakeholder) Compreendem-se como stakeholder do tipo intervenientes, todos os usuários e demais agentes que atuam de forma direta nos processos de produção de documentos técnicos que utilizarão a plataforma em seus diversos níveis, denominada como atores na Figura1 - Diagrama de generalização de atores. Autor principal e coautores. O autor principal é dono do projeto, e juntamente com seus respectivos coautores, participam diretamente na produção. Suas responsabilidades contemplam: o planejamento de todas as etapas do projeto, edição de todos os documentos relacionados à produção 5144

6 estabelecida, o cumprimento das tarefas e prazos estabelecidos por ele mesmo, e pelos atores superiores. Instituição. O ator instituição pode ser representado por empresas, órgãos públicos ou privado, editoras, publicadoras, jornais, universidades, organizações responsável por congressos, ou qualquer outra entidade responsável por avaliar, certificar ou publicar documentos técnicos. Suas responsabilidades contemplam: Definir regras gerais e workflow inicial para a produção, avaliação e publicação, além de identificar e cadastrar os coordenadores de projetos de produção. Coordenadores. São um ou mais profissionais organizados hierarquicamente, indicados pela Instituição, que são responsáveis pela coordenação dos projetos, podendo atuar como gerentes de projetos, avaliadores de comissionados em eventos ou coordenadores de cursos acadêmicos. Suas responsabilidades contemplam: definir nível mais alto detalhamento de regras e o workflow para a produção, que atenda aos requisitos impostos pela instituição, publicação ou evento, sem ferir as regras e o workflow já estabelecidos hierarquicamente por níveis superiores. Visa também monitorar e garantir o nível de serviço das entregas e as metas estabelecidas pela organização, atribuídas a todos os autores e orientadores sob sua coordenação. Orientador. O Orientador é profissional aceito pelo autor, homologado pela instituição e aprovado pelos coordenadores, atuante direto da produção dos projetos junto aos autores. Tem o papel de validar as atividades, os cronogramas e o conteúdo. Suas responsabilidades contemplam: definir nível mais alto de detalhamento de regras e o workflow para a produção, respeitando as regras hierarquicamente superiores definidas pela organização ou instituição e pelos coordenadores. Aprovar o planejamento de projeto proposto pelo autor, monitorar e cobrar comprimento de prazos de realização de atividades e entregas estabelecidas no projeto proposto pelo autor e aprovado pelo orientador. Visa também aprovar a realização de tarefas e etapas do comprimento de planejamento de projeto, além de auxiliar e tirar dúvidas do autor no que diz respeito ao conteúdo, metodologias, bibliografia, comprimento das atividades, entre outras estabelecidas pela instituição. Finalmente, o sistema lhe permite revisar o conteúdo e inserir comentários na produção. 5145

7 Revisores. Os revisores são usuários livremente atribuídos pelo autor principal que se utilizam das funcionalidades de revisão para sugerir alterações no conteúdo, ou correção ortográfica e gramatical. Eles podem visualizar a produção completa ou apenas partes disponibilizadas pelo autor. Suas responsabilidades contemplam: revisar conteúdo, ortografia ou gramática do conteúdo disponibilizado pelo autor. Podem também realizar comentários e responder dúvidas do autor, além de cumprir o prazo de revisão estabelecido pelo autor. Avaliadores. Os avaliadores são os profissionais indicados pela instituição responsável por avaliar o documento final resultante do projeto em produção. Ele tem acesso completo ao documento final publicado pelo autor ou orientador. Suas responsabilidades contemplam: avaliar qualidade técnica, acadêmica do conteúdo produzido para publicação. Tem permissão para realizar comentários no documento avaliado e, de acordo com as regras da instituição, preencher o formulário de avaliação. Tem autoridade para aprovar ou rejeitar o documento avaliado. Elementos interessados (stakeholders) Compreende-se como stakeholders do tipo interessados, todos os demais atores interessados, impactantes e impactados pela plataforma, seja de forma direta ou indireta. Pode-se citar como exemplo alguns dos stakeholders interessados como: Universidades e demais instituições de ensino, entidades responsáveis e atuantes em pesquisas e desenvolvimento, editoras, publicadoras, jornais e revistas de público geral ou específico. Os periódicos científicos, congressos e seminários acadêmicos, além dos professores, pesquisadores e alunos, leitores em geral e interessados temas disponíveis na plataforma, são considerados interessados. Outros stakeholders interessados no sistema são as empresas e organizações em geral que tenham interesse na gestão de documentos em plataforma eletrônica. Estudos de workflow para produção acadêmica A produção de documentos técnicos destinados a fins acadêmicos, como artigos científicos e TCC s, possuem particularidades diversas nos processos que os diferem em elevado nível dos demais tipos de produção, principalmente no do que se diz respeito ao rigor e à hierarquia na cadeia 5146

8 produtiva. Para atender às demandas desses dois tipos de produção, se faz necessário um estudo e o mapeamento dos processos mais usuais e abrangentes do setor. Os itens a seguir apresentam os estudos e mapeamento dos processos mais comuns e regras na produção de artigos científicos destinados à publicação em periódicos científicos e congressos acadêmicos, e na produção de TCC s de cursos de graduação superior e de pós-graduação. Mapeamento dos processos para produção de TCC A Figura 1 apresenta um diagrama Processos de Negócio (BPMN) dos principais processos envolvidos na produção de TCC s dentro da plataforma SGPAT. Foram considerados os processos mais comuns envolvendo o workflow definido pelas universidades. Mapeamento dos Processos para produção de Artigos Acadêmicos A Figura 2 apresenta também um diagrama BPMN com os principais processos envolvidos na produção de artigos acadêmicos para publicação em proceedings dentro da plataforma SGPAT. Assim como os processos de produção de TCC s, foram considerados os processos mais comuns. Nos dois casos a plataforma deve prever a customização desses processos. Gerenciamento de riscos em produção acadêmica Considerando as análises de Leite R.C.C., 2015 e Sampaio M.I.C., 2013 quanto à qualidade da produção e o volume dos artigos aceitos para publicação em periódicos que identificaram como fatores críticos de sucesso dos projetos de pesquisa o planejamento e a gestão dos riscos envolvidos no processo, ocasionando quebra dos prazos e consequente baixa qualidade na produção. Segundo Hoeflich et al., (2014), grande parte desses problemas são causados pela falta de rigor, controle e planejamento, antes e durante a produção. Na maioria dos casos em que a produção não consegue alcançar a qualidade técnica e cientifica exigida para serem publicados, houve uma falta de planejamento e gestão dos riscos envolvidos no processo de produção, ocasionando, por exemplo, em quebra de prazos e assim resultando em baixa de qualidade da produção. Conforme definido pela norma ISO/IEC31000, risco é qualquer - evento futuro identificado, ao qual é possível associar uma probabilidade de ocorrência, assim como a incerteza 5147

9 é o evento futuro identificado, ao qual não é possível associar uma probabilidade de ocorrência. Assim, a gestão do risco consiste em obter informações qualificadas para conhecer melhor a situação de risco e/ou intervir nela, tendo como resultado a melhoria da qualidade das decisões nesta situação, com possibilidade de perda ou dano. - Hoeflich et al., (2014). No que se refere à produção acadêmica, a gestão dos riscos se torna parte fundamental para a mitigação das causas que impactam no baixo comprimento dos prazos de entregas, que ocasionam na baixa qualidade das publicações. Áreas de atuação na gestão de riscos É importante identificar os riscos que envolvem os processos de um projeto para que possa ser realizado um plano de mitigação com a finalidade de diminuir seus impactos. A Tabela 1 apresenta a matriz GUT na gestão de riscos mais comuns das produções acadêmicas. Pode ser observado na Tabela 1, que o comprimento dos prazos é reconhecido como um dos riscos que mais impacta nas falhas e má qualidade dos processos de produção. Quanto mais tempo é levado para se corrigir o não comprimento de prazos, maior é a tendência de piorar a qualidade da produção. Para se alcançar os valores de que compõem a matriz GUT da Tabela 1, foi realizado um questionário de pesquisa (Pesquisa01) enviado para 15 doutores, mestres, professores e pesquisadores, onde 10 acessaram o questionário e 9 responderam até o final. No questionário foi solicitado que se desse uma nota de 1 á 5 para os itens Gravidade, Urgência e Tendência de cada risco descrito. A Tabela 1 apresenta a média dos valores respondidos, assim como o valor de Prioridade que resulta da multiplicação dos valores de Gravidade, Urgência e Tendência. Requisitos da plataforma tecnológica A plataforma proposta nesse trabalho deve permitir o compartilhamento de uma área de trabalho (workspace) onde o aluno e os colaboradores desenvolverão seus textos, artigos e os próprios TCC s, podendo compartilhá-los com seu orientador e colaboradores através de uma autorização on-line. Dentro desse workspace o usuário poderá importar dados, arquivos de texto, imagem, som e vídeos, além das referências que serão utilizados no decorrer do desenvolvimento de 5148

10 seus trabalhos facilitando a manipulação desses diversos arquivos. Ainda poderá, utilizando regras de segurança da informação, compartilhar todos estes dados com outros usuários criando uma rede de trabalho na execução de seus artigos e documentos. Esta plataforma irá contemplar também uma ampla gama de ferramentas de código aberto que sejam necessárias para planejamento da produção de artigos acadêmicos e TCC s, assim como o uso de algoritmos de análise de riscos que visa cumprir a segurança da informação impostos pelas instituições e seus respectivos departamentos. Desta forma, esta plataforma irá prover uma base de dados e uma ferramenta de consulta de referências bibliográficas indexadas e validadas, conforme os requisitos funcionais e técnicos descritos abaixo: Requisitos funcionais. Os requisitos funcionais podem ser definidos como as funções ou atividades que o software ou sistema faz (quando pronto) ou fará (quando em desenvolvimento). Devem ser definidos claramente e relatados explicitamente. Os requisitos de software são condições ou capacidades que devem ser contempladas pelo software, solícitos pelo cliente ou usuário para resolver um problema ou alcançar um objetivo (IEEE, 1990). A seguir, apresenta-se uma descrição dos requisitos funcionais macro da plataforma SGPAT: Gerenciamento de projetos. A plataforma proposta deve contemplar um sistema de gerenciamento de projetos que forneça as ferramentas necessárias à gestão de todas as etapas da produção do artigo acadêmico ou TCC s, atendendo desde a sua pré-concepção, passando pelo planejamento, controle e monitoramento do cumprimento das atividades, até as entregas. As ferramentas mínimas que devem ser oferecidas para o sucesso gerenciamento dos projetos são: gerenciamento de atividades, incluindo atribuições de tarefas, o controle do tempo gasto por atividades uma agenda de reuniões e outras atividades para execução do projeto, o registro do planejamento e de cronogramas, gráfico de Grant para visualização das atividades e do cronograma, emissão de relatórios gerenciais e o controle de permissões na visualização das 5149

11 atividades;. Uma área de gerenciamento de atividades pessoais com integrações aos outros projetos ou subprojetos, internos ou de terceiros. Gerenciamento de documentos. O ambiente de Gerenciamento de Documentos visa atender de forma otimizada e automatizada o processo e as etapas em que devem passar os documentos envolvidos na produção. Deve também gerenciar o acesso à leitura e à edição pelas partes (atores) envolvidas. A plataforma SGPAT deve ser portadora de um sistema de Gestão eletrônica de documentos (GED) capaz e controlar e atender a todas as regras definidas pelo autor, assim como as políticas acadêmicas estabelecidas pela instituição envolvida. Gerenciamento e bibliografias. O Gerenciamento de bibliografias para a indexação das referências bibliográficas é aparte vital na composição de uma produção científica e ou técnica. A plataforma SGPAT deve ser capaz de oferecer uma ferramenta que permita a gestão de uma biblioteca pessoal de referência dos autores, assim como a gestão de todas as bibliotecas dos orientadores e a integração com os acervos disponibilizados pelas instituições. Além de armazenar de maneira estruturada de todas as referências bibliográficas, o sistema deve facilitar a validação de seus conteúdos através da ação dos orientadores e coordenadores, que poderá se dar de forma manual pelos gerenciadores, como de maneira automatizada através de algoritmos de análise e mineração de dados. Toda a base de dados validada, normatizada e estruturada é armazenada na plataforma e devem ficar disponível para buscas por parte dos autores e demais interessados, desde que sigam as regras de política e permissão de acesso definidas previamente pelos autores e instituições relacionadas. Gestão de workgroup. Sistemas de workgroup em sistema da informação é o conjunto de ferramentas eletrônicas destinadas a atender as demandas do trabalho colaborativo de uma equipe de produção. As ferramentas que podem compor esses tipo de sistema e que são esperadas pra atender as demandas da plataforma SGPAT são: ferramentas para comunicação tais como, fórum de discussão, chats e , agenda de compromissos e tarefas, editoração de documentos eletrônicos e compartilhamento de documentos. 5150

12 Edição de documentos. Para conseguir alcançar os objetivos esperados pela plataforma, dentre as ferramentas disponibilizadas pelo sistema de workgroup, destaca-se o editor de documentos eletrônicos. Essa ferramenta deve ser capaz de permitir a edição das produções de maneira colaborativa e síncrona, onde o autor principal, coautores, orientador e outros convidados, possam editar o mesmo documento de maneira online simultaneamente. Também deve ser capaz de oferecer recursos como: versionamento das edições, comentários, sugestões de alterações de conteúdo, autoformatação de estilos e padrões de publicações, e links de referenciamento. Facilitando, assim, a gestão das referências bibliotecas usadas na publicação. Espera-se que os autores, ao utilizarem-se do editor de documentos eletrônicos disponível na plataforma, tenham a menor preocupação possível com a formatação no padrão esperado para poderem focar no conteúdo da produção. Requisitos não funcionais. Compreendem-se como requisitos não funcionais os requisitos relacionados à qualidade do uso e desenvolvimento da plataforma que não tenham relação direta com as funcionalidades utilizadas e perceptíveis pelos usuários, mas que são requisitos fundamentais para uma boa experiência, no uso da plataforma. De acordo com a norma ISO/IEC9126, que trata da Qualidade de produto de Engenharia de software, algumas das características dos requisitos não funcionais competentes a qualidade são: usabilidade, conformidade, eficiência, manutenabilidade e portabilidade. A seguir são descritos os requisitos não funcionais mais importantes para plataforma SGPAT: Acessibilidade e usabilidade. A plataforma deve seguir as melhores práticas documentadas pela W3C de acessibilidade e usabilidade voltados para sistemas com GUI - Grafic user interface - para plataformas web. Segurança e confiabilidade. O núcleo duro (core) da plataforma, e preferencialmente, de todos os sistemas que compõem a solução, devem atender dentro do possível todos os itens das normas ISO/IEC27001, que trata dos Requisitos para as Técnicas de segurança dos Sistemas de 5151

13 gestão de segurança da informação, com a finalidade de mitigar os riscos relacionados à segurança e aumentar a confiabilidade da plataforma. Integrações. É desejável que o core da plataforma SGPAT permita integrações com sistemas externos a través de APIs - interface de programação de aplicações - e sistemas de WebService, como também integrações com as mais utilizadas redes sociais, tais como Facebook e Linkedin. Padrões e interoperabilidade. É recomendável que a plataforma SGPAT utilize-se preferencialmente de protocolos e padrões abertos, a fim de que haja maior interoperabilidade e manutenabilidade do sistema. Requisitos técnicos. Os requisitos técnicos são todos os requisitos de tecnologias específicas aplicadas à plataforma necessárias para atender os requisitos funcionais e não funcionais. Aqui são listados os requisitos técnicos mais importantes, com base nos requisitos funcionais e não funcionais descritos nos itens anteriores. Computação em nuvem (Cloud computing). Devido às demandas e requisitos para as quais a plataforma pretende atender, se faz necessário o uso de tecnologias baseadas em web 2.0 e cloud computer. O ambiente de nuvem (cloud) na qual o SGPAT for hospedado deve atender igualmente a todos os requisitos não funcionais, principalmente nos quesitos segurança e confiabilidade. Big data. Espera-se um grande volume crescente de tráfego e armazenamento de dados estruturados e não estruturados na plataforma, no seu pleno funcionamento em produção. Em pouco tempo espera-se que os recursos necessários para a manutenção do sistema em operação devam alcançar taxas altíssimas, sendo necessário dimensionar adequadamente a alocação e os custos dos recursos envolvidos. A plataforma também demandará uso de ferramentas de smart analysis, data mining, e business intelligence que atendam aos conceitos de big data. Especificações da arquitetura proposta para plataforma Com base no estudo do workflow e dos riscos envolvidos na produção de artigos acadêmicos e trabalhos de TCC s levantados e apresentados nesse trabalho, elaborou-se a modelagem e 5152

14 especificações técnicas de uma proposta de arquitetura de sistema de informação para a plataforma SGPAT, que atenda a todos os requisitos descritos no capítulo anterior. Para a apresentação da modelagem da arquitetura foram utilizados os diagramas UML de caso de uso, comunicação e classes, das principais funcionalidades dos principais sistemas envolvidos. Usuários da plataforma O levantamento das necessidades e os requisitos da plataforma indicam a necessidade de um controle bem específico dos usuários que utilizarão os sistemas. Pode-se considerar que cada ator informado na Figura 4 atende respectivamente a cada perfil de usuário disponível no sistema. E cada qual com os seus atributos, métodos e permissões. Ainda na Figura 4, pode-se observar as generalizações sugeridas para cada ator, sendo possível definir que todos os atores são uma especialização de um único ator, no caso um Usuário padrão. No segundo nível de generalização encontram-se os atores Autor, Revisor, Gerenciador e Instituição, onde os dois primeiros representam usuários que irão participar diretamente da produção, e os atores seguintes representam respectivamente os profissionais que farão a monitoração das atividades. Definirão as regras dos projetos e interferirão nos processos quando necessário. E por fim, as organizações que publicarão a produção ou aceitarão, como trabalho de conclusão de curso. Gerenciamento dos projetos Quando o Autor principal inicia um novo projeto, lhe é disponibilizado um novo workspace dentro da plataforma, onde residem algumas ferramentas e funcionalidades oferecidas com as regras e o workflow predefinidos pela Instituição e/ou pelo Gerenciador. No caso do uso da plataforma para a produção de artigos livre, ou seja, sem o atrelamento à uma Instituição, quem define todas as regras e worlflow é o próprio Autor principal. É importante salientar que toda produção se iniciará com a criação de um novo projeto, independentemente se serão utilizadas as ferramentas de gerenciamento de projetos, ou não. 5153

15 Conforme pode se observa na Figura 5, referente ao caso de uso de gerenciamento de projetos, existem funcionalidades que só serão aplicadas em casos específicos de produção de artigos científicos ou de produção de TCC s. Quando aplicado a esses casos, novos atores farão parte do caso de uso. Gerenciamento dos documentos e fontes bibliográficas A Figura 6 apresenta o caso de uso de edição dos documentos, onde os sistemas de gerenciamento de documentos, editor de documentos eletrônicos e gerenciador de fontes bibliográficas estão envolvidos. Pode-se notar que assim como no caso de uso de gerenciamento de projetos, existem funcionalidades que são comum para todas as aplicações, sendo acrescentado e as tornando mais especificas, conforme é definida uma aplicação. No detalhe da Figura 6, observa-se mais uma vez as aplicações de produção de artigos científicos e de TCC s. Integração dos sistemas envolvidos O diagrama de comunicação representado na Figura 7, mostra como acontece o relacionamento entre os principais sistemas que compõem a plataforma, assim como as mensagens de comunicação e dados trocados entre si. Cabe destacar que se espera que o SGPAT forneça a capacidade de integração com sistemas externos e redes sociais através da implantação de uma Aplicação de Interface de Programação - API fornecidos através de um serviço de comunicação via web - WebService. Editor de documentos Uma das ferramentas que se destaca no sistema de gestão de workgroup é o editor de documentos técnicos. Essa ferramenta possui os diferenciais de integrar completamente os sistemas de gerenciamento de documentos e de fontes bibliográficas, além de fornecer uma automatização da formatação final do documento nos padrões exigidos para a publicação. Na Figura 8 foi elaborada uma prototipagem com um mockup da tela principal do editor de documentos na perspectiva do Autor principal. Em uma única tela o usuário pode cadastrar suas referências bibliográficas, e gerenciar tabelas, figuras e texto como objetos da produção. Assim como no paradigma de 5154

16 orientação objeto em programação, ao adicionar (ou instanciar) o objeto ao seu projeto apenas uma vez, ele pode ser chamado, utilizado e referenciado quantas vezes for nescessário. Ao realizar mudanças de atributos no objeto, automaticamente suas referencias serão atualizadas. Modelagem de programação Exemplificando o conceito de objetos utilizado pelo editor de documentos e por toda a plataforma foi elaborado um diagrama de classe exemplo, representado na Figura 9. Podemos notar algumas características já citadas nesse trabalho, como a generalização (ou herança) das classes do Usuário, Ator e Ator Principal e dos tipos de objetos. Destaca-se o detalhe das relações entre Projeto, Documento, Objetos e Autores. Todo projeto pode possuir vários Autores, mas apenas um Autor Principal. Assim como cada Projeto tem apenas um Documento final, que pode possuir um ou mais Objetos. Conclusão Este trabalho apresenta a proposta de uma plataforma tecnológica para automação de documentos técnicos. Este artigo apresenta as funcionalidades desta plataforma especificamente para a gestão de documentos para o desenvolvimento de projetos de produção de artigos científicos e trabalhos de conclusão de cursos - TCC s. O SGPAT é um sistema integrador que permite o compartilhamento de um workspace onde o aluno e colaboradores desenvolverão seus textos, artigos e os próprios TCC s, podendo compartilhá-los com seu orientador e colaboradores autorizados on-line. Dentro desse workspace o usuário poderá importar dados, textos, imagens e vídeos que poderão ser usados como fontes de referências no decorrer do desenvolvimento de seus trabalhos, sendo instrumento de facilitação a manipulação desses diversos arquivos. O SAGPAT poderá compartilhar todos estes dados com outros usuários criando uma rede de trabalho de produção de seus artigos e documentos técnicos utilizando-se de um biblioteca pessoal ou numa rede compartilhada de referências bibliográficas. Comparando o SGPAT ao ETD2MARC pode-se afirmar que workflow semiautomatizado de dissertações e teses na universidade do Texas é apenas uma ferramenta de catalogação e busca de 5155

17 documentos eletrônicos, enquanto o SGPAT tem diversas funcionalidades adicionais de gerenciamento dos projetos, de produção de documentos eletrônicos integrados às bibliotecas personalizadas. Deve-se destacar que a validação das referências que serão autorizadas pelos Orientadores se dará por ações e passos não automatizados, a fim de garantir que estas fontes tenham passado pelo critério de qualificação do Orientador ou do Revisor, para mitigar os riscos de plágio. Futuras pesquisas visam incrementar as funcionalidades do sistema SGPAT quanto aos processos e passos que devem ser executadas por seres humanos, assim como a definição das ferramentas de integração e gestão das estruturas especificadas neste trabalho. Assim como o experimento realizado pela Universidade do Texas assume-se um grau inevitável de interação humana que é necessária para catalogar as fontes de referências bibliográficas usando os sistemas de catálogos. Os passos futuros do SGPAT serão a melhoria trabalhar do banco de dados para que contenha objetos com características consistentes, ou seja, um banco de dados onde todos os objetos são um tipo de mídia. Futuras versões funcionais do SGPAT deverão acomodar também editores de teses e dissertações (ETD s) em outros idiomas, particularmente o inglês e o espanhol. Considerando as avaliações realizadas para identificar as limitações da proposta contida neste artigo pode-se inferir que estão relacionadas à segurança das informações. Deve-se ainda avaliar os riscos relativos ao fluxo a se considerar a qualidade da entrada de metadados pelos atores. Os metadados podem conter omissões, erros tipográficos, ou entradas que não estejam formatados de acordo com regras de catalogação. Esses erros deverão e poderão ser corrigidos manualmente, após a atualização dos registros. A plataforma SGPAT deve ser amigável, a fim de permitir que seus atores possam complementar este sistema com uma série de orientações, sugestões e templates, que irão auxiliar mesmo os articulistas mais inexperientes venham a desenvolver os seus trabalhos de maneira bastante inspiradora e profissional. Para a mitigação das eventuais inconformidades de conteúdo, o gestor do SGPAT deve prever o oportuno uso de equipe de biblioteca para interagir com os registros bibliográficos. Deve- 5156

18 se considerar que os seres humanos necessariamente realizam alguns atos de catalogação com critérios técnicos mais consistentes, que o formatado e automatizado no sistema. A proposição de se desenvolver um piloto operacional do SGPAT é a expectativa de que, tal como o ETD2MARC, a automação é uma oportunidade para tornar os processos de gestão de produção e armazenagem de documentos eletrônicos bem mais eficientes, mesmo que não seja capaz de suplantar a intervenção humana completamente. 5157

19 Referências Leite, R. C. C. (2015). Produção cientifica e lixo acadêmico no Brasil. Folha de São Paulo, 6 de Jan, Visitado em: 1 de Jan. Sampaio, M. I. C. (2013). Qualidade de artigos incluídos em revisão sistemática: comparação entre latino-americanos e de outras regiões. Instituto de Psicologia, Universidade de São Paulo. Pesquisa01, Riscos na produção de artigos acadêmicos e TCC s (2015). SurveyMonkey. URL: Almeida, M. A. F. (1998). Um pouco de Latex. Universidade Federal de Santa Catarina - UFSC, CPGCC, INE. Google Scholar. Google Acadêmico. Google.URL: SGPAT. Sistema de Gestão de Produção de Artigos e TCC. GRISCO. URL: Moodle. Modular Object-Oriented Dynamic Learning Environment. URL: Lattes. Pataforma Lattes. URL: Linkedin. Professional Social Netwok. URL Hoeflich, S. L., Blos, M. F., Figueiredo A. E. P., & Dias E. M. (2014). Proposta de um framework aplicado à avaliação qualitativa dos riscos orgânicos da logística. CNEG, 10. Hoeflich, S. L., Blos, M. F., Figueiredo A. E. P., & Dias E. M. (2014). Proposta de um framework de gerenciamento dos riscos orgânicos aplicado à logística. Spolm, 17. Bitencourt, L. C., & Garcez, M. P. (2013). Foco no Cliente: Um estudo exploratório sobre a importância e utilização da estratégia e da gestão de projetos. Contecsi, 10. Hamzeh, F. R. (2009). Improving Construction Workflow- The Role of Production Planning and Control. University of California, Berkeley, XX-XX. 5158

20 Souza, M., Pereira, S. L., Fontana, C. F., & Dias, E. M. (2008). Integrated Management and Optimization of the Sanitation Cycle Using Intelligent Automation System and Communication Networks. WSEAS, 4-3. IEEE, Institute of Electrical and Electronic Engineering (1990). Standard Glossary of Software Engineering Terminology. ANSI/IEEE, ISO/IEC9126, Information Technology (1991). Software Product Evaluation - Quality characterisitcs and guidelines for their use. W3C (2008). Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.0. ISO/IEC2701, Information Technology (2013). Security techniques -- Information security management systems -- Requirements Surratta, B. E., & Hillb, D. (2004). ETD2MARC: A semiautomated workflow for cataloging electronic theses and dissertations.texas A&M University. 5159

21 Tabela 1 Matriz GUT na gestão de riscos mais comuns das produções acadêmicas P Risco G U T Mitigação SGPAT 48 Atraso nos prazos estabelecidos Controle e monitoramento do cronograma com alertas de atrasos Gerenciador de projetos: controle de atividades e cronograma 48 Falha no planejamento Ferramentas de planejamento que Gerenciador de projetos: todas e elaboração do projeto 48 Falha na comunicação Orientador / Autor 48 Indisponibilidade e inconsistência das fontes bibliográficas de referências permitam validação do orientador Comunicação síncrona e assíncrona constantes, com o histórico das conversas Usar fontes de pesquisa que validem e garantam a qualidade das referências a serem utilizadas as ferramentas Workgroup: , grupos de discussão, chats, vídeo conferências, etc.. Gerenciador de bibliografias: base de dados validada e indexada 64 Ocorrência de plágio Ferramentas manuais de conferência e Editor de documentos e automatizadas com alerta de plágios Gerenciador de documentos 48 Vazamento de informações sensíveis, restritas ou sigilosas Ambiente de trabalho seguro e com controle de permissões de acesso Gerenciador de documentos: controle de acesso e workflow bem definido 27 Inconformidades na formatação do padrão 64 Irrelevância dos resultados da pesquisa 48 Falta de recursos para a produção Automatização da formatação dos documentos nos padrões exigidos Correta validação dos objetos de pesquisa e escopo do projeto no planejamento Planejamento e controle dos custos e recursos, materiais e financeiros do projeto. Formatação segundo as normas e padrão exigidos Gerenciador de projeto e Workgroup Gerenciador e projetos: gestão financeira Notas. G = Gravidade; U = Urgência; T = Tendência em piorar; P = Pontuação (G x U x T); Quanto maior o valor de P, maior o risco e a prioridade que deve ser considerada para sua mitigação. 5160

22 Figura 1. BPMN - diagrama de processos de produção de TCC 5161

23 Figure 2. BPMN - diagrama de processos de produção de artigos acadêmicos 5162

24 Figura 3. Diagrama de generalização de atores Figura 4. Diagrama UML de caso de uso - gerenciamento dos projetos 5163

25 Figura 5. Diagrama UML de caso de uso - edição de documentos Figura 6. Diagrama UML de comunicação - sistemas da plataforma 5164

26 Figura 7. Prototipagem de tela de usuário - mockup da interface do editor de documentos Figura 8. Diagrama UML de Classes - produção do documento 5165