Sistemas de Workflow. XX Jornada de Atualização em Informática Congresso da SBC Autores:

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1 XX Jornada de Atualização em Informática Congresso da SBC 2001 Sistemas de Workflow Autores: Renata Mendes de Araujo Departamento de Ciências da Computação Instituto de Matemática Universidade Federal do Rio de Janeiro Marcos Roberto da Silva Borges Departamento de Ciências da Computação/Instituto de Matemática Núcleo de Computação Eletrônica Universidade Federal do Rio de Janeiro

2 Sumário INTRODUÇÃO... 1 PARTE I - CONCEITOS HISTÓRICO DEFINIÇÃO DE SISTEMAS DE WORKFLOW FUNCIONALIDADES DE UM SISTEMA DE WORKFLOW Modelagem de fluxos de trabalho Execução de fluxos de trabalho Controle de Interações Acompanhamento Administração OUTRAS FUNCIONALIDADES ARQUITETURA DE SISTEMAS DE WORKFLOW PARTE II - SISTEMAS CLASSIFICAÇÃO DE SISTEMAS DE WORKFLOW Classificação quanto à abordagem de comunicação Classificação quanto ao grau de estruturação de processos EXEMPLOS DE SISTEMAS PARTE III WORKFLOW NAS ORGANIZAÇÕES BENEFÍCIOS DESAFIOS ELICITAÇÃO DE PROCESSOS WORKFLOW E REENGENHARIA OUTROS ASPECTOS CONCLUSÃO BIBLIOGRAFIA WEBIBLIOGRAFIA ii

3 Introdução A última década tem assistido a diversas alterações na forma como empresas e organizações têm encarado seus processos de trabalho e negócio. Clientes exigem níveis mais altos de qualidade e um maior grau de personalização ao atendimento de suas necessidades. Para atender a estas expectativas e manterem-se competitivas, as empresas buscam a reformulação de seus processos de trabalho através de iniciativas de reengenharia, sob a bandeira da eficiência e da qualidade total. Em conseqüência, este movimento tem provocado quebras significativas na estrutura de trabalho vigente, ressaltando a necessidade de se enfocar o trabalho em equipe, a formação e reuso do conhecimento comum dentro da organização e a melhoria contínua dos processos de produção. A tecnologia de workflow tem estado associada a estas iniciativas, por oferecer um conjunto de soluções para atender à demanda das organizações por maiores índices de qualidade e eficiência no gerenciamento de seus processos de negócio. Diversas aplicações comerciais têm sido lançadas no mercado e casos de sucesso de uso desta tecnologia têm sido reportados, evidenciando sua utilidade. Contudo, a tecnologia de workflow é ainda recente e também é ainda incipiente o conhecimento pela comunidade em geral de suas potencialidades e problemas. Neste sentido, o principal objetivo deste curso é o de apresentar a tecnologia de workflow sua definição, seus principais objetivos, funcionalidades e exemplos de sistemas existentes bem como discutir os principais aspectos relacionados aos benefícios e desafios de sua utilização em organizações. A apostila do curso está estruturada em três partes. Na Parte I - Conceitos são apresentados os conceitos básciso de sistemas de workflow: seu histórico, definição e principais funcionalidades. A segunda parte da apostila Parte II - Sistemas - está reservada para a apresentação de funcionalidades de alguns sistemas comerciais existentes e as classificações usuais de sistemas de workflow. Na Parte III Workflow nas Organizações - são discutidos os benefícios e desafios de utilização de sistemas de workflow nas organizações, reservando um espaço para apresentação do conceito e objetivos da Reengenharia de Processos de Negócio. Por fim, apresentamos as conclusões. Parte I - Conceitos 1. Histórico Sistemas de workflow têm suas origens a partir das pesquisas em automação de escritórios nos idos anos 70. O principal foco destas pesquisas estava em oferecer soluções sobre como gerar, armazenar, compartilhar e rotear documentos em organizações, visando a diminuição da manipulação física de documentos em papel (Figura 1). Em vista destas origens, vê-se hoje ainda um estreito relacionamento de sistemas de workflow com as tecnologias atuais de processamento e gerência de documentos (Document Management and Document Imaging Processing)[SUTT1996][FISC1997]. 1

4 Armazenamento e manipulação física de documentos Sistemas de Gerência de Documentos Figura 1 Evolução da gerência de documentos em organizações [Fonte: Cabinet N G]. Hoje, a tecnologia de workflow não se limita ao roteamento de documentos em organizações. Os conceitos e paradigmas de trabalho em grupo preconizados pelas pesquisas em CSCW e groupware a partir da década de 80 influenciaram a definição destes sistemas como ferramentas para a coordenação do trabalho de equipes e impulsionaram seu desenvolvimento. Sob esta visão, o principal objetivo da tecnologia de workflow estava em unir as chamadas ilhas de trabalho e informação individuais e personalizadas de cada membro de uma organização, buscando sua integração através do roteamento do trabalho entre elas (Figura 2). Neste período, havia uma preocupação nas pesquisas nesta área sobre como definir paradigmas e linguagens para a modelagem de processos de trabalho e em como construir arquiteturas para a implementação de sistemas capazes de melhor interpretar e executar tais processos. No âmbito do mercado, por buscarem a definição e automação de processos de trabalho, sistemas de workflow tornam-se ferramentas coadjuvantes em iniciativas de reengenharia e na melhoria de processos em organizações [FISCH1995] [HAMM1993]. Nos anos 90, a tecnologia de sistemas de workflow evoluiu muito como meio para obter vantagens em relação ao rápido crescimento das infra-estruturas de redes de computadores e os ambientes para interação entre grupos resultantes desta infra-estrutura (Internet/Intranet) [BOYD2000]. As recentes questões relacionadas ao processamento distribuído e interoperabilidade de aplicações trouxeram novos desafios à definição de arquiteturas para sistemas de workflow e sua construção. Os novos paradigmas de interação inter e intra-organizacionais, baseados na exploração do potencial da WWW, levaram as pesquisas em workflow a um novo patamar voltado para a definição de arquiteturas distribuídas de execução de processos. 2

5 Gerente de Recursos Humanos Gerente inicia 1 processo de Seleção 2 currículo Secretário recebe currículos e encaminha para analistas Secretário Analista avalia currículo 3 4 avaliação Secretário envia aviso aos candidatos Analista de RH Figura 2 Roteamento de informações e tarefas entre membros de uma organização. Desde suas origens, sistemas de workflow têm encontrado maior demanda e sucesso no ambiente de negócios. Por isso, esta tecnologia tem evoluído muito no sentido de apoiar as novas necessidades de relacionamento e execução de atividades em organizações em um mundo globalizado. Neste sentido, o conceito de workflow tem se tornado atualmente uma peça chave para soluções de apoio automatizado às atividades como: comércio eletrônico, business to business (B2B), relacionamento com clientes (Customer Relationship Management) e outras formas de negócios em larga escala. 2. Definição de Sistemas de Workflow O que vem a ser um sistema de workflow? Um sistema de gerenciamento de fluxos de trabalho ou workflow - objetiva a automação e gerência de processos. Um processo pode ser considerado como um conjunto de atividades que, ao serem realizadas, atingem um determinado objetivo de trabalho. Por estarem diretamente relacionados à área de negócios em organizações, sistemas de workflow têm sido indicados como ferramenta para o apoio computacional a processos de negócio. Um processo de negócio é um procedimento onde documentos, informações e tarefas são passadas entre participantes de acordo com um conjunto de regras definidas a serem alcançadas ou realizadas para o objetivo do negócio [MARS1995][CRUZ2000]. Um processo de negócio envolve não só os membros de uma organização como também pode envolver seus fornecedores e clientes numa cadeia de atividades onde informações são geradas e manipuladas (Figura 3). Obviamente, quanto melhor forem executadas tais atividades, uma organização pode otimizar seus valores de tempo e recursos, aumentando a qualidade de seus serviços. 3

6 Atividades Produção Vendas Distribuição Fornecedores Clientes Informação Figura 3 Processo de negócio [Fonte: CRUZ2000]. Processos de negócio podem ser representados através de fluxos de trabalho, ou seja, modelos que especificam: as atividades que compõem o processo, a ordem e as condições que as atividades devem ser executadas, os executores de cada atividade, as ferramentas a serem utilizadas e os documentos manipulados durante sua execução. As representações de processos sob a forma de fluxos de trabalho podem ser automatizadas/interpretadas através de sistemas de workflow (Figura 4). organização define processo de negócio regras tarefas condições produtos representado por fluxodetrabalho automatizado por Sistema de Workflow Figura 4 Processos de negócio automatizados por sistemas de workflow Um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho sistema de workflow - corresponde a um conjunto de ferramentas que permitem o projeto e definição de fluxos de trabalho, sua instanciação e execução controlada e a coordenação e integração de ferramentas distintas dentro de um mesmo fluxo de trabalho. Segundo a Workflow Management Coallition (instituição fundada para padronizar os conceitos e a tecnologia de workflow), um sistema de workflow pode ser definido como: Sistemas para definição, criação e gerência da execução de fluxos de trabalho através do uso de software, capaz de interpretar a definição de processos, interagir com seus participantes e, quando necessário, invocar ferramentas e aplicações. (Workflow Management Coallition) 3. Funcionalidades de um Sistema de Workflow O que sistemas de workflow oferecem? Sistemas de gerenciamento de fluxos de trabalho 4

7 cobrem usualmente três áreas funcionais: a definição de fluxos de trabalho, a execução dos fluxos definidos, o acompanhamento das interações do usuário durante sua execução e funcionalidade de gerência das instâncias em execução. Definir um processo de trabalho significa traduzi-lo do mundo real para uma formalização computacional e processável através do uso de uma ou mais técnicas de análise e modelagem. O resultado da definição é um modelo ou representação do processo a ser executado. Uma vez definido, um processo pode ser executado através da interpretação de sua definição pelo sistema de workflow. Esta interpretação compreende o roteamento das atividades definidas aos atores designados à sua execução. Cada ator ou participante do processo, por sua vez, necessita interagir com o sistema, não só para realizar as atividades a ele designadas como também para tomar conhecimento de sua necessidade de participação no processo. 3.1 Modelagem de fluxos de trabalho A descrição (modelo) de processos deve conter todos os dados necessários sobre os processos a serem executados pelo sistema de workflow. Estas informações incluem dados sobre as atividades que compõem os processos, suas condições de início e finalização, regras para sua execução, usuários encarregados, documentos manipulados em cada atividade, aplicações a serem utilizadas etc. Ou seja, a definição de um processo a ser automatizado em um sistema de workflow deve conter informações sobre quem faz o quê, de que forma e quando e quais os caminhos que levam e trazem os pacotes de informação necessários para o processo [CRUZ2000]. Os componentes fundamentais de um processo ou fluxo de trabalho são as atividades ou tarefas que devem ser completadas para atingir um determinado objetivo do processo. Atividades em um fluxo de trabalho são realizadas por papéis associados a cada atividade. Aos papéis são associados atores que podem ser indivíduos ou agentes automatizados. Atores executam as atividades determinadas para os papéis assumidos. Para cada atividade, dados, formulários ou documentos devem ser necessários e manipulados para sua execução (Figura 5). Atividade assume agente executa automatizado papel manipula documentos, dados, formulários assume indivíduo Grupo Figura 5- Elementos de um fluxo de trabalho Atividades Uma atividade em um fluxo de trabalho corresponde a uma tarefa a ser desempenhada dentro do processo. Sistemas de workflow oferecem funcionalidades para a definição de atividades, registrando-se, por exemplo, sua identificação (nome), seus objetivos, instruções a serem seguidas durante sua execução e os dados/documentos necessários para sua realização. 5

8 Como exemplo, imaginemos um processo para avaliação de candidatos a emprego sendo realizado pelo departamento de Recursos Humanos de uma organização. Uma atividade dentro deste processo seria a avaliação do currículo do candidato. Na Figura 6 vemos como esta atividade poderia ser definida/implementada em um sistema de workflow (WebDeploy [WDWF1998]). Figura 6 Informações de definição de uma atividade (WenDeploy) Executores: Indivíduos, agentes, grupos e papéis Em um fluxo de trabalho, cada atividade deve ter um executor responsável por sua realização. A associação do executor às atividades sob sua responsabilidade também deve ser realizada no momento da definição do fluxo de trabalho. Em geral, executores de atividades podem ser quaisquer indivíduos dentro de uma organização, desde que tenham acesso como usuários ao sistema de workflow (Figura 7). Do ponto de vista da modelagem de processos, contudo, associar indivíduos específicos à realização de atividades pode não ser a estratégia ideal. A rotatividade de pessoas dentro de uma organização é constante e estas mudanças deveriam ser constantemente atualizadas nos fluxos de trabalho em execução. Em geral, cargos ou papéis costumam permanecer estáveis por mais tempo dentro de uma organização. Pensando assim, definir papéis, ou seja, um conjunto de características ou responsabilidades necessárias para a execução de alguma tarefa dentro do processo e associar tais papeis à execução das atividades torna as definições de fluxos de trabalho mais flexíveis. Voltando ao exemplo do processo de análise de candidatos a emprego, exemplos de papéis envolvidos neste processo poderiam ser: Gerente de Recursos Humanos, o Analista de RH, secretárias etc. Uma vez cadastrado como usuário em um sistema de workflow, indivíduos podem ser associados a papéis e, consequentemente, passarão a ter a responsabilidade de execução das atividades designadas aos papéis correspondentes em cada processo onde o referido papel toma parte. Note que indivíduos podem estar associados a mais de um papel. Neste caso, um 6

9 mesmo indivíduo pode participar de um mesmo processo ou em processos distintos sob diferentes papéis. Atividade Tipo de executor (indivíduo) Seleção do usuário a executar a atividade Figura 7 Associação de uma atividade a seu executor (WebDeploy). Sistemas de workflow permitem ainda que sejam definidos grupos de usuários. Usuários podem ser incluídos em grupos e estes serem definidos como executores de atividades em processos. Dentro de um grupo, cada usuário pode ainda ter um papel definido (Figura 8). Um exemplo de definição de um grupo como executor de uma atividade pode ser visualizado na Figura 9. Indivíduos Papéis Grupos Representante Grupo Executivo Beatriz Arquiteto Gerente Engenheiro Maurício Engenharia Figura 8 Participantes: Usuários, Grupos e Papéis de Indivíduos em Grupos 7

10 Nas organizações atuais, é natural imaginar que a execução de um processo envolva a utilização de ferramentas computacionais e sistemas de informação. Por exemplo, um editor de textos pode ser uma ferramenta necessária para a edição de um relatório em uma atividade. Em outro exemplo, um sistema de informações de crédito pode ser necessário para que um funcionário faça consultas sobre a idoniedade de um candidato a crédito em uma instituição financeira. Atividade Tipo do executor (grupo) Grupo encarregado Papel (dentro do grupo) encarregado Figura 9 Exemplo de definição de um grupo/papel como executor de uma atividade. Em alguns casos, um agente computacional pode também ser o responsável pela execução de uma atividade (Figura 10). Por exemplo, imagine que foi definido que, ao final da análise do currículo de um candidato, uma mensagem via correio eletrônico deva lhe ser enviada informando sobre sua recusa ou aceitação como candidato ao emprego. Esta atividade poderia ser definida como a ser realizada por uma secretária que redigiria e enviaria a mensagem ao candidato. Mas, de forma a otimizar o processo, um aplicativo poderia ser associado à atividade e, a partir de um modelo padrão de carta e das informações sobre o andamento processo (recusa ou aceite), enviar automaticamente a mensagem sem a necessidade de interferência de um indivíduo. Além de aplicações ou sistemas computacionais, atividades podem ser executadas também por dispositivos eletrônicos como impressoras, faxes etc. Por exemplo, ao final de um processo de análise de crédito a clientes, uma atividade poderia ser definida para que, caso o crédito fosse aceito, um contrato fosse impresso ou mesmo enviado via fax para o cliente em questão. 8

11 Avaliação de Currículo Atividade Manual (executada por um ou mais indivíduos) Envio de Carta de Recusa Atividade Automatizada (executada por uma aplicação ou dispositivo eletrônico) Figura 10 Integrando pessoas, máquinas e aplicações em um processo Rotas A definição de um fluxo de trabalho compreende também a explicitação do encadeamento de atividades do processo. Atividades em um fluxo de trabalho podem ser executadas sequencialmente (uma após a outra), em paralelo ou sob determinadas condições (Figura 11). Quando executadas sequencialmente, logo que uma atividade é terminada, a atividade subsequente é ativada e roteada para execução pelo usuário responsável (Figura 11a). Quando definidas para execução em paralelo, duas atividades são ativadas e colocadas para execução simultaneamente (Figura 11b). Contudo, o fato de estarem sendo executadas em paralelo não significa que tenham os mesmos critérios de execução. Ou seja, cada atividade terá o seu próprio tempo de execução, necessário à sua realização. Caminhos condicionais também podem ser definidos em um fluxo de trabalho (Figura 11c). A definição de uma condição implica na tomada de alguma decisão baseada nas informações da execução do processo disponíveis, decisão esta que deve também fazer parte da definição do processo. Como exemplo, no processo de análise de currículos de candidatos a emprego, uma decisão quanto ao fluxo deve ser tomada após a revisão do currículo pelo gerente. De acordo com o resultado na revisão, o fluxo pode seguir dois caminhos distintos (Figura 12). Se o currículo foi recusado (informação esta que deverá estar explicitada nos dados do processo), a atividade a ser executada corresponde ao envio de uma mensagem de recusa. Caso contrário, o fluxo segue em outra direção, ativando a execução da tarefa de agendamento de uma entrevista, a ser realizada por uma secretária. 9

12 (a) Em sequencia (b) Em paralelo Os ramos 1, 2 e 3 são iniciados simultaneamente Só se inicia quando os ramos 1, 2 e 3 terminam (c) Alternativamente Pelo menos um dos ramos é iniciado ou ou ou ou Se inicia quando pelo menos um dos ramos termina Figura 11 Tipos de rotas em um fluxo de trabalho Sistemas de Workflow oferecem recursos, geralmente gráficos, para a modelagem de fluxos de trabalho. O modelo gráfico de um processo costuma receber a denominação de mapa de processo (Figura 13). Existem diversas linguagens e notações para a modelagem de processos. Em geral, cada sistema de workflow oferece sua própria notação para a definição de processos ou se baseia em propostas existentes. Início Revisão de Currículo Candidato Qualificado? Gerente de Recursos Humanos Não servidor de Envio de Carta de Recusa Sim Secretária Agendamento de Entrevista FIM Figura 12 Definição de fluxo de trabalho 10

13 Documentos e Formulários Figura 13 Exemplo de um mapa de processo (WebDeploy) Um elemento importante na definição de um fluxo de trabalho é a definição das informações que irão fluir durante a execução dos processos. Sistemas de Workflow costumam permitir a definição de pacotes de trabalho para cada processo, onde os diversos documentos a serem manipulados ao longo da execução do processo podem ser armazenados (Figura 14). Video Audio Formulários st 3rd East West North Gráficos e Planilhas Documentos Imagens de Documentos Figura 14 Conteúdo de Pacotes de Trabalho 11

14 Documentos pode ser incluídos ou excluídos de pacotes de trabalho pelos executores do processo, obedecendo-se às regras de acesso estipuladas. Documentos podem ser também alterados/substituídos de um pacotes de trabalho ao longo da execução de um processo. Formulários também podem ser roteados ao longo da execução de um fluxo de trabalho, onde cada executor é responsável pelo preenchimento/atualização de um conjunto de informações. Por exemplo, no processo de avaliação de currículos, o pacote de trabalho do processo deve conter o currículo do candidato, que estaria disponível a todos os participantes do processo. Além disso, um formulário poderia estar também associado ao pacote de trabalho para que o gerente registre o resultado e comentários da análise do currículo sob sua responsabilidade. Regras A definição de um fluxo de trabalho segue sempre um cojunto de regras para sua execução. Estas regras fazem parte da cultura e/ou diretrizes da organização onde o processo será executado e se refletem no processo implementado no sistema de workflow. Basicamente, regras definem quais informações vão transitar pelo fluxo e sob quais condições, ou seja, são atributos que definem de que forma os dados que trafegam no fluxo de trabalho devem ser processados, roteados e controlados pelo sistema de workflow [CRUZ2000]. Por exemplo, uma regra em uma organização pode definir que todos os pedidos de compra devem ser aprovados pelo gerente do departamento de onde o pedido foi gerado. Neste caso, este requisito deve estar refletido na definição do processo, através, por exemplo, da definição de uma atividade Aprovação de Pedido, a ser executada pelo papel Gerente, imediatamente após a atividade de Realização de Pedido. Outro exemplo: uma regra em uma instituição financeira define que pedidos de crédito superiores a R$ ,00 devem ser analisados por uma junta especial. Na automação deste processo, após a ativação do pedido de crédito pelo cliente, o sistema poderia verificar nas informações contidas no pedido (provavelmente através de um formulário), o valor do pedido e direcionar o fluxo de acordo com a regra definida. Descobrir estas regras e traduzí-las em um fluxo de trabalho utilizando-se dos elementos pertinentes (atividades, papéis, executores, rotas e documentos/formulários) é, portanto, o que compreende a modelagem de processos. 3.2 Execução de fluxos de trabalho Fluxos de trabalho são executados através da ativação de instâncias de sua definição. A partir de uma mesma definição de fluxo de trabalho, instâncias diferentes de sua definição podem ser colocadas em execução. Por exemplo, na Figura 15, a definição do processo Análise de Currículo, pode ser executada em diversas instâncias do mesmo, para cada currículo a ser analisado. Várias instâncias de um mesmo processo ou de processos distintos podem estar em execução simultaneamente em um sistema de workflow. O sistema de workflow acompanha e coordena a execução de cada das instâncias ativas, seguindo o fluxo definido no modelo do processo e encaminhando cada atividade para o(s) ator(es) correspondentes. O encaminhamento de atividades aos seus respectivos executores provoca a inclusão de itens de trabalho nas listas de trabalho dos atores do processo (Figura 16). Uma lista de trabalho contém atividades a serem realizadas por um usuário específico e geralmente contém simultaneamente atividades de várias instâncias de diferentes processos em execução. 12

15 Análise de Currículo de João Fontes Definição de processo: Análise de Currículo Instâncias Análise de Currículo de Maria Alves Figura 15 Separação entre definição do processo e suas instâncias em execução Figura 16 Exemplo de lista de trabalho (WebDeploy) Tomemos novamente como exemplo o processo de análise de currículos. Ao ser colocada em execução uma instância deste processo Análise de Currículo de Maria Alves o sistema de workflow, baseado na definição do processo, verifica que a primeira atividade a ser executada é a Revisão do Currículo, a ser realizada pelo Gerente de RH (papel). Neste caso, todos os usuários que estão associados a este papel terão suas listas de trabalho atualizadas com a inclusão de uma nova tarefa Avaliação do Currículo de Maria Alves (Figura 16). Estes usuários podem, então, selecionar esta atividade a partir de sua lista de trabalho e tomar conhecimento sobre as instruções para sua realização (Figura 17). Ao terminar a tarefa, o usuário deve informar ao sistema sobre sobre realização. Uma vez completada, o sistema de workflow dá continuidade à interpretação do processo, passando para a atividade seguinte que, analogamente à anterior, provocará a inclusão de uma nova 13

16 tarefa na lista de trabalho de seus respectivos executores. Assim o fluxo tem continuidade e o processo é roteado através de seus participantes. 3.3 Controle de Interações Conforme visto anteriormente, os usuários interagem com o sistema de workflow através de suas respectivas listas de trabalho, onde são apresentadas as atividades sob sua responsabilidade. Nestas listas, os usuários podem selecionar tarefas para serem executadas (Figura 17). Lista de Trabalho Informações sobre a tarefa a ser realizada Figura 17 Seleção de tarefas a partir da lista de trabalho (WebDeploy) As atividades são executadas nos ambientes de trabalho de cada ator/agente do processo através de aplicações ou ferramentas específicas para a atividade em questão. A realização de uma determinada tarefa envolve a manipulação dos documentos estipulados no fluxo de trabalho para análise de informações, tomada de decisões ou preenchimento de dados. A finalização da atividade repõe o processo de volta ao fluxo, disparando novas atividades de acordo com os resultados gerados (Figura 18). 3.4 Acompanhamento Outras funcionalidades de extrema importância em sistemas de workflow são as funcionalidades de acompanhamento e gerência da execução de processos. No que se refere ao acompanhamento, sistemas de workflow provêem recursos, por exemplo, para visualização do status de execução de uma instância de processo. Um mecanismo interessante para a visualização do status de execução é o próprio mapa do processo, onde são apresentadas as atividades já realizadas, as atividades em execução e as atividades ainda a serem executadas. No exemplo da Figura 19, o sistema se utiliza de cores distintas para informar o status de execução de cada atividade: verde para as atividades já realizadas, vermelho para as atividades em execução e amarelo para as atividades não executadas dentro do processo. 14

17 Atividade - Executor - Status Avaliar Currículo João Fontes Gerente RH Em aberto Avaliar Currículo Maria Alves Gerente RH Em aberto Lista de trabalho 1 3 Formulário de Avaliação de Currículo Currículo João Fontes 2 4 Qualificado: Sim ( X ) Não ( ) Atividade - Executor - Status Avaliar Currículo João Fontes Gerente RH Executada Avaliar Currículo Maria Alves Gerente RH Em aberto Lista de trabalho 1 Seleciona tarefa 2 Recupera documentos 3 Analisa dados, toma decisões, preenche formulários, atualiza informações e documentos. 4 Repõe o processo de volta ao fluxo atualizando o status da atividade. Figura 18 Interação entre usuários e o sistema de workflow Atividades em execução (em vermelho) Atividades já realizadas (em verde) Atividades a serem executadas (em amarelo) Figura 19 - Visualização do status de execução de uma instância (WebDeploy) Como coadjuvantes na reengenharia e melhoria contínua de processos, sistemas de workflow oferecem recursos adicionais de métricas e estatísticas de desempenho de execução atividades ou do processo como um todo. No exemplo da Figura 20, o sistema de workflow apresenta um gráfico com o tempo médio de execução de cada atividade de um processo específico. Estatísticas como estas tornam-se fontes de informação importantes para a identificação de pontos de ineficiência no processo, permitindo planejar sua melhoria. 15

18 3.5 Administração Sistemas de workflow geralmente fazem distinção entre usuários comuns e usuários com direitos de administração. Ou seja, em geral, a possibilidade de definição e instanciação de processos em um sistema de workflow deve ser feita por usuários atribuídos para tal. Analogamente, funções para suspensão e cancelamento de instâncias de execução também podem estar restritas à usuários com direitos de administração. Figura 20 -Apresentação de estatísticas de desempenho de um processo (HP Process Manager) 4. Outras funcionalidades As funcionalidades apresentadas nesta seção correspondem às funcionalidades básicas encontradas em sistemas de workflow. Contudo, as aplicações comerciais existentes variam na oferta de outras funcionalidades mais avançadas tanto para a definição como para a execução e gerência de processos. Dentre estas características, podemos enumerar Funcionalidade Definição de pesos para grupos Grupos sequenciais Descrição Possibilidade de definir pesos dentro de um grupo de forma que uma atividade possa ser designada a um membro do grupo baseada nos pesos definidos. Desta forma, se um grupo contém 3 participantes com pesos de 10%, 20% e 70%, respectivamente, 10% das atividades serão encaminhadas para o primeiro membro, 20% para o segundo e 70% para o terceiro. Esta característica é interessante para a gerência da carga de trabalho. Possibilidade de definição de grupos onde uma atividade é designada ao primeiro membro do grupo. Se este não for capaz de realizar a atividade no tempo requerido, a atividade é roteada para o próximo membro do grupo. 16

19 Visão de carga de trabalho Desginação de funções pelo cliente Subprocessos Disparos periódicos Simulação Rejeição de um passo de trabalho Grupos dinâmicos Notificações Auditoria automática Agente de correio Priorização automática de atividades Possibilidade de determinar a carga de trabalho de cada usuário, permitindo que o administrador do processo determinar quanto e que tipo de atividades estão pendentes para um usuário. Com estas informações, o administrador pode re-designar algumas ou todas as tarefas para outros usuários. Possibilidade dos participantes do processo designar ou retirar a execução de atividades para/de outros participantes. Esta capacidade é interessante para os casos em que um participante estará ausente ou deseja delegar a tarefa a outros usuários. Possibilidade de definir subprocessos em um processo. Isto permite o projeto de implementação de processo aninhados. Possibilidade de definição de instanciações automáticas e periódicas de um dado processo. Por exemplo, um processo para preenchimento de relatório de horas de trabalho poderia ser disparado automaticamente todas as sextas-feiras. Possibilidade de simular/testar a execução de um processo definido. Possibilidade de um participante rejeitar a execução de um passo de trabalho ou tarefa, fazendo com que o fluxo retorne ao passo anterior de execução. Possibilidade de definir grupos responsáveis por uma atividade no momento de sua execução. Possibilidade de configuração de notificações sobre ocorrência de eventos ao longo da execução do processo. Por exemplo, a notificação ao administrador de um processo sobre atrasos em sua execução. Possibilidade de manter em um sistema de gerência de documentos versões dos documentos/formulários em cada passo do processo. Possibilidade de executar ações baseada no recebimento de mensagens. Esta capacidade permite, por exemplo, que aplicações de terceiros possam instanciar processos em uma organização. Possibilidade de priorizar automaticamente as atividades de acordo com seu prazo estimado. Tabela 1 Outras funcionalidades oferecidas por sistemas de workflow[ulti1998b] 5. Arquitetura de Sistemas de Workflow Sistemas de Workflow estão geralmente calcados em uma arquitetura cliente-servidor. Na porção cliente encontram-se as aplicações para definição de processos, interação, acompanhamento e administração do sistema. Na porção servidora, encontra-se o motor ou máquina de workflow, responsável pela interpretação e roteamento do fluxo de trabalho para os diversos usuários/executores do processo. Na Figura 21, podemos visualizar a estrutura genérica de um sistema de workflow. 17

20 Figura 21 - Estrutura genérica de sistemas de workflow [WFMC] A partir desta estrutura, uma arquitetura geral para sistemas de workflow foi definida pela Workflow Management Coallition [WFMC] (Figura 22). Esta arquitetura visa aumentar a interoperabilidade entre as aplicações e ferramentas existentes, definindo um conjunto de protocolos para comunicação através de suas interfaces. A abordagem adotada pelo WfMC é a de definir uma fronteira ao redor do ambiente de encenação de processos. Esta fronteira exibe vários atributos funcionais padronizados através de um conjunto comum de APIs (Application Programming Interfaces). Cada interface considerada pelo modelo de referência interage com um determinado conjunto de serviços externos ao ambiente de encenação de processos. As aplicações de workflow podem, portanto, apresentar níveis distintos de conformidade ao modelo de referência aqui proposto, de acordo com as interfaces que puder prover. Apresentamos resumidamente o propósito de cada interface: Interface 1 - Descrição do Processo: estabelecida para permitir a escolha de diversas ferramentas de modelagem de processos distintas. Baseia-se numa interface de importação/exportação de descrições de processos. Interface 2 - Aplicações Cliente: permitir a construção de um gerente de lista de trabalho comum e prover um gerenciamento único para vários sistemas de workflow, independentemente do software de gerenciamento de workflow em uso. Isto permite a oferta de serviços de sistemas distintos combinados na mesma interface, dando a impressão de se estar lidando com uma única máquina de workflow. Interface 3 - Integração com Ferramentas e Aplicações Externas: permitir que aplicações ou ferramentas externas sejam utilizadas de forma padronizada, e o desenvolvimento de agentes de aplicações padronizados para interagir com as aplicações. Interface 4 - Interoperabilidade entre Máquinas de Workflow: permitir o suporte ao desenvolvimento de aplicações de automação de processos usando diferentes produtos de 18

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