Avanços e Perspectivas nas Imagens Odontológicas. Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica

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1 Avanços e Perspectivas nas Imagens Odontológicas Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica De 23 a 25 de Outubro de 2014 Centro de Convenções de Vitória-ES /XIXjabro2014 MANUAL DO EXPOSITOR Promoção e Realização Montadora Oficial Secretaria Executiva Agência de Turismo Sede do Evento Oficial

2 Manual do Expositor Vitória/ES, Maio de Caro Expositor, É com grande satisfação que apresentamos o Manual do Expositor da ExpoJabro 2014, feira paralela à XIX JABRO 2014 Jornada da Associação Brasileira de Radiologia Odontológica, a ser realizada no período de 23 a 25 de outubro de 2014, no Centro de Convenções de Vitória, ES. Este manual é parte integrante do CONTRATO DE LOCAÇÃO E PATROCÍNIO e guia de todas as relações entre os EXPOSITORES, MONTADORES e o REALIZADOR durante o período de organização e realização do evento. Todos os envolvidos na feira terão a disposição o mais completo roteiro para a participação da sua empresa no evento, com informações detalhadas para facilitar as providências necessárias. Neste Manual encontramse os formulários pertinentes aos serviços realizados durante o evento, para os quais selecionamos criteriosamente os fornecedores. Solicitamos especial atenção quanto às datas de retorno dos formulários, para que possamos marcar esta edição da XIX JABRO com um enorme sucesso. Estamos à inteira disposição para quaisquer esclarecimentos adicionais através da empresa organizadora, Bureau de Eventos, pelo ou telefone (21) Um bom evento a todos! Atenciosamente, COMISSÃO ORGANIZADORA DA XIX JABRO

3 REALIZAÇÃO Abro - Associação Brasileira de Radiologia Odontológica Rua Barão da Lagoa Dourada, 237, sl 15 Campos dos Goytacazes/RJ, CEP Site: COMERCIALIZAÇÃO / SECRETARIA EXECUTIVA Bureau de Eventos LTDA. Praça Floriano, 55 Sala 702 CEP Centro Rio de Janeiro Brasil Tel /Fax: (21) / Contatos: Jennifer Vilela / Ilda Brito SEDE DO EVENTO Centro de Convenções de Vitória ES Rua Constante Sodré, 157 Santa Lucia Vitória ES CEP Tel: (27) MONTADORA OFICIAL Studio Brasil Companhia de Eventos Rua Coronel Manoel Nunes 1200 Jardim Tropical CEP Serra - ES Fone/Fax: (27) AGÊNCIA DE TURISMO OFICIAL DNA Turismo ltda. Rua da Grécia, nº 230 lj. 1 Barro Vermelho - Vitória - ES CEP: Espírito Santo - Brasil Tel: /

4 ÍNDICE CHECK LIST EXPOSITOR 1 1. CRONOGRAMA DO EVENTO Datas/Horários de Montagem e Desmontagem da Feira Datas/Horários de Funcionamento do Evento Datas/Horários de Funcionamento dos Eventos sociais Montagem Período de Funcionamento de Exposição Decoração e Preparo do Estande Cronograma de Formulários (Anexos) 4 2. INSTALAÇÕES E SERVIÇOS Estandes Básicos Incluem Projeção Horizontal do Estande Paredes e Fechamentos para Estandes Ilhas ou Ponta de Ilhas Decoração Especial Paredes Divisórias Elaboração e Apresentação do Projeto do Estande com Montagem Personalizada Taxa de Limpeza Energia Elétrica Telefonia e Pontos de Internet Som / Shows 6 3. NORMAS DE FUNCIONAMENTO Responsabilidade Embargo da Construção Segurança do Evento Seguro Ministério do Trabalho Contratação de Mão de Obra Vias de Circulação Merchandising Saída de Mercadorias e Materiais Carga e Descarga Fotografias e Filmes Extintor de Incêndio para Locação Obrigatória nos Estandes Credencial de Montagem/ Expositor Convites da Festa de Encerramento Entrega de Material Promocional Estacionamento Montagem montadoras não oficiais Credenciamento de Montadora não Oficial ÓRGÃOS REGULAMENTADORES Anvisa CREA-ES NORMAS DE DESMONTAGEM DOS ESTANDES E OUTROS Desmontagem e Retirada de Equipamentos Pagamentos em Atraso Atendimentos ao Expositor (CAEX) Preenchimento e Remessa de Formulários 12 Anexos Anexo 01 Nome para Testeira Montagem Básica 13 Anexo 02 Taxa de Energia Elétrica 15 Anexo 03 Taxa de Limpeza na Montagem 17 Anexo 04 Credenciamento Montadora e Termo de Responsabilidade 18 Anexo 05 Formulário de Credenciais de Montador 20 Anexo 06 Formulário de Solicitação de Credenciais Expositor 21 Anexo 07 Orientações Anvisa 22

5 Manual do Expositor CHECK-LIST DO EXPOSITOR Este check-list poderá auxiliá-lo no planejamento e organização de sua participação na exposição: 1. Participação.A contratação de seu espaço já está quitada;.foi feito o orçamento preliminar de sua participação na XIX JABRO 2014;.Leu cuidadosamente todo o Manual do Expositor;.Para o caso do expositor abrir mão da montagem básica: já definiu o projeto de seu estande e a montadora que o executará;.a montadora escolhida já tem conhecimento de todo o regulamento do evento e das normas do Manual do Expositor;.Enviou projeto para aprovação;.verificou todas as providências que devem ser tomadas por sua montadora;.contratou serviços terceirizados, como: segurança, recepcionista, buffet, coletor de dados, etc.;.providenciou seguro?.providenciou extintores de incêndio;.providenciou linha(s) telefônica(s), aparelho (s) telefônico (s), se necessário;.providenciou Internet, se necessário;.verificou se todos os formulários constantes do Manual do Expositor foram preenchidos;.preparou a lista de convidados e enviou os convites;.solicitou todos os crachás para os profissionais que trabalharão no estande;.verificou a necessidade de transformadores de voltagem;.providenciou No Breaks para o caso de utilização de aparelhos eletrônicos;.treinou os profissionais que ficarão no estande;.programou a entrada e retirada do material usado no evento dentro dos prazos pré estabelecidos; 2. Material de Apoio e Consumo.Material promocional;.cartões de visita;.cartazes, displays, pôsteres, etc.;.anúncios;.impressos;.material de escritório;.brindes;.fichas para cadastrar visitantes;.documentos legais do estande (cópia projeto aprovado, etc.);.nota fiscal para entrada, transporte e retorno dos materiais que serão expostos;.embalagens;.transporte de materiais;.viagens (para expositores sediados fora do Espírito Santo e para aqueles que trarão representantes ou convidados do interior e/ou outros estados e/ou exterior).passagens;.hotel;.traslados e transporte;.vistos e vacinas, para procedentes do exterior. 01

6 Manual do Expositor 1. CRONOGRAMA DO EVENTO 1.1. Datas/Horários de Montagem e Desmontagem da Feira ExpoJabro Atividades Marcação do piso da feira Outras Montadoras (Montagem com virada) Outras Montadoras (Montagem com virada) Entrada do Expositor (Decoração e manutenção dos Estandes) Datas 21/10/ /10/ /10/ /10/2014 Horários 07h00-12h00 12h00-24h00 24h00-07h00 07h00-24h00 24h00-07h00 07h00-11h00 Desmontagem 25 a 26/10/2014 A partir das 20h00 do dia 25/10/14 até 15h00 do dia 26/10/ Datas/Horários de Funcionamento do Evento XIX JABRO 2014 Atividades XIX Jabro 2014 (Plenárias/Sessões Comerciais) ExpoJabro 2014 (Feira) Coffee Breaks (Dentro da Área da Feira) Obs: horários sujeitos a confirmação. Datas de 23 a 25/10/2014 de 23 a 25/10/2014 de 23 a 25/10/2014 Horários 14h00 às 20h00 12h00 às 20h00 16h00 às 17h Datas/Horários de Funcionamento dos Eventos Sociais do Evento XIX JABRO 2014 Atividades Solenidade de Abertura Cocktail de Abertura (Dentro da Feira) Festa de Confraternização XIX Jabro 2014 Datas 23/10/ /10/2014 Horários 20h00-21h00 21h00-22h00 21h30-1h00 Atividade Noturna em Vitória (Adesão com Agência de Turismo Oficial) 25/10/ h30-22h30 Obs: horários sujeitos a confirmação. 02

7 Manual do Expositor 1.4. Montagem Deverão ser respeitados rigorosamente os prazos para finalização dos stands. Finalização de montagem pelas montadoras: 07h00 do dia 23/10/2014 (quinta-feira). Finalização de decoração e preparação interna dos estandes pelo expositor: dia 23/10 (quinta-feira), das 07h00 até 11h00. Informação Importante: o horário para o término da montagem deverá ser rigorosamente respeitado pelas montadoras, já que o Centro de Convenções cobra hora extra para a permanência no mesmo após o horário estabelecido. As montadoras que não conseguirem cumprir o horário estabelecido ficarão responsáveis pelo pagamento destas horas extras diretamente ao Centro de Convenções. Recomenda-se aos Expositores/Patrocinadores, que a altura do estande não ultrapassar a 3,5 (três metros e meio) devido obstrução da saída de ar dos aparelhos de refrigeração. A organização do evento e Centro de Convenções de Vitória não se responsabilizará pela insuficiência de refrigeração, caso essa norma não seja observada por disponibilizar tal informação Período de Funcionamento da Exposição Todo acesso aos auditórios será próximo à área de exposição, por isso, todos os estandes deverão estar prontos no dia 23/10/14 até às 11h00. Abertura Oficial da Feira de Expojabro 2014: 23/10/14 (Quinta-feira) às 12h00. 23/10 (Quinta-feira): 12h00 às 20h00 24/10 (Sexta-feira): 12h00 às 20h00 25/10 (Sábado): 12h00 às 20h00 OBS.: Os estandes não poderão estar vazios durante o horário de funcionamento da Exposição. A entrada de mercadorias, comidas e bebidas para reposição dos estandes será permitida somente no horário de 07h00 às 11h00, nos dias 23, 24 e 25/10/14. Sugerimos que o expositor faça sua programação antecipada de abastecimento, pois DURANTE O HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO DO EVENTO SERÁ PROIBIDO O REABASTECIMENTO DO ESTANDE, tendo em vista o trânsito de mercadorias colocarem em risco os visitantes do evento. A iluminação do estande deverá ser mantida ligada durante todo o horário de funcionamento. No encerramento de cada dia de evento, caberá ao EXPOSITOR desligar a chave do seu estande, quando for projeto personalizado. A organização apagará as luzes do local após as 20h30 e não será permitida a permanência de expositores e/ou visitantes na área da exposição. Seguranças do evento passarão nos estandes solicitando a saída de todos. Lembramos que o estacionamento do expositor, disponibilizado para isso (área de carga e descarga) será fechado impreterivelmente às 22h Decoração e Preparação do Estande O Expositor deverá fazer a decoração e preparação de seu estande no período de 07h00 às 11h00, do dia 23/10 (Quinta-feira). No dia 23/10/14 às 07h00 será realizada também a limpeza geral das áreas comuns, portanto, todos os estandes já deverão estar montados. Será permitida apenas a decoração interna pelos expositores, sendo TERMINANTEMENTE PROIBIDO qualquer serviço que venha sujar novamente a área externa. (Ex. pintura, jardinagem sem vasos, entrada de equipamentos, etc). Sugerimos que o expositor combine com a sua montadora o horário que eles entregarão o estande para entrada de seu material. Somente poderão entrar na área de montagem as MONTADORAS que tiverem apresentado a Bureau de Eventos o Formulário nº 04 até o dia 30/06/14 (Credenciamento montadora e Termo de Responsabilidade). Os profissionais responsáveis pelos 03

8 Manual do Expositor serviços de montagem e decoração do estande e/ou carga ou descarga de material deverão seguir as seguintes normas:.usar o crachá de identificação;.não trajar bermudas ou calções;.não circular no ambiente sem camisa;.usar calçado de segurança apropriado, ficando proibido: chinelos, tamancos e sandálias;.usar equipamento de segurança individual, quando necessário Cronograma de Formulários - Anexos Data das atividades concluídas em: Data 10/08/ /08/ /08/ /06/ /08/ /08/ Anexos Atividade Nome para testeira Montagem Básica Taxa energia elétrica Taxa de limpeza Credenciamento montadora e termo de responsabilidade Credenciais Montagem Credenciais Expositor Orientações Anvisa Envio dos formulários para: 2. INSTALAÇÕES E SERVIÇOS 2.1. Estandes Básicos Incluem: A empresa Studio Brasil (Rua Coronel Manoel Nunes 1200 Jardim Tropical CEP Serra ES; Fone: (27) Fax: (27) foi escolhida para projetar e montar os estandes padronizados da XIX JABRO 2014, tendo em vista a estética do ambiente, o conforto dos participantes e a funcionalidade das operações. O expositor com MONTAGEM BÁSICA* receberá seu estande montado, conforme descrições abaixo, a partir do dia 23/10/2014 às 07h00, para decoração interna do estande (verificando com montadora). Piso: Carpete na cor GRAFITE aplicado diretamente no piso existente; Parede: Fechamento em painel tipo TS na cor branca estruturado em perfil de alumínio com altura de 2,70 metros; Teto: Pergolado vazado; Placa de Identificação: Placa curva na medida de 1,09x0,41 cm, adesivada com o nome do expositor em letras helvéticas na cor preta; Elétrica: 01 spot de iluminação a cada 3m², 01 tomada simples por stand; Mobiliário: 01 mesa básica com tampo de vidro e 03 cadeiras básicas com forro na cor preta / ou 01 balcão em octanorm com prateleira, porta e chave e 01 banqueta (defina com a montadora a opção escolhida para seu estande). Para manter o padrão de qualidade e homogeneidade das instalações, adaptado às condições da área de exposição, os expositores poderão solicitar modificações consultando diretamente a montadora oficial, que apresentará os custos adicionais. 04

9 Manual do Expositor Todo material mencionado neste item é de propriedade da Montadora Oficial e cedido ao Expositor a título de locação, devendo ser devolvido nas mesmas condições em que foram recebidos. Não é permitido copiar, furar, colar, cortar, pintar, pregar e arranhar estes materiais Projeção Horizontal do Estande A projeção horizontal de qualquer elemento da montagem (incluindo vitrines) ou de produtos expostos deverá, obrigatoriamente, estar totalmente contida nos limites da área do estande. Não serão aceitas projeções sobre estandes contíguos ou sobre a passagem do público Paredes e Fechamentos para Estandes Ilhas ou Ponta De Ilhas. As paredes deverão obedecer ao limite máximo de altura permitida e somente poderão ser construídas numa área de no máximo 50% da metragem linear da lateral do estande. Acima desta metragem poderão ser utilizados vidros simples devidamente sinalizados com fitas adesivas, logotipo, tarjas coloridas, grafismo, etc., sem qualquer tipo de aplicativo que tire a visibilidade interna do estande e corredores da feira Decoração Especial Paredes Divisórias Em caso de estandes geminados, as paredes voltadas para os estandes vizinhos, deverão ter acabamento na cor branca a partir de 2,20 metros. Qualquer elemento construído não deverá ultrapassar os limites demarcados do estande (Ex: vitrines, torres e testeiras), e não poderão ser construídos no local da exposição ou ultrapassando os limites volumétricos do estande. Paredes de vidros serão permitidas, desde que respeitadas as Normas de Segurança. Paredes de até 3m de altura poderão ser de vidro simples devidamente sinalizado com fitas adesivas, logotipo, tarjas coloridas, grafismo, etc., sem qualquer tipo de aplicativo que tire a visibilidade interna do estande. Quanto as paredes de vidro acima de 3m é obrigatório o uso de películas de segurança, do tipo insulfilm. O vidro deverá ser laminado, temperado ou substituído por acrílico com no mínimo de 6mm. Projeções e/ou iluminações de gobo ou assemelhados não deverão exceder as áreas volumétricas do estande do expositor. É proibida qualquer construção (piso, paredes, etc.) em concreto ou alvenaria. Quaisquer trabalhos com tintas, materiais corrosivos, pós e líquidos, devem estar em vasilhames próprios e equipamentos adequados Elaboração e Apresentação do Projeto do Estande com Montagem Personalizada O EXPOSITOR que optar por contratar montadora de sua confiança para desenvolver um projeto de estande personalizado, deverá preencher o termo de responsabilidade e credenciar a montadora que realizará os serviços de montagem (exceto no caso desta montadora ser a oficial), decoração, manutenção técnica e desmontagem do próprio estande por meio do Formulário Anexo nº. 04 até a data de 30/06/2014 e encaminhar para a Organização, data esta que também será a data limite para o recebimento dos projetos personalizados (plantas detalhadas) diretamente para a montadora oficial (Studio Brasil) Taxa de Limpeza Todos os expositores deverão recolher a taxa de limpeza bruta e fina, conforme Formulário Anexo 03 até a data de 10/08/2014. Durante a realização do evento, o Promotor se encarregará da limpeza geral das áreas comuns da Exposição. Cada montadora é responsável pela limpeza do estande em que estiver trabalhando e não poderá utilizar as vias de circulação para deposição de entulhos, materiais, embalagens, equipamentos, ferramentas e/ou produtos a serem instalados ou utilizados no estande. Toda a execução dos serviços deverá ser realizada dentro dos limites do próprio estande. A contratação de qualquer serviço terceirizado e os encargos oriundos dos mesmos é de inteira responsabilidade do expositor. A Organização do evento não se responsabiliza, podendo o expositor optar pela empresa indicada ou qualquer outra de sua preferência. 05

10 2.7. Energia Elétrica Manual do Expositor As instalações elétricas dos estandes deverão atender integralmente ao disposto nas normas técnicas NBR 5410/97 e /96 da ABNT. Por solicitação do expositor será instalado no estande um ou mais pontos (de acordo com o descrito no projeto de comercialização de montagem básica padrão) de energia elétrica para iluminação e operação dos equipamentos. Por razões de segurança técnico-operacional, a Montadora Oficial é a responsável exclusiva pelo suprimento e conexão de energia, inclusive o quadro de distribuição elétrica de cada estande. A energia elétrica a ser disponibilizada será gratuita até 2 KVAs, assim como o cabeamento para as especificações constantes na montagem básica. Em caso de cabeamento além das especificações da montagem básica, será o mesmo cobrado de acordo com a tabela do item seguinte. Alertamos aos expositores que é obrigatória a utilização de No Break para aqueles que optarem pela utilização de equipamento(s) elétrico / eletrônico(s) dentro de seu estande. Caberá a cada expositor ou montadora não oficial complementar a instalação e distribuição elétrica no estande, provendo a entrada de energia elétrica. A chave geral e demais dispositivos de proteção dos circuitos deverão estar acondicionados em quadros de chapa metálica com porta. A energia elétrica será fornecida em unidade de KVA, pelo período de realização do evento. O ponto fornecido será 220V nas lâmpadas e 110v nas tomadas. Feitos os cálculos de consumo de elétrica, o expositor preencherá o Formulário Anexo nº 2 e enviará até a data de 10/08/14. ATENÇÃO: qualquer problema com energia deverá ser reportado ao CAEX (Centro de Atendimento ao Expositor), localizado próximo à secretaria Telefonia e Ponto de Internet Os serviços de telefonia e Internet deverão ser solicitados até dia 10/08/14 diretamente ao Centro de Convenções de Vitória pelo tel (27) , que dispõe de infraestrutura própria para atendimento destes serviços. Os valores acordados para o evento são: -link dedicado: consultar condições e valores com o Centro de Convenções de Vitória. -Internet compartilhada (para usuários comum) = R$ 62,00 (Sessenta e dois reais)/por dia de evento/por usuário Som e Shows O expositor que desejar instalar aparelhagem de som, vídeo ou qualquer outro tipo de equipamento sonoro em seu estande, ficará responsável pelo pagamento das taxas pertinentes ao ECAD (Escritório Central de Arrecadação e Distribuição). O funcionamento dos equipamentos só será permitido após apresentação do respectivo recibo. Para obter maiores informações, o expositor deverá entrar em contato com o ECAD: Telefone (27) Para realização de demonstrações através de monitor de TV ou equipamentos similares, em que seja necessário espaço para observação, deverá ser deixado no mínimo 0,70m de área livre entre a projeção e o limite do estande. É proibida a projeção de som ou imagem, seja por que meio for, fora dos limites da área do expositor. É também vetado o uso de qualquer tipo de aparelho de amplificação de som para emissão de mensagens de vendas ou divulgação de promoções. Qualquer som gerado por aparelho no interior de um estande, não deverá exceder o volume normal da voz. Em caso de não observância deste requisito, a ORGANIZADORA poderá intervir a qualquer momento, interrompendo a ação. 3. NORMAS DE FUNCIONAMENTO 3.1. Responsabilidade Cabe a cada Expositor providenciar para seu estande uma apólice de seguro pessoal e material contra qualquer risco, medida veemente recomendada pelo Promotor e pela Montadora Oficial, os quais não se responsabilizam em hipótese alguma por perdas, lucros cessantes, danos e/ou extravios de qualquer natureza que porventura ocorram a 06

11 Manual do Expositor produtos expostos, estandes ou pessoal em serviço, inclusive, os decorrentes de chuvas, ventos, raios, infiltrações, quedas de energias, pânico de multidão, curtos circuitos, incêndio, falhas estruturais do prédio, má conservação do mesmo e motivos de força maior. Em caso de não haver contratação de seguro, o Expositor assumirá total responsabilidade por qualquer dano que venha a ocorrer. O expositor declara estar ciente das condições deste Regulamento Geral e se compromete a segui-lo integralmente, durante a realização do evento, sendo inclusive, parte integrante do contrato assinado com o realizador do evento (a ABRO) Embargo da Construção. Os organizadores têm o direito de embargar a construção do estande ou a parte dele se o mesmo estiver em desacordo com as normas deste manual e/ou pendência de pagamento. Caso a montadora contratada pelo Expositor não reformule o projeto e a construção em tempo hábil o estande não poderá ser utilizado no período de realização do evento, sem prejuízo dos custos contratuais com os organizadores Segurança do Evento (apoio) A Organização do Evento manterá um Serviço de Apoio (Vigia) Oficial da Exposição (ruas, escadas de emergência, entrada e saída) durante todo o período de montagem, realização e desmontagem do evento. No entanto, NÃO é de responsabilidade da Segurança Oficial zelar pelos produtos expostos em cada estande durante a montagem, realização da feira e desmontagem. Para isso, os expositores que acharem necessário, poderão manter na área de exposição, durante o período de funcionamento do evento e no período noturno e não funcionamento, um segurança particular, devidamente habilitado para trabalhar na vigilância. Este segurança particular (apoio) poderá ser contratado diretamente com a empresa que presta os serviços de segurança oficial (apoio) ou de qualquer outra empresa, devendo ser apresentado à BUREAU DE EVENTOS apenas os dados do mesmo (nome, CPF e RG) (até dia 10/08/14) para controle desde. Alertamos que, conforme determinação da Polícia Federal é fundamental a verificação da existência dos documentos que comprovam situação de regularidade de empresas de segurança: Certificado de Segurança e Autorização para funcionamento. Para mais informações, favor entrar em contato com o Sindicato das Empresas de Segurança do ES - tel.: (27) ou com o Departamento de Polícia Federal Superintendência Regional do Espírito Santo - tel (27) / 8033 ou site Só poderão permanecer nos estandes os seguranças com a identificação correta, isto é, crachá de segurança / apoio. Lembramos que cada expositor deverá contratar o seu segurança para exclusividade de seu estande. O EXPOSITOR será responsabilizado pelos atos e danos causados por segurança incapacitado para a função, não podendo reclamar de seu afastamento do local, quando não devidamente identificado. Obs.: recomendamos que os objetos de valor, particularmente de natureza portátil, não sejam deixados abandonados em seu estande. Esta atitude é relevante na montagem, durante todo o período do evento e desmontagem. Em hipótese alguma o segurança / vigia / apoio poderá portar qualquer tipo de arma Seguro A Organização do Evento recomenda enfaticamente aos EXPOSITORES que providenciem seus próprios seguros específicos de Riscos Diversos RD e Responsabilidade Civil RC, que ofereçam cobertura suficiente aos riscos envolvidos durante a montagem, realização e desmontagem do seu estande. A ausência de apólices ou ineficácia destas, na cobertura dos riscos acima, implicará a responsabilidade total do expositor e de seu montador perante a Organização do Evento e terceiros, por todos os prejuízos que vierem a ocorrer, cabendo-lhes indenizar e recompor todos os danos. A Organização do Evento não será responsável pelo ressarcimento de valores para cobertura de custos com os itens acima citados, em quaisquer eventualidades. Recomendamos que cada empresa expositora faça seguro de seus estandes, produtos, bens e pessoal em serviço. E ainda, que enviem seus produtos e equipamentos somente quando houver um responsável em seu stand para o devido recebimento. 07

12 Manual do Expositor 3.5. Ministério do Trabalho Contratação de Mão de Obra O Ministério do Trabalho vem fiscalizando eventos em todo o país com objetivo de normalizar as atividades relativas ao setor de eventos. A seguir, seguem orientações, que sugerimos serem observadas: 1. O trabalho de menores de idade só será permitido mediante prévia autorização do Juizado de Menores a ser providenciado pelo expositor responsável. 2. Alertamos para a conveniência da não contratação ou prestação de serviços por menores de 16 anos, mesmo que filho ou parente do expositor. 3. Cada empresa expositora deverá manter em seu stand Livro de Registro dos funcionários e Folha de Ponto para uso da equipe de trabalho, que estará no stand. 4. Para serviços contratados através de empresas de prestação de serviços, como Buffet (somente com Centro de Convenções de Vitória) e recepcionistas orientamos manter em seu estande o Contrato de Prestação de Serviços entre a empresa expositora e a empresa contratada. 5. Para serviços contratados diretamente com profissionais autônomos, orientamos manter em seu estande o RPA (Registro de Pessoa Autônoma) do profissional contratado e Contrato Temporário de Prestação de Serviços Vias de Circulação Fica absolutamente proibido usar as vias de circulação para fazer depósito de materiais, ferramentas, caixas ou produtos e porta banners. Toda a operação deve ser realizada DENTRO dos limites dos estandes Merchandising É considerado merchandising toda propaganda feita fora dos limites do stand do Expositor. Os produtos de merchandising têm o objetivo de ampliar a visibilidade e divulgação do Expositor dentro do Evento. Os espaços de merchandising, tais como: espaço aéreo, piso das ruas, teto, pórtico, paredes, colunas, sanitários, entre outros a critério da promotora, serão locados preferencialmente aos Patrocinadores / Expositores, de acordo com a ordem de chegada dos pedidos, que deverão ser feitos diretamente a Organização do Evento, quando for o caso Saída de Mercadorias e Materiais A fim de evitar que os visitantes sintam-se prejudicados e recorram ao código de defesa do consumidor, não será permitido o encerramento das atividades nos stands antes do término do horário diário de realização do evento, mesmo no último dia. Assim, nenhum produto destinado à exposição poderá sair do local antes do encerramento final do evento, mesmo no último dia de atividade. Caso ocorra o descumprimento desta determinação, o expositor/patrocinador receberá uma cobrança automática para pagamento de multa, no valor de 25% da área contratualmente locada, com o que concorda o expositor/patrocinador. Caso o expositor tenha necessidade de retirar algum elemento exposto antes do encerramento do evento, desde que isto não caracterize desmontagem antecipada do stand, deverá solicitar autorização por escrito da Organizadora, com antecedência, a fim de que possa fazê-lo. Este procedimento, entretanto, somente será permitido antes do horário de abertura no último dia do evento Carga e Descarga A entrada e retirada de qualquer mercadoria, durante o período de montagem, estará sujeita a prévia fiscalização e autorização da saída por parte da segurança a fim de evitar desvios e acidentes. Durante o funcionamento dos estandes, somente será permitida a entrada e saída de mercadorias de consumo para os estandes no período de 07h00 às 11h00 e após o término diário da feira, até 20h30. A carga e descarga de material deverá ser feita pelo estacionamento do Centro de Convenções (Rua Constante Sodré, 157 Bairro: Santa Lúcia Vitória ES CEP: ). O acesso de material (carrinhos e outros) à área de exposição deverá ser feito pela porta lateral do andar térreo, localizada pelo acesso lateral da área de exposição. 08

13 Manual do Expositor Somente poderão ter acesso à área de exposição às pessoas devidamente credenciadas e portando o crachá correspondente. O tempo de permanência de veículos neste local deverá ser o mínimo necessário para a descarga do material, devendo ser descarregado o material e o veículo correspondente retirado do local. A XIX JABRO 2014 não dispõe de carrinhos para transporte de carga. A Organizadora não se responsabiliza pela guarda ou quaisquer danos, perdas ou extravios de mercadorias, tanto nas áreas internas quanto externas do evento. Resíduos ou materiais deixados nas áreas comuns do evento estarão sujeitos à apreensão. Não serão admitidos mercadorias ou produtos nas dependências do XIX JABRO que sejam perigosas ou incômodas aos seus usuários e / ou freqüentadores, especialmente inflamáveis, explosivos, nocivos à saúde, produtos de emanações desagradáveis ou corrosivos, além de outros que, a exclusivo juízo Organizador, devam ser impedidas Fotografia e Filmagens É direito do EXPOSITOR contratar outros profissionais para a cobertura fotográfica de sua participação no evento, desde que esta cobertura se restrinja ao ESTANDE e LOCAIS onde o EXPOSITOR esteja presente. Neste caso, a empresa ou profissional escolhido deverá ser credenciado antecipadamente junto à Organização do Evento (por meio de carta de autorização do expositor). O crachá destinado ao fotógrafo deverá ser solicitado juntamente com os crachás de expositor. O expositor se responsabiliza por este profissional, sendo responsável por qualquer indenização ou reclamação de outros expositores. O Expositor que quiser fazer uma filmagem do estande, usando imagens do XIX JABRO, deverá solicitar autorização formal para a Organização do Evento com pelo menos 10 dias de antecedência do evento. A XIX JABRO 2014 contará com um fotografo oficial para registro do evento e empresa especializada em filmagem, que atuarão em todas as dependências destinadas ao evento. Quem tiver interesse poderá contratar diretamente para esses credenciados Extintor de Incêndio - para colocação obrigatória nos estandes Todo EXPOSITOR é obrigado a manter em seu estande, desde o início da montagem, durante todo o funcionamento até o final da desmontagem, pelo menos um extintor de incêndio, com carga compatível com os produtos que expõe e com materiais utilizados na montagem do estande. (Vide relação de Fornecedores neste Manual). A Organização do Evento reserva-se no direito de exigir maior número de extintores, vistoriá-los, exigir recargas e determinar locais para sua fixação, ficando o EXPOSITOR como único responsável pelo não cumprimento dessas obrigações e por todos os prejuízos a que der causa. Salvar Emergência e Resgate: Tel: (27) Endereço: Av. Rua Belo Horizonte, s/ nº - Bela Aurora Cariacica-ES De Angeli's Tel: (27) / e Endereço: Av. Leitão da Silva, / LJ 01, Itararé Vitória ES Exti Camp: Tel: (27) Endereço: Av. Castelo Branco, 655 Bela Aurora Cariacica -ES 09

14 Manual do Expositor Credencial - EXPOSITOR / MONTADOR Cada EXPOSITOR terá direito a enviar uma listagem com o nome, RG e cargo de seus prestadores de serviços que, estarão trabalhando em seu estande, durante a montagem e evento. Todos os profissionais da empresa expositora/patrocinadora e seus prestadores de serviço (recepcionistas, buffet, garçons, fotógrafo, etc.) também deverão estar identificados durante a montagem, realização e desmontagem. O EXPOSITOR deverá preencher e encaminhar a BUREAU DE EVENTOS, os Formulários Anexos nº 05 e 06, até o dia 10/08/14 para a solicitação dos crachás. Os crachás deverão ser retirados a partir das 10h00 do dia 23/10/14 na área do evento, no CAEX - Centro de Atendimento ao Expositor localizado próximo à área da feira Convites Festa de Encerramento Cada EXPOSITOR, de acordo com o seu pacote de patrocínio e conforme quantidade descrita no contrato de Locação, deverá retirar seus convites no dia 23/10/14, a partir das 17h00 até às 20h00 na secretaria do evento. Convites extras serão cobrados, o valor deverá ser pago diretamente no caixa da secretaria do evento Entrega de Material Promocional (Quando da entrega direta ao Centro de Convenções). O material promocional de patrocinadores que for entregue diretamente ao Centro de Convenções de Vitória, com antecedência, nos dias da montagem do evento, deverá ser identificado com os seguintes dados e acompanhados de suas respectivas notas fiscais de remessa contendo: Nome do Evento Empresa Expositora. Número de seu Estande Data do Evento Responsável e Telefone Atenção: a entrega antecipada de material para o evento deverá ser a partir do dia 20 de outubro de 2014, entre 08h00 e 18h00, para o endereço da Rua Constante Sodré, nº 157 Santa Lúcia/ Vitória-ES CEP: Centro de Convenções Vitória Evento XIX Jabro Estacionamento O Centro de Convenções de Vitória disponibiliza um estacionamento com até 120 vagas. As vagas não são exclusivas para o evento e estarão sujeitas a disponibilidade Montagem Montadoras não Oficiais As dependências da área de exposição estarão liberadas para montagem de estandes pelas montadoras não oficiais nos seguintes períodos: Das 12h00 do dia 21/10/14 até 07h00 do dia 23/10/ Credenciamento de Montadora não Oficial 2 A montagem básica já está inclusa no preço do m correspondente, porém o expositor poderá, a seu critério e de livre escolha, optar apenas pela área livre (sem montagem básica) e contratar outra montadora, além da Montadora Oficial, indicada neste Manual. Neste caso, o Expositor deverá credenciar a sua montadora através do Formulário Anexo nº4. 01 até a data de 30/06/14, que realizará os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem do próprio estande. É encargo do Expositor que optar pela área livre (sem montagem básica), montar seu estande e nele instalar seus produtos nos prazos estipulados neste manual. A construção de estandes somente poderá ser iniciada após a aprovação da Montadora Oficial responsável. Será vetado o início da montagem caso não seja apresentada à planta detalhada e aprovada no prazo estipulado. O EXPOSITOR deverá encaminhar o projeto personalizado de estande para Montadora Oficial Studio Brasil 10

15 Manual do Expositor A/C Christina Miotto e Fone: (27) / Fax: (27) Deverá constar no projeto a planta baixa em escala (dentro das especificações descritas neste Manual), contendo as respectivas medidas e elevações, cortes, memoriais descritivos e perspectivas e planta de elétrica, as quais deverão estar devidamente assinadas pelo profissional registrado no CREA-ES e conter a ART. OBS.: O expositor que optar pela montagem padrão não precisará apresentar projeto. 4. ÓRGÃOS REGULAMENTADORES 4.1. Anvisa É estritamente necessário o cumprimento das orientações da ANVISA/RDC 102/00, conforme orientações no anexo CREA-ES Av. Cesar Helal, 700 Edifício Yung, 1º andar, Bento Ferreira, Vitória-ES CEP Tel: (27) / - Horário de funcionamento: das 9h00 às 18h NORMAS DE DESMONTAGEM DOS ESTANDES E OUTROS 5.1. Desmontagem e Retirada de Equipamentos Dia 25/10/2014 a partir das 20h00 até 26/10/2014 as 15h00. A retirada de materiais de pequeno porte dos estandes deverá ser realizada pelo próprio EXPOSITOR imediatamente após o encerramento da feira, até 20h30 do dia 25/10/2014. Obs: A Organização do Evento recomenda que sejam retirados todos os mostruários e outros objetos de valor (computadores, aparelhos de som, TV e vídeo, etc.), bem como objetos de pequeno porte ainda no dia 25/10/2014 (a partir das 20h00), evitando desta forma a ocorrência de extravios, furtos, avarias, etc. De 25 a 26/10/2014, das 20h00 até as 15h00 do dia 26/10/2014, desmontagem do estande pela montadora oficial e não oficial. A Organização do Evento recomenda, ainda, que os EXPOSITORES mantenham vigias em seus estandes enquanto seus materiais não forem retirados em sua totalidade, pois a mesma não se responsabiliza por quaisquer problemas advindos da inexistência de vigilância. A Organização do Evento não se responsabiliza por materiais e equipamentos deixados pelos expositores e/ou montadores, principalmente após 15h00 do dia 26/10/2014. Por desmontagem entende-se a total liberação da área do estande Pagamentos em Atraso - estandes / áreas / serviços Os EXPOSITORES que estiverem com seus pagamentos em atraso até o primeiro dia de montagem serão obrigados a saldar de imediato e em espécie seus compromissos no CAEX com a Organização do Evento para obterem liberação da área destinada à montagem de seus estandes, sejam estes compromissos referentes às parcelas contratuais ou taxas de instalações e serviços Atendimentos ao Expositor (CAEX) Durante a montagem, realização e desmontagem no período de 21 a 26/10/14 a Bureau de Eventos estará à sua disposição para esclarecimento no CAEX Centro de Atendimento ao Expositor / Montadora, localizado próximo a área da feira. 11

16 Manual do Expositor 5.4. Preenchimento e Remessa de Formulários 12

17 Avanços e Perspectivas nas Imagens Odontológicas /XIXJABRO2014 FORMULÁRIO 01 DEVOLVER ATÉ 10 DE AGOSTO DE 2014 Nome para Testeira. Estande Montagem Básica. A empresa Studio Brasil (Av. Coronel Manoel Nunes 1200 Jardim Tropical - CEP Serra ES; Fone: (27) Fax: (27) foi escolhida para projetar e montar os estandes padronizados da XIX JABRO Tendo em vista a estética do ambiente, o conforto dos participantes e a funcionalidade das operações. O expositor com MONTAGEM BÁSICA* receberá seu estande montado, conforme descrições abaixo, a partir do dia 23/10/14 às 07h00, para decoração interna do estande. MONTAGEM BÁSICA PADRONIZADA CONFIRMAÇÃO DA MONTAGEM BÁSICA: Sim - utilizaremos a Montagem Básica Não - declinamos da Montagem Básica e receberemos a Área Livre (apenas espaço demarcado no piso do Salão de Exposição). Informamos a contratação dos serviços da empresa abaixo para montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem de nosso estande na XIX JABRO 2014, a realizar-se entre os dias 23 e 25 de outubro de 2014 no Centro de Convenções de Vitória. Solicitamos o credenciamento da empresa abaixo como nossa montadora (somente no caso de optar pela Montadora não Oficial): Expositor: Nº ESTANDE Contato: Telefone: Fax: 13

18 Especificações: Piso: Carpete na cor GRAFITE aplicado diretamente no piso existente; Parede: Fechamento em painel tipo TS na cor branca estruturado em perfil de alumínio com altura de 2,70 metros; Teto: Pergolado vazado; Placa de Identificação: Placa curva na medida de 1,09x0,41 cm, adesivada com o nome do expositor em letras helvéticas na cor preta; Elétrica: 01 spot de iluminação a cada 3m², 01 tomada simples por stand; Mobiliário: 01 mesa básica com tampo de vidro e 03 cadeiras básicas com forro na cor preta / ou 01 balcão em octanorm com prateleira, porta e chave e 01 banqueta. Declaramos que temos conhecimento de que a contratação da referida empresa não nos isenta da responsabilidade quanto ao cumprimento integral das normas e dos regulamentos contidos no Manual do Expositor e contrato de locação de área. Assumimos responsabilidade com a promotora pelo cumprimento dos prazos estabelecidos para montagem e desmontagem do estande e responsabilizamo-nos por todos os danos eventualmente ocasionados pelo montador contratado. Em caso de contratação de outra montadora, estamos cientes de que a montadora oficial do evento não será responsável pela execução dos serviços acima descritos em nosso estande. OBS 1 - Itens adicionais aos relacionados no item Montagem Básica deverão ser consultados e contratados diretamente com a montadora Studio Brasil (fone (27) tratar com ). Para a inclusão de logomarcas na testeira e elementos extras, solicitar através dos formulários 6. Perspectiva: Enviar o formulário preenchido para: Tel: (21) /

19 Avanços e Perspectivas nas Imagens Odontológicas /XIXJABRO2014 FORMULÁRIO 02 DEVOLVER ATÉ 10 DE AGOSTO DE 2014 Taxa de energia elétrica Obrigatório A empresa Studio Brasil (Av. Coronel Manoel Nunes 1200 Jardim Tropical - CEP Serra ES; Fone: (27) Fax: (27) foi escolhida para projetar e montar os estandes padronizados da XIX JABRO Tendo em vista a estética do ambiente, o conforto dos participantes e a funcionalidade das operações. O expositor com MONTAGEM BÁSICA* receberá seu estande montado, conforme descrições abaixo, a partir do dia 23/10/14 às 07h00, para decoração interna do estande. CONFIRMAÇÃO DA MONTAGEM BÁSICA: Expositor: Nº ESTANDE Contato: Telefone: Fax: Data / / Assinatura ATENÇÃO! Estandes com Montagem Básica: A Montagem Básica inclui um spot para cada 3m² de área e uma tomada de 220v em cada estande. Os estandes com Montagem Básica que necessitarem de tomadas e spots extras, além do que será instalado na Montagem Básica, deverão solicitar diretamente para a Montadora Oficial. O pagamento da taxa de consumo é obrigatório. PONTO DE ENERGIA ELÉTRICA TODOS OS ESTANDES O Expositor que optar por construir seu estande sem utilização da Montagem Básica, receberá a área do estande demarcada no piso e sem energia elétrica. O pagamento da taxa de consumo é obrigatório. Para requisição da instalação do ponto de energia e a carga necessária, os Expositores e/ou as Montadoras contratadas, deverão enviar esse Formulário para os Organizadores que farão a cobrança mediante Nota de Débito e Boleto Bancário com vencimento inferior a data de inicio da montagem. 15

20 Descrição da Solicitação do Ponto de Energia Preço Unit. Por KVA Qtd Valor Total (R$) 110 e 220 -Volts R$ 165,00 Consumo de Energia Elétrica Ver Tabela abaixo Custo total (R$) Localização do Ponto: Enviar a planta baixa do projeto especial do estande com a localização do ponto de energia elétrica para que a empresa Montadora Oficial STUDIO BRASIL, que fará a instalação da Rede Elétrica, possa deixar o respectivo pontocabo, o mais próximo possível. Nota: As empresas montadoras não poderão iniciar seus trabalhos sem a comprovação do pagamento da taxa de Energia Elétrica Obrigatória. Lista de consumo elétrico Cafeteira Comercial Cafeteira elétrica TIPO residencial c/ jarra de vidro Canhão de luz 300 / 500 / 1000 wa Circulador de ar ou ventilador Choperia (compressor de 760 kcal/hora) Forno elétrico tipo comercial marca Layr, ou similar Forno elétrico tipo residencial (Arno, GE etc.) Forno Microondas Frigobar / Geladeira / Freezer Impressora jato de tinta / matricial/ laser Lâmpada dicróica halógena Lâmpada fluorescente de 20 W 40 W (c/reator) Lâmpada fluorescente (duas) HO de 110 W (c/reator) Lâmpada Halógena 300 W / 500 W Lâmpada Ho (com reator) 110 W Lâmpada Incandescente 100 W / 150 W Lâmpada mista de 160 / 250 / 500 W Lâmpadas especiais 1000 W 1Laser 11 Lap Top Microcomputador (CPU com monitor) Neon por metro Projetor multimídia Refletor com lâmpada HQI 150 w (c/reator) TV Plasma Vídeo cassete Vídeo Wall c/ tv de 29 Retroprojetor Televisor 20 / /0,50/ / / 0.50/ /0.12/ / / ,10 / /0.25/ / /0.15 OBS 1: Estes valores foram extraídos d a s p l a q u e t a s a fi x a d a s n o s equipamentos e/ou dos manuais técnicos dos aparelhos. Caso o equipamento que você vai instalar em seu estande não conste desta lista, verifique o valor de KVA na plaqueta afixada no aparelho, ou consulte o manual técnico do equipamento. Em caso de dúvida ligue para Studio Brasil no nº (27) Christina Miotto O B S 2 : A s t a x a s r e f e r e n t e s a cabeamento e estrutura extra além da fornecida para a montagem básica, deverá ser paga diretamente a Montadora Oficial. Enviar o formulário preenchido para: Tel: (21) /

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