Informações: Parabéns expositor! Você faz parte do mais qualificado evento de TI para o mercado varejista do Brasil. Agora, mãos à obra!

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1 MANUAL DO EXPOSITOR

2 Parabéns expositor! Você faz parte do mais qualificado evento de TI para o mercado varejista do Brasil. Agora, mãos à obra! Este é o seu manual, ele trás todas as informações que os patrocinadores e expositores devem saber antes do evento. Nele constam: horário e local, cronograma, procedimentos, normas e regulamentos e informações gerais, com o objetivo de esclarecer dúvidas e facilitar a gestão e coordenação dos estandes. Agradecemos sua participação e estamos ansiosos para nos encontrar e juntos, fazermos deste Congresso um grande sucesso! Em caso de dúvida ou sugestão, estamos à disposição para ajudá-lo no que for necessário. Bom evento! Confira a programação completa: Informações: Elisa Lima Tel.: Ramal: Manual do expositor TI & Varejo ª Edição

3 Pág INFORMAÇÕES GERAIS 1.1 Congresso TI & Varejo Empresa Responsável Pág CARGA E DESCARGA DE MATERIAIS E PRODUTOS Pág MONTAGEM E DESMONTAGEM DO ESTANDE 3.1 Horário 3.2 Normas 3.3 A montadora Pág. 7 4 MANUTENÇÃO Pág REMESSA E DEVOLUÇÃO DE MERCADORIAS 5.1- Remessa 5.2- Devolução Pág. 7 6 CREDENCIAMENTO Pág ENTREGA DE MATERIAL PROMOCIONAL Pág. 8 8 REGULAMENTOS 8.1 Geral 8.2 Exposição 8.3 Distribuição Pág. 9 9 INFRAESTRUTRA Ar Condicionado Instalações Elétricas Instalações Hidráulicas 9.4 Limpeza Primeiro Socorros / Ambulância 9.6 Som 9.7 Vigilância Pág SERVIÇOS OPCIONAIS Equipamentos e Coletor de Dados Vigilância e Recepcionista 10.3 Estacionamento Internet e Telefonia Hotel, Passagem Aérea e Traslado Seguro de Responsabilidade Civil Precauções contra incêndio / Extintor Pág TAXAS 11.1 Prefeitura Municipal de São Paulo 11.2 Energia 11.3 Tabela para orientação da solicitação de Energia Adicional Pág DESMONTAGEM: RETIRADA DE MATERIAL DOS ESTANDES Pág RESPONSABILIDADES DA ORGANIZADORA Manual do expositor TI & Varejo ª Ediçãoe - 3

4 CHECK LIST DO EXPOSITOR Serviço Data de entrega Lista de Convite 30/05/2015 Taxas 10/05/2015 Credenciamento (staff, recepcionista, segurança e outros) 29/05/2015 Entrega do material promocional (bolsa dos painelistas) Montagem 09/06/2015 (das 09h00 às 11h00) 09/06/2015 (das 08h00 às 23h59) Adesivagem (Serviço Extra) 03/06/2015 Serviços Extras (coletor de dados, recepcionistas, TVs, etc.) 03/06/2015 Entrada de equipamentos, material e decoração. Retirada de materiais e equipamentos Período de Desmontagem Exposição 02/06/2015 (das 17h00 às 23h59) 11/06/2015 (20h00 às 21h00) 11/06/2015 (20h00 às 00h00) 4 - Manual do expositor TI & Varejo ª Edição

5 1 - INFORMAÇÕES GERAIS 1.1 Congresso TI & Varejo e 11 de junho de 2015 Horário: 8hàs 20h Local: Sheraton WTC Hotel Av. Das Nações Unidas, Brooklin Novo - São Paulo. CEP: São Paulo/SP Tel: (11) Site: *Durante os dias 10 e 11 de junho, o acesso do expositor será permitido a partir das 7h. 1.2 Empresa Responsável Promoção e Organização: Conteúdo Editorial Avenida Ibirapuera, 2907 Cj Moema, São Paulo/SP Tel.: (11) Diretor Responsável: Sérgio Sermoud - Diretor de Marketing Site: 2 - CARGA E DESCARGA DE MATERIAIS E PRODUTOS A entrada e saída de materiais devem ser feitas nas Docas do WTC Events Center através da Rua Dr. Henrich Hertz s/n, Brooklin São Paulo SP; Entrada de equipamentos, material e decoração: dia 09 de Junho das 17h às 24h Todos os responsáveis pela carga e descarga devem estar devidamente uniformizados, com o nome da empresa e portando documento para identificação; O motorista não pode se ausentar do veículo; O hotel não oferece carrinhos para carga de materiais; Para transporte interno, só é permitido carrinhos com rodas emborrachadas; Não é autorizada a entrada de veículos de passeio nas docas; A partir de 10 de junho materiais e equipamentos leves só poderão ser transportados até duas horas antes da abertura do evento aos visitantes; Toda mercadoria deve ter identificado em sua embalagem o nome do evento, da empresa expositora e o número do estande; Período de permanência de veículo na área de carga/descarga será de meia hora. Horário de Carga e Descarga conforme Decreto Municipal /07 (infos do manual wtc). Manual do expositor TI & Varejo ª Ediçãoe - 5

6 3 - MONTAGEM E DESMONTAGEM DO ESTANDE Horário: Período de Montagem: dia 9 de junho das 8h às 24h; Período de Desmontagem: dia 11 de junho das 20h até 24h, impreterivelmente; Limpeza Geral: A partir das 24h do dia 11 de Junho; Normas: É proibido o trânsito de carrinhos durante o período de limpeza; É proibida a entrada de máquinas e equipamentos de peso superior a 300 kg/m2; A montagem deve ser realizada sem danificar as passadeiras já instaladas; Após a colocação das passadeiras é proibido jogar lixo ou qualquer material sobre as mesmas; É proibida a instalação de elementos decorativos ou componentes da montagem nas estruturas do salão do hotel; São permitidas no estande flores e plantas ornamentais somente em vasos, cestos ou outros recipientes; É responsabilidade do expositor o transporte e remoção dos materiais e produtos; Não haverá local para depósito de embalagens ou qualquer material dos expositores, recomendamos que armazene a embalagem para reutilizá-la ao final do evento. Não é permitido a passagem de cabos ou elementos de ligação pela superfície que cortem ruas ou áreas comuns do evento, salvo quando aprovada pela organização. É vedada amarrações ou apoios nas estruturas, paredes e forros. Os cartazes, back-lights, produtos, banners e faixas devem possuir estrutura própria. Sob nenhuma hipótese é permitido demarcar, furar ou pintar os pisos; Os expositores que optarem por adesivar seu estande, devem consultar a Conteúdo Editorial até 01/06/2015 e verificar o custo. Será cobrada uma multa de R$100,00 por painel com aplicação de fita dupla face ou diretamente pintado; Logotipo e texto devem ser enviados em arquivo vetorizado, transformado em curvas, nos programas CorelDraw (cdr) versão 9 a 13 ou PDF para Elisa Lima pelo Prazo: até 21/05/2014. Identificar no campo Assunto: Logo para Stand Expositor (nome expositor e nº stand) - Evento Congresso TI & Varejo Não será permitida entrada de menores nos períodos de montagem, durante o evento e desmontagem. Não será permitida a circulação no Centro de Exposição sem a utilização visível do crachá. A montadora: Todos os materiais e mobília dos estandes são propriedades da Montadora Oficial e devem ser devolvidos nas mesmas condições em que chegaram. Os materiais faltosos ou danificados serão cobrados do expositor. Qualquer item adicional à montagem básica deve ser solicitado à Montadora Oficial diretamente pelo expositor e os custos pagos pelo mesmo. 6 - Manual do expositor TI & Varejo ª Edição

7 4 - MANUTENÇÃO A manutenção do estande durante o evento deve ser realizada: Dia 10 de junho das 6h às 8h e das 20h às 22h Dia 11 de junho das 6h às 8h 5 - REMESSA E DEVOLUÇÃO DE MERCADORIAS Pedimos atenção aos procedimentos a seguir para que seu produto não sofra transtornos fiscais Remessa A Nota Fiscal deve ser emitida em nome da empresa expositora, informando CNPJ e Inscrição Estadual. Descrição: Os produtos relacionados destinam-se à exposição no evento: Congresso, Exposição TI & Varejo 2015 Período: 10 e 11 de junho de A Nota Fiscal deve ser enviada para o endereço do Hotel Sheraton WTC: Deve retornar no prazo de 60 dias da emissão da Nota Fiscal Devolução O expositor deve preencher outra nota fiscal em nome da empresa, com as informações listadas abaixo: Descrição: Os produtos relacionados referem-se ao retorno da exposição do evento: Congresso, Exposição TI & Varejo 2015 De 10 e 11 de junho de Local Sheraton WTC (end) Referente à Nota Fiscal de saída N.º, de / / Importante: Mencionar a data da emissão e número da Nota Fiscal que gerou a remessa. As notas fiscais não devem ser emitidas em nome de representantes ou em nome do promotor do evento, para garantir respaldo legal em toda operação. 6 - CREDENCIAMENTO Expositores, Congressistas, Visitantes e Serviços Lista de convidados: O material deve ser enviado até 01 de junho, contendo: Nome e sobrenome, data de aniversário (ano é opcional), empresa, cargo, corporativo, telefone, celular, cidade, estado e CEP. Enviar para: Elisa Lima, Os crachás devem ser retirados na secretaria no momento de chegada ao evento a partir das 8h. Lista de staff: As informações devem ser enviadas até o dia 01 de junho, com os seguintes dados: Nome e sobrenome, data de aniversário (ano é opcional), empresa, cargo, corporativo, telefone, celular, cidade e estado. Manual do expositor TI & Varejo ª Ediçãoe - 7

8 Os convidados dos patrocinadores receberão a confirmação de cadastro e orientações via . Os interessados que não estiverem cadastrados antecipadamente serão barrados na entrada do evento. Os demais inscritos devem obter a credencial no valor de R$ 1.200,00 (mil e duzentos reais). Para retirar as credenciais, leve seu documento à secretaria do evento. 7 - ENTREGA DE MATERIAL PROMOCIONAL A empresa expositora deve enviar seu material promocional para distribuição aos painelistas no dia 09 de junho, no período da manhã (das 9h às 11h), aos cuidados de Elisa Lima para o endereço: Avenida das Nações Unidas, Brooklin Novo - São Paulo - SP e, destacar o nome do evento Congresso e Exposição TI & Varejo REGULAMENTOS Geral Todas as áreas devem ser mantidas livres de materiais descartados e que possam causar acidentes (embalagens, lixo, material); Saídas de emergências, hidrantes e extintores devem permanecer livres e desimpedidos de pessoas e coisas durante todo o evento; É de responsabilidade do expositor assegurar que todo seu equipamento esteja de acordo com a regulamentação local, antes de ser instalado; Não é permitido atravessar extensões ou cabos elétricos próximos às saídas de emergência e corredores; É proibido o uso de gás GLP, ou qualquer outro tipo de gás inflamável, no interior do WTC Eventos; Não é permitido fumar na área interna do WTC Eventos Exposição O material em exposição não deve ultrapassar o perímetro do estande; Caso uma apresentação / demonstração atrapalhe qualquer expositor ou obstrua a passagem para outro estande, a Conteúdo Editorial reserva-se o direito de cancelar ou restringir a apresentação em questão Distribuição É permitida a distribuição de brindes, amostras, catálogos e folhetos aos visitantes somente no interior do estande; Durante o evento não é permitida a venda de produtos no varejo. 8 - Manual do expositor TI & Varejo ª Edição

9 9 - INFRAESTRUTRA Ar Condicionado O Sheraton WTC Hotel possui ar condicionado de sistema inteligente de expansão indireta; As programações de operação do sistema serão controladas pela central de operações; A organização conduzirá uma programação prévia com os horários estimados para que os aparelhos sejam acionados e desligados; É proibido o uso de aparelhos individuais de ar condicionado em qualquer área interna do WTC Eventos Instalações Elétricas Está disponível uma tomada em tensão 220 V por estande. Energia adicional e tomadas extras devem ser solicitadas para Elisa Lima pelo até o dia 01/06/2015. O consumo de energia elétrica é cobrado de acordo com a área de cada estande. Consulte os valores no tópico Taxas Instalações Hidráulicas O local não dispõe de infraestrutura hidráulica para os estandes. 9.4 Limpeza Inclui: Entrega do estande limpo a partir das 7h do dia 10/06/2015; Limpeza e manutenção da secretaria, centro de exposições, sala de congresso e estandes; Sanitários limpos e abastecidos durante todo o evento; Remoção do lixo das áreas comuns; O valor correspondente aos serviços de limpeza já está incluso no valor da taxa extra, informado no contrato de patrocínio Primeiro Socorros / Ambulância O Serviço de Assistência Médica de Pronto Atendimento está em operação no dia 10 das 8h às 20h e no dia 11 das 8h às 22h, para atendimento dos expositores, congressistas, visitantes e prestadores de serviços. 9.6 Som O expositor que queira utilizar material audiovisual, amplificadores de som e som ambiente, deve requisitar previamente à organização do evento, informando o tipo de música e conteúdo apresentado; O nível de conforto sugerido pelas normas regulamentadoras para ambientes internos é de 65 decibéis; Show e música ao vivo não serão permitidos; Cabe ao expositor obter a autorização para difusão musical ou de outros sons, o pagamento dos respectivos direitos autorais, nos termos da Lei 9.610/98 e deve apresentar uma cópia da autorização ao WTC Eventos com antecedência de 05 (cinco) dias da realização do Evento; Manual do expositor TI & Varejo ª Ediçãoe - 9

10 Outras informações poderão ser obtidas junto ao ECAD; Nota: o serviço de alto falante está disponível para a organização, apenas nas áreas comuns de circulação, somente para casos emergenciais e deve ser solicitado ao WTC Eventos, que avaliará sua conveniência; O pagamento dos direitos autorais deve ser feito ao: ECAD Escritório Central de Arrecadação e Distribuição Av. Paulista, nº 171, 3º andar, Edifício Dom Pedro de Alcântara, Bela Vista, CEP , São Paulo/ SP, Tel: (11) Fax: Site: Vigilância A Conteúdo Editorial mantém um serviço de vigilância, em tempo integral, para exposição em geral; É responsabilidade do expositor todo material de montagem, equipamentos, ferramentas, bolsas, notebook ou produtos expostos durante todo o evento; O espaço fecha suas portas todos os dias, uma (01) hora após o encerramento do Congresso e reabertas a partir das 7h do dia seguinte; Após este horário não será permitida a permanência de nenhuma pessoa no recinto, inclusive expositores; Caso o expositor queira contratar um serviço de vigilância particular, solicitamos que envie pedido de credencial SERVIÇOS OPCIONAIS 10.1 Coletor de dados Cada patrocinador poderá solicitar o seu próprio coletor de dados. Consulte com Elisa Lima, através do ou tel.: (11) (ramal 20) Vigilância e Recepcionista Serviços extras e opcionais que devem ser contratado separadamente. Para maiores informações contatar Elisa Lima, através do ou tel.: (11) (ramal 20) Estacionamento O estacionamento administrado pela Autovagas, conta com 3 mil vagas e serviço de manobrista. A contratação do respectivo serviço deve ser realizada diretamente com a Autovagas no próprio local. Dúvidas entrar em contato: tel (11) ou Internet e Telefonia A contratação de internet e telefonia deve ser realizada diretamente com a secretaria do hotel Manual do expositor TI & Varejo ª Edição

11 Hotel, Passagem Aérea e Traslado Para sua participação no Congresso TI & Varejo 2013, utilize os benefícios da agência de turismo e viagens MM Viagens. Contato: Marcela Monteiro Telefone: (11) Seguro de Responsabilidade Civil O presente seguro, emitido pela Sapiens Corretora de Seguros, tem por objetivo reembolsar ao Segurado até o limite máximo de indenização, as quantias pelas quais vier a ser responsável civilmente, em sentença judicial transitada em julgado ou em acordo autorizado de modo expresso pela seguradora, relativas às reparações por danos involuntários, corporais e/ou pessoais causados a terceiros, em decorrência de riscos cobertos. A Conteúdo Editorial não se responsabiliza por danos materiais que possam ocorrer antes, durante ou após a realização do evento, incluindo roubo, sabotagem, deficiência ou interrupções de fornecimento de energia elétrica, telefonia ou sinistros de qualquer natureza. Recomendamos aos expositores que providenciem Apólice de Seguro pessoal e material para o seu estande, dando conhecimento à Promotora. Em caso de não haver contratação de seguro, o expositor deverá informar através de carta em papel timbrado da empresa que optou por não ter este tipo de serviço e que assume total responsabilidade, devendo o mesmo ser enviado à Conteúdo Editorial. Indicamos para contratação de seguro a empresa Sapiens Corretora de Seguros. Contatos com Wilson Colombo ou Luzia Pereira. Tel.: (11) , Cel.: (11) , Fax: (11) Precauções contra incêndio / Extintor A Conteúdo Editorial se compromete a instalar os extintores em cada estande TAXAS 11.1 Prefeitura Municipal de São Paulo TAXA DE FISCALIZAÇÃO DE ESTABELECIMENTO (TFE Código ); TAXA DE FISCALIZAÇÃO DE ANÚNCIOS (TLA- Código 90042); TAXA DE DISTRIBUIÇÃO DE BRINDES E FOLHETERIA (TLA -Código 97110); De acordo com as Leis e de 30 de dezembro de 2002, fica determinado que a empresa Promotora seja responsável pelo recolhimento das Taxas de Fiscalização de Localização, Estabelecimento e Funcionamento, Anúncios e Distribuição de Folheteria e Brindes, em um único depósito, neste caso a Conteúdo Editorial. Estas taxas serão recolhidas diretamente pela Promotora Conteúdo Editorial, em nome do Congresso TI & Varejo Acompanhando a guia de pagamento seguirá a relação dos expositores, desta forma, não será mais necessária à visita dos fiscais nos estandes. Manual do expositor TI & Varejo ª Ediçãoe - 11

12 TAXA Estande de 06 Metros Estande de 09 Metros Estande de 12 Metros Fiscalização de Estabelecimento 345,00 495,50 652,90 Fiscalização de Anúncios / Brindes e Folheteria 375,50 525,90 805,80 Energia Elétrica 585,20 695,10 875,90 Extintores de Incêndio 330,40 330,40 330,40 Taxa de Limpeza 588,90 818, ,00 Total: 2.225, , ,00 As segundas vias quitadas permanecerão com a Promotora na Administração durante todo o período do evento para apresentação aos fiscais da Prefeitura Energia O pagamento da Taxa Obrigatória deve ser realizado por boleto bancário enviado pela Conteúdo Editorial. O expositor deve calcular o consumo de energia elétrica necessária ao stand (vide tabela), utilizando números inteiros para a solicitação (ex: 0,50 1; 2,5 3,0; 3,5 4,0). Caso o equipamento que será instalado não conste na tabela, verifique o valor do KVA na placa fixada no aparelho, ou consulte o manual técnico do equipamento Estande de 6m² = R$ 585,25 Estande de 9m² = R$ 695,10 Estande de 12m² = R$ 875,90 Equipamento Consumo Cafeteira 0,50 Frigobar 0,30 Chopeira 0,60 Impressora linha PC 0,20 Laser 11 LapTop 0,03 Micro computador com monitor 0,50 Monitor 0,25 Televisor 0,30 Vídeo cassete 0,30 Vídeo wall 9 TV 29 pol. 12, Manual do expositor TI & Varejo ª Edição

13 O Valor de 1 (um) KVA é de R$200,00 (duzentos reais) Tomadas extras o custo será de R$ 200,00 (duzentos reais) cada. Obs: Caso o equipamento que você vai instalar em seu stand não conste nesta lista, verifique o valor do KVA na plaqueta afixada no aparelho, ou consulte o manual técnico do equipamento DESMONTAGEM: RETIRADA DE MATERIAL DOS ESTANDES Equipamentos portáteis e materiais leves devem ser retirados dia 11 de junho das 19h às 20h (ex.: computadores, impressoras, TVs, materiais de decoração). Em virtude da cláusula contratual entre a Conteúdo Editorial e o Sheraton WTC Hotel que estabelece multa pela não liberação das áreas locadas, o Expositor que não efetuar a completa desmontagem de seu estande no prazo estipulado, autoriza a Conteúdo Editorial a emitir uma multa no valor de R$1.000,00 (mil reais) RESPONSABILIDADES DA ORGANIZADORA Fornecimento dos serviços básicos: iluminação geral, recepção geral do evento, serviço de informações, segurança e limpeza geral; Fornecimento de credenciais a todos participantes; Manter a área de exposição em perfeitas condições de limpeza e funcionalidade; Retirar do local todo material, móveis, utensílios e equipamentos que tiver levado, após o encerramento do evento pela portaria de carga. (A retirada somente será permitida com a apresentação da documentação correspondente, lista de materiais e notas fiscais relativas); Obedecer aos prazos estipulados para o bom andamento do evento. Manual do expositor TI & Varejo ª Ediçãoe - 13

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