MANUAL DO EXPOSITOR. 16 a 19 de Abril de 2013

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1 MANUAL DO EXPOSITOR 16 a 19 de Abril de 2013 A Coordenação da EXPOARROZ elaborou este Manual do Expositor especialmente para orientar a sua participação na feira. Este impresso contém o regulamento de utilização dos pavilhões, solicitações e cronogramas. Estaremos, durante todo o período deste evento, à disposição para atendê-lo e, efetivamente, trabalhar com você para que todos juntos alcancemos nossos objetivos. PELOTAS

2 ÍNDICE 1. Check-List Orientação Prazos e Processos O Evento Realização Local, Data e Horário Credenciamento Montagem, Desmontagem e Ocupação Técnicas de Demonstração Pessoal de Funcionamento Transferência de Direitos e Rescisão de Contratos Produtos de Terceiros Seguros Segurança Extintor de Incêndio Ponto Básico de Energia Água Gás/Ar Comprimido Som Área Externa Procedimentos Legais Informações Gerais Empresas Oficiais Contatos da Organização... 9

3 1. Check-List Orientação 1. Leu todo o conteúdo do Manual? 2. Repassou todas as informações aos funcionários? ITEM SIM NÃO 3. Contratou Montadora (se modalidade de estande livre)? 4. Contratou Serviço de Limpeza de seu estande? 5. Contratou Serviço de Recepcionista? 6. Contratou Serviço de Coquetel? 7. Solicitou Instalações Elétricas Extras, e Ar Comprimido (se necessário for)? 8. Providenciou Seguro? 9. Providenciou Extintor de Incêndio? 10. Enviou formulário de solicitações e dados credenciais? 11. Escalou pessoal técnico? 12. Escolheu produtos a serem expostos? 13. Escolheu Mostruários? 14. Efetuou Impressos (bilíngües)? 15. Providenciou passagens/transporte e estadia para os funcionários? 16. Enviou Projeto e ART de Estande para aprovação da organização? (se modalidade de estande livre) 2

4 2. Prazos e Processos O Formulário de Solicitações será enviado a todos os expositores junto com o presente Manual. E deverá ser totalmente preenchido e enviado eletronicamente para jule@estimamercados.com. ÚLTIMO DIA Data Atividade 15/03/2013 Envio da Logomarca em Corel (testeira do Estande). 15/03/2013 Envio do Formulário de Solicitações: *Ponto de Energia; *Leitor Digital; *Ar Comprimido. 15/03/2013 Envio do Projeto para aprovação da Organização. (Somente para contratos de Montagem Livre). 20/03/2012 Envio da ART do Projeto Aprovado (Somente para contratos de Montagem Livre). 01 a 14/04/ a 14/04/ e 15/04/2013 Montagem de Estandes Montadora Oficial. Montagem de Estandes Demais Montadoras. Ocupação Período para Decoração e Colocação de Materiais das Empresas. (das 8h às 21h). 15/04/2013 Entrada da Equipe de Limpeza (8h às 18h). 16/04/2013 Retirada das Credenciais de pessoal, e de carro (1 (uma) hora antes da abertura da feira). 16 a 19/04/203 EVENTO 19 a 21/04/ a 26/04/2013 Desocupação Retirada dos Materiais a partir das 21h do dia 19/04/2013. Desmontagem de Estandes Oficial e Demais Montadoras. 3

5 3. O Evento A EXPOARROZ é um evento de negócios, de caráter nacional e internacional de freqüência bianual. 4. Realização A EXPOARROZ é uma iniciativa da BCM de Pelotas, inscrita no CNPJ nº / , com sede na Rua General Neto, 1140, sala 101 Pelotas RS CEP Telefone (53) , sob a coordenação da Estima Mercados, corretora associada à BCM. 5. Data, Local e Horário DATA: A EXPOARROZ será realizada de 16 a 19 de abril de 2013; LOCAL: CENTRO DE EVENTOS PELOTAS situado à Av. Pinheiro Machado, 3390 (entroncamento da BR 116 com a Av. Presidente João Goulart), na cidade de Pelotas - RS. HORÁRIO: Área de Exposição de terça-feira à sexta-feira 14h às 21h. Obs. 1: Os expositores poderão acessar os estandes, uma hora antes da abertura dos portões. Obs. 2: Não será cobrado o ingresso, somente estacionamento. Lembrando que autoridades e expositores credenciados não terão estes custos. 6. Credenciamento O credenciamento da EXPOARROZ se dará através de credenciais, que são de uso permanente para todo período de realização da feira. Em caso de fraude, a Comissão Organizadora autorizará a equipe de disciplina para verificação de possível adulteração. As credenciais deverão ser previamente efetuadas através do website do evento: 7. Montagem, Desmontagem, Ocupação e Desocupação A decoração interna dos estandes é de livre escolha do expositor, observadas as seguintes limitações: 4

6 Todo e qualquer elemento decorativo, construtivo e produtos ou equipamentos deverão estar rigorosamente compreendidos dentro da projeção vertical dos limites da área locada. É vedada ao Expositor e a qualquer elemento por ele credenciado a realização de furos, colocação ou fixação de elementos decorativos nas vigas ou colunas do pavilhão, escavações ou pinturas no piso, nas paredes ou no teto dos pavilhões ou qualquer outra ação que possa danificá-los. Da mesma forma, é vedada a colocação de pregos, parafusos, percevejos ou fita dupla face nos painéis que compõem o estande. Qualquer alteração deverá ser solicitada à montadora e ficará a cargo do expositor. Qualquer custo a ser debitado para a Realizadora com relação ao descrito acima será, automaticamente, cobrado do Expositor Responsável. A pintura de painéis dos estandes só poderá ser feita sob autorização da montadora com tinta específica e será cobrada uma taxa de limpeza. Os estandes deverão ser finalizados das 8h às 19h dos dias 14 e 15 de abril impreterivelmente. No dia 15 de abril, será liberada a entrada para a equipe responsável pela limpeza do espaço pela noite. Na data de início da feira, os portões serão abertos aos expositores às 13h e 14h para o público. A data para o descarregamento de maquinário para exposição será nos dias 14 e 15/04/2013, das 8h às 19h e o carregamento será efetuado no dia 20/04/2013, das 8h às 19h. A comissão organizadora do evento disponibilizará os equipamentos necessários, mas o expositor deverá solicitar previamente, através do formulário de solicitações, para isso, poderá ocorrer a cobrança de taxa de serviço, através de boleto bancário. Ressalta-se ainda que a Comissão Organizadora não se responsabilizará por qualquer dano causado pela carga e descarga destes equipamentos, cabendo ao expositor efetuar seguro nesta modalidade. A data limite para a negociação de modificação de estande é até o dia 15/03/2013. A DESMONTAGEM dos estandes poderá ser efetuada a partir das 21h15min às 23h30min, do dia 19/04/2013 e das 8h às 19h, do dia 20/04/2013. No período de desmontagem, principalmente o expositor deverá exercer a necessária fiscalização sobre seus pertences, em apoio à segurança da Coordenação do Evento, visando preservar a integridade de sua propriedade. 5

7 A liberação para ocupação dos estandes somente se procederá mediante a quitação do contrato, nas datas acordadas entre o expositor e a promotora do evento. 8. Técnicas de Demonstração 1. Serão permitidas todas as técnicas de demonstração válidas, desde que desenvolvidas estritamente dentro da área locada, observadas as seguintes limitações: a) Expositores que fizerem degustação deverão manter no estande recipientes suficientes, para recolhimento das embalagens e restos, obrigando-se a recolhê-los à lixeira seletiva central dos pavilhões sempre que cheios. b) Só serão permitidos fogões e fornos elétricos ou microondas, devendo ser acompanhados de extintor de incêndio. c) Qualquer tipo de degustação ou distribuição de brindes, amostras e folhetos limitar-se-á ao interior de cada estande, cabendo à Coordenação do Evento interrompê-las toda vez que ocasionar aglomeração tais que venham prejudicar o fluxo normal dos visitantes do evento e da Feira. d) Fora dos limites da área locada pelo Expositor não serão permitidos quaisquer tipos de promoção e/ou atividade, tais como: distribuição de brindes ou peças promocionais; colocação de letreiros, cartazes, etc; desfiles, degustação de produtos e outros; performance, fantasias e bandas; elementos aéreos ou flutuantes não autorizados. e) A degustação de qualquer produto deverá ser oferecida gratuitamente aos visitantes da EXPOARROZ, ficando sujeito o expositor ao pagamento de taxa de alvará sanitário, com valor estipulado pela Secretaria Municipal da Saúde. 9. Pessoal de Funcionamento O expositor deverá manter em seu estande um ou mais funcionários credenciados, e permanentemente, que deverão cumprir rigorosamente o horário estabelecido, (uma hora antes da abertura dos portões até o encerramento). O não cumprimento desse item isenta a Comissão Organizadora de qualquer responsabilidade sobre irregularidades ocorridas no período. 6

8 10. Transferência de Direitos e Rescisão de Contrato O expositor não deverá sublocar nem ceder parte da área, bem como transferir direitos ou responsabilidades assumidas com relação ao evento. 11. Produtos de Terceiros É expressamente proibida, em qualquer estande ou área sem montagem, a exposição, distribuição ou divulgação de produtos ou nomes de empresas que conflituem com a marca ou produto dos patrocinadores com exclusividade. 12. Seguros A Comissão Organizadora fica isenta de responsabilidades por danos ou prejuízos causados a pessoas ou produtos expostos antes, durante e após a Feira, incluindo-se roubo, sabotagem, convulsão civil, deficiências ou interrupções de fornecimento de energia elétrica e água, e sinistros de qualquer espécie. A Comissão Organizadora do Evento recomenda que cada Expositor, segundo seu próprio julgamento e de acordo com a legislação em vigor, faça seguro para cobertura. Recomenda-se aos expositores que providenciem seus próprios seguros contra quaisquer riscos pessoais e de seus produtos. 13. Segurança Não será permitido o depósito ou exposição de materiais perigosos, inflamáveis, explosivos, insalubres, poluentes ou que de alguma maneira possam afetar outros expositores ou ao público visitante, bem como a colocação de qualquer material nos corredores de circulação. 14. Extintor de Incêndio Toda empresa deverá manter em seu estande pelo menos um extintor de incêndio com carga compatível aos produtos expostos e materiais utilizados. 15. Ponto Básico de Energia O ponto básico de energia será disponibilizado na corrente 220 volts monofásico. Havendo a necessidade, do cessionário, adquirir carga excedente, deverá solicitar a comissão organizadora da EXPOARROZ através do formulário de solicitações. A data limite para solicitação de carga excedente será impreterivelmente até o dia 15/03/

9 ** O pagamento da denominada Carga Excedente, dar-se-á da seguinte forma: será quantificado pela empresa fornecedora de energia e deverá ser pago através de boleto bancário a esta empresa fornecedora. 16. Água Por falta de instalação hidráulica, não serão aprovados quaisquer pedidos de instalação de pontos de água, ou de respectiva saída de escoamento, exceto para restaurantes, lancherias e área externa ou de solução da própria montadora com tanques de abastecimento e escoamento próprio. 17. Gás e Ar Comprimido É vedado o uso de gás de cozinha para demonstração de produtos ou serviços. E a Organização não fornecerá ar comprimido aos seus expositores. Caso haja necessidade de utilização deste tipo de equipamento, o Expositor deverá solicitar autorização prévia da Comissão Organizadora, por meio do Formulário de Solicitações. Após recebida a solicitação, a Comissão Organizadora analisará cada caso. Obtida a liberação, o Expositor deverá providenciar instalações que eliminem por completo quaisquer riscos a pessoas, mercadorias e elementos de estandes, bem como impedir níveis de ruído ou vibração que perturbem as operações nos estandes contíguos. Os Organizadores reservam-se o direito de interromper o funcionamento do aparelho se essas exigências não forem cumpridas. O ar comprimido somente poderá ser utilizado para alimentação de máquinas, não sendo permitida sua utilização em equipamentos com fins decorativos. 18. Som É proibida a utilização de instrumentos sonoros, para distribuição de sons em direções variadas e, qualquer nível de volume. Exclui-se apenas, e tão somente, as sonorizações provenientes de projeções de audiovisuais que se desenrolem no espaço limitado do estande, desde que não interfiram na tranqüilidade do estande vizinho. 19. Área Externa Para as empresas de equipamentos que contratarem a cessão de espaços fora dos Pavilhões Principais, a pedido prévio, por escrito e descrição de carga, será fornecido ponto de energia elétrica monofásico no local pela empresa fornecedora de energia. O Expositor que necessitar de ponto trifásico deve realizar solicitação por meio do Formulário de Solicitações até a data limite prevista. 8

10 20. Procedimentos Legais É importante que o expositor verifique junto à Exatoria Estadual os procedimentos que deverão ser utilizados para transporte e venda de mercadorias. Pessoal devidamente registrado de acordo com legislação trabalhista. 21. Informações Gerais Obs. 1: Durante os dias de exposição não será permitida a entrada de menores de 16 anos, ainda que acompanhados de responsáveis. Obs. 2: A Comissão Organizadora se reserva o direito de impedir o funcionamento de qualquer estande caso haja o descumprimento do regulamento conforme o TERMO DE CONSTATAÇÃO DE IRREGULARIDADE, não cabendo ao expositor indenização ou ressarcimento. 22. Empresas Oficiais Estima Consultoria em Mercados Ltda Contato: Fernando Estima Telefone: (053) Fernando@estimamercados.com 23. Contatos da Organização Fernando Estima Coordenação Contato: (53) ; fernando@estimamercados.com Patricia Estima Jurídico Contato: (53) Celular: (53) ; patricia@estimamercados.com Guilherme Schuch Administrativo Contato: (53) ; guilherme@estimamercados.com Natália Pinho Assessoria de Imprensa Contato: (53) ; Celular: (53) ; natalia@estimamercados.com 9

11 Jule Plantikwu - Comercial Contato: (53) Celular: (53) jule@estimamercados.com Mônica Schulz - Financeiro Contato: (53) Celular: (53) monica@estimamercados.com 10