GUIA DE CERTIFICAÇÃO NP 4413:2006

Transcrição

1 GUIA DE CERTIFICAÇÃO NP 4413:2006

2 Índice 1.NOTA INTRODUTÓRIA VANTAGENS DA CERTIFICAÇÃO REQUISITOS DE SISTEMA PARA A CERTIFICAÇÃO DO SERVIÇO DE MANUTENÇÃO DE EXTINTORES ORGANIZAÇÃO E RESPONSABILIDADE... 6 INTERPRETAÇÃO... 6 PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO SISTEMA DOCUMENTAL... 9 INTERPRETAÇÃO... 9 PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO CONTROLO DE DOCUMENTOS E DADOS, INCLUINDO REGISTOS INTERPRETAÇÃO PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO INSTALAÇÕES E EQUIPAMENTO INTERPRETAÇÃO PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO QUALIFICAÇÃO E FORMAÇÃO DE COLABORADORES INTERPRETAÇÃO PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES INTERPRETAÇÃO PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO AVALIAÇÃO DE SATISFAÇÃO DOS CLIENTES INTERPRETAÇÃO PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO NÃO CONFORMIDADES, ACÇÕES CORRECTIVAS E PREVENTIVAS INTERPRETAÇÃO PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO METODOLOGIAS DE CONTROLO INTERNO INTERPRETAÇÃO PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO PLANO DE CONTROLO INTERNO INTERPRETAÇÃO PROCEDIMENTOS PARA INSTRUÇÃO DO PROCESSO ANEXO A MODELO EXEMPLO DE LISTA DE REGISTOS E ARQUIVOS MODELO EXEMPLO DE CONTROLO DE DOCUMENTOS MODELO EXEMPLO DE DISTRIBUIÇÃO DE DOCUMENTOS ANEXO B MODELO EXEMPLO DE PLANO DE CALIBRAÇÃO

3 MODELO EXEMPLO DE RELATÓRIO TÉCNICO ANEXO C MODELO EXEMPLO DE TRATAMENTO DE RECLAMAÇÕES ANEXO D MODELO EXEMPLO DE INQUÉRITO DE AVALIAÇÃO DO SERVIÇO ANEXO E MODELO EXEMPLO DE RELATÓRIO DE MELHORIA ANEXO F MODELO EXEMPLO DE LISTA DE VERIFICAÇÃO

4 REQUISITOS DE SISTEMA PARA A CERTIFICAÇÃO DO SERVIÇO DE MANUTENÇÃO DE EXTINTORES 1.Nota Introdutória O regime jurídico de Segurança contra Incêndio em edifícios, publicado no Decreto-lei nº 220/2008 de 12 de Novembro, em vigor desde 1 de Janeiro de 2009, estabelece em regulamentação complementar (Portaria n.º 1532/2008 de 29 de Dezembro) que o extintor de incêndio deve estar em conformidade com a NP Entre várias informações, a NP 4413 define, no seu anexo F, os requisitos de certificação do serviço de manutenção de extintores. A certificação do serviço atesta a qualidade do serviço de instalação e manutenção fornecido, a competência dos técnicos que o prestam e o cumprimento de exigências mínimas em matéria de instalações e organização. Perante o novo enquadramento jurídico, pretende a APSEI, através deste Guia de Certificação, dar nota das vantagens da certificação do serviço e disponibilizar às empresas um conjunto de informações sintéticas e sistemáticas relativas ao conteúdo do referencial de certificação, bem como listas de verificação que permitirão o diagnóstico interno das empresas relativamente ao estado de cumprimento dos requisitos. 2. Vantagens da certificação Num mercado cada vez mais competitivo, a Qualidade apresenta-se como um critério determinante na decisão de compra do cliente. Ela é, no entanto, um requisito dificilmente demonstrável e mais ainda quando se está na presença de um serviço cuja eficiência apenas é testada em situações de risco de incêndio. A Certificação do Serviço permite evidenciar essa mesma qualidade. É uma solução que permite responder às exigências do mercado, satisfazer as necessidades do cliente através da garantia de que o serviço se encontra em conformidade com factores de qualidade e, igualmente, como garantia do cumprimento das normas vigentes, neste caso com a norma Portuguesa 4413:

5 A certificação do serviço de manutenção de extintores garante que em todas as etapas da prestação do serviço são cumpridos os requisitos da Norma Portuguesa 4413:2006. A certificação do serviço de manutenção de extintores é atribuída por um período de 3 anos e é verificada anualmente na sequência de uma auditoria realizada à empresa. As auditorias e verificações são executadas por organismos certificadores imparciais e independentes. Com a certificação do serviço de manutenção de extintores a empresa conseguirá comunicar ao mercado o seu compromisso com a Qualidade e demonstrar que o Serviço é efectuado por profissionais responsáveis, eficientes e munidos das condições técnicas necessárias em matéria de instalações e organização. Conseguirá ainda uma diferenciação baseada na Qualidade, com compromissos concretos relativamente às características do Serviço e reconhecida por um organismo independente de indiscutível credibilidade pública. 5

6 3. Requisitos de Sistema para a Certificação do Serviço de Manutenção de Extintores A Certificação do Serviço de Manutenção de Extintores tem como referencial a Norma Portuguesa 4413:2006, devendo as empresas, para a sua obtenção, cumprir com os requisitos de certificação listados no Anexo F da referida Norma, a saber: Organização e responsabilidade Sistema documental Controlo de documentos e dados, incluindo registos Instalações e equipamentos Qualificação e formação de colaboradores Tratamento de reclamações Comunicação com o cliente e avaliação da satisfação Não conformidades, acções correctivas e preventivas Metodologias de controlo interno Plano de controlo interno 3.1 Organização e responsabilidade Interpretação Atribuição e comunicação de responsabilidades aos colaboradores envolvidos na implementação, realização e manutenção do Sistema para a Certificação do Serviço de Manutenção de Extintores (SCSME), de acordo com a Norma NP 4413:2006, promovendo a sua motivação e envolvimento. A organização deve identificar as actividades a desempenhar, definindo responsabilidades para as diferentes funções dos colaboradores que gerem, executam e verificam as operações efectuadas no âmbito do SCSME e os respectivos procedimentos. 6

7 Procedimentos para Instrução do Processo Dar a conhecer o conteúdo da Norma Portuguesa 4413:2006 a todos os níveis da organização através de Acções de Formação, assegurando que esta se encontra disponível para consulta na empresa Definir o poder de decisão e a responsabilidade civil da empresa Elaborar um organigrama que defina as responsabilidades e as relações entre as pessoas que intervêm na prestação do serviço de manutenção de extintores: Definição do organigrama da Empresa, dando especial ênfase à área funcional da Manutenção: 7

8 Elaborar um fluxograma que descreva as principais fases de execução do serviço e indique os pontos onde são efectuadas acções de controlo interno: Exemplo: Recepção do Extintor Encontra-se em boas condições? Não Devolver ao Cliente Sim Identificar o tipo de extintor Realizar a manutenção Controlo de qualidade do serviço Facturação e Entrega ao Cliente Sim Extintor aprovado? Não Entrega ao Cliente Fim do Processo Fim do Processo 8

9 Identificação das actividades do processo Identificação dos Responsáveis por cada actividade Descrição dos Procedimentos e registos aplicáveis Em caso de recurso a subcontratação do serviço de manutenção de extintores, a empresa subcontratada deverá ser igualmente certificada segundo a Norma Portuguesa 4413:2006, por entidade acreditada e evidenciada através de cópia do certificado Solicitação da apresentação de comprovativo 3.2 Sistema documental Interpretação Garantir a identificação e controlo dos documentos do SCSME e dos documentos externos, incluindo os relacionados com os clientes. A empresa deve identificar os documentos relacionados com os clientes e os responsáveis pelo seu controlo. De acordo com a Norma NP EN ISO 9000:2005 (Sistemas de Gestão da Qualidade. Fundamentos e Vocabulário): Documento Informação e respectivo meio de suporte Procedimento Modo especificado de realizar uma actividade ou um processo Registo Documento que expressa resultados obtidos ou fornece a evidência das actividades realizadas A organização poderá estabelecer a documentação do sistema em qualquer tipo de suporte: Papel Magnético Electrónico ou disco óptico Fotográfico, etc. 9

10 Procedimentos para Instrução do Processo Definir um sistema documental controlado (recepção, expedição, distribuição interna e arquivo de documentos) que abranja a documentação interna e externa, incluindo a relacionada com os clientes Assim, é conveniente que a organização defina uma estrutura documental, clarificando as interligações entre os diversos documentos, como suporte à realização das actividades e procedimentos do seu SCSME. Ex: LEGISLAÇÃO APLICÁVEL PROCEDIMENTOS NORMAS INTERNAS IMPRESSOS DO SISTEMA REGISTOS Consideram-se documentos externos os seguintes: Legislação Normas Especificações Técnicas Manuais de fabricantes Etc. 10

11 3.3 Controlo de documentos e dados, incluindo registos Interpretação Elaborar um procedimento para definir as actividades que permitem controlar os documentos do SCSME, isto é, garantir que os documentos utilizados nas operações da organização são sujeitos a um controlo de publicação, aprovação, distribuição, revisão e substituição, para que se encontrem sempre disponíveis nas suas últimas versões e nos locais de utilização. Elaborar os documentos necessários à realização da actividade de manutenção dos extintores e ao cumprimento dos requisitos do sistema de certificação do serviço. Elaborar um procedimento para definir as regras de identificação, recolha, arquivo, manutenção, consulta e divulgação dos registos do SCSME. A empresa deve definir uma metodologia de identificação dos documentos (código), locais de arquivo (pastas, departamentos), formas de protecção dos mesmos, formas de recuperação (indexação dos documentos), período de arquivo (a NP 4413:2006 exige um período mínimo de 5 anos), e formas de eliminação (destruição física, reciclagem, etc.). Tal como referido anteriormente, os documentos podem estar em qualquer formato ou tipo de suporte. Procedimentos para Instrução do Processo Classificar os documentos requeridos pelo sistema de certificação do serviço de manutenção de extintores como controlados e definir um Procedimento documentado para o controlo de documentos, dados e registos que inclua: Codificação dos documentos desenvolvidos Definição das responsabilidades de elaboração, aprovação, distribuição e revisão dos documentos Recolha e eliminação dos documentos obsoletos 11

12 Identificação e controlo dos documentos externos (por ex. através de carimbo de recepção) Controlo de identificação, armazenagem, protecção, recuperação, tempo de retenção e eliminação dos registos Anexo A Modelo exemplo de: Lista de Registos e Arquivos Controlo de Documentos Distribuição de Documentos 3.4 Instalações e equipamento Interpretação A organização deve dotar-se de instalações, equipamentos e serviços adequados para atingir a qualidade do serviço prestado. Deve, ainda, identificar e controlar todo o equipamento utilizado durante a realização do serviço, de forma a garantir, sempre que necessário, que os resultados são válidos. Os equipamentos devem ser calibrados em laboratórios acreditados para o efeito, identificados com o respectivo estado de calibração (calibrado / não calibrado / fora de serviço / não sujeito a calibração). A empresa deve garantir que estes são protegidos durante a utilização, manutenção e armazenagem. Devem ser mantidas as evidências (certificados) das calibrações efectuadas, bem como os resultados obtidos. Sempre que for utilizado um software na monitorização e/ou medição de resultados, o mesmo deve ser testado antes da primeira utilização. Procedimentos para Instrução do Processo Cumprir o estipulado legalmente, em termos de Segurança, Higiene e Saúde no Trabalho, ao nível das instalações: 12

13 Portaria nº 53/71, de 3 de Fevereiro Aprova o Regulamento Geral de Segurança e Higiene do Trabalho nos Estabelecimentos Industriais Portaria nº 702/80, de 22 de Setembro Altera o Regulamento Geral de Segurança e Higiene do Trabalho nos Estabelecimentos Industriais Decreto-Lei nº 243/86, de 20 de Agosto Aprova o Regulamento de Higiene e Segurança do Trabalho nos Estabelecimentos Comerciais, de Escritórios e Serviços Decreto-Lei nº 441/91, de 14 de Novembro Estabelece o regime jurídico do enquadramento da segurança, higiene e saúde no trabalho Decreto-Lei nº 347/93, de 1 de Outubro Transpõe para a ordem jurídica interna a Directiva nº 89/654/CEE, do Conselho, de 30 de Novembro, relativa às prescrições mínimas de segurança e de saúde nos locais de trabalho Decreto-Lei nº 348/93, de 1 de Outubro Transpõe para a ordem jurídica interna a Directiva nº 89/656/CEE, do Conselho, de 30 de Novembro, relativa às prescrições mínimas de segurança e de saúde para a utilização pelos trabalhadores de equipamento de protecção individual no trabalho Portaria nº 987/93, de 6 de Outubro Estabelece as prescrições mínimas de segurança e saúde nos locais de trabalho Portaria nº 988/93, de 6 de Outubro Estabelece as prescrições mínimas de segurança e saúde dos trabalhadores na utilização de equipamento de protecção individual Decreto-Lei nº 141/95, de 14 de Junho Estabelece as prescrições mínimas para a sinalização de segurança e de saúde no trabalho Decreto-Lei nº 191/95, de 28 de Julho Regulamenta o regime da segurança, higiene e saúde no trabalho Portaria nº 1456-A/95, de 11 de Dezembro Regulamenta as prescrições mínimas de colocação e utilização da sinalização de segurança e de saúde no trabalho. Revoga a Portaria nº 434/83, de 15 de Abril. Decreto-Lei nº 133/99, de 21 de Abril Altera o Decreto-Lei nº 441/91, de 14 de Novembro, relativo aos princípios de prevenção de riscos profissionais para assegurar a transposição de algumas regras da directiva quadro relativa à segurança e saúde dos trabalhadores nos locais de trabalho 13

14 Decreto-Lei nº 159/99, de 11 de Maio Regulamenta o seguro de acidentes de trabalho para os trabalhadores independentes Dispor de instalações com uma área não inferior a 50 m 2 (a eventual existência de um carro-oficina é opcional e só é possível como complemento das instalações físicas existentes. A área dos eventuais carros-oficina não deve ser contabilizada na área das instalações físicas) Elaboração de uma planta geral das instalações, onde deverá ser referida a localização dos equipamentos e as áreas de trabalho Definição dos procedimentos de manutenção a adoptar nas instalações físicas e nos carros-oficina (de acordo com os Anexos B e C da NP 4413:2006) Assegurar a existência dos seguintes equipamentos mínimos exigíveis: Compressor de ar Manómetro dos mano-redutores calibrado Fixação de segurança para garrafas de CO 2 Grampo/Pinça de fixação de extintores Máquina de enchimento de CO 2 Balanças calibradas e com grau de resolução/exactidão de acordo com as Normas aplicáveis Máquina(s) de enchimento de pó químico seco Lanterna de inspecção interior Sistema de secagem de extintor a ar seco Equipamentos/Ferramentas adequadas ao serviço Pinça de pressurização de azoto Bancada de trabalho com iluminação adequada Lupa para inspecção visual de superfícies metálicas com corrosão Tina de teste de estanquicidade 14

15 Elaboração de um procedimento para identificação e controlo do equipamento existente, que inclua: Plano de Calibração/verificação dos equipamentos de medição (manómetros e balanças) Registo das bases de calibração adoptadas, quando aplicável Definição de critérios de aceitação das calibrações Registos dos resultados de calibrações/verificações efectuadas Identificação do equipamento relativamente ao estado de calibração Plano de Manutenção dos equipamentos Validação do software de computador, antes da primeira utilização, e reconfirmação, quando necessário Anexo B Modelo exemplo de: Plano de Calibração Relatório Técnico 3.5 Qualificação e formação de colaboradores Interpretação A empresa deve ser dotada de técnicos qualificados, nomeadamente com a profissão de Técnico de Equipamentos e Sistemas de Segurança contra Incêndio, com funções de responsável de manutenção e com funções de operador de manutenção, sendo requisito mínimo da certificação do serviço de manutenção de extintores a existência, na empresa, de um técnico com funções de responsável de manutenção. A empresa deve elaborar um procedimento de forma a identificar as necessidades de formação dos seus colaboradores e a garantir que essas necessidades são satisfeitas. 15

16 Devem ser elaborados dossiers individuais com todas as informações sobre a escolaridade, formação, saber fazer e experiência dos colaboradores. Os colaboradores devem ser consciencializados da importância das suas actividades e de como as mesmas contribuem para a realização de um serviço eficaz. Procedimentos para Instrução do Processo Identificar quais os colaboradores que se enquadram nas funções de Responsável de Manutenção, de Operador de Manutenção ou outros (por exemplo, estagiários ou aprendizes) Garantir que os colaboradores são qualificados por Entidade Competente, em conformidade com os requisitos da Norma Portuguesa 4413:2006 Elaborar procedimentos de formação que contenham: Método de identificação das necessidades de formação Objectivos da Formação Planeamento da Formação Registo da Formação Metodologia de avaliação de eficácia da Formação Elaborar pasta do pessoal que contenha um dossier individual com todas as informações do colaborador (dados pessoais, habilitações literárias, experiência profissional e cópias dos certificados de formação) 16

17 3.6 Tratamento de reclamações Interpretação A organização deve identificar o circuito de recepção, análise e decisão das reclamações dos respectivos clientes, cumprindo o legalmente estabelecido (Livro de Reclamações). Devem ser identificados: Os colaboradores que recepcionam as reclamações Os colaboradores que efectuam a análise e decisão Os métodos/meios de comunicação com o cliente Uma reclamação poderá ser considerada uma não conformidade, devendo a empresa agir de acordo com o requisito 8 da Norma Portuguesa 4413:2006. Procedimentos para Instrução do Processo Deve ser desenvolvido um procedimento que defina as responsabilidades na recepção, análise e tratamento das reclamações, bem como o respectivo impresso de registo, sempre que o cliente não registe a sua reclamação no Livro de Reclamações. Anexo C Modelo exemplo de: Tratamento de Reclamações 17

18 3.7 Avaliação de satisfação dos clientes Interpretação A empresa deve definir formas de obter informações (escritas ou verbais) ao cliente relativas ao serviço prestado e estabelecer um processo eficaz de tratamento e análise dessa informação, com o objectivo de melhorar o desempenho da empresa. Exemplos de fontes de informação: Reclamações dos clientes Comunicação directa com os clientes Questionários Relatórios Estudos sectoriais Procedimentos para Instrução do Processo Deve ser desenvolvido um procedimento que identifique qual a informação a recolher, o método de obtenção da mesma, periodicidade, tratamento e análise dos resultados obtidos. Definir a metodologia utilizada na empresa, para análise, registo, confirmação e revisão das consultas dos clientes de forma a assegurar a capacidade de resposta e a satisfação dos respectivos requisitos. Anexo D Modelo exemplo de: Inquérito de Avaliação do Serviço 18

19 3.8 Não conformidades, acções correctivas e preventivas Interpretação NÃO CONFORMIDADE: Não satisfação de um requisito CORRECÇÃO: Acção para eliminar uma não conformidade detectada ACÇÃO CORRECTIVA: Acção para eliminar a causa de uma não conformidade detectada ou de outra situação indesejável ACÇÃO PREVENTIVA: Acção para eliminar a causa de uma potencial não conformidade, ou de outra situação indesejável A empresa deve identificar as não conformidades detectadas durante a realização do serviço e, quando praticável, garantir que estas são registadas de forma a proporcionar dados para as actividades de análise e melhoria. A empresa deve implementar acções correctivas e preventivas para eliminar as causas das não conformidades reais ou potenciais. A empresa deve manter os registos das não conformidades, acções correctivas e preventivas durante pelo menos três anos. Procedimentos para Instrução do Processo Deve ser desenvolvido um procedimento que tipifique as não conformidades, descreva o método de identificação e controlo da não conformidade, a análise das causas, a correcção e as responsabilidades. Este procedimento deverá conter, também, informações relativas ao método de definição e implementação de acções correctivas e/ou preventivas e as responsabilidades. 19

20 Estas acções deverão ser objecto de avaliação de forma a garantir a sua eficácia. Anexo E Modelo exemplo de: Relatório de Melhoria 3.9 Metodologias de controlo interno Interpretação A empresa deve definir o método pelo qual irá realizar a monitorização e avaliação do serviço prestado. Os resultados encontrados devem possibilitar determinar se o serviço está a ser realizado de acordo com os requisitos da Norma NP 4413:2006. Desta monitorização e avaliação deve também sair informação relativa à implementação e eficácia do Sistema da Qualidade (por ex. realização eficaz e eficiente do serviço, oportunidades de melhoria e utilização eficaz e eficiente dos recursos). As monitorizações e verificações terão de ser devidamente planeadas, e definidos os responsáveis pela sua realização. NOTA: Se no decorrer das monitorizações e avaliações do serviço forem detectadas não conformidades, estas devem ser tratadas de acordo com o Requisito 8 - Não conformidades, Acções Correctivas e Preventivas. Procedimentos para Instrução do Processo Deve ser desenvolvido um procedimento que identifique os métodos de monitorização e avaliação, responsabilidades, registos e respectiva periodicidade. Exemplos de monitorização e avaliação: 20

21 Verificação Auto-avaliação Auditoria interna Questionários Anexo F Modelo exemplo de: Lista de Verificação 3.10 Plano de controlo interno Interpretação Elaborar um Plano de controlo interno, para verificação da conformidade dos requisitos da Norma NP 4413:2006. Procedimentos para Instrução do Processo Deve ser elaborado um Plano de Controlo Interno que identifique: Característica a controlar Tipo de controlo Responsável Periodicidade Requisito Suporte documental 21

22 ANEXO A 22

23 Modelo Exemplo de Lista de Registos e Arquivos Identificação Área Arquivo Recuperação Tempo (anos) Código Designação Pasta Resp. Local Chave Ordem Activo Arquivo GQ Data

24 Modelo Exemplo de Controlo de Documentos Documento DESIGNAÇÃO / CÓDIGO Data Ver. Pg.

25 Modelo Exemplo de Distribuição de Documentos Nome: Departamento: Código Designação Revisão Data Declaro que compreendi o conteúdo dos documentos acima mencionados e comprometo-me a desenvolver o meu trabalho de acordo com os mesmos. O colaborador: Data: / /

26 ANEXO B 26

27 Modelo Exemplo de Plano de Calibração DESIGNAÇÃO DO EQUIPAMENTO MESES Nº DO EQUIPAMENTO JAN FEV MAR ABR MAI JUN JUL AGO SET OUT NOV DEZ

28 Modelo Exemplo de Relatório Técnico IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA: IDENTIFICAÇÃO DO CLIENTE: Logo da Empresa Nome: Morada: Cód. Postal: NIF: Telf: Fax: Técnico Responsável: Nome: Morada: Código Postal: NIF: Telf: Fax: INTERVENÇÃO TÉCNICA: Data de Início: / / Data Final: / / Ident. Extintor Nº Série Agente Extintor Peso Data Fabrico Prova Hidráulica Carregado em: Última Revisão: Operação Efectuada: Resultado: Próxima Carregamento Revisão Inspecção Conforme Rejeitado* intervenção / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / / *Conforme NP 4413:2006

29 Ident. Extintor Anomalia(s) Encontrada(S) Peça(s) Substituída(s) OBSERVAÇÕES: Assinatura do Técnico Assinatura do Cliente, de de 200

30 ANEXO C 30

31 Modelo Exemplo de Tratamento de Reclamações Cliente: Contacto (Nome da pessoa) Descrição: Recebida por: Data: / / Análise da reclamação: Departamento: Responsável: Data: / / Decisão: Departamento: Responsável: Data: / / Gerência: Data: / / Nota: Anexar todos os documentos da análise da reclamação e resolução da reclamação. 31

32 ANEXO D 32

33 A Guia Interpretativo / Requisitos NP 4413:2006 Modelo Exemplo de Inquérito de Avaliação do Serviço IDENTIFICAÇÃO DA EMPRESA NOME: TELEFONE: ENDEREÇO DA SEDE: FAX: CONTACTOS Atendimento MAU MÉDIO BOM M.BOM Balcão A ELABORAÇÃO DE PROPOSTAS É REALIZADA COM : Rapidez Apresentação e quantidade da informação disponibilizada MAU MÉDIO BOM M. BOM MAU MÉDIO BOM M. Prazos BOM Qualidade do serviço de manutenção Tempo de resolução de reclamações MAU MÉDIO BOM M. BOM O serviço prestado, na globalidade, corresponde às vossa expectativas MAU MÉDIO BOM M. BOM SUGESTÕES NOME FUNÇÃO DATA RÚBRICA MUITO OBRIGADO PELA VOSSA COLABORAÇÃO! 33

34 ANEXO E 34

35 Modelo Exemplo de Relatório de Melhoria Relatório de Melhoria Nº Não Conformidade Acção de Melhoria Prod. Não Conforme Auditoria Reclamação Ocorrência / Descrição Dep. Rubrica Data Correcção Prazo Previsto para Implementação Dep. Rubrica Data 35

36 Análise Natureza Produto Matéria Prima Equipamento Homem Sistema Documento Prática Outros Outros Dep. Rubrica Data Desencadeia: Não Sim (em caso afirmativo virar a página) Rubrica do DQ Acções Correctivas Acções Preventivas Data Acção a Implementar Data de Inicio da Acção Prazo Previsto para Implementação Dep. Rubrica Data Acompanhamento da Acção Data Descrição Conclusão do RM Gerência Data Observações 36

37 ANEXO F 37

38 Modelo Exemplo de Lista de Verificação Requisitos Check-list procedimentos Observações Sim Não Organização e responsabilidade - 2 Sistema documental - 3 Controlo de documentos e dados (incluindo registos) 1.1 A Norma encontra-se implementada e difundida a todos os níveis da organização? 1.2 Poder de decisão e responsabilidade civil da empresa devidamente definidos? 1.3 Elaborado organigrama que defina as responsabilidades e as relações entre as pessoas que intervêm na prestação do serviço de manutenção de extintores? 1.4 Elaborado fluxograma que descreva as principais fases de execução do serviço e indique os pontos onde são efectuadas acções de controlo interno? 1.5 Em caso de recurso a subcontratação a empresa subcontratada é uma empresa de manutenção certificada de acordo com a NP 4413? 2.1 Encontra-se definido um sistema documental controlado que abranja a documentação interna e externa (incluindo a relacionada com os clientes)? 3.1 Os documentos requeridos por este sistema encontram-se classificados como controlados? Nota:os registos são um tipo especial de docs. e devem ser controlados de acordo com as regras a seguir estabelecidas. 3.2 Existe um procedimento documentado p/ definir os controlos necessários para: a) aprovar os docs. quanto à sua adequação antes de serem editados? b) rever/actualizar os docs. quando necessário e para os reaprovar? c) assegurar que as alterações e o estado actual de revisão dos docs. são identificados? Controlado durante a Auditoria Interna ao Sistema de Gestão da Qualidade Controlado durante a Auditoria Interna ao Sistema de Gestão da Qualidade Controlado durante a Auditoria Interna ao Sistema de Gestão da Qualidade d) assegurar que as versões relevantes dos docs. aplicáveis estão disponíveis nos locais de utilização?

39 Requisitos Check-list procedimentos Instrução Processo Observações e) assegurar que os docs. se mantêm legíveis e prontamente identificáveis? Sim Não - 3 Controlo de documentos e dados (incluindo registos) - cont Instalações e equipamento f) assegurar que os docs. de origem externa são identificados e a sua distribuição controlada? g) prevenir a utilização indevida de docs. obsoletos e para os identificar de forma apropriada se forem retidos para qualquer propósito? 3.3 Registos elaborados e mantidos de forma a proporcionar evidências da conformidade c/ os requisitos estabelecidos e o fornecimento eficaz do serviço? 3.4 Estabelecido um procedimento documentado p/ definir os controlos necessários p/ identificação/ armazenagem / protecção / recuperação / tempo de retenção / eliminação dos registos? 3.5 Os registos são mantidos p/ período mínimo de 5 anos? 4.1 Os colaboradores cumprem as regras de segurança (utilização dos EPI s) e as instalações? 4.4 Encontram-se disponíveis os procedimentos definidos para as tarefas a desenvolver no carro-oficina? Controlado durante a Auditoria Interna ao Sistema de Gestão da Qualidade

40 Requisitos Check-list procedimentos Observações Sim Não - 4 Instalações e equipamento - cont. - Máquina de enchimento de CO 2 c/ condições p/ enchimento de extintores e sparklets (garrafas de CO 2)? Máquina(s) de enchimento de pó químico seco? Sistema limpeza e secagem de extintor a ar seco a 90º? Rampa de pressurização/pinça pressurização de azoto? Tina de teste de estanquicidade? Lupa inspecção visual superfícies metálicas c/ corrosão? Lanterna de inspecção interior? Grampo/pinça de fixação de extintores? Bancada de trabalho c/ iluminação adequada? Equipamentos/Ferramentas adequados ao serviço? Balanças calibradas e com graus de resolução/exactidão de acordo c/ as tarefas e tolerâncias definidas pelas normas aplicáveis? Manómetro dos mano-redutores calibrado? 4.6 Estabelecido um procedimento p/ identificação e controlo do equipamento existente? 4.7 Encontra-se garantido (quando for necessário assegurar resultados válidos) que o equipamento de medição deve: a) Ser calibrado e/ou verificado em intervalos especificados ou antes da utilização, face a padrões de medição rastreáveis a padrões de medição internacionais ou nacionais; quando não existirem tais padrões, a base utilizada p/ calibração ou verificação deve ser registada? b) Ser ajustado/reajustado quando necessário? c) Ser identificado p/ permitir determinar o estado de calibração? d) Ser salvaguardado de ajustamentos que possam invalidar o resultado da medição? e) Ser protegido de danos/deterioração durante o manuseamento / manutenção / armazenagem? Controlado durante a Auditoria Interna ao Sistema de Gestão da Qualidade

41 Requisitos Check-list procedimentos Instrução Processo Observações Sim Não - 4 Instalações e equipamento - cont Avaliada e registada a validade dos resultados das medições anteriores quando o equipamento é encontrado não conforme c/ os requisitos? A empresa deve empreender acções apropriadas relativamente ao equipamento e a qualquer serviço afectado. 4.9 São mantidos os registos dos resultados de calibração e verificação? 4.10 É confirmada a aptidão do software de computador quando utilizado na monitorização e medição de requisitos especificados para satisfazer a aplicação desejada. Nota: isto deve ser efectuado antes da 1ª utilização e reconfirmado quando necessário. Controlado durante a Auditoria Interna ao Sistema de Gestão da Qualidade - 5 Qualificação e Formação de colaboradores 5.1 Nota: p/ efeitos do serviço de manutenção de extintores são considerados os requisitos mínimos da profissão de Técnico de Equipamentos e Sistemas de Segurança contra Incêndio nomeadamente: a) Funções de Responsável de Manutenção Escolaridade mínima obrigatória à data da entrada em funções?. Formação em manutenção de extintores (pode ser através de formação interna em empresa c/ o serviço de manutenção de extintores certificado, empresa fabricante de extintores ou entidade formadora reconhecida p/ o efeito)?. Experiência de 3 anos em manutenção de extintores?.. b) Funções de Operador de Manutenção Habilitações iguais ou superiores ao 6º ano de escolaridade? Nada a assinalar.