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1 Prezado (a) Coordenador (a): A utilização de uma conta bancária para movimentação financeira do evento constitui um dos serviços mais importantes, no âmbito legal e fiscal, que a SBC oferece aos eventos promovidos, co-promovidos e parceiros. Reconhecendo essa importância, disponibilizamos a seguir o Manual Financeiro que visa estabelecer regras, esclarecer dúvidas e informar os dados necessários para uma boa gestão financeira do evento. Além de apoiar o Coordenador nos procedimentos financeiros, o manual tem por objetivo facilitar a prestação de contas, agilizando o seu fechamento contábil e mantendo a transparência das contas bancárias da SBC. Dessa forma pretendemos evitar futuras sanções decorrentes de fiscalização por parte da Receita Federal. Solicitamos sua atenção e cumprimento de todas as normas especificadas neste manual. No caso de dúvidas, por favor, contate-nos antes de realizar algum procedimento que envolva trâmites financeiros e que não está previsto neste manual. Teremos prazer em atendê-lo e esclarecer no que for possível. Este manual encontra-se em constante atualização, portanto em caso de solicitações e esclarecimentos entre em contato com o Setor Financeiro da SBC: Prestação de contas financeiro@sbc.org.br Telefone para contato: (51) Contas a pagar contasapagar@sbc.org.br Telefone para contato: (51) Contas a receber e Emissão de recibos e notas fiscais faturamento@sbc.org.br Telefone para contato: (51) Sua contribuição é muito importante para nós! Boa leitura! Setor Financeiro SBC 1

2 MANUAL DE APOIO FINANCEIRO AOS EVENTOS Elaborado em 03/2007 Última atualização: 01/2015 2

3 Índice 1. NATUREZA JURÍDICA DA SOCIEDADE BRASILEIRA DE COMPUTAÇÃO COMPROVAÇÃO DE IDONEIDADE FISCAL DADOS DE FATURAMENTO E CADASTRO DA SOCIEDADE BRASILEIRA DE COMPUTAÇÃO DADOS BANCÁRIOS PARA TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS EMISSÃO DE NOTAS FISCAIS E RECIBOS MOVIMENTAÇÃO DA CONTA BANCÁRIA TARIFAS BANCÁRIAS APLICAÇÃO DOS RECURSOS RECEBIMENTOS DE INSCRIÇÕES, PATROCÍNIOS E OUTROS RECURSOS Recebimentos de inscrições através de boletos e débito em conta Recebimentos de inscrições por meio de nota de empenho Recebimentos de inscrições por meio de depósitos ou transferências Recebimentos de inscrições por cartão de crédito Inscrições realizadas durante o evento Patrocínios Recebimentos de reembolsos PAGAMENTOS DE DESPESAS Comprovação das despesas Devoluções de inscrição Ajuda de custo Diárias Reembolsos de pequenas despesas Adiantamentos à coordenação do evento Pagamentos efetuados com duas ou mais contas bancárias Compras de itens duráveis e/ou equipamentos de informática INSCRIÇÕES ISENTAS CONTAS PARA RECEBIMENTO DE RECURSOS DE ÓRGÃOS GOVERNAMENTAIS (FINEP, MCT E OUTROS) ELABORAÇÃO DA PRESTAÇÃO DE CONTAS Repasses e liberação da conta bancária GLOSSÁRIO ANEXOS

4 1. Natureza Jurídica da Sociedade Brasileira de Computação A SBC é uma associação civil sem fins lucrativos e de caráter científico e, conforme a Lei nº 9.532/97, artigo 15, é isenta do imposto de renda da pessoa jurídica e contribuição social sobre o lucro líquido. O recolhimento do Imposto sobre serviço de qualquer natureza (ISSQN), exceto em casos específicos e previstos em Lei, é feito em favor da cidade de Porto Alegre, onde está localizada a sede da SBC. Atualmente, a alíquota de ISSQN, em Porto Alegre, é de 5% sobre o valor da nota fiscal emitida. 2. Comprovação de idoneidade fiscal A SBC está inscrita no SICAF Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores, permitindo que órgãos públicos e demais entidades interessadas consultem a situação de suas certidões negativas de débitos. Caso alguma entidade exija o envio das certidões negativas, estas podem ser obtidas pela Internet, nos seguintes endereços: FGTS: Receita Federal e INSS: Certidão Estadual: Certidão Municipal: 3. Dados de faturamento e cadastro da Sociedade Brasileira de Computação Os dados de faturamento e cadastro da SBC são: Razão Social: Sociedade Brasileira de Computação CNPJ: / Inscrição Municipal: Endereço: Av. Bento Gonçalves, 9500 Bloco 4 Prédio Sala 219 Agronomia CEP Porto Alegre/RS Estes dados devem ser utilizados para emissão de nota fiscal e recibo, cadastro de fornecedores, emissão de contrato de patrocínio e parcerias e demais documentos. 4

5 4. Dados bancários para transferências internacionais Os dados para recebimento de recursos internacionais por transferência bancária são: Bank: BANCO DO BRASIL Bank Address: Av. Paulo Gama, Anexo Botânica CEP Porto Alegre - RS - Brazil Account number: [número da conta do evento] Branch: (UFRGS) Swift code: BRASBRRJ Para recebimento de transferências internacionais, sempre que solicitado, será fornecido ao pagante uma invoice para que ele possa encaminhar o procedimento em seu banco. Esse documento deve ser solicitado ao setor financeiro. O depositante deve ser instruído a informar o setor financeiro da SBC sobre a transferência, pois dessa forma serão feitos os encaminhamentos necessários para o recebimento do recurso. Todo e qualquer recebimento através de wire transfer possui tarifas e impostos que são debitados pelo banco, conforme descrito no item Emissão de notas fiscais e recibos As solicitações de emissão de nota fiscal ou recibo devem ser encaminhados ao setor financeiro da SBC, que irá proceder à emissão e envio dos mesmos e, em caso de pagamento pendente, fornecerá os dados bancários do evento. Ao emitir uma nota fiscal, a SBC fica obrigada a recolher o ISSQN e o custo do imposto, que atualmente é de 5% sobre o valor da nota, é repassado ao evento, conforme descrito no item 13.1 deste manual. Dependendo do número de inscritos, a SBC fornece até 3 talões de recibos para uso durante o evento. Os recibos não utilizados e as segundas vias dos recibos emitidos devem ser devolvidos, juntamente com a prestação de contas, após o término do evento. 6. Movimentação da conta bancária A conta bancária é de uso exclusivo do evento, logo pode movimentar apenas valores que dizem respeito a ele, como por exemplo: 5

6 - Recebimento de: inscrição em eventos por meio de boleto bancário, débito em conta, depósitos, ordem de crédito, transferências (inclusive internacionais), patrocínios e reembolsos de despesas; - Pagamento de: despesas gerais do evento (fornecedores, compras de materiais, reembolsos, serviços prestados etc.), ajudas de custo e devoluções de inscrição. O coordenador do evento terá acesso à conta bancária do evento apenas para consultas. Nos casos de eventos com mais de um coordenador, o acesso será liberado para apenas um, sendo livre a escolha entre eles. Os pagamentos de despesas são efetuados pelo setor financeiro da SBC, a partir de solicitação via portal, conforme descrito no item Tarifas bancárias As tarifas bancárias praticadas atualmente são: Tarifa mensal de manutenção da conta: de R$ 21,00 a R$ 23,00, conforme movimentação de recursos. Tarifas bancárias para recebimentos de inscrições: a) Boleto bancário: entre R$ 3,15 e R$ 3,78 b) Débito em conta: R$ 2,00 c) Wire Transfer (transferências internacionais): c.1) Recebimento 1% comissão sobre valor em moeda nacional, mínimo R$ 50,00 e máximo R$ 250,00 0,38% IOF sobre valor em moeda nacional c.2) Pagamento 1,66% comissão, mínimo R$ e máximo R$ ,38% IOF sobre valor em moeda nacional Tarifas bancárias para pagamentos de despesas e outros débitos: a) Doc ou TED (transferência para banco diferente do Banco do Brasil): R$ 7,80 Recomendamos que a coordenação do evento calcule a média dos valores das tarifas praticadas e inclua no custo da inscrição. 8. Aplicação financeira dos recursos Sem prejuízo ao evento, a SBC reserva-se ao direito de aplicar os recursos depositados em conta corrente, sendo que, o resultado das aplicações será revertido em seu favor. 6

7 9. Recebimentos de inscrições, patrocínios e outros recursos 9.1 Recebimentos de inscrições através de boletos e débito em conta Os pagamentos de inscrição feitos através de boleto ou débito em conta são confirmados diariamente pela Sede por meio de relatórios emitidos pelo banco e que enumeram todos os pagamentos efetuados dois dias antes de sua emissão. Com base nesses relatórios, os títulos recebem o status de CONFIRMADO no sistema Ecos. 9.2 Recebimentos de inscrições através de nota de empenho Ao efetuar a inscrição, o participante que escolher a forma de pagamento empenho recebe as instruções para envio da Nota de Empenho à Sede. Para emissão da nota fiscal correspondente é necessário, no mínimo, o fax ou cópia (inclusive digitalizada) da nota de empenho contendo os dados para emissão da nota fiscal, nome do evento e nome do participante. De posse da nota de empenho, o setor financeiro emite a nota fiscal, confirma a inscrição no sistema e acompanha o pagamento por meio da emissão de extratos mensais. 9.3 Recebimentos de inscrições através de depósitos ou transferências Não recomendamos divulgar o número da conta bancária ao participante devido à dificuldade em identificar esse tipo de crédito. Senão houver outra opção, os inscritos devem ser orientados a enviar à Sede o comprovante de depósito com seu nome para que possamos confirmar a inscrição. Para os participantes cuja inscrição é custeada por empresa ou por projeto, recomendamos que faça a inscrição escolhendo como forma de pagamento a opção faturamento. Nessa modalidade o inscrito recebe as instruções necessárias para que sua empresa possa pagar o valor devido através de depósito em conta ou boleto em nome da empresa ou projeto. 9.4 Recebimentos de inscrições por cartão de crédito A SBC possui convênio com a empresa CIELO, que aceita as bandeiras Visa, Mastercard, Amex e Elo. Este convênio pode ser utilizado para recebimento de inscrições nos eventos que utilizarem o sistema de inscrições Ecos. As inscrições pagas com cartão de crédito são creditadas em uma conta exclusiva controlada pelo setor financeiro da SBC. Periodicamente faz-se o repasse desses valores, já descontados do percentual da SBC e da taxa de administração do cartão, que varia entre 3,4% e 4%. A SBC mantém planilhas de controle dessas inscrições, que podem ser solicitadas a qualquer momento pela coordenação do evento. 7

8 IMPORTANTE: O prazo mínimo para repasse das inscrições por cartões de crédito é de 30 dias. Exemplo: A operação efetuada em 01/01/07 é creditada na conta em 31/01/07. Se o trigésimo dia cair em um fim de semana, o credito será feito no dia útil subseqüente. 9.5 Inscrições realizadas durante o evento As inscrições recebidas durante o evento devem ser registradas (cadastradas) no sistema Ecos. Caso não haja condições para inclusão no momento da inscrição, deve-se manter registro em papel. Recomenda-se o uso da ficha de inscrição - anexo 1 de forma que, posteriormente, os dados sejam incluídos no sistema, pela organização local. A planilha de controle das entradas e saídas locais anexo 2 deve ser enviada à Sede como parte da prestação de contas, em até 10 dias após o encerramento do evento Inscrições em dinheiro ou cheque Os valores recebidos em espécie devem ser depositados na conta bancária do evento e esta informação deve constar na prestação de contas. Havendo necessidade, os recursos recebidos podem ser utilizados para pagamento de pequenas despesas, sendo imprescindível manter histórico de todas as entradas e saídas, bem como apresentar os respectivos comprovantes (nota fiscal, cupom fiscal ou recibo). A SBC não se responsabiliza pelo envio de dinheiro ou cheque por meio dos Correios ou qualquer outra forma de transporte Inscrições por cartão de crédito Os eventos que optarem por receber inscrições por cartão de crédito durante o evento, devem utilizar os formulários para autorização de débito no cartão de crédito anexo 3 e 4 que são fornecidos pela SBC. Estes formulários devem ser preenchidos pelos participantes no ato da inscrição e enviados, por fax ou , à Sede da SBC para que seja efetuada a operação. 9.6 Patrocínios O Coordenador não possui procuração para assinar contratos de patrocínio, que possuem aspectos legais, exigindo tramitação específica. Os contratos devem ser enviados ao setor de eventos da SBC, que irá coletar as assinaturas necessárias e proceder de forma a dar continuidade ao processo. O setor de eventos é o responsável por fornecer todos os dados e documentações necessários para recebimento do patrocínio. 9.7 Recebimentos de reembolsos Todo e qualquer crédito que corresponder a reembolso de despesas pagas com recursos da conta do evento, deve ser informado ao setor financeiro no decorrer do processo ou na prestação de contas. 8

9 No caso de pagamentos de despesas sob a forma de adiantamento de recursos ainda não recebidos, como por exemplo, Capes e CNPQ, é indispensável a cópia do documento fiscal que originou a operação, para que a SBC possa comprovar a saída do recurso e seu posterior reembolso. 10. Pagamentos de despesas A solicitação de pagamento deve ser enviada, via portal da SBC < com no mínimo 5 (cinco) dias úteis de antecedência. A solicitação deve conter: valor a pagar, nome do fornecedor, dados do produto ou serviço prestado e dados para pagamento (conta bancária ou boleto anexado). Também é indispensável o envio do documento fiscal digitalizado. Caso o fornecedor não emita a nota fiscal antes do pagamento, a mesma deve ser enviada em até 5 (cinco) dias após o pagamento. Exceto em situações plenamente justificáveis, os pagamentos por depósitos e transferências são realizados apenas em conta corrente de pessoa jurídica. As notas fiscais originais referentes aos pagamentos efetuados devem ser enviadas à SBC ao final de cada mês ou na prestação de contas final. Recomendamos o envio por Sedex ou AR, evitando assim o extravio da documentação. A SBC reserva-se ao direito de bloquear qualquer movimentação da conta do evento que esteja com documentação pendente por mais de 5 (cinco) dias úteis. O mesmo procedimento é adotado para pagamentos efetuados com recursos da Comissão Especial ou Secretaria Regional do respectivo evento Comprovação das despesas Os pagamentos efetuados a fornecedores e prestadores de serviços devem ser, obrigatoriamente, comprovados por documento fiscal. Entende-se por documento fiscal: - Nota fiscal ou Nota fiscal eletrônica; - Cupom fiscal, aceito para pequenos gastos, tais como: alimentação e material de expediente; - Fatura, em caso de dispensa de emissão de nota fiscal (exemplo: agências de turismo); - RPA Recibo de Pagamento Autônomo, emitido pelo setor financeiro, quando for o caso e utilizado para pagamento de serviços eventuais, prestados por pessoa física, como por exemplo, limpeza e segurança; - Recibo, para serviços de pequeno porte, eventuais e prestados por pessoa física, não podendo exceder o valor de R$ 500,00 (Quinhentos reais) por CPF; Todas as despesas pagas através da conta bancária do evento devem ser comprovadas por documento fiscal emitido em nome da SBC, conforme item 3. Nos casos de reembolso de despesas ou adiantamento de despesas, deve-se apresentar o(s) documento(s) fiscal anexado ao recibo conforme modelo anexo 5 e modelo anexo 6. 9

10 10.2 Devoluções de inscrição As devoluções de inscrição são efetuadas mediante autorização do Coordenador. Quando forem feitas através de transferência ou DOC bancário, sugere-se o ressarcimento parcial do valor da inscrição, descontando o seu custo de processamento no ato do pagamento (tarifa do boleto bancário, débito em conta ou taxa de administração da administradora de cartão de crédito, bem como processamento da inscrição). Os custos da operação são custeados pelo evento Ajuda de custo Conceitua-se ajuda de custo, os valores pagos em caráter indenizatório, destinados a ressarcir os gastos com transporte, frete e locomoção do beneficiado, em caso de remoção de um município para outro ou para o exterior. Ainda, pode-se pagar como ajuda de custo pequenas despesas com evento, sendo plenamente justificável e passível de comprovação. O pagamento de ajuda de custo deve ser documentado pelo modelo de recibo fornecido pela SBC anexo 7, emitido e assinado pelo beneficiário, contendo todos os dados pessoais e bancários Diárias Conceituam-se diárias, os valores pagos em caráter acidental e transitório, embora possam estender-se por um mês ou mais, bem como ocorrer em vários meses do ano, destinados a cobrir, exclusivamente, despesas de alimentação e pousada, em virtude de deslocamento de palestrante, convidado ou participante do evento, para município diferente de sua residência. Para fins de referência, a SBC sugere o valor de R$ 188,00 (cento e oitenta e oito reais). O pagamento de diárias deve ser documentado pelo modelo de recibo fornecido pela SBC anexo 9,, emitido e assinado pelo beneficiário, contendo todos os dados pessoais e bancários Reembolsos de pequenas despesas Nos casos de reembolso de despesas realizadas em nome do evento, tais como: Correios, refeições, taxi, cópias, pedágio etc..., estas devem ser comprovadas através de recibos e cupons fiscais, que devem ser anexados ao modelo anexo 5, devidamente preenchido e assinado com os dados pessoais e bancários de quem vai receber o reembolso Adiantamentos à coordenação do evento O coordenador ou qualquer outro membro da organização, devidamente autorizado, pode solicitar adiantamento de recursos para pagamento de pequenas despesas do evento. 10

11 O valor máximo permitido para adiantamento é de R$ 2.000,00 (dois mil reais), depositado uma única vez. Em termos de movimentação bancária, a SBC considera como um só os eventos realizados em conjunto, portanto será liberado apenas um pedido para estes eventos. As despesas pagas com esse recurso devem ser comprovadas da mesma forma que as outras despesas do evento e os recursos não utilizados, se houver, devem ser depositados na conta do evento. Recomenda-se a utilização do modelo anexo 6 para prestação de contas Pagamentos efetuados com duas ou mais contas bancárias Quando ocorrer o pagamento de um fornecedor utilizando-se de duas ou mais contas bancárias, devem ser solicitadas tantas notas fiscais quanto forem os pagamentos. Exemplo: pagamento de gráfica no valor total de R$ ,00. Pagamento com conta da SBC R$ ,00 e com conta do CNPQ R$ ,00. Deve-se solicitar à gráfica duas notas de R$ ,00, uma para cada conta bancária Compras de itens duráveis e/ou equipamentos de informática A compra de itens duráveis e/ou equipamentos de informática, tais como: computador, impressora, notebook, dentre outros, exceto em caso de premiação ou brinde para inscritos no evento, deve ser previamente autorizada pela SBC. Itens de pequeno porte, como: mouse, teclado, fiação elétrica e equipamentos de instalação são considerados despesas para uso e consumo. 11. Inscrições isentas Os limites máximos de inscrições isentas são: - Até 10 pessoas para eventos com até 100 participantes pagos; - 10% para eventos com 101 até 500 participantes pagos; - até 50 mais 2% do que ultrapassar 500 em eventos com mais de 500 participantes pagos. Do que ultrapassar o percentual permitido, a SBC cobra o percentual definido no Termo de Compromisso, tendo como referência o valor da menor taxa de inscrição do evento. As isenções feitas para estudantes não serão incluídas no cômputo do valor, desde que façam parte da organização do evento. Podem receber isenção, a critério do coordenador: - membros do comitê de organização do evento; - palestrantes; - estudantes envolvidos na organização e que irão auxiliar na secretaria do evento. 11

12 Os participantes isentados devem se inscrever no site do evento e desconsiderar o pagamento. A coordenação é competente para alterar o status desses participantes no sistema de inscrições. Situações diferentes das descritas neste manual devem ser informadas a SBC ou serão consideradas como inscrição paga para fins de cálculo do percentual a ser repassado na prestação de contas. 12. Contas para recebimento de recursos de órgãos governamentais (FINEP, MCT e outros) As contas para recebimento de recursos de órgãos governamentais são exclusivamente utilizadas para receber o patrocínio. A movimentação, assim como a prestação de contas, deve seguir as mesmas regras da conta do evento. Em qualquer situação, devem ser mantidos na Sede os originais dos documentos fiscais e uma cópia da prestação de contas enviada ao órgão. 13. Elaboração da prestação de contas A prestação de contas deve ser elaborada no prazo máximo de 2 meses após a realização do evento. Este prazo coincide com o prazo de validade da procuração bancária que dá acesso à conta do evento. Em qualquer situação, o prazo máximo para prestação de contas será o último dia do mês de fevereiro do ano seguinte. Em situações devidamente justificadas, tanto o prazo para prestação de contas quanto a procuração podem ser prorrogados por no máximo 2 meses. O setor financeiro da SBC fornece uma prestação de contas preliminar, preenchida com base nos extratos bancários, a ser validada pela coordenação do evento. O coordenador deve incluir na planilha as informações solicitadas e/ou alterações que se fizerem necessárias e devolver por mantendo o seu formato original. A não validação dessa planilha ou omissão de resposta aos s enviados pelo setor financeiro da SBC subentende que o coordenador do evento concorda com o fechamento da prestação de contas realizada pela sede. Caso o prazo estipulado não seja cumprido, a SBC se reserva ao direito de recolher os valores da conta corrente do evento até que seja enviada a prestação de contas. 12

13 IMPORTANTE: - A promoção de um evento e consequentemente o acesso à conta bancária, é aprovada após a prestação de contas da edição anterior do evento, portanto o atraso na prestação de contas prejudica o organizador do próximo ano; - A Comissão Especial ou Secretaria Regional vinculada ao evento assume, solidariamente, a responsabilidade pelos custos decorrentes de convênios e das prestações de contas dos eventos em atraso. A prestação de contas é composta de: Exemplares dos anais, livros ou CDs publicados no evento, conforme quantidade definida no Termo de Compromisso; Arquivos eletrônicos dos artigos publicados nos anais; Relatório técnico, que contenha as informações quantitativas e qualitativas do evento; Ata da reunião da comissão especial, indicando os assuntos tratados; Planilha financeira preenchida pela sede e aprovada pela coordenação do evento; Documentos fiscais (notas fiscais, recibos e outros) originais comprobatórios de pagamentos realizados a partir das contas bancárias em nome da SBC; Devolução dos materiais não utilizados (blocos, crachás, canetas e certificados); Talões de recibo da SBC, utilizados e não utilizados; Cópia em arquivo das prestações de contas e documentos originais enviados para todos os órgãos de fomento e agências financiadoras, tais como: CAPES, CNPq e Fundações; Prestação de contas das inscrições locais (preencher Anexo 2 da planilha de prestação de contas) Repasses e liberação da conta bancária A prestação de contas deve definir o saldo final do evento e sua destinação. Os repasses para Comissão Especial e Instituição Organizadora são efetuados pelo setor financeiro da SBC, após a aprovação final da prestação de contas. Após os repasses, a conta bancária é encerrada, sendo reativada para uso quando o evento do próximo ano necessitar utilizá-la. Os valores a serem definidos são: a) O montante a ser repassado para a SBC, que é baseado no somatório dos seguintes itens: - valor resultante do percentual sobre as inscrições, definido previamente no Termo de Compromisso e descontados os valores previamente repassados; 13

14 - valor resultante do reembolso do percentual de ISSQN sobre as nota fiscais emitidas; - valor resultante do reembolso de canetas e certificados fornecidos, descontando-se o valor dos materiais eventualmente devolvidos à SBC; - devolução de adiantamento de recursos efetuados pela SBC, se houver; - valor resultante da solicitação de entradas o JEMS Sistema de Submissão de Artigos; - outros valores específicos que poderão surgir a partir da particularidade de cada evento. IMPORTANTE: os valores recebidos por anais, jantar ou quaisquer outros itens, em conjunto com a taxa de inscrição, será computado, na sua totalidade, como inscrição, exceto se o coordenador manifestar-se em contrário. b) O saldo final do evento e sua destinação: O saldo final é definido após o recebimento de todas as receitas e pagamento de todas despesas, inclusive o montante devido à SBC. Deste saldo: - 50% são repassados para a conta da comissão especial ou regional responsável pelo evento; - 50% são repassados á instituição organizadora do evento em forma de doação e mediante Termo de Doação assinado, conforme orientação do setor financeiro da SBC. Para os eventos que não aplicarem os percentuais descritos acima, é considerado o que está definido em seu Termo de Compromisso. As instituições que optarem por não receber o recurso, devem manifestar formalmente a decisão, sendo que o valor, obrigatoriamente, será creditado para a Comissão Especial ou Regional vinculada ao evento. Nos casos em que o valor do saldo do evento for inferior a R$ 100,00, todo valor será automaticamente repassado para a Comissão Especial ou Regional vinculada ao evento. IMPORTANTE: o valor das compras de ativo imobilizado pagos com recursos do evento e não enviados à SBC são subtraídos do saldo disponível para doação à Instituição Organizadora. 14

15 14. Glossário Empenho - O empenho da despesa é o ato emanado de autoridade competente que cria para o Estado a obrigação de pagamento. O empenho dá início à relação contratual entre o Estado e seus fornecedores e prestadores de serviços, no caso a SBC. Nota de empenho Nota de empenho é o documento que materializa o empenho. Para cada empenho é extraído um documento denominado Nota de Empenho, que indica o nome do credor, a especificação e a importância da despesa. Reembolso Quando é recebido pelo evento: é caracterizado por depósitos na conta bancária com o objetivo de ressarcir despesas ou adiantamentos já efetuados. Quando é pago pelo evento: é caracterizado por pagamentos de despesas, devidamente comprovadas, realizadas em nome do evento. Ajuda de custo e Diárias - São pagamentos feitos a pessoas físicas para custear pequenas despesas relacionadas ao evento como, por exemplo, para pagamento de refeições ou transporte de pessoas que estejam ajudando a coordenação. Invoice - É um documento emitido pelo exportador, em papel timbrado, onde devem constar todos os dados necessários à efetivação da transação comercial (venda e compra internacional). Na SBC este documento é utilizado para recebimento de transferências internacionais, que podem ter origem nas inscrições ou patrocínios. Ecos Sistema utilizado pelos eventos promovidos e co-promovidos para gerenciamento das inscrições do evento. ISSQN Imposto sobre Serviço de Qualquer Natureza, recolhido na esfera municipal (Prefeituras), mediante emissão de nota fiscal para serviços. No caso da SBC, inscrição em evento e patrocínios são considerados serviços. 15

16 15. Anexos Os anexos abaixo estão disponíveis em arquivo e podem ser solicitados por ao setor financeiro da SBC ou baixados no portal da SBC, na seção Documentos/Eventos/Manuais para Eventos. Anexo 1 Modelo de ficha para inscrição em evento Ficha de Inscrição - SBGAMES 2007 Dados de Identificação Nome: CPF: Número de sócio: Logradouro: Bairro: CEP: Endereço: Cidade: Estado: País: Fone/FAX: ( ) Instituição/ Empresa: Categoria Após 15/10/2007 Profissional associado à SBC [socio] R$ 140,00 Profissional não associado à SBC R$ 160,00 Estudante associado à SBC [socio] R$ 75,00 Categorias: Estudante não associado à SBC R$ 85,00 Uso da SBC: Cartão de Crédito Forma de Pagamento: Número do Cartão: Validade: Cód.: Cheque Dinheiro 16

17 Anexo 2 Planilha de controle das entradas e saídas locais Sociedade Brasileira de Computação Av. Bento Gonçalves, Prédio Sala 219 CEP Porto Alegre-RS CNPJ: / Fone: (51) DADOS DO EVENTO Nome/Edição: Local: Coordenador (a): Conta Bancária: Comissão Especial: Período: INSCRIÇÕES LOCAIS VALOR Data Histórico Entrada Saída Informações: Total das Receitas: Total das Despesas: 0,00 0,00 * Em caso de sobra de valor, este deve ser depositado na conta do evento, a data do depósito deve ser informada ao Setor Financeiro da SBC. ** Caso o valor tenha sido insuficiente para cobrir as despesas, solicite reembolso do valor faltante. 17

18 Anexo 3 Formulário para autorização de débito no cartão de crédito Anexo 4 Formulário para autorização de débito no cartão de crédito para estrangeiros 18

19 Anexo 5 Modelos de recibo para reembolso Sociedade Brasileira de Computação Av. Bento Gonçalves, Prédio Sala 219 CEP Porto Alegre-RS CNPJ: / Valor Fone: (51) RECIBO Recebi da Sociedade Brasileira de Computação a quantia de (Insira aqui o valor por extenso). referente reembolso de despesas com tipo de gasto (ex. condução, refeições) para participação nome do evento/reunião, local e data. Dados Pessoais Nome: Endereço: Cidade: CPF: CEP: Local e Data: RG: Dou plena quitação após o depósito. Assinatura Dados para Depósito Nome do Banco: Número do Banco: Nome da Agência: Nr. Conta Corrente: Número da Agência: Caso não seja o titular, informe o nome e o CPF/CNPJ do titular Nome: CPF/CNPJ: 19

20 Anexo 6 Modelo de formulário para prestação de contas de adiantamento para despesas Sociedade Brasileira de Computação Av. Bento Gonçalves, Prédio Sala 219 CEP Porto Alegre-RS CNPJ: / Fone: (51) Prestação de Contas - Adiantamento para Despesas Nome: Evento: Valor Adiantado R$ Data Valor a ser devolvido/ressarcido R$ 0,00 Descrição das Despesas Histórico Nº Doc. Valor Informações Total das Despesas: 0,00 * Em caso de sobra de valor, este deve ser depositado na conta do evento, a data do depósito deve ser informada ao Setor Financeiro da SBC. ** Caso o valor tenha sido insuficiente para cobrir as despesas, solicite reembolso do valor faltante. 20

21 Anexo 7 Modelo de recibo para ajuda de custo Sociedade Brasileira de Computação Av. Bento Gonçalves, Prédio Sala 219 CEP Porto Alegre-RS CNPJ: / Valor Fone: (51) RECIBO Recebi da Sociedade Brasileira de Computação a quantia de (escrever aqui o valor por extenso). referente ajuda de custo/apoio para descrever o evento, local e período. Dados Pessoais Nome: Endereço: Cidade: CPF: CEP: Local e Data: RG: Recebido em espécie nesta data. Assinatura Dados para Depósito Nome do Banco: Número do Banco: Nome da Agência: Nr. Conta Corrente: Número da Agência: Caso não seja o titular, informe o nome e o CPF/CNPJ do titular Nome: CPF/CNPJ: 21

22 Anexo 8 Modelo de recibo para serviços prestados por Pessoa Física Sociedade Brasileira de Computação Av. Bento Gonçalves, Prédio Sala 219 CEP Porto Alegre-RS CNPJ: / Valor Fone: (51) RECIBO Recebi da Sociedade Brasileira de Computação a quantia de (escrever aqui o valor por extenso). referente prestação de serviços em caráter eventual e sem vínculo de descrever o tipo de serviço, o nome do evento, local e período. Dados Pessoais Nome: Endereço: Cidade: CPF: CEP: Local e Data: RG: Dou plena quitação após o depósito. Assinatura Dados para Depósito Nome do Banco: Número do Banco: Nome da Agência: Nr. Conta Corrente: Número da Agência: Caso não seja o titular, informe o nome e o CPF/CNPJ do titular Nome: CPF/CNPJ: 22

23 Anexo 9 Modelo de recibo para pagamento de diárias Sociedade Brasileira de Computação Av. Bento Gonçalves, Prédio Sala 219 CEP Porto Alegre-RS CNPJ: / Valor Fone: (51) RECIBO Recebi da Sociedade Brasileira de Computação a quantia de (escrever aqui o valor por extenso). referente diárias para participação descrever o evento, local e período. Dados Pessoais Nome: Endereço: Cidade: CPF: CEP: Local e Data: RG: Dou plena quitação após o depósito. Assinatura Dados para Depósito Nome do Banco: Número do Banco: Nome da Agência: Nr. Conta Corrente: Número da Agência: Caso não seja o titular, informe o nome e o CPF/CNPJ do titular Nome: CPF/CNPJ: 23

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