12 de março de h30-17h30

Transcrição

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3 Objetivo: Melhorar a produtividade utilizando métodos e técnicas que permitam otimizar a planificação do tempo disponível Melhorar a qualidade da organização pessoal e gestão do tempo

4 Questionário de Auto-Diagnóstico Costuma planificar alguma área da sua vida? Quais(l) a(s) área(s) da sua vida que costuma planificar? Como costuma planificar? Marca habitualmente o início e o fim das atividades que desenvolve? Como se encontra distribuído o seu tempo em dias da semana? Como se encontra distribuído o seu tempo durante o fim-de-semana? Quando chega ao seu local de trabalho/estudo, o que costuma fazer para prosseguir o seu dia?

5 Gestão de Tempo: Definições

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8 Gestão de Tempo

9 Yesterday is History Tomorrow s a Mystery But Today is a Gift That s Why They Call it The Present

10 Gestão de Tempo: Definições Gestão de Energia Quanto mais importante, mais energia

11 Durante um seminário um instrutor colocou sobre a mesa uma jarra de vidro e um monte de pedras (tamanho de um punho). Quantas pedras cabem nesta jarra? Colocou as pedras dentro da jarra. A jarra está cheia? Sim

12 Posteriormente pegou numa jarra com gravilha e despejou sobre a jarra com as pedras. A jarra está cheia? Provavelmente não De seguida pegou noutra jarra com areia que ocupou os espaços deixados pela gravilha. A jarra está cheia? Não

13 Por fim, pegou numa jarra com água e despejou-a. Qual o objetivo?

14 Quando alguém se esforça muito, consegue encaixar sempre mais coisas na sua vida. Mas esse não é o verdadeiro objectivo.. Coloque as pedras grandes em primeiro lugar Stephen Covey

15 Para onde temos de ir? Meta Prioridades VS

16 Desenvolvimento Pessoal e Profissional Conhecer características: Dos objetivos definidos; Pessoais; Necessidades. Maximização da Eficiência

17 Eficiência versus eficácia

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19 Métodos Método Pessoal Auto-Conhecimento Ritmos Biológicos; Auto-Recompensas; Organização.

20 Organização

21 Cronobiologia Ao aprendermos a escutar o nosso organismo potenciamos o nosso ritmo natural; O tempo pode ser optimizado através da planificação de determinadas actividades em determinados períodos do dia.

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24 Objetivos Sabia que apenas 3% dos adultos possuem objetivos claros e escritos e em papel? Estas pessoas conseguem atingir 5 10 vezes mais do que aquelas com iguais ou melhores habilitações e capacidades, mas que, por qualquer razão, nunca se deram ao trabalho de escrever exatamente o que pretendem alcançar. Como sabe se já chegou ao destino se não sabe para onde vai?

25 Objetivos REMAR R (relevantes) R (registáveis) E (específicos) A (alcançáveis) M (mensuráveis)

26 Objetivos Para onde se quer ir? O que se pretende realizar? O que se deve evitar? Qual o resultado final que se pretende alcançar? Em que prazo se pretende atingir? Que condições têm de ser respeitadas? Quais os apoios necessários?

27 Desperdiçadores do Tempo Quais são os ladrões do tempo mais comuns?

28 Desperdiçadores do Tempo É normal desperdiçar tempo. Por vezes pode ser construtivo, porque nos pode ajudar a relaxar ou a reduzir tensão. Origens: * Internas (auto-geradas); * Externas (contexto ambiental)

29 Desperdiçadores do Tempo Auto-Geradas * Desorganização * Procrastinação * Incapacidade de dizer não * Falatório Outros * Perfeccionismo desnecessário * Visitas Contextuais * Telefonemas * Correio Inútil * Esperar por alguém * Reuniões não produtivas * Crises Outros * Conversas à hora do café * Relatórios sem utilização prática

30 Gerir dos desperdiçadores É eficiente? Está organizado para minimizar o esforço? O fluxo de materiais e movimentos processa-se livremente? Já pensou colocar mais próximo de si os materiais que utiliza com maior frequência? O espaço para trabalhar está desarrumado? Quanto tempo perde a procurar coisas que sabe que estão lá mas não as encontra?

31 Desorganização

32 Procrastinação

33 Incapacidade para dizer não

34 Stress

35 Matriz de Gestão de Tempo Urgente Menos Urgente Importante Inevitável Qualidade Fazer Já! Menos Importante Decepção Desperdício Fazer mais tarde Dedicar Muito Tempo Dedicar o Mínimo de Tempo

36 Exemplo Tarefa Preparar a reunião de sexta-feira à tarde Prioridade Média Início Amanhã às 09:00 horas Fim do prazo Sexta-feira de manhã

37 Gerir o Tempo A melhor maneira de reunir informação é mantendo um diário de registos. Após o registo dessas informações deverá examiná-las sob três aspetos: Necessidade; Adequabilidade; Eficiência.

38 Estratégias Internas * Procrastinação * Gestão de Stress * Competências de Relacionamento Interpessoal * Comunicação * Assertividade * Gestão de Conflitos Externas * Gestão dos desperdiçadores de tempo * Delegação de tarefas * Planificação

39 Procrastinação Aprender a procrastinar ou adiar com qualidade Flexibilizar horários Planificar Tomar Decisão Definir e cumprir prazos para completar uma tarefa; Combinar com alguém para monitorizar o processo; Tratar das tarefas logo pela manhã; Criar um sistema de recompensa.

40 Delegar Transferência de tarefas Libertação Maior Concentração Responsabilidades vs Autoridade Expectativas não realistas Maior perda de tempo

41 Delegar Delegar com eficácia: * Faça apenas o que pode. * Há coisas que os outros fazem melhor Tarefas a manter: * Liderança de projectos ou de organizações; * Criação de sistema de recompensas; * Verificação do controlo de performance; * Delinear estratégias; * Assegurar uma boa comunicação interna; * Avaliar os resultados.

42 Delegar Quais as tarefas em desenvolvimento que são Irrelevantes? Não delegar Completar depois Quais as tarefas em desenvolvimento que podem ser cumpridas por outra pessoa? Delegar Quais as tarefas em desenvolvimento que só eu posso desempenhar? Não delegar Dar prioridade

43 Planificar Planeamento: É um processo complexo. Constitui a chave para aliviar o stress provocado pela escassez de tempo. Planear é uma forma de estruturação para garantir o sucesso. O planeamento é tipicamente de curto prazo ou de longo prazo * Planeamento flexível (ponto de referencia) * Ajustes contínuos * Espírito crítico

44 Planificar Fases de elaboração de um plano: 1. Estabelecer objetivos; 2. Enumerar atividades; 3. Esquematização das prioridades; 4. Elaboração do plano; 5. Criação de planos de contingência

45 Planificar Instrumentos de auxilio no planeamento a curto prazo Os planos a curto prazo desenvolvem-se e calendarizam-se melhor numa base semanal ou diária. Planos semanais Planos diários Plano de conferência

46 Planificar Planos semanais Um plano semanal deve descrever: * aquilo que se pretende concretizar até ao final da semana * as acções necessárias para conseguir fazê-lo. * podem ser simples ou complexos. * depois de concluído deve manter o seu plano para consultá-lo

47 Planificar Planos diários Uma lista de prioridades diárias é a melhor maneira de focar a atenção nos seus objetivos mais importantes. O formato da sua lista não é importante. Pode fazê-la em qualquer lado: * numa agenda, * numa folha de papel * num formulário da sua autoria. Utilize a sua lista de coisas a fazer para esquematizar a sua rotina diária. Nela deverão constar reuniões e compromissos além do tempo necessário para realizar itens com prioridade na sua lista.

48 Para fazer A B C Estado Telefonar ao João sobre o calendário do novo projecto Fazer apresentação à direcção Escrever ao Samuel incluir último relatório Reunião de equipa pedir informações sobre o cliente Y ao António Enviar fotocópias ao Carlos Telefonar à Teresa para marcar a próxima reunião Telefonar à Beatriz para confirmar participantes na reunião de 2.ª feira Avaliação do Álvaro lembrar Bernardo para estar presente Comprar bilhetes para o teatro no caminho de casa Reunir documentos para projecto importante A A C B C C B A C A

49 Plano de Conferência Necessita de comunicar frequentemente com colegas de trabalho para obter informações que requer para o seu trabalho? * Muitas vezes isso ocasiona interrupções que distraem as pessoas. * Uma maneira de lidar com este problema eficazmente é através da utilização de um Plano de Conferência.

50 Em primeiro lugar introduza os nomes das pessoas que consulta com frequência. Em seguida, à medida que for pensando nos assuntos que tem para discutir anote-os por baixo desse nome. Quando chegar a altura para conferenciar com essa pessoa, organize os itens da lista por prioridades.

51 Características dos Planos: Abrangente Personalizado Equilibrado Flexível Realista

52 Principais dificuldades: 1. Esquecimentos 2. Tarefas numerosas 3. Falta de produtividade 4. Cansaço 5. Indecisão

53 1. Resultados * Objectivos/Expectativas? 2. Atividades * Estratégias? Plano de trabalho 3. Prioridades * O que é mais importante? 4. Estimativa de duração * Tempo de execução estimado 5. Horários * Quando realizar? Plano de tempo 6. Fexibilidade * Imprevistos?

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55 Regras a considerar na elaboração de um plano: 1. Considerar o dia, a semana, o mês e o ano como conjuntos; 2. Intervalos; 3. Prever compromissos e obrigações de curto, médio e longo prazo; 4. Reservar tempo para análise e trabalho individual; 5. Utilizar grelhas/fichas de planeamento que permitam fácil leitura Usar símbolos e cores

56 Data Actividades Importante Urgente Duração Decisão Previsão Real Fazer Delegar Rejeitar Adiar

57 Plano Semanal 2a 3a 4a 5a 6a Sab Dom

58 Conclusões

59 Leis e Princípios da Gestão de Tempo

60 Lei dos 20/80 Concentrar no essencial 80% dos resultados obtém-se com 20% do esforço

61 Lei das sequências Homogéneas de trabalho

62 Lei de Parkinson Pensar em função do tempo necessário e não em função do tempo disponível

63 Lei da Contra-produtividade Saber Parar

64 Lei da Alternância

65 Lei dos ritmos biológicos

66 Lei da dimensão subjetiva do tempo

67 Conclusões Definir e clarificar objetivos (escrevê-los e estabelecer prioridades) Ter uma boa agenda Centrar nos objetivos e não nas atividades Tentar atingir objetivos diariamente Registar regularmente o tempo Reduzir gradualmente os desperdiçadores de tempo Planificar o tempo Impor deadlines Ação vs Reação Acabar o que se começa

68 Conclusões Ritmos biológicos Mobilização das energias Comunicação eficaz Planos Metas Objetivos Exercício Físico Alimentação Saudável Stress

69 Conselhos úteis: 1. Separar trabalho do lazer 2. Programar atividades 3. Não adiar tarefas menos interessantes 4. Flexibilidade 5. Aproveitar todos os momentos 6. Antecipar o que for possível 7. Encarar um plano com ceticismo 8. Auto-avaliação da eficácia

70 O que poderemos ganhar? Mais tempo disponível; Melhores desempenhos profissionais; Melhor comunicação, e relação interpessoal com o grupo de trabalho; Maior responsabilização dos seus colaboradores; Maior motivação de todos; Melhor capacidade de previsão/planeamento; Em suma, mais eficácia e maior satisfação do grupo e de si mesmo.

71 Mensagem Principal Focar a gestão na energia e não no tempo!

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73 Muito obrigada