UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA

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1 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA AUDITORIA INTERNA: A SUA IMPORTÂNCIA NO DESENVOLVIMENTO DAS ORGANIZAÇÕES Por: Flavia de Carvalho Barros Côrtes Orientador Prof. Luciana Madeira Rio de Janeiro 2012

2 2 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES PÓS-GRADUAÇÃO LATO SENSU AVM FACULDADE INTEGRADA AUDITORIA INTERNA: A SUA IMPORTÂNCIA NO DESENVOLVIMENTO DAS ORGANIZAÇÕES Apresentação de monografia à AVM Faculdade Integrada como requisito parcial para aprovação no curso de pós-graduação LATO SENSU em Auditoria e Controladoria Por: Flavia de Carvalho Barros Côrtes

3 3 AGRADECIMENTOS A minha mãe, minha irmã, meu irmão e a meu noivo por sempre estarem ao meu lado me apoiando e me incentivando em meus estudos

4 4 DEDICATÓRIA Dedico esta monografia ao meu amor eterno, Paulinho a minha mãe, minha irmã, que colaborou bastante neste período da execução da monografia, e meu irmão.

5 5 RESUMO O presente trabalho tem como principal objetivo mostrar como a auditoria interna pode ser útil no desenvolvimento, no sucesso de uma organização. Inicialmente, será apresentado o surgimento da figura do auditor interno nas empresas e, logo em seguida, uma explicação do que é a auditoria interna na visão do autor Joaquim Leite Pinheiro, bem como de importantes instituições, tais como: Instituto de Auditores Internos (IIA Institute of Internal Auditors) e Conselho Federal de Contabilidade (CFC). No segundo capítulo será feita, essencialmente, uma comparação entre auditor interno e auditor externo. No decorrer do trabalho é abordado, também, os principais atributos e responsabilidades do auditor interno, bem como da auditoria interna, passando, em seguida, pelo planejamento e execução do trabalho de auditoria, até o capítulo referente à Auditoria Interna x Governança Corporativa, onde será abordado também a influência da Auditoria Interna no desempenho organizacional. Por fim, na conclusão da presente monografia, será finalizada a idéia central do trabalho, tendo como base tudo o que foi colocado no decorrer do respectivo, ratificando a importância da Auditoria no Desenvolvimento das Organizações.

6 6 METODOLOGIA O desenvolvimento do trabalho, que trata-se de uma pesquisa bibliográfica, foi feito focando nas melhores práticas do Auditor Interno e em como estas melhores práticas podem gerar melhorias nas Organizações. A metodologia empregada foram consultas a referências acadêmicas e bibliográficas, tendo como horizonte de pesquisa os últimos dez anos, experiências adquiridas durante a minha vida profissional, além de sites relacionados à área, onde foram consultadas, inclusive, as normatizações reguladoras de Auditoria Interna. Os principais autores utilizados durante a pesquisa foram: Almeida, Marcelo Cavalcanti; Attie, William; Pinheiro, Joaquim leite. Além dos respectivos autores, foram utilizadas, também, informações de sites, tais como: e E, por fim, os principais temas pesquisados tratam do que é a Auditoria Interna, das suas principais diferenças em relação a Auditoria Externa, das responsabilidades do Auditor Interno, do seu trabalho como um todo, abrangendo desde o planejamento, passando pela sua execução até a elaboração do Relatório, bem como da relação da Auditoria Interna com a Governança Corporativa e sua influência no desempenho organizacional.

7 7 SUMÁRIO INTRODUÇÃO 08 CAPÍTULO I - A Auditoria Interna 10 CAPÍTULO II - Auditoria Interna x Auditoria Externa 14 CAPÍTULO III Atributos e Responsabilidade do Auditor Interno e da Auditoria Interna 19 CAPÍTULO IV Planejamento e Execução do Trabalho de Auditoria Interna 25 CAPÍTULO V Auditoria Interna x Governança Corporativa e a sua Influência no Desempenho Organizacional 34 CONCLUSÃO 43 REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA 44 ÍNDICE 46

8 8 INTRODUÇÃO A visão de como surgiu a figura do Auditor Interno nas empresas, por Almeida, Marcelo Cavalcanti (2003), é que a administração da empresa, com a expansão dos negócios, sentiu a necessidade de dar maior ênfase às normas ou aos procedimentos internos, devido ao fato de que o administrador, ou em alguns casos o proprietário da empresa, não poderia supervisionar pessoalmente todas as suas atividades. Entretanto, de nada valia a implantação desses procedimentos internos sem que houvesse um acompanhamento, no sentido de verificar se estes estavam sendo seguidos pelos empregados da empresa. Adicionalmente, o auditor externo ou independente, além de sua opinião ou parecer sobre as demonstrações contábeis, passou a emitir um relatóriocomentário, no qual apresentava sugestões para solucionar os problemas da empresa, que chegaram a seu conhecimento no curso normal de seu trabalho de auditoria. Entretanto, o auditor externo passava um período de tempo muito curto na empresa e seu trabalho estava totalmente direcionado para o exame das demonstrações contábeis. Para atender à Administração da empresa, seria necessária uma auditoria mais periódica, com maior grau de profundidade e visando também às outras áreas não relacionadas com contabilidade (sistema de controle de qualidade, administração de pessoal etc). As empresas também notaram que poderiam reduzir seus gastos com auditoria externa, se utilizassem melhor seus funcionários, criando um serviço de conferência e revisão interna, contínua e permanente a um custo mais reduzido. Cabe ressaltar que os auditores externos, também ganharam com isso, pois puderam se dedicar exclusivamente ao seu principal objetivo que era o exame da situação econômico-financeira das empresas.

9 9 Portanto, surgiu o auditor interno como uma ramificação da profissão de auditor externo e, consequentemente, do contador. O auditor interno é um empregado da empresa, e dentro de uma organização ele não deve estar subordinado àqueles cujo trabalho examina. Além disso, o auditor interno não deve desenvolver atividades que ele possa vir um dia a examinar (como, por exemplo, elaborar lançamentos contábeis), para que não interfira em sua independência. A título de exemplo, em uma estrutura organizacional, o Departamento de Auditoria deve estar subordinada apenas a alta administração, de preferência à diretoria ou ao conselho de administração, uma vez que ela não pode examinar trabalhos de departamento aos quais está subordinada ou averiguar trabalhos que ela mesma elaborou. Após essa breve descrição da visão de como surgiu a figura do Auditor Interno nas empresas, por Almeida, Marcelo Cavalcanti (2003), vale mencionar, que o motivo da escolha do tema do presente trabalho foi o fato da Auditoria Interna ser uma ferramenta de extrema importância para as empresas, proporcionando maior segurança ao funcionamento correto das operações, através do acompanhamento dos procedimentos internos, verificando se estão adequados e se atingem os objetivos da empresa, avaliando inclusive se há a necessidade de novas normas internas, além de ainda servir de ferramenta de apoio na Gestão. Enfim, o objetivo principal do respectivo é tentar deixar claro como a Auditoria Interna pode colaborar para um bom desempenho das Organizações. Será abordado no decorrer do trabalho o que vem a ser Auditoria Interna, a diferença entre Auditoria Interna e Auditoria Externa, atribuições e responsabilidades do Auditor Interno, como é feito do seu planejamento do trabalho, como é executado o trabalho da Auditoria Interna, quais são os objetivos da Auditoria Interna e por fim, diante dos dados mencionados, será feita uma conclusão atestando o porque da Auditoria Interna ser uma ferramenta de extrema importância para um bom desempenho das Organizações.

10 10 CAPÍTULO I A AUDITORIA INTERNA A definição de Auditoria Interna mundialmente reconhecida e divulgada, inclusive, pelo Instituto de Auditores Internos (IIA), conforme apresentado pelo autor Pinheiro, Joaquim Leite (2010), considera a respectiva sendo uma atividade independente e objetiva de garantia e consultoria, concebida para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização. Ela ajuda uma organização a atingir seus objetivos através de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a efetividade dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança. Seguindo a linha de raciocínio do autor Pinheiro, Joaquim leite (2010), a Auditoria Interna visa dentre outros aspectos: - Analisar e avaliar a segurança, adequação e aplicação de todos os sistemas de controle não só existentes, mas também propostos (promover controles a custos razoáveis); - Verificar o nível de concordância com as políticas estabelecidas, planos e legislação relevante; - Determinar a eficácia com que os ativos estão salvaguardados de perdas de todos os tipos; - Verificar a exatidão e segurança da informação estratégica para a gestão; e - Analisar as operações do ponto de vista da economia, eficiência e eficácia.

11 11 Em um contexto moderno e proativo a Auditoria Interna visa, essencialmente, indicar os meios de operacionalizar a mudança na empresa. Ao revelar as disfunções existentes na respectiva e ao descobrir as relações de coerência e incoerência com as políticas estabelecidas pela gestão, a Auditoria Interna exerce um papel pedagógico importante, obrigando a que os gestores operacionais tenham uma política de gestão mais atuante, com adoção de medidas que mitiguem o risco negativo. Conforme estabelecido na NBCT 12 1, regulada pela Resolução CFC n o 986/2003, a Auditoria Interna compreende os exames, análises, avaliações, levantamentos e comprovações, metodologicamente estruturados para a avaliação da integridade, adequação, eficácia, eficiência e economicidade dos processos, dos sistemas de informações e de controles internos integrados ao ambiente e de gerenciamento de riscos, com vistas a assistir à administração da entidade no cumprimento de seus objetivos. A mesma NBCT 12 1, diz que a atividade de Auditoria Interna está estruturada em procedimentos, com enfoque técnico, objetivo sistemático e disciplinado, e tem por finalidade agregar valor ao resultado da organização, apresentando subsídios para o aperfeiçoamento dos processos, da gestão e dos controles internos, por meio de recomendação de soluções para as nãoconformidades apontadas nos relatórios. Logo, em suma, a Auditoria Interna através de seus procedimentos, previamente definidos e sistemáticos tem a finalidade de avaliar os processos, Sistemas de Informação e Controle Interno das empresas agregando, desta forma, valor a Organização. 1 Disponível em: acesso em 12/02/2012

12 12 Tendo em vista as definições mencionadas anteriormente, o objetivo principal da auditoria interna, é de beneficiar a empresa com um melhor controle de seu patrimônio, procurando reduzir a ineficiência, negligência, incapacidade etc. Com essa ferramenta de controle administrativo a empresa se beneficiará dos diagnósticos, quanto à obediência as normas e procedimentos internos, possíveis áreas de risco, possibilitando a administração tomar as decisões necessárias. Portanto essa ferramenta tão preciosa que é a auditoria interna, proporciona maior segurança ao funcionamento correto das operações 2. De uma forma detalhada, os objetivos da auditoria interna podem ser visualizados da seguinte forma 3 : - Examinar a integridade e fidedignidade das informações financeiras e operacionais e os meios utilizados para aferir, localizar, classificar e comunicar essas informações; - Examinar os sistemas estabelecidos, para certificar a observância às políticas, planos, leis, e regulamentos que tenham, ou possam ter, impacto sobre operações e relatórios, e determinar se a organização está em conformidade com as diretrizes; - Examinar os meios usados para a proteção dos ativos e, se necessário, comprovar sua existência real; - Verificar se os recursos são empregados de maneira eficiente e econômica; 2 Disponível em: acesso em 12/02/ Disponível em: acesso em 15/02/2012

13 13 - Examinar operações e programas e verificar se os resultados são compatíveis com os planos e se essas operações e esses programas são executados de acordo com o que foi planejado; e - Comunicar o resultado do trabalho de auditoria e certificar que foram tomadas as providencias necessárias a respeito de suas descobertas. Por fim, de acordo com Pinheiro, Joaquim Leite Pinheiro (2010), a auditoria interna deverá ter como objetivo fundamental apresentar os resultados dos trabalhos realizados com a oportunidade necessária, de modo que as propostas de recomendações possam ser implementadas adequadamente e contribuir, objetivamente, para a melhoria do desempenho de toda a empresa, em uma lógica de satisfação da alta administração.

14 14 CAPÍTULO II AUDITORIA INTERNA X AUDITORIA EXTERNA De acordo com Instituto dos Auditores Independentes do Brasil IBRACON, as principais diferenças entre o Auditor Interno e o Auditor Externo são as seguintes 1 : - Quanto às suas principais características: Auditor Interno: é empregado da empresa auditada; possui menor grau de independência; executa auditoria contábil, operacional, de gestão, de qualidade, de processos, de produtos e outros. Auditor Externo: não tem vínculo empregatício com a empresa auditada; possui maior grau de independência; executa apenas auditoria contábil. - Quanto aos principais objetivos: Auditor Interno: verificar a existência, a suficiência e a aplicação de controles internos, bem como contribuir para o seu aprimoramento; verificar se as normas internas estão sendo seguidas; verificar a necessidade de melhoramento das normas internas vigentes; avaliar a necessidade de novas normas internas. Auditor Externo: emitir um parecer ou opinião sobre as demonstrações contábeis, no sentido de verificar se estas refletem adequadamente a posição patrimonial ou financeira, 1 Disponível em: acesso em 12/01/2012

15 15 o resultado das operações e as origens ou aplicações de recursos da empresa examinada; analisar também se essas demonstrações foram elaboradas de acordo com os princípios contábeis e se esses princípios foram aplicados com uniformidade em relação ao exercício anterior. - Quanto às principais características do seu trabalho: Auditor Interno: apresenta um maior volume de testes em função da maior disponibilidade de tempo na empresa para executar os serviços de auditoria. Auditor Externo: apresenta um menor volume de testes, já que o auditor externo está interessado em erros que individualmente ou cumulativamente possam alterar de maneira substancial as informações das demonstrações contábeis. Conforme mencionado por Pinheiro, Joaquim Leite (2010), ao auditor externo interessa todos os trabalhos realizados pelos auditores internos, que lhe permitam ajuizar sobre a confiabilidade dos registros financeiros, tais como: - avaliações efetuadas ao sistema de informação contabilístico; - avaliações aos sistemas de controle interno e acompanhamento do seu funcionamento; - desenho dos processos e articulação com os indicadores de performance;

16 16 - matriz de riscos e departamentos responsáveis pela atualização e monitarização; - ações de controle que visem a salvaguardarem os ativos da entidade e evitem seu uso indevido; - análise de conformidade sobre as políticas da entidade e procedimentos legais; - análises sobre a utilização econômica e eficiente dos recursos; - como reserva, o auditor externo sabe que a auditoria interna faz parte da estrutura da empresa e da sua estrutura de controle, pelo que deve avaliar o desempenho e competência da auditoria interna, numa base de rigor e de independência face às atividade operacionais. O auditor externo deve fazer a avaliação da auditoria interna, relativamente aos seguintes aspectos: - posição no organograma da empresa; - reporte funcional ao Conselho de Auditoria; - visão e missão estabelecidas; - âmbito e objetivos da função; - competência técnica dos auditores (equipes); * O conteúdo da respectiva página está disponível em: acesso em 12/01/2012

17 17 - planejamento das ações face à matriz de risco; - preparação das ações de auditoria; - relacionamento com os auditados na formulação das recomendações e avaliação do sistema de controle; - relatórios elaborados; - monitorização do progresso de melhoria ( Follow-up`s realizados); - indicadores de atividade da função. Abaixo, está demonstrado de uma forma concisa, as principais diferenças de um auditor interno para o externo: DIFERENÇAS ENTRE AUDITOR INTERNO E EXTERNO AUDITOR INTERNO AUDITOR EXTERNO É empregado da empresa Não tem vinculo empregatício Menor grau de independência Maior grau de independência Executa auditoria contábil e Executa apenas auditoria contábil operacional Principal objetivo: verificar se as Principal objetivo: Emitir o parecer normas internas vem sendo seguidas Executa maior volume de testes Executa menor volume de testes Remuneração: salário Remuneração: honorários Responsabilidade trabalhista Responsabilidade civil e criminal Reporte: Diretoria Reporte: geralmente aos acionistas ou diretores CHERMAN, BERNARDO (2011) * O conteúdo da respectiva página está disponível em: acesso em 12/01/2012

18 18 Sendo assim, o auditor externo deve conhecer o plano de ação previsto e determinar as áreas em que ele julga conveniente utilizar o trabalho da auditoria interna, como suporte ao seu trabalho. O auditor externo deverá informar à auditoria interna de qualquer assunto relevante que possa afetar o seu desempenho e que possa contribuir para a melhoria do sistema de controle interno. De acordo com Attie, William (2007), o dirigente de auditoria interna deve coordenar, tanto quanto possível, o trabalho dos auditores internos e externos. O trabalho de auditoria interna e externa deve ser coordenado de modo que assegure cobertura adequada e reduza ao mínimo a duplicidade de esforços. A coordenação do trabalho de auditoria pressupõe o seguinte: - reuniões periódicas para discutir assuntos de interesse mútuo; - acesso recíproco aos programas de auditoria e papéis de trabalho; - troca de relatórios de auditoria e cartas de recomendações à gerencia; - pontos de vistas comuns sobre técnicas, métodos e terminologia da auditoria.

19 19 CAPÍTULO III ATRIBUTOS E RESPONSABILIDADES DO AUDITOR INTERNO E AUDITORIA INTERNA Conforme detalhado por Attie, William (2007), o auditor interno deverá: - Observar as normas de conduta estabelecidas para a profissão O Código de Ética do Instituto de Auditores Internos estabelece normas de conduta e fornece bases para reforço das mesmas junto aos membros desse mesmo Instituto. O Código exige alto padrão de honestidade, objetividade, diligência e lealdade a ser mantido pelos auditores internos. - Ter conhecimento, capacidade e instrução essenciais à realização dos exames de auditoria interna Todo auditor precisa atender aos seguintes quesitos: - capacidade para aplicação das normas, procedimentos e técnicas, na execução das auditorias internas; - capacidade na área de princípios e técnicas contábeis; - conhecimento dos princípios de administração; - capacidade de resolver situações que possam ocorrer; reconhecer eventuais desvios relevantes e efetuar a pesquisa necessária para chegar a soluções viáveis; e

20 20 - conhecimento dos fundamentos de contabilidade, economia, direito comercial, impostos, finanças, métodos quantitativos e sistema de processamento eletrônico de dados. deverá: Ainda conforme detalhado por Attie, William (2007), o auditor interno - Ter habilidade no trato com as pessoas e em comunicar-se de maneira eficaz Os auditores internos necessitam ser capazes de se comunicar bem, oralmente e por escrito, de modo a transmitir eficazmente assuntos relacionados com as suas atividades e com aquelas as quais se defrontam, especificando, com clareza, a todos os níveis e pessoas que precisam ser certificados a esse respeito. continuada - Aprimorar sua capacidade técnica através de educação Os auditores internos têm a responsabilidade de continuar sua própria educação profissional, a fim de se manterem atualizados. Devem estar sempre informados sobre novos eventos e sobre tudo o que se passa com normas, procedimentos e técnicas de auditoria interna. - Deve demonstrar zelo no desempenho das incumbências de auditoria interna O zelo profissional implica cuidado e competências razoáveis, não infalibilidade ou desempenho excepcionalmente bom. Não se exige do auditor zeloso que faça auditorias pormenorizadas de todas as transações, mas que realize exames e verificações em grau de extensão razoáveis.

21 21 Por esses motivos, o auditor interno não pode garantir com absoluta segurança que não haja irregularidades ou inobservância de normas ou princípios. A aplicação e o discernimento profissional significam a utilização de conhecimento e discernimento profissional razoável na realização da auditoria. O auditor interno deve estudar pelo menos o seguinte: - o âmbito e a extensão do trabalho necessário para atingir s objetivos de auditoria; - a importância relativa ou a significação de questões às quais se aplicarão os procedimentos de auditoria; - adequação e eficácia dos controles internos; - o custo da auditoria, relativamente aos benefícios que dela se espera obter. De acordo com o autor Pinheiro, Joaquim Leite (2010), a auditoria interna não deverá assumir uma posição conservadora, de modo a realizar ações, exclusivamente, em áreas tradicionais, a procurar exclusivamente a identificações de erros; porém, deverá saber identificar, em conjunto, soluções para os problemas identificados pelos auditores ou, mesmo, para as dificuldades apresentadas pelos gestores operacionais, numa lógica de proatividade e de capacidade de partilha. A auditoria interna é uma função de avaliação independente, estabelecida em uma organização, para examinar e avaliar as suas atividades, como um serviço à própria organização, de auxiliar os membros da organização no cumprimento eficaz das suas responsabilidades. O auditor interno deverá influenciar positivamente o comportamento do resto da organização, não só pela aceitação do código de ética formalmente

22 22 estabelecido mas e, sobretudo, pelo exemplo demonstrado no desenvolvimento/execução das ações de auditoria, sabendo ouvir, respeitando as opiniões dos outros intervenientes, sem nunca perder de vista a responsabilidade de opinião e das recomendações que deverá formular sobre o trabalho realizado. Ainda de acordo com o autor Pinheiro, Joaquim Leite (2010), o resultado de uma ação de auditoria depende, essencialmente, de um conjunto de fatores e do envolvimento dos auditores internos na empresa, tais como: - a capacidade de identificar os controles-chave das atividades ou operações a auditar; - a capacidade de utilizar ferramentas informáticas; - a adoção de metodologia adequada para a realização da auditoria; - a capacidade de supervisão das auditorias e a esquematização de estratégias para a realização destas; - o empenho na revisão dos papéis de trabalho em uma ótica de identificação de soluções e não meramente de problemas/fragilidades; - o empenho na discussão com a equipe do trabalho desenvolvido e da minuta do relatório, em uma lógica de aproveitar sinergias do conhecimento adquirido pelos auditores; - a capacidade de diálogo com os auditados para apresentar as soluções propostas e convencê-los da sua implementação; - o acompanhamento da implementação das soluções.

23 23 A auditoria Interna constitui-se em parte integrante das estruturas organizacionais, possuindo funções específicas e independentes em cada setor distinto, abrangendo, segundo Teixeira, Ivandi Silva (1995): - Exame, comprovação análise, avaliação, recomendações, assessoria e informações relativas à estrutura da organização; - Análise dos fluxos operacionais, sistemas de processamento, registro e informações de dados contábeis, financeiros e operacionais; e - Apreciação dos planos, orçamentos, diretrizes, normas, metas, objetivos e regulamentos da empresa. A auditoria interna deve, portanto, possuir autoridade necessária para revisar todos os registros e documentos da empresa bem como avaliar as suas políticas, planos, sistemas, procedimentos e técnicas. E, por fim, conforme mencionado por Jund, Sergio (2001) a auditoria interna deve ser estruturada na empresa, no sentido de realizar qualquer tipo de auditoria, tais como: - Auditoria Contábil; segundo Pinheiro, Joaquim Leite (2010), tem a função principalmente de avaliar se a informação financeira condiz com a realidade da empresa, avaliar a salvaguarda dos ativos, bem como detectar os erros com materialidade (impacto significativo na apuração dos resultados); - Auditoria Tributária; segundo Jund, Sergio (2000), a auditoria tributária objetiva o exame e a avaliação de planejamento tributário e a eficiência e eficácia os procedimentos e controles adotados para a operação, pagamento e recuperação de impostos, taxas e quaisquer

24 24 ônus de natureza físico-tributária que incida nas operações, bens e documentos na empresa; - Auditoria Operacional; segundo Pinheiro, Joaquim Leite (2010), tem a função de avaliar as diversas atividades/processos da empresa, levando em conta a complexidade das operações, bem como o controle interno instituído em uma ótica de contribuir para a melhoria da performance da organização; - Auditoria de Gestão; segundo Pinheiro, Joaquim Leite (2010), visa avaliar e rever o desempenho da empresa, face os normativos estabelecidos e alcance dos objetivos ao mínimo custo, em uma ótica de economia, eficácia e eficiência das operações; - Auditoria de Sistemas Informatizados; segundo Pinheiro, Joaquim Leite (2010), visa avaliar a adequacidade das aplicações, avaliar a gestão e tratamentos dos dados relativos a informações estratégicas para a empresa, e qualidade do sistema de informação em uma ótica de fornecimento de informação fidedigna e oportuna à gestão; - Auditoria de Qualidade; segundo Pinheiro, Joaquim Leite (2010), a auditoria de qualidade visa ajudar a garantir a certificação da empresa realizada segundo as normas de qualidade ISO e podem ser auditoria ao processo, ao produto ou ao serviço; - Auditoria Ambiental; segundo Pinheiro, Joaquim Leite (2010), é, essencialmente, uma forma de controle de qualidade, do ponto de vista ambiental; e - Auditoria Especial; segundo Sá, Antonio Lopes de (2000), a auditoria especial é deflagrada a partir de identificação ou suspeição de problemas.

25 25 CAPÍTULO IV PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DO TRABALHO DE AUDITORIA INTERNA Neste quarto capítulo será abordado, principalmente, o que compreende o planejamento do trabalho de auditoria interna, o seu objetivo, bem como o que envolve tal planejamento e em seguida será abordado o passo a passo da execução do trabalho de auditoria interna. 4.1 PLANEJAMENTO DO TRABALHO DE AUDITORIA INTERNA Conforme determinado na NBC T 12 Da Auditoria Interna 1, o planejamento da auditoria interna compreende os exames preliminares da Entidade, para definir a amplitude do trabalho a ser realizado de acordo com as diretivas estabelecidas pela administração, logo qualquer auditoria a ser iniciada pela auditoria interna deverá ter como etapa inicial o planejamento. O Planejamento deve considerar todos os fatores relevantes na execução dos trabalhos, especialmente os seguintes: - o conhecimento detalhado dos sistemas contábil e de controles internos da Entidade e seu grau de confiabilidade; - a natureza, oportunidade e extensão dos procedimentos de auditoria interna a serem aplicados; 1 - Disponível em: acesso em 12/02/2012

26 26 - a existência de Entidades associadas, filiais e partes relacionadas que estejam no âmbito dos exames da auditoria interna; - o uso do trabalho de especialistas e outros auditores; - os ciclos operacionais da Entidade relacionados com volume de transações e operações; - o conhecimento das atividades operacionais da Entidade, como suporte para a análise eficaz dos procedimentos e sistemas de contabilidade de custos que estão sendo aplicados para acompanhar e controlar o uso e o consumo de recursos, visando verificar a existência de desvios em relação às rotinas preestabelecidas; - o conhecimento da execução orçamentária, tanto operacional como de investimentos, no sentido de verificar a exatidão de apropriação dos valores, se os desvios estão sendo controlados e se as conseqüentes ações corretivas estão sendo aplicadas. O auditor interno deverá documentar seu planejamento e preparar, por escrito, o programa de trabalho, detalhando o que for necessário à compreensão dos procedimentos que serão aplicados, em termos de natureza, oportunidade e extensão. Conforme Attie, William (2007) os objetivos principais do planejamento do trabalho de auditoria são os seguintes: - permitir a realização de exame adequado e eficiente, que facilite a consecução dos objetivos do auditor interno dentro de um espaço de tempo razoável;

27 27 - facilitar o controle sobre o desenvolvimento do trabalho e sobre o tempo que se gasta nele; - estabelecer racionalmente a extensão dos diversos procedimentos de auditoria; - evitar a sobrecarga de trabalho. E por fim, ainda de acordo com Attie, William (2007) um planejamento deve envolver, entre outras, as seguintes considerações: - conhecimento prévio das atividades; - pesquisa de fontes alternativas; - definição do trabalho; - assistência e colaboração da área auditada; - orçamento de horas; - período de execução; - pessoal envolvido; e - plano de auditoria. O plano de auditoria visa orientar o trabalho a ser executado e a sua eficiência. Este formaliza as atividades a serem executadas pelos auditores. Fomenta o exercício das tarefas segundo as linhas traçadas pelo dirigente, somente sendo possível sua realização por intermédio de um plano aprovado. Quando praticável,o plano pode ser discutido com os responsáveis pela

28 28 administração da área a ser auditada, buscando levar o entendimento sobre o significado da tarefa, assim como obter subsídios de melhoria e de alcance para o plano proposto. 4.2 EXECUÇÃO DO TRABALHO DE AUDITORIA INTERNA Levando-se em consideração a opinião de Attie, William (2007) a execução do trabalho de auditoria pode ser subdividida nas seguintes etapas: - Fase de execução do trabalho de campo A fase de execução do trabalho de campo implica levar a efeito o trabalho previamente planejado, em obediência às normas usuais de auditoria e à aplicação dos procedimentos de auditoria para a obtenção dos objetivos traçados. A fase de execução do trabalho de campo compreende o conhecimento e a documentação, em papéis de trabalho, dos procedimentos definidos e o contato direto e pessoal com as áreas e os responsáveis. - Programa de trabalho O programa de trabalho procura encorajar o processamento ordenado do serviço e fornecer registro formal do que se pretende executar para chegar ao objetivo final; alem disso, contribui para a adequada supervisão do pessoal; visa, também, controlar o tempo e evidenciar o trabalho realizado.

29 29 Segundo Attie, William (2007), a determinação dos procedimentos de auditoria e da extensão de aplicação deles depende de uma série de fatores, tais como: - existência de variações significativas na área ou atividade a ser revista, cuja natureza e alcance possam afetar as atividades da empresa; - aplicação de diferentes procedimentos e controles internos entre as diversas atividades da empresa; - ocorrência de mudanças nos procedimentos; - conhecimento prévio de problemas específicos. A preparação dos programas de auditoria precisam contemplar, entre outros, os seguintes aspectos: - Familiarização: essa parte do programa de auditoria visa contemplar uma abordagem geral acerca da tarefa. - Seleção dos testes - Formalização dos itens selecionados - Estabelecimento de testes e procedimentos específicos - Conclusão: o programa de auditoria interna deverá sempre ser finalizado dirigindo o auditor a: o Efetuar comentários sobre o trabalho feito;

30 30 o Destacar os pontos de auditoria levantados, elaborando recomendações específicas; o Concluir sobre os resultados do trabalho feito; o Evidenciar a revisão e atualização do programa. - Abordagem geral Levando-se em consideração a opinião de Attie, William (2007) a execução do trabalho de auditoria pode ser subdividida, ainda, nas seguintes etapas: - Documentação do Trabalho A documentação do trabalho pode ser entendida como a tradução para os papéis de trabalho, que são a base para a fundamentação da opinião do auditor, das informações, apontamentos, provas e descrições dos serviços executados. Os papéis de trabalho constituem a documentação preparada pelo auditor ou fornecida a este na execução da auditoria. Eles integram um processo organizado de registro de evidências da auditoria, por intermédio de informações em papel, meios eletrônicos ou outros que assegurem o objetivo a que se destinam. - Supervisão e treinamento ao pessoal de campo As normas usuais de auditoria indicam que todo cuidado e zelo sejam exercidos no planejamento, realização e finalização do trabalho. No geral, grande parte do trabalho global é realizada pelo pessoal de campo, aos quais devem ser despendidos adequada supervisão e treinamento pelo pessoal responsável.

31 31 - Controle da realização do trabalho Segundo Attie, William (2007), o controle da realização do trabalho objetiva a manutenção de um sistema de acompanhamento permanente do trabalho realizado e aquele a realizar, assim como as bases de tempo despendidas compradas às orçadas. - Constatação e observação de problemas Ainda segundo Attie, William (2007), a constatação e observação de problemas, assim como qualquer antecipação de sua existência que possa ser praticada, são fundamentais para a adequada execução do trabalho de auditoria. O auditor precisa ter em mente os seguintes aspectos que podem auxiliar na determinação de Possíveis problemas: - Conhecimento antecipado da operação em exame e pensamento profissional e adequado sobre todos os possíveis aspectos decorrentes do objeto em exame; - Revisão pronta e permanente de papéis de trabalho e dúvidas dos assistentes adotados ao trabalho; - Fundamentação adequada e imediata de quaisquer lançamentos de ajustes ou problemas observados; - Recomendação inteligente de melhoria do sistema de controle interno; - Tudo o que possa resultar em reduções de custos para a empresa ou área em exame e evitar possíveis contingências.

32 32 Ainda levando-se em consideração a opinião de Attie, William (2007) a execução do trabalho de auditoria pode ser subdividida, também, nas seguintes etapas: - Informação prévia aos interessados Consiste em levar a informação aos interessados e responsáveis pelas atividades auditadas de maneira antecipada à emissão do relatório de auditoria, de todos os aspectos que mereçam atenção por parte da atividade auditada. - Finalização do trabalho Compreende o encerramento do serviço previamente planejado, de acordo com os objetivos definidos. A finalização do trabalho deve envolver dois aspectos básicos, a saber: - Fechamento dos papéis de trabalho; e - Emissão do relatório de auditoria. - Fechamento dos papéis de trabalho São nestes que são encontrados a documentação de todo o trabalho realizado e, consequentemente, onde se encontra fundamentada a opinião do auditor sobre o trabalho. O respectivo fechamento inclui, de maneira geral, os seguintes itens: - Revisão final do conteúdo de cada um dos papéis de trabalho;

33 33 E, por fim, conforme Attie, William (2007): - Indicação da realização do trabalho e da revisão praticada em cada papel de trabalho; - Confronto final entre o trabalho planejado e o realizado com vistas nos objetivos predeterminados; - Referenciação adequada entre os papéis de trabalho; - Revisão da folha de pontos a completar quanto aos itens ali representados e conseqüente inclusão nos papéis de trabalho devidos; - Fechamento das horas despendidas no trabalho e confronto com as orçadas; - Arrumação seqüencial dos papéis de trabalho de acordo com codificação adequada e sua inclusão nas pastas de auditoria; - Avaliação do pessoal envolvido na execução do trabalho. - Emissão do relatório de auditoria Uma vez que as constatações e observações decorrentes do trabalho tenham sido previamente discutidas com os interessados, faz-se necessária a sua tradução para o relatório de auditoria. É através do relatório que a auditoria evidencia o serviço realizado mostrando à Organização suas idéias, pontos de vista e sugestões que, uma vez implementados, constituem-se na oportunidade de melhorar e solidificar os controles existentes.

34 34 CAPÍTULO V AUDITORIA INTERNA X GOVERNANÇA CORPORATIVA E A SUA INFLUÊNCIA NO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL Neste capítulo será apresentado um breve histórico de como aconteceu a implantação da governança corporativa, a relação entre a auditoria interna e a governança corporativa, além de, finalmente, ser exposta a influência da auditoria interna no desempenho organizacional, que é o foco do respectivo trabalho. 5.1 CENÁRIO PARA O SURGIMENTO DA GOVERNANÇA CORPORATIVA Conforme apresentado pelo autor Dias, Sergio Vidal dos Santos (2008) o cenário que levou a tornar a Governança Corporativa necessária foi o segunte: - A empresa WorldCom colocou no balanço US$ 3,8 bilhões como investimentos, quando na verdade, eram despesas. Diante desta situação especialistas dizem que os auditores da Andersen deveriam ter descoberto o problema. - Na empresa Enron, ocorreu que, em função de participações acionárias em pequenas empresas que não constavam no balanço, foram destacados bilhões em dívidas. No último balanço publicado, os lucros foram superestimados em US$ 600 bilhões e fizeram desaparecer dívidas de US$ 650 bilhões. A Enron vendeu também bens a essas empresas por preços supervalorizados (falsas receitas).

35 35 - Já na Parmalat, foram registradas operações em suas empresas controladas, que depois se descobriu que eram falsas. Sendo que boa parte do resultado da Parmalat vinha dessas operações. Como conseqüência ocorreram queda no preço das ações sem motivo aparente, perdas financeiras diretas e indiretas, excesso de penalidades legais, perdas nos canais de entrega dos serviços, perda de reputação, estragos no meio ambiente e saídas dos negócios. 5.2 A GOVERNANÇA CORPORATIVA Ainda de acordo com o autor Dias, Sergio Vidal dos Santos (2008), Governança Corporativa é o conjunto de práticas que tem por finalidade otimizar o desempenho de uma companhia ao proteger todas as partes interessadas, ou seja, investidores (minoritários inclusive), empregados e credores. A Governança Corporativa tem por objetivo principal dar maior transparência, equidade de tratamento dos acionistas e prestação de contas. Caso sejam aplicadas, em suma, teremos um aumento do valor da companhia, pois boas práticas de Governança Corporativa repercutem na redução de custo de capital, o que aumenta a viabilidade do mercado de capitais como alternativa de capitalização. Em Junho de 2002, a CVM emitiu uma cartilha contendo recomendações relativas às boas práticas de governança corporativa. Tal cartilha adaptou alguns conceitos de Governança Corporativa internacional às características próprias da realidade brasileira, sendo dividida da seguinte forma: - Transparência: Assembléias, Estrutura Acionária e Grupo de Controle; - Estrutura e Responsabilidade do Conselho de Administração; - Proteção a Acionistas Minoritários;

36 36 - Auditoria e Demonstrações Financeiras. Conceitualmente, a Governança Corporativa surgiu para superar o conflito de agência, decorrente da separação entre a propriedade e a gestão empresarial. Nesta situação, o proprietário (acionista) delega a um agente especializado (executivo) o poder de decisão sobre sua propriedade. No entanto, os interesses do gestor nem sempre estarão alinhados com os do proprietário, resultando em um conflito de agencia ou conflito agente-principal 1. A preocupação da Governança Corporativa é criar um conjunto eficiente de mecanismos, tanto de incentivos quanto de monitoramento, a fim de assegurar que o comportamento dos executivos esteja sempre alinhado com o interesse dos acionistas 1. A boa governança proporciona aos proprietários (acionistas e cotistas) a gestão estratégica de sua empresa e a monitoração da direção executiva. As principais ferramentas que asseguram o controle da propriedade sobre a gestão são o conselho de administração, auditoria independente e o conselho fiscal 1. A empresa que opta pelas boas práticas de Governança Corporativa adota como linhas mestras a transparência, a prestação de contas, a equidade e a responsabilidade corporativa. Para tanto, o conselho de administração deve exercer seu papel, estabelecendo estratégias para a empresa, elegendo e destituindo o principal executivo, fiscalizando e avaliando o desempenho da gestão e escolhendo a auditoria independente 1. A ausência de conselheiros qualificados e de bons sistemas de Governança Corporativa tem levado empresas a fracassos decorrentes de 1 : - Abusos de poder (do acionista controlador sobre monoritários, da diretoria sobre o acionista e dos administradores sobre terceiros); 1 Disponível em: acesso em 16/02/2012

37 37 principal); e - Erros estratégicos (resultado de muito poder concentrado no executivo - Fraudes (uso de informação privilegiada em benefício próprio, atuação em conflito de interesses). De acordo com Dias, Sergio Vidal dos Santos (2008), a SEC não estipulou procedimentos e controles de divulgação específicos que devam ser adotados; ao contrário, espera que as empresas desenvolvam um processo que seja consistente com o seu negócio e fundamentado em suas atividades de gerenciamento, supervisão e controles internos. Podendo ser relacionadas como boas práticas de governança e ética corporativa, as mencionadas abaixo - Código de Ética Corporativo; - Restrição a empréstimos e concessão de crédito para diretores; - Código de ética para executivos financeiros e insiders; - Restrição à contratação de serviços dos auditores externos; - Quarentena para contratação de funcionários que já atuaram como auditores externos (nível executivo para área financeira); - Comitê de Auditoria; - Combate a fraudes financeiras; - Estruturação e monitoramento dos controles internos; - Governança em tecnologia da informação; e

38 38 - Gestão e gerenciamento de riscos. Mais notadamente, a SARBOX ( lei que visa garantir a criação de mecanismos de auditoria e segurança confiáveis nas empresas, incluindo ainda regras para a criação de comitês encarregados de supervisionar suas atividades e operações, de modo a mitigar riscos aos negócios, evitar a ocorrência de fraudes ou assegurar que haja meios de identificá-las quando ocorrem garantindo a transparência na gestão das empresas) é contundente quanto ao papel crítico dos controles internos, definindo-o como um processo desempenhado pela alta gestão, diretores, gerente e demais funcionários, visando a alcançar o sucesso no negócio, nas categorias mencionadas: - Eficiência e eficácia das operações; - Confiança nos reportes financeiros; e - Submissão a leis e regulamentos aplicáveis. 5.3 AUDITORIA INTERNA X GOVERNANÇA CORPORATIVA A adoção da auditoria interna é fortemente recomendada como boa prática de governança corporativa. O IBGC (2009) afirma que a auditoria interna tem a responsabilidade de monitorar e avaliar a adequação do ambiente de controles internos e das normas e procedimentos estabelecidos pela gestão. Cabe a esses auditores atuar proativamente na recomendação do aperfeiçoamento dos controles, das normas e dos procedimentos, em consonância com as melhores práticas do mercado. O IBGC (2009), ainda afirma que a gestão da organização e, particularmente, o diretor-presidente são diretamente beneficiados pela melhoria do ambiente de controle decorrente de uma atuação ativa da auditoria interna e, consequentemente, auxilia o trabalho da auditoria independente 2. 2 Disponível em acesso em 16/02/2012

39 39 A auditoria interna fortalece a governança corporativa e agrega valor à organização, pois contribui para o alinhamento de interesses entre as partes envolvidas e às premissas básicas de transparência das informações, prestação de contas - compromisso, equidade e responsabilidade - visão estratégica, a fim de garantir a concretização dos objetivos de negócios. 3 Devido ao fato de que o mercado impõe uma seleção por empresas que demonstram superação nas qualidades, a auditoria interna também confirma que a governança corporativa tende a ser adotada por uma maior quantidade de empresas em todo mundo 3. A excelência de governança corporativa depende da auditoria interna quanto ao seu papel em desempenhar processos de controle interno, gerenciamento de riscos, efetividade operacional e conformidade como instrumento para a prevenção de perdas, identificação de oportunidades e dedução de custos 3. Exercer as atividades com base nos princípios de boa governança é uma tendência a se intensificar anualmente. A aderência às ações de governança corporativa pelas entidades é tida como uma atitude essencial por parte dos investidores e da maioria dos interessados na corporação, pois conhecem sua necessidade e importância. 3 As auditorias (interna e externa), bem como a governança corporativa atuam objetivando aumentar a credibilidade de uma instituição perante os seus stakeholders e shareholders. Essa credibilidade ocorre fundamentalmente com base em eficazes controles internos 3. 3 Disponível em acesso em 16/02/2012

40 40 Por fim, os auditores internos colaboram na aplicação das boas práticas de governança corporativa da seguintes forma 4 : - Revisando controles críticos de sistemas e os processos de gerenciamento de riscos; - Realizando uma revisão eficaz das avaliações de riscos da administração e dos controles internos; - Dando conselhos no desenho e melhoria do sistema de controles e das estratégias para mitigar riscos; - Implementando uma estratégia com base em riscos para planejar e executar o processo de auditoria interna; - Certificando que os recursos de auditoria interna são direcionados aquelas áreas mais importantes para a organização; e - Desafiando a base de avaliação do gerenciamento de riscos da administração e avaliando a adequação e eficácia das estratégias de tratamento dos riscos. 5.4 INFLUÊNCIA DA AUDITORIA INTERNA NO DESEMPENHO ORGANIZACIONAL A auditoria interna é uma ferramenta de extrema importância no tocante ao desempenho organizacional; conforme Dias, Sergio Vidal dos Santos (2008), o resultado esperado de uma auditoria recai na possibilidade de ganhos financeiros ou na qualidade do processo avaliado, considerando: 4 Disponível em: acesso em 16/02/2012

41 41 existentes; - Recuperação, diminuição ou extinção das perdas financeiras - Eliminação de prejuízos à imagem da empresa, perante seus clientes e o mercado utilizado em suas operações; - Melhora na qualidade dos processos, tornando-os mais precisos e rentáveis, propiciando assim melhor performance; e - Identificação das mudanças ou adaptações necessárias aos procedimentos e rotinas desenvolvidos, visando agilidade, melhor controle e eficácia das operações envolvidas. Ainda de acordo com Dias, Sergio Vidal dos Santos (2008), este resultado pode ser obtido em sua totalidade ou de forma parcial, considerando, principalmente, o tipo de processo auditado. A Auditoria interna tem por fundamento na empresa, dar garantias aos administradores quanto às informações geradas pela contabilidade, para averiguar se elas estão em entendimento com os aspectos legais, e se seu relatório faz ver as operações da empresa em um determinado intervalo de tempo. Dessa maneira, pode-se dizer que sua finalidade é: - Integridade das informações e registros; - Verificar a eficácia e eficiência dos controles; e - Utilizar métodos para salvaguardar os ativos e comprovação da existência, entre outros. A administração da empresa é responsável pelo estabelecimento do sistema de controle interno, pela verificação de que está sendo seguido pelos

42 42 funcionários e por suas possíveis modificações no sentido de adaptá-lo às novas circunstâncias e as principais razões para se definirem as atribuições, são 5 : - Assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; - Detectar erros e irregularidades; e - Apurar as responsabilidades por eventuais omissões na realização das transações da empresa. Nas organizações a auditoria interna deve ser de um "agente visionário", com atitudes e idéias voltadas para alavancar resultados, e não somente exercer atividades de controles internos. O profissional desta área deve estar permanentemente atualizado, através de estudos contínuos, adequando-se e adaptando-se às novas exigências do mercado 5. Conclui-se, que a auditoria interna é uma ferramenta que auxilia a administração da empresa, assegurando que os controles internos e rotinas de trabalho estejam sendo habilmente executadas e que os dados contábeis merecem confiança 5. 5 Disponível em: acesso em 16/02/2012

43 43 CONCLUSÃO Diante dos pontos abordados no decorrer do trabalho conclui-se que a auditoria interna é de suma importância para as organizações, desempenhando papel de grande relevância, ajudando a eliminar desperdícios, simplificar tarefas, servir de ferramenta de apoio à gestão e transmitir informações aos administradores sobre o desenvolvimento das atividades executadas 1. Uma empresa que utiliza a ferramenta de auditoria interna é beneficiada na questão de liderança, eficácia na manutenção e criação de controle interno etc. A empresa que não dispõe de controle administrativo, o seu sistema de contabilidade é considerado por muitos sem valor, por não depositar confiança em suas informações e em seus relatórios. Com o trabalho de auditoria interna, a empresa pode ter seus controles assegurados e as informações geradas internamente transparecem maior confiança para possíveis acionistas e investidores, agregando valor à respectiva. Logo, para finalmente concluir o presente trabalho, pode-se constatar que a atuação da auditoria interna poderá contribuir para um bom desempenho das Organizações quando, principalmente, verifica os controles internos das respectivas e opina, dizendo o que poderia ser feito para melhorar tal controle, quando verifica se as normas internas estão sendo seguidas, ou até mesmo se existem normas internas eficientes e suficientes para nortear a empresa como um todo, dentre outros trabalhos de verificação dos procedimentos existentes nas Organizações auditadas, lembrando-se de que tudo isso contribuirá para a Organização se for feito com as metodologias corretas, apresentadas no decorrer do trabalho. 1 - Disponível em: acesso em 12/02/2012