Apresentação do mapa... 9 Zoom e deslocamento... 9 Tipos de mapa... 9 Mapa TomTom Mapa em todo o ecrã Procurar no mapa...

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2 Acerca do WEBFLEET... 4 Componentes do WEBFLEET... 4 WEBFLEET... 4 LINK... 4 Equipamentos de navegação interligados... 4 Equipamento de navegação sem interligação... 4 Remote LINK... 5 LINK 105/ecoPLUS... 5 Objeto... 5 Seguimento e localização... 5 Equipamento incorporado... 5 Equipamento portátil... 5 Seguimento... 5 Localização... 6 Viagem... 6 Viagem com equipamento LINK... 6 Viagem apenas com equipamento de navegação... 6 Imobilização... 6 Tempo em ralenti... 6 Evento... 7 Evento de condução... 7 Tarefa... 7 Tempo de trabalho... 7 Comunicação do tempo de trabalho em veículos e equipamentos diferentes... 7 Programação de manutenção... 8 Tarefa de manutenção... 8 Relatório a pedido... 8 Relatório programado... 8 Iniciar sessão no WEBFLEET... 8 Apresentação do mapa... 9 Zoom e deslocamento... 9 Tipos de mapa... 9 Mapa TomTom Mapa em todo o ecrã Procurar no mapa Seguimento e localização Monitorizar o estado da tarefa Dados cartográficos em tempo real Caminho percorrido pelo veículo A barra de tempo de atividade na Vista do mapa Filtro de posição A barra de tempo de atividade na vista "Dados da viagem" Gestão de tarefas Enviar tarefas Iniciar o trabalho nas tarefas Enviar o estado da tarefa Opções de tarefa Vista geral de tarefas Atribuição de tarefas inteligente Moradas no mapa Estado da tarefa Informações de trânsito Atribuir rapidamente tarefas à viatura mais próxima Comunicação com os condutores Enviar uma mensagem a um condutor Enviar uma mensagem a vários condutores ou a todos Utilizar as mensagens de texto no TomTom PRO Definir mensagens de estado para os diferentes veículos Utilizar mensagens de estado Reencaminhar mensagens de estado para o seu endereço de Gestão de veículos simplificada Atribuir detalhes básicos do veículo Referência do consumo de combustível Especificar os atributos do veículo Adicionar uma nova edição Relatórios de eficiência de combustível Copiar especificações para vários veículos Configurar as definições básicas do veículo Configurar mensagens de estado e mensagens de tarefas para veículos Configurações para equipamentos e acessórios periféricos Definições para a utilização do tacógrafo digital Copiar configurações/definições do veículo para vários veículos Atribuir um veículo a um grupo Atribuir vários veículos a um grupo Cancelar a atribuição de vários veículos em massa de um grupo Utilizar grupos de veículos Manutenção de veículos Criar programações de manutenção Intervalos de manutenção Quando se deve efetuar uma tarefa de manutenção? Utilizar os lembretes Copiar uma programação de manutenção Monitorizar tarefas de manutenção Processar tarefas de manutenção Criar relatórios de manutenção Gestão de utilizadores no WEBFLEET Criar utilizadores Conceder acesso ao WEBFLEET Definições de perfil Sessões Inícios de sessão falhados Grupos de utilizadores Definições de direitos para relatórios, encargos e áreas Direitos para aceder a veículos, moradas e condutores Relatórios de gestão Acerca da vista do Dashboard Configurar quadros Obter mais detalhes nos quadros Deslocar a linha cronológica Ver os detalhes Imprimir vistas do Dashboard Comunicação das horas de trabalho Criar um condutor Definições para o TomTom PRO Transmitir para o WEBFLEET Criar um relatório do "tempo de trabalho" Registo Selecionar o modo de registo Modo privado ou modo de negócios Administrar as informações do registo Criar um relatório de registo Relatórios Compreender a estrutura dos relatórios Gráficos Resumos Tabelas Destaques condicionais A vista Relatórios Separador Gestor Relatórios a pedido Primeira utilização Definições de filtros Destaques condicionais Relatórios agendados no Arquivo Informações de configuração Retenção de relatórios agendados no Arquivo Relatórios de gestão - descrição geral Personalizar os relatórios com um logótipo individual Pré-visualizar um relatório

3 Criar e gerir relatórios Escolher o modelo certo Escolher o formato do ficheiro e o esquema Modificar o esquema dos relatórios Modificar gráficos Modificar tabelas de detalhes Colunas Agrupamentos Destaques condicionais Configurar as definições de entrega Definições de entrega para relatórios a pedido Definições de entrega para relatórios agendados Definições de filtros Finalizar um relatório Atribuir relatórios a utilizadores Segurança e eficiência do condutor Estilo de condução na lista de condutores O gráfico OptiDrive Informações detalhadas das variáveis OptiDrive Personalizar o indicador Optidrive Relatório de segurança e eficiência Configurar o Painel de instrumentos Ver informações detalhadas no Painel de instrumentos Gerir informações de tacógrafo Preparar a utilização do Tachograph Manager Adquirir o serviço adicional Aceder a todos os veículos e condutores Visão geral sobre o Tachograph Manager Criar condutores que utilizam tacógrafos na interface WEBFLEET normal Beneficiar da funcionalidade de relatórios Importar números de cartão de condutor para ficarem disponíveis no WEBFLEET 55 Criar condutores utilizando ficheiros de tacógrafo Criar condutores manualmente no Tachograph Manager Detalhes do condutor Criar veículos Importante: tarifas mensais por veículo Detalhes do veículo Importante - desativação de veículos Atualizar veículos para descarregar remotamente informações de tacógrafo. 58 Prazos para descarregar Prazos específicos para descarregamentos por país Descarregamento remoto WEBFLEET de informações de tacógrafo digital Notificações para descarregar do cartão de condutor ou do armazenamento de massa Carregar informações de tacógrafo manualmente Importante: tarifas mensais por veículo Carregar e descarregar manualmente ficheiros de tacógrafo utilizando o Tacho- Sync Descarregar ficheiros individuais Eliminar automaticamente ficheiros arquivados pela TomTom Histórico do arquivo Enviar vários ficheiros para um endereço de Relatórios sobre os tempos de condução e os períodos de descanso Relatórios sobre infrações sociais Análise aprofundada das atividades do condutor e do veículo Mostrar atividades do condutor ou do veículo de vários dias Certificado de atividades de condutores Gestão de moradas Criar moradas Nomes de morada em informações de posição Gerir moradas em grupos Mostrar moradas no mapa Activar a apresentação de moradas no mapa Paragens numa morada Utilizar áreas Visão geral das áreas Estado das áreas Criar áreas retangulares ou circulares Criar áreas poligonais Criar áreas sob a forma de corredores Atributos adicionais das áreas Programar notificações para áreas Atribuir veículos a áreas Definições de conta Visão geral das definições Permitir que os utilizadores administrem as definições da conta Definições de conta específicas do utilizador Definições relativas a veículos no mapa Definições de conta Definições de tarefas Informação de localização Legendar as cores das moradas Definir as mensagens de estado e de tarefas Personalizar o fluxo de trabalho das tarefas Avisos para estados de fluxo de trabalho simples Estados de tarefas Definições para relatórios Personalizar o indicador OptiDrive Condução em excesso de velocidade Relatórios de combustível Tempos de condução restantes Tempos de condução restantes diários na vista do mapa Notificações sobre infrações sociais Três tipos de infrações sociais Informações detalhadas sobre infrações sociais Tempos de condução restantes semanais na vista do condutor Compreender as informações de "Hoje" Compreender as informações de "Semana atual" Compreender as informações de "Semana seguinte" Períodos de descanso reduzidos Indicador de infrações Isenção de responsabilidade:

4 Acerca do WEBFLEET Acerca do WEBFLEET Esta secção descreve alguns termos utilizados no contexto da gestão de frotas, as soluções WEBFLEET e como iniciar sessão no WEBFLEET. Componentes do WEBFLEET Existem três variantes de solução WEBFLEET: a) WEBFLEET ligado a um equipamento LINK, b) WEBFLEET ligado a um equipamento LINK e a um equipamento de navegação TomTom, c) WEBFLEET ligado a um equipamento de navegação TomTom. Componentes das soluções WEBFLEET WEBFLEET O WEBFLEET é o componente central das soluções WEBFLEET. O WEBFLEET é uma aplicação web para gestão de veículos e tarefas e para acesso à funcionalidade de seguimento e localização da TomTom. LINK O TomTom LINK é uma caixa negra que é instalada no veículo. O LINK é ligado à fonte de alimentação do veículo e à ignição. Regista os eventos de ignição, o movimento do veículo e a informação de posição, e envia toda esta informação para o escritório. Quando ligado por rede móvel ao WEBFLEET, também permite a comunicação entre o escritório e um equipamento de navegação TomTom. Este equipamento permite efetuar seguimento e localização. O WEBFLEET suporta vários modelos LINK*: TomTom LINK 510/530, TomTom LINK 410, TomTom LINK 200, TomTom LINK 300/310, TomTom LINK (primeira geração) O TomTom LINK 200 é ligado à porta OBD-II do veículo. Fornece informação de seguimento básica e não pode ser ligado a um TomTom PRO. Equipamentos de navegação interligados O termo "interligado" refere-se a todos os equipamentos de navegação fornecidos com modem de rede móvel incorporado. Os equipamentos de navegação interligados não necessitam de fazer a ligação a um LINK, dado que se ligam diretamente ao WEBFLEET. O WEBFLEET suporta atualmente diferentes gerações de equipamentos de navegação interligados*: PRO 5250 (TRUCK), PRO 9150, PRO 9100, GO 9000, GO 715. Os equipamentos GO interligados são semelhantes entre si, mas os equipamentos PRO possuem software diferente e, consequentemente, funcionam de forma diferente. Equipamento de navegação sem interligação O termo "sem interligação" refere-se a equipamentos de navegação que necessitam de um equipamento LINK para fazer a comunicação entre o WEBFLEET e o escritório. Existem diferentes gerações de equipamentos sem interligação em uso*: PRO 7250 (TRUCK), PRO 8270 (TRUCK), PRO 8275 (TRUCK), PRO 7150 (TRUCK), PRO 7100 (TRUCK), GO 7000 (TRUCK), GO x20/x30, GO x10. Os equipamentos GO não interligados são semelhantes entre si, mas os equipamentos PRO não interligados possuem software diferente e, consequentemente, funcionam de forma diferente. * Alguns equipamentos podem não estar disponíveis na sua região. Acerca do WEBFLEET 4

5 Remote LINK O TomTom Remote LINK* é um controlo remoto. Deve ser ligado por Bluetooth a um LINK 510/530/410/ 3xx associado e instalado num veículo. Existem duas variantes: Remote LINK Working Time - O Remote LINK Working Time permite que vários funcionários registem as suas horas de trabalho através do LINK 510/530/410/3xx. Remote LINK Logbook - O Remote LINK Logbook permite que os condutores mantenham um registo através de um LINK 510/530/410/3xx. LINK 105/ecoPLUS O TomTom LINK 105/ecoPLUS* obtém informação sobre o consumo de combustível através do conector OBD-II do veículo e envia-a para o WEBFLEET em tempo real. O TomTom LINK 105/ecoPLUS funciona em conjunto com um LINK 5xx/4xx/3xx através de Bluetooth. Procure informações de compatibilidade no Guia de Instalação do TomTom LINK 105/ecoPLUS. * Alguns equipamentos podem não estar disponíveis na sua região. Objeto Um objeto é uma entidade central no WEBFLEET. Um objeto pode ser um veículo, seja automóvel, camião ou reboque. Está instalada uma unidade TomTom no veículo ou reboque. A unidade TomTom fornece toda a informação relevante do veículo/reboque ao WEBFLEET, como a posição, a hora, a velocidade, etc. O objeto é depois apresentado no mapa e nas respetivas listas do WEBFLEET. É criado na base de dados do WEBFLEET assim que for ativado após uma instalação correta. Seguimento e localização Seguimento e localização são os termos gerais utilizados para determinar a posição de um objeto, seja em tempo real ou através de dados registados anteriormente. Isto costuma incluir a funcionalidade de comunicação com os veículos e respetivos condutores. Seguimento e localização requerem hardware e software dedicados. O WEBFLEET utiliza equipamentos tanto incorporados como portáteis. Equipamento incorporado É possível efetuar a monitorização e garantir a segurança 24 horas por dia, 7 dias por semana, utilizando equipamentos LINK integrados. O equipamento LINK fornece dados sobre a posição, o movimento e a ignição do veículo, bem como eventos de entrada (como, por exemplo, "motor a trabalhar") relacionados com o veículo específico e não pode ser desligado. Normalmente, o equipamento LINK envia seis posições por minuto quando o veículo se encontra num país coberto pela subscrição do WEBFLEET. Os países e o intervalo de comunicação da posição dependem da subscrição. Para saber mais, consulte o contrato do WEBFLEET. Com a interface de programação de aplicações WEBFLEET.connect, o normal é uma posição por minuto nestes países. Pode estender o intervalo de comunicação da posição para integrações de WEBFLEET.connect para mais posições por minuto subscrevendo o Additional Service HD Tracking (serviço adicional de seguimento de alta resolução). Para obter mais informações, consulte o formulário do serviço adicional. É necessário ter um equipamento LINK instalado no veículo para utilizar equipamentos adicionais como: equipamento de navegação sem interligação, Remote LINK, LINK 105/ecoPLUS, tacógrafo digital. Para obter informação sobre compatibilidade, consulte Estes equipamentos têm funções básicas, como enviar e aceitar tarefas e mensagens, comunicar tempos de trabalho, manter livros de registo e comunicar o comportamento do condutor, o consumo de combustível e os tempos de condução do condutor principal e do auxiliar. Equipamento portátil É possível efetuar seguimento e localização em tempo parcial com equipamento de navegação interligado que comunique diretamente com o WEBFLEET. Seguimento Acerca do WEBFLEET 5

6 Seguimento significa monitorização em tempo real da posição, do movimento, da condução e de outros eventos de um veículo. O veículo comunica ao WEBFLEET a velocidade e a direção do seu movimento. Também é possível ver se um veículo está bloqueado num congestionamento de tráfego, se está estacionado e/ou se está a trabalhar ao ralenti. Este tipo de informação fica disponível no WEBFLEET, por exemplo, no mapa e no painel de detalhes do veículo. Localização Localização significa a capacidade de ver as posições, os movimentos, a condução e outros eventos numa perspetiva de histórico. A informação fica guardada no WEBFLEET durante 90 dias e pode ser analisada nesse período. Viagem Uma viagem é a deslocação de um veículo de uma posição inicial até uma posição final. Quando uma viagem termina, é enviado um relatório de viagem para o WEBFLEET com todas as informações relevantes da viagem, tais como hora de início, hora de fim, paragens, tempos ao ralenti e consumo de combustível. Viagem com equipamento LINK O início de uma viagem é comunicado quando o condutor aciona a ignição do veículo e este se move, ou a posição indicada pelo GPS muda durante um tempo mínimo configurado (normalmente cinco minutos), ficando a hora da ativação da ignição do veículo registada como hora de início da viagem. O fim de uma viagem é comunicado quando se verifica uma das seguintes condições: a) a ignição do veículo é desligada e permanece desligada durante um tempo mínimo configurado (normalmente 15 minutos) e o veículo não se move, ou a posição indicada pelo GPS não muda; b) o modo de viagem do livro de registo muda de viagem privada para viagem de negócios ou vice-versa; c) o condutor é substituído e esse facto é comunicado através do equipamento de navegação TomTom ou do tacógrafo digital. Viagem apenas com equipamento de navegação Quando é utilizado um equipamento de navegação interligado, as viagens são comunicadas nas seguintes condições: O início de uma viagem é comunicado quando se verificam todas as seguintes condições no equipamento de navegação: a) encontra-se devidamente ligado à base instalada no veículo, b) tem receção de sinal GPS, c) a posição indicada pelo GPS muda. O fim de uma viagem é comunicado quando se verifica uma das seguintes condições no equipamento de navegação: a) é removido da base, b) foi desligado, c) fica imóvel durante dez minutos ou mais, d) o modo do livro de registo muda do modo de negócios para o modo privado ou vice-versa, e) o condutor é substituído e esse facto é comunicado através do equipamento de navegação TomTom (depende do modelo e da versão do software). Imobilização Uma imobilização é comunicada quando o veículo deixa de se mover ou a posição indicada pelo GPS não muda durante um tempo mínimo configurado (normalmente cinco minutos). O fim de uma paragem é determinado quando o veículo inicia o movimento ou a posição indicada pelo GPS muda. O intervalo total da paragem é comunicado ao WEBFLEET quando a paragem termina. Tempo em ralenti O tempo em ralenti é o tempo durante o qual um veículo está parado ou se move muito lentamente e mantém o motor a trabalhar. O tempo de ralenti é reconhecido após cinco minutos. Acerca do WEBFLEET 6

7 Evento Os eventos são ocorrências que a unidade TomTom regista e comunica ao WEBFLEET sob a forma de mensagens. Estes são alguns exemplos comuns: a) mensagens de estado gerais predefinidas, b) mensagens de estado predefinidas relacionadas com as tarefas, c) presença em zonas geográficas, d) informação sobre remoção de periféricos, funções indesejáveis, eventos de entrada digitais, etc. As mensagens de estado e os eventos de zona geográfica podem ser classificados em três níveis em função da sua importância: notificações, avisos ou alarmes. Evento de condução Um evento de condução é comunicado ao WEBFLEET quando um condutor excede um determinado nível de aceleração. A aceleração é registada durante as travagens, viragens e acelerações excecionais, como acidentes. Tarefa Uma tarefa é uma mensagem que contém instruções acerca de um pedido a executar. Existem três tipos de tarefas: entrega, recolha e serviço. Uma tarefa tem um número de tarefa e uma mensagem com até 500 bytes de texto livre. Também é possível incluir numa tarefa os seguintes elementos opcionais: a) contacto, b) número de telefone do contacto, c) data de execução planeada, d) endereço do destino para apresentar ao condutor no equipamento de navegação TomTom, e) coordenadas do destino que serão utilizadas pelo equipamento de navegação TomTom para calcular o percurso até ao local da tarefa, f) hora de chegada pretendida, g) tolerância de tempo para o início da tarefa, para permitir uma mensagem de alarme se a tolerância for excedida, h) tempo de antecedência para o envio de uma mensagem de aviso de chegada. As instruções da tarefa aparecem no equipamento de navegação e podem ser aceites, rejeitadas ou simplesmente guardadas para execução posterior. O condutor ou ajudante podem aceitar ou rejeitar uma tarefa e iniciar e terminar atividades na tarefa seguindo os respetivos passos. Se o condutor rejeitar ou cancelar uma tarefa, o sistema pede-lhe que indique um motivo. Todas as ações que compõem a tarefa assumida pelo condutor geram mensagens que são enviadas para o WEBFLEET. Tempo de trabalho O tempo de trabalho pode ser comunicado ao WEBFLEET através de: a) um equipamento de navegação interligado - o condutor pode comunicar o tempo de trabalho identificando-se no equipamento de navegação interligado, b) um equipamento de navegação combinado com um equipamento LINK - o condutor pode comunicar o tempo de trabalho identificando-se no equipamento de navegação, c) um Remote LINK Working Time em conjunto com um equipamento LINK - vários funcionários podem comunicar o seu tempo de trabalho através de uma só instalação, identificando-se com a sua chave de ID personalizada, d) um tacógrafo digital. É possível comunicar os seguintes estados de horas de trabalho ao WEBFLEET: a) Deslocação para o emprego. b) Início de pausa. c) Início de trabalho, que também indica o fim de uma pausa se o último estado comunicado tiver sido um início de pausa. d) Fim de trabalho, que também indica o fim de uma pausa se o último estado comunicado tiver sido um início de pausa. Comunicação do tempo de trabalho em veículos e equipamentos diferentes Nas comunicações de tempo de trabalho, é normal utilizar-se o mesmo equipamento para comunicar o início e o fim do trabalho, mas se os condutores e os outros funcionários utilizarem vários veículos e, consequentemente, equipamentos, devem ser respeitadas as seguintes regras: a) se um condutor mudar entre equipamento de navegação PRO ou equipamento Remote LINK, os tempos de trabalho são associados ao condutor, b) se um condutor mudar entre equipamentos de navegação GO, os tempos de trabalho são associados ao veículo, c) é necessário fechar as sessões de trabalho, com comunicação de fim de trabalho, antes de emparelhar qualquer equipamento com um equipamento diferente, d) fechar as sessões de trabalho num equipamento diferente daquele em que se iniciou a sessão de trabalho apenas é possível se for utilizado um Remote LINK com uma chave de ID ou equipamentos de navegação PRO. Acerca do WEBFLEET 7

8 Programação de manutenção Uma programação de manutenção descreve uma tarefa de manutenção que precisa de ser efetuada num veículo. Define o agendamento da intervenção e especifica se esta deve ser efetuada uma única vez numa dada data ou quilometragem do veículo, ou se deve começar numa determinada data ou quilometragem e repetir-se em intervalos regulares. De acordo com a programação de manutenção, o WEBFLEET cria uma tarefa de manutenção assim que a tarefa for concluída. Pode também ser enviado um aviso prévio, em determinado tempo ou distância antes do prazo agendado para a intervenção. Tarefa de manutenção Uma tarefa de manutenção para um veículo é criada a partir do respetivo programa de manutenção. A tarefa aparece no WEBFLEET assim que chega o momento da intervenção ou quando é emitido um lembrete. Relatório a pedido Os relatórios a pedido são relatórios atribuídos a utilizadores para descarregamento sempre que pretenderem. Antes de descarregar o relatório, o utilizador pode definir filtros e destaques condicionais. Os dados incluídos no relatório são compilados no momento em que o utilizador descarregar o relatório do WEBFLEET. Relatório programado Os relatórios programados são relatórios criados periodicamente de forma automática e podem ser criados diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Existem duas variantes de relatórios programados: (1) Relatórios programados enviados automaticamente para um endereço de - Os relatórios programados enviados para um endereço de não são armazenados no "Arquivo" do WEBFLEET. (2) Relatórios programados armazenados no Arquivo - Os relatórios programados armazenados no "Arquivo" podem ser descarregados em qualquer altura durante o período de retenção, que pode ser definido aquando da criação do relatório. O período de retenção pode ser definido para três anos no máximo, consoante o período de entrega escolhido, que pode ser diariamente, semanalmente, mensalmente ou trimestralmente. Os relatórios serão eliminados automaticamente no final do período de retenção definido. Além disso, os administradores de conta podem eliminar relatórios manualmente a partir do "Arquivo". Iniciar sessão no WEBFLEET Vá a para iniciar sessão no WEBFLEET. Introduza o nome da conta, o seu nome de utilizador e a sua palavra-passe. Selecione o idioma que pretende utilizar no WEBFLEET e clique em Login. Inicie sessão no WEBFLEET com os seus dados Acerca do WEBFLEET 8

9 Apresentação do mapa Apresentação do mapa O WEBFLEET oferece vários tipos de mapas. Este capítulo mostra-lhe as funcionalidades do mapa, os tipos de mapa disponíveis no WEBFLEET e qual é a informação que cada tipo de mapa fornece. Zoom e deslocamento Quando entrar no WEBFLEET, verá um mapa que apresenta todos os veículos do grupo de veículos que estiver seleccionado. Ampliar e reduzir o mapa é fácil. Basta utilizar a roda do rato ou o selector de nível de zoom no canto superior direito do mapa. Se premir o botão esquerdo do rato, pode deslocar o mapa em qualquer direcção e focar veículos específicos. Prima o botão esquerdo do rato e desloque o mapa para a melhor posição. Para ampliar o mapa, utilize a roda do rato ou ajuste o nível de zoom para o valor que desejar. Tipos de mapa O WEBFLEET oferece os seguintes tipos de mapa para apresentação da sua frota de veículos e dos dados das tarefas: mapa TomTom com informação de tráfego actualizada, mapa do Google e mapa de satélite. Para ter a visão geral mais realista dos seus veículos, clique no botão "Satélite", no canto superior esquerdo do mapa. Clique no botão "Satélite" para ter a visão geral mais realista das localizações dos seus veículos. Apresentação do mapa 9

10 Mapa TomTom O mapa TomTom apresenta informação de tráfego actualizada, incluindo congestionamentos, obras nas vias e possíveis tempos de atraso. Para evitar atrasos no seu serviço, atribua cada tarefa ao motorista que estiver na melhor posição para a executar. Veja informação de tráfego actualizada no mapa TomTom. Mapa em todo o ecrã Uma funcionalidade suportada por todos os mapas é a possibilidade de aumentar o mapa de forma a ocupar todo o ecrã. Isto proporciona a melhor panorâmica da sua frota de veículos e dos respectivos movimentos. Clique no ícone do navegador, abaixo do indicador do nível de zoom, para ver o mapa em todo o ecrã. Clique nele outra vez para voltar à vista do mapa com a lista de veículos ao lado. Aumente o mapa para todo o ecrã para ver mais veículos. Procurar no mapa O mapa do WEBFLEET oferece uma função de pesquisa muito poderosa e completa para encontrar veículos, endereços, locais e áreas, bem como todos os veículos que estejam num endereço ou local e satisfaçam o termo de pesquisa introduzido. Clique no botão "Pesquisar", que tem o ícone de lupa, no canto superior direito do ecrã, introduza o termo que pretende procurar e prima "Enter" no teclado. A lista resultante mostra tudo o que foi encontrado, ordenado por categoria. Também pode procurar um endereço específico. Clique no botão "Encontrar cidade", que tem o ícone de uma casa, no canto superior Apresentação do mapa 10

11 direito do mapa. Introduza os dados do endereço, seleccione o país e clique em "Encontrar". Os resultados são apresentados numa lista ou directamente no mapa. Procure veículos, endereços e locais no mapa. Encontre um endereço no mapa com "Encontrar cidade". Em "Definições do mapa", no canto superior direito do mapa, pode seleccionar os itens que são apresentados no mapa. Também pode criar filtros de itens para que, por exemplo, apenas os endereços e os veículos de um determinado grupo ou cor apareçam no mapa. O botão "Imprimir mapa" no lado direito do mapa, abaixo do selector do nível de zoom, permite-lhe imprimir facilmente a vista actual do mapa. Isto é útil para, por exemplo, obter um comprovativo do percurso que determinado veículo seguiu. Apresentação do mapa 11

12 Seguimento e localização Seguimento e localização Neste capítulo, vai aprender como obter uma visão geral de todas as tarefas para todos os veículos, bem como saber onde se encontram os seus veículos neste momento ou a outra hora qualquer. Monitorizar o estado da tarefa O WEBFLEET permite-lhe obter facilmente uma visão geral atualizada do estado de todas as tarefas atribuídas a todos os seus veículos. Pode configurar um filtro para definir uma seleção mais precisa. É possível filtrar as tarefas a nível individual ou coletivo por grupos de veículos, veículos individuais, estado ou períodos de tempo. Além disso, é possível expandir estes filtros utilizando um filtro de texto livre. Para ver a lista de tarefas, clique em "Tarefas" no menu superior. Para aplicar diferentes filtros, selecione a informação relevante a partir das caixas de diálogo do menu pendente e introduza o seu texto na respetiva caixa. A lista será ajustada automaticamente à medida que seleciona e introduz filtros. Monitorize o estado de todas as tarefas atribuídas aos seus veículos com a ajuda de vários filtros. Dados cartográficos em tempo real As posições dos veículos equipados com WEBFLEET são registadas a cada dez segundos. Estas posições são transmitidas para o WEBFLEET a cada minuto. Isto significa que pode acompanhar a sua frota e monitorizar os movimentos dos veículos no mapa em tempo real. Veja as posições mais recentes de todos os seus veículos apresentadas automaticamente no mapa. Caminho percorrido pelo veículo O registo das localizações de todos os seus veículos, gravado pelo WEBFLEET, é armazenado por um período de 90 dias. Deste modo, pode verificar facilmente onde estiveram os seus veículos durante os últimos 90 dias. O WEBFLEET permite-lhe ver o caminho percorrido pelo veículo para um dia ou para períodos desde até sete dias a algumas horas atrás. Para ver o caminho percorrido pelo veículo, abra a caixa de informações do veículo no mapa e clique em "Percurso". Selecione um dia ou uma data de início e uma data de fim. A rota apresentada no mapa indica informações como eventos de condução, imobilizações com informações correspondentes, tais como a posição, o início e o fim, bem como a duração geral da imobilização. Coloque o cursor do rato sobre o caminho para ver uma etiqueta de velocidade, a qual lhe indica a hora e a velocidade atuais na respetiva posição do veículo. A caixa de informações do veículo apresenta dados sobre o estado atual da tarefa, o destino, a hora de chegada Seguimento e localização 12

13 prevista e a hora da última atualização de posição. Também pode ver a direção em que o veículo viaja e a sua última posição. Veja o caminho percorrido pelo veículo para um único dia ou para períodos desde até sete dias a algumas horas atrás. Obtenha informações mais detalhadas acerca de velocidade, de imobilizações e outras a partir da rota. A caixa de informações do veículo apresenta o estado da tarefa atual, o destino, a hora de chegada prevista e mais A barra de tempo de atividade na Vista do mapa É apresentada uma barra de tempo de atividade na parte inferior do mapa quando seleciona "Mostrar barra de tempo" na janela "Percurso". Apresenta a viagem como um gráfico, incluindo informações relevantes da mesma, como imobilizações, condução, etc., em diferentes cores. Quando coloca o cursor do rato sobre a barra de tempo, pode ver pequenas descrições explicativas dos diferentes estados. Filtro de posição Para ver os dados da viagem dos seus veículos na vista de lista, defina um filtro de hora. Para ativar esta funcionalidade, clique em "Detalhes" na caixa de informações do veículo e, em seguida, clique no botão "Viagens" no separador "Posição". Para uma seleção de entradas mais precisa, utilize a caixa pendente e introduza a sua consulta na caixa de diálogo "Filtro". Obtenha dados da viagem para os seus veículos na vista de lista e utilize filtros para personalizar as suas listas. A barra de tempo de atividade na vista "Dados da viagem" A viagem selecionada aparece como um gráfico na parte superior. Apresenta a viagem, incluindo informações relevantes da mesma, como imobilizações, condução, etc., em diferentes cores. Pode colocar o cursor do rato sobre o gráfico para ver mais detalhes. Pode consultar períodos de tempo mais curtos clicando nos segmentos de tempo por baixo do gráfico. Pode proceder da mesma forma com as informações do registo ao selecionar o separador "Registo". Seguimento e localização 13

14 Gestão de tarefas Gestão de tarefas Este capítulo explica como enviar tarefas com moradas de destino para pessoas que estejam na estrada, como os condutores devem trabalhar com essas tarefas e como pode ver o estado mais recente de cada tarefa. Enviar tarefas Com o WEBFLEET, pode enviar facilmente tarefas para os seus veículos. Clique no veículo sobre o mapa e, em seguida, clique em "Enviar". Selecione "Enviar tarefa" e, em seguida, selecione o tipo de tarefa. Pode selecionar entre tarefa de entrega, recolha ou serviço. É necessário introduzir a ID da tarefa e adicionar o texto da tarefa. Também pode definir a data de execução, a hora de chegada pretendida e uma determinada tolerância. A introdução da morada de destino pode ser feita manualmente ou utilizando sua própria lista de moradas predefinidas. É possível adicionar também um nome de contacto e um número de telefone à tarefa, para que o condutor tenha acesso a todas as informações. Envie facilmente tarefas de recolha, entrega ou serviço para os seus veículos com apenas alguns cliques. Iniciar o trabalho nas tarefas Imediatamente após o envio da tarefa, o funcionário que está no terreno recebe as instruções da tarefa no seu TomTom PRO. O ícone "Tarefas" no painel do WEBFLEET do TomTom PRO indica ao condutor o número de novas tarefas recebidas. Basta um toque neste ícone para abrir a lista de tarefas. Selecione a nova tarefa na lista - as novas tarefas estão indicadas por uma seta. Para rejeitar a tarefa, primeiro toque no botão "Opções" e, em seguida, toque em "Rejeitar tarefa". Para iniciar o trabalho na tarefa, toque em "Aceitar" e, em seguida, toque em "Iniciar". O sistema pergunta-lhe se pretende iniciar a navegação para o destino da tarefa. Após tocar em "Conduzir", o percurso é calculado e a navegação para o destino da tarefa é iniciada. Comece a trabalhar nas tarefas e a navegar até aos respetivos destinos com simples toques no ecrã. Gestão de tarefas 14

15 Enviar o estado da tarefa Com o TomTom PRO, pode transmitir facilmente o estado atual da tarefa para o escritório, bastando tocar no ícone de estado da tarefa no painel do WEBFLEET. Para transmitir um novo estado da tarefa para o escritório, toque em "Passo seguinte". Transmita o estado atual da tarefa para a central e poupe tempo. Opções de tarefa As funcionalidades do WEBFLEET no seu TomTom PRO incluem várias opções relacionadas com as tarefas, tais como o cancelamento ou a suspensão da tarefa. Também pode ver o histórico de tarefas, que mostra as ações que comunicou e as horas a que as comunicou ao escritório. Para abrir as opções relacionadas com as tarefas, toque no botão "Opções". Cancele ou suspenda tarefas, ou veja o histórico de tarefas, com a ajuda das opções de tarefas. Vista geral de tarefas Para ver o estado atual das tarefas de um dos seus condutores, clique no botão "Detalhes" da caixa do objeto. As tarefas (ativas e suspensas) são apresentadas no lado direito. Para ver mais detalhes das tarefas, clique no botão "Tarefas". É apresentada uma lista de todas as tarefas. Pode definir vários filtros, por exemplo, grupo, veículo, estado, hora e texto livre. Clique numa tarefa da lista para selecioná-la. As informações da tarefa são apresentadas no lado direito. Aqui, pode editar a tarefa (caso as condições Gestão de tarefas 15

16 tenham mudado), ver o fluxo de trabalho da tarefa e a respetiva localização no mapa. Também pode cancelar a tarefa. Este ecrã permite ainda o envio de uma nova tarefa para qualquer veículo. Veja o estado atual e outros detalhes das tarefas dos seus condutores. Defina vários filtros para otimizar a apresentação da lista. Veja todas as informações das tarefas. Edite a tarefa, veja o fluxo de trabalho, veja a localização no mapa ou crie novas tarefas. Gestão de tarefas 16

17 Atribuição de tarefas inteligente Atribuição de tarefas inteligente Atribua tarefas de forma inteligente com base em informações em tempo real, desde a disponibilidade do condutor e da viatura mais próxima até informações de trânsito no percurso. Este capítulo mostra como evitar atrasos e manter a sua frota longe de engarrafamentos sempre que possível. Moradas no mapa Para encontrar um destino no mapa, clique no ícone de morada no canto superior direito e introduza os detalhes da morada. Em seguida, prima "Pesquisar". A morada é apresentada imediatamente no mapa com um marcador. Ao colocar o cursor do rato sobre o marcador da morada, uma caixa de informações dá-lhe a opção de adicionar a morada à lista de moradas ou criar de imediato uma tarefa (consulte o passo "Atribuir rapidamente tarefas à viatura mais próxima"). Encontre facilmente moradas no mapa. Adicione a morada à sua lista de moradas. Envie uma tarefa com esta morada para uma viatura. Estado da tarefa Para saber se as suas viaturas estão disponíveis para novas tarefas, todas as viaturas estão assinaladas com um ícone de estado da tarefa. Verde indica que "A viatura está disponível ", amarelo que "A viatura está ocupada " e cinzento que "A viatura está indisponível ". Para saber mais detalhes sobre uma tarefa atual, clique em "Detalhes" e, em seguida, em "Tarefas". Será apresentado o estado da tarefa atual. Para saber quantas tarefas pendentes estão atribuídas a esta viatura, clique no botão "Tarefas" e defina o filtro de estado e hora. A lista de tarefas é filtrada de imediato. Descubra que viatura está atualmente disponível. Veja mais detalhes acerca da tarefa atual da viatura. Saiba mais sobre outras tarefas atribuídas a esta viatura. Informações de trânsito Engarrafamentos, locais de construção, entre outros, poderão implicar que a viatura mais próxima demore mais tempo a alcançar o destino da tarefa do que outra. Para ver as informações de trânsito no mapa, ative a apresentação de informações de trânsito clicando no botão "TomTom" situado no canto superior Atribuição de tarefas inteligente 17

18 esquerdo do mapa; em seguida, clique no ícone de definições no canto superior direito do mapa e selecione "Trânsito". Ative as informações de trânsito no mapa para ver que viatura está melhor posicionada para a tarefa. Clique nas caixas de informações para obter mais detalhes. Atribuir rapidamente tarefas à viatura mais próxima A forma mais fácil de atribuir uma tarefa à viatura melhor posicionada é criando uma nova tarefa. Neste ponto, define a morada de destino para essa tarefa. Usando essa morada, o WEBFLEET fornece-lhe uma lista de viaturas ordenadas por disponibilidade e a duração prevista da viagem, tendo em conta as informações de trânsito e a distância real. Aceda a "Tarefas" no menu superior. Clique em "Novo" no lado direito para criar uma tarefa. Introduza todos os detalhes da tarefa. Selecione a morada. Para selecionar a viatura melhor posicionada, clique em "Sugestões da TomTom". O WEBFLEET mostra-lhe uma lista de viaturas por ordem de disponibilidade e duração prevista da viagem. Selecione a viatura pretendida. Prima "Guardar" e, em seguida, "Enviar tarefa". Abra a janela "Enviar tarefa" para atribuir facilmente a tarefa à viatura melhor posicionada, sugerida pela TomTom com base nas informações de trânsito e na distância real. Atribuição de tarefas inteligente 18

19 Comunicação com os condutores Comunicação com os condutores Além do envio de tarefas, existem várias formas de comunicar com os condutores. Este capítulo mostra como pode enviar mensagens para os seus condutores e como eles podem responder. O WEBFLEET também pode reencaminhar mensagens provenientes dos condutores para a sua caixa de , para uma comunicação ideal. Enviar uma mensagem a um condutor Para enviar uma mensagem de texto a um dos seus condutores, clique no botão "Enviar" da caixa do objeto correspondente e introduza a mensagem. Envie uma mensagem de texto a um dos seus condutores. Enviar uma mensagem a vários condutores ou a todos Pode enviar uma mensagem de texto a todos ou apenas a alguns condutores de uma só vez. Isto poupa tempo e ajuda a melhorar o fluxo de trabalho. Para selecionar os veículos, comece por clicar em "Veículos" no menu superior e, em seguida, clique nos veículos pretendidos mantendo a tecla Ctrl premida. Para selecionar todos os veículos, prima a tecla Ctrl e a tecla A no teclado ou clique no botão "Todos", na secção inferior direita do ecrã. Surge um espaço para a mensagem à direita com a lista dos destinatários por cima. Introduza o texto e clique em "Enviar" para que a mensagem seja transmitida aos veículos selecionados. Para enviar mensagens de texto para vários veículos, selecione os veículos premindo a tecla Ctrl e o botão esquerdo do rato. Para selecionar todos, prima a tecla Ctrl e a tecla A ou clique em "Todos". Utilizar as mensagens de texto no TomTom PRO O condutor é informado de que foi recebida uma nova mensagem de texto através de um sinal sonoro e do ícone "Mensagens" no painel do WEBFLEET, que indica o número de mensagens novas. Ao tocar no ícone Mensagens, o condutor pode ler a mensagem. É automaticamente enviada uma mensagem para o WEBFLEET indicando que a mensagem foi recebida e lida pelo condutor. Obviamente, os condutores Comunicação com os condutores 19

20 também podem enviar mensagens de texto livre do TomTom PRO para a central. Para isso, basta que toquem em "Nova mensagem". Em seguida, podem introduzir a mensagem e tocar em "Enviar". O WEBFLEET é automaticamente informado de que a mensagem foi lida. Envie mensagens de texto livre do TomTom PRO para o WEBFLEET. Definir mensagens de estado para os diferentes veículos O WEBFLEET permite a definição de mensagens de estado para os seus veículos, relacionadas com tarefas ou não. Estas mensagens ajudam a melhorar a comunicação entre o condutor e a central (por exemplo, é possível utilizar mensagens fixas para determinados eventos recorrentes). Para definir as mensagens de estado para um objeto, clique em "Detalhes" e, em seguida, em "Configurar", abaixo de "Contrato/ Equipamento". Clique em "Mensagens de estado" e introduza a mensagem de estado. Pode selecionar um tipo de aviso para utilizar determinadas funcionalidades de mensagens, como, por exemplo, o reencaminhamento por . Defina facilmente mensagens de estado com determinados tipos de aviso para o seu veículo. Também pode definir mensagens de estado relacionadas com tarefas. Utilizar mensagens de estado O condutor só tem de selecionar a mensagem de estado que pretende enviar e escolher se deseja acrescentar algum texto antes do envio. Abra o menu "Mensagens", toque em "Nova mensagem" e toque Comunicação com os condutores 20

21 em "Modelos". Selecione um modelo da lista. Para adicionar texto à mensagem, toque no botão do teclado e introduza o texto. Em seguida, toque em "Enviar". Envie facilmente mensagens de estado para a central. Se necessário, adicione texto livre à mensagem de estado predefinida. Reencaminhar mensagens de estado para o seu endereço de As mensagens de estado podem ser reencaminhadas para a sua caixa de . Para isso, selecione o nível de aviso para cada veículo (objeto) e selecione o endereço de para o qual pretende que as mensagens sejam reencaminhadas. Clique no menu superior "Mais" e selecione "Notificações/ Preferências". Clique em "Novo" no lado direito para criar uma nova regra, ou em "Editar" para alterar uma regra existente. Selecione o tipo de notificação que pretende reencaminhar para o endereço de . Pode selecionar vários. Selecione o grupo e/ou veículo cujas notificações serão reencaminhadas. Introduza o nome do destinatário e o endereço de correspondente e clique em "Guardar". Reencaminhe mensagens de estado para o seu endereço de . Selecione o nível de aviso para cada veículo e o endereço de correspondente. Selecione os veículos cujas mensagens serão reencaminhadas. Comunicação com os condutores 21

22 Gestão de veículos simplificada Gestão de veículos simplificada O WEBFLEET ajuda-o a organizar a sua frota de uma forma eficiente. Este capítulo fornece informações úteis sobre como definir detalhes básicos e especificações do veículo, como configurar o hardware instalado nos seus veículos para comunicar com o WEBFLEET, de acordo com as suas escolhas, e como configurar uma conta para criar uma visão geral personalizada da sua frota, conforme os seus requisitos. Atribuir detalhes básicos do veículo Depois de adicionar novos veículos à sua conta do WEBFLEET, os veículos são listados com um nome e dados básicos atribuídos automaticamente. O WEBFLEET disponibiliza-lhe uma forma fácil de editar dados como a matrícula e a marca do conta-quilómetros. Clique em "Veículos" no menu principal e selecione o veículo a partir da respetiva lista. Abra a secção "Detalhes do veículo" no painel de detalhes e clique em "Editar". Será apresentada uma janela de contexto. No separador "Detalhes do veículo", pode selecionar um ícone e uma cor que representem o seu veículo/tipo de veículo a partir da lista pendente. Aqui pode atribuir uma ID e uma descrição, que serão utilizadas para designar o veículo no WEBFLEET. Além disso, pode indicar a marca atual do conta-quilómetros do veículo, adicionar uma descrição, indicar a matrícula e a data de registo. Pode ainda selecionar diferentes definições para os relatórios de consumo de combustível e de excesso de velocidade. Edite os detalhes dos seus veículos e personalize a respetiva visualização. Referência do consumo de combustível Na secção "Referência do consumo de combustível", pode selecionar que valor do consumo de combustível deve ser utilizado como referência para os relatórios de consumo de combustível. Pode optar por utilizar como referência o valor definido para toda a conta do WEBFLEET ou definir um valor específico por veículo. Se estiver a utilizar um acessório que forneça informações de consumo de combustível diretamente a partir do veículo, também pode optar por utilizar as informações transmitidas pelo acessório em questão. Especificar os atributos do veículo Pode selecionar e atribuir facilmente todas as especificações relevantes do seu veículo, tais como o peso, as dimensões, o consumo de combustível e outras, conforme indicadas pelo fabricante. Não é necessário procurar todos os dados nos documentos do seu veículo. Pode obter as informações relevantes da base de dados do WEBFLEET utilizando apenas alguns cliques, pesquisa e filtros. Além disso, pode adicionar as informações em falta específicas para o seu veículo individual. Para definir as especificações de um veículo, selecione um veículo. No painel de detalhes, selecione "Detalhes do veículo" e clique em "Editar". No separador "Especificações do veículo", clique em "Especificar". Utilize os filtros para encontrar o Gestão de veículos simplificada 22

23 fabricante, a série, etc. Selecione o veículo na lista e clique em "Selecionar". Pode introduzir os dados que faltarem nos campos vazios. Selecione e atribua as especificações do veículo, tais como a largura, a altura, o peso e outras, conforme indicadas pelo fabricante. Adicionar uma nova edição Se não encontrar o modelo do seu veículo, clique em "Adicionar nova edição". Isto permite-lhe introduzir todas as especificações do seu veículo e guardá-las na base de dados do WEBFLEET. Pode utilizar a edição adicionada para outros veículos da mesma série na sua frota. Relatórios de eficiência de combustível Os detalhes associados ao fabricante e ao modelo selecionados e quaisquer informações adicionais introduzidas por si também são utilizados por funções de outros equipamentos TomTom, tais como o TomTom LINK 105/TomTom ecoplus, para o cálculo da eficiência do consumo e combustível. Copiar especificações para vários veículos Se possui vários veículos do mesmo fabricante e do mesmo modelo com as mesmas especificações, só precisa de selecionar e personalizar as especificações de um veículo. Assim que tiver as informações completas, pode copiá-las para outros veículos. Na vista "Veículos", utilize a lista para selecionar todos os veículos idênticos para os quais pretende copiar as especificações. Mantenha a tecla Ctrl premida e clique no botão esquerdo do rato. No painel de detalhes, clique em "Especificações". Procure o veículo do qual pretende copiar as especificações e clique em "Copiar". Antes de copiar, certifique-se de que introduziu todas as especificações do veículo. Copie as especificações de um veículo para vários veículos do mesmo fabricante e do mesmo modelo com apenas alguns cliques. Configurar as definições básicas do veículo Ajustar as definições básicas é útil para que os veículos comuniquem de acordo com as suas necessidades individuais, permitindo que o seu pessoal possa comunicar os modos de viagem ou as horas de trabalho e muito mais. Para configurar as definições básicas para o seu veículo, selecione um veículo na vista Veículos. No painel de detalhes, abra a secção "Contrato/Unidade" e clique em "Configurar". Pode fazer várias alterações para utilização do Driver Terminal, caso o seu veículo tenha o Driver Terminal instalado. Pode, por exemplo, obrigar o condutor a identificar-se no Driver Terminal ou ativar o registo ou os Gestão de veículos simplificada 23

24 relatórios dos tempos de trabalho no Driver Terminal. Além disso, pode selecionar e personalizar o comportamento de comunicação do equipamento LINK, como, por exemplo, na deteção de imobilização e de viagens. Aqui pode definir datas para ativar os seus equipamentos LINK em modo de suspensão. Pode igualmente enviar a lista de condutores do WEBFLEET para o Driver Terminal, de forma a sincronizálos. Depois de ter concluído os seus ajustes, clique em "Guardar". Configure as definições básicas da instalação de hardware nos seus veículos, tais como o Driver Terminal e equipamentos LINK. NOTA: as definições e as opções apresentadas no separador "Definições básicas" podem variar consoante a sua instalação. Configurar mensagens de estado e mensagens de tarefas para veículos Pode definir mensagens de estado gerais ou mensagens específicas para tarefas que os seus condutores podem utilizar para comunicar incidentes através do respetivo Driver Terminal. Selecione um veículo, aceda a "Contrato/Unidade" nos detalhes e clique em "Configurar". No separador "Mensagens de estado", pode criar até 15 textos de mensagem genéricos que serão transferidos para os Driver Terminal dos condutores. No separador "Mensagens de tarefas", pode criar até 15 mensagens de estado. As mensagens ficarão disponíveis numa lista onde os condutores podem selecioná-las para informar o escritório quando estiverem a executar uma tarefa. Dependendo do tipo de notificação que selecionar para cada mensagem e da forma como personalizar as notificações, estas mensagens serão encaminhadas para a sua caixa de entrada de . Introduza o texto de mensagem nos campos e selecione um tipo de notificação. Antes de mudar para outro separador ou fechar a janela, clique em "Guardar" para armazenar as suas mensagens. Defina mensagens de estado gerais ou mensagens específicas para tarefas que os seus condutores podem utilizar para comunicar incidentes através do respetivo Driver Terminal. NOTA: por predefinição, são utilizadas as mensagens de estado e as mensagens de tarefas configuradas nas definições da conta do WEBFLEET. Para ativar mensagens de estado e mensagens de tarefas específicas de um veículo, desmarque a caixa "Atribuir configurações de estado predefinidas". Configurações para equipamentos e acessórios periféricos Com o WEBFLEET, pode selecionar várias definições diferentes para equipamentos e acessórios periféricos. Selecione um veículo, aceda a "Contrato/Unidade" no painel de detalhes e clique em "Configurar". No separador "Entrada" ou "Entradas/Saídas", pode selecionar o âmbito de utilização das interfaces. A Gestão de veículos simplificada 24