Especial REDUÇÃO DE CUSTOS

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1 Abril 2012 Especial REDUÇÃO DE CUSTOS Reduzir custos sem comprometer o crescimento! O grande desafio dos nossos dias e de sempre das empresas é o de reduzir custos sem comprometer o crescimento. Para isso é necessário desenvolver uma estratégia que maximize a eficiência dos processos de gestão da empresa. Reduzir custos indiscriminadamente e sem qualquer tipo de estratégia pode ter consequências desastrosas. Por outro lado, iniciativas pontuais no sentido de reduzir os custos tendem a gerar resultados temporários. É neste sentido que dedicamos assim esta newsletter ao tema da redução de custos nas organizações. Para isso escolhemos alguns temas específicos que abordam estas áreas, bem como um programa de intervenção de Combat aos desperdícios das organizações. Na última página evidenciamos como é hábito, o espaço de clientes, as notícias breves e sugestão de leitura. Esperamos que esta edição seja do vosso agrado. Reduza sem comprometer o futuro! Rui Gonçalves / Administração

2 Só nos lembramos de Santa Bárbara quando troveja As preocupações com a redução de custos raramente se encontram no cimo das prioridades da gestão de topo de uma empresa quando tudo corre de feição. Mas assim que as condições se tornam adversas, as empresas, procuram imediatamente oportunidades de redução rápida de custos. É amplamente sabido que a redução de custos, feita de forma sustentável, é uma das tarefas mais desafiantes numa organização. Mas duas questões se impõem logo à partida: 1) Por onde começar? 2) Qual a melhor abordagem? Bem, devemos obviamente começar pelo princípio, ou seja, pela compreensão cabal da estrutura de custos. Perceber e controlar os custos operacionais é fundamental para melhorar a vantagem competitiva. Para que a empresa possa preservar e melhorar as suas margens no futuro, deve ser capaz de atuar sobre os custos de forma transversal à organização. Pode parecer simples, mas não é! Se fosse simples, não teríamos empresas sufocadas com a sua estrutura de custos. Neste momento o enquadramento é absolutamente favorável para o investimento num programa de redução integrada de custos. Vivemos um momento pautado pela crise económica, a pressão nos preços é cada vez mais acentuada, as dificuldades de financiamento são cada vez maiores e a rivalidade concorrencial está ao rubro. Estas tendências, entre outras, estão, obrigatoriamente, a forçar as empresas a repensar as suas estruturas de custos, pois as suas margens estão em permanente erosão. Desenvolvemos o COMBAT, um programa de redução integrada de custos, para ajudar as empresas a melhorarem o desempenho dos seus negócios através da rápida identificação de oportunidades de redução de custos e da implementação de soluções eficazes. A nossa metodologia garante uma abordagem eficiente e alinhada com os objetivos estratégicos da organização, de forma a prevenir a atuação em áreas que posteriormente se viriam a revelar contraproducentes para a organização, e situações em que os custos são eliminados temporariamente para aparecerem algum tempo depois, sob outra forma na organização. O COMBAT é conduzido por uma equipa de profissionais especializados e experientes, que utilizam um conjunto de metodologias e ferramentas robustas, aplicáveis a todas as áreas funcionais e processos da sua organização. Os nossos profissionais trazem consigo inúmeras vantagens: asseguram a aplicação do conhecimento e da experiência acumulada e a disciplina metodológica que garante a implementação efetiva das ações; atuam de forma focalizada, identificando prioritariamente os custos mais significativos que não se encontram sob controlo (evitando o que muitas vezes acontece com os programas internos que facilmente dispersam para outras áreas irrelevantes); asseguram que os recursos necessários são alocados ao programa de redução de custos e que permanecem dedicados ao mesmo (evitando o que tantas vezes acontece nos programas internos em que os colaboradores são rapidamente absorvidos pelas suas rotinas diárias); sabem que o sucesso de um programa de redução de custos requer a mudança de comportamentos. O que, por sua vez, requer a promoção do envolvimento proactivo das equipas de gestão e dos colaboradores no terreno para que todo o potencial de redução de custos possa ser aproveitado; garantem a documentação apropriada das poupanças de forma a evitar que sejam absorvidas por outras áreas de despesa. O COMBAT é um projeto de risco nulo para o cliente, que permite uma rápida obtenção de custos através de uma abordagem transnacional e transprocessual, que garante o acompanhamento do cliente desde a fase de diagnóstico até à monitorização das medidas implementadas. Se ainda não está convencido coloque a si próprio as seguintes questões críticas: Necessita reduzir os custos da sua empresa? Examina de forma recorrente os custos das suas funções e dos seus processos? No último ano quais foram as medidas efetivas, robustas e concertadas que a sua empresa implementou para reduzir os custos? Precisa saber, de forma precisa, como e quando os seus custos são gerados na empresa? Quer saber onde deve focalizar a sua atenção para que os seus esforços sejam eficientes? Julga que existem custos escondidos na sua organização? Sente que a sua estrutura de custos com o pessoal está a ficar muito pesada, mas sabe que as reduções de pessoal nem sempre têm os benefícios prometidos? Precisa de quem o aconselhe sobre a melhor forma de proceder? Temos uma equipa de profissionais experientes pronta a ajudá-lo, de acordo com as especificidades e particularidades do seu negócio! Contacte-nos.

3 Onde atuar? Na otimização da utilização e desperdício das matérias-primas, energia, resíduos, na diminuição de acidentes de trabalho, doenças profissionais e absentismo. Ou ainda, na simplificação da gestão de objetivos, redução de documentação, utilização de ferramentas informáticas simples e de rápida interação, que no seu todo, permitem às organizações minimizarem a utilização de recursos e tempo. Bem como, no controlo dos parâmetros e indicadores, que se evidenciem mais relevantes para um verdadeiro conhecimento da própria organização. Como atuar? Recorrendo a equipas técnicas pluridisciplinares, altamente especializadas, com formação, experiência e competência nas áreas referidas, potenciando a possibilidade de criar soluções de qualidade, personalizadas e compatíveis com a dimensão, complexidade e disponibilidade financeira das organizações. João Magalhães Klim Consulting Nuno Tróia Gestão de Operações Reduzir, onde sempre se pensou ser impossível Qual o retorno expectável? Maior facilidade na obtenção de financiamentos, redução de processos de contraordenação, coimas associadas e despesas com advogados ou outros técnicos na defesa das mesmas. Maior eficiência na gestão integrada de todas as atividades desenvolvidas na organização. Prendendo a atenção nestas questões consegue-se que estas áreas, sejam utilizadas em prol das organizações, promovendo a minimização de impactes ambientais e a redução dos riscos no posto de trabalho, sem encargos acrescidos, ao contrário do que acontece onde não existe esta consciencialização. Se reconhece que possui uma organização pouco sistematizada: onde existem processos muito pesados, burocráticos, complexos, pouco claros, que consomem recursos e tempo e não estão devidamente integrados com práticas de gestão sustentáveis, então, está na altura de os otimizar, dando o verdadeiro sentido à melhoria contínua. Conte connosco para implementar ou otimizar as suas práticas de gestão e para lhe demonstrar como poderá obter uma efetiva redução de custos. O ambiente, segurança, energia e recursos humanos são habitualmente identificados como focos de despesa nas organizações. Contudo, em tempos de crise, se conseguirmos olhar para estes quatro vetores não como custos, mas como investimentos ou até proveitos, podemos chegar à conclusão que, a reflexão sobre os objetivos estratégicos das organizações, podem também passar por aqui. Muitas são as organizações que, ultimamente, adotando várias ferramentas de gestão, e visando a sustentabilidade, se têm apercebido disto mesmo. Existem vários pontos onde é possível atacar. Três questões surgem imediatamente: onde atuar, como atuar e qual o retorno expectável? Liliana Salmim Sustentabilidade Ana Rodrigues Segurança no Trabalho

4 Reduzir custos na gestão de pessoas Quando as organizações se veem perante dilemas e desafios, tendo necessidades de controlo/ redução de custos, há uma medida que surge no topo da lista, como solução imediata: diminuir o número de colaboradores. No entanto, cedo se apercebem que esta medida, se implementada como solução pontual e pouco sustentada, terá resultados pouco eficazes e poderá mesmo dar azo a efeitos perversos. Muitas vezes gerida através de decisões isoladas e pouco alinhadas com os objetivos e decisões da gestão ou com as necessidades e flutuações do negócio, a gestão das pessoas vê-se envolta em desperdícios, processos redundantes e fraca sistematização. A disseminação destes processos por vários elementos da organização leva a que sejam frequentemente operacionalizados por colaboradores sem formação adequada, sem a devida sensibilização ou mesmo sem autoridade para tomarem decisões relativas aos processos que estão a implementar. Se é verdade que a redução de custos pode passar pela diminuição de número de colaboradores, esta deve ser fruto de uma análise da estrutura da organização, para que não haja uma penalização da produtividade que ponha em causa o sucesso da organização. Por outro lado, se esta for uma medida reativa perante uma redução temporária de procura, poderá vir a sujeitar a organização a custos de turnover elevados, derivados da necessidade de recrutamento, seleção e integração de novos colaboradores. A gestão efetiva dos programas de formação e desenvolvimento deverá ser assegurada, de forma a controlar este processo e ajustar o seu custo/ benefício. Para tal, deverão ser tidos em conta alguns pressupostos, nomeadamente, a análise de necessidades realizada com regularidade, a existência de diversas ferramentas de desenvolvimento que não apenas formação e o alinhamento dos planos com as necessidades reais da organização. Num momento em que se procura a otimização de todos os recursos, também deverá ser aplicado este princípio à gestão das pessoas. Neste sentido, um sistema de gestão de desempenho eficaz é um aliado no alinhamento do esforço de cada um com os objetivos da organização, orientando os colaboradores, motivando-os e envolvendo-os. Por último, não podemos esquecer que planos de compensação e benefícios adequados, que sirvam simultaneamente como recompensa de bons desempenhos e como fator motivacional, mas que estejam também adequados ao momento atual da organização, são fundamentais. Através de uma análise transversal dos processos de gestão de pessoas, com vista à sistematização e otimização das práticas implementadas, será então possível um controlo de custos que os reduza e ajuste ao contexto real da organização. Ana Bernardes Klim Consulting

5 Qualidade & Lean Management: estratégias integradas para a redução de custos Mantendo uma abordagem sistémica, sobre a identificação dos custos da qualidade de uma organização, é possível a definição de indicadores com baixo grau de complexidade, que constituam boas ferramentas de decisão, para a gestão de topo e que sejam suportados por dados reais da organização. A validade dos indicadores estabelecidos será muito dependente da fiabilidade dos dados a analisar e por este motivo, a recolha de dados deve ser, sempre que possível, correlacionada com o sistema de gestão contabilística da empresa. A eficácia da redução dos custos da qualidade não deve ser obsessiva na busca pela precisão dos seus resultados, mas antes na aposta pela objetividade, simplicidade, fiabilidade e disponibilidade de dados que orientem a tomada de decisão. A metodologia a estabelecer para a determinação do custo ótimo da qualidade deve considerar as etapas de: identificação dos custos da qualidade e sua classificação (custos de prevenção, custos de avaliação, custos com falhas internas e externas), recolha de dados para a monitorização de cada um dos eixos identificados, análise evolutiva dos dados e definição e implementação de ações de redução de custos. Identificação e Classificação de Custos Como estratégia para a redução de custos, a VLM implementa a Metodologia Lean Management. Este sistema de gestão é orientado para a rentabilização dos processos e respetivos fluxos produtivos. A metodologia Lean Thinking ou Lean Manufacturing, assim designada pela primeira vez, por Womack e Jones, em 1996, surge então apoiada em várias ferramentas de simples aplicação que auxiliam na eliminação ou redução dos desperdícios, as atividades que não acrescentam valor na organização, desde a conceção à entrega de um produto ou serviço ao cliente. A eliminação dos desperdícios assume um papel importantíssimo nas organizações, traduzindo-se inevitavelmente na redução dos custos de produção. Nesta procura pela eliminação de desperdícios das organizações, são selecionadas as ferramentas mais adequadas, de forma criteriosa e que não constituam elas próprias encargos acrescidos. Desperdícios como: Tempo de Espera, Paragens por Falhas ou Avarias, Produção Não Conforme devido a Erro Humano ou do Equipamento Produtivo, Retrabalho devem ser analisados e tratadas as suas causas, de modo a que a melhoria dos processos e a redução de custos seja uma realidade. O objetivo final será retirar o máximo proveito de toda a implementação Lean, sendo a sua aplicação possível aos vários níveis, em qualquer tipo de organização, desenvolvendo desta forma a flexibilidade e potenciando a competitividade no mercado global. Implementação de Ações de Redução de Custos Recolha de Dados Quer na área da Qualidade, quer na de Lean Management a VLM tem consultores especializados que o podem ajudar a conseguir melhorar os resultados da sua empresa. Análise de Dados Dina Domingues Sustentabilidade Susana Pinto Gestão de Operações

6 Open Source: o que é que tenho a ver com isso? Quem não tem estado isolado da civilização nos últimos anos, já deve ter ouvido, ainda que fugazmente, a expressão Open Source ou Software Livre. Mas o que significa essa expressão e, mais importante ainda, o que tem isso a ver com o meu negócio? Open Source, ou Software Livre, é um modo de licenciar o software que, contrariamente às licenças do chamado software proprietário, permite aos utilizadores usufruírem dos programas, mas também explorá-los, adaptá-los e copiá-los para quaisquer fins que julguem necessários. Em resumo, o software livre representa um potencial muito interessante de redução de custos, dando garantias de futuro aos sistemas de informação de suporte aos processos do negócio. Na atual conjuntura, estas serão as duas maiores razões para considerar um investimento neste tipo de sistemas. Potenciar o melhor retorno possível, dependerá do parceiro tecnológico escolhido, para estudar, alterar e implementar este tipo de soluções. De modo simplificado, ao usar um qualquer programa licenciado sob uma licença livre, não temos limitações de número de cópias que podemos instalar nem temos limitações ao número de utilizadores que o podem usar. Alguns mitos comuns indicam que a utilização do software livre não protege os utilizadores de eventuais falhas pois não há ninguém a quem pedir responsabilidades, que haverá muitos problemas na adaptação dos utilizadores a sistemas pouco conhecidos e assim por diante. No entanto, estes mitos são infundados e muitas vezes são resultado de manobras publicitárias e de marketing das grandes empresas de software (proprietário). Claro que nem tudo são rosas, mas, com a ajuda de um parceiro competente e depois de um bom diagnóstico de necessidades, poderá efetivamente concluir-se que é viável optar por sistemas baseados em software livre em alternativa a soluções proprietárias, tipicamente mais dispendiosas. O facto de um software ser Livre ou Open Source, não o torna gratuito. Pode haver custos de diversas ordens como instalação, formação e adaptação. No entanto, com este tipo de software os ganhos obtidos vão para além dos simples ganhos financeiros, pode ainda ganhar-se a nível de liberdade de ação no futuro, uma vez que os programas podem ser alterados de acordo com as necessidades do negócio. Também não existirá dependência exclusiva de um fornecedor que pode ou não garantir a manutenção dos programas, pois as licenças de software livre permitem que qualquer pessoa possa analisar e alterar o software. Pedro Ribeiro Network Concepts

7 Marketing: Como gastar menos e fazer mais. Como em tudo existem dois lados. Um yin e um yang. Nas crises, nesta crise, não é diferente. Vejo que hoje os empresários (finalmente!) tomaram consciência que devem perceber claramente qual a razão de ser e qual o impacto que advém dos seus investimentos em marketing e publicidade. O vamos àquela feira porque sempre fomos ou porque a concorrência lá está, o fazemos catálogos porque foi o que fizemos no ano passado, foram substituídos por sábias questões: Valerá realmente a pena a presença naquela feira? Porque é que em vez de catálogos impressos, em que 500 vão para aqueles clientes que não são rentáveis e outros 500 para aqueles que nunca compram, não faço parte online e parte impressa? As dificuldades fazem-nos pensar. Ou pelo menos pensar mais. E pensar mais é muitas vezes perceber que o meio online está aí, não é tudo, é certo, nem será a solução para tudo, mas quando potenciado permite-nos chegar a mais gente e com custos mais reduzidos. Mas atenção, o digital é apenas um meio de passar a mensagem. Se ela for relevante e transmitida de forma interessante e divertida será captada, senão nem lida ela será. Terá o mesmo efeito que os kilos de papel indiferenciado que recebo religiosa e diariamente na minha caixa-de-correio. Como fazer então para gastar menos e obter maior impacto com a comunicação da sua marca? Alguns passos importantes: 1. O que é que você realmente tem para comunicar? (e tem de ser uma coisa e uma coisa apenas acredite, se conseguir que as pessoas entendam isso foi um sucesso) 2. Quem está do outro lado? (imagine-se nessa posição) 3. O que é que o fará agir? (remova todos os obstáculos que essa pessoa pode encontrar, torne o processo o mais simples possível) 4. Qual o meio e forma mais criativa para o fazer? Agora a parte boa (que também é má): Se você é um ser humano e não é multimilionário ou reformado não tem tempo. É um facto. Não tem tempo para ler o livro que pretende acabar há quase um ano, não tem tanto tempo como queria para os seus filhos ou para ir ao ginásio. Ah, e além do tempo sobra-lhe pouca, muito pouca paciência para coisas chatas. Assim, quando fizer uma peça de comunicação da sua empresa pense se fosse você o cliente, e seja sincero, teria paciência para a ler? Less is more. Sendo que o less tem de ser pensado para acrescentar valor e ser de facto more. Está na altura de investir a sério em marketing desinvestindo. Tiago Castro Director Geral walk move your brand.

8 Espaço a Clientes Felicitamos os nossos clientes pela aprovação das suas candidaturas nos seguintes sistemas de incentivos de apoio: POPH 2012 Programa Operacional Potencial Humano, Tipologia de Intervenção 3.2 Formação para Inovação e Gestão: Irmãos Monteiro, S.A. / Supermercados Cortiço Dourado, S.A / Triperú - Sociedade de Produção e Comercialização de Aves, S.A. / Soares & Simões, Lda. / Aquinos, S.A. / Eurotábua, S.A. / Avipronto - Produtos Alimentares, S.A. / Invivonsa, S.A. / Novaqui - Equipamentos e Mobiliário de Conforto, S.A. / Construtora Paulista, Lda. / Heliflex - Tubos e Mangueiras, S.A. / TV RIA - Sistemas de Comunicação, Lda. / Aveicabo - Telecomunicações e Serviços, S.A / Metalusa, S.A. / Ecodeal - Gestão Integral de Resíduos Industriais, S.A. / Campoaves - Aves do Campo, SA / Lusiaves - Indústria e Comércio Agro- Alimentar, S.A. / Meigal Alimentação, S.A. / Irmãos Monteiro, S.A. / Comdalgel - Industria e Distribuição Alimentar, Lda. SI Qualificação PME Sinuta, S.A. / Porcel - Indústria Portuguesa de Porcelanas, S.A. / Heliflex - Tubos e Mangueiras, S.A. / Tensai Indústria, S.A. / Constálica - Elementos de Construção Metálicos, S.A. / Vesam Cold Form, Lda. / Ilhaplast - Sociedade Transformadora de Plásticos, S.A. / Inforlandia - Sistemas e Serviços de Informática, Lda / SIFIDE / SISCOG - Sistemas Cognitivos, S.A. / Invivonsa, S.A. SI I&DT WAVECOM - Soluções Rádio, S.A. / REDERIA - Innovation, S.A PRODER Irmãos Monteiro, S.A PAECPE InsidePipe - Engenharia e Serviços, Lda. Aproveitamos ainda para felicitar a ELACONTA MADEIRA Informática, Lda, Savinor - Sociedade Avícola do Norte, S.A e a WALK by WALK, Lda. pela certificação dos seus sistemas de Gestão da Qualidade de acordo com o referencial NP EN ISO 9001:2008, CINCLUS - Planeamento e Gestão de Projectos, S.A, pela certificação do seus sistema integrado Qualidade, Responsabilidade Social e Recursos Humanos de acordo com os referenciais, NP EN ISO 9001:2008, SA 8000 e NP 4427:2004, a GROHE PORTUGAL - Componentes Sanitários, Lda. pela certificação do seu sistema de Segurança e saúde no trabalho de acordo com o referencial OHSAS 18001/NP4397 e a AVEICABO - Telecomunicações e Serviços, S.A pela certificação do seu sistema integrado da Qualidade, Ambiente e Segurança de acordo com os referências NP EN ISO 9001:2008, NP EN ISO 14001:2004 e OHSAS 18001/NP4397. Os nossos parabéns e os desejos de que seja apenas mais uma etapa no processo de qualificação, melhoria de produtividade e inovação das vossas organizações. Espaço de Leitura Breves Decidir : conheça o processo de decisão dos líderes de sucesso de Noel M. Tichy e Warren G. Bennis Os momentos de crise são em regra aqueles que obrigam à tomada de decisões difíceis, muitas vezes com vista à redução dos custos. Pensando nisso e sabendo que tomar decisões criteriosas é a principal função de um líder de uma organização, apresentamos esta obra, na qual é apresentado um enquadramento para tomar decisões quando os riscos são altos e o caminho mais acertado não é, de todo, óbvio. Neste livro os autores mostram como se pode reconhecer o momento crítico antes da tomada de decisão, quando é necessário alterar uma estratégia e também como depois se deve aplicar a decisão. Perante a ambiguidade, incerteza e exigências convergentes, a qualidade da decisão de um líder determina o destino de qualquer organização. - distinguida com Estatuto PME Excelência 2011 A foi distinguida com o Estatuto PME Excelência 2011, uma iniciativa do IAPMEI que pretende reconhecer o mérito das pequenas e médias empresas que evidenciam os melhores desempenhos no universo das PME Líder nacionais. É com grande satisfação que recebemos esta distinção que nos motiva a continuar a trabalhar e a dar o nosso melhor. A todos os que contribuíram para este reconhecimento, o nosso obrigado! - Regulamento (UE) nº 1169/2011 Foi publicado o Regulamento (UE) nº 1169/2011, relativo à prestação de informação aos consumidores sobre géneros alimentícios. Informe-se com a VLM sobre as implicações deste regulamento na sua empresa. Um espaço de prestígio concebido a pensar no sucesso da sua empresa T / F geral@aveirobusinesscenter.com Propriedade vlmconsultores e vlm@vlm.pt t f Ficha Técnica Coordenação geral Rui Gonçalves / Redacção Maria João Dinis / Design gráfico walk / Tiragem 1500ex.