Arquivo Histórico e Institucional da FCRB Data: março de 2012

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1 CMI Centro de Memória e Informação CMI Dados do Projeto e do(a) Coordenador do Projeto Título do Projeto Documentos arquivísticos iconográficos na Web: representação e acesso Coordenador do Projeto: Lucia Maria Velloso de Oliveira Endereços para contato: Eletrônico:luciamaria@rb.gov.br Telef: Setor: Arquivo Histórico e Institucional da FCRB Data: março de

2 1. Justificativa/Caracterização do Problema O Serviço de Arquivo Histórico e Institucional (SAHI) da Fundação Casa de Rui Barbosa destina-se à guarda, organização, preservação e divulgação de documentos relativos à História do Brasil, à historiografia, bem como a à gestão e preservação dos documentos produzidos e acumulados pela própria Fundação. Nos arquivos e coleções sob a custódia do Serviço encontramos conjuntos de documentos iconográficos de grande importância, tanto para a história do processo fotográfico quanto para o estudo da sociedade. A série iconografia do fundo arquivístico Rui Barbosa foi objeto de projeto pioneiro na conservação de imagens fotográficas no decorrer da década de 80. O projeto assegurou a produção de negativos de acetato, e a conservação de negativos de vidro e de ampliações fotográficas, que receberam acondicionamento especial e individualizado. As fotografias foram identificadas e indexadas à luz das questões de pesquisa do período e foram elaborados instrumentos de recuperação da informação para o usuário. Além do conjunto iconográfico do arquivo de Rui Barbosa outros conjuntos iconográficos foram adquiridos a partir de novas aquisições de acervos, como da Família Barbosa de Oliveira, da própria Casa de Rui Barbosa, do arquivo de Américo Jacobina Lacombe, entre outros. Os processos de captura das imagens que dão origem à fotografia como a conhecemos hoje surgem no século I. Inicialmente, um processo caro e restrito às classes com maior poder aquisitivo é utilizado como mecanismo de captura da memória e como instrumento de conhecimento do mundo. No século com a crescente inovação tecnológica, a fotografia alcança outros segmentos da sociedade e se populariza. Se no inicio da história da fotografia ocorre um predomínio de imagens posadas no âmbito da vida privada, a portabilidade do equipamento e seu baixo custo propiciam a compreensão da fotografia como mecanismo não só de registros formais, mas também de momentos do cotidiano, naturais e diversificados. A fotografia passa a ocupar um outro lugar na sociedade e também, passa a ser reconhecida como rica fonte de pesquisa e em especial para a história social. Na vida privada são registrados os eventos marcantes como os casamentos, os batizados, as viagens, os encontros, os eventos políticos, populares, culturais etc.. São eventos e momentos pertinentes à trajetória do titular do arquivo e daqueles que constituem sua rede de relacionamentos. Nas instituições, o universo não é muito diferente, as imagens registram as cerimônias, os eventos institucionais, os projetos, entre outras atividades da instituição. O registro fotográfico é exemplo perfeito de testemunho de um ato ou atividade, e promove uma produção de sentido imediata. A perspectiva do fotógrafo que dá a origem ao documento é uma das perspectivas disponíveis para o usuário. A linguagem visual é impactante. Muitas vezes resultado de uma necessidade de captura da memória, a imagem estabelece a ponte entre o universo individual e o coletivo. A imagem transpõe 2

3 o olhar de um para os olhares de muitos. A linguagem da imagem é sedutora, desperta a curiosidade, e sana a demanda de memória de modo incontestável. Segundo Mauad, Desde a sua descoberta até os dias de hoje a fotografia vem acompanhando o mundo contemporâneo, registrando sua história numa linguagem de imagens. Uma história múltipla, constituída por grandes e pequenos eventos, por personalidades mundiais e por gente anônima, por lugares distantes e exóticos e pela intimidade doméstica, pelas sensibilidades coletivas e pelas ideologias oficiais. (MAUD, 1996, p.5) O acervo iconográfico do fundo arquivístico de Rui Barbosa com cerca de imagens é muito procurado e por distintas categorias de usuários. Nas categorias de usuários mais frequentes podemos citar o pesquisador acadêmico que faz uso das imagens para ilustrar sua produção de conhecimento ou utiliza a imagem como objeto de pesquisa; o produtor cultural que busca nas imagens subsídios para exposições, cenários; e o profissional de editoração que busca imagens para produção de peças gráficas. Na série iconografia de Rui Barbosa encontramos imagens sobre a Campanha Civilista, de obras, do período de seu exílio, do Rio antigo (por Augusto Malta), da Conferência de Haia II, de seus contemporâneos, de sua vida em família e em sociedade. O acervo iconográfico do fundo arquivístico institucional conta com cerca de imagens. Esse conjunto já é objeto de interesse das mesmas categorias de usuários que anteriormente apenas faziam uso do acervo iconográfico de Rui Barbosa. Nestas imagens encontramos os registros de objetos museológicos, da arquitetura da Casa de Rui Barbosa, e dos eventos institucionais. Na coleção da Família Barbosa de Oliveira as imagens retratam os membros da família e os seus interesses como o ensino e as fazendas. Como já mencionamos anteriormente, com o ingresso de outros arquivos para a custódia do Serviço de Arquivo, mais documentos iconográficos foram recolhidos. Hoje contamos inclusive com daguerreótipos e ambrótipos no acervo. Diante do aumento da demanda pelas imagens por parte do usuário, ocorreu um investimento institucional no sentido de facilitar a pesquisa. O Serviço se dedicou à implantação do projeto de produção de um banco de iconografia visando sua disponibilização na Web. O banco foi lançado em novembro de 2010 com cerca de imagens do acervo de Rui Barbosa, da Coleção Família Barbosa de Oliveira e do arquivo institucional. 3

4 Entre os pressupostos do projeto do banco de imagem consideramos importante ressaltar quatro (4), a saber: 1- Cada vez mais o usuário recorre às imagens e para diversos fins: para ilustração de publicações; para utilização em produções culturais; para ilustração de trabalhos acadêmicos; para utilização na mídia; e inclusive para fins particulares. 2-Cada vez mais o usuário solicita as imagens em mídia digital, principalmente devido à possibilidade de atendimento remoto. 3-O processo de digitalização possibilita a divulgação das imagens em ambiente WEB, ampliando o acesso ao usuário e ampliando os usos das imagens. 4-O processo de digitalização ao evitar o manuseio constante das matrizes permite uma maior conservação do acervo em formato e suporte tradicionais. A disponiblização de documentos em ambiente Web produz uma discussão importante quanto à problemática do processo de recuperação da informação destas imagens. A questão da rapidez no processo de busca, para o usuário, quando se trata de tecnologia de comunicação e informação é considerada como dada. A expectativa do usuário, já habituado com as ferramentas de pesquisa on-line traduz uma demanda por resultados imediatos. No entanto, este processo não é simples. O ambiente Web e a possibilidade de acesso online aos documentos iconográficos representam um avanço para a pesquisa em um país continental, mas não resolve todo o problema. Os documentos estão à disposição, mas o processo do encontro entre usuário e os documentos deve ser construído pelo arquivista. A etapa de definição dos pontos de acesso, ou seja, os termos que permitem a recuperação de um item de descrição, que inicialmente representam os elementos considerados pelo arquivista como pontos chave para o acesso aos documentos exige estudo para a promoção do encontro entre a perspectiva do arquivista com a perspectiva do usuário. Outro aspecto importante se refere ao crescente interesse do usuário em fazer uso do atendimento à distância. Nesta situação o usuário não pode recorrer ao arquivista de referência. A partir de pesquisas realizadas na área da arquivologia já podemos considerar consenso que as ferramentas para acesso online, seja para documentos ou para informações sobre os documentos, devem ser fáceis e promover a autonomia do usuário. Nesse cenário, o processo de definição dos pontos de acesso são mecanismos fundamentais para que o usuário possa atingir seus objetivos e executar sua pesquisa em uma base de dados. Mas apenas a definição dos pontos, mesmo dentro de critérios técnico científicos, não assegura uma ampliação do uso dos arquivos e nem resolve o problema da agilidade no processo de recuperação da informação. É necessário harmonizar a linguagem que possibilita o encontro entre o usuário e seu objetivo de pesquisa. Em minha pesquisa considero o processo de definição dos pontos de acesso como eixo relevante de todo o escopo da descrição arquivística. O uso da linguagem e de um vocabulário próprio, pertinente ao conjunto de documentos objeto do estudo oferece o meio de se evitar questões de ordem terminológica que podem levar ao equívoco ou a resultados de buscas inconsistentes para o usuário. 4

5 2. Objetivos GERAL: Desenvolver e aplicar metodologia para padronização de pontos de acesso para base iconografia, considerando a natureza do documento de arquivo, os elementos da imagem em si, o contexto arquivístico e as demandas dos ususários. ESPECÍFICOS: Produzir conhecimento sobre a questão da indexação de imagens em arquivos; Capacitar recursos humanos para atuar dentro da temática dos arquivos de imagem, sua descrição e acesso; Padronizar os pontos de acesso utilizados no banco de iconografia segundo o padrão metodológico definido pela coordenação da pesquisa; Organizar o vocabulário controlado para o banco iconografia. 3. Metodologia e Estratégias de Ação Os estudos que venho desenvolvendo desde 2004 sobre a questão do usuário e dos usos dos arquivos acompanham as reflexões de outros arquivistas que atuam em países como o Canadá e os Estados Unidos. Ao final do trabalho de dissertação de mestrado em Ciência da Informação cuja discussão central era essa deparei-me com o processo de construção da descrição arquivistica e seus métodos. Assim, durante a pesquisa de doutorado que conclui em 2011 foi possível identificar a relevância dos mecanismos de comunicação para a potencialização dos usos dos acervos. Atualmente, venho analisando a forma como os usuários de bases de dados sobre informações arquivísticas realizam suas buscas. De 2006 a 2010 foi possível desenvolver uma pesquisa para definir uma metodologia para o arranjo e descrição de uma coleção familiar, que fosse centrada na problemática do contexto arquivístico, entendido não só como o contexto de proveniência e de manutenção do arquivo, mas que também se insere no contexto histórico e social. A proposta metodológica se fundamenta na abordagem defendida por Thomassen (2006) que considera que o contexto arquivístico se constitui por todos os fatores ambientais que definem a produção, estruturação, gerenciamento e interpretação dos arquivos. Dando prosseguimento à pesquisa venho utilizando essa metodologia e seus métodos para analisar um arquivo pessoal, e verificar a necessidade ou não de mudanças metodológicas. A discussão dos documentos iconográficos como documentos de arquivo proposta no meu trabalho utiliza a abordagem do contexto arquivístico. O documento iconográfico faz parte de um determinado contexto de produção e possui igualmente vínculos arquivísticos que precisam ser identificados e analisados. Assim a organização destes documentos 5

6 priorizando seu formato, técnica ou processo não potencializa seu uso pela sociedade, na medida que não prioriza sua vinculação com o arquivo ou coleção a qual pertence. Atualmente as imagens disponíveis na base de dados iconografia estão identificadas e possuem pontos de acesso definidos essencialmente pelos elementos autoria, assunto e palavra-chave. É possível recuperar palavras no texto de identificação da imagem. As normas utilizadas para a padronização de termos nas bases descritivas dos acervos são obedecidas. Mas considerando que o acervo é crescente, a pesquisa pretende estudar o processo até o momento utilizado para elaborar uma linguagem que propicie o refinamento e a rapidez da busca. No projeto será adotada a linha de representação temática fundamentada nos princípios que regem a Teoria da Classificação Facetada de Shiyali Ramamrita Ranganathan (1963), a Teoria da Terminologia de Eugene Wuester (1981) e a Teoria do Conceito de Ingrid Dalhberg (1978). Será objeto de estudo o processo de indexação das imagens inseridas na base de iconografia até o mês de agosto de O presente trabalho de pesquisa será desenvolvido por um bolsista e coordenado por mim. A seguir apresentamos as principais etapas do trabalho: 1.1. Treinamento. Nesta fase o bolsista receberá as instruções necessárias de acordo com a metodologia da pesquisa, visando o cumprimento homogêneo das etapas subseqüentes e a padronização das informações geradas. Também deverá se familiarizar com os softwares de imagens utilizados para alimentação e acesso ao banco iconografia Levantamento de termos. Esta fase consiste na identificação e análise dos termos utilizados como pontos de acesso às imagens Levantamento de problemas. Etapa em que o bolsista deverá identificar e criticar os problemas decorrentes do processo de definição de pontos de acesso Análise comparativa com as Bases Autoridades (FCRB). Fase em que o bolsista deverá identificar os termos que já são padronizados nas Bases Autoridades (Nome e Assunto) e adotar as formas já validadas para o banco iconografia Elaboração do Vocabulário Controlado. Etapa de análise e pesquisa para definição dos termos que farão parte do Vocabulário Controlado. Durante o trabalho serão identificadas as sinonímias e os termos que serão cancelados Elaboração de relatórios. Nesta fase serão produzidos relatórios e listagens dos termos autorizados (em.txt inclusive), dos termos cancelados, e das remissivas. Alem disso, será produzido um dicionário de sinônimos Atualização dos pontos de acesso. Etapa em que os pontos de acesso utilizados no Banco inconografia serão atualizados à luz do processo de padronização e a lista de sinônimos será inserida na ferramenta. 6

7 1.8. Disseminação do conhecimento. Fase em que os produtos produzidos no decorrer da pesquisa serão estudados pela equipo do Serviço de Arquivo e o coordenador e bolsista do projeto de pesquisa apresentarão a metodologia e métodos adotados Produção de relatórios da pesquisa. A elaboração de relatórios é de fundamental importância para a sistematização das decisões metodológicas e os desdobramentos do trabalho. 4. Resultados e os impactos esperados 1- Avaliação e aperfeiçoamento da metodologia e métodos aplicados ao acervo de imagens disponível para acesso no ambiente Web. 2- Representação da informação sobre as imagens afinadas com a questão do usuário remoto. 3- Registros atualizados correspondentes aos pontos de acesso definidos no decorrer do processo de descrição. 4- Produção do Vocabulário Controlado. 5- Recuperação mais ágil da imagem iconográfica no Banco iconografia. 6- Ampliação do uso do acervo que é altamente relevante para a produção do conhecimento sobre a História do país. 5. Cronograma Estratégias e Ações 1º 2º 3º 4º 5º 6º 7º 8º Treinamento e leitura Levantamento termos de Levantamento problemas de Análise comparativa com as Bases Autoridades (FCRB). Elaboração Vocabulário do 7

8 Controlado Elaboração de relatórios. Atualização dos pontos de acesso. Disseminação do conhecimento Produção de relatórios da pesquisa 6. Referências Bibliográficas ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísica. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, p. BASTOS, Dilza Ramos; CAMPOS, Maria Luiza de Almeida. Análise documentária de crônicas jornalísticas. Arquivo&Administração. Rio de Janeiro, v.6,n.1, p jan/jun, BRUEBACH, Nils. Acesso Eletrônico à Informação Arquivística: vantagens e potenciais das normas de descrição. Acervo, Rio de Janeiro, v.20, nº 1-2, p.39-46, jan/dez CAMPOS, Maria Luisa Almeida. Indexação e descrição em arquivos: a questão da representação e recuperação de informações. Arquivo & Administração, Rio de Janeiro, v. 5, n.1, p , jan/jun Linguagem documentária: teorias que fundamentam sua elaboração. Niterói: EDUFF, p. CÓDIGO de catalogação anglo-americano. 2.ed. Revisão Preparado por The American Library Association et alii. Tradução para a língua portuguesa sob a responsabilidade da FEBAB. São Paulo: FEBAB, Imprensa Oficial do Estado de São Paulo, COOK, Terry. What is past is prologue: a History of Archival ideas since 1898, and the future paradigm shift. Archivaria, v.43, Spring, p.17-68,1997. DAHLBERG, I. (1978). A referent-oriented analytical concept theory of interconcept. International Classification, v. 5, n. 3, p ,

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10 SANTOS, Maria José Veloso da Costa. A representação da informação em arquivos: viabilidade de uso dos padrões utilizados na biblioteconomia. Acervo, Rio de Janeiro, v.20, nº 1-2, p.57-66, jan/dez, SOWA, John F. Knowledge representation: logical, philosophical and computacional foundations. Pacific Grove: Brooks/Cole, p. THOMASSEN, Theo. A New Language to be Spoken: a paradigm shift in Archival Science. In: Congresso Brasileiro de Arquivologia, 14., 2006, Rio de Janeiro. Anais: Rio de Janeiro: Associação dos Arquivistas Brasileiros, UNESCO. Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri. Paris: The Organization, [1973]. 37 p. WUESTER, E. L étude scientifique générale de la terminologie, zone frontalière entre la Linguistique, la Logique, l Ontologie, l Informatique et les Sciences des Choses. In: RONDEAU, G.; FELBER, F. (Org.). Textes choisis de terminologie: fondéments théoriques de la terminologi O bolsista seguirá o seguinte Plano de trabalho ao longo dos dois anos: 10

11 Plano de trabalho do bolsista 1- Participar do treinamento; 2- Efetuar leituras de embasamento teórico ao desenvolvimento do trabalho de pesquisa proposto; 3- Compreender o contexto arquivístico de produção das imagens; 4- Identificar e listar todos os termos utilizados como pontos de acesso nos elementos autoria; assunto e palavra-chave; 5- Analisar criticamente o processo de definição dos pontos de acesso, identificar e sistematizar os problemas encontrados; 6- Pesquisar nas Bases Autoridades da FCRB (Nome e Assunto) os termos já padronizados que atendem às representações propostas no decorrer do processo de indexação das imagens, e adotá-los quando for o caso; 7- Aplicar a metodologia da FCRB baseada na teoria do conceito para definir os termos não padronizados e propor uma padronização; 8- Identificar e listar as sinonímias; 9- Elaborar remissivas; 10- Identificar os termos cancelados; 11- Listar os sinônimos, termos cancelados e termos autorizados em:.doc e.txt ; 12- Acompanhar a implantação da lista de sinônimos na base iconografia; 13- Produzir um dicionário de sinônimos; 14- Inserir os termos padronizados na base Iconografia; 15- Participar das atividades internas propostas pelo coordenador para disseminação do conhecimento produzido e do trabalho; 16- Elaborar relatórios periódicos. 11