Software de Facturação e Gestão Comercial On-Line

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1 Software de Facturação e Gestão Comercial On-Line

2 Manual básico do Utilizador Software de Facturação e Gestão Comercial On-line Level 7 Basic, Light & Premium Este Software é fornecido com um número de licença que serve para identificar a sua aplicação. Deverá fornecer este número de licença sempre que contactar os nossos serviços de assistência. Horário de atendimento: dias úteis das 10h às 17h através do número (+ 351)

3 Índice do manual Introdução 4 Requisitos do Sistema 4 Correr a Aplicação 4 Menu Inicial 5 Configuração da Aplicação/ Logótipo 6 Noções Básicas de Funcionamento 7 Lançar Artigos 8 Tabelas 9 Famílias e Sub-Famílias 10 Criar Clientes e Fornecedores 13 Criar Documentos de Venda e de Compra 15 Contas Corrente de Clientes e Fornecedores 19 Menu Manutenção 20 Menu Movimentação 21 Listagens 22 Actualização On-line 24 Regras de Certificação 25 Perguntas Frequentes 26 Contactos e sugestões 27 3

4 Introdução O Level 7 é uma aplicação de Facturação, Gestão e Controle dirigido a Pequenas e Médias Empresas das mais diversas actividades. O Level 7 é uma aplicação simples, mas, que permite efectuar todas as operações necessárias ao funcionamento e à gestão da sua empresa. Dotada de últimas tecnologias, esta aplicação permite funcionar em qualquer computador com ligação à internet, sendo que em qualquer altura, em qualquer lugar, sem estar dependente de um Computador em questão, poderá Facturar, Consultar, Listar, Gerir a sua empresa sem grandes dificuldades. Com centenas de Clientes satisfeitos e com o Perfil de aplicação que tem, podemos dizer que é provavelmente a melhor Aplicação em Portugal para gerir a sua empresa. Requisitos Mínimos do Sistema * Sistema Operativo: Windows 95, 98, Millenium, 2000, XP, 2003, Vista e ou 7. * CPU: Intel Pentium a 90 MHz ou Superior * RAM: 60 Mb * Ligação à internet Correr a Aplicação Clique no link e clique no link Level 7 para poder executar ou baixar a versão actualizada do software. Guarde o executável no seu computador ou em outro qualquer dispositivo de armazenamento. No executável que guardou, clique com o botão direito do rato e clique em propriedades. Clique em Desbloquear e Ok. A sua aplicação estará pronta para ser acedida. Introduza o Login e a Palavra-chave que foi atribuída à sua empresa e clique em entrar. 4

5 Escolha o utilizador e introduza a password de acesso ao mesmo. Clique em entrar. Está agora na aplicação Level 7. Menu inicial Neste painel de controlo, terá acesso a todos os menus e submenus que estão contratados pela sua empresa. Exemplo para Level 7 Premium: 5

6 Configuração Neste menu deverá preencher todos os campos destinados a identificar a sua empresa, assim como introduzir também o logótipo da sua empresa (formato. jpg em dimensões de 300 x 100 pixéis) e ainda definir quais os documentos que quer imprimir, para que impressora e que numero de cópias. 6

7 Noções básicas de funcionamento O software Level 7 é uma aplicação que corre on-line, funciona em multiposto e permite funcionar simultaneamente com vários utilizadores e vários armazéns. Permite utilizar várias tabelas de preços e permite a sua utilização em várias línguas. Esta aplicação funciona on-line e tem a sua base de dados em mysql instalada no nosso servidor. Efectua cópias de segurança automaticamente, sob programação, o que permite ao cliente ficar mais descansado em relação a tal. A pedido do cliente poderemos enviar uma cópia da base de dados mensalmente. Para que o cliente tenha sempre a sua aplicação actualizada convém que semanalmente efectue um download do executável da aplicação como referido no início deste manual. (www.bestlevel.pt) Sempre que surja um erro ou que detecte que algo não funciona como deveria, pedimos encarecidamente que relate esse mesmo erro e a forma como surgiu. Este software está registado e certificado pela DGCI sob o número Abrir artigos já inseridos: clique duas vezes no artigo que quer editar. - Pesquisar artigos: colocar parte do código ou designação e clicar em * (asterisco) - Abrir clientes já inseridos: clique duas vezes no cliente que quer editar. - Pesquisar artigos: colocar numero ou nome do cliente e clicar em * (asterisco) - Abrir documentos lançados: não é permitido. - Eliminar documentos: não é permitido eliminar. Apenas anular. O Level 7 é um software de Facturação e gestão comercial desenvolvido a pensar no utilizador iniciante de novas tecnologias. Criado através do uso de tecnologias mais recentes, dispõe de um leque de capacidades muito interessantes. Desenvolvido a pensar na mobilidade do seu utilizador, este software pode ser utilizado em qualquer parte do mundo, permitindo assim que não esteja dependente apenas de um computador. É um software que aborda as principais necessidades da área comercial de uma micro ou pequena empresa, fazendo o controlo de compras, vendas, stocks e contas correntes. Conta com um moderno e intuitivo interface optimizado para utilização via teclado. Permite efectuar actualizações on-line, assim como upgrades e cópias de segurança. Tenha o seu software de facturação sempre disponível e pronto a utilizar. 7

8 Lançar artigos Neste quadro consegue adicionar, editar ou eliminar clientes. Pode efectuar a pesquisa de clientes colocando parte do nome ou o número do cliente e clicar em * (asterisco). 8

9 Preencha todos os campos possíveis e nos vários separadores para ter controlo sobre o artigo introduzido. Pode ainda visualizar no separador de Acumulados, a ultima compra, a ultima venda e preços médios. No separador Stocks pode consultar os valores de stock pelos vários armazéns. Pode ainda criar um artigo composto por vários outros, de modo a que esse artigo seja vendido e automaticamente a aplicação dê baixa dos artigos que o compõem. Tabelas Para que possa atribuir uma família de produtos e ou uma sub-família dos mesmos, clique em Tabelas, Artigos e seleccione a opção desejada. Poderá agora adicionar ou remover as famílias ou sub-famílias de produtos. Famílias 9

10 Famílias Sub-Famílias 10

11 No menu de Tabelas, pode adicionar espaços fiscais e adicionar taxas de IVA à medida que estas vão sendo alteradas. Pode também criar Eco taxas sempre que forem necessárias e adicioná-las ao artigo em questão, no separador de eco valores. 11

12 Em Tabelas pode adicionar Armazéns de localização dos artigos da sua empresa. Neste submenu pode criar novas séries de facturação. 12

13 Criar Clientes e Fornecedores Clientes 13

14 Fornecedores 14

15 Documentos de Venda e de Compra Clique em criar documento e escolha o tipo de documento que pretende criar. Neste caso, por exemplo, escolhemos a Factura 15

16 Introduza o cliente, os artigos e confirme o documento. Confirme os dados de carga e descarga, caso seja necessário e confirme. 16

17 Escolha a forma de impressão que deseja e clique em Imprimir Neste caso, escolhemos impressão para Ecrã Podemos a partir deste quadro, escolher qual a impressora que queremos utilizar. Podemos escolher uma impressora PDF e criar um ficheiro PDF com a nossa factura. 17

18 Nas compras, ou em documentos de compras, pode criar também os documentos que são enviados pelos seus fornecedores. Clique em criar Documento e seleccione o documento que pretende criar. Elabore o documento da mesma forma como foi recepcionado. Este documento dá entrada dos artigos já lançados em artigos e desta forma dá entrada de stocks dos artigos. 18

19 Contas Correntes de Clientes e Fornecedores Contas Correntes de Clientes Contas Correntes de Fornecedores 19

20 Introduza o número do cliente ou fornecedor que deseja ver a conta corrente Imprima, se desejar. 20

21 Manutenção Este menu destina-se a efectuar limpeza de Ficheiros. Movimentação Neste menu além de podermos aceder aos documentos e às contas correntes, podemos ainda contar com o módulo POS e com Avenças. 21

22 Módulo destinado a clientes que necessitam criar e processar avenças mensalmente. Listagens Neste menu pode consultar listagens de compras, vendas, artigos, clientes, fornecedores, vendedores, utilizadores, imprimir etiquetas e exportar ficheiro Saft-Pt. Listagem de Documentos Emitidos 22

23 Entre datas e por documentos. Com totais de IVA, Retenções e Artigos/Serviços. Imprima Vendas por documento se desejar. Etiquetas (módulo ainda não disponível) 23

24 Exportação SAFT-PT Neste quadro faz a exportação do ficheiro Saft-Pt, com as várias taxas de IVA. Ajuda Actualização On-line 24

25 Regras de certificação O Level 7 é um software de Gestão Comercial certificado pelo Ministério das Finanças. A Best Level, Lda. optou pela certificação do software junto da DGCI de acordo com a Portaria n.º 363/2010, de 23 de Junho, que regulamenta a certificação do software de gestão. O Level 7 passou a ser certificado a partir da sua versão 2,01, a 11 de Agosto de 2011, ao qual foi atribuído o CERTIFICADO Nº ) As regras de certificação introduzidas são as seguintes: a) Impossibilidade de REMOVER ou EDITAR registos de documentos que representem VENDAS FINAIS a clientes (ex: Facturas, Avisos de Lançamento), ou passíveis de serem transformados em vendas finais (ex: Guias, Encomendas). b) Assinatura interna de todos os documentos referidos na alínea a), através de algoritmo de segurança com chave única e confidencial, referenciando sempre o documento anterior (em caso de migração devem ser criadas novas séries de numeração); c) Apresentação automática de um código de controlo de 4 dígitos na impressão dos documentos referidos na alínea a), bem como outras menções legais (devem ser adoptados novos formatos de templates de documentos, ou ajustados os existentes). 25

26 2) Cabe a cada empresa a devida análise atempada do seu enquadramento legal em matéria de certificação e optar por um dos seguintes cenários: a) Migrar para a versão 2,01 ou posterior do Level 7, ficando assim sujeita ás regras descritas no ponto 1; b) Continuar a usar uma versão anterior NÃO certificada. (situação legal apenas no caso da empresa não estar sujeita ao uso de software certificado). A Best Level, Lda. declina toda a responsabilidade pelo uso das suas versões de forma ilegal a partir de 1 de Janeiro de 2011, nomeadamente o uso de licenças provisórias ou internacionais. Legislação (Portal das Finanças): o o o Portaria n.º 363/2010, de 23/06, sobre certificação de programas de facturação versão pdf Especificações e regras técnicas a cumprir pelos programas para os quais é pedida a certificação versão pdf Portaria n.º 1192/2009, de 08/10, com a nova estrutura de SAF-T_PT em vigor desde versão pdf FAQ s Técnicas Configurar aplicação: Ficheiros Configuração Preencher campos Introduzir logótipo: Ficheiros Configuração escolher logótipo a colocar Pagamentos parciais: Doc. Vendas Criar Doc. Recibo colocar o visto na quadro de pago colocar o valor a pagar na coluna seguinte Configurar Documentos Venda: Não é permitido configurar o documento. Impressão de Doc s: Ficheiros Configuração Separador Documentos colocar o número de cópias a imprimir (ex. 3 original/duplicado/triplicado) 26

27 FAQ s Comerciais Adquirir a Aplicação: Basta solicitar por telefone ou correio electrónico e fornecer os dados solicitados para e Comercialização Pode tornar-se revendedor da aplicação Level 7. Contacte-nos através do número ou por correio electrónico para Suporte Envie por correio electrónico ou coloque as suas questões por telefone para os contactos acima mencionados. Contrato O software Level 7 rege-se por um contrato de prestação de serviço mensal, de aluguer, que permite ao cliente dispor de todas as condições mencionadas no mesmo, dependendo do tipo de serviço contratado. Actualizações: Ajuda Actualização On-Line, caso não peça para actualizar quando tenta entrar na aplicação. Contactos e Sugestões Best Level Editores Informáticos, Lda. Avenida Almirante Reis, nº 136 1º Esq Lisboa Correio electrónico ( ): Telefone: (+ 351) Website: 27

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