SOBRE O LIVRO... XVII. 1. Introdução à Gestão de Projetos Definição de projeto Ciclo de vida do projeto... 3

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1 Índice SOBRE O LIVRO... XVII 1. Introdução à Gestão de Projetos Definição de projeto Ciclo de vida do projeto Gestão de projetos Ciclo de vida da gestão de projetos Gestão de Stakeholders Intervenção do gestor de projetos... 8 Conhecimentos e competências gerais do gestor de projetos... 8 Relações interpessoais do gestor de projetos Introdução ao Project Definição de Project Família de produtos Project O que há de novo no Project Primeiro contacto com o Project Visualizações no Project Backstage View (Vista de Backstage) Tabelas no Project Formulário no Project Destaques na alteração do documento Acesso às teclas de atalho Planeamento das Atividades do Projeto Processo de iniciação de um projeto Processo de planeamento de um projeto Definição das propriedades e início do projeto Definição do calendário do projeto VII

2 Microsoft Project 2013 Depressa & Bem Inserção de exceções Criar um novo calendário Definição dos deliverables e das atividades do projeto Deliverables (resultados) Regras de construção da WBS Atividades Auto Scheduled (Agendamento Automático) Manually Scheduled (Agendamento Manual) Atividades sumárias com agendamento automático Atividades sumárias com agendamento manual Atividade sumária do projeto Definição da sequência das atividades do projeto Ligações entre atividades através do formulário Task Information (Informação de Tarefa) Ligações entre atividades diretamente na tabela Entry (Entrada) da visualização Gráfico de Gantt Ligações entre atividades diretamente no Gráfico de Gantt Ligações entre atividades através da barra de ferramentas Ligações entre atividades através do Split da janela Inserção de várias precedências numa atividade Inspecionar uma tarefa Inserção de uma tarefa periódica Inserção de uma Milestone (Marco) Rápida visualização de uma tarefa no Gráfico de Gantt Visualização de todo o Gráfico de Gantt Exercício Exercício Exercício Exercício Planeamento dos Recursos do Projeto Inserção de recursos no documento do projeto Estimativa da duração das atividades através da afetação de recursos VIII

3 Índice Tipos de atividades Inserção da coluna Work (Trabalho) para visualizar o esforço Afetação de recursos Afetação de recursos através da coluna Resource Names (Nomes de Recurso) Afetação de recursos através do formulário Assign Resources (Atribuir Recursos) Afetação de recursos através do Split da janela Afetação de recursos através da visualização Team Planner (Planeador de Equipa) Passar uma atividade sumária de agendamento manual para agendamento automático Afetação de recursos materiais Afetação de recursos do tipo custo Informação da afetação Inserção de constrangimentos nas atividades Resolução de problemas de sobreafetação de recursos Regras para resolver problemas de sobreafetação Ferramentas de nivelamento de recursos Resolução dos problemas de sobreafetação através do Team Planner (Planeador de Equipa) Resolução dos problemas de sobreafetação através do Resource Allocation (Atribuição de Recursos) Resolução manual dos problemas através da distribuição da carga dos recursos Recurso dominante Caminho crítico do projeto Task Path (Caminho de Tarefa) Diminuição da duração do projeto Efetuar Crashing à duração do projeto Efetuar Fast Tracking à duração do projeto Afetação de um recurso com custos diferentes entre atividades Visualização dos custos do projeto Inserção de um custo fixo Visualização dos custos dos recursos Budget Resources (Recursos Orçamento) Exercício Exercício IX

4 Microsoft Project 2013 Depressa & Bem Exercício Exercício Exercício Exercício Personalização do Documento do Project Personalização da visualização Gráfico de Gantt Personalizar as barras do Gráfico de Gantt Gantt Chart Style (Alterar Estilo do Gráfico de Gantt) Formatação através da opção Bar Styles (Estilos de Barra) Formatar apenas uma barra do gráfico Formatar a escala de tempo Personalizar o texto Organizar a informação no projeto Sort (Ordenar) Group by (Agrupar por) Group by (Agrupar por) personalizado AutoFilter (Filtro Automático) Criar novas tabelas A Timeline (Linha de Tempo) Adicionar atividades à Timeline (Linha de Tempo) Adicionar Milestones (Marcos) à Timeline (Linha de Tempo) Personalizar a Timeline (Linha de Tempo) Modificar o texto Modificar a cor das barras Modificar detalhes, datas e zoom Adicionar novas atividades a partir da Timeline (Linha de Tempo) Copiar a Timeline (Linha de Tempo) para outro documento Gravar o documento do projeto como uma imagem Trabalhar com a Backstage View (Vista de Backstage) Exportar informação para o Excel, PDF ou XPS Imprimir o documento X

5 Índice Exercício Exercício Exercício Execução do Projeto Baseline (Plano de Base) Gravar uma Baseline (Plano de Base) Apagar uma Baseline (Plano de Base) Campos que registam o progresso Métodos para registar o progresso do projeto Atualizar as atividades através da visualização Task Usage (Utilização de Tarefa) Afetar horas extraordinárias Esforço para completar a atividade inferior ao planeado Atualizar as atividades do separador Task (Tarefa) Atualizar as atividades pela percentagem Formulário Update Task (Atualizar Tarefa) Atualizar todo o projeto Atualizar as atividades através da tabela Work (Trabalho) da visualização Gráfico de Gantt Atualizar as atividades através do Task Information (Informação de Tarefa) Atualizar as atividades através do Team Planner (Planeador de Equipa) Atualizar as atividades através da tabela Tracking (Controlo) da visualização Gráfico de Gantt Criar uma nova visualização para o registo do progresso do projeto por parte da equipa Exercício Controlo e Encerramento do Projeto Inserir uma Deadline (Data Limite) Comparar custos atuais com custos de planeamento Comparar prazos atuais com prazos de planeamento Comparar o esforço atual com o esforço planeado Inserir indicadores gráficos e fórmulas de análise de performance do projeto XI

6 Microsoft Project 2013 Depressa & Bem 7.6 Introdução à técnica EVM Variâncias da técnica EVM Indicadores de custo e calendarização Indicadores de estimativa no final do projeto Indicadores de estimativa de performance para finalizar o projeto Resumo das fórmulas e indicadores EVM Colocar a Physical % Complete (% Física Concluída) Status Date (Data de Estado) e Progress Lines (Linhas de Progresso) Inserção de dados no Project de forma a utilizar a técnica EVM EVM e a técnica Rolling Wave Controlar o progresso do trabalho da equipa através do Team Planner (Planeador de Equipa) Gestão de relatórios Relatórios pré-instalados Dashboards Relatórios do tipo Resources (Recursos) Relatórios do tipo Cost (Custos) Relatórios do tipo In Progress (Em Progresso) Personalizar relatórios Editar os dados dos objetos Criar um relatório novo Visual Reports (relatórios visuais) Encerramento do projeto Exercício Exercício Exercício Gestão de Vários Documentos de Projeto Otimizar a área de trabalho com vários projetos Gravar um Template Utilizar um Template do Project Importar informação de outra aplicação Importar a estrutura de um ficheiro do Office XII

7 Índice 8.4 Subprojetos Inserir um subprojeto Verificar informação sobre o subprojeto Visualizar os recursos do subprojeto Efetuar links entre projetos Atividades informativas Apagar o subprojeto Projetos globais Partilhar recursos Criar uma Resource Pool (Conjunto de Recursos) Utilizar a Resource Pool (Conjunto de Recursos) em projetos Abrir um projeto que utilize a Resource Pool (Conjunto de Recursos) Afetar a Resource Pool (Conjunto de Recursos) a projetos Adicionar recursos à Resource Pool (Conjunto de Recursos) Sobreafetações na Resource Pool (Conjunto de Recursos) Visualização de recursos partilhados no Team Planner (Planeador de Equipa) Trabalhar com o Organizer (Organizador) Exercício Project Online Definição de Project Online Principais intervenientes no Project Online Primeiro contacto com o Project Online Análise de portefólio Definir os fatores de negócio Definir a prioridade dos fatores de negócio Efetuar uma análise de portefólio Ligar o Project Professional ao Project Online Criar projetos empresa Criar projetos de empresa utilizando o Project Professional ligado ao Project Online Publicar o projeto no Project Online Importar os recursos para o Project Online XIII

8 Microsoft Project 2013 Depressa & Bem Trabalhar com Projetos offline Abrir projetos que estão no Project Online Gerir recursos de empresa Adicionar um recurso de empresa no Project Center Criar uma equipa de projeto no Project Professional A área de trabalho do projeto Gerir os riscos do projeto Gerir a área de problemas do projeto Gerir a área de documentos do projeto Gerir a área de calendários do projeto Gerir a área de Deliverables do projeto News Feed Trabalhar com o Notebook Conteúdo do Site Modificar o Design da página do projeto Trabalhar com as TimeSheets (Folhas de Horas) Preencher a folha de horas Single Entry Mode (Modo de Entrada Única) Aprovar a folha de horas Trabalhar com a Área Tasks (Tarefas) Registar o progresso de uma atividade Aprovar o progresso de uma atividade Trabalhar com Status Reports (Relatórios de Estado) Business Intelligence Timeline (Linha de Tempo) do Project Web App Serviços de Excel Atualizar os dados do relatório Partilhar o relatório Editar e criar um relatório nos Serviços de Excel Anexo Operações Rápidas A.1 Início do Projeto XIV

9 Índice Definir a data de início do projeto Definir o horário de trabalho Fazer Split no ecrã A.2 Atividades Criar uma atividade sumária Criar a atividade sumária de todo o projeto Modificar o tipo de atividade Criar uma Milestone (Marco) Verificar as causas que afetam uma atividade Definir atividades de agendamento manual Definir atividades de agendamento automático Definir o modo de agendamento predefinido para as novas atividades Verificar o caminho crítico e as margens das atividades Criar um constrangimento Colocar uma atividade como inativa Visualizar o caminho de uma tarefa (Task Path) A.3 Recursos Inserir recursos no projeto Alterar informação dos recursos Afetar recursos a atividades Afetar recurso com custo diferente por atividade Visualizar o plano de intervenção da equipa no Team Planner (Planeador de Equipa) Resolver problemas de sobreafetação A.4 Personalização Alterar as barras do Gráfico de Gantt Alterar a cor de fundo das células Criar uma nova tabela Adicionar atividades à Timeline (Linha de Tempo) Copiar informação para uma aplicação do Office A.5 Execução Gravar uma Baseline (Plano de Base) Inserir Actual Start (Início Real), Actual Finish (Conclusão Real), Actual Duration (Duração Real) e % Complete (% Conclusão) XV

10 Microsoft Project 2013 Depressa & Bem Recalendarizar o trabalho incompleto A.6 Controlo Inserir Deadline (Data Limite) Controlo de custos Controlo de prazos Controlo de esforço Inserir fórmulas e indicadores gráficos Calcular o Earned Value (Valor Ganho) através do Campo Physical % Complete (% Física Concluída) Inserir uma Progress Line (Linha de Progresso) com o Status Date (Data de Estado) do projeto EVM e a técnica Rolling Wave Aceder aos relatórios gráficos Aceder aos Visual Reports (Relatórios Visuais) A.7 Gestão de vários documentos de projeto Inserir um subprojeto Partilhar recursos Trabalhar com o Organizer (Organizador) A.8 Project Online Efetuar uma análise de portefólio Criar projetos de empresa através do Project Professional Criar uma equipa de projeto no Project Professional Ativar a utilização do Excel Web App nos relatórios do Project Online Glossário de Termos Português Europeu/Português do Brasil Bibliografia Índice Remissivo XVI

11 Sobre o Livro Este livro, composto por nove capítulos de leitura fácil, apresenta-nos as principais funcionalidades do Project Apesar de esta obra estar desenvolvida com base na versão inglesa do Project, ao longo dos seus capítulos encontrará também os comandos em português, logo a seguir aos comandos em inglês, dentro de parênteses. Exemplo: Task (Tarefa). Todo o livro está profusamente ilustrado de forma a tornar a aprendizagem mais rápida e apelativa. A sua estrutura foi desenvolvida de forma a simular, através de um exemplo prático, os passos necessários para iniciar, planear, executar, controlar e encerrar um projeto. Após a simulação do ciclo de vida da gestão de projetos, o utilizador pode verificar os métodos para efetuar análises de portefólios e uma gestão integrada de projetos no Project Online (versão cloud do Project Server). O utilizador pode acompanhar todas as operações apresentadas no livro através dos ficheiros disponibilizados no site da editora, em No final de cada capítulo estão presentes exercícios de consolidação de conhecimentos e de aplicação de algumas técnicas de Gestão de Projetos. No capítulo 1 é feita uma pequena introdução à Gestão de Projetos. Esta introdução serve para o leitor ficar familiarizado com alguns conceitos da área. No capítulo 2 é feita uma introdução ao Project. Esta pequena introdução é importante para o leitor conhecer a estrutura do Project No capítulo 3 é apresentada a intervenção do Project nos processos de iniciação e de planeamento das atividades de um projeto. É demonstrada a forma como o Project 2013 veio facilitar a estimativa Top-down e a técnica Rolling Wave através da inserção de atividades com agendamento manual. No capítulo 4 é abordado o planeamento dos recursos do projeto. Através do conteúdo deste capítulo, o utilizador conseguirá determinar o que deve ser feito, quando, por quem, em que quantidade e a que custo. No capítulo 5 é abordada a personalização das várias visualizações do Project e a forma de trabalhar com a Timeline (Linha de Tempo), uma poderosa funcionalidade que permite uma visualização em forma de gráfico bastante útil para uma análise generalizada do cronograma do projeto e para uma distribuição eficaz de informação aos stakeholders do projeto. No capítulo 6 é explicada a intervenção do Project na execução do projeto. Será aprofundado o conceito de Baseline (Plano de Base) e a forma como o utilizador pode registar o progresso do projeto no Project. No capítulo 7 são descritas as técnicas para as fases de controlo e de encerramento do projeto, com especial enfoque na técnica Earned Value Management. Neste capítulo é apresentado o novo motor de relatórios do XVII

12 Microsoft Project 2013 Depressa & Bem Project 2013, que representa uma grande evolução em relação a todas as versões anteriores. O utilizador vai verificar como é mais fácil criar poderosos relatórios gráficos e distribuí-los pelos stakeholders do projeto. No capítulo 8 é referida a gestão de vários documentos de projetos com o Project como produto isolado, que tem como objetivo otimizar o trabalho com vários ficheiros e diminuir a repetição de operações. No capítulo 9 é feita uma introdução às principais funcionalidades do Project Online (versão cloud do Project Server) na visão do gestor de projetos. Com a introdução do Project Online, agora qualquer empresa pode ter um espaço para gerir de forma integrada os seus projetos sem necessidade de instalação de hardware ou software. Neste capítulo é, ainda, abordado o processo de análise de um portefólio de projetos, baseada em fatores estratégicos da organização, constrangimentos de custos e recursos. É explicada a forma como o Project Professional pode colaborar com o Project Online e como se pode criar o site do projeto. São também apresentadas as ferramentas de Business Intelligence, como por exemplo a criação de dashboards. Por último, este livro integra um glossário que tem como objetivo proporcionar ao utilizador um acesso rápido a um conjunto de comandos, funcionalidades e outros termos técnicos relacionados com o Project que, tendo como base a versão inglesa, acrescenta as correspondências para o português europeu e para o português do Brasil. Nota do Editor Este livro encontra-se escrito ao abrigo das regras de ortografia aprovadas pelo Novo Acordo Ortográfico de No entanto, ao longo da obra, o leitor poderá encontrar em algumas figuras termos escritos na antiga ortografia, que foram mantidos para respeitar as capturas de ecrã efetuadas. Convenções Gráficas NOTA: Sempre que necessário, aparecem pequenas notas com a descrição complementar sobre o assunto tratado nessa secção. Não sendo obrigatórias para a execução de uma tarefa, as notas fornecem esclarecimentos adicionais. DICA: Sempre que aparecer esta apresentação gráfica, isso significa que são fornecidas ao leitor dicas, isto é, informações úteis e complementares sobre a matéria que, essencialmente, permitem tornar as tarefas mais fáceis. XVIII