CARTILHA A.B.F. CANAIS DE RELACIONAMENTO NO SISTEMA DE FRANQUIA

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1 CARTILHA A.B.F. CANAIS DE RELACIONAMENTO NO SISTEMA DE FRANQUIA 1. INTRODUÇÃO O Sistema de Franquia pressupõe uma parceria entre Franqueador e sua rede de Franqueados, visando benefícios recíprocos. Nesta linha, a evolução deste sistema de negócios vem, ainda, destacando a importância de se cuidar de um requisito essencial para seu sucesso: o bom e eficiente relacionamento entre franqueador e Franqueados. Assim, diversas alternativas de integração da rede vêm surgindo, visto que o relacionamento ideal não é decorrência do acaso, mas sim algo construído. Tais ferramentas, historicamente, vêm surgindo por motivos variados, isto é, desde o agrupamento de franqueados insatisfeitos, em busca de um canal de comunicação direto com o Franqueador; até Conselhos de Franquia, criados por iniciativa da própria Franqueadora. Passamos, assim, a exemplificar alguns formatos de agrupamento de integrantes de redes de franquias, os quais possuem formatação, estratégias, causas e efeitos diversos: a. Conselho da Franquia: uma alternativa de integração da rede (Franqueadora e Franqueados). Trata-se de um grupo sem personalidade jurídica, reunido mediante regras pré-estabelecidas para debate e sugestões de aprimoramento de seu sistema de Franquias. Seu caráter é consultivo, sendo suas sugestões, quando houver, encaminhadas à Franqueadora, que tem a decisão final sobre os assuntos tratados; b. Comitês Consultivos: criado por iniciativa de um grupo de Franqueados ou da própria franqueadora, com o objetivo de reunir opiniões, documentos, dados e estratégias sobre um determinado assunto ou objetivo específico. Exemplos: comitê de Marketing; de Produtos, etc; c. Reuniões e Convenções: metodologia de encontro para compartilhamento de informações e estratégias.

2 QUADRO COMPARATIVO Modelo Conselho de Franquia Comitês Convenções Principais Características - Sem personalidade jurídica - Via de regra é consultivo (não deliberativo) - encontros periódicos - grupo de participantes que configure representatividade da - multiplicidade de temas - Participação do Franqueador - Sem personalidade jurídica - Via de regra é Consultivo (não deliberativo) - encontros periódicos - menor grupo de participantes - um tema específico - Participação do Franqueador - Comunicação Unilateral com possibilidade de entrosamento - periodicidade reduzida Por serem modalidades de instrumento de relacionamento, a escolha da ferramenta adequada, assim como o efetivo interesse em sua criação ou o momento de sua constituição, poderão depender: (i) da maturidade da rede; (ii) de seu tamanho; (iii) de sua distribuição geográfica; (iv) perfil do franqueador e da rede de franqueados; (v) tempo de existência do sistema, entre outras características. A opção por uma ferramenta, fundamentada em um único propósito, sem a visão global da rede ou, em momentos de ansiedade, sem um planejamento estratégico, tendem a acarretar na perda de efetividade ou, até mesmo, em prejuízo ao almejado relacionamento. Muitas vezes, por exemplo, a adoção de um comitê específico ou de simples reuniões programadas é suficiente para a gestão de um objetivo específico, detectado como real ponto de interesse e de conflito da rede. Outros objetivos demandam uma estrutura com outras regras e composições. Uma vez decidida pela adoção de um dos canais de relacionamento, há que se estudar, também de forma profissional e estratégica, as correspondentes princípios de funcionamento, eleição de membros, atribuições, formalidade e outros. Somente após deverá ser redigido o documento (por exemplo: estatuto, regulamento, etc.) que o formalizará. Vale lembrar que, de uma forma geral, os canais de relacionamento não tem personalidade jurídica. Seu intuito é de mera ferramenta procedimental de integração e relacionamento. Portanto, não há que se falar em titularidade de contas bancárias ou

3 gestão de recursos financeiros ou outras atribuições que demandem registros em órgãos competentes. Assim, em resumo, verifica-se que os agrupamentos nas redes de franquia; assim como as ferramentas para compartilhamento de informações ou ações estratégicas, devem fazer parte da gestão da rede de franquia, a qual não prescinde, em qualquer dos casos, de um planejamento e estudo aprofundado para a tomada de decisão. Compartilhamos a seguir algum detalhamento da constituição e funcionamento de um Conselho de Franquia, e alguns exemplos da prática que vem sendo adotada por algumas redes de franquia no relacionamento com seus franqueados. CONSELHO DE FRANQUIA Conceito O Conselho de Franquia é uma alternativa de integração da rede (Franqueadora e Franqueados). Trata-se de um grupo sem personalidade jurídica, reunido mediante regras pré-estabelecidas para debate e sugestões de aprimoramento de seu Sistema de Franquias Principais Características O Conselho de Franquia não está definido em lei. É criado por iniciativa da Franqueadora, que participa de todas as reuniões, tendo em vista que o Conselho é um canal de relacionamento entre a Franqueadora e sua rede de Franqueados. O Conselho facilita a atuação em conjunto, de forma que os Franqueados possam contribuir na definição de estratégias, colaborando no aprimoramento de produtos e serviços. Salvo disposição expressa em contrário, seu caráter é consultivo, sendo suas sugestões encaminhadas à Franqueadora e esta delibera e tem a decisão final sobre os assuntos tratados. Por ser um instituto sem personalidade jurídica, não tem efeito perante terceiros estranhos à rede de franquia, portanto não podendo ser titular de contas bancárias ou fazer gestão de recursos financeiros ou outras atribuições que demandem registros em órgãos competentes Constituição

4 A constituição se dará com a adesão da Franqueadora e dos Franqueados a um Regulamento/Estatuto, mediante assinatura de termo apropriado. Os Franqueados que ingressarem na rede após a criação do Conselho, poderão ser obrigados a aderir ao Conselho, quando da assinatura do Contrato de Franquia, se este assim estabelecer Conteúdo O Estatuto/Regulamento deve representar aquilo que, na prática, seja viável e efetivo. Antes de sua redação, a Franqueadora deve ponderar tanto a operacionalidade das reuniões e demais procedimentos, quanto as regras para sua efetividade. Sendo assim, cada rede terá seu regulamento, cujo conteúdo representará o estudo e resultado de sua formatação. Recomendamos, no mínimo, as seguintes matérias: i. Constituição e Denominação. ii. Atribuições do Conselho, como por exemplo: a. se deliberativo ou consultivo; b. instaurar e propiciar o processo de comunicação entre Franqueadora e rede de Franqueados; c. eventual detalhamento, como, por exemplo (e apenas como exemplo): i. Sugerir ações de marketing para uso dos recursos financeiros do fundo correspondente; ii. Sugerir novos produtos e ou serviços para a rede; iii. Recomendar temas para cursos e treinamento para a rede; iv. Recomendar novas atuações para o consultor de campo; v. Ser porta voz dos franqueados que os membros do comitê representam. iii. Composição/Representatividade, sendo que aconselhamos considerar, por exemplo: a. Representante de grupo de franqueados por tamanho, maturidade, região, etc.; b. Regras para elegibilidade, incluindo estar adimplente com todos os contratos e eventuais aditivos assinados, tempo na rede, etc.; c. Eventual possibilidade da Franqueadora indicar/sugerir ou vetar nomes de Franqueados; d. Representante da Franqueadora.

5 iv. Eleição e assuntos correlatos, como: a. Critérios de convocação, votação, etc.; b. Prazo do mandato; c. Causas e procedimento para afastamento temporário ou definitivo (destituição do cargo/exclusão), substituição, suplentes, etc.; d. Atribuição dos membros; v. Procedimentos: a. Periodicidade e formato das reuniões (presença física, vídeo conferência, durante as convenções, outros); b. Critério de convocação e pauta das reuniões; c. Quórum de instauração da reunião e votação dos assuntos; d. Publicidade dos atos; e. Receitas e despesas relacionadas às reuniões e eventuais outros atos Efeitos Sendo a Franqueadora responsável por ditar as políticas da rede, por instrumento contratual (Contrato de Franquia), todos os Franqueados, tenham aderido ou não ao Conselho, deverão atender às deliberações da Franqueadora (evidentemente desde que não impliquem em alterações de regras contratuais). A vantagem da existência do Conselho está na possibilidade de se munir a Franqueadora de contribuições dos Franqueados, antes que as politicas sejam definidas.

6 Anexo Exemplos citados durante Café da Manhã ABF realizado em (não são modelos ou sugestões são exemplos) 1. Rede de Franquia com +ou- 100 unidades: Possui Conselho de Marketing Foco nas ações de marketing da rede, mas pode abordar outros assuntos Mecânica: Eleição em convenção de 2 em 2 anos. 4 encontros anuais com duração de 1 dia, com os custos pagos pelo fundo de propaganda 5 participantes + franqueadora por região (sul sudeste norte nordeste centro) um dos conselheiros é o tesoureiro 2. Rede de Franquia com 24 unidades: Não possui conselho e sim comitês para assuntos específicos: Tecnologia, Gestão e Marketing Mecânica: Comitê de MKT se encontra a cada 2 meses Reuniões via teleconferência Franqueadora faz um vídeo para toda a rede avisando sobre a reunião e pedindo para enviar sugestão de temas

7 O comitê é formado por 5 participantes, mas a rede toda pode acompanhar on line Eleição em convenção de 2 em 2 anos. As contas do fundo ficam disponível on line para todos 3. Rede de Franquia com 54 Unidades: Mecânica: Não possui conselho e sim comitê de marketing. 7 franqueados, 2 da franqueadora e agência Eleição feita em encontros de franqueados Para se eleger precisa estar sem débitos e ter noção de marketing, alem de ser franqueado há mais de 2 anos Em geral os encontros acontecem a cada 2 meses Custos de translado são arcados pelo próprio franqueado, algumas vezes feito por vídeo/tele-conferência Muda o comitê a cada ano