be on top of your chain DMS Eye Peak Distribuição
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- João Pedro Martini Figueira
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1 be on top of your chain DMS Eye Peak Distribuição 1
2 Índice 1. O QUE É? AJUDA QUEM? RESOLVE O QUÊ?... 7 Pilar da Conformidade, Controlo, Eficiência e Responsabilização... 7 Pilar da Produtividade e Rentabilidade RESOLVE COMO? QUAIS OS GANHOS? QUAL A JUSTIFICAÇÃO DO INVESTIMENTO? Mais eficiência e maior redução de custos: Mais eficácia e mais produtividade: Mais rentabilidade dos capitais investidos:
3 1: O QUE É? A logística moderna da distribuição exige uma visão de 360⁰ a cada momento da gestão do seu ciclo de vida. O DMS Eye Peak Distribuição oferece todos os indicadores necessários em tempo real para tomadas de decisão. Que importa o problema se temos a solução? A atividade de distribuição procura a redução de custos operacionais sem comprometer a qualidade do serviço. Por isso, o DMS Eye Peak Distribuição é a extensão natural do seu negócio, porque é possível fazer mais por menos. 2
4 1. O QUE É? O DMS Eye Peak Distribuição é a solução para quem procura um conjunto abrangente de funcionalidades no âmbito da gestão da distribuição. Este produto é parte activa de todos os momentos cruciais do ciclo de vida das operações levadas a cabo, assegurando uma visão de 360⁰ desde o pedido de serviço pelo cliente, até ao seu fecho, passando pelo processamento automático e integrado de todos os dados e documentos relevantes. Aqui engloba-se o picking, meios de transporte, equipas alocadas, rotas, faturação e recebimentos. Um dos trunfos do DMS Eye Peak Distribuição é o facto de recorrer a processos estruturados e optimizados, bem como a tecnologias avançadas que permitem igualmente ao cliente, de forma simplificada e remota, registar o seu pedido de serviço, acompanhar o seu desenvolvimento e ainda pronunciar-se sobre o nível de satisfação. Como consequência natural, por um lado, possibilita a visualização em tempo real do negócio como um todo e, por outro, possibilita respostas rápidas e ágeis sempre a pensar no cliente, aportando benefícios claros tais como mais produtividade do pessoal, reforço das vantagens competitivas e economia dos custos das operações. 3
5 2: AJUDA QUEM? A ocorrência de erros origina o aumento dos custos. Um campo visual mais alargado possibilita uma visão periférica mais abrangente. Eis o elemento perfeito para qualquer gestor ou operacional poder decidir melhor. O compromisso assumido junto dos seus clientes não pode ser beliscado. Por isso, vários processos de monitorização e localização estão disponíveis sempre que necessário. O DMS Eye Peak Distribuição ajuda-o na gestão da sua cadeia de abastecimento de fio a pavio. 4
6 2. AJUDA QUEM? O DMS Eye Peak Distribuição ajuda profissionais que tenham como mote e objetivos associados ao desempenho da sua atividade o incremento da produtividade dos seus colaboradores, a redução de custos operacionais e a rentabilização dos investimentos efetuados em activos corpóreos da sua empresa. O DMS Eye Peak Distribuição responde às necessidades das mais diversas naturezas de qualquer empresa de distribuição. Para tal, recorre a três instrumentos essenciais, designadamente: (1) processos operacionais e de gestão da distribuição alicerçados num software de vanguarda; (2) cartões de cliente com informação restrita e digital; (3) terminais portáteis com leitura tanto por código de barras, como por cartões de banda magnética. De entre outros, destacam-se os profissionais dos seguintes domínios de actividade de controlo e de planeamento operacional: Serviços de estafetas; Serviços de reabastecimentos de bens perecíveis junto de pontos de venda e/ou de vending ; Serviços de entregas ao domicílio (consumidor final) Serviços de distribuição de revistas e de jornais; Serviços postais regulares e/ou expresso. 5
7 3: RESOLVE O QUÊ? A ansiedade e o receio de que algo não corra como previsto não cabem no DMS Eye Peak Distribuição. É o porto seguro da sua actividade. Acedendo a todas as informações em tempo real, qualquer um dos players envolvidos controla o estado exacto da realização de um serviço. 6
8 3. RESOLVE O QUÊ? As funcionalidades tradicionais de gestão de distribuição normalmente disponíveis e associadas num contexto de um ERP, centradas iminentemente na gestão e controlo à saída do armazém acabam por se revelar insuficientes e falham no objetivo essencial que é a gestão do ciclo de vida completo associado ao serviço de distribuição e em simultâneo disponibilizando uma visão global de 360⁰ sobre todos os aspectos cruciais do negócio. O DMS Eye Peak Distribuição integra processos e funcionalidades específicas, disponibilizando informações em tempo real para que seja possível a todos os intervenientes conhecer a evolução dos pedidos, independentemente das fases do processo em que se encontrem. A facilidade de importação, exportação e processamento automático da informação são aspectos importantes da solução que permitem obter ganhos e benefícios de destaque. Pilar da Conformidade, Controlo, Eficiência e Responsabilização Domine os principais fatores que agravam os custos com as comunicações; Domine e processe electronicamente todas as informações relativas a entregas; Domine os principais factores que originam entregas deficientes e devoluções; Emita de forma automática documentos de serviço. Planeie o seu negócio com base em dados detalhados; Automatize e organize todos os processos relacionados com a gestão dos serviços; Controle em tempo real todos os momentos cruciais associados aos serviços a prestar. 7
9 Pilar da Conformidade, Controlo, Eficiência e Responsabilização O que desconhece Como controlar o fluxo de encomendas? Como controlar os custos e reduzir o orçamento? Qual a situação da mercadoria? Por que razão a mercadoria não foi entregue? Como controlar e combater as inconformidades? Qual o nível de satisfação dos clientes? O que precisa de saber e de fazer Criar serviços na aplicação de back office ; criar serviços no módulo Web; acompanhar a evolução do serviço e disponibilizar a informação em tempo real ao cliente; dispor de relatórios de apoio à gestão. Planear as entregas e respetivas rotas; planear a alocação dos meios necessários; planear custos e assegurar tesouraria. Implemente a tecnologia track-and-trace nas rotinas de gestão diária da mercadoria recebida e/ou entregue; registo automaticamente os dados da mercadoria/entregas no sistema central; confirme quer as recolhas de mercadorias, quer as entregas de serviço com notificação através de correio eletrónico; controle o estado do serviço (entregue; entregue condicionalmente; satisfeito parcialmente, pendente; atrasado) Disponha de alertas na ocorrência de anomalias na entrega; processe automaticamente o registo de anomalias e disponha de informação em tempo real; Processe automaticamente e com rigor todas as informações associadas ao serviço e à mercadoria; digitalize automaticamente todos os documentos; disponha da capacidade de rastreabilidade. Disponha de mecanismos simples e automáticos para que os clientes possam avaliar o serviço prestado e rapidamente obter relatórios e agir em conformidade. Pilar da Produtividade e Rentabilidade Disponibilize a informação atualizada ao cliente sobre o estado em que se encontra o seu pedido; Identifique de forma unívoca cada serviço e siga o curso da origem até a confirmação de entrega; Negoceie serviços com base em dados factuais e de confiança; Reduza os tempos de espera e também os prazos de execução do serviço de entrega; Com os mesmos meios realize mais serviços. 8
10 Pilar da Produtividade e da Rentabilidade O que desconhece Como promover e gerir a produtividade dos funcionários? Quem está em melhores condições de efetuar o serviço? Como melhorar a eficiência e eficácia das operações? Como fidelizar os seus clientes? Como ser mais flexível e ágil em prol de uma maior rentabilidade dos investimentos? O que precisa de saber e de fazer Defina critérios de remuneração em função dos níveis de desempenho (rapidez de execução; proactividade; eficácia de execução do serviço; menos devoluções) Planeie as entregas e respetivas rotas; atribua os serviços às equipas com base nos critérios de alocação; planeie a alocação dos meios necessários; defina círculos de intervenção por equipas em função de distâncias a percorrer, pelo número de solicitações e tempos de resposta. Adeque os seus serviços de entregas com base na análise de padrões e das taxas médias de ocupação dos elementos das equipas de entregas, dos custos médios por serviço/cliente ou por equipa; Disponha de um portal Web através do qual os seus clientes podem efetuar pedidos, acompanhar a sua evolução, manifestar a sua opinião sobre a qualidade do serviço e também apresentar sugestões de melhoria. Defina uma estratégia de subcontratação, negoceie prazos de resposta e aplique a sua estratégia de remuneração variável em função dos níveis de desempenho dos funcionários subcontratados. 9
11 4: RESOLVE COMO? A tecnologia ao serviço de uma actividade afiança a sua qualidade. O DMS Eye Peak Distribuição é esse garante com o leque de possibilidades que oferece. Tanto o trabalho de bastidores como o trabalho no terreno fica bastante facilitado, sendo o DMS Eye Peak Distribuição a extensão dos cuidados aplicados a cada serviço. 10
12 4. RESOLVE COMO? O DMS Eye Peak Distribuição disponibiliza um conjunto de funcionalidades necessárias para o controlo efetivo da distribuição, respondendo aos mais diversos imperativos, nomeadamente: Gerir o negócio em tempo real, segundo uma perspetiva de visão de 360⁰ e de controlo absoluto do ciclo de vida das operações desde o ponto de recolha (dispatcher) até ao ponto de entrega (cliente); Rigor associado ao processamento automático de toda a documentação relativa à atividade (guias de remessa; confirmação de serviço prestado); Manter o cliente informado com a disponibilização via Web de dados atualizados e fidedignos; Gestão eficaz das cobranças; Gestão e controlo das equipas encarregadas dos serviços de entregas. Para este efeito específico o DMS Eye Peak Distribuição dispõe de dispositivos móveis de leitura rápida de códigos de artigos individualmente, de pacotes, de documentos, entre outros, dados estes automaticamente transferidos para o sistema central via radiofrequência, facilitando e simplificando o trabalho administrativo ao nível do back office e também junto dos operacionais: as equipas das entregas. 11
13 Responsáveis / Papéis Gestão global da cadeia de distribuição Gestão da relação com o cliente Planeamento, gestão de serviços e controlo operacional Recursos disponíveis Painéis de indicadores diversos de controlo de todo o ciclo de vida dos processos end-to-end associados à distribuição; listagens de rankings; listagens de exceções; listagens de padrões; Relatórios de níveis de satisfação dos clientes; relatórios de inconformidades; relatórios de sugestões de melhoria; relatório de análise de desempenho da plataforma CRM Web - front end para o cliente. Planos das operações e dos serviços a realizar; mapas de definição de zonas e de atribuição das equipas associadas; relação das equipas subcontratadas; listagens de exceções; relatório diários das operações e dos serviços concretizados; relatório de desvios; relatório de alarmes; relatório de custos; relatório de custos por equipa; relatório de meios ocupados ou não utilizados. Execução dos serviços de distribuição Relatório da atividade realizada; relatório da documentação processada e das tarefas realizadas (guias de remessa, guias de transporte, recebimentos, faturas, registos de confirmação de serviço realizado). 12
14 5: QUAIS OS GANHOS? Particularidades nunca serão um problema, já que o DMS Eye Peak Distribuição fará sempre parte da solução. A flexibilidade do DMS Eye Peak Distribuição permite-lhe uma resposta imediata e à altura sem olhar ao contexto. 13
15 5. QUAIS OS GANHOS? As circunstâncias mudam, os contextos alteram-se. A pensar nas evoluções permanentes a que as empresas estão sujeitas o DMS Eye Peak Distribuição apresenta-se com uma enorme flexibilidade e escalabilidade o que lhe permite facilmente dar resposta a alterações conjunturais. A pensar em si, destacamos alguns dos aspetos onde o DMS Eye Peak Distribuição acrescenta valor efetivo no seio da sua organização: Maior rapidez e rigor na obtenção da informação e sua disponibilização aos clientes; Maior fiabilidade e controlo da informação recolhida; Maior profissionalismo por parte dos funcionários e rentabilização da mão -deobra, graças a uma maior rapidez e fiabilidade do trabalho; Acesso à informação em tempo real e a qualquer momento; Possibilidade de crescimento da empresa sem alterações da solução; Criação de novos processos com grande facilidade; Adaptação dos processos da empresa às necessidades dos clientes (e não o inverso) Adicionalmente destacam-se os seguintes principais ganhos e benefícios: 14
16 Ganhos e Benefícios Gestor Global Visão global 360⁰ de toda a cadeia de distribuição Aumento da produtividade das equipas do terreno; Valorização e reforço da imagem da empresa no exterior; Capacidades de gestão da complexidade associada à logística da distribuição sofisticada; Flexibilidade para aumentar ou diminuir os recursos rápida e facilmente para coincidir com as flutuações do mercado recurso a subcontratos; Implementações rápidas; Configurações simples e actualizações sem problemas; Baixo custo e maior rentabilidade do investimento. Ganhos e Benefícios Gestor de Cliente Gestão da relação e da fidelização Aumento da qualidade do serviço e dos níveis de serviço ao cliente pela via do total controlo sobre o ciclo de vida dos processos associados, designadamente: Notificações de criação e da receção dos pedidos de serviço; Notificações sobre pagamentos, recebimentos, notificações a receber por cliente; Notificações sobre devoluções e/ou fornecimentos parcelares; Notificações sobre entrega de serviços e/ou fechos, provas de entregas, autos de receção; Rastreabilidade permanente e consultas sobre o estado dos serviços; Relatórios multidisciplinares que permitem análises aprofundadas cobrindo as áreas críticas da gestão da relação com o cliente; Reforço da fidelização dos clientes; Lançamento de campanhas de avaliação dos níveis de satisfação; Acompanhamento até à resolução de reclamações. 15
17 Ganhos e Benefícios Gestor da Distribuição Planeamento e controlo de todas as actividades do ciclo de vida da distribuição Mais desempenho nas atividades de gestão da carteira de clientes; de negociação e apresentação de propostas aos clientes; de definição de planos de negócio; de estudos de mercado incluindo a concorrência; de gestão de stocks e das encomendas; de gestão de contratos de prestação de serviços de entregas e de fornecedores; de gestão de capacidade e de definição dos meios adequados à prestação dos serviços, incluindo subcontratação. Neste contexto, são a destacar os seguintes benefícios associados a funcionalidades e/ou a disciplinas de gestão: Planeamento de negócio com base em dados detalhados de contratos de serviços a prestar e por parte de prestadores subcontratados (capacidade interna e subcontratada); Definição de zonas de distribuição e de rotas mais económicas (centros de distribuição organizados por códigos postais; zonas de distribuição divididos por intervalos de códigos postais); Alocação de serviços aos executantes em função de critérios econométricos; Planeamento financeiro e de tesouraria, de disponibilidades e de exigências ( cash-flow ); plano de facturação; Definição de políticas de comissionamento e de atribuição de prémios de desempenho; Definição de zonas de distribuição, de zonas comissionadas, de zonas de aplicabilidade das políticas de prémios, em particular: Definição dos perímetros e associação dos respetivos códigos postais para zonas de distribuição e de comissionamentos; Definição dos valores de comissão por cada zona comissionada; Definição dos escalões de quantidade de serviços por zona e atribuição do respetivo valor do prémio a aplicar; Cálculo automático de prémios e comissões a atribuir, incluindo ajustes e registos financeiros; Cálculo automático de faturação por cliente, por zona comissionada, por serviço; Planeamento e controlo de inventários no ponto de recolha e/ou de carga dispatcher por zonas ou por distribuidor; Criação e envio das ordens de carga ao ponto dispatcher e confirmações de cargas; Análise de relatórios de exceções e gestão de incidências (serviços anulados por zonas; serviços incompletos; serviços em atraso); Painéis de controlo em tempo real. 16
18 Ganhos e Benefícios Operacional Executante do Serviço Carga, descarga, distribuição, recolha de mercadorias e processamentos administrativos Maior perceção sobre poupanças de custos e de ganhos associados por via da eliminação de tempos de espera, tempos de execução das actividades e tarefas associadas à recolha de descarga de mercadorias e de processamento de dados e de informações associadas aos serviços realizados. Neste contexto, são de destacar os seguintes aspetos: Confirmação da carga e descarga das paletes no centro de origem e de destino com notificação através de correio eletrónico; Redução dos custos e do tempo consumidos em contatos e de chamadas com clientes; Elaboração de relatórios de serviços; Acesso eletrónico a ordens de serviços a realizar e ao plano e rotas de distribuição; Relatórios de cobranças em atraso e efetuadas; Processamento eletrónico dos fechos dos serviços com envio automático das informações para o sistema central: o o o o o Código do serviço; Local de entrega; Hora exata da entrega; Nome do recetor; Assinatura digital; Relatórios de prestação de contas; o Resumo diário de totais cobrados e de cheques recebidos; Registo de anomalias. 17
19 6: QUAL A JUSTIFICAÇÃO DO INVESTIMENTO? Para quê recorrer a uma caixa de ferramentas se pode resolver tudo apenas com um canivete suíço? O DMS Eye Peak Distribuição é com toda a certeza mais por menos. 18
20 6. QUAL A JUSTIFICAÇÃO DO INVESTI- MENTO? O DMS Eye Peak Distribuição pelo facto de permitir acompanhar o desempenho do trabalho em tempo real levado a cabo nas suas diferentes fases das operações de logística de distribuição traz como recompensa ganhos em termos de eficiência, qualidade e segurança e, ao mesmo tempo, contribui para o aumento da produtividade das equipas e da rentabilidade do investimento De entre outros destacam-se os seguintes tópicos: Mais eficiência e maior redução de custos: Redução dos custos em papel por via da desmaterialização de toda a documentação associada à distribuição, cerca de 90%; Redução de custos de transporte associados ao serviço de entregas por via da redução de anomalias, devoluções, inconformidades, cerca de 15%; Redução de custos administrativos por via da automatização dos processamentos dos dados das operações e de faturação, cerca 70%; Redução de custos de combustível associado à realização do serviço de entregas por via da otimização de rotas e dos critérios que assistem à definição de zonas de entregas e/ou de comissionamento, cerca de 17%; Mais eficácia e mais produtividade: Ganhos por via do maior rigor na gestão e no planeamento das operações de distribuição e subsequente aprovisionamento de mercadorias e de alocação de meios/equipas para assegurar o serviço, cerca de 20%; Ganhos financeiros por via do aumento da taxa média de sucesso e da redução do prazo médio de cobranças/recebimentos da parte dos clientes, cerca de 50%; 19
21 Ganhos por via do aumento da taxa média de realização de serviços de entregas, mais serviços com os mesmos meios, cerca de 15%; Mais rentabilidade dos capitais investidos: Redução de custos fixos por via da gestão de equipas comissionadas (subcontratos) alocadas à realização dos serviços de entregas, cerca de 30%; Redução de custos de imobilizado permanente por via da diminuição dos níveis de exigência em termos inventários em trânsito JIT, cerca de 50%. 20
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24 Angola Rua Kwamme Nkrumah, nº 10-3º - Maianga Luanda Av. Dr. Amílcar Cabral, Ed. Pangeia, Apartado 184 Lubango Tel: (+244) eyepeak@sinfic.com Brasil Rua Blumenau, 1321 Bairro América, Joinville-SC, CEP Rua General Furtado do Nascimento, 740 Conj. 123 Alto dos Pinheiros São Paulo-SP CEP Tel: (+55) eyepeak@sinfic.com Guiné-Bissau Av. Domingos Ramos, nº7 - Bissau Tel: (+258) eyepeak@sinfic.com Moçambique Rua da Argélia, nº 469 Maputo Tel: (+258) Fax: (+258) eyepeak@sinfic.com República Democrática do Congo 57, Av. de la Justice Gombe Kinshasa Tel: (+243) eyepeak@sinfic.com Portugal Estrada da Ponte, nº2, Quinta Grande - Alfragide Amadora Tel: (+351) Fax: (+351) eyepeak@sinfic.com 23
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