GUIA DE DESENVOLVIMENTO DE NOVOS CLUBES

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1 GUIA DE DESENVOLVIMENTO DE NOVOS CLUBES

2 Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes ÍNDICE Por que Organizar um Novo Lions Clube?...2 Escolhendo um Formato para o Clube Etapas para a Formação de Novos Clubes...5 Etapa Um: Determinar Áreas de Oportunidades... 6 Etapa Dois: Desenvolver a sua Equipe de Extensão Etapa Três: Realizar Pesquisa sobre Desenvolvimento Local Etapa Quatro: Promover o Novo Clube na Comunidade...10 Etapa Cinco: Recrutar Sócios Fundadores Etapa Seis: Reunião Informativa Etapa Sete: Reunião Organizacional...18 Etapa Oito: Inscrições para Novos Clubes...19 Descontos de Quotas e Joias de Fundação Disponíveis...20 Etapa Nove: Aprovação da Carta Constitutiva Etapa Dez: Desenvolvimento Contínuo dos Clubes...22 Prêmios pelo Desenvolvimento de Novos Clubes Material de Apoio Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 1

3 Benefícios para o Distrito Há várias razões para formar um novo Lions Clube em seu distrito: Atender às necessidades não supridas em comunidades não atualmente servidas pelos Leões. Atrair famílias, mulheres e jovens a se afiliarem. Inovar e aumentar o quadro social. Aumentar o número de líderes. Termos para busca: Em todo o guia, você verá este ícone e uma lista de termos. Para encontrar mais informações e os materiais dos quais pode fazer o download, digite estes termos na caixa de buscas no website de LCI. A importância da extensão POR QUE ORGANIZAR UM NOVO LIONS CLUBE? Nós servimos. Temos o maior número de voluntários e estamos presentes em mais lugares que qualquer outra organização de serviços voluntários do mundo. Desde 1917, os Lions Clubes vêm oferecendo oportunidades de retribuir às comunidades, ajudando as pessoas carentes. Sempre que um Lions Clube se reúne, os problemas ficam menores. E as comunidades ficam melhores. Isso é porque sempre atendemos às necessidades que identificamos em nossas comunidades e em todo o mundo com integridade e energia inigualáveis. Quando organizamos um novo Lions clube, estamos oferendo aos novos sócios a oportunidade de fazer a diferença no mundo, prestar assistência aos carentes e implementar novos projetos comunitários. Não há limite no número de clubes que podemos fundar nas comunidades. Onde houver necessidades, os Leões estarão prontos para atendê-las. Com o passar dos anos, as necessidades comunitárias aumentaram e, em contra partida, o Lions aumentou a abrangência dos seus esforços humanitários. Cada Lions clube é autônomo, portanto, pode escolher os projetos e atividades que melhor se adequam aos estilos de vida dos sócios e causam maior impacto na comunidade. As seguintes informações oferecem diretrizes básicas para ajudá-lo a organizar um novo Lions clube em sua área: Favor adaptar as estratégias e técnicas conforme necessário para estarem em conformidade com as culturas e tradições locais. Lions Clubs International (LCI) possui muitos recursos disponíveis para ajudar o seu clube. Entre em contato com o Departamento de Operações para Aumento de Sócios e Novos Clubes pelo memberops@lionsclubs.org ou visite o website de LCI ( 2

4 COMO ESCOLHER O FORMATO DO CLUBE O mundo está em constante evolução, e os voluntários de hoje estão procurando por novas formas de se envolverem em questões que são relevantes para que possam servir de maneira adequada, que se enquadre aos vários estilos de vida. Embora os clubes baseados em comunidades façam parte da nossa tradição, percebemos que nem todos gostam deste formato. É por isso que oferecemos vários formatos de clubes para que possa escolher, tais como: Lions Clube Tradicional é um formato ideal para reunir grupos de pessoas dedicadas para que possam efetivamente atender às necessidades comunitárias. Esta opção oferece a flexibilidade de alcançar novos grupos de pessoas e servir um maior número de comunidades. Lions Clubes Universitários destinam-se a estudantes universitários, administradores, professores e ex-alunos de faculdades ou universidades, bem como a outros indivíduos que desejam contribuir com a comunidade. Os sócios servem à comunidade universitária e desenvolvem excelentes habilidades de liderança e empresariais. Além disso, os alunos terão o direito de receber quotas especiais com desconto para suavizar o preço da afiliação. Lioness Lions clubes oferecem às Lionesses atuais e anteriores uma oportunidade de honrarem a sua história no Leonismo e, ao mesmo tempo, usufruírem dos benefícios e privilégios se ser companheiras Leão. Para homenageá-las, as Lionesses recebem crédito pelos seus anos de serviço, sendo reconhecidas com um distintivo especial. Leo Lions clubes oferecem uma transição fácil de Leo para Lions clubes, com o oferecimento de quotas especiais com desconto aos formandos Leo e a seus colegas. Para que um Leo Lions clube seja formado será necessário haver no mínimo 10 formandos Leo. Os Núcleos permitem que um grupo pequeno de pelo menos cinco pessoas formem um Lions clube para que possam imediatamente fazer a diferença na comunidade. Os sócios são Leões afiliados a um clube padrinho, tendo autonomia para escolher seus próprios projetos e atividades. Todos os tipos de Lions clubes que estejam em dia com suas obrigações poderão votar nas convenções de distrito, distrito múltiplo e internacionais, e serão elegíveis aos subsídios de LCIF e aos benefícios oferecidos. Terão também oportunidades de treinamento da liderança e outros benefícios oferecidos a todos os Lions clubes. Lions Clubes Tradicionais Lions Clubes Universitários Programa de Pontes para Lionesses Leo Lions clube Núcleo Clubes de Interesses Especiais Clubes Cibernéticos Lions Clubes Campeões Lions-Quest Lions Clubes Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 3

5 Clubes de Interesses Especiais são constituídos como clubes tradicionais. Você também pode fundar um Lions clube com base em interesses ou circunstâncias especiais. Talvez você tenha um hobby, ou um projeto comunitário ou queira voluntariar com os colegas de trabalho. Se esse for o caso, poderá formar um clube de interesse especial que tenha como enfoque algum elemento que os sócios potenciais tenham em comum. Exemplos de clubes de interesses especiais: Clubes Cibernéticos podem incluir sócios que residem em grandes distâncias geográficas, que se reúnem online para a conveniência de todos. Pelo menos 75% dos sócios fundadores devem trabalhar ou residir no distrito múltiplo onde o clube está sendo formado. Os Lions Clubes Campeões impactam as vidas das pessoas e levam melhorias às comunidades. Tendo como principal enfoque os projetos que servem os atletas das Olimpíadas Especiais, os Lions Clubes Campeões capacitam e desenvolvem comunidades que recebem pessoas com deficiências intelectuais e suas famílias. Solicite ou faça o download de uma cópia do Guia dos Lions Clubes Campeões (EX-547) e o livreto (EX-546) no website de LCI. Lions Quest Lions clube consiste de um programa escolar de LCIF cujo objetivo é fornecer habilidades de vida a estudantes do jardim de infância até o final do curso colegial. Lions clubes de Educadores Lions clubes de Empresários Lions clubes Étnicos Lions clubes de primeiros atendentes Lions clubes de profissionais da área médica Lions clubes de jovens adultos Você também pode fundar um Lions clube com base em interesses ou circunstâncias especiais, como os clubes étnicos. 4

6 ETAPAS PARA A FORMAÇÃO DE NOVOS CLUBES Os novos clubes devem ter como base as necessidades identificadas na comunidade. Assim que identificar uma necessidade, será mais fácil fundar o clube! O processo de fundação de um novo Lions clube leva entre quatro a oito semanas. Se levar mais que oito semanas, os sócios potenciais provavelmente perderão o interesse e desistirão antes do clube ser formalmente organizado. Para manter os sócios em potencial interessados, caso o processo seja muito longo, considere organizar um núcleo para que os projetos sejam realizados e o processo de recrutamento possam continuar entre os novos associados. Quando o núcleo atingir a marca de 20 sócios, ele poderá ser convertido em um novo clube. As estatísticas mostram que você pode aumentar a sustentabilidade do clube em 70% se ele for formado com 25 ou mais sócios. Organize um novo clube Núcleo Para fundar um novo Lions clube, será necessário haver: 20 ou mais sócios fundadores Um clube, divisão, região, gabinete de distrito ou comitê de distrito padrinho Pedido de emissão da carta constitutiva e informe de sócios fundadores preenchidos Aprovação do governador do distrito Joia de fundação e formulários de certificação pertinentes Para organizar um núcleo, será necessário haver: No mínimo cinco sócios no núcleo Eleger o presidente, secretário e tesoureiro do núcleo Um clube patrocinador e um representante do núcleo Informar ao seu governador de distrito Formulário de notificação preenchido Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 5

7 ETAPA UM: IDENTIFICAR ÁREAS DE OPORTUNIDADES Identificar uma necessidade e atendê-la Elaborar uma lista de comunidades em seu distrito que poderiam se beneficiar do novo clube. Incluir duas comunidades onde não existam Lions clubes que poderiam se beneficiar com a formação do clube. Considere o seguinte: Tamanho da população Atuais clubes de serviços e organizações comunitárias Possibilidade de projetos locais e benefícios para a região Grupos de pessoas que não estão sendo recrutadas presentemente pelos Lions clubes existentes Jovens profissionais, mulheres, grupos étnicos e outros grupos não representados Local do Lions clube patrocinador mais próximo Experimente isto: Imprima um mapa do distrito e marque os locais onde existem clubes, colocando um ponto sobre essas áreas. Desta maneira você poderá ver claramente as comunidades não atualmente servidas pelos Leões. Você pode indicar onde os Lions clubes estão localizados usando o Encontre um Clube que é um sistema de busca no website de LCI ( 6

8 ETAPA DOIS: FORME A SUA EQUIPE O desenvolvimento dos novos clubes deve ser feito em equipe, assim assegurando o sucesso do recrutamento e dos clubes também. Os membros da equipe devem trabalhar arduamente, assumindo o compromisso de desenvolver o novo clube mostrando paixão em ser Leão. Os seguintes companheiros Leões serão instrumentais no desenvolvimento do novo clube. Coordenador Distrital da Equipe Global de Aumento de Sócios (GMT) Um coordenador da GMT é nomeado em seu distrito para oferecer assistência na implementação de estratégias locais para o aumento de associados e para promover iniciativas neste sentido, conforme os clubes necessitam. O coordenador da GLT de distrito também é responsável pela organização do Treinamento do Leão Orientador Certificado e por assegurar a eficaz implementação da orientação dos novos sócios. Equipe de Aumento de Sócios e Desenvolvimento de Clubes Esta equipe é formada pelo coordenador da GMT, primeiro vice-governador de distrito e ainda por um ou dois indivíduos cujo enfoque seja o desenvolvimento de novos clubes e dos clubes existentes. Essas pessoas possuem a experiência necessária e o desejo de ajudar a fundar um novo clube, estando cientes dos recursos disponíveis na sede de Lions Clubs International. Leão Orientador e Leão Orientador Certificado Os governadores de distrito são incentivados a nomear dois Leões orientadores, de preferência Leões Orientadores Certificados, para orientarem o novo clube em seus dois primeiros anos de existência, para guiar no treinamento dos dirigentes, motivar e apoiar o desenvolvimento do clube. Sócios do Lions Clube Patrocinador Assim que o novo clube é formado, os sócios do Lions clube patrocinador devem trabalhar com o novo clube, garantindo uma orientação apropriada. Quando envolvemos o clube patrocinador no desenvolvimento do novo clube, criamos um sentido de propriedade e orgulho. Qualquer clube em dia com suas obrigações poderá patrocinar um Lions clube em seu distrito. O patrocinador principal deverá ser do distrito pertencente ao novo clube. Entretanto, o co-patrocinador poderá ser de qualquer outra área. Os clubes patrocinadores deverão: Apoiar os Leões Orientadores Verifique se todos os sócios fundadores atendem aos requisitos para se tornarem companheiros Leões Realize uma reunião organizacional abrangendo todos os tópicos Assegure-se de que o clube constituído terá a orientação adequada para fazer parte do Leonismo Co-patrocine a Cerimônia de Entrega da Carta Constitutiva Incentive a participação do distrito Estimule as funções interclubes Ajude na implementação de um plano de aumento e conservação de sócios Ofereça assistência na preparação da agenda para a reunião do clube Ofereça apoio às atividades do clube Auxilie o clube sempre que solicitado Ofereça orientação sem interferir Além disso, o clube patrocinador normalmente compra a flâmula e o martelo do novo clube para serem ofertados na cerimônia de entrega da carta constitutiva. Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 7

9 Assim que a sua equipe for formada, considere dividir os associados nas quatro seguintes subequipes: Responsabilidades Qualidades Líder da Equipe Contato para a Rede de Leões via telefone e . Faça uma pesquisa sobre os líderes principais. Marque uma reunião com os líderes. Organizado Exímio em tecnologia Bom comunicador por telefone Sabe escrever bem Equipe de Campo Desenvolver um plano para contato com os principais líderes empresariais na comunidade. Visite os líderes empresariais convidando-os a participar da reunião informativa. Afixe folhetos informativos em locais visíveis e em empresas. Social Aparência profissional Sabe pensar rápido Fortes habilidades interpessoais Equipe Local Desenvolver um plano de contato com os membros da comunidade. Estabelecer estações promocionais na comunidade. Social Aparência profissional Fortes habilidades interpessoais Equipe de Atendimento Fazer um acompanhamento com os sócios potenciais. Manter os novos sócios atualizados e informados sobre os horários. Organizado Exímio em tecnologia Bom comunicador por telefone Saber escrever bem Consulte o verso deste guia para mais informações sobre as equipes acima. 8

10 ETAPA TRÊS: REALIZAR UMA PESQUISA SOBRE O DESENVOLVIMENTO LOCAL O propósito da pesquisa sobre o local é avaliar as necessidades comunitárias, identificar a viabilidade de fundar um novo clube e coletar informações. Mesmo que o objetivo da pesquisa não seja recrutar novos sócios, os contatos feitos durante a visita deverão ser documentados para visitas futuras durante a fase de recrutamento. Leve a Avaliação das Necessidades Comunitárias para os compromissos para determinar as necessidades da área em prospecção antes de recrutar. Entre em Contato com Líderes Comunitários O organizador do novo clube e, de preferência, dois Leões versados no assunto, deverão passar um dia visitando os seguintes líderes comunitários: Diretor executivo da câmara de comércio Obtenha uma lista dos membros da câmara. Pergunte sobre outros clubes de serviço na área. Pergunte sobre possíveis locais para as reuniões. Pergunte se poderá fazer uma apresentação de cinco minutos na próxima reunião. O Prefeito e outros Líderes Comunitários Obtenha aprovação para o novo clube. Discuta sobre as necessidades comunitárias. Verifique se outras organizações comunitárias já existem, o que fazem e onde se reúnem. Pergunte se poderá fazer uma apresentação de cinco minutos na próxima reunião de conselho. Administradores Escolares (Superintendentes e Diretores) Consiga aprovação para discutir sobre os projetos do novo clube com os dirigentes das escolas. Pergunte sobre possíveis programas juvenis e da necessidade de fundar um Leo clube Oficiais de Segurança Policial, Corpo de Bombeiros, Organizações de Assistência Social, Grupos Empresariais Identifique e discuta sobre possíveis necessidades comunitárias. Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 9

11 Dedique cerca de 15 minutos falando com cada líder comunitário para explicar que está coletando informações para a formação de um novo Lions clube. Solicite um um cartão de negócios de todos eles, como também os nomes dos líderes comunitários que possam estar interessados. Visite possíveis locais para as reuniões Visite os hotéis e restaurantes locais para identificar lugares adequados para realizar a reunião informativa e organizacional. Pergunte sobre a disponibilidade e preços das salas de reunião. O Departamento de Relações Públicas na sede de Lions Clubs International criou diversas ferramentas de relações públicas como: diretrizes sobre relações públicas, modelos de comunicados à imprensa, apresentações audiovisuais, anúncios de utilidade pública e outros recursos. ETAPA QUATRO: PROMOVER O NOVO CLUBE NA COMUNIDADE Antes de iniciar o recrutamento e em toda a fase de desenvolvimento do clube, promova o novo clube na comunidade. Para lançar uma campanha de sucesso, identifique primeiramente os sócios potenciais e desenvolva uma campanha que destaque a mensagem principal que servirá de apelo ao grupo demográfico que será seu alvo. Como comunicar as suas atividades Avaliação das Necessidades Comunitárias 10

12 ETAPA CINCO: RECRUTAR SÓCIOS FUNDADORES Quem iremos recrutar? O primeiro passo é determinar quem deverá ser contatado para se afiliar ao novo clube. Líderes comunitários são vitais para o desenvolvimento do novo clube, pois: Estão cientes das necessidades da comunidade Podem fazer a diferença Estão cientes das organizações comunitárias, como o Lions São profissionais experientes que podem dar ao novo clube uma base sólida Podem recrutar outros líderes Os residentes também são vitais para o desenvolvimento do novo clube, pois: Têm um profundo interesse em suas comunidades Estão cientes das necessidades existentes Podem recrutar outros indivíduos interessados Oferecemos abaixo algumas diretrizes que ajudarão na identificação de sócios potenciais: Aproveite listas que já foram feitas durante a avaliação do local. Se você realizou uma Avaliação das Necessidades Comunitárias, não se esqueça de pedir aos seus contatos para que se afiliem ao clube. Use a Roda de Recrutamento ao final deste guia para ajudar os sócios a pensarem em pessoas que possam estar interessadas em se afiliar ao clube. Use o formulário Crie uma Rede de Leões deste guia para coletar informações. Certifique-se de que cada lista inclui o endereço residencial ou de , dependendo do método de envio dos convites. É importante ter os números de telefone para acompanhar com telefonemas. Faça visitas em pessoa a empresas e escritórios locais. Fale com empresários ou gerentes de empresas sobre a possibilidade de se associarem, e peça-lhes permissão para falar com os funcionários sobre a afiliação. Como iremos recrutar? A próxima etapa será determinar a maneira em que irá recrutar novos sócios. Normalmente, existem cinco maneiras para formarmos um novo Lions clube. Listamos abaixo as cinco estratégias: 1 Prospecção: Recrutar líderes comunitários e empresarias por meio de visitas não programadas 2 Recrutamento Limitado: Convidar apenas as pessoas recomendadas por outros Leões ou principais líderes comunitários e empresariais Solicite aos proprietários que coloquem folhetos nas vitrines para promover o clube e a reunião informativa, o que seria uma excelente oportunidade de convidálos a se afiliarem. Conte a sua história sobre a razão de você ter se tornado Leão e porque você ainda é um Leão. Quando entendem melhor o que os Leões fazem e como eles podem ajudar as comunidades, ficam mais inclinados a se afiliar. O Centro Leonístico de Aprendizagem oferece uma variedade de cursos sobre liderança e gerenciamento de pessoas, para melhor comunicação e resultados. Considere inscrever-se para o curso de comunicação para aprender como aumentar as habilidades interpessoais e de oratória. Você pode também aprender a criar uma explicação rápida quando falar com sócios potencias sobre o Lions. Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 11

13 3. Conversa em Grupo: Reunir-se com grupos já estabelecidos que tenham interesse em serviços comunitários como companheiros Leões 4. Recrutamento no local: Montar mesa de informação em locais da comunidade para os residentes interessados 5. Desenvolvimento de Núcleo: Recrutar um pequeno grupo de pessoas para se afiliarem ao clube padrinho com o propósito de lançar um projeto local Uma das maneiras mais eficazes de recrutar sócios para o novo clube é fazendo contatos pessoais com os líderes empresariais da comunidade. Mesmo que muitos Leões se sintam inseguros sobre abordarem alguns líderes para discutirem sobre o Leonismo, eles percebem que muitas pessoas já possuem informações básicas sobre as atividades do Lions e enxergam a associação de forma positiva. Visite o Centro Leonístico de Aprendizagem no website de LCI para acessar os cursos de treinamento em comunicações online para apoiar os esforços de recrutamento. Leia o script sobre recrutamento ao final deste guia. Dicas para o Recrutamento 1. Vista-se da maneira apropriada. Vista-se profissionalmente, usando o distintivo do Lions. Usar vestes e muitos distintivos torna-se uma distração para os sócios potenciais. 2. Desligue o seu telefone. Lembre-se de desligar o telefone antes de reunir-se com um possível sócio, para que não haja distrações. 3. Comece do topo. Comece a recrutar do topo para baixo. Peça sempre para falar com o proprietário ou gerente, para engajá-los primeiro. Depois que demonstrarem interesse, peça para falar com outras pessoas da organização que também possam estar interessadas. Recrutar os funcionários e depois o proprietário pode ofender a administração. 4. Supere os obstáculos a partir da recepção. Uma secretária ou pessoa responsável geralmente recebe os visitantes antes de falar com o proprietário ou gerente. Por este motivo, poderão perguntar qual a razão da sua visita. Se isto acontecer, basta dizer que está recrutando para um Lions clube da sua comunidade e só precisa de 3 a 5 minutos do tempo da pessoa. 5. Não espere mais que 10 minutos. O seu tempo será melhor aproveitado com o próximo sócio potencial, como também fará entender que o seu tempo é precioso. Então, pergunte se há um horário mais conveniente para voltar. 6. Não leve muito material impresso. Um excesso de materiais pode distrair a pessoa, que possivelmente solicitará que deixe os materiais para ler depois. Porém, já que estão muito ocupados para lhe atender, é improvável que tenham tempo de ler o material. 7. Perceba a personalidade da pessoa, observando a decoração do escritório. Você pode dizer muito sobre uma pessoa somente observando a decoração e os objetos na mesa. Será que possui uma família, um hobby ou interesse humanitário? Frequentemente, os prêmios, fotografias ou outros itens no escritório podem oferecer estas dicas. 8. Antecipe as respostas. Esteja preparado para responder as perguntas sobre a razão de se afiliar. Alguns exemplos de respostas estão relacionados abaixo: Leão em potencial: Não sou daqui. Reposta A: O Lions é uma organização internacional, portanto, provavelmente temos um clube perto do local onde mora. Poderíamos obter suas informações de contato? Reposta B: Estamos sempre procurando por novos locais para fundarmos Lions clubes. Podemos escrever suas informações de contato para informá-lo quando um clube for fundado em sua área. 12

14 Leão em potencial: Não tenho tempo suficiente. Resposta: Os Lions clubes se reúnem uma ou duas vezes por mês e não existe uma exigência em termos de tempo. Você pode ser um participante ativo comparecendo às reuniões ou se envolvendo em projetos de serviço para a melhoria da comunidade. 9. Tenha sempre uma atitude positiva e saia com um sorriso. Você está oferecendo uma oportunidade para mudar a vida de alguém e não vendendo um produto. Se a pessoa não se mostrar interessada, agradeça a atenção e vá adiante. Uma pessoa irritada não se afiliará e terá somente pensamentos negativos em relação ao Lions. Caso a pessoa esteja interessada, você deve fazer com que se sinta bemvinda. 10. Não importa a abordagem que adotar e a reação da pessoa, sempre peça que lhe dê referências. Algum conhecido pode estar interessado em tornar-se um Leão. Materiais Sugeridos para a Formação de Novos Clubes A Divisão de Extensão e Sócios criou um kit para novos clubes contendo todas as informações necessárias para formar um clube em um novo local. Os seguintes recursos estão disponíveis: Kit tradicional de extensão (KITEXT) Considere também o Folheto sobre os Lions Clubes de Interesses Especiais (EX-544), Guia dos Lions Clubes Campeões (EX-547) e o Livreto dos Lions Clubes Campeões (EX-546) caso esteja formando um clube de interesse especial. Kit de Lions Clube Universitário (KITCC) Kit de Lioness Lions Clube (KITEXT + Lioness Brochure MKLP-1) Kit de Leo Lions Clube (KITEXT + Livreto do Programa Leo a Leão LL-1) Kit de Núcleo (KITBR) Materiais Sugeridos para Recrutamento Comunidades Melhores. Transformando Vidas (EX-511): Esta ferramenta de recrutamento foi especialmente desenvolvida para os novos clubes. Ela destaca como os novos clubes são formados, os benefícios para os sócios, oferendo uma visão geral da associação. Pedido de Afiliação de Sócio Fundador (TK-188): Os sócios potenciais preenchem a solicitação quando se afiliam a um novo clube. Folheto de Recrutamento (EX-109A): Escolha entre cinco modelos diferentes para incentivar os sócios potenciais a aprenderem ainda mais sobre o Lions, participando de uma noite informativa para um novo clube ou clube existente. Disponível no website de LCI apenas como PDF preenchível. Os Leões Fazem a Diferença (ME-40): Este livreto de recrutamento oferece informações detalhadas sobre quem são os Leões e o que fazem. Incluímos um formulário de interesse que pode ser preenchido por um sócio em potencial. Folheto de Afiliação Familiar (MPFM-8): Este folheto explica como as famílias podem se envolver com os Lions clubes e fazer a diferença nas comunidades. Eu sou um Leão (ME-37): Esta publicação inovadora tem como alvo companheiras Leão em potencial, destacando os serviços que podem ser de interesse das mulheres. Livreto Faça Parte de Algo Importante (EX-801): Esta publicação tem como alvo os jovens adultos e é útil quando se quer convidar sócios jovens. Cartão de Bolso sobre o Lions (ME-33): Sendo usado por vários Leões como um item indispensável da Inscrição para Sócios ou como suplemento ao Programa de Orientação de Leões, o Cartão de Bolso pode ser dobrado facilmente para ficar em um tamanho compacto. Ele contém diversas informações, como a missão, propósitos e princípios éticos da associação, além de um breve histórico. Para solicitar qualquer material acima, entre em contato com o Departamento de Operações para Sócios e Novos Clubes (memberops@lionsclubs.org). Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 13

15 Para muitos, a razão de nunca terem se afiliado é que nunca foram convidados. Fazendo um acompanhamento com os possíveis sócios Diariamente, colete informações sobre os novos sócios e sobre os prospectos de cada equipe, dividindo tudo em cinco categorias: Antes de recrutar, programe uma data, horário e local para a reunião informativa, para oferecer informações aos sócios potenciais. É uma honra ser um Leão. Por esta razão queremos convidar as pessoas que se preocupam com a comunidade e têm a capacidade de servi-la. Grupo 1 Grupo 2 Grupo 3 Grupo 4 Categoria Ação tomada Ação necessária Sócios Fundadores Prospectos de grande interesse Outros possíveis sócios Possíveis sócios Preencheram o formulário de afiliação e pagaram a joia de fundação. Podem ter comparecido à reunião do clube mas não preencheram o formulário. Podem estar interessados mas não puderam participar da reunião. Nomes das pessoas na lista que possam estar interessadas. Enviar uma carta de congratulações contendo a data, horário e local da primeira reunião do clube. Envie uma carta convidando para a reunião. Mantenha-os na lista de correspondência, entrando em contato após a primeira reunião para mantê-los informados sobre o progresso do clube. Continue convidando as pessoas para que se envolvam no clube. Determine um horário para entrar em contato. Grupo 5 Não Interessado Não expressou interesse em se afiliar no momento. Manter na lista para projetos futuros e eventos do clube. Envie para cada prospecto e novo sócio uma carta personalizada confirmando a data, horário e local da reunião dentro de 48 horas após fazer o contato. Escreva a carta em papel timbrado, com aparência profissional e assine por extenso. 14

16 ETAPA SEIS: A REUNIÃO INFORMATIVA A reunião informativa representa a primeira vez em que os possíveis sócios se reúnem para saber mais sobre o Lions e o novo clube. O objetivo é aumentar o número de sócios potenciais para o novo clube e preparar-se para uma reunião organizacional bem-sucedida. Aproximadamente 20 a 25 por cento das pessoas que assinam um documento de intenção para se afiliarem ao novo clube participam da reunião informativa. Não fique desmotivado. Temos algumas dicas para aumentar a frequência: Enviar cartas de acompanhamento e s para cada prospecto dentro de 48 horas da reunião. Usar papel timbrado com aparência profissional para aumentar o volume de respostas. Ligar para sócios potenciais que indicaram que participariam da primeira reunião para lembrá-los da data, horário e local. Incentivar os prospectos a convidarem seus amigos e outros indivíduos da comunidade, que tenham interesse em servir, e que possam estar interessados em se afiliar. Divulgar a reunião informativa nos jornais, e afixar cartazes em toda a comunidade. Preparação da Reunião: Organize a sala para um menor número de pessoas do que o esperado. Considere ter cadeiras adicionais disponíveis caso mais pessoas compareçam. Já que esta reunião deverá ter a duração de apenas uma hora, não sirva refeições, apenas alguns salgados ou doces e refrigerantes. O número de Leões que estão participando não deve ser superior ao número de convidados. Você não deve intimidar os novos sócios ou possíveis candidatos à afiliação. Entretanto, os Leões Orientadores devem participar, já que estarão trabalhando diretamente com o novo clube, e também com o governador de distrito. Os Leões deverão vestir-se de forma profissional sem usar a veste do Lions ou muitos distintivos. Isso poderá dar a entender que eles também devem usar vestes e distintivos, o que desincentiva a afiliação. Considere escrever etiquetas com os nomes dos participantes, para que saibam que estava realmente esperando por eles. Um companheiro Leão deve estar sempre à porta para receber os convidados. Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 15

17 Comece e termine dentro do horário. A reunião não deve durar mais que 60 minutos. Enfatize que 100% do dinheiro coletado do público é canalizado diretamente para ajudar os carentes. O clube deve reunir-se semanalmente até que o novo clube seja formado oficialmente. Após 8 semanas, se não tiver conseguido 20 sócios fundadores, organize um núcleo para que os sócios possam começar imediatamente a servir a comunidade. Como Conduzir a Reunião: O organizador deve ser um orador dinâmico. É importante exibir uma imagem profissional do Lions, já que para a maioria dos participantes esta é a primeira vez que entram em contato com a associação. Comece a reunião dentro do horário, mesmo que apenas algumas pessoas estejam presentes. Dê as boas-vindas ao grupo e peça a cada um que se apresente, oferecendo informações pessoais e profissionais. (Não apresse esta etapa. É importante conhecer os futuros companheiros Leões). Introduza os Leões explicando que estão aqui para oferecer assistência ao novo clube. Diga apenas os títulos do governador de distrito, organizador do clube e dos Leões Orientadores. Ouvir muitos títulos de uma só vez pode ser muito confuso para o sócio potencial na primeira reunião. Ofereça uma visão geral das atividades Leonísticas e fale dos benefícios oferecidos aos associados. Inicie uma discussão perguntando se concordam que um Lions clube possa realmente ajudar a comunidade. Mencione que existe um custo em formar um Lions clube, explicando sobre as quotas cobradas (internacionais e locais). É muito importante que entendam que precisam pagar uma joia única de admissão e as quotas semestrais. Peça aos participantes que pensem sobre os tipos de projetos que o clube poderia apoiar e solicite também que tragam um amigo para a próxima reunião (que deverá ser realizada uma semana após a reunião informativa). Explique que na próxima reunião, o clube elegerá os dirigentes e identificará projetos para começar a trabalhar imediatamente. Verifique a data, horário e local da segunda reunião para certificar se são convenientes. A próxima reunião deverá ser realizada dentro de uma semana da reunião informativa, devendo continuar semanalmente até que o clube chegue ao número de 20 associados. Colete os formulários de sócios fundadores e as joias. 16

18 Acompanhamento após a reunião: No dia seguinte, envie uma carta para cada participante agradecendo por haver comparecido, incluindo detalhes sobre a próxima reunião. Envie uma carta aos sócios potenciais que não puderam participar, descrevendo dados de interesse que foram abordados, destacando possíveis projetos e oferecendo informações sobre a próxima reunião. É importante que entre em contato pessoalmente com as pessoas que foram recomendadas durante a reunião, convidandoas a participar do próximo encontro. Continue o seu contato com as pessoas com as pessoas da comunidade, convidandoas a participar da próxima reunião. Se você afixou folhetos na comunidade sobre a reunião informativa, substitua com folhetos sobre a próxima reunião. Um dia ou dois antes da próxima reunião, telefone para os sócios e possíveis sócios confirmando se estarão participando. É importante que entre em contato pessoalmente com as pessoas que foram recomendadas durante a reunião, convidando-as a participar do próximo encontro. Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 17

19 Assim que os projetos forem identificados, incentive o novo clube a promover os projetos na mídia local. Isto conscientizará a população sobre o clube, o que poderá resultar em mais sócios. ETAPA SETE: A REUNIÃO ORGANIZACIONAL A reunião organizacional é feita quando os associados elegem os dirigentes e começam a planejar o primeiro projeto de serviço. Organize esta reunião da mesma maneira em que organizou a reunião informativa. Como Conduzir a Reunião: Dê as boas-vindas ao grupo. Caso a maioria dos participantes seja de pessoas novatas talvez queira repetir a reunião anterior para falar de tópicos como a história do Lions e sobre a associação em geral. Se a maioria participou da primeira reunião, analise a lista de possíveis projetos e convide os novos participantes a acrescentarem outros de interesse. Peça ao grupo que identifique três projetos a serem lançados e discuta maneiras de lançar as iniciativas e o que deverá ser feito antes da próxima reunião. Explique que antes de irem adiante, o pedido de carta constitutiva do clube ou do núcleo deverá ser completado para que os sócios estejam cobertos pelo seguro contra terceiros antes de iniciarem qualquer trabalho comunitário como Leões. Se o grupo decidir realizar eleições, faça-o e depois complete o formulário de pedido de carta constitutiva. Um clube completamente constituído (com pelo menos 20 sócios) deverá eleger os seguintes indivíduos: presidente, secretário, tesoureiro e assessor de sócios. Os núcleos devem eleger um presidente, um secretário e um tesoureiro. Estabeleça uma data, horário e local para realizar a reunião. Acompanhamento após a reunião: Realize uma reunião com os dirigentes do clube, com o intuito de iniciar o treinamento de dirigentes, conforme estabelecido na apostila do curso de Treinamento de Leões Orientadores Certificados. Continue incentivando os sócios a promoverem o clube, trazendo amigos para a próxima reunião ou futuro projeto de serviços. Prossiga acompanhando os que mostraram interesse, mas não participaram da reunião informativa ou organizacional. 18

20 ETAPA OITO: INSCRIÇÕES PARA NOVOS CLUBES Escolhendo o Nome do Clube Um Lions clube ou núcleo que seja proposto deverá ser chamados pelo nome da municipalidade ou de uma divisão governamental equivalente onde o clube está localizado. O termo municipalidade significa a cidade, povoado, aldeia, prefeitura, comarca ou unidade governamental oficialmente designada. Os clubes universitários poderão ter o nome da faculdade ou universidade como sendo a municipalidade. Caso o clube proposto não esteja localizado dentro de uma municipalidade, ele deverá ser conhecido pela unidade governamental oficial apropriada de onde está localizado. A designação distinta para os clubes localizados na mesma municipalidade ou subdivisão governamental equivalente, poderá ser qualquer nome que claramente identifique o clube dos outros clubes na mesma municipalidade ou subdivisão governamental equivalente. A designação distinta será afixada após a municipalidade governamental. Outras restrições sobre nomes: O termo Anfitrião é um título de prestígio para prestar reconhecimento ao clube como sendo o padrinho do clube mais antigo da municipalidade. O clube não poderá ter o nome de uma pessoa viva, a não ser que a pessoa tenha servido como presidente internacional. Nenhnum Lions clube poderá acrescentar o termo Internacional como uma designação distinta a seu nome. Quando incluir o nome de uma empresa ou marca registrada, uma carta ou documento demonstrando que a empresa foi autorizada a usar o nome corporativo junto com o nome do clube deverá ser providenciada. Quotas Os sócios dos Lions clubes deverão pagar as quotas internacionais anuais a não ser que tenham direito a uma redução de quota, além das quotas do clube, de distrito e de distrito múltiplo. O total das quotas internacionais é de US$43, sendo cobradas semestralmente. As quotas internacionais são cobradas no início do mês, após a data de aprovação da carta constitutiva, servindo para cobrir muitos benefícios, inclusive a assinatura da Revista LION. O valor das quotas do clube deverá ser estabelecido durante a reunião organizacional, devendo ser coletado assim que possível. As quotas são normalmente coletadas junto com a joia de fundação. Como preencher o pedido de formação de Núcleo Preencha a Notificação de Núcleo (CB-1) e Relatório de Sócios de Núcleo com pelo menos cinco sócios (CB-2), devendo ainda coletar US$25 de joia de admissão para cada novo sócio. Envie os formulários a Lions Clubs International e acrescente os sócios do núcleo à lista do clube patrocinador. Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 19

21 IMPORTANTE: Os estudantes dos Clubes Universitários recentemente fundados, ou de clubes cuja maioria seja de estudantes, deverão pagar adiantadamente um ano de quotas internacionais ao preço de sócio estudante, juntamente com o pedido de carta constitutiva. Leo Leões e Jovens Adultos Os ex-leos serão elegíveis a receber uma isenção de joia de admissão, enviando o Certificado de Leo a Leão e o Formulário de Anos de Serviço (LL-2). Os estudantes matriculados em instituições de ensino e com idade entre a maioridade legal e 30 anos pagam apenas a metade das quotass internacionais e ficam isentos das joias de admissão. O Formulário de Transferência de Anos de Serviço e Certificação de Leo a Leão (LL-2) deve ser enviado com o pedido de carta constitutiva para cada formando Leo. Os Leos também podem formar um Leo Lions clube com pelo menos 10 ex-leos, possibilitando que outros jovens adultos, entre a maioridade e 30 anos de idade recebam a isenção de taxa, pagando apenas a metade das quotas internacionais. O Formulário de Transferência de Anos de Serviço e Certificação de Leo a Leão (LL-2) deverá ser enviado juntamente com o pedido de sócio fundador para cada adulto elegível. IMPORTANTE: O pagamento integral da joia de fundação será exigido para que a sede internacional possa processar e aprovar o pedido de formação do Lions clube. Favor verificar as instruções de pagamento que acompanham o pedido de carta constitutiva para mais informações. DESCONTOS DE QUOTAS E JOIAS DE FUNDAÇÃO DISPONÍVEIS 20 Afiliação Familiar O Programa de Afiliação Familiar proporciona oportunidades às famílias a se afiliarem a um Lions clube, usufruindo de um desconto especial de quotas quando se afiliam juntas. O primeiro membro da família (chefe de família) continuará pagando quotas internacionais integrais (US$43), e até quatro familiares adicionais pagarão somente a metade das quotas internacionais (US$21,50). Todos os membros da família pagam a taxa única de sócio fundador de US$30. O Programa de Unidade Familiar está aberto aos membros da família que (1) se qualifiquem para ser Leões, (2) pertençam no momento ao mesmo clube ou estejam se associando a ele, (3) morem na mesma residência e tenham parentesco por nascimento, casamento ou outra relação juridicamente reconhecida. As relações familiares consideradas comuns são: pais, filhos, casais, tias e tios, primos, avós, sogros e sogras, além de outros dependentes legais. A afiliação pela unidade familiar é limitada a no máximo cinco familiares qualificados por residência e os novos clubes deverão ter no mínimo dez (10) sócios que pagam as quotas integrais. O mesmo endereço de residência não é requerido dos familiares abaixo de 26 anos de idade se estiverem cursando a universidade ou prestando serviço militar. Para receber a quota familiar reduzida, preencha a seção para famílias no Relatório de Sócios Fundadores (TK-21A). Sócios Estudantes Os estudantes matriculados em instituições de ensino e com idade entre a maioridade legal e 30 anos pagam apenas a metade das quotas internacionais e ficam isentos das joias de admissão. Para receber a quota de sócio estudante, preencha a seção para famílias no Relatório de Sócios Fundadores (TK-21A). Os alunos acima de 30 anos de idade em um Lions Clube Universitário, podem também preencher a seção para estudantes, pagando apenas a joia de admissão no valor de US$10. Os alunos acima de 30 anos pagarão a joia de admissão e a quota internacional normal. 20

22 ETAPA NOVE: APROVAÇÃO DA CARTA CONSTITUTIVA Assim que o pedido for aprovado, serão enviados aos Leões Orientadores os materiais para o novo clube e sócios, inclusive distintivos e certificados de novos sócios. A carta constitutiva, acompanhada de uma carta de congratulações do presidente internacional e um emblema de patrocinador, serão enviados ao governador de distrito para serem oferecidos na noite de cerimônia de entrega da carta constitutiva. Outros materiais poderão ser comprados do Departamento de Materiais para Clubes na sede de Lions Clubs International. Seu distrito está fundando dez ou mais clubes em um único ano? Os distritos que fundarem dez ou mais novos clubes em um ano fiscal deverão fornecer confirmação de que os novos clubes terão apoio para crescimento a longo prazo. Os requisitos adicionais são: Envio de um planejamento detalhado descrevendo o apoio que os novos clubes receberão. Pagamento de metade das quotas internacionais anuais no momento do envio do formulário de inscrição. Recebimento do formulário de certificação do governador e do primeiro vice-governador de distrito. Recebimento da aprovação do comitê de aumento de sócios. IMPORTANTE: O pedido de emissão da carta, juntamente com as indicações aos Prêmios de Extensão correspondentes, deverão ser recebidos na sede de LCI ao final do expediente do dia 20 de junho, para serem creditados nos registros do ano fiscal atual. Permita um espaço de 45 dias da data em que o pedido foi recebido na sede internacional para que possam ser processados e também para receber a carta constitutiva e materiais para clubes. Cerimônia de entrega da carta constitutiva Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 21

23 ETAPA DEZ: DESENVOLVIMENTO CONTÍNUO DE NOVOS CLUBES Assistência do Clube Patrocinador Assim que o novo clube receber a carta constitutiva, o clube patrocinador deverá continuar oferecendo apoio, sempre que necessário. Os dirigentes do clube patrocinador sempre visitam o novo clube durante reuniões regulares, oferecendo assistência nas atividades e reunindo-se com os dirigentes para se familiarizarem com as normas e procedimentos do Lions. Alguns clubes atuarão como co-patrocinadores durante uma reunião ou duas do novo clube até que os dirigentes sintam-se à vontade para realizarem uma reunião por si próprios. Os clubes patrocinadores de sucesso continuam apoiando os dirigentes do clube, mantendo um contato pessoal e oferecendo aconselhamento e direcionamento, sempre que necessário. Tais patrocinadores também sabem quando devem parar de interferir para deixar que o clube encontre o seu próprio caminho. Apoio do Leão Orientador Os Leões Orientadores apóiam o novo clube durante os primeiros dois anos. O Programa Leão Orientador Credenciado oferece diretrizes para o treinamento de dirigentes de clube, proporcionando ajuda para que o novo clube tenha uma fundação sólida. O treinamento está disponível na apostila do Curso do Programa de Leão Orientador Credenciado (DACGL-1). Transição para o Poder O objetivo é desenvolver Lions clubes robustos e autosuficientes. Assim que os dirigentes forem eleitos, o clube patrocinador, Leões Orientadores e outros mentores deverão incentivá-los a tomar a dianteira das reuniões e atividades, delegando as responsabilidades a outros sócios para que também se envolvam. Contudo, tenha cuidado para não estressá-los. Identifique o potencial de liderança que apresentam e ofereça apoio e orientação, apenas quando necessário. PRÊMIOS PELO DESENVOLVIMENTO DE NOVOS CLUBES A participação na formação de um novo clube é uma realização significativa. Para destacar a importância desta realização, Lions Clubs International oferece uma série de prêmios especiais para reconhecer os serviços prestados pelos Leões que se dedicam à extensão. Prêmios de Extensão Serão concedidos Prêmios de Extensão aos dois Leões que, na opinião do governador de distrito em exercício, tiverem prestado o maior nível de assistência na organização de um novo clube. Serão oferecidos no máximo dois prêmios de extensão por clube novo. Os Prêmios de Extensão para a fundação de novos clubes são outorgados quando se chega aos seguintes marcos: 1-5, 10, 15, 20, 25, 30, 40, 50, 75, 100 e 150 clubes. Todos os Leões são elegíveis ao prêmio, inclusive sócios fundadores transferidos, com a exceção do governador de distrito, novos sócios fundadores e representantes internacionais. As recomendações deverão ser anotadas no pedido de fundação e relatadas dentro de seis meses da aprovação da carta constitutiva. Os Prêmios de Extensão serão outorgados após o clube ter sido fundado e após ter completado um ano e um dia. Os Prêmios de Extensão serão enviados ao governador do distrito para serem oferecido ao(s) organizador(es) do clube. 22

24 Prêmio de Extensão de Governador de Distrito Os Prêmios de Extensão para Governadores de Distrito oferecem reconhecimento aos governadores que fundaram um ou mais clubes dentro dos seus distritos. Um distintivo de grande prestígio é personalizado para destacar o número de clubes constituídos durante o ano de mandato. O Prêmio de Extensão de Governador de Distrito será outorgado ao ex-governador de distrito imediato, após 1 de junho, logo após o ano Leonístico do seu mandato. O prêmio indicará o número de novos clubes formados no ano fiscal anterior que ainda estejam em dia com a associação até 31 de maio do próximo ano Leonístico. Emblema de Estandarte por Afiliação Familiar O Emblema de Estandarte de Afiliação Familiar é concedido aos novos clubes que recrutem 10 ou mais novos sócios familiares no momento da fundação. O emblema de estandarte é enviado com a carta constitutiva do novo clube. Emblema de Estandarte de Patrocinador de Novo Clube O clube que patrocinar novos clubes receberá um emblema para ser colocado no estandarte do clube. O emblema geralmente é oferecido ao clube patrocinador durante a cerimônia de entrega da carta constitutiva. Emblema de Estandarte de Clube Universitário Os Lions clubes que patrocinam novos clubes universitários recebem um belo emblema de estandarte. O emblema é enviado ao governador de distrito, sendo normalmente outorgado durante a cerimônia de entrega da carta constitutiva. Distintivo de Clube Universitário O distintivo será oferecido a até dois Leões que ajudarem na formação de um Lions Clube Universitário, conforme determinado pelo governador de distrito. O emblema é enviado, juntamente com o emblema de clube universitário, ao governador de distrito, sendo normalmente outorgado durante a cerimônia de entrega da carta constitutiva. Emblemas de Estandarte de Núcleo Os clubes que patrocinarem um núcleo receberão um Emblema de Estandarte de Núcleo. O emblema será enviado ao presidente do clube padrinho assim que a documentação do núcleo for recebida e aprovada por Lions Clubs International. Prêmio de Núcleo Os representantes do núcleo são reconhecidos com um distintivo de prestígio pela formação do novo núcleo. O distintivo é enviado ao presidente do clube padrinho, juntamente com o emblema de estandarte para ser conferido. Guia de Desenvolvimento de Novos Clubes 23

25 RESPONSABILIDADES DA EQUIPE PRINCIPAL 1. Criar uma Rede de Leões Pense nas pessoas que residem ou trabalham na área onde o novo clube está localizado e preencha o formulário Crie uma Rede de Leões ao final deste guia. Pensar em convidar amigos, familiares, colegas e conhecidos recomendando-os ao novo clube. 2. Fazer uma pesquisa com os principais líderes da comunidade As pessoas ficarão mais atraídas a um clube que recebe o apoio de um líder comunitário. Eles tornam-se excelentes Leões, não apenas pela influência que exercem, mas também pela experiência e qualidades de liderança que possuem. Eles sabem exatamente quais são as necessidades da região e querem realizar projetos para atendê-las. Use a Lista de Líderes Comunitários como Possíveis Sócios ao final deste guia, para fazer uma pesquisa com os líderes da área. Use a lista de contatos da Rede de Leões Assim que programar a reunião informativa, comece a entrar em contato com a Rede de Leões por telefone e . Durante o primeiro contato que deve acontecer pelo menos duas semanas antes da reunião informe aos sócios potenciais que um novo clube está sendo formado na área. Convide-os para participar da reunião informal e que comuniquem a presença por RSVP. Não se esqueça de mencionar o nome da pessoa que os indicou. No segundo contato uma semana mais tarde deve haver um acompanhamento para os que não responderam ou um lembrete sobre a reunião para os que confirmaram a presença. Envie outro lembrete por no dia anterior à reunião. 3. Faça contato com os principais líderes Utilizando a Lista de Principais Líderes Comunitários como Possíveis Sócios, e estabeleça um horário para reunir-se com eles pessoalmente. O contato inicial deve ser feito por telefone. Leia o Script sobre Recrutamento ao final deste guia. Dicas para a Equipe Principal 1. Delegue responsabilidades de acordo com os pontos fortes de cada um. Os que escrevem bem devem ser encarregados de rascunhar os s. Os Leões que gostam de pesquisa devem trabalhar no sentido de compilar informações sobre os líderes a serem contatados. O contato em pessoa e por telefone deve ser feito por Leões de personalidade extrovertida. 2. Quando falar ao telefone, enuncie bem as palavras, lenta e claramente. Os líderes de destaque recebem diversos telefonemas em seus escritórios. Fale de uma forma fácil de entender, usando respeito e boas maneiras. 24