Regulamento do Programa de Ideias Ciclo 2012

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1 Regulamento do Programa de Ideias Ciclo A UGB Qualidade coordena o Programa SIM / Ideias, sendo responsável pelo treinamento dos auditores, pela condução das reuniões de avaliação das ideias e pela organização do sistema de pontuação individual dos colaboradores e das UGBs participantes; 2. A UGB Qualidade não participa do ranking e do sistema de premiação do Programa SIM / Ideias; 3. Cada UGB designa um auditor titular e, opcionalmente, um suplente para o treinamento de auditores do Programa de Ideias A representação da UGB com auditores titular e/ou suplente(s) é um pré-requisito para a participação desta UGB no referido programa. O auditor deve ser servidor estatutário, celetista ou CC (Cargo de Confiança); 4. Nas reuniões de avaliação das ideias (ver calendário em anexo), cada UGB deve ter um auditor, que tenha sido habilitado no treinamento de auditores de Programa de Ideias deste ciclo. Caso o auditor titular esteja impossibilitado de comparecer na reunião mensal, o mesmo deverá comunicar previamente o auditor suplente (devidamente habilitado no ciclo) para que sua UGB tenha representação na reunião, caso contrário, sua grade de pontuação das ideias não será recebida pela UGB Qualidade; 5. Os auditores titular e suplente(s), assim como os colaboradores com cargos de liderança de FG ou CC, de níveis 4, 5 e 6, podem apresentar ideias, mas não participarão do sistema de pontuação e premiação individual, sendo repassada a pontuação para sua UGB. Os auditores não avaliam as ideias da sua própria UGB. 6. Os auditores designados recebem certificado pela participação no treinamento de auditores do Programa de Ideias (4 horas) e, no final do ciclo 2012 recebem certificado pela participação como auditor do programa, considerando-se a duração de 2 horas por reunião. 7. Os auditores (titular ou suplente, o que tiver maior índice de presença em cada UGB) do Programa de Ideias participarão do sorteio de uma vaga para realização de visita de benchmarking, participação em congresso ou em seminário promovido pela ABES, ASSEMAE, PGQP ou GESPÚBLICA no final do ciclo do Programa SIM 2012, caso a UGB tenha presença mínima de 70% nas reuniões mensais de auditoria. Participam também deste sorteio os auditores que cumprirem as etapas de auditoria externa em pelo menos um dos Programas de Auditoria do GRTD (incluindo POPs e 5S). 8. Cada UGB envia os formulários de ideia implantada para a UGB Qualidade ( danilo@semae.rs.gov.br), de acordo com o padrão (ver anexo), disponível na pasta public / programa de ideias / 2012;

2 9. A UGB Qualidade recebe os formulários das UGBs com no máximo 7 (sete) idéias, obrigatoriamente por , impreterivelmente até o dia 10 de cada mês (se o dia 10 for um sábado, domingo ou feriado, deverá ser enviado até às 17 horas do dia útil anterior). Somente deverão ser apresentadas ideias implantadas e relevantes, não sendo derivadas de outras ideias apresentadas anteriormente. Caso contrário os auditores deverão atribuir a pontuação zero (0) para estas ideias. Opcionalmente, qualquer auditor poderá durante a reunião chamar a atenção dos demais sobre a irrelevância ou sobre a ocorrência de derivação das idéias, escrevendo de forma sintética no quadro branco da sala de avaliação, indicando o número da idéia e o motivo, quando assim verificado. Não serão aceitas reclamações posteriores em relação às pontuações atribuídas pelos auditores. 10. A UGB Qualidade envia por , até o dia 15 de cada mês, os formulários de ideias aos auditores habilitados para avaliação, pontuando de acordo com as diretrizes a seguir: Critério 1 - Melhoria da qualidade intrínseca na prestação dos serviços Conceito de qualidade intrínseca: o conjunto de características técnicas que confere ao bem ou serviço a sua habilidade de satisfazer as necessidades do cliente (interno ou externo) e/ou da sociedade. 0 ponto (alternativas a ou b ): a) A idéia não possibilitou a melhoria no processo, no sistema de informações, no serviço prestado pela UGB ou no atendimento às necessidades da sociedade. A idéia não proporcionou a melhoria no ambiente de trabalho e não promoveu a preservação ou proteção de recursos naturais. b) A idéia possibilitou uma melhoria de qualidade intrínseca de baixa relevância. 0,5 ponto: A idéia possibilitou a melhoria no processo, no sistema de informações, no serviço prestado, no ambiente de trabalho, no atendimento às necessidades da sociedade ou promoveu a preservação ou proteção de recursos naturais. A ideia possibilitou uma melhoria de qualidade intrínseca de média relevância. A idéia possibilitou a melhoria no processo, no sistema de informações, serviço prestado, no ambiente de trabalho, no atendimento às necessidades da sociedade ou promoveu a preservação ou proteção de recursos naturais. A idéia possibilitou uma melhoria de qualidade intrínseca de alta relevância. Critério 2 - Redução de custos na prestação dos serviços 0 ponto (alternativas a ou b ): a) A idéia não possibilitou a redução de custos no processo ou serviço prestado pela UGB. b) A idéia possibilitou uma redução de custos de baixa relevância.

3 0,5 ponto: A idéia possibilitou a redução de custos no processo ou serviço prestado. Esta redução de custos foi ocasionada pela melhoria da qualidade intrínseca, agilidade ou da segurança nos processos ou nos serviços prestados ou pelo aumento da motivação das pessoas da força de trabalho. A idéia possibilitou uma redução de custos de média relevância. A idéia possibilitou a redução de custos no processo ou serviço prestado, sem ocasionar prejuízos à qualidade intrínseca, agilidade, segurança no trabalho ou à motivação das pessoas da força de trabalho. A ideia possibilitou uma redução de custos de alta relevância. Critério 3 - Melhoria da agilidade na prestação dos serviços 0 ponto (alternativas a ou b ): a) A ideia não possibilitou a simplificação do processo e a melhoria da agilidade na prestação do serviço. b) A ideia possibilitou uma melhoria da agilidade de baixa relevância. 0,5 ponto: A ideia possibilitou a simplificação do processo e melhoria da agilidade na prestação do serviço. A melhoria da agilidade obtida é de média relevância. A idéia possibilitou a simplificação do processo e a conseqüente melhoria da agilidade na prestação do serviço. A melhoria da agilidade obtida é de alta relevância. Critério 4 - Melhoria da segurança no ambiente de trabalho 0 ponto (alternativas a ou b ): a) A idéia não possibilitou a melhoria para redução de riscos e perigos relacionados à segurança, saúde e ergonomia dos colaboradores na prestação dos serviços. b) A idéia possibilitou uma melhoria da segurança de baixa relevância. 0,5 ponto: A idéia possibilitou a melhoria para a redução de riscos e perigos relacionados à segurança, saúde e ergonomia dos colaboradores na prestação dos serviços. A melhoria obtida é de média relevância. A idéia possibilitou a melhoria para a redução de riscos e perigos relacionados à segurança, saúde e ergonomia dos colaboradores na prestação dos serviços. A melhoria obtida é de alta relevância. Critério 5 - Aumento da motivação das pessoas da força de trabalho

4 0 ponto (alternativas a ou b ): a) A ideia não possibilitou o aumento da motivação dos colaboradores para o exercício das suas funções ou para o cumprimento das metas e objetivos de responsabilidade da UGB. b) A idéia possibilitou um aumento da motivação de baixa relevância. 0,5 ponto: A idéia possibilitou o aumento da motivação dos colaboradores para o exercício das suas funções ou para o cumprimento das metas e objetivos de responsabilidade da UGB. A idéia possibilitou um aumento da motivação de média relevância. A idéia possibilitou o aumento da motivação dos colaboradores para o exercício das suas funções ou para o cumprimento das metas e objetivos de responsabilidade da UGB. A idéia possibilitou um aumento da motivação de alta relevância. Critério Extra Relevância Geral 5 pontos: Utilizar somente quando a idéia for considerada como inovadora, sendo considerada como de alta relevância para o SEMAE, de forma diferenciada em relação às demais ideias apresentadas. Neste caso os demais critérios não são utilizados e a pontuação da ideia assume o valor máximo de 5 pontos. 11. Somente os autores de ideias efetivamente implantadas recebem pontos, sendo 0,5 (meio ponto) e 1 (um) ponto por cada um dos seguintes critérios atendidos: Melhoria da qualidade intrínseca de um dos produtos/serviços da UGB ou de projetos sociais; Redução de custos para o SEMAE; Melhoria da agilidade na prestação de um dos produtos/serviços da UGB; Melhoria da segurança no ambiente de trabalho; Aumento da motivação das pessoas que compõem a forma de trabalho; Será atribuída também a pontuação de acordo com os seguintes fatores: Relevância Geral - para ideias consideradas pelos auditores como inovadoras ou de alta relevância para o SEMAE. Neste caso os demais critérios não são utilizados e a pontuação da ideia assume o valor máximo de 5 pontos; Atribuição de 1 (um) ponto extra no caso da ideia contribuir diretamente para a melhoria do resultado de indicador gerencial de alguma UGB. O autor da ideia deverá justificar esta contribuição, sendo aceita pelo menos pela metade dos auditores; A pontuação final da ideia será equivalente ao quadrado da média atribuída pelos auditores. Para o cálculo da média será excluída (uma vez) a maior e a menor nota de cada ideia. Esta exclusão somente será efetuada quando a ideia receber pelo menos quatro avaliações; A pontuação final será somada de forma cumulativa para os autores das ideias e suas respectivas UGBs.

5 12. As UGBs receberão 2 (dois) pontos, pela participação de pelo menos um representante (podendo este representante ser o próprio auditor) na reunião de avaliação das ideias. 13. Os colaboradores podem apresentar ideias para outras UGBs, sendo cada uma delas avaliadas apenas após sua implantação; 14. Cada UGB deve ter pelo menos um representante para acompanhar a reunião de avaliação das ideias (podendo este representante ser o próprio auditor), para esclarecer dúvidas e avaliar as ideias implantadas (se devidamente habilitado no ciclo) através dos critérios apresentados. O representante da UGB esclarece todas as dúvidas sobre a ideia implantada, sendo atribuída a pontuação conforme o entendimento dos auditores, não sendo permitida a revisão posterior desta pontuação. 15. Durante a reunião, as ideias são apresentadas pelos representantes das UGBs (no máximo por um colaborador, além do auditor); 16. Após a apresentação de todas as ideias, o auditor entrega a grade de pontuação ao coordenador da reunião com a indicação dos pontos para cada ideia, de acordo com os critérios de avaliação. Cada ideia é identificada através do seu número, que é inserido pela UGB Qualidade, na ordem seqüencial de recebimento da ficha de registro de ideia. 17. O quórum mínimo para realizar a reunião de avaliação é de 4 (quatro) auditores de UGBs diferentes. As ideias que não forem avaliadas devido à ausência de auditores serão avaliadas na próxima reunião, sendo prorrogada a validade dessas ideias até o momento da sua avaliação. 18. Se necessário, quando ultrapassar o número de 60 (sessenta) ideias para a reunião de avaliação, será marcada uma segunda reunião no mesmo mês. A ausência de representante da UGB na 2º reunião resultará na perda dos pontos adquiridos pela UGB ausente, considerando que a segunda reunião é uma continuidade da primeira. 19. A UGB perderá os pontos adquiridos na reunião de avaliação, assim como os pontos do autor da ideia, caso o representante da UGB se ausente por mais de quinze minutos durante a reunião sem ser previamente substituído. As reuniões terão sempre o início às 8:30 horas, sendo dado o início às avaliações das ideias às 8:45 horas. Não serão aceitas avaliações dos auditores que ingressarem na sala após este horário ou dos que saírem da sala, durante a reunião, por mais de quinze minutos. 20. Caso sejam apresentadas ideias sem representantes da respectiva UGB na reunião, estas ideias não serão avaliadas, sendo arquivadas no banco de ideias, por no máximo 1 (um) mês. 21. As ideias, após um mês de permanência no banco de ideias, serão devolvidas às respectivas UGBs, podendo ainda ser apresentadas no mês seguinte, caso a mesma esteja no prazo de validade de quatro meses; 22. A apresentação de evidências para esclarecimento da ideia é opcional;

6 23. A conclusão do ciclo anual será em outubro 2012 com pontuações acumuladas de janeiro (2012) a outubro (2012, avaliação final) com premiação anual (entrega de troféus) em dezembro e realização de benchmarking no ano seguinte. Por questões legais, somente terão direito ao benchmarking os servidores estatutários e em cargos de confiança. Após a conclusão da atividade de benchmarking, num prazo de três meses, os vencedores deverão elaborar um relatório sintético do que presenciaram no evento para apresentação na reunião do Comitê Gestor. 24. Todos os colaboradores podem participar (servidores, estagiários, terceirizados e jovens aprendizes); 25. As ideias implantadas pelas comissões multidisciplinares são válidas para pontuação do autor da ideia e da sua UGB; 26. No mês de novembro será realizada uma auditoria amostral pela UGB Qualidade para verificação da continuidade das ideias implantadas. Os pontos obtidos pelos autores das ideias e pelas UGBs serão perdidos caso se verifique que as ideias não foram aplicadas ou se confirme que a ideia perdeu sua continuidade sem a devida justificativa. Esta auditoria será realizada nas UGBs que ocuparem as primeiras posições no ranking de cada categoria e os três primeiros no ranking individual. Caso se altere a posição do ranking devido à perda de pontos das UGBs ou do autor da ideia, deverão ser efetuadas novas auditorias amostrais com os novos líderes. Finalmente, todos os vencedores (colaboradores e UGBs) deverão ser auditados. A quantidade de ideias a serem auditadas será definida pela UGB Qualidade. 27. As formas de premiação e reconhecimento são as seguintes: 28. Individual: Ao somar 5 (cinco) pontos: 1 (uma) camiseta do Programa SIM/Ideias Ao somar 10 pontos: 1 (uma) caneca de louça Ao somar 20 pontos: 1(um) pen drive Estes brindes serão substituídos por outros sempre que acabarem no estoque. 29. No final do ciclo, os três colaboradores que somarem maior pontuação recebem troféus de reconhecimento (simbolizados por ouro, prata ou bronze) além de diárias e passagem para realização de visita técnica em organizações que sejam consideradas referencial comparativo para o SEMAE ou participação em eventos que estejam alinhados às estratégias da autarquia, tais como encontros, seminários, congressos ou assembléias da ABES, ASSEMAE, PGQP, FNQ ou outra entidade com atividades que interessam à autarquia para melhoria do seu desempenho; 29. a) Como incentivo à participação de todos os colaboradores no Programa de Ideias do SEMAE, fica estabelecido o seguinte: Cada ideia apresentada, com pontuação média dos auditores superior a um ponto, dará direito ao autor desta ideia ao recebimento de um cupom para o sorteio de uma vaga de participação na viagem anual de benchmarking como forma de reconhecimento pela participação no programa. Desta forma, o colaborador que apresentar mais ideias com pontuação mínima de 1 ponto terá mais chances de ser sorteado para participar da viagem de benchmarking (ou congresso da ABES, assembléia da ASSEMAE, etc.). As

7 ideias com pontuação inferior a um ponto não serão consideradas para fins de recebimento dos cupons. Serão mantidas as demais formas de premiações, individuais e por equipes, definidas neste regulamento. 30. Os estagiários, terceirizados e jovens aprendizes que ficarem no ranking de primeiro a terceiro lugar no final do ciclo terão como premiação o troféu e uma visita de benchmarking na região metropolitana de Porto Alegre com ida e volta no mesmo dia. Esta medida que diferencia as formas de reconhecimento dos colaboradores, de acordo com as categorias existentes, é necessária considerando a legislação vigente; 31. A pontuação das UGBs no final do ciclo do Programa de Ideias será convertida para um valor que poderá variar de 0 (zero) a 100 (cem) pontos, da seguinte forma: Independentemente do valor, a pontuação da UGB que somar mais pontos será convertida para 100 pontos e a pontuação final de cada UGB será obtida de acordo com a relação percentual da UGB em comparação com a pontuação da primeira colocada. Exemplo: se a UGB X somou 200 pontos e ficou em 1º lugar, a UGB X terá a pontuação final do Programa de Ideias equivalente a 100 pontos. Se a 2ª colocada (UGB Y ) somou 150 pontos, a pontuação final da UGB Y será 75 pontos, se a 3ª colocada (UGB Z ) somou 100 pontos, a pontuação final da UGB Z será 50 pontos. 32. A pontuação das UGBs no Programa SIM é resultante da aplicação da seguinte fórmula: PT = (GRTD x 4) + (POPs x 2) + (5S x 2) + (IDEIAS x 2) / 10, sendo: PT: Pontuação Total da UGB no Programa SIM; GRTD: Pontuação da UGB, obtida na Auditoria do GRTD; POPs: Pontuação da UGB, obtida na Auditoria dos POPs; 5S: Pontuação da UGB, obtida na Auditoria do 5S; IDEIAS: Pontuação convertida da UGB, obtida no Programa de Ideias. 33. Serão consideradas aprovadas as UGBs que obtiverem pontuação igual ou maior do que 30 pontos (30% do total) no programa de IDEIAS e 50 pontos (50% do total) nos outros três programas (GRTD, POPs, 5S) e Pontuação Total (PT = (GRTD x 4) + (POPs x 2) + (5S x 2) + (IDEIAS x 2) / 10) maior ou igual a 50 pontos. 34. Será calculada a média das UGBs aprovadas, ou seja, as que atenderem as condições descritas no item 33. Serão vencedoras as UGBs que obtiverem pontuação equivalente ou superior à média das UGBs aprovadas. O número mínimo de vencedoras será de 3 UGBs, quando houver no mínimo três aprovadas. Não havendo mais UGBs aprovadas para compor o mínimo de três vencedoras, permanece o resultado apurado de UGBs vencedoras, independente da quantidade de UGBs. 35. A verba de premiação destinada ao programa corresponderá a 0,1% da Receita Operacional realizada do exercício anterior ao do pagamento, que será distribuída proporcionalmente entre as UGBs vencedoras, de acordo com o número de servidores pertencentes à cada UGB vencedora, de acordo com a lista de servidores fornecida pela

8 UGB de Recursos Humanos em 02/01/2012. Não havendo UGBs aprovadas, que atendam as condições descritas no item 33, não será realizada distribuição de premiação para as UGBs. Exemplo: Foram vencedoras as UGBs X (10 servidores), UGB Y (20 servidores), UGB Z (50 servidores) e UGB W (100 servidores). Uma premiação de R$ ,00 será distribuída da seguinte forma: Total de servidores das UGBs Vencedoras = 180 % de servidores da UGB X = (10 / 180) x 100 = 5,56% Premiação da UGB X = x 5,56% = R$ 2.500,00 % de servidores da UGB Y = (20/180) x 100 = 11,11% Premiação da UGB Y = x 11,11% = R$ 5.000,00 % de servidores da UGB Z = (50 / 180) = 27,78% Premiação da UGB Z = x 27,78% = R$ ,00 % de servidores da UGB W = (100 / 180) = 55,56% Premiação da UGB W = x 55,56% = R$ ,00 *A premiação será concedida de acordo com o previsto no orçamento do SEMAE (PPA, LDO e LOA). *A requisição de materiais/serviços (RM), referente à premiação da UGB deverá ser emitida até o dia 31/03/2013. É necessário informar que a RM se refere à Premiação do Programa SIM do ciclo Qualquer dúvida em relação ao regulamento será resolvida em consenso pelos participantes das reuniões de avaliação das ideias ou em reunião extraordinária. No caso de não haver consenso para solução do problema, a decisão será tomada pela UGB Qualidade ou pelo Diretor Geral. São Leopoldo, 20 de dezembro, Luiz Antonio Castro dos Santos Diretor Geral do SEMAE