Estudo de Implementação da Plataforma Electrónica de Apoio à Gestão Escolar

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3 Estudo de Implementação da Plataforma Electrónica de Apoio à Gestão Escolar da Rede Pública de Escolas do Ensino Básico e Secundário

4 Ficha Técnica Título: Estudo de Implementação da Plataforma Electrónica de Apoio à Gestão Escolar da Rede Pública de Escolas do Ensino Básico e Secundário Entidade responsável pelo estudo: Ministério da Educação, Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação (GEPE) Consultoria: A.T. Kearney Edição: Gabinete de Estatísticas e Planeamento da Educação (GEPE) Av. 24 de Julho, Lisboa Tel.: Fax.: gepe@gepe.min-edu.pt URL: Capa: P.I.M.C. Lda ISBN:

5 Índice Sumário executivo Diagnóstico da situação actual Análise das melhores práticas nacionais e internacionais Desenvolvimento conceptual da plataforma Desenvolvimento do modelo de gestão e operação Definição do macro-plano de implementação 4

6 Sumário Executivo (I/III) O desenvolvimento da Sociedade de Informação e do Conhecimento é crítico para a sustentabilidade do desenvolvimento económico, e neste contexto a modernização da Educação assume importância prioritária. Um dos domínios em que foram identificadas fortes oportunidades de melhoria é o da gestão administrativa escolar Neste campo, têm-se verificado fortes ineficiências e subaproveitamento das potencialidades das novas tecnologias nos processos de gestão: - Na maior parte das escolas, os processos de gestão críticos continuam a ser efectuados sem recurso rso a tecnologia (e.g. apenas 12% das escolas recorre a internet ou intranet para efectuar inscrições; somente 6% recorre a estes meios para processar os sumários; apenas 5% das escolas utiliza sistemas electrónicos de gestão documental) - Na comunicação entre os agentes da comunidade de ensino, verifica-se ainda uma forte preferência por canais tradicionais, em detrimento dos canais de comunicação electrónicos, como o , mensagens instantâneas, fóruns, etc. - Apesar de praticamente todas as escolas estarem dotadas de aplicações informáticas de apoio à gestão, actualmente estão implementadas aplicações de mais de dez fornecedores distintos, as quais, na sua maioria, não são compatíveis entre si, levando a que a troca de informação entre escolas e entre estas e os organismos do Ministério da Educação ainda seja efectuada com base em processos demorados, com forte componente humana e suporte em papel - A contratação de soluções de gestão é efectuado ao nível das escolas ou do agrupamento das escolas, o que gera, por um lado ineficiência de investimentos (por não explorar sinergias de escala, resultando assim em custos de investimento, licenciamento e operação significativamente superiores) e, por outro lado, acentua assimetrias (escolas com menor disponibilidade financeira ou com menor grau de exigência tecnológica têm implementadas soluções menos avançadas e funcionalmente menos abrangentes) - A falta de compatibilidade de soluções existentes no mercado traduz-se numa maior capacidade de influência dos fornecedores sobre os estabelecimentos de ensino, originando por vezes decisões de investimento economicamente não optimizadas - As escolas estão totalmente dependentes do ritmo de inovação dos fornecedores ao nível das ferramentas de gestão, uma vez que nenhum estabelecimento de ensino tem dimensão relevante para influenciar o processo de Investigação e Desenvolvimento ou o desenvolvimento de soluções customizadas - Por falta de recursos financeiros e/ou de conhecimentos técnicos das escolas, a segurança e privacidade das bases de dados tem sido descurada, observando-se que muitos estabelecimentos de ensino não dispõem de mecanismos robustos de segurança e de redundância (back-ups) de informação 5

7 Sumário Executivo (II/III) Neste panorama, define-se um conjunto de metas e objectivos para a solução a definir, entre eles: - Apoio TIC a todos os processos de gestão administrativa escolar, garantindo a optimização de utilização de recursos humanos e suporte em papel para as tarefas administrativas. Persegue-se, desta forma, a optimização de custos operacionais verificados e dos resultados obtidos - Suporte a acesso web para execução dos processos de gestão administrativa, acessíveis a partir de qualquer localização e qualquer dispositivo ou suporte - Adequação do suporte TIC aos processos de gestão administrativa a cada realidade pedagógica e lectiva das diferentes unidades orgânicas escolares nacionais. Será possível satisfazer as necessidades de gestão administrativa escolar de unidades orgânicas inseridas em realidades socioculturais e educativas bastante distintas - Integração com sistema de apoio à comunicação, ensino e aprendizagem a distância a disponibilizar ao universo de agentes da comunidade educativa. Desta forma pretende-se garantir uma experiência de utilizador integrada, consolidação de informação pessoal e pedagógica dos intervenientes e optimização de processos, tanto de gestão administrativa como de apoio ao ensino e aprendizagem a distância - Uniformização das estruturas de informação manipuladas nos processos de gestão administrativa escolar nas diferentes unidades orgânicas, permitindo não só a sua portabilidade, mas sobretudo a sua consolidação central para apoio à gestão centralizada É igualmente importante que a solução a definir considere um conjunto de princípios básicos definidos: - Garantir não só a independência entre as três componentes estruturais da plataforma interface com utilizador, módulos de execução de processos e gestão de base de dados mas a independência entre os diferentes módulos de execução de processos de gestão administrativos. Garantirá a optimização de processos de manutenção correctiva e evolutiva, além de permitir uma adopção selectiva por diferentes unidades orgânicas com diferentes necessidades - Garantir, na integração com plataformas e sistemas de apoio à comunicação, ensino e aprendizagem a distância, a integração da experiência de utilizador, recorrendo ao single-sign-on e à uniformização das interfaces, maximizando os níveis de usabilidade da plataforma - Garantir a segurança dos dados manipulados, não só no que diz respeito à sua integridade e disponibilidade máxima para os diferentes intervenientes, mas também através de políticas bem definidas de acesso às diferentes estruturas de informação - Garantir a optimização do recurso a open-standards e software livre, que optimizem o potencial de integração da plataforma a definir, de execução de processos eficazes de manutenção evolutiva e correctiva, além de optimização dos investimentos e custos necessários 6

8 Sumário Executivo (III/III) A plataforma do Portal das Escolas deverá assentar num modelo centralizado,,garantindo num único ponto uma estrutura de gestão de informação e conteúdos do universo de escolas dos ensinos básico e secundário, bem como o motor de execução dos processos inerentes. Desta forma, as escolas e os agentes da comunidade educativa acederiam remotamente através da web ao conjunto de funcionalidades e serviços disponibilizados pela plataforma. Após análise dos diversos modelos alternativos constatou-se que este modelo é o que melhor serve os interesses de optimização de processos e de gestão de informação e em que as suas principais desvantagens são contornáveis. Destacamos as seguintes vantagens: - Garante a realização do potencial máximo de optimização e simplificação dos processos executados - Garante a uniformização e integração das estruturas de informação e conteúdos manipulados nas diferentes unidades orgânicas - Apresenta um maior potencial de flexibilidade e adaptabilidade da plataforma à constante mutabilidade do sistema de ensino - Liberta as unidades orgânicas da necessidade de contratação, operação e manutenção de infra-estruturas tecnológicas de suporte A plataforma do Portal das Escolas pressupõe abrange diferentes utilizadores: alunos, professores, funcionários não docentes, encarregados de educação, entidades centrais do Ministério da Educação, DRE s e os Municípios O modelo de contratualização do desenvolvimento da plataforma e apetrechamento tecnológico deverá abranger também o apoio à adopção e gestão da mudança, incluindo formação local e a distância. Adicional, deverá ser contratualizada manutenção correctiva e evolutiva e um centro de apoio e suporte, materializado num help-desk, que garantirá o acompanhamento da utilização da plataforma pelos diferentes agentes, bem como a resolução de eventuais dificuldades que surjam O modelo de operação e gestão desta plataforma prevê a existência de uma equipa de acompanhamento funcional, que garantirá o alinhamento da mesma com o sistema educativo português, e uma equipa de acompanhamento técnico, que garantirá o acompanhamento do contrato com os fornecedores e cumprimento do estipulado. Está prevista, além dessas, a existência de uma equipa de certificação de conteúdos, responsável pela selecção, categorização e certificação dos conteúdos digitais destinados ao apoio ao ensino e aprendizagem através da plataforma O modelo de implementação da plataforma prevê um faseamento bem definido, em 3 etapas subsequentes, que garantirão a disponibilização inicial dos serviços de apoio ao ensino e aprendizagem e posteriormente de funcionalidades de apoio à gestão 7

9 Índice Sumário executivo Diagnóstico da situação actual Análise das melhores práticas nacionais e internacionais Desenvolvimento conceptual da plataforma Desenvolvimento do modelo de gestão e operação Definição do macro-plano de implementação 8

10 O estudo de diagnóstico realizado no âmbito do Plano Tecnológico observou fortes limitações ao nível dos conteúdos, tendo identificado a necessidade de desenvolver uma plataforma integrada de Gestão Administrativa Limitações à modernização tecnológica do ensino Tecnologia Parque de computadores insuficiente e desactualizado Reduzida dotação de equipamentos de apoio (e.g. projectores) Banda larga com velocidades reduzidas e abrangência limitada Redes de área local não estruturadas e ineficientes Preocupação crescente com segurança nas escolas Apoio técnico insuficiente Conteúdos Escassez de conteúdos digitais e aplicações pedagógicas Plataformas colaborativas com utilização e funcionalidades limitadas Gestão de escola pouco informatizada Reduzida utilização de como canal de comunicação Formação Formação de docentes pouco centrada na utilização das TIC no ensino Ausência de certificação de competências TIC Insuficientes competências para garantir apoio técnico Investigação e financiamentoi Insuficiente investimento em tecnologia na educação Elevada dependência de receitas próprias p das escolas Desarticulação Ministério da Educação/ Iniciativa Privada Fonte: GEPE Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação; Modelo GEPE nº 700, Março de 2007, dados preliminares; Análise A.T. Kearney 9

11 Actualmente, praticamente todas as escolas estão dotadas de equipamentos informáticos afectos à gestão escolar Número de computadores para uso administrativo por escola 80,4% 81,7% 80,3% 76,2% 84,0% 91,4% 18,7 18,6 18,9 19,4 18,1 20,7 Total DREN DREC DREL DREA DREALG XX Percentagem de computadores para uso administrativo por escola com acesso à Internet Fonte: GEPE Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação; Modelo GEPE nº 700, Março de 2007, dados preliminares; Análise A.T. Kearney 10

12 e de aplicações informáticas para gestão administrativa Percentagem de escolas que têm computadores dotados de software administrativo Total DREN DREC DRELVT DREALE DREALG 95% 97% 98% 94% 96% 96% 99% 99% 98% 100% 98% 98% 92% 98% 94% 94% 90% 90% 89% 85% 84% 79% 96% 92% Computadores com software de gestão administrativa Computadores com software de gestão de alunos Computadores com software de gestão de rec. humanos Computadores com software de gestão de inventário Fonte: GEPE Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação; Modelo GEPE nº 700, Março de 2007, dados preliminares; Análise A.T. Kearney 11

13 23% 20% 17% 14% 12% 9% 8% 8% Apenas um terço das escolas recorre à intranet, sendo a sua utilização sobretudo dedicada à publicação de materiais pedagógicos e gestão administrativa de alunos Escolas com intranet (% escolas, 2006) Serviços e processos efectuados através de internet / intranet (% escolas Continente, 2006) 50% 32% 37% 31% 28% 29% 35% 2% Total DREN DREC DRELVT DREALE DREALG Material Pedagógico Conteúdos programas Dados pessoais Direcção Turma Convocatória Reuniões Informação Enc. Educ. Classificações Alunos Inscrições Newsletters Sumários Fonte: GEPE Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação; Modelo GEPE nº 700, Março de 2007; Análise A.T. Kearney 12

14 A disponibilização e utilização de nas escolas é ainda pouco expressiva, assim bem como a proporção de escolas que o utiliza para comunicar com a comunidade educativa Disponibilização de serviços de para pessoal docente e não docente (% escolas) Escolas que comunicam regularmente por com outros agentes (% escolas) 74% 42% 38% 39% 29% 28% 32% 24% 12% 11% 11% Total DREN DREC DRELVT DREALE DREALG Com Docente s Com Não Docentes Com Alunos Com Enc. de Educação Com Outros Agentes Fonte: GEPE Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação; Modelo GEPE nº 700, Março de 2007; Análise A.T. Kearney 13

15 Em suma, observam-se ineficiências e subaproveitamento das potencialidades das novas tecnologias dos processos de gestão (1/2) Ineficiências Âmbito Percentagem de escolas que recorre a tecnologia para efectuar inscrições Percentagem de escolas que recorre a tecnologia para processar sumários Percentagem de escolas que recorre a sistemas electrónicos de gestão documental Recorre a internet ou intranet Recorre a internet ou intranet Recorre a sistemas electrónicos Os processos críticos continuam a ser efectuados sem recurso a tecnologia 12% 6% 5% 88% 94% 95% Não recorre a qualquer Não recorre a qualquer Não recorre a qualquer meio electrónico meio electrónico meio electrónico Diversidade do portfolio de fornecedores Actualmente estão implementadas aplicações de fornecedores distintos, as quais, na sua maioria, não apresentam interoperabilidade entre si Contratação descentralizada de soluções de gestão A contratação de soluções de gestão é efectuada ao nível das escolas ou agrupamento de escolas, gerando ineficiência iê i de investimentos t e assimetrias i Fonte: GEPE Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação; Modelo GEPE nº 700, Março de 2007; Análise A.T. Kearney 14

16 Em suma, observam-se ineficiências e subaproveitamento das potencialidades das novas tecnologias dos processos de gestão (2/2) Ineficiências Âmbito Percentagem de escolas que fornece endereços de a docentes e não docentes Fornece endereços de a docentes e não docentes Percentagem de escolas que comunica regularmente por Comunica regularmente por Comunicação entre agentes da comunidade de ensino por canais tradicionais 60% 40% 90% 10% Não fornece endereços de Não comunica regulamente por Capacidade elevada de influência dos fornecedores A falta de compatibilidade de soluções inexistentes no mercado traduz-se numa maior capacidade de influência de fornecedores sobre os estabelecimentos de ensino Dependência do ritmo de inovação dos fornecedores Nenhum estabelecimento de ensino tem dimensão relevante para influenciar o processo de investigação e desenvolvimento (I&D) ou o desenvolvimento de soluções customizadas Inexistência de mecanismos robustos de segurança e redundância A segurança e privacidade das bases de dados têm sido descuradas, por falta de recursos financeiros ou de conhecimentos técnicos das escolas Fonte: GEPE Gabinete de Estatística e Planeamento da Educação; Modelo GEPE nº 700, Março de 2007; Análise A.T. Kearney 15

17 Adicionalmente, surgem três dimensões que reforçam a necessidade de repensar o actual modelo de utilização das TIC na gestão escolar Necessidade dos vários organismos do Ministério da Educação trocarem informação de gestão com as escolas de forma rápida e segura Necessidade de redefinição do modelo de utilização das TIC Implementação generalizada, no Plano Tecnológico da Educação, de sistemas de gestão que devem integrar com outros sistemas e que apresentem um conjunto de potencialidades a ser exploradas em todas as escolas Crescente importância da informação armazenada em formato electrónico, reforçando a preocupação com a importância e privacidade dos dados 16

18 Diagnóstico da situação actual Principais ferramentas de gestão administrativa escolar Necessidades dos agentes da comunidade educativa 17

19 É imperativo consolidar e disponibilizar um sistema de informação actualizado, consistente e acessível de apoio à gestão escolar e administrativa, e que permita interligar a comunidade educativa É uma prioridade para o Ministério da Educação a criação de uma rede de informação que permita ligar alunos, docentes e encarregados de educação Torna-se igualmente indispensável a troca de informação e experiências com parceiros da UE, sendo necessária a consolidação de informação, sobre a Educação, a nível nacional É premente o desenvolvimento de um sistema de informação consistente, credível e à altura das prioridades principais do Ministério da Educação, que preconizam a ligação entre os agentes da comunidade de ensino e desta com estados-membros da UE Fonte: Plano Tecnológico da Educação; Análise A.T. Kearney 18

20 Para corresponder a esta necessidade é criada uma equipa de missão com responsabilidade ao nível da coordenação, concepção, desenvolvimento e avaliação do sistema de informação integrado do Ministério da Educação MISI@ Gabinete Coordenador do Sistema de Informação do Ministério da Educação Identificar projectos de informatização em curso e sistemas de informação em utilização nos diferentes serviços do Ministério da Educação Conceber a arquitectura do sistema de informação tendo em consideração, quer as especificações referidas quer características de escalabilidade, modularidade, interoperabilidade e flexibilidade Coordenar a execução de projectos de informatização em curso respeitantes ao sistema de informação do Ministério da Educação, reformulando-os, caso necessário, para que estes se integrem nos objectivos apontados Analisar sistematicamente a evolução do projecto e propor as soluções que em cada momento se mostrem adequadas Promover as acções de divulgação e instrução dos utilizadores, necessárias ao bom funcionamento e desempenho do sistema Articular a execução dos trabalhos com todos os serviços do Ministério da Educação Fonte: Ministério da Educação; MISI; Análise A.T. Kearney 19

21 A MISI é responsável pela selecção e certificação das ferramentas de gestão administrativa a adoptar pelas escolas, que permitirão a interligação com as entidades centrais e exportação de informação segundo requisitos predefinidos A certificação das aplicações de gestão administrativa incide sobre a capacidade e qualidade de exportação de informação relevante para o Ministério da Educação, e não sobre as funcionalidades que integram dos programas informáticos Fonte: Ministério da Educação; MISI; Análise A.T. Kearney 20

22 As necessidades de exportação de informação pelas escolas abrangem 4 grandes áreas: Pessoal e Vencimentos, Contabilidade, Alunos e Serviços de Acção Social, este último ainda em desenvolvimento 1 3 Pessoal e Vencimentos Alunos Permite gerir e exportar dados relativos à alocação de professores à escola, cargos assumidos, assiduidade e vencimentos. Coordena com as entidades centrais a alocação de fundos para processamento de remunerações Ministério da Educação 2 4 Contabilidade Permite gerir e exportar dados relativos à informação básica sobre os alunos, currículo e progressão académica, além de contexto sociocultural e comprovação de frequência escolar para efeitos fiscais Serviços de Acção Social Permite gerir e exportar dados contabilísticos de cada escola, permitindo às entidades centrais obter informação actualizada sobre as necessidades de distribuição de fundos Permite gerir e exportar dados relativos aos serviços e necessidades de acção social em cada escola, permitindo a obtenção central de uma visão holística sobre os principais desequilíbrios e requisitos de apoio centralizado Fonte: MISI; Análise A.T. Kearney 21

23 No que diz respeito à adopção das ferramentas certificadas por parte das escolas, a JPM&Abreu detém um largo domínio face a outros fabricantes, para as categorias de Pessoal e Vencimentos e Contabilidade Pessoal e Vencimentos Contabilidade Sem aplicação ATP Sem aplicação ATP 4,5% 98,5% 94,1% 99% das escolas adoptaram a ferramenta de gestão de Pessoal e Vencimentos disponibilizada pela JPM&Abreu 94% das escolas adoptaram a ferramenta de Contabilidade disponibilizada pela JPM&Abreu Fonte: MISI; Análise A.T. Kearney 22

24 Nas ferramentas para gestão de informação sobre alunos a preferência de escolha continua a pertencer à JPM&Abreu, enquanto que as ferramentas para gestão de Acção Social Escolar ainda estão em processo de certificação Alunos Acção Social Escolar Sem aplicação Consulbyte Unilógica Inforvista Já adoptaram 27,7% 69,1% 43,2% 56,8% 56,8% Desconhecido Nas ferramentas para gestão de informação sobre alunos, o domínio a nível da adopção pelas escolas continua a ser da JPM&Abreu, com cerca de 69% das preferências As ferramentas para gestão da Acção Social Escolar estão ainda em processo de certificação, pelo que a adopção por parte das escolas recai na única ferramenta certificada Fonte: MISI; Análise A.T. Kearney 23

25 Diagnóstico da situação actual Principais ferramentas de gestão administrativa escolar Necessidades dos agentes da comunidade de ensino 24

26 Do diagnóstico efectuado verificou-se ser necessário adequar as actuais ferramentas às necessidades da comunidade, alargar a informatização dos processos e simplificar e melhorar a qualidade e acessibilidade da informação Necessidades dos agentes da comunidade de ensino Desadequação das ferramentas em termos de inovação, qualidade e interoperabilidade, apoio e formação, segurança, custo, gestão do contrato e SLAs Adequação das ferramentas electrónicas Informatização e simplificação dos processos Melhoria nos processos cobertos pelos sistemas actuais Informatização de novos processos administrativos Simplificação de processos Necessidade de optimização de investimento e custos em infra-estruturas Necessidade de optimização dos processos de operação, manutenção e gestão de sistemas Optimização dos processos de investimento, operação e gestão Acessibilidade e qualidade da informação Necessidade de acessibilidade dos agentes à informação exportada Necessidades adicionais de informação Necessidade de normalização da informação 25

27 As actuais ferramentas apresentam diversas áreas de desadequação face às necessidades dos agentes educativos Contratos geridos escola a escola, não A velocidade de introdução de novas aproveitando economias de escala e gerando funcionalidades é lenta assimetrias entre escolas Contratos não prevêem desenvolvimento, nem níveis de serviço relativamente a qualidade do software e apoio técnico Existem sistemas que as escolas não adquirem devido ao seu custo: sistema de gestão documental; sistemas de elaboração de horários mais sofisticados Custo Gestão do contrato Áreas de desadequação das actuais ferramentas Inovação Qualidade e interopera bilidade Não existe coordenação nem prioritização de introdução / alteração de funcionalidades A introdução de novas funcionalidades fica ao critério i do fornecedor, uma vez que a certificação abrange apenas a exportação de dados Existem algumas situações de erros nos programas e na exportação de dados (ex. gestão de alunos de cursos profissionais) Não existe interoperabilidade generalizada entre módulos de diferentes fornecedores Segurança Apoio e formação As escolas não dispõem de mecanismos robustos de segurança e de redundância (back-ups) da informação Existem situações em que a informação está residente no servidor do fornecedor do sistema administrativo Existe falta de apoio técnico no que respeita aos sistemas administrativos. Normalmente está a cargo do coordenador TIC Formação geralmente paga é cara, o que origina utilização pouco avançada das ferramentas 26

28 Existe necessidade de melhorar significativamente as ferramentas disponíveis de gestão de horários e de gestão da legislação Necessidades de informatização e simplificação dos processos Não exaustivo Gestão de horários: embora existam sistemas de gestão de horários no mercado, actualmente estes não cobrem as necessidades das escolas sendo em casos complexos utilizado apenas para a primeira iteração na construção de horários. O sistema de gestão de horários deve possibilitar: Colocar aulas em salas cuja utilização das mesmas não é para fins inicialmente previstos (ex. aulas de português em salas TIC) Desdobramento de turmas Processos cobertos pelos fornecedores de gestão administrativa i ti mas que necessitam de melhoria acentuada Substituição de professores Componente não lectiva A lógica dos quadros de agrupamento, alocando professores a diferentes escolas do agrupamento e tomando em consideração o tempo para deslocação Optimizar por critérios sucessivos Gestão de legislação: seria importante ter um bom sistema de gestão de legislação. As actuais BDs legislativas são caras e a actualização não é muito regular (agora mensal). Adicionalmente, existe uma quantidade de legislação dispersa nos sítios dos organismos do Ministério que dificulta a busca, que por vezes, se encontra desactualizada e não garante uma gestão do histórico (sendo a legislação anterior substituída pela nova no sítio, se a escola não imprimiu pode não ter como provar que agiu de acordo com a legislação em vigor na altura) 27

29 bem como simplificar/ desburocratizar e informatizar processos de gestão administrativa Necessidades de informatização e simplificação dos processos Não exaustivo Gestão de férias, faltas e licenças: é um processo que é necessário suportar electronicamente pois é complexo, envolve tramitação e conhecimento a diversas entidade e hoje em dia é suportado em papel Processos não cobertos pelos fornecedores de gestão administrativa Gestão do leite escolar: é necessário suportar electronicamente este processo pois cada escola tem de fazer o registo diário pedindo à escola sede, sendo actualmente feito em papel Gestão das actividades id d de enriquecimento i curricular, transporte t escolar e prolongamento de horário: é necessário suportar electronicamente estes processos pois envolvem várias entidades e a validação da informação é muito complicada Processos com forte potencial de simplificação Gestão de documentação: seria muito importante as escolas terem um sistema de gestão de documentação dado o volume de informação que é manipulado e estes sistemas são muito caros Existem processos que são complexos e com muito papel, sendo exemplos os seguintes: Compra de material: requer o preenchimento e distribuição de cópias em papel de variados documentos, sendo o movimento e tratamento de documentos físicos complexificador Férias, faltas e licenças: com requisitos burocráticos exigentes, bem como necessidade de envio e arquivo de documentos em papel Existem processos, que embora já estejam parcialmente informatizados, o procedimento da Administração i Central exige o envio e/ou arquivo de cópia em papel. Atít título de exemplo: Mapas do SASE: requer o preenchimento de um ficheiro Excel e envio de uma cópia assinada Orçamento: requer o preenchimento na aplicação on-line e envio de cópia em papel 28

30 A informação exportada não se encontra suficientemente disseminada e existem necessidades de informação não cobertas Necessidades de acessibilidade e qualidade da informação Existe insuficiente divulgação / disseminação da informação exportada pelas escolas para a MISI pelos diversos agentes da comunidade d educativa (ex. Municípios i e DRE), pelo que estes continuam a obter a informação directamente t à escola ou desenvolvem aplicações específicas (o que acarreta custos); Deveriam existir regras de organização e normalização da informação por forma a facilitar a resposta a pedidos e solicitações; Deveria alargar-se a automatização da recolha de informação, sendo exemplo os seguintes: Mapas da IGE têm de ser preenchidos à mão; Sítio Novas Oportunidades e Sistema Integrado do Fundo Social Europeu têm de ser preenchidos quase todos à mão Deveria existir normalização de indicadores de desempenho e qualidade e a produção de relatórios estandardizados com essa informação para apoiar a gestão; Existe muita informação residente nos sistemas mas existe necessidade de ela poder ser trabalhada para apoio à gestão; Também para apoiar a gestão, deveria ser dado feedback às escolas relativamente ao seu desempenho comparativo com outras escolas (ex. percentil na eficiência lectiva) 29

31 A desadequação do modelo descentralizado traduz-se na necessidade de optimização de investimentos e custos, bem como dos processos de operação e gestão dos sistemas Necessidade de optimização dos processos de investimento, operação e gestão Necessidade de optimização de investimento e custos em infra-estruturas É relevante a necessidade de definir uma estratégia central de investimento em infra-estruturas de apoio electrónico aos processos de gestão administrativa, i ti que permita garantir um movimento concertado de aposta em sistemas que alinhem com as necessidades das diferentes entidades e agentes envolvidos A optimização dos investimentos e custos passaria pela disponibilização de uma única plataforma que, agregando a execução de aplicações e processos de gestão administrativa comuns ao universo de escolas, trataria o conjunto de informação consolidada para disponibilizar serviços administrativos a todas as escolas Necessidade de optimização dos processos de operação, manutenção e gestão de sistemas É relevante a disponibilização de uma estrutura de recursos humanos qualificados executem tarefas de operação e manutenção dos sistemas de gestão administrativa por forma a melhorar a qualidade da manutenção efectuada e maximizar a sua disponibilidade para o universo de agrupamentos e escolas que recorrem a estes sistemas Adicionalmente, a optimização dos recursos humanos e tecnológicos dedicados à operação e gestão dos sistemas, hoje em dia dispersos pelos diferentes agrupamentos Necessidade de tratamento consolidado e portabilidade de informação A crescente necessidade de consolidação de informação proveniente e gerida por diversas fontes, bem como o seu tratamento estatístico para efeitos de gestão central, precipita a necessidade de centralização e uniformização da informação que optimamente deverá estar sob o controlo do Ministério da Educação e suas entidades A necessidade de centralização e uniformização das estruturas de informação manipuladas é igualmente expressa nos crescentes requisitos de portabilidade da mesma, entre diferentes escolas ou entidades envolvidas 30

32 Sumário executivo Diagnóstico da situação actual Análise das melhores práticas nacionais e internacionais Desenvolvimento conceptual da plataforma Desenvolvimento do modelo de gestão e operação Definição do macro-plano de implementação 31

33 Análise das melhores práticas nacionais e internacionais Projecto Fénix Rayuella 32

34 O sistema Fénix é uma plataforma integrada de apoio à gestão administrativa, suporte à aprendizagem, ensino e comunicação a distância desenvolvido pelo IST O Sistema Fénix é uma plataforma aberta, modular e flexível que disponibiliza um conjunto de componentes e serviços para apoio à gestão administrativa escolar, bem Docentes Alunos como de suporte à aprendizagem, ensino e comunicação a distância O sistema é desenvolvido pelo Instituto Superior Técnico (IST) e está a ser Plataforma de apoio à utilizado por: gestão administrativa e Instituto Superior Técnico suporte à aprendizagem, Escola Superior de Enfermagem de São ensino e comunicação a José de Cluny distância Instituto Politécnico de Coimbra (IPC) Instituto Superior de Economia e Gestão (ISEG) Instituto Superior de Ciências do Trabalho e da Empresa (ISCTE) Instituto Politécnico de Tomar (IPT) Funcionários Entidades externas Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 33

35 Na base do projecto Fénix, estiveram as necessidades de informatizar e de integrar funcionalidades / aplicações e de desenvolver in-house garantindo sustentabilidade e extensibilidade da plataforma Reduzir a distância entre a informação e os utilizadores Operação das Universidades é centralizada em gabinetes administrativos Os procedimentos são muito burocráticos Informação desactualizada Integração da informação e funcionalidades Informação inconsistente e replicada Funcionalidades dispersas pela organização Necessidades identificadas Sustentabilidade da plataforma Atribuição de fundos mutável e dependente das condições políticas vigentes Alterações periódicas da equipa de gestão Sistemas tornam-se facilmente obsoletos Extensibilidade da plataforma Universidades têm fortes competências mas são voláteis Sistemas abertos envolvem pessoas com diferentes níveis de conhecimento Integração de aplicações Existência de diversidade de aplicações (administrativas, académicas, comunicação, ) não integradas entre si Alinhamento com os objectivos Existe uma diversidade grande entre as Universidades e estas estão em constante mudança Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 34

36 De facto, o desenvolvimento de um sistema in-house ligado ao core-business da Universidade foi considerado como sendo a melhor opção para satisfazer as necessidades e ultrapassar os constrangimentos identificados Constrangimentos considerados O conjunto de sistemas off-the-shelf: Não suficientemente flexíveis para englobar o conjunto de processos centrais à universidade Fraca oferta para o conjunto de processos aqui identificados O desenvolvimento em outsourcing: Conduz a custos mais elevados Regras e processos variam constantemente e existem falhas de comunicação com entidades externas responsáveis pelo desenvolvimento do sistema O desenvolvimento in-house: É flexível e adaptado às necessidades da organização Tende a não evoluir tecnologicamente e tem tendência a crescer do ponto de vista de suporte à plataforma e utilizador Estratégia do projecto Fénix Ligar o desenvolvimento da plataforma ao core-business da Universidade Garantir a sustentabilidade aproveitando os estudantes da Universidade para o desenvolvimento da plataforma, melhorando funcionalidades com baixo custo Integrar a plataforma com os objectivos da Universidade de transmissão, criação e aplicação do conhecimento, utilizando-a nestes domínios Integrar a plataforma com o Mercado através da adopção noutras universidades e do desenvolvimento em sistema aberto Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 35

37 Esta plataforma propõe-se aproximar os agentes da comunidade de ensino da gestão e conteúdos académicos, potenciando uma plataforma integrada de funcionalidades e aplicações académica indispensáveis Reduzir a distância entre a informação e os utilizadores Integração da gestão administrativa com a actividade diária da instituição Integração através da internet e com diferentes níveis de acesso Integração da informação e funcionalidades d Informação agregada num repositório central único Funcionalidades disponíveis ortogo- nalmente à organização e agregadas tendo por base os papéis organizacionais Objectivos do Sistema Fénix Sustentabilidade da plataforma Integração com as competências e objectivos do IST Integração com o mercado: adopção noutras universidades e desenvolvimento em sistema aberto Extensibilidade da plataforma Uso de técnicas de desenvolvimento de software, bem como standards de comunicação, que sejam transmissíveis e reprodutíveis Integração de aplicações Utilização de tecnologias que permitem o desenvolvimento incremental de funcionalidades e módulos, facilmente integráveis com as já existentes Alinhamento com os objectivos Identificação dos padrões comuns de comportamento organizacional e académico das instituições escolares Desenvolvimento de uma família de produtos orientada a esses padrões Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 36

38 A ferramenta de gestão administrativa Fénix inclui um conjunto de funcionalidades que permite desde a completa gestão administrativa escolar, até ao apoio à aprendizagem, ensino e comunicação entre agentes 1 Pessoa 2 8 Académico Administrativo Pedagógico Sistema de Gestão Académica - Fénix Recursos Apoio à Decisão 5 Organização Sítios na Internet Fonte: Projecto Fénix 37

39 1 Este sistema permite uma completa gestão da informação sobre os diferentes agentes da comunidade educativa, que integra com as funcionalidades de apoio à aprendizagem e ensino Pessoa Académico Administrativo Pedagógico Sistema de Gestão Académica - Fénix Recursos Apoio à Decisão Organização Sítios na Internet Este módulo permite fazer a gestão das entidades que representam os alunos, docentes, funcionários e pessoas externas. Permite igualmente fazer a gestão da conta e das transacções da pessoa: Permite a gestão da informação pessoal de cada uma destas entidades Permite gerir a informação de alunos de licenciatura e mestrado Permite o tratamento de informação pessoal de docentes Permite a gestão de informação, credencias e controlo de acessos Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 38

40 1 A gestão de informação pessoal e académica permite uma eficaz consolidação e integração de informação de outras ferramentas e módulos, e viabiliza uma eficaz política de segurança e de controlo de acesso a dados Impacto da abrangência destas funcionalidades na plataforma Fénix Gestão de informação pessoal e profissional de docentes e não-docentes Gestão de informação pessoal e académica de alunos Gestão de credenciais e controlo de acessos para funcionários e alunos Permite a fácil introdução, gestão e actualização de informação pessoal e profissional de docentes e não docentes. Acresce a eficácia e eficiência destas funções, garantido a criação de uma base de informação partilhada por todos os módulos desta plataforma Permite a integração com a plataforma de apoio electrónico ao ensino e aprendizagem, permitindo uma eficaz interacção com as responsabilidades assumidas e percurso profissional obtido, alinhado com a actividade pedagógica verificada Permite a sistematização da informação agregada, permitindo a fácil troca de informação com entidades exteriores, bem como a simplificação de processos como a gestão de carreira ou de remunerações Permite a fácil e eficiente introdução, gestão e actualização da informação pessoal e académica dos alunos, relevante para o seu percurso académico. Esta informação fica assim centralizada e acessível a qualquer módulo ou ferramenta partilhada por esta plataforma Permite a partilha de informação com a plataforma de apoio electrónico ao ensino e aprendizagem, permitindo a fácil gestão e interacção com a actividade lectiva e percurso académico, viabilizando a integração destas funcionalidades com o desenvolvimento de actividades lectivas, lançamento de notas e desenvolvimento curricular Permite a simplificação e acréscimo de eficácia e eficiência na gestão de informação crítica, viabilizando a fácil e automática troca de informação com outras entidades, d inclusive i entidades d centrais de gestão Dada a importância da informação manipulada pelos diversos agentes da comunidade educativa que interagem com esta plataforma, é possível assim garantir a definição de políticas de segurança no que diz respeito a controlo e restrições de acesso a informação crítica, garantindo níveis de segurança necessários ao âmbito considerado 39

41 2 O Fénix permite uma completa gestão do ciclo de vida dos cursos e planos curriculares dos alunos, abrangendo o lançamento de avaliações e análise de desempenho Pessoa Académico Administrativo Pedagógico Sistema de Gestão Académica - Fénix Recursos Apoio à Decisão Organização Sítios na Internet Este módulo permite gerir o plano curricular dos alunos, diferentes cursos e disciplinas, bem como toda a gestão documental e financeira relacionada com estes: Permite gerir o ciclo de vida dos cursos e seus planos curriculares Permite gerir o ciclo de vida do aluno de acordo com o plano curricular do seu curso Permite gerir o lançamento de notas e controlar suas possíveis alterações Permite gerir as actividades documentais e financeiras associadas à gestão académica Permite gerir candidaturas e o processo prévio à admissão nos cursos Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 40

42 2 A gestão da informação curricular dos cursos abrangidos pela escola, permite efectuar uma eficaz integração com a actividade lectiva dos alunos e com as actividades de suporte à gestão curricular Impacto da abrangência destas funcionalidades na plataforma Fénix Gestão dos cursos, planos curriculares e progresso académico dos alunos Permite a gestão, o desenvolvimento e a redefinição do conjunto de opções curriculares oferecidas pelo estabelecimento de ensino, bem como dos percursos académicos que lhes estão associados Permite a fácil integração da informação sobre as opções curriculares e os percursos académicos possíveis com o progresso dos alunos na sua carreira na instituição e correspondentes resultados obtidos ao longo do percurso escolhido. Viabiliza a gestão do progresso do aluno através dessa integração com o lançamento e submissão de notas e registo dos seus resultados lectivos Potencia a sistematização e simplificação da informação curricular, possibilitando a troca de informação consolidada com outros estabelecimentos de ensino ou entidades centrais à Educação Gestão de actividades e funções de apoio à gestão e desenvolvimento curricular Permite a integração dos processos de gestão curricular com as funções e actividades de suporte que lhes estão associadas (ex. gestão documental e gestão financeira). Facilita a integração e simplificação da interacção entre estes processos, com um visível acréscimo de eficácia e eficiência Maximiza a simplificação de processos, viabilizando a criação de uma base de informação consolidada integrada, capacitando a troca de informação entre estabelecimentos de ensino ou a submissão de informação a entidades centrais Gestão de candidaturas e processos prévios à admissão no estabelecimento de ensino Permite a integração dos processos de gestão curricular e definição de percursos académicos respectivos com os requisitos a considerar para os candidatos ao ingresso na instituição de ensino. Viabiliza o desenvolvimento de critérios pormenorizados para a admissão, bem como a oferta a disponibilizar aos candidatos Permite uma eficaz gestão e condução dos processos prévios à admissão no estabelecimento, incluindo o processo de matrículas e formalização do candidato como aluno do estabelecimento de ensino 41

43 3 Gestão Pedagógica Pessoa Académico Administrativo Pedagógico Sistema de Gestão Académica - Fénix Recursos Apoio à Decisão Organização Sítios na Internet Permite fazer a gestão das fichas online, começando pela criação de perguntas, geração de fichas, sua distribuição electrónica pelos alunos, correcção automática das respostas e criação das pautas Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 42

44 4 Gestão de Apoio à Decisão Pessoa Académico Administrativo Pedagógico Sistema de Gestão Académica - Fénix Recursos Apoio à Decisão Sítios na Internet Organização Este módulo permite gerir a informação dos docentes e disciplinas necessárias para as fichas de acreditação dos mesmos Permite gerar a informação dos docentes necessária para gerar as fichas de acreditação do curso Permite gerar a informação das disciplinas necessária para as fichas de acreditação e para as fichas ECTS do curso Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 43

45 5 Gestão de Sítios na Internet Pessoa Académico Administrativo Pedagógico Sistema de Gestão Académica - Fénix Recursos Apoio à Decisão Sítios na Internet Organização Este módulo permite gerir e criar conteúdos, anúncios, fóruns, notícias e eventos específicos a cada curso ou disciplina por semestre: Permite gerir e apresentar os conteúdos para ensino e aprendizagem agem específicos a cada disciplina. Possibilita a gestão de anúncios, secções e itens Permite a gestão e participação, às entidades relacionadas com a disciplina ou curso, em fóruns de discussão Permite gerir a lista de notícias e eventos específicos aos cursos ou instituição Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 44

46 6 Gestão Organizacional Pessoa Académico Administrativo Pedagógico Sistema de Gestão Académica - Fénix Recursos Apoio à Decisão Organização Sítios na Internet Este módulo permite gerir a estrutura organizacional da instituição, bem como os papéis a assumir por cada um destes e suas credenciais para acesso: Permite gerir a estrutura organizacional da escola Permite gerir os cargos que as pessoas têm na organização. Permite definir os responsáveis pelas disciplinas, quem lecciona as disciplinas, os coordenadores de cursos e suas equipas de coordenação, bem como casos de tutoria Permite associar privilégios a cargos, bem como papéis a pessoas Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 45

47 6 A gestão da estrutura organizacional escolar permite a integração com as necessidades ao nível da definição de cargos, papéis e responsabilidades dos agentes que dela fazem parte Impacto da abrangência destas funcionalidades na plataforma Fénix Gestão da estrutura organizacional da escola Permite uma eficaz adequação da estrutura curricular escolar da instituição à estrutura organizacional que a caracteriza Permite uma eficaz gestão e actualização da estrutura organizacional, consolidando a informação necessária à definição de papéis e responsabilidades que lhe vão estar inerentes Permite uma simplificação e integração eficiente da informação, viabilizando uma eficaz exportação de informação para outros estabelecimentos de ensino ou entidades centrais Gestão de cargos, responsabilidades e estruturas de coordenação Permite uma identificação eficaz e automática do conjunto de cargos e responsabilidades inerentes à estrutura organizacional definida Permite uma fácil e eficiente integração da informação de gestão de pessoal com a estrutura organizacional definida, viabilizando a correspondência através da definição de responsabilidades e cargos assumidos pelos agentes da comunidade de ensino Adicionalmente, viabiliza a integração de informação consolidada, permitindo a exportação de informação para outros estabelecimentos de ensino ou entidades centrais Gestão de privilégios e papéis dos diversos agentes da comunidade de ensino Permite uma eficaz definição do conjunto de privilégios/ papéis possíveis e necessários, adequados à estrutura organizacional existente, num processo de contínua adequação a uma estrutura em potencial constante reestruturação Permite uma eficaz integração da gestão de informação pessoal e académica dos diversos agentes da comunidade educativa com a definição de estruturas de privilégios e papéis possíveis, sistematizando e consolidando a informação manipulada, permitindo a exportação de informação para outros estabelecimentos de ensino ou entidades centrais 46

48 7 Gestão de Recursos Pessoa Académico Administrativo Pedagógico Sistema de Gestão Académica - Fénix Recursos Apoio à Decisão Organização Sítios na Internet Este módulo permite a gestão de salas, avisos e serviço de disponível para os agentes da comunidade de ensino: Permite gerir os recursos do tipo sala, inclusive a sua alocação a disciplinas para os diferentes horários Permite gerir um conjunto de serviços associados ao SMS: enviar SMS, invocar serviços através de SMS bem como emitir resposta aos pedidos pelo mesmo meio Permite gerir e emitir avisos aos diferentes elementos da comunidade que interajam com a plataforma Permite enviar s e gerir grupos de entidades para envio de mensagens de correio Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 47

49 7 O sistema torna possível um grau de automatização e optimização de processos de gestão administrativa e de recursos, disponibilizando canais de comunicação necessários e disponíveis aos diversos agentes da comunidade educativa Impacto da abrangência destas funcionalidades na plataforma Fénix Gestão de horários e recursos afectos às disciplinas Permite a integração dos diversos planos curriculares dos diferentes cursos com a disponibilidade e horários dos professores na definição automática e optimizada dos horários para as diferentes disciplinas para os alunos dos diferentes cursos Permite a integração da definição de horários para cada disciplina com as necessidades desta no que diz respeito a alocação de recursos, permite que esta tarefa seja desempenhada automaticamente, de uma forma eficaz e optimizada no que à utilização de recursos necessários diz respeito Permite a simplificação e consolidação da informação gerida acerca de horários, disciplinas e alocação de recursos, permitindo a exportação de dados para entidades centrais no sentido de reportar necessidades materiais e de fundos e originar a respectiva comparticipação central Gestão de meios de comunicação entre agentes da comunidade educativa Permite a gestão eficaz de um serviço de correio electrónico disponibilizado ao universo de docentes, não docentes e alunos da comunidade escolar, com os níveis de serviços adequados às necessidades destes agentes. Permite desta forma oferecer um canal de comunicação eficaz e fiável, apoiando a concretização das suas responsabilidades no seio da comunidade Os serviços de comunicação entre agentes disponibilizados por esta plataforma incluem igualmente um sistema de envio e entrega de SMS, possibilitando um canal de distribuição de informação, alertas ou notícias em tempo real, aumentando a eficácia de comunicação entre agentes Adicionalmente, a plataforma permite a gestão de grupos de comunicação com entidades da comunidade educativa, simplificando e tornando mais eficiente a distribuição e troca de informação entre grupos de interesse e de trabalho da comunidade de ensino em questão 48

50 8 Gestão Administrativa Pessoa Académico Administrativo Pedagógico Sistema de Gestão Académica - Fénix Recursos Apoio à Decisão Organização Sítios na Internet Este módulo permite a gestão de todo o processo administrativo que visa o apoio aos bolseiros, controlo de assiduidade gestão e atribuição de créditos: Permite gerir os bolseiros de apoio à gestão, os seus contratos e pagamentos Permite controlar a assiduidade do pessoal não docente, interagindo com o relógio de ponto e com o tipo de horário de cada funcionário Permite a atribuição de créditos aos docentes por aulas leccionadas, cargos de gestão e situação de não exercício Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 49

51 8 O sistema permite uma eficaz gestão das responsabilidades e cargos afectos aos diversos agentes, bem como o acompanhamento do seu desempenho profissional, alinhado com a gestão de remunerações Impacto da abrangência destas funcionalidades na plataforma Fénix Gestão e afectação de cargos e responsabilidades aos agentes e controlo de desempenho profissional A gestão de cargos desempenhados por professores, bem como as responsabilidades/ papéis p que desempenham permite uma fácil e eficaz integração com a atribuição de créditos pelo desempenho das mesmas O sistema permite uma eficaz e simplificada gestão e acompanhamento da actividade profissional de docentes e não docentes, interagindo com o relógio de ponto. Permite um consequente reflexo e integração com a gestão de remunerações para docentes e não docentes Adicionalmente, o sistema permite uma fácil e optimizada gestão da consolidação desta informação, viabilizando a potencial exportação da mesma para outros organismos ou entidades centrais da Educação Gestão e optimização de remunerações e processamento salarial A integração da definição e gestão de responsabilidades/ papéis/ cargos de docentes e não docentes com o perfil profissional destes agentes permite a simplificação e optimização dos processos de gestão de remunerações e consequente processamento salarial. Igualmente, permite uma eficaz gestão de contratos afectos a cada um destes agentes da comunidade educativa e integração com cargos e responsabilidades que lhes estão inerentes O sistema permite uma fácil consolidação e simplificação da informação manipulada no que a este ponto diz respeito, viabilizando a sua exportação para outros organismos ou mesmo entidades centrais do Ministério da Educação 50

52 Definindo-se como uma plataforma segura, escalável e compatível com os sistemas existentes, a plataforma Fénix apresenta-se como uma opção consistente de sistema de gestão administrativa escolar Modificável Porque as escolas são entidades em constante mutação, a plataforma Fénix permite a fácil constante adição e remoção de serviços e funcionalidades, bem como adaptação a tecnologias emergentes Segura Sendo que as escolas manipulam conjuntos de informação crítica e confidencial, é relevante a definição de credencias de acesso e políticas de segurança Características e qualidades do sistema Fénix Escalável No panorama de constante adição de alunos, cursos, disciplinas e agentes, o sistema permite-se acompanhar as necessidades de acesso amplificadas, bem como aumento de requisitos de armazenamento de informação Disponível Porque a gestão administrativa da escola está apoiada num conjunto de processos críticos, a plataforma Fénix garante a sua disponibilidade em momentos críticos, como matrículas, inscrições ou final de ano lectivo Compatível com sistemas vigentes Sendo indispensável a compatibilidade com sistemas existentes, que manipulam informação e processos críticos, a plataforma permite a interacção e compatibilização tecnológica com estes Fonte: Projecto Fénix; Análise A.T. Kearney 51

53 O sistema é desenvolvido por um conjunto de professores e alunos intimamente ligados à realidade que o sistema pretende abordar, permitindo integrar com os processos de gestão administrativa escolar Vantagens O sistema Fénix resulta de um conjunto de projectos de investigação e desenvolvimento do ensino superior, dirigidos e executados por professores e alunos intimamente ligados ao conjunto de necessidades e requisitos que motivam o desenvolvimento do sistema O sistema permite a integração dos processos de gestão administrativa escolar com funcionalidades electrónicas de apoio ao ensino e aprendizagem a distância e comunicação O desenvolvimento do sistema, ao ser desenvolvido no meio universitário, permite acompanhar de perto os mais recentes processos de investigação e inovações tecnológicas Desvantagens O sistema faz parte de um conjunto de projectos universitários, o que pressupõe um constante processo de manutenção evolutiva. Isto contribui para (i) uma constante instabilidade do sistema, (ii) desenvolvimento por um conjunto de alunos com fraca ou inexistente experiência profissional, (iii) equipa de trabalho em constante mutação, o que define constrangimentos ao nível da transferência de conhecimento Sistema desenvolvido à imagem de um contexto de ensino universitário, o que poderá definir um conjunto de barreiras à generalização e adopção por outros níveis de ensino, com agentes diferentes (e.g. encarregados de educação), bem como sistemas de ensino e avaliação distintos 52

54 A análise dos prós e contras prevê a possibilidade de generalização do sistema Fénix ao ensino básico e secundário, ainda que preveja a adequação a requisitos e necessidades concretos Prós Contras Pó Prós O conjunto de processos de gestão administrativa escolar manipulados e automatizados através da plataforma Fénix são partilhados pelas realidades de gestão administrativa das escolas dos ensinos básico e secundário. Desta forma, a adopção do sistema Fénix por escolas destes níveis de ensino permitiria o alinhamento com a generalidade das necessidades e requisitos de gestão administrativa destas entidades Verificaram-se já outros casos de exportação deste sistema para outras comunidades de ensino 1), tendo sido desenvolvido um esforço de customização e adequação a necessidades específicas O sistema foi desenvolvido por uma escola do ensino superior público, o que viabiliza a adopção por outras escolas do ensino público, reduzido barreiras económicas ou burocráticas que poderiam surgir Contras O sistema Fénix destina-se e está adequado a uma realidade de Ensino Superior, um nível de ensino bastante distinto dos níveis de ensino básico e secundário, estendendo-se as diferenças ao conjunto de agentes que são considerados, tipo de conteúdos leccionados, sistemas de avaliação Ao contrário do que é esperado para os ensinos básico e secundário, o sistema Fénix não prevê a criação de uma base de conhecimento comum a partilhar por um conjunto de escolas e disponibilizar ao conjunto de alunos das mesmas, aparte de um conjunto de conteúdos a gerir no caso particular de cada escola A plataforma Fénix verifica em ainda desenvolvimento funcionalidades fulcrais ao Portal Escola, entre elas a possibilidade de desenvolvimento de trabalho colaborativo entre alunos e com professores O sistema está desenhado para a gestão independente de uma instituição, i face as necessidades d do M. Educação de gerir integradamente o universo de escolas A generalização do sistema Fénix para estabelecimentos dos ensinos básico e secundário preveria um esforço de customização elevado, ainda que pudesse viabilizar as necessidades de apoio em TIC da generalidade dos processos de gestão administrativa das escolas 1) Ainda que sejam escolas do Ensino Superior 53

55 Análise das melhores práticas nacionais e internacionais Projecto Fénix Rayuella 54

56 Em Espanha, algumas regiões adoptaram uma plataforma educativa via web para gestão das escolas, comunicação e e-learning que disponibiliza um conjunto abrangente de serviços à comunidade educativa Rayuela Plataforma Educativa da Estremadura - é um exemplo de plataforma tecnológica disponível via web que reúne as funcionalidades necessárias para a gestão completa das escolas e comunicação, assim como a prestação de serviços para a comunidade educativa, sejam eles de acompanhamento educativo ou de tramitação Gestão Secretaria virtual Inclui ainda serviços de formação on-line e de atendimento ao utilizador Formação e e-learning Acompanhamento Centro de atendimento ao utilizador Estas plataformas, produzidas por Sadiel, foram consideradas pelo Ministério como boas práticas, encontram-se implementadas na Andaluzia, Castilla la Mancha, Astúrias e Extremadura têm uma proposta p de estender para Madrid Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 55

57 A adopção da plataforma proposta verificou-se inicialmente numa região espanhola Andaluzia com uma dimensão da comunidade educativa equiparável à considerada em Portugal Continental Sistema de Gestão Escolar SÉNECA Desde Agrupamentos de Escolas Professores Alunos Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 56

58 O desenvolvimento da plataforma teve por base a necessidade de disponibilização de informação fiável em tempo real aos diversos agentes Motivações Consideradas para o Desenvolvimento da Plataforma Sistema que maximize o uso das tecnologias próprias da sociedade de informação, em particular a Internet. Que permita uma administração homogénea em toda a rede educativa e utilização em qualquer ponto de acesso à rede Sistema que fomente políticas do dado único Sistema que permita que o investimento que é levado a cabo na qualificação do pessoal docente permaneça ao longo do tempo e se reutilize em possíveis mudanças no pessoal docente Sistema que seja flexível para se adaptar às mudanças de legislação educativa e que assegure que estas mudanças são implementadas na rede educativa no menor tempo possível Sistema que permita ao Ministério ter uma informação fiável, em tempo real e homogénea sobre a realidade do sistema educativo Sistema que evite que os agrupamentos de escolas tenham que assumir os problemas/ actividades associadas à manutenção e segurança de sistemas informáticos que gerem dados de elevada importância Sistema que disponibilize um serviço universal para toda a sociedade e que garante ao encarregado de educação o mesmo nível de serviço nas relações com o Ministério, independentemente do local de residência ou nível económico Sistema que assegure segurança máxima nas políticas de controlo de acessos e adaptadas às reais necessidades dos perfis existentes Sistema que permita estabelecer interfaces tanto com sistemas internos da Administração Pública como com sistemas existentes e essenciais às escolas Sistema que recorra a tecnologias modernas, abertas e muito consolidadas no mercado Sistema que possua uma arquitectura robusta que permita atender a grandes pedidos de informação em períodos de tempo curtos Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 57

59 O desenvolvimento da plataforma tem por base um conjunto de princípios bem definidos que tentam maximizar os resultados obtidos pelos diferentes agentes da comunidade educativa espanhola Facilidade de utilização Interactividade Pretende-se que o sistema seja de utilização fácil e intuitiva, estando orientado a grupos de utilizadores sem formação técnica. São utilizados critérios de ergonomia e facilidade de utilização no desenho das interfaces de utilização e navegação do sistema Para cada funcionalidade é elaborado um manual ou procedimento de operações para o utilizador final Em todas as tarefas e interacções é obtida uma resposta aos pedidos do utilizador que permita efectuar um trabalho contínuo, tendo como assente a tecnologia básica para a arquitectura de exploração e contexto de comunicações Integridade Eficiência Segurança O sistema incorpora um sistema de validações no software cliente e no servidor com o propósito de garantir a coerência e integridade dos dados O desenho dos procedimentos é levado a cabo no preceito de minimizar as transmissões de comunicação, bem como o uso dos recursos e tratamento de dados É levada a cabo uma política contínua de aumento e optimização i dos níveis de eficiência iê i do sistema O sistema responde aos mais altos requisitos de segurança no acesso e manipulação de informação, na integridade dos dados e na capacidade de recuperação em caso de falha Parametrização A plataforma foi e é projectada de forma a permitir levar a cabo facilmente as mudanças necessárias nos parâmetros fundamentais Flexibilidade A plataforma permite a inclusão de novas funcionalidades d que lhe permitem a constante t adequação a uma realidade educativa em constante mutação Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 58

60 A plataforma proposta engloba um vasto conjunto de áreas e serviços que pretendem satisfazer as necessidades de diferentes agentes relativas à gestão escolar e ensino, aprendizagem e comunicação a distância Gestão de utilizadores Gestão de Agrupamentos escolares Gestão de interoperabilidade INTER OPERABILIDADE Mobilidade (PDA) TRANSAÇÕES E COMUNICAÇÃO Pagamentos electrónicos Plataforma digital GESTÃO ESCOLAR Plataforma SMS Mobilidade (PDA) Formação e ensino à distância APOIO AO ENSINO E APRENDIZAGEM ACOMPANHAMENTO ESCOLAR Formação de docentes HELP DESK Mobilidade (PDA) Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 59

61 O conjunto de serviços materializam-se num conjunto de funcionalidades que estão disponíveis para alunos, professores e outros agentes inseridos na comunidade educativa da escola Gestão de equipamentos Gestão de oferta formativa Gestão de escolas do agrupamento Gestão de calendário e horários Sistemas de avaliação Gestão de transferências Gestão de carreiras Gestão de contabilidade Exportação de informação para Região Autónoma Gestão de instalações ESCOLAS Gestão de planos de estudo Conselho Geral Dados da escola Qualificações ALUNOS Gestão de ASE Subsídios Ligação com Enc. Educação Gestão de assiduidade Gestão de matrículas e turmas Gestão de novos alunos Gestão de quadros FUNCIONÁRIOS Gestão de Avaliações Necessidades Educ. Esp. Gestão de disciplinas Gestão de horários Gestão de faltas e licenças Gestão de pessoal Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 60

62 A plataforma direcciona-se a um conjunto vasto de agentes internos ou ligados à comunidade educativa, mapeados na plataforma sobre um conjunto de perfis de utilizador definidos por credenciais de acesso exaustivas O desenvolvimento da plataforma teve por base a necessidade de abrangência de um conjunto vastos de agentes inseridos ou ligados à comunidade educativa: Alunos Professores Pessoal não docente Funcionários Administrativos Monitores Educadores Sociais Entidades externas à escola Governo Regional/ Ministério Unidades de Acesso das Universidades Empresas contratadas para a gestão financeiras das escolas Empresas contratadas para a gestão de dados O sistema permite e visa uma separação clara dos papéis assumidos pelos agentes e credenciais de acesso que lhes são associadas Este possui a capacidade de definição de perfis funcionais que garantem o acesso às partes do sistema para as quais o perfil possua competências Cada utilizador pode possuir perfis múltiplos, dependendo do papel que cada agente possui na comunidade educativa As autorizações de acesso são atribuídas a cada pessoa e distribuídas de acordo com o critério do Ministério da Educação. A sua atribuição e distribuição poderá ser hierárquica e delegada a responsáveis de diferentes níveis de gestão nos diferentes âmbitos considerados para a comunidade educativa Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 61

63 A adopção desta plataforma educativa trouxe várias vantagens às escolas e à comunidade educativa, sendo a informação única em tempo real e o seguimento por parte dos pais dois pontos essenciais Vantagens da plataforma educativa Escolas Governo Regional Comunidade educativa Mesmo ambiente de trabalho em todas as escolas: desde infantil à formação profissional e de adultos Informação única e em tempo real por utilização de base de dados centralizada Acesso personalizado em qualquer sítio e a qualquer hora Têm reduzida necessidade de pessoal qualificado e manutenção de infra-estruturas locais Existência de atendimento permanente e eficaz ao utilizador Informação única e em tempo real tanto a nível macro como micro (base de dados centralizada), eliminando processos morosos de recolha de informação Acesso personalizado em qualquer sítio e a qualquer hora Aproveitamento de economias de escala a nível técnico Possibilidade de realizar tarefas administrativas sem ter de se deslocar à escola Maior participação e envolvimento dos pais no acompanhamento dos seus educandos e novo canal de comunicação com a escola Espaço reservados para associações de pais, onde podem dinamizar as suas actividades Permite a alunos e professores comunicarem e partilharem informação Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 62

64 A plataforma, centralizada, foi desenvolvida de forma modular, garantindo um elevado potencial de evolução contínua e integração parcelar com diferentes realidades educativas de escolas da região A implementação nas diferentes regiões espanholas permitiu a integração com os sistemas de gestão local vigentes nas escolas Em muitas regiões foram continuadas as políticas em que as escolas, de acordo com o seu critério, decidem abandonar ou desenvolver os sistemas locais (sempre em continuação com o sistema central) A substituição poderá ser completa ou progressiva, dependendo da percepção por parte das escolas da economia de tempo necessária para a própria gestão. É de realçar que o sistema central progride mais depressa e é mais acessível que os locais Depois da instalação, algumas funcionalidades relacionadas com a gestão do próprio p sistema e de natureza técnica são levadas a cabo pelos Serviços Centrais. Outras serão geridas pelas próprias escolas, de acordo com o critério que o Ministério quiser definir O sistema é projectado de forma modular para favorecer um crescimento ordenado. Este crescimento, dado que o sistema se apoia numa arquitectura tecnológica robusta e flexível, que assegura que o crescimento é sustentável Dada a natureza funcional do sistema educativo, há um conjunto de módulos básicos funcionais que se definem como ligação entre o conjunto de módulos avançados, que asseguram a homogeneidade da informação do sistema A modularização permite uma evolução contínua fundada na legislação e nas constantemente mutáveis necessidades dos diversos agentes e requisitos dos próprios agrupamentos de escolas Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 63

65 O fornecedor da plataforma assume-se como responsável pelo conjunto de etapas desde o desenvolvimento da plataforma ao fomento e dinamização da sua utilização pelos mais diversos agentes Fornecedor O fornecedor é responsável por: Análise, desenho, desenvolvimento e desdobramento Manutenção e actualização de conteúdos de apoio Desenho e configuração da plataforma hardware Apoio para exploração ou produção Optimização de processos Formação presente e a distância Gestão da mudança Manutenção de interfaces com sistemas externos Mecanismos de dinamização e difusão Apoio ao utilizador (Help Desk) O papel do fornecedor é sobretudo relevante na garantia de mecanismos de incentivo e dinamização da utilização por parte dos mais variados agentes da comunidade educativa Responsável por momento de formação presencial para formadores em regime presencial Responsável por mecanismos de difusão positiva e multicanal dirigida ao conjunto de funcionários docentes e não docentes e à sociedade em geral Responsável pelo fomento do uso de uma plataforma de formação a distância para actualização permanente de conhecimento no sistema Responsável pela criação de manuais de apoio orientados aos mais diversos utilizadores Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 64

66 Da análise desta plataforma verifica-se que é possível realizar um modelo de plataforma centralizado para um universo de alunos superior a um milhão de alunos Principais conclusões retiradas da análise deste caso A contratualização integrada do desenvolvimento da plataforma, manutenção evolutiva e gestão da mudança maximiza a eficácia destes processos e o seu impacto na comunidade educativa A adopção de uma plataforma modular permite a adequação a diferentes realidades educativas e cria uma base robusta de trabalho para o acompanhamento dos requisitos sempre mutáveis do sistema de ensino É possível a realização de um modelo central para um universo de mais de um milhão de alunos (Andaluzia), contudo existem requisitos de dimensão e de disponibilidade que têm de ser bem ponderados É necessário realizar muita formação e a existência de um centro de atendimento ao utilizador tem ajudado à adopção da plataforma Para que a adopção seja bem sucedida é necessário um forte apoio dos gestores das escolas e que estes vejam mais valias na adopção da plataforma face ao que já têm (por exemplo, ausência de mecanismos de envio de informação, possibilidade de e-learning e acompanhamento pelos pais) A adaptação de uma plataforma já existente como esta e implementação demoraria pelo menos 9 meses Fonte: Sadiel; Análise A. T. Kearney 65

67 Sumário executivo Diagnóstico da situação actual Análise das melhores práticas nacionais e internacionais Desenvolvimento conceptual da plataforma Desenvolvimento do modelo de gestão e operação Definição do macro-plano de implementação 66

68 Pretende-se com esta plataforma o nivelamento tecnológico no sistema de ensino português, permitindo a informatização do conjunto dos processos de gestão administrativa tidos como críticos à realidade das escolas Pretende-se que seja uma plataforma por excelência de apoio à gestão escolar, garantindo a informatização dos processos de gestão escolar críticos e a consistência e integração das estruturas de informação manipuladas Objectivos Deverá garantir a informatização de todos os processos críticos de gestão administrativa e desta forma o nivelamento tecnológico de diferentes unidades orgânicas educativas a nível nacional Disponibilização de acesso web ao conjunto de serviços de gestão administrativa a todos os agentes da comunidade educativa, entre eles professores, alunos e encarregados de educação Deverá assegurar a adequação à realidade pedagógica e lectiva de cada unidade orgânica educativa, através da modularização do suporte informático ao conjunto de processos e adopção selectiva por parte cada unidade orgânica Deverá garantir a integração com o conjunto de serviços disponibilizados para apoio a comunicação, ao ensino e aprendizagem a distância i suportados por conteúdos digitais, it i assegurando uma interface única e de integração transparente dos serviços disponibilizados para o utilizador Deverá permitir a uniformização de estruturas de informação geridas em cada unidade orgânica, deslocalizando informação relevante à comunidade educativa portuguesa, permitindo a sua portabilidade, consolidação e acessibilidade máxima 67

69 A plataforma deverá privilegiar a integração da experiência do utilizador, na gestão dos diferentes processos críticos, bem como a uniformização das estruturas de informação manipuladas Princípios da plataforma Escola Simplex Integração A plataforma deverá permitir a integração do conjunto de processos de gestão administrativa, suportados informaticamente. Deverá concentrar num único ponto local a gestão e manipulação das estruturas de informação relevantes para a escola, integrando a plataforma com o conjunto de sistemas vigentes A plataforma deverá assegurar a uniformização das estruturas de informação manipuladas nas diversas entidades do sistemas de ensino, quer sejam diferentes escolas ou entidades centrais de gestão Flexibilidade A plataforma deverá estar organizada segundo um conceito de módulos de processos, permitindo a adopção selectiva por parte das escolas do conjunto de módulos de processos que se adequam à sua realidade escolar. A selecção ecção de módulos deverá ser independente da gestão das estruturas de informação e da interface da plataforma para o utilizador local A plataforma deverá garantir mecanismos optimizados de manutenção evolutiva dos módulos e da plataforma, garantindo o perfeito alinhamento com a realidade do sistema educativo português Segurança Usabilidade A plataforma deverá prever mecanismos fiáveis de redundância de dados armazenados, garantindo desta forma a integridade e disponibilidade de informação vital ao sistema educativo português A comunicação entre sistemas e através da Internet deverá prever protocolos de segurança que previnam ataques externos e garantam eficácia na comunicação entre plataformas O portal deverá prever credenciais de acesso perfeitamente definidas, no sentido de salvaguardar o acesso a informação que é confidencial entre agentes da comunidade educativa A plataforma, integrando o conjunto de módulos de suporte aos processos críticos de gestão administrativa, permitirá consolidar numa única interface o acesso a todos os serviços disponíveis aos utilizadores integração da experiência do utilizador. Cria-se um ponto único de acesso a todos os serviços e informação, através da utilização de uma única credencial de acesso single-sign-on A introdução de tecnologias web ao suporte das interfaces dos utilizadores para a plataforma deverá permitir o acesso à plataforma a partir de diferentes localizações e sistemas de acesso ao browser 68

70 O desenho arquitectural da plataforma deverá prever a independência entre os módulos e camadas funcionais da plataforma, bem como o recurso a standards abertos que maximizem a sua compatibilidade com outros sistemas Macro-requisitos it - Flexibilidade d Módulos de processos de gestão O desenho arquitectural da plataforma deverá contemplar a modularização do conjunto de processos críticos de gestão administrativa, encapsulando funcionalidades que manipulam os mesmos fragmentos da realidade administrativa e, consequentemente estruturas de informação Permite a adopção, para o caso particular de cada unidade orgânica escolar, do conjunto de módulos de funcionalidades que alinham com as necessidades da sua realidade pedagógica e lectiva Permite o desenvolvimento de programas de manutenção correctiva e evolutiva independentes entre módulos, não ameaçando o correcto funcionamento e disponibilidade da plataforma como um todo Camadas estruturais da plataforma O desenho arquitectural da plataforma deverá contemplar a independência entre as 3 camadas estruturais: gestão de bases de dados, sistemas de gestão e interfaces Garante a compatibilidade da gestão de bases de dados e interfaces com a possível configuração do conjunto de módulos de funcionalidades no tempo, bem como com o seu processo de evolução, mantendo a consistência e integridade do sistema Standards abertos O desenho tecnológico desta plataforma deverá privilegiar a utilização de standards abertos, o que permitirá: Capacidade maximizada de integração entre os diferentes componentes da plataforma, tirando partido das potencialidades de compatibilidade entre estas tecnologias Potenciação de integração com outros sistemas da administração pública ou da comunidade educativa nacional, sobretudo no que diz respeito às necessidades de sincronização de estruturas de informação entre comunidades educativas locais e um repositório central de informação consolidada 69

71 Os protocolos de segurança a adoptar para esta plataforma deverão garantir a integridade e bom funcionamento dos sistemas, aplicações e informação Macro-requisitos it - Segurança Protocolos e mecanismos de segurança Os protocolos ou mecanismos de segurança para a plataforma deverão: Garantir que os utilizadores e as aplicações remotas seja identificados e que as suas identidades sejam devidamente verificadas Garantir que os utilizadores, bem como as aplicações remotas, só possam aceder a informação ou sistemas para os quais foram devidamente autorizados Detectar atempadamente intrusões de utilizadores ou aplicações remotas que tentem aceder a informação ou sistemas para os quais não estão autorizados Assegurar que programas maliciosos não autorizados não infectam ou põem em causa a integridade e consistência das estruturas de informação Assegurar que as comunicações e informações não são intencionalmente corrompidas Assegurar que as comunicações e informações confidencias são mantidas privadas Permitir que uma equipa técnica audite o estado e utilização dos mecanismos de segurança Garantir que as aplicações e centros de informação sobrevivem e mantêm a sua integridade em caso de ataques externos Garantir que as suas componentes e aplicações estão protegidas contra destruição, dano, roubo ou substituição danosa (em caso de vandalismo ou sabotagem) Assegurar que os sistemas de manutenção não põem, sem intenção, em causa os mecanismos de segurança das aplicações, componentes ou estruturas de informação 70

72 O modelo proposto para a plataforma prevê a independência entre interface para o exterior, módulos de funcionalidades e gestão de bases de dados, potenciando a flexibilidade e adaptabilidade da plataforma de gestão administrativa A plataforma prevê uma camada de interface da plataforma para o exterior, consolidando a interacção com o conjunto de serviços, processos e funcionalidades que estão incluídos nos módulos adoptados A plataforma deverá conter um conjunto de módulos que englobam conjunto de processos relacionados. Permite às escolas a selecção do conjunto de módulos que são relevantes para a sua realidade específica O conjunto de módulos que agregam os processos de gestão administrativa críticos à realidade da Escola partilharão uma única base de dados que consolida toda a informação que é relevante para esta totalidade de módulos. Evita-se, desta forma, a replicação de estruturas de informação e inconsistências entre processos / módulos 71

73 O estudo de implementação da plataforma electrónica terá de passar inicialmente pela avaliação do grau de centralização dos sistemas e do armazenamento de estruturas de informação de suporte aos processos e funcionalidades Hipóteses a avaliar As bases de dados de toda a informação do sistema educativo português, das diferentes escolas, é mantida e acedida centralmente. A sua manipulação, a partir de escolas, bem como o seu acesso, a partir de quaisquer outras entidades, é feita a partir de uma única base de dados central Centralização da gestão de informação É mantida uma base de dados central para a informação mais relevante do sistema educativo nacional, mas são mantidas cópias locais em cada escola, a partir das quais efectua a sua manipulação diária. Em momentos de menor actividade de acesso, é efectuada a sincronização das bases de dados locais com a central As bases de dados principais são mantidas localmente, a partir das quais operam as aplicações de gestão administrativa e apoio ao ensino. Adicionalmente, o sistema de gestão de bases de dados disponibiliza serviços web que permitem o acesso remoto a parte dessa informação por entidades autorizadas Centralização de aplicações O conjunto de aplicações/ sistemas encontra-se numa única plataforma central que integra e suporta a execução de todos os processos e funcionalidades disponíveis para todas as escolas. Às escolas será disponibilizado acesso remoto via web para acesso a um portal de manipulação e execução das aplicações e funcionalidades. Este modelo supõe a manutenção de uma base de dados centralizada Cada escola mantém uma plataforma electrónica independente, com o conjunto de módulos adequados à sua realidade lectiva e pedagógica. Os processos e funcionalidades são manipulados e executados localmente. Esta modalidade permite a gestão e manutenção de base de dados tanto central como local 72

74 Um primeiro modelo visará uma plataforma central de gestão das escolas, mantendo uma base de dados integrada da informação de todas as realidades escolares, acessível por qualquer utilizador através de um portal web Modelo 1 Este modelo preconiza a existência de uma única base de dados centralizada de toda a informação relevante ao sistema educativo português, incluindo toda a informação relativa a professores, alunos e funcionários, bem como dados necessários aos processos de gestão escolar e actividade lectiva das escolas. Mantém toda a informação integrada e consolidada, potenciando a sua consistência, portabilidade e tratamento estatístico Este modelo visa igualmente a existência de uma única plataforma de gestão administrativa escolar central que, manipulando a base de dados acima descrita, permite às escolas a execução remota dos processos de gestão e actividade lectiva. Permite a centralização da carga tecnológica necessária, assegurando que o esforço de manutenção e dedicação de recursos está concentrado num único ponto, tirando partido de economias de escala e optimização de consumo de recursos e de custos No panorama advogado por este modelo seria necessário apenas um browser para acesso remoto através da web à plataforma, sendo desnecessário o investimento tecnológico do lado dos utilizadores, à parte de acesso à internet 73

75 Outro modelo advoga a existência de um repositório de informação central, ainda que as plataformas e cópias locais desta informação sejam mantidas localmente, com a consequente necessidade de sincronização frequente de dados Modelo 2 É mantida uma base de dados central para a informação considerada relevante para o sistema educativo português, reunindo a informação que é considerada essencial para tratamento estatístico e processos de gestão de entidades centrais. As escolas mantêm uma estrutura de informação local, preenchida por cópias da informação mantida centralmente, permitindo-lhes executar os processos de gestão administrativa do dia-a-dia. Este panorama de replicação de informação de gestão escolar requer processos frequentes de sincronização da mesma, que deverão ocorrer em períodos de menor actividade id d lectiva nas escolas O modelo advogado para gestão da informação das escolas, apoia-se na existência de uma plataforma de gestão e apoio ao ensino local, suportada por um conjunto de módulos de funcionalidades alinhados com as necessidades da realidade da escola. Nestas aplicações, a informação manipulada é a que é mantida em estruturas locais de base de dados Ainda que as plataformas de gestão administrativa se encontrem localmente, o seu acesso deverá ser feito igualmente com recurso a um browser através da internet. Permitirá um grau extra de liberdade na manipulação da plataforma, não prevendo endo a presença física nas instalações da escola para acesso à plataforma 74

76 Uma perspectiva mais conservadora permitirá a existência de uma plataforma e bases de dados locais, ainda que sejam disponibilizados serviços web para acesso remoto a esta informação a entidades do Ministério da Educação Modelo 3 Este modelo prevê a independência de gestão administrativas das escolas, e neste caso a manutenção de uma base de dados local autónoma de informação relevante aos processos de gestão e actividade lectiva desta realidade. Estará apenas previsto a disponibilização de um conjunto de serviços web que permitirão a entidades centrais do Ministério da Educação o pedido e download de informação relevante a processos estatísticos de consolidação centralizada Alinhado com a centralização das bases de dados, verifica-se igualmente que as escolas manterão uma plataforma electrónica local, apetrechada com um conjunto de módulos e funcionalidades que consideram relevantes para a sua realidade. d Esta plataforma encontrar-se-á desintegrada d das plataformas de outras escolas ou entidades centrais e, naturalmente, manipulará a informação que é mantida localmente A interacção dos diferentes utilizadores com a plataforma poder-se-á processar de duas formas distintas, sendo que ambas estariam alinhadas com o modelo acima descrito: (i) acesso local à plataforma, através do sistema físico em que está localizada a plataforma; (ii) acesso através da internet, se a plataforma integrar uma interface web para acesso remoto 75

77 Dado que o modelo 3 não alinha com os requisitos definidos pelo Ministério para esta plataforma, os modelos 1 e 2 serão avaliados em maior detalhe Modelo 1 Vantagens Garante a consistência e uniformização das estruturas de informação manipuladas nas diferentes escolas Centralização do esforço de apetrechamento tecnológico e de recursos humanos, optimizando custos e esforços Simplificação dos processos de gestão centralizada, no que diz respeito a portabilidade de informação e tratamento estatístico por entidades centrais Desvantagens Esforço de apetrechamento tecnológico mais complexo, sobretudo no que diz respeito à rede necessária de acesso ài internet, t sobretudo na LAN do cluster de servidores central Volatilidade à indisponibilidade de rede de acesso Modelo 2 Garante a consistência e uniformização das estruturas de informação manipuladas, dada a necessária exportação de dados para consolidação central Não volatilidade face à disponibilidade da rede de acesso à internet, garantindo a execução dos processos de gestão Simplificação dos processos de gestão e serviços centralizados, no que diz respeito a portabilidade de informação e tratamento estatístico Optimização da selecção de informação que é mantida centralmente, mantendo local o que é desta relevância Replicação de estruturas tecnológicas necessária ao suporte distribuição à execução de processos de gestão administrativa Esforço de manutenção tecnológica e alocação de recursos humanos e técnicos distribuída, exigindo pessoal qualificado em cada escola ou região Esforço de arquitectura tecnológica mais relevante, sendo necessária a integração de sistemas a diferentes âmbitos e sincronização de estruturas de informação dispersas Modelo 3 Esforço de apetrechamento tecnológico menos relevante, tirando partido das infra-estruturas já existentes, bem como das aplicações e estruturas de informação Alavancagem no esforço de introdução às plataformas e sistemas já levado a cabo pelos recursos humanos locais Não volatilidade face à indisponibilidade da rede de comunicação entre entidades centrais e locais Esforço de manutenção tecnológica e alocação de recursos humanos e técnicos distribuída, exigindo pessoal qualificado em cada escola ou região Ausência de mecanismos de redundância geográfica de estruturas t de informação Implica esforço descentralizado de uniformização das estruturas de informação manipuladas localmente 76

78 O modelo 1, com um maior potencial de simplificação e uniformização dos processos de gestão administrativa, requer um menor esforço de apetrechamento tecnológico e aposta em recursos humanos qualificados Modelo 1 Modelo 2 Representa a possibilidade de centralização do esforço de definição de uma arquitectura tecnológica de infra-estruturas e de informação, o que poderá permitir uma redução significativa de custos de adopção da plataforma e implementação do sistema aplicacional Permite a centralização das necessidades de acompanhamento tecnológico e manutenção correctiva e evolutiva do sistema, com consequente redução das necessidades tecnológicas e de recursos humanos qualificados. Significará desta forma uma redução drástica de custos de manutenção e acompanhamento O programa de apetrechamento de redes de ligação à internet de 48Mbps em todas as sedes de agrupamento de escolas do 2.º e 3.º ciclos garantirá a largura de banda necessária à utilização remota do sistema pelos diversos agentes nas escolas. Adicionalmente, sistemas locais de garantia de funcionalidades básicas em caso de indisponibilidade de rede permitirão, com um esforço tecnológico mínimo, assegurar o funcionamento mínimo das escolas A manutenção de um base de dados centralizada para o universo de todas as escolas garantirá ao Ministério da Educação e suas entidades o acesso a informação actualizada em tempo real e consequente consolidação para tratamento estatístico e apoio à gestão centralizada A optimização do esforço de apetrechamento tecnológico, conduz à centralização das necessidades de acompanhamento e manutenção e, consequentemente, uma redução significativa de investimentos e custos de operação e gestão necessários 77

79 O modelo 2 representa um potencial de simplificação de optimização dos processos de gestão administrativa menos significativo, além de um esforço de apetrechamento tecnológico mais complexo Modelo 1 Representa uma necessidade de infra-estruturas mais significativa, dado o recurso a plataformas locais para armazenamento de informação e execução da totalidade dos processos de gestão administrativa, além de um repositório de informação centralizado ligado a um sistema de tratamento estatístico da informação exportada. Representa, desta forma, um custo bastante superior de implementação/ adopção Implica uma arquitectura tecnológica bastante mais complexa, dada a necessidade de sincronização entre plataformas e repositórios de informação locais e uma base de dados central, Reflecte-se num esforço de desenvolvimento de aplicações mais prolongado e custos de produção de maior volume Modelo 2 A descentralização do apetrechamento tecnológico plataformas, software e servidores conduz a custos de manutenção e acompanhamento do sistema mais significativos, sobretudo derivado dos requisitos de recursos humanos qualificados necessários para apoio a cada sede de agrupamento O modelo 2 poderá representar, com a necessidade de apetrechamento tecnológico descentralizado, um maior volume de investimento inicial e de custos de acompanhamento e manutenção 78

80 A preferência pelo modelo 1 decorre de ser aquele que melhor serve os interesses de optimização de processos e de gestão de informação e em que as suas principais desvantagens são contornáveis Modelo 1 Alavancar nas vantagens A adopção de um único sistema centralizado é o que melhor serve os interesses de optimização de processos A centralização da informação manipulada pelos processos de gestão administrativa permite a obtenção de informação integrada e consolidada em tempo real É o modelo que apresenta um maior potencial de flexibilidade e adaptabilidade da plataforma ao sistema educativo português e necessidades das comunidades educativas, e o que garante maior segurança na sua gestão A centralização da plataforma de suporte e execução dos processos de gestão liberta as comunidades educativas locais da garantia de recursos humanos qualificados e de infraestrutura de suporte à manutenção correcta e evolutiva da plataforma A centralização do esforço de apetrechamento tecnológico e requisitos humanos e técnicos de manutenção permitirão alavancar em economias de escala e consequente optimização de investimentos de implementação e custos de manutenção Contornar desvantagens A probabilidade de indisponibilidade é reduzida dados os níveis de serviço a contratar no acesso à internet (99,5%). Existe possibilidade de securizar acesso à internet com acesso redundante, sem elevados custos adicionais embora deteriorando a velocidade de acesso Adicionalmente prevê-se a manutenção de sistema de cartão de aluno (acessos e transacções) localmente e a existência de um pequeno sistema de pedidos locais 79

81 A nível europeu alguns países desenvolveram esforços de centralização de plataformas de gestão administrativa escolar e mesmo em Portugal verificaram-se já casos de sucesso na implementação de plataformas centralizadas de gestão Fonte: Eurydice; Análise A.T. Kearney 80

82 Segundo o modelo seleccionado, a plataforma será nacional e central, com um repositório de informação integrado, optimizando a interacção desta com agentes da comunidade educativa e entidades centrais do Ministério da Educação Os diversos agentes da comunidade educativa alunos, professores, funcionários não docentes poderão aceder ao conjunto de funcionalidades desta plataforma através de uma interface única, que estará disponível através de um portal web acessível em qualquer q ponto ou dispositivo com acesso à internet Alunos/ Professores/ Não Docentes/ EE Framework Serviços Comuns A plataforma permitirá igualmente a integração com plataformas de gestão da Administração Pública, tal como a Framework de Serviços Comuns, e consequente integração no que diz respeito à disponibilização de serviços e estruturas de informação mantidas, permitindo a redução de burocracia e simplificação de processos aos dois níveis A plataforma incluirá um módulo para consolidação da informação de gestão administrativa das diferentes unidades orgânicas, que agora se encontra integrada no repositório central, permitindo a sua disponibilização para apoio à gestão das diferentes entidades do Ministério da Educação ou Municípios 81

83 A plataforma estará disponível para todos os agentes da comunidade de ensino, garantindo a possibilidade de acesso em tempo real a partir de qualquer ponto através da internet ao conjunto de serviços que lhe são disponibilizados Comunidade educativa Local Alunos Funcionários Não Docentes Professores Encarregados de Educação Direcções Regionais da Educação Entidades centrais Ministério da Educação Municípios Entidades Exteriores 82

84 A crescente fiabilidade e largura de banda das redes de acesso à internet, bem como a iniciativa de apetrechamento de serviços de rede de 48Mbps nas escolas garantirá as condições necessárias ao acesso remoto intensivo à plataforma A rede de transmissão e comunicação entre entidades, d segundo este modelo centralizado, não terá de ser dedicada. A crescente fiabilidade das redes de internet que disponibilizam serviços comerciais e, a igualmente crescente largura de banda que disponibilizam fazem crer que o recurso a estes serviços comerciais permitirá assegurar a fiabilidade e largura de banda necessária à estrutura de rede necessária Com a iniciativa de contratualização de estruturas de redes locais e serviços de acesso à internet que permitam às escolas assegurar uma largura de banda de download e upload na internet de 48Mbps, estarão asseguradas as condições necessárias ái de largura de banda nas sedes de agrupamento para acesso remoto à plataforma, inclusivamente em momento de pico de acesso ao sistema Assegurado um serviço de rede como pretendido desde já pelo Ministério, tanto para as escolas como para uma localização central, será apenas necessário garantir uma VPN de ligação entre as entidades envolvidas escolas e entidade central do Ministério da Educação para troca segura e fiável de informação entre as partes Assegurado um serviço de acesso à internet que disponibiliza às escolas uma largura de banda de 48Mbps, será possível assegurar o tráfego e largura de banda necessários não só ao acesso remoto da plataforma de execução de processos de gestão administrativa, mas a garantia de condições necessárias à utilização de sistemas com acesso à internet menos significativo, se necessário 83

85 O modelo tecnológico da plataforma prevê a independência entre os seus componentes, permitindo uma adopção selectiva e incremental de módulos que respondam à necessidades de gestão de cada realidade escolar A O módulo de interface possibilitará ao utilizador o acesso ao conjunto de serviços Interface desta plataforma, permitindo a execução completa do conjunto de processos de gestão administrativa Integra numa única interface a diversidade de processos de gestão, garantindo uma experiência do utilizador integrada Este componente reconhecerá o conjunto de serviços disponibilizados por cada módulo e utilizá-los-á para permitir ao utilizador a execução de processos Módulos Base de dados B C O conjunto nto de módulos da plataforma materializará ará o motor de execução ec dos processos de gestão administrativa da escola, representando cada um destes uma área de gestão administrativa escolar Estes módulos incorporarão, no seu motor de execução, o mapeamento do acesso ao módulo de base de dados, tendo de considerar a estrutura de dados que a compõe Este módulo disponibilizará um conjunto de serviços que permitirão a integração com o módulo de interface, garantindo a independência entre estas duas componentes O repositório de informação da escola materializar-se-á num conjunto de estruturas de dados que representam o conjunto de informação que é essencial ao bom funcionamento dos processos de gestão administrativa da escola A sua configuração será independente das estruturas das outras duas componentes da plataforma, estando o foco apenas em manter níveis de segurança, fiabilidade, performance e robustez adequado à sua relevância na plataforma 84

86 A A interface permitirá integrar a experiência de utilizador num único ponto de acesso, quando em interacção com os diferentes módulos de processos de gestão administrativa e de apoio à aprendizagem que compõe a plataforma A componente de interface permitirá a integração da interacção com o conjunto de serviços de gestão administrativa e com ferramentas de apoio à comunicação, ensino e aprendizagem, consolidando numa única página web a materialização da execução de direitos e deveres para com a escola e comunidade educativa A interface da plataforma permitirá a cada utilizador, de acordo com o seu perfil e papel na comunidade educativa, obter uma experiência adequada ao conjunto de processos, serviços e tarefas que manipula na execução desse mesmo papel A interacção do utilizador com diferentes processos e diferentes serviços, executados em diferentes módulos encontrar-se-á integrada com as potencialidades do single-sign-on, sendo requerido ao utilizador manter um único perfil na plataforma que permite a execução de todas as tarefas de gestão e acesso a serviços de apoio ao ensino e comunicação que tem necessidade de aceder O utilizador deverá estar no centro do desenvolvimento desta plataforma no que diz respeito a dois aspectos: Acessibilidade deverá ser mantida uma forte preocupação em adequar a utilização da plataforma a utilizadores com qualquer tipo de deficiência ou incapacidade, segundo as normas de acessibilidade da administração pública Personalização deverá ser possível a qualquer utilizador desta plataforma a personalização da sua interacção com a sua interface, tornando-a de mais fácil utilização para cada um dos agentes (materializar-se-á, em parte, pelo recurso à tecnologia Web 2.0) A interface com os utilizadores será web based, sendo possível o seu acesso a partir de qualquer ponto. Representa assim um acréscimo significativo em termos de flexibilidade para os utilizadores 85

87 A A diversidade de serviços ao alcance dos alunos abrange desde a gestão de uma área pessoal, até à consulta de notícias, conteúdos e sumários, ou à submissão de trabalho e momentos de avaliação no âmbito das disciplinas Não exaustivo Alunos Serviços pedagógicos Serviços académicos Serviços administrativos Criação, manutenção e personalização de uma área de trabalho pessoal, onde poderá gerir um conjunto de ferramentas de trabalho e documentos pessoais Acesso a mensagens de correio e gestão do calendário escolar Acesso a participação em fóruns, no âmbito da escola, disciplinas i e comunidades de trabalho Acesso à realização de conferências áudio ou vídeo no âmbito de diferentes comunidades de trabalho ou tutoria Gestão do e-portefolios Consulta de notícias e outra informação relevante da comunidade escolar Consulta do calendário escolar, horário e planos de aulas das disciplinas Consulta dos conteúdos e sumários das aulas, registo de faltas e atrasos nas diferentes disciplinas Consulta da lista de trabalhos, datas e notas de testes e exames Submissão de trabalhos e elementos de avaliação para correcção pelos professores Consulta e alteração dos dados biográficos Realização da matrícula, com eventual escolha de disciplinas Consulta do percurso académico e currículo Acesso a pedidos de emissão de diplomas e certificados digitais Carregamento do cartão electrónico e consulta de consumos e pagamentos efectuados 86

88 A A interacção dos professores com esta plataforma permite-lhes a realização de conferências digitais no âmbito de programas de tutoria ou submissão de sumários, registo de assiduidade e tarefas para realização pelos alunos Não exaustivo Professores Serviços pedagógicos Serviços académicos Serviços administrativos Criação, manutenção e personalização de uma área de trabalho pessoal, onde poderá gerir um conjunto de ferramentas de trabalho e documentos pessoais Acesso a mensagens de correio e gestão de calendário escolar Acesso a participação em fóruns no âmbito da escola, das disciplinas e das comunidades de trabalho Acesso à realização de conferências áudio ou vídeo no âmbito de diferentes comunidades de trabalho ou tutoria Consulta aos e-portfelios dos alunos Consulta do horário escolar com componente lectiva e não lectiva Submissão e consulta do planos de aulas, sumários e registo de assiduidade Alteração e consulta das cadernetas electrónicas dos alunos Submissão de lista de trabalhos e tarefas a desempenhar pelos alunos Submissão de correcção de momentos de avaliação e notas obtidas pelos alunos Introdução e modificação de dados biográficos Acesso ao portal de colocações da DGRHE Acesso a condições contratuais e recibos de vencimento Consulta da assiduidade, sendo possível a notificação antecipada e justificação de faltas Submissão de pedidos de licença e planos de férias Requisição de salas as e equipamentos e Gestão do processo de avaliaçãoa ação dos docentes: auto-avaliação, 87

89 A Os encarregados de educação podem, através da plataforma, acompanhar a vida académica do seu educando, tal como aceder aos conteúdos, sumários e registos de assiduidade ou à lista de tarefas que terá de desempenhar Encarregados de educação Não exaustivo Serviços pedagógicos Serviços académicos Serviços administrativos Acesso e gestão de notificação para eventos e reuniões no âmbito da actividade escolar do educando Acesso a contactos de professores, director de turma e outras entidades relevantes da comunidade escolar Acesso a fóruns Consulta do e-portefolio do educando Consulta de notícias e outra informação relevante da comunidade escolar Consulta do calendário escolar, horário e planos de aulas do educando Consulta dos conteúdos e sumários das aulas, registo de faltas e atrasos do educando, bem como possibilidade de justificação electrónica das mesmas Consulta da lista de trabalhos, datas e notas de testes e exames do educando Possibilidade de subscrição de notificações relativos ao desempenho académico do seu educando Consulta e alteração dos dados biográficos do aluno e do encarregado de educação Realização da matrícula do educando, com eventual escolha de disciplinas Consulta do percurso académico e currículo do educando Acesso a pedidos de emissão de diplomas e certificados digitais Carregamento do cartão electrónico de aluno e consulta de consumos e pagamentos efectuados 88

90 A Os funcionários não-docentes, além da execução das tarefas específicas de gestão administrativa, podem realizar a gestão do seu percurso de formação ou dos processos de avaliação no âmbito do seu plano de carreira Funcionários não docentes Não exaustivo Serviços administrativos Introdução e modificação de dados biográficos do funcionário Consulta de condições contratuais e acesso a recibos de vencimento digitais Consulta da assiduidade do funcionário, sendo possível a notificação antecipada e justificação das faltas Submissão de pedidos de licença e de plano de marcação de férias Gestão do percurso de formação de pessoal não docente: acesso à disponibilização de cursos, escolhas de cursos e horários de formação, acesso à aprovação de formação, Gestão do processo de avaliação do pessoal não docente: realização de auto-avaliação, preenchimento de fichas de avaliação, envio de fichas finais de avaliação, acesso a indicadores de desempenho 89

91 B Os diferentes módulos da plataforma possibilitam a execução dos diferentes processos de gestão administrativa escolar, existindo um subconjunto de módulos de adopção indispensável ao funcionamento das escolas A selecção de módulos possibilitará a execução do conjunto de processos de gestão administrativa escolar. Cada módulo representará um conjunto de processos e/ou serviços de gestão administrativa que manipulam os mesmos fragmentos da realidade administrativa escolar. É possível definir um conjunto de módulos de adopção essencial por cada realidade escolar. Esta selecção permitirá a completa gestão de alunos, funcionários docentes e não-docentes, processos financeiros e contabilísticos, entre outros. Adicionalmente, dada a estrutura tecnológica da plataforma, a selecção de módulos adicionais, para simplificação da realidade administrativa da escola, encontrar-se-á muito facilitada, implicando uma fácil actualização da componente de interface da plataforma Os módulos a incluir na plataforma terão de garantir: O conjunto de processos/ funcionalidades a garantir pelo módulo, de acordo com o a realidade de gestão administrativa manipulada A manipulação de estruturas de informação de acordo com o repositório de informação da plataforma, permitindo uma integração consistente com este Disponibilização do conjunto de serviços para a interface tal como as especificações desta, permitindo uma integração consistente com esta componente Entre o conjunto de módulos essenciais à plataforma, estará um módulo de integração que, entre outros, permitirá: Integração com a Framework de Serviços Comuns da Administração Pública, permite o acesso bidireccional a serviços disponibilizados tanto pelas escolas como por outros Ministérios Exportação de informação para entidades centrais do Ministério da Educação, permitindo-lhes o acesso a dados relativos à realidade administrativa da escola Acesso externo por uma entidade central responsável pela manutenção e actualização da plataforma no seu todo 90

92 B A estrutura da plataforma prevê um conjunto de módulos essenciais à realidade do universo de escolas, tanto para apoio à gestão administrativa como apoio à comunicação, ensino e aprendizagem a distância 1 Gestão de alunos Gestão de funcionários (docentes e não docentes) Gestão de actividade lectiva Gestão de logística e infra-estruturas Gestão de compras e existências Gestão de contabilidade/ finanças Gestão documental Ferramentas de comunicação Gestão de conteúdos digitais 10 Gestão e desenvolvimento de trabalho pessoal e colaborativo 91

93 B 1 O módulo de Gestão de alunos vai permitir desde a manutenção da informação pessoal e curricular do aluno, até à sua matricula, registo de assiduidade e desempenho lectivo Gestão de alunos Gestão de informação biográfica Sub-módulo que permite actualizar, ler e exportar informação biográfica do aluno, como: nome, morada, filiação, profissão dos pais, n.º BI, contactos, escalão de SASE, Matrículas e escolha de disciplinas Sub-módulo que permite efectuar matrícula presencial ou através de portal web e escolha de cadeiras e monitorar o estado da matrícula até estar fechada. Está integrado com o módulo de gestão financeira permitindo o pagamento presencial ou digital da respectiva matrícula e seguro escolar, nos casos aplicáveis Registo de assiduidade Sub-módulo integrado com o sistema de Cartão do Aluno, permitindo controlar a assiduidade, justificação de faltas e comprovativos, alertas por faltas injustificadas, etc. Desempenho lectivo e registo curricular Gestão de acção social escolar Sub-módulo que permite o registo dos resultados curriculares dos alunos ao longo da sua carreira académica. Permite a obtenção de estatísticas relativas a sucesso e insucesso escolar, taxas de abandono, médias obtidas, etc. Sub-módulo para gestão de benefícios de ASE atribuídos (despacho nº /2007) e pagos a alunos, bem como do financiamento obtido. Deve integrar automaticamente com: O módulo de contabilidade para registar os proveitos e custos relacionados com o SASE e com a gestão de tesouraria para contabilizar recebimentos e pagamentos O módulo de gestão de bares e cantinas para que os alunos tenham direito aos benefícios do ASE e para recolher informação relativamente a utilização 92

94 B 2 O módulo de gestão de funcionários vai permitir desde a manutenção da informação pessoal do funcionários, até à gestão de colocações, formação, avaliações, carreiras e remunerações (1/2) Gestão de funcionários i (docentes e não docentes) Gestão de informação Sub-módulo que permite actualizar, ler e exportar informação biográfica do professor, como: biográfica nome, morada, habilitações, n.º BI, n.º contribuinte, contactos telefónicos e de , Gestão de admissão e colocação de pessoal Sub-módulo que permitirá a integração com o portal da DGRHE, recorrendo às potencialidades do single-sign-on. O acesso a este portal deverá estar integrado com a definição de perfis dos utilizadores e de papéis, alinhados com tarefas que diferentes utilizadores terão de desempenhar Gestão de carreiras, Sub-módulo que permite gerir contratos efectuados a nível local e disponibilizar informação contratos e remunerações dos contratos (incluindo componentes remuneratórias) efectuados a nível central Processamento salarial Sub-módulo que permite efectuar o processamento salarial, enviar ordem de pagamento ao banco, enviar por ou disponibilizar recibo de vencimento através da web Este sub-módulo integra com funcionalidades de contabilidade e gestão de tesouraria Gestão de despesas Sub-módulo que permite efectuar o pedido de reembolso de despesas (ex. deslocação em formação) Este sub-módulo integra com funcionalidades de contabilidade e gestão de tesouraria 93

95 B 2 O módulo de gestão de funcionários vai permitir desde a manutenção da informação pessoal do funcionários, até à gestão de colocações, formação, avaliações, carreiras e remunerações (2/2) Gestão de funcionários (docentes e não docentes) Gestão de assiduidade Sub-módulo que, integrado com sistema de gestão do cartão electrónico e/ou registo de assiduidade em sala de aula, permite: Gestão de assiduidade controlo de assiduidade, justificação de faltas e submissão de comprovativos, envio de notificações, etc. Gestão de pedido de licenças submissão de pedidos de licenças e respectiva documentação, etc. Marcação de férias submissão de marcação de férias e alterações dos períodos marcados Este módulo integra com o módulo de gestão de substituição de professores Gestão de substituições Sub-módulo que permite a gestão do processo de substituição de professores permitindo submissão do plano de substituição, notificação dos visados, etc. Gestão de formação Gestão de avaliação Sub-módulo que permite a gestão do percurso de formação para pessoal docente e não docente, com disponibilização de cursos, escolha de cursos e horários de formação, etc. Este sub-módulo regista os cursos efectuados por pessoal docente e não docente Sub-módulo que permite a gestão da avaliação de pessoal docente: realização da autoavaliação, preenchimento de fichas de avaliação, acompanhamento de indicadores de desempenho, etc. Gestão de e-portfolio Sub-módulo que permite criar, guardar, importar e exportar o portefolio de documentos digitais do docente 94

96 B 3 O módulo de gestão de actividade lectiva inclui um conjunto de funcionalidades que abrange desde a definição de turmas e horários, registo de sumários e controlo de assiduidade, até marcação de testes e lançamento de notas (1/2) Gestão de actividade lectiva Definição de turmas e horários Sub-módulo que apoia na organização do conjunto de alunos inscritos na escola, para cada ano lectivo, e, considerando as suas opções curriculares, nas diferentes turmas Permite a definição dos horários para cada uma das turmas com correspondente atribuição de salas e de professores, abrangendo a componente lectiva e não lectiva (ex. apoio, horas de recebimento de pais e substituições). Deve abranger todos os tipos de alunos (ex. alunos com necessidades especiais) e de horários (ex. prolongamento curricular) Registo de actas Sub-módulo que permite o registo de actas e a sua disponibilização Registo de sumários Sub-módulo que permite a disponibilização do plano lectivo e sumários Gestão de caderneta do alunos e comunicações com EE Sub-módulo que permite a disponibilização e actualização da caderneta electrónica do aluno e registo de comunicações formais com os encarregados de educação 95

97 B 3 O módulo de gestão de actividade lectiva inclui um conjunto de funcionalidades que abrange desde a definição de turmas e horários, registo de sumários e controlo de assiduidade, até marcação de testes e lançamento de notas (2/2) Gestão de actividade lectiva Gestão de marcação de testes/ exames Sub-módulo que permite, quando integrado com as funcionalidades de calendário e gestão de agenda dos diversos agentes intervenientes nesta plataforma, a marcação dos testes/ exames por parte dos professores e consequente integração na agenda escolar dos alunos que integram a turma para a qual o momento de avaliação foi marcado Gestão de notas Sub-módulo que permite o registo de notas/ avaliações e disponibilização de pautas Gestão de actividades de enriquecimento curricular Sub-módulo que permite gerir parceiras com entidades externas e, com isso, desenvolver e gerir um plano de disponibilização de actividades de enriquecimento curricular Gestão de prolongamento de horário Sub-módulo que permite a gestão de recursos disponíveis e com isso o desenvolvimento de planos de prolongamento de horário a disponibilizar aos alunos Gestão de visitas de estudo Sub-módulo que permite gerir o processo de visitas de estudo e articulação com entidades envolvidas - planeamento de visitas de estudo, aprovações, informação a alunos e encarregados de educação, pedido de transporte, pedido a entidade visitada, etc. Poderá ainda disponibilizar informação de satisfação relativamente a diferentes visitas de estudo 96

98 B 4 O módulo de gestão de logística e infra-estruturas vai permitir desde a requisição de espaços ou equipamentos, até à integração com os sistemas de vigilância e cartão de aluno (1/2) Gestão de logística/ infra-estruturas t Gestão de cartões electrónicos e controlo de acessos Sub-módulo que permite associar um identificador de cartão electrónico a cada utilizador do sistema,,quer seja professor, aluno ou funcionário não-docente e a gerir do ciclo de vida desse cartão. Permite a troca de informação entre estes elementos e sua integração nas bases de dados da escola, sobretudo informação de assiduidade e pagamentos Videovigilância Sub-módulo que permite a integração com o sistema de videovigilância e disponibilização de imagens em tempo real para os utilizadores da plataforma Requisição de instalações Este sub-módulo permite a manutenção de informação/ perfil das diferentes salas e activos imóveis da escola, bom como o registo das suas características Adicionalmente, regista a alocação para os diferentes fins previstos na actividade escolar e integra com os horários escolares por forma a aferir disponibilidade para efectuar requisição do espaço. Permite gerir o processo de requisição dos espaços por diversos membros da organização Requisição de equipamentos Sub-módulo que permite gerir o processo de requisição de equipamentos (ex. computadores portáteis, projectores, etc.) por diversos membros da organização: agendamento, saída e entrada do equipamento, etc. Deve abranger equipamentos específicos para educação especial 97

99 B 4 O módulo de gestão de logística e infra-estruturas vai permitir desde a requisição de espaços ou equipamentos, até à integração com os sistemas de vigilância e cartão de aluno (1/2) Gestão de logística/ infra-estruturas t Gestão de biblioteca Sub-módulo que permite o conjunto de completo de funcionalidades para apoiar a organização, manutenção e acesso às bibliotecas. Deve abranger o controlo das aquisições de documentos, a actualização do registo bibliográfico,, a catalogação/indexação ç e pesquisa de exemplares e publicações, a requisição dos exemplares e publicações e a realização de estatísticas A integração do sistema de gestão de bibliotecas com o sistema de Cartão Electrónico poderia permitir uma gestão mais eficiente da biblioteca (registo automático de presenças, desenvolvimento de estatísticas relativas ao perfil dos utilizadores frequentes, etc.) Deve garantir a integração no âmbito do projecto SIGME Gestão de imobilizado Sub-módulo que permite a manutenção de informação/ perfil dos diferentes equipamentos e mobiliário da escola Gestão de plantas Sub-módulo que permite o registo do conjunto de plantas dos diferentes espaços físicos que constituem a escola Monitorização do funcionamento dos equipamentos e infra-estruturas Sub-módulo que permite a monitorização dos níveis de serviço dos sistemas e dos serviços de telecomunicações 98

100 B 5 O módulo de gestão de compras e existências permite a gestão do portfolio de fornecedores, a automatização do controlo de vendas, stocks e existências, bem como a optimização do processo de compras Gestão de compras e existências Gestão do leite escolar Gestão de consumíveis de escritório Gestão de vendas e stocks Gestão de compras Gestão de contratos externos Sub-módulo que permite o registo das necessidades e consumo das unidades de leite escolar na escola e efectuar a requisição de fundos para o efeito. Permite a actualização constante das necessidades consoante os consumos verificados Sub-módulo que mantém um registo dos consumíveis de escritório i existentes t na escola e sua distribuição por diferentes unidades/ departamentos. Integra com a definição de níveis mínimos destes consumíveis e consequente configuração de avisos para despoletar processos de compras Sub-módulo mantém o registo das vendas efectuadas em bares, cantinas, vending machines, etc. totais, por produto e por membro da comunidade educativa. Mantém um registo dos stocks de consumíveis existentes em cada um dos pontos de venda da escola e integração com os sistemas de venda em cada uma destas localizações para actualização em tempo real das quantidades existentes para cada item. Permite a definição de níveis mínimos a considerar e consequente processo de compra em caso de necessidade, prevendo as quantidades Sub-módulo que permite a gestão do portfolio de fornecedores, sua oferta, preços praticados e condições negociadas com cada um deles. Estará integrado com processos de Gestão de Vendas e Stocks e Gestão de Consumíveis de Escritório,,permitindo identificar o conjunto de necessidades de compra, a divisão das compras a efectuar para cada fornecedor optimizando as condições obtidas e potencial despacho automático dos pedidos de fornecimento Sub-módulo que permite a manutenção de um registo de contratos com entidades externas (serviços de higiene e limpeza, refeitórios, etc.), suas condições, entidades envolvidas, serviços contratados e período de duração. Além disso deve permitir a monitorização dos SLA acordados 99

101 B 6 O módulo de gestão financeira e contabilística permitirá disponibilizar o conjunto de serviços que lhes estão associados, inclusivamente a gestão de candidaturas a fundos comunitários Gestão financeira/ contabilística Gestão contabilística e POC Sub-módulo que permite efectuar a contabilidade da escola e gerar relatórios financeiros de fácil utilização, incluindo balanços, declarações de lucros e perdas, análise do fluxo de tesouraria, relatórios de transacção, comparações de múltiplos períodos e relatórios de orçamentos Controlo orçamental Sub-módulo que permite apoiar o controlo orçamental - criar e distribuir de relatórios de controlo orçamental, efectuar alertas que notificam os utilizadores responsáveis, etc. Gestão financeira e de tesouraria Sub-módulo que permite o registo de todos os processos de pagamentos e recebimentos, incluindo cheques, numerário, cartões de crédito e transferências bancárias. Permite a reconciliação de pagamentos recebidos e efectuados com facturas de fornecedores e reconciliação de contas. Deve ainda permitir o apoio à requisição de fundos Gestão de candidatura a fundos comunitários Sub-módulo que permite a gestão do processo de candidatura a fundos comunitários através da utilização de workflow de processos e documental. Permite o acompanhamento de indicadores de execução dos projectos do PRODEP, quer operacionais quer financeiros, e envio automático da informação para as diversas entidades (FSE, Novas Oportunidades, etc.) 100

102 B 7 O módulo de gestão documental permite a gestão completa de documentos digitais, inclusive disponibilizando workflow de processos para gerir o ciclo de vida de documentos Gestão documental Gestão de legislação Sub-módulo que permite a manutenção e actualização de um arquivo digital de legislação relevante para a actividade lectiva e pedagógica da escola Arquivo e gestão electrónica de documentos Sub-módulo que permite a gestão do ciclo de vida dos documentos, desde a criação, alterações e posterior consulta fácil de documentos oficiais digitais arquivados, indexados e catalogados, independentemente do formato em que este foi originalmente criado (papel, PDF, Word, Excel, JPEG, HTML, entre outros) Além disto, uma solução deste tipo deve permitir o correcto encaminhamento da informação (processo de workflow), com ganhos efectivos de produtividade e redução de custos administrativos na sua gestão e manipulação Workflow de processos Sub-módulo que permite a definição e execução de processos de workflow para automatização de processos de gestão escolar em prática. Integrará com a definição de responsabilidades e papéis para cada funcionário da escola Gestão de formulários electrónicos Sub-módulo que permite a gestão de formulários electrónicos - realização e administração dos inquéritos, tratamento automático de respostas, etc. 101

103 B O módulo de integração com o exterior permitirá a simplificação dos processos de gestão, facilitando a interacção com outras entidades centrais do Ministério da Educação ou da administração pública Framework Serviços Comuns (AP) A integração com a Framework de Serviços Comuns da Administração Pública permitirá a simplificação crescente de processos de gestão escolar que incluam a interacção com outras entidades da Administração Pública: Transacções e pagamentos Aferição da capacidade financeira dos encarregados de educação O módulo recorrerá para isto ao conjunto de serviços web através dos quais poderá obter a informação necessária aos processos de gestão escolar O módulo de integração disponibilizará um conjunto de serviços integrados que permitirão a uma Equipa de Gestão e Operação efectuar tarefas de manutenção correctiva e evolutiva remotamente, sobretudo para as componentes de Base de Dados e Interface. O módulo mapeará um conjunto de serviços web que proporcionarão a execução destas tarefas a pedido remoto da e Operação Equipa de Gestão e Operação Este módulo permitirá igualmente o acesso a estatísticas e indicadores de desempenho para as diferentes componentes da plataforma, que são de consulta essencial para aferir na necessidade de momentos de manutenção Equipa de Gestão e Operação O módulo de integração disponibilizará ao conjunto de entidades centrais do Ministério da Educação e Municípios a informação relevante para cumprirem de forma eficaz as suas responsabilidades no domínio da Educação Para tal inclui um conjunto de funcionalidades de selecção de informação relevante às entidades centrais e consolidação da mesma,,para apoio à gestão nestas entidades 102

104 C A base de dados materializar-se-á independente, ainda que manipulando estruturas de informação normalizadas segundo orientações centrais, permitindo a uniformização nacional Sistema de gestão de base de dados Visão geral A estrutura de base de dados de informação da plataforma, referente a actividade lectiva e pedagógica, dados sobre alunos e professores, etc. deverá constituir-se como uma estrutura com máxima ái disponibilidadeibilid d e fiabilidade d A estrutura de informação manipulada deverá reflectir um processo de normalização das estruturas de informação escolares, garantindo a compatibilidade entre diferentes escolas e optimização dessa mesma estrutura A estrutura de base de dados deverá permitir gestão e operação remota, inclusivamente possibilitar a alteração do schema da mesma para alinhamento com a informação manipulada por novos módulos de processos A definição de uma estrutura de base de dados comum ao conjunto de módulos da plataforma implicará a migração dos dados existentes nas diferentes aplicações de gestão administrativa, bem como a sua adaptação à estrutura normalizada definida tendo em vista a integração de informação centralmente Os módulos que assentam sobre esta base de dados deverão incluir um conjunto de serviços acessíveis remotamente que mapeiam as funcionalidades de gestão e operação necessárias desta estrutura O sistema de gestão de base de dados deverá recorrer a um conjunto de standards abertos que permitirão uma fácil integração com o conjunto de módulos de serviços e mapeamento nestes dos acessos de leitura e escrita necessários Dever-se-á garantir mecanismos de redundância das bases de dados, inclusivamente redundância geográfica, que tolerem eventuais catástrofes 103

105 C A adopção de um sistema de gestão de base de dados deverá considerar um conjunto de princípios/ requisitos que deverão guiar o processo de selecção e adopção deste componente para integração na plataforma Sistema de gestão de base de dados Macro-requisitos Conjunto de requisitos que terão de ser considerados na adopção de um Sistema de Gestão de Base de Dados para a plataforma: Fiabilidade Vai garantir que a base de dados estará disponível e acessível pelo conjunto de módulos de funcionalidades, serviços e processos que constituem o motor da plataforma Robustez Deve garantir que a base de dados suporta momento de picos de acesso e modificação da informação armazenada, mantendo os níveis de serviço estipulados para o Sistema de Gestão Segurança Deve e garantir a a definição de perfis de acesso ao repositório o de informação. Estes perfis de acesso deverão e alinhar com os diferentes papéis assumidos pelos diferentes agentes e, a estes perfis, associar um conjunto exaustivo de permissões de acesso às diversas estruturas de informação manipuladas Performance Deve garantir, além de robustez de funcionamento, níveis de serviço adequados aos processos que estão a ser executados nos módulos superiores e interacção conduzida pelo agente. Estes níveis de serviço incluem sobretudo tempos de resposta, quer em condições normais de carga, quer em picos de manipulação das estruturas de informação da base de dados Portabilidade Deve garantir a adopção de um schema de estruturas de informação definido que, a ser adoptado, permite a fácil consolidação de informação de diferentes comunidades educativas e fácil integração com os módulos de processos Evolução Contínua Deve garantir a adopção de um conjunto de tecnologias e open standards que permitam não só a fácil operação, gestão e administração do sistema, mas também a fácil adaptação e evolução do schema de base de dados adoptado 104

106 Sumário executivo Diagnóstico da situação actual Análise das melhores práticas nacionais e internacionais Desenvolvimento conceptual da plataforma Desenvolvimento do modelo de gestão e operação Definição do macro-plano de implementação 105

107 O modelo de gestão e operação da plataforma interessa analisar segundo duas perspectivas: acompanhamento dos requisitos funcionais e operação e gestão da plataforma tecnológica do sistema electrónico de apoio à gestão administrativa Equipa de acompanhamento técnico Min. Educação B Equipa de acompanhamento funcional plataforma C O contrato a definir entre o Ministério da Educação e fornecedor TI deverá visar, não só a implementação e introdução da plataforma electrónica de apoio à gestão administrativa escolar, mas também a operação, gestão, actualização e manutenção da infra-estrutura tecnológica de suporte à plataforma. O acompanhamento da operação do fornecedor será feira pela equipa da acompanhamento técnico do Ministério da Educação, que garantirá o cumprimento do contrato celebrado entre as partes Fornecedor TI A Será definido, no seio do Ministério da Educação e no âmbito deste projecto, uma equipa de trabalho que, em reuniões periódicas, garantirá o alinhamento dos requisitos funcionais e não funcionais da plataforma e a realidade do sistema educativo português 106

108 A O Ministério deverá celebrar um contrato com um fornecedor que englobe não só o apetrechamento tecnológico e desenvolvimento de aplicações, mas manutenção, formação e criação de um centro de apoio a distância Fornecedor O Ministério da Educação deverá celebrar com um único fornecedor um contrato que englobe todas as etapas necessárias à adopção da plataforma electrónica de apoio à gestão escolar, por todas as partes interessadas e envolvidas, como: 1 Apetrechamento tecnológico e desenvolvimento das aplicações Visa o fornecimento do conjunto de estruturas físicas tecnológicas hardware - necessárias tanto numa localização central como nas escolas, para execução das diferentes aplicações Engloba o desenvolvimento de todas as aplicações software necessárias à plataforma 2 Apoio à adopção/ gestão da mudança Visa o acompanhamento à adopção da plataforma nas escolas 3 Formação local e a distância Engloba formação a representantes t das comunidades d de ensino e disponibilização ibili de materiais i de consulta para apoio à adopção 4 Manutenção correctiva e evolutiva Visa a garantia de manutenção correctiva tanto em hardware como em software Engloba a garantia de redefinição de requisitos para a plataforma e sua periódica calibração para alinhamento com a realidade do sistema de ensino português 5 Centro de apoio e suporte (help-desk) Visa a criação de um centro de suporte a distância para resolução de barreiras à adopção da plataforma 107

109 A 1 O esforço de apetrechamento tecnológico será sobretudo central, garantindo um motor de gestão de dados e execução dos processos de gestão administrativa, acedidos e manipulados remotamente pelas escolas O esforço de apetrechamento tecnológico terá de garantir, na estrutura central do Ministério da Educação, um cluster de servidores que permitam a execução do conjunto de processos de gestão administrativa das diferentes escolas. A este cluster terá de estar associado uma componente de gestão e distribuição de carga e tratamento de pedidos pelos diferentes servidores, que facilite a adição de servidores em momentos de acesso mais intenso por parte das escolas A este cluster de servidores terá de ser associada um repositório de informação consolidada de todas as escolas, garantindo uma base de dados para o sistema de ensino português Ter-se-á de verificar um reforço significativo da rede de acesso à internet que servirá a estrutura centralizada, garantindo desta forma a largura de banda que garanta a disponibilidade da rede para recepção e resposta pronta a todos os pedidos de acesso remoto de escolas e agentes Localmente, em cada escola, terá de ser garantida uma rede de acesso à internet com largura de banda suficiente para interacção intensiva de diferentes agentes da comunidade escolar com a plataforma centralizada Um projecto de apetrechamento de redes de acesso à internet nas escolas está já a ser conduzido pelo Ministério da Educação Terá de ser garantida uma estrutura de tolerância a faltas de rede que, em caso de indisponibilidade da rede de acesso à internet, permita às escolas o registo de operações que, posteriormente, serão exportadas para a estrutura central de processamento. Será materializado num mini-servidor que permitirá armazenar uma lista de pedidos pendentes de processamento central 108

110 A 1 O contrato de desenvolvimento a celebrar deverá assegurar a utilização de standards abertos, bem como a real modularização da plataforma O contrato de desenvolvimento com o fornecedor deverá garantir igualmente a propriedade dos trabalhos ao Ministério da Educação, que deverá assegurar o código-fonte do software desenvolvido para a plataforma. Potencia, desta forma, uma menor dependência face ao fornecedor original da plataforma, facilitando a contratação de outro fornecedor TI para manutenção ou desenvolvimento de componentes ou módulos da plataforma O Ministério deverá garantir, no contrato a celebrar com o fornecedor seleccionado, o desenvolvimento das aplicações e sistemas que constituem a plataforma tendo por base as tecnologias com standards abertos, que garantirão a integração com plataformas exteriores ao Ministério da Educação e simplificação dos processos de manutenção evolutiva desta mesma plataforma Ainda que a contratação de um único fornecedor para desenvolvimento da plataforma no todo seja uma possível realidade, deverá estar garantida a real modularização do desenvolvimento da mesma, potenciando processos de manutenção, actualização e potencial substituição dos módulos, bem como uma maior flexibilidade na selecção de fornecedores e alinhamento das potencialidades da plataforma com as diferentes realidades das escolas 109

111 A 2 O contrato com o fornecedor deverá não só garantir um conjunto de iniciativas de dinamização da utilização, mas sobretudo o acompanhamento nas escolas da transição para a plataforma desenvolvida Macro-plano de introdução da plataforma nas escolas Deverá ser definido um macro-plano de introdução da utilização da plataforma nas escolas, necessariamente faseado, garantido que em cada escola estará disponível uma equipa de trabalho do fornecedor para apoio ao primeiro contacto dos diferentes utilizadores na escola com a plataforma e suas funcionalidades. Desta forma, a introdução da plataforma não será atómica no Macro-plano português, mas gradual de região para região A presença da equipa de trabalho na escola deverá garantir um abandono regular da utilização dos sistemas de gestão actuais, a migração do grosso de informação de gestão administrativa das escolas para a nova plataforma e dinamização do primeiro contacto dos utilizadores Deverá ser garantido pelo fornecedor um conjunto de mecanismos de dinamização i da plataforma e incentivo à sua utilização, permitindo aos utilizadores reconhecer nela uma mais valia para os processos de gestão administrativa em que se vêem envolvidos. Entre eles deverão estar: Identificação e explicitação das reais mais valias da plataforma, novas funcionalidades, potencialidades da integração de processos e cruzamento de informação Mecanismos de dinamização i e potencialidades da integração de processos e cruzamento de informação incentivo à utilização Difusão do uso da plataforma para apoio e suporte à distância Criação de manuais de apoio à adopção da plataforma e manutenção de iniciativas de formação de formadores formação a um representante de agentes de cada escola 110

112 A 3 O contrato com o fornecedor deverá garantir a formação para utilização da plataforma a um conjunto de agentes-chave da comunidade educativa, sobretudo professores e funcionários não docentes Fornecedor O fornecedor da plataforma deverá garantir, em contrato celebrado com o Ministério da Educação, a disponibilização de momentos de formação a pelo menos um representante de cada Agrupamento de Escolas do país, garantindo desta forma os conhecimentos necessários à boa interacção com a plataforma O acesso a formação dada pelo próprio fornecedor da plataforma a cada representante formação de formadores deverá fomentar o desenvolvimento de momentos de formação de carácter local dada por esse próprio representante ao conjunto de outros funcionários docentes e não docentes das escolas, viabilizando a aquisição do conhecimento necessário à utilização da plataforma a todos os agentes da comunidade educativa 111

113 A 3 Adicionalmente, deve garantir a criação de manuais para aprendizagem independente disponíveis para quaisquer intervenientes da comunidade de ensino, cobrindo todas as funcionalidades disponíveis na plataforma Fornecedor Cursos interactivos A integração das funcionalidades de apoio ao ensino nesta plataforma poderão contribuir para o desenvolvimento de conteúdos interactivos formativos de apoio ao recurso às diferentes funcionalidades disponibilizadas Documentos explicativos É igualmente relevante a disponibilização de conteúdos estáticos que possam complementar a aprendizagem obtida através dos cursos interactivos Help da plataforma Poderá contribuir para apoio a resolução de questões mais específicas, relativas a funcionalidades ou conceitos incluídos na plataforma de gestão escolar FAQ Frequently Asked Questions Pretende agregar a resolução de questões frequentemente colocadas, apoiando os intervenientes na sua rápida resolução Garantirá a existência de documentos de apoio à adopção da plataforma ao conjunto de elementos da comunidade de ensino que, directa ou indirectamente, não têm acesso a formação disponibilizada pelo fornecedor da plataforma Garantirá o apoio à utilização da plataforma até para elementos com acesso a formação presencial, contribuindo como um factor decisivo na quebra das barreiras à adopção da plataforma de gestão administrativa 112

114 A 4 Além da garantia de manutenção correctiva, o contrato com o fornecedor deverá visar as condições para um compromisso de manutenção evolutiva, consoante requisitos periodicamente definidos Manutenção correctiva Fornecedor Manutenção evolutiva O fornecedor assumirá, por contrato, a responsabilidade de manutenção do sistema, garantido o seu bom funcionamento e, em caso de falha, uma resposta eficaz que permita minimizar a indisponibilidade do sistema ou parte dele O contrato de manutenção incluirá tanto a componente física do sistema hardware como os sistemas e aplicações módulos que compõe a plataforma O contrato de manutenção deverá incluir um conjunto de Service Level Agreements, que permitirão minimizar os danos causados. Entre eles: Tempo de resposta do fornecedor a um pedido de manutenção Tempo de resolução das situações reportadas num pedido de manutenção A celebração do contrato com o fornecedor deverá assegurar a disponibilidade deste para momentos de manutenção evolutiva do sistema, segundo um conjunto de requisitos funcionais e não funcionais periodicamente disponibilizados, garantindo assim o alinhamento da plataforma com o sistema de ensino. Esta cláusula do contrato será determinante ao sucesso da plataforma, ao garantir que se constitui constantemente como uma mais valia para os agentes da comunidade educativa A contratualização de manutenção evolutiva requer uma cuidada negociação da extensão de requisitos a reformular na plataforma e carga de desenvolvimento de software que lhe estará associada. A par disto, terá de ser definida igualmente uma periodicidade de disponibilização de novos requisitos a incluir na plataforma 113

115 A 5 O centro de apoio e suporte help-desk deverá assumir-se como um canal complementar de apoio e quebra das barreiras à adopção da plataforma de gestão administrativa escolar Garante um canal de comunicação interpessoal para apoio à adopção da plataforma e esclarecimento de dúvidas dos agentes da comunidade Garante a resposta a um conjunto de dúvidas específicas que poderão não estar abrangidas nos manuais ou documentos de apoio à adopção da plataforma Garante a possibilidade de assistência técnica ou manutenção remota, através da internet Garante o desencadeamento d de assistência no terreno no caso de serem reportados problemas técnicos mais críticos ou de intervenção presencial necessária O seu funcionamento deverá estar regulado por um conjunto de níveis de serviço a definir e que deverão ser frequentemente monitorizados por uma entidade responsável Help-Desk Deverá garantir a disponibilidade 18/7, dado que, embora o pico de utilização da plataforma seja durante o horário útil de funcionamento das escolas, os agentes possam recorrer à sua utilização durante o período nocturno Deverá garantir a capacidade de resposta a qualquer dúvida funcional ou de usabilidade previsivelmente passível de ser colocada por qualquer agente Deverá garantir o alinhamento com as mais recentes funcionalidades da plataforma, na perspectiva de manutenção evolutiva, sobretudo nos períodos de póslançamento Deverá assegurar uma velocidade de resposta cabal e prioritização do tratamento de situações consoante níveis de severidade a definir 114

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